Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 12: chwiliadau swyddogol a cheisiadau amlinellol

Diweddarwyd 28 Gorffennaf 2025

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

I weld hanes diweddariadau’r cyfarwyddyd ymarfer hwn, gweler cyfarwyddyd ymarfer 12: hanes diweddariadau.

1. Cyflwyniad

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn egluro:

• diben ac effaith y gwahanol fathau o chwiliad swyddogol ac o geisiadau amlinellol
• sut y gallwch gyflwyno’r ceisiadau hyn
• y wybodaeth a, phan fo’n briodol, y dogfennau sydd arnoch eu hangen i gyflwyno cais
• sut gellir defnyddio chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth i warchod cais diweddarach i gofrestru

Materion nad ydynt wedi eu cynnwys yn y cyfarwyddyd hwn.

• Chwiliadau swyddogol o’r map mynegai – gweler cyfarwyddyd ymarfer 10: map mynegai: chwiliad swyddogol.
• Chwiliadau swyddogol o’r mynegai o ryddfreintiau a maenorau – gweler cyfarwyddyd ymarfer 13: rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau.
• Chwiliadau o’r mynegai enwau perchnogion – gweler cyfarwyddyd ymarfer 74: chwiliadau o’r mynegai enwau perchnogion.
• Chwiliadau o’r gofrestr am rybudd hawliau cartref – gweler cyfarwyddyd ymarfer 20: hawliau cartref a cheisiadau o dan Ddeddf Cyfraith Teulu 1996.
• Ceisiadau am gopïau swyddogol – gweler cyfarwyddyd ymarfer 11: archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol

Mae trefn y chwiliad swyddogol yn rhoi’r modd ichi wneud y canlynol:

• diweddaru manylion copi swyddogol a gafwyd yn flaenorol o gofrestr teitl trwy wirio a wnaed unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn y gofrestr teitl ers y dyddiad chwilio (gweler Sut i wneud cais, neu lle cyflwynwyd y chwiliad swyddogol ar gyfer teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, cadarnhau y derbyniwyd cais o’r fath, pwy a’i cyflwynodd a phryd y cafodd ei gyflwyno
• cael manylion unrhyw gais perthnasol sy’n aros i’w brosesu
• sicrhau, pan fo’n briodol, nad oes unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn cael eu gwneud yn y gofrestr cyn cwblhau gwarediad gwarchodadwy trwy gofrestru. Gweler Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth i gael rhagor o wybodaeth

Bydd y wybodaeth yn y dystysgrif chwiliad swyddogol, a roddir ar ôl cwblhau’r chwiliad. Gweler Tystysgrifau chwiliad swyddogol am ragor o wybodaeth.

Fe’ch cynghorir i wneud cais am chwiliad swyddogol o leiaf 5 niwrnod busnes cyn cwblhau’r gwarediad er mwyn sicrhau eich bod yn cael blaenoriaeth.

Dim ond yn erbyn y rhif(au) teitl y gwneir y chwiliad yn eu herbyn y bydd chwiliad swyddogol o ran ar ffurflen OS2 yn cael ei ystyried. Bydd chwiliadau o dir sy’n cwympo’n gyfan gwbl y tu allan i’r rhif(au) teitl a ddyfynnir yn cael eu gwrthod. Os yw’r cynllun sydd ynghlwm wrth eich chwiliad yn cynnwys tir nad yw wedi ei nodi’n glir ar y cynllun teitl ar gyfer y teitl cofrestredig hwnnw fel rhan o’r stent cofrestredig, gan gynnwys lle mae rhan o’r ystad wedi ei thynnu o’r teitl, byddwn yn dweud wrthych ond ni fyddwn yn darparu’r rhif(au) teitl ar gyfer y tir hwnnw. Lle nad ydych yn gwybod a yw’r eiddo wedi ei gofrestru, gallwch wneud cais am Chwiliad o’r Map Mynegai, gweler cyfarwyddyd ymarfer 10: Chwiliadau swyddogol o’r map mynegai.

1.1 Buddion na ellir eu gwarchod gyda chwiliad swyddogol

Ni ellir gwarchod yr hawliau, materion neu fuddion canlynol gan chwiliad

• Arwystl – amrywio arwystl cofrestredig
• Arwystl – cydgrynhoi
• Arwystl – gohirio arwystl cofrestredig
• Arwystl – nodwyd fel rhybudd a gytunwyd neu rybudd unochrog o dan adran 34 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 (gweler Sylwer 1 isod)
• Arwystl – rhybudd o swm uchaf y warant a gytunwyd
• Arwystl – trosglwyddo arwystl cofrestredig heb fod am werth
• Arwystl – ymrwymiad i roi benthyciadau pellach
• Cofrestriad cyntaf
• Cydsynio arwystl
• Cydsynio cyfan
• Cydsynio rhan
• Cyfyngiad
• Hawddfreintiau – gweithred grant o hawddfreintiau cyfreithiol heb fod am werth (gweler Sylwer 1 isod)
• Hawddfreintiau – prydlesu hawddfreintiau cyfreithiol heb fod am werth (gweler Sylwer 1 isod)
• Hawliau cartref – cofnodi rhybudd (gweler Sylwer 2 isod)
• Hawliau cartref – dileu rhybudd neu rybuddiad hawliau cartref priodasol (gweler Sylwer 2 isod)
• Ildio prydles – heb fod am gydnabyddiaeth â gwerth (gweler Sylwer 1 isod)
• Maenor – datgofrestru
• Meddiant gwrthgefn
• Proffid à prendre mewn gros heb fod am werth
• Prydlesu ystad gofrestredig heb fod am werth
• Rhybudd a gytunwyd (gweler Sylwer 1 isod)
• Rhybudd – dileu
• Rhybudd unochrog (gweler Sylwer 1 isod)
• Rhybuddiad – dileu
• Rhybuddiad – tynnu’n ôl
• Rhyddhau’r cyfan
• Terfyn pendant
• Trosglwyddo rhan heb fod am werth
• Trosglwyddo’r cyfan heb fod am werth
• Uwchraddio teitl

Sylwer 1: Cyfeiriwch at cyfarwyddyd ymarfer 19: rhybuddion, cyfyngiadau a gwarchod buddion trydydd parti yn y gofrestr.

Sylwer 2: Cyfeiriwch at cyfarwyddyd ymarfer 20: hawliau cartref a cheisiadau o dan Ddeddf Cyfraith Teulu 1996.

1.2 Buddion y gallwch eu gwarchod gyda chwiliad swyddogol

Os ydych yn cyflwyno chwiliad swyddogol i warchod gwarediad cofrestradwy sy’n effeithio dim ond ar ran o’r tir mewn teitl cofrestredig neu gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, er enghraifft trosglwyddo rhan, prydles o ran neu arwystl o ran, rhaid ichi wneud cais am chwiliad swyddogol o ran (ffurflen OS2). Os ydych yn gwneud cais am chwiliad swyddogol o’r cyfan (ffurflen OS1) ar gam, bydd oedi wrth gofrestru eich cais dilynol o ran ac unrhyw geisiadau eraill o ran a gyflwynir i’w cofrestru o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol oherwydd ni ellir cwblhau cofrestru hyd nes bod y chwiliad swyddogol naill ai wedi dod i ben neu wedi ei dynnu yn ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Gallai hyn olygu bod oedi diangen wrth gofrestru ceisiadau cwsmeriaid eraill.

Hawl, budd neu fater	Rheswm dros y cais
	P = prynu
	Pr = prydles
	A = arwystl
Arwystl – cyfreithiol cofrestredig o dan adran 27 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002	A
Arwystl – is-arwystl cofrestredig o dan adran 27 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002	A
Arwystl – trosglwyddo arwystl cofrestredig am werth	P
Hawddfreintiau – gweithred grant o hawddfreintiau cyfreithiol am werth	P
Hawddfreintiau – prydlesu hawddfreintiau cyfreithiol am werth	P
Proffid à prendre mewn gros am werth	P
Prydlesu ystad gofrestredig am werth	Pr
Rhent-dâl – rhoi	P
Trosglwyddo rhan am werth	P
Trosglwyddo’r cyfan am werth	P

2. Mathau o chwiliad swyddogol

2.1 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Ni allwch wneud cais am chwiliad blaenoriaethol ond os yw’r chwiliad o ran gwarediad gwarchodadwy, hynny yw am gydnabyddiaeth â gwerth iddi.

Lle mae’r tir sy’n destun eich chwiliad yn dod o fewn cais i drosglwyddo rhan newydd sy’n aros i’w brosesu neu gais am brydles newydd (gweler Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, os ydych yn ceisio blaenoriaeth ar gyfer trafodiad dilynol i’r cais sy’n aros i gael ei brosesu, dylid ystyried cyflwyno chwiliad yn erbyn y teitl newydd – gweler Adran 6 Is-benodiadau.

Heblaw diweddaru manylion copi swyddogol o’r gofrestr a gafwyd yn flaenorol trwy ddarparu manylion unrhyw gofnodion gwrthwynebus perthnasol, ceisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol a wnaed yn dilyn y copi swyddogol hwnnw, mae chwiliad gyda blaenoriaeth yn darparu cyfnod blaenoriaeth ar gyfer y cais gwarchodedig. Mae Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth yn egluro egwyddorion ac effaith blaenoriaeth.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen ichi ei darparu.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol yn egluro pa wybodaeth bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn ei chynnwys.

2.2 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Gyda theitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, dim ond cais â blaenoriaeth y gellir gwneud cais amdano. Rhaid i’r chwiliad fod o ran gwarediad gwarchodadwy, hynny yw am gydnabyddiaeth â gwerth iddi.

Heblaw darparu manylion unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu neu chwiliadau swyddogol gyda blaenoriaeth a wnaed yn dilyn y copi swyddogol hwnnw, mae chwiliad gyda blaenoriaeth yn darparu cyfnod blaenoriaeth ar gyfer y cais gwarchodedig.

Mae Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth yn egluro egwyddorion ac effaith blaenoriaeth.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen ichi ei darparu.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol, yn egluro pa wybodaeth bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn ei chynnwys.

Sylwer: Nes bydd cais am gofrestriad cyntaf wedi cael ei gwblhau, nid oes modd rhoi gwarant y bydd unrhyw deitl cofrestredig yn cael ei roi nac, o’i roi, y bydd o’r dosbarth y gwnaed cais amdano.

Fel yr eglurir yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol, ni fydd y dystysgrif chwiliad swyddogol ar gyfer cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu yn cynnwys manylion o’r cofnodion all gael eu gwneud nac o unrhyw gais arall sydd yn y cais am gofrestriad cyntaf. Chi sydd i gadarnhau gyda’r ceisydd am gofrestriad cyntaf bod y teitl a gyflwynwyd mewn trefn. Y cyngor i unrhyw un yn cyflwyno cais am gofrestriad cyntaf, felly, yw cadw copïau archwiliedig o’r dogfennau a gyflwynwyd os oes unrhyw debygolrwydd y bydd rhyw ddelio â’r ystad cyn y byddai cofrestru wedi ei gwblhau fel arfer. Felly, ni ddylai fod gofyniad i archwilio’r dogfennau a gyflwynwyd gyda Chofrestrfa Tir EF. Fodd bynnag, os bydd gofyniad o’r fath yn codi, bydd Cofrestrfa Tir EF, fel arfer, yn barod i ddychwelyd y dogfennau dros dro i bwy bynnag gyflwynodd y cais am gofrestriad cyntaf. Fodd bynnag, os bydd gofyniad o’r fath yn codi, a bod y dogfennau gwreiddiol gan Gofrestrfa Tir EF, byddwn yn barod fel rheol i ddychwelyd y dogfennau dros dro i bwy bynnag gyflwynodd y cais am gofrestriad cyntaf os na chadwyd copïau ganddynt. Ni all y cofrestriad cyntaf fynd rhagddo nes bydd y dogfennau wedi cael eu hailgyflwyno.

2.3 Chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o’r ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Gall pawb gyflwyno cais am chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth. Mae hyn yn caniatáu i berson nad oes ganddo hawl i wneud chwiliad blaenoriaeth, neu nad yw am gael chwiliad gyda blaenoriaeth, chwilio cofrestr o ddyddiad penodol, sef y dyddiad chwilio o.

Mae Sut i wneud cais yn egluro sut gallwch gyflwyno cais a pha wybodaeth mae angen ichi ei darparu.

Mae Tystysgrifau chwiliad swyddogol yn egluro pa wybodaeth fydd yn y dystysgrif chwiliad swyddogol.

Nid yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru unrhyw gais.

2.4 Chwiliad swyddogol gan forgeisai presennol o’r holl ystad gynwysedig mewn teitl cofrestredig

Yr enw cyffredin ar y chwiliadau swyddogol hyn yw chwiliadau ‘hawliau cartref’ ac ymdrinnir â hyn yn cyfarwyddyd ymarfer 20: hawliau cartref a cheisiadau o dan Ddeddf Cyfraith Teulu 1996.

3. Sut i wneud cais

Y cyngor yw gwneud cais am chwiliad swyddogol o leiaf pum diwrnod busnes cyn cwblhau’r gwarediad i sicrhau y byddwch yn derbyn y dystysgrif chwiliad swyddogol mewn pryd.

Lle bo modd, dylid gwneud pob cais am chwiliad swyddogol yn electronig – gweler porthol Cofrestrfa Tir EF.

Os ydych yn cyflwyno’ch cais am chwiliad swyddogol trwy ddull arall, rhaid ichi ddarparu’r un wybodaeth – gweler Gwybodaeth a manylion y mae’n rhaid ichi eu darparu am y wybodaeth ofynnol.

Yn gyffredinol, dim ond mewn perthynas ag un rhif teitl bydd cais am chwiliad swyddogol, ond mae eithriadau i hyn.

Lle mae’r stent sy’n cael ei chwilio yn effeithio ar fwy nag un teitl, dylid cyflwyno chwiliad o’r cyfan neu chwiliad o ran (yn ôl y digwydd) yn erbyn yr holl deitlau yr effeithir arnynt.

Enghraifft 1
Mae’r stent sy’n cael ei chwilio’n ffurfio rhan o ddau deitl, dylid cyflwyno chwiliad o ran yn erbyn pob teitl.

Enghraifft 2
Mae’r stent sy’n cael ei chwilio’n ffurfio cyfanrwydd un teitl a rhan o un arall. Dylid cyflwyno chwiliad o’r cyfan a chwiliad o ran yn erbyn pob teitl yn y drefn honno.

Os yw’n amlwg bod:

• pob teitl y chwiliwyd yn ei erbyn yn ymwneud â’r un trafodiad, a
• bod yr holl geisiadau chwiliadau swyddogol perthnasol yn cael eu cyflwyno gyda’i gilydd

byddwn yn cysylltu chwiliadau o ran ag unrhyw chwiliadau cysylltiedig yn hytrach na’u cyfyngu, oni bai bod y gwarediad gwarchodadwy y tu allan i’r teitlau a chwiliwyd, ac yn yr achos hwnnw, byddai cyfyngu’n cael ei gymhwyso i’r rhan honno a chwiliwyd sy’n dod y tu allan i’r holl deitlau.

Mae ffi yn daladwy am bob chwiliad a gyflwynir.

3.1 Gwneud cais am chwiliadau swyddogol yn electronig

Gallwch wneud cais am chwiliadau swyddogol yn gyfan gwbl neu’n rhannol drwy borthol Cofrestrfa Tir EF. Am ragor o wybodaeth, gweler porthol Cofrestrfa Tir EF.

Dylai ceiswyr e-wasanaethau busnes, Business Gateway a’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol ddewis yr opsiwn cyfatebol o’r ddewislen briodol.

Rhaid i’r cais gynnwys y ffi a ragnodir o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol – gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffioedd Gwasanaethau Gwybodaeth.

3.2 Gwneud cais am chwiliad swyddogol trwy’r post

Lle bo modd, dylid gwneud ceisiadau am chwiliadau swyddogol yn electronig drwy borthol Cofrestrfa Tir EF. Am ragor o wybodaeth, gweler porthol Cofrestrfa Tir EF.

Wrth wneud cais ar bapur, rhaid ichi wneud cais am chwiliad swyddogol ar neu yn y ffurflen gywir.

Y ffurflenni yw:

ffurflen OS1: chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

ffurflen OS2: chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

ffurflen OS3: chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig.

3.3 Gwneud cais am chwiliad swyddogol ar lafar

Dim ond yn ystod cyfnod rhybudd a roddir gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 o Reolau Cofrestru Tir 2003 gellir cyflwyno chwiliad ar lafar mewn swyddfa leol ac yn unol â’r cyfyngu a nodir yn y rhybudd, er enghraifft, lle mae’r cofrestrydd o’r farn bod y cwsmer wedi dangos angen na ellir ei gyflawni trwy ddull arall o gyfathrebu â Chofrestrfa Tir EF.

3.4 Gwybodaeth a manylion y mae’n rhaid ichi eu darparu

Rhaid ichi roi’r wybodaeth a manylion canlynol ar gyfer pob math o gais am chwiliad swyddogol fel y bo’n briodol.

3.4.1 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan (ffurflen OS1)

Rhaid ichi ddarparu’r:

• rhanbarth gweinyddol a’r cod post (os ydych yn ei wybod) lle mae’r eiddo
• rhif teitl y teitl cofrestredig neu’r un a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.
• ffi briodol – gweler Ffïoedd Gwasanaethau Gwybodaeth Cofrestrfa Tir EF
• rhif allwedd cyfrif debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF, os yw’n briodol
• enw, cyfeiriad a chyfeirnod pwy bynnag sy’n cyflwyno’r cais
• os yw’n briodol, enw, cyfeiriad a chyfeirnod arall lle nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol i gael ei dychwelyd i bwy bynnag a gyflwynodd y cais yn y lle cyntaf
• enw neu enwau perchennog neu berchnogion cofrestredig neu geisydd neu geiswyr am gofrestriad cyntaf
• y dyddiad y chwilir ohono (gweler Sylwer 1 isod)
• enw neu enwau’r ceisydd neu geiswyr, hynny yw, enw(au) yr unigolion neu gwmni sy’n ceisio cael eu budd wedi ei warchod.
• rheswm dros wneud y cais, hynny yw, y gwarediad sydd i’w warchod gan y chwiliad, sef, prynu, Prydles neu Arwystl (y gwarediad gwarchodadwy).
• cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r eiddo sy’n gynwysedig yn y teitl cofrestredig neu’r cais am gofrestriad cyntaf
• math o chwiliad sydd ei angen, hynny yw, pa un ai ar gyfer teitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Sylwer 1: Dyddiad y chwilir ohono – mae rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003 yn diffinio “Dyddiad y chwilir ohono” fel:

• y dyddiad a nodir ar gopi swyddogol cofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a ddangosir ar y copi swyddogol hwnnw’n bodoli
• y dyddiad a nodir ar adeg cyrchu trwy derfynell bell, lle darparwyd o dan y rheolau hyn, i gofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a gyrchwyd yn bodoli

Ar gyfer chwiliadau swyddogol yn erbyn teitl newydd sy’n aros i’w brosesu cyfan, disgwylir i’r dyddiad y chwilir ohono gael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr y mae’r teitl newydd yn cael ei greu ohoni.

Mae’n bwysig bod y dyddiad y chwilir ohono’n cael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr. Os nad yw’r dyddiad a gofnodwyd yn ddyddiad o’r fath gall olygu na fydd canlyniad y chwiliad yn datgelu’r holl faterion sy’n effeithio ar y tir a chwiliwyd.

3.4.2 Ffurflen OS2 – Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran (ffurflen OS2)

Rhaid i’r gwarediad fod am werth ac effeithio ar ran o’r teitl cofrestredig neu’r cais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu yn unig.

Mae cyfarwyddyd ymarfer 40: atodiad 2 yn rhoi gwybodaeth gyffredinol am baratoi cynlluniau ar gyfer ceisiadau Cofrestrfa Tir EF ac mae cyfarwyddyd ymarfer 41: atodiad 5 yn rhoi gwybodaeth am ofynion cynlluniau a manylebau arolwg ar ystadau sy’n datblygu i gefnogi ceisiadau i Gofrestrfa Tir EF.

Os ydych yn defnyddio cynllun nad yw’n bodloni’r meini prawf uchod, caiff eich cais ei ddileu.

Rhaid ichi ddarparu’r:

• rhanbarth gweinyddol a’r cod post (os ydych yn ei wybod) lle mae’r eiddo
• rhif teitl y teitl cofrestredig neu’r un a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu
• ffi briodol – gweler [Ffïoedd Gwasanaethau Gwybodaeth Cofrestrfa Tir EF]
• enw, cyfeiriad a chyfeirnod pwy bynnag sy’n cyflwyno’r cais
• os yw’n briodol, enw, cyfeiriad a chyfeirnod arall lle nad yw’r dystysgrif chwiliad swyddogol i gael ei dychwelyd i bwy bynnag a gyflwynodd y cais yn y lle cyntaf
• enw neu enwau perchennog neu berchnogion cofrestredig neu geisydd neu geiswyr am gofrestriad cyntaf
• dyddiad y chwilir ohono (gweler Sylwer 1 isod)
• enw neu enwau’r ceisydd neu geiswyr, hynny yw, enw(au) yr unigolion neu gwmni sy’n ceisio cael eu budd wedi ei warchod.
• rheswm dros wneud y cais, hynny yw, y gwarediad sydd i’w warchod gan y chwiliad, sef, prynu, Prydles neu Arwystl (y gwarediad gwarchodadwy).

• cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r rhan o’r eiddo sydd i’w chwilio. Bydd sut i gyflwyno’r wybodaeth hon yn dibynnu ar natur yr ystad:

  • Cynllun ystad cymeradwy: Os yw Cofrestrfa Tir EF eisoes wedi cymeradwyo cynllun ystad, rhaid ichi ddyfynnu rhif y llain a dyddiad cymeradwyo cynllun yr ystad yn unig: sicrhewch eich bod yn dyfynnu’r rhif(au) llain perthnasol lle bo’r eiddo yn cynnwys 2 neu ragor o leiniau a rifwyd ar wahân, er enghraifft tŷ mewn bloc o anheddau gyda’i fodurdy mewn bloc ar wahân.

  • Dim cynllun ystad cymeradwy: Os nad yw’r eiddo yn ffurfio rhan o ystad neu nad oes unrhyw gynllun ystad cymeradwy, rhaid ichi gyflwyno cynllun, yn ddyblyg, o’r rhan rydych eisiau ei chwilio. Rhaid i’r cynllun wneud y canlynol:

    • dangos yn eglur ac yn fanwl-gywir, trwy liwio neu ymyl lliw addas, yr union stent i’w chwilio
    • lle mae cynllun yn dangos sawl cyfeirnod, rhaid cynnwys y cyfeirnod penodol i’w chwilio yn nisgrifiad yr eiddo
    • bod wedi ei lunio i raddfa gydnabyddedig a dangos ar ba raddfa y cafodd ei lunio
    • yn ddelfrydol dangos y gogledd
    • heb ei nodi ‘at ddibenion adnabod yn unig’
    • dangos digon o fanylion am y ffyrdd a nodweddion eraill cyfagos i alluogi adnabod lleoliad a stent y tir a/neu’r datblygiad bwriadedig sy’n destun y chwiliad ar fap yr Arolwg Ordnans a/neu gynllun teitl y prydleswr neu werthwr

Rhaid i’r cais ddangos yn amlwg ar ba lawr, os oes gwahanol rai, y mae’r darn i’w chwilio yn gorwedd a rhaid i’r cynllun ddangos:

• trwy liwio union stent pob lefel i’w chwilio
• sefyllfa’r hyn sydd i’w chwilio o ran manylion presennol ar y cynllun teitl a therfynau allanol neu amlinell yr adeilad y mae’n ffurfio rhan ohono

Sylwer 1: Dyddiad y chwilir ohono – mae rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003 yn diffinio “Dyddiad y chwilir ohono” fel:

• y dyddiad a nodir ar gopi swyddogol cofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a ddangosir ar y copi swyddogol hwnnw’n bodoli
• y dyddiad a nodir ar adeg cyrchu trwy derfynell bell, lle darparwyd o dan y rheolau hyn, i gofrestr unigol y teitl cofrestredig perthnasol fel y dyddiad yr oedd y cofnodion a gyrchwyd yn bodoli

Ar gyfer chwiliadau swyddogol yn erbyn rhan o deitl newydd sy’n aros i’w brosesu, disgwylir i’r dyddiad y chwilir ohono gael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr y mae’r teitl newydd yn cael ei greu ohoni.

Mae’n bwysig bod y dyddiad y chwilir ohono’n cael ei gymryd o gopïau swyddogol o’r gofrestr. Os nad yw’r dyddiad a gofnodwyd yn ddyddiad o’r fath gall olygu na fydd canlyniad y chwiliad yn datgelu’r holl faterion sy’n effeithio ar y tir a chwiliwyd.

Chwiliad trwy gyfeirio at gynllun teitl Cofrestrfa Tir EF

Os cyfeirir at y stent sydd i’w chwilio ar gynllun teitl yn barod, dim ond yr opsiwn ‘Rwyf am gyfeirio at gyfeirnod ar gynllun teitl’ mae angen ei ddewis a chyfeirio at y cyfeirnod (er enghraifft “tir a amlinellir ac a rifir 1 yn las”) a’r rhif teitl neu gwblhau panel 6(c) ffurflen OS2.

Nid oes yn rhaid i’r rhif teitl a ddyfynnir ym mhanel 6(C) fod yr un â’r rhif teitl y cyflwynwyd y chwiliad yn ei erbyn. Rhaid nodi lefel unrhyw lawr yr effeithir arni o fewn stent y chwiliad yn glir (er enghraifft “fflat llawr 1af a amlinellir yn goch ar gynllun teitl XXX”).

Fodd bynnag, dylech ystyried stent yr ymyl coch ar gynllun teitl wrth gyflwyno chwiliad i warchod estyniad prydles neu adnewyddu prydles gofrestredig sy’n bodoli. Fel gyda phob teitl prydlesol, rhaid darllen y gofrestr a’r cynllun teitl ar y cyd â’r brydles i ddeall y cytundeb a wnaed rhwng y partïon gwreiddiol. Efallai mai dim ond amlinelliad yr adeilad fel y’i cyhoeddir ar fap yr Arolwg Ordnans, nid stent manwl gywir, bydd yr ymyl coch ar gynllun teitl prydlesol sy’n bodoli yn ei ddangos. Ni fyddai’n addas felly i’w ddefnyddio gyda chwiliad, a gallai eich cais gael ei wrthod o ganlyniad. Yn yr achos hwn, dylech ystyried cyflwyno’r cynllun i’r brydles gofrestredig wreiddiol yn hytrach na chyfeirio at rif teitl sy’n bodoli.

3.4.3 Chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran (ffurflen OS3)

Gallwch gyflwyno chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o ran teitl cofrestredig yn unig. Nid oes modd ei ddefnyddio i chwilio ar gyfer teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

Mae’r wybodaeth a’r manylion y mae’n rhaid ichi eu darparu, gan ddibynnu ar os ydych yn gwneud cais i chwilio’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig, yr un fath â’r hyn sydd ei angen ar gyfer cais ffurflen OS1 neu ffurflen OS2 fel y manylir yn Ffurflen OS1 Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan a Ffurflen OS2 – Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran.

Os gwneir cais trwy’r post, defnyddiwch ffurflen OS3 i ofyn am chwiliad swyddogol heb flaenoriaeth o’r ystad gyfan neu ran ohoni sydd wedi ei chynnwys o fewn teitl cofrestredig. Rhaid ichi gwblhau rhannau perthnasol panel 6 y ffurflen i gadarnhau a yw’r chwiliad ar gyfer yr ystad gyfan neu ran ohoni.

3.5 Dulliau cyflwyno

Gallwch gyflwyno cais am chwiliad swyddogol mewn amryw ffordd gan ddibynnu ar y math o chwiliad a geisiwch. Mae’r tabl canlynol yn rhoi crynodeb o’r dulliau ond gweler yr esboniadau estynedig islaw’r tabl.

Dull cyflwyno	Math o chwiliad swyddogol
	Chwiliad swyddogol OS1 gyda blaenoriaeth o’r cyfan teitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu	Chwiliad swyddogol OS2 gyda blaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig neu gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu	Chwiliad swyddogol OS3 heb flaenoriaeth o’r cyfan neu ran o deitl cofrestredig	Chwiliad swyddogol HR3 o ran hawliau cartref
Post Brenhinol neu DX	Ie	Ie	Ie	Ie
E-wasanaethau busnes (deiliaid cyfrif credyd yn unig)	Ie	Ie	Ie (o’r cyfan yn unig)	Ie
Business Gateway (deiliaid cyfrif credyd yn unig)	Ie	Ie	Na	Na
Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol	Ie	Ie	Ie	Ie
Ar lafar trwy apwyntiad yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF	Ie	Na	Ie (o’r cyfan yn unig)	Na

3.6 Gofynion ar gyfer pob dull o gyflwyno

Gan ddibynnu ar y dull a ddefnyddiwch i gyflwyno eich cais, mae gofynion penodol mae’n rhaid ichi gydymffurfio â hwy.

3.6.1 Post Brenhinol neu DX

Dylid anfon pob cais papur i’r cyfeiriad safonol.

3.6.2 Gwasanaethau’r porthol

Mae’r gwasanaeth hwn yn eich galluogi i gyflwyno eich cais o derfynell bell yn eich swyddfa yn uniongyrchol i gyfundrefn gyfrifiadurol Cofrestrfa Tir EF. Mae E-wasanaethau busnes yn cynnwys manylion ar sut i gael gwybodaeth bellach am sut i gyrchu’r gwasanaeth hwn.

Rhaid ichi gael cyfrif credyd Cofrestrfa Tir EF i allu defnyddio’r gwasanaeth hwn.

Mae modd cyflwyno cais trwy e-wasanaethau busnes dim ond tra bo rhybudd a roddir gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngu a nodir yn y rhybudd.

Mae’r gwasanaeth ar gael o 6.30am i 11pm bob dydd. Mae dal trwy restr ddydd e-wasanaethau busnes o 6.30am i 11pm, dydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio gwyliau cenedlaethol. Bydd ceisiadau a gyflwynir y tu allan i amseroedd dal y rhestr ddydd yn cael eu derbyn ond ni fyddant yn cael eu prosesu tan ar ôl 6am y diwrnod busnes canlynol.

3.6.3 Business Gateway

Mae’r gwasanaeth hwn yn galluogi trawsgludwyr i ryngwynebu’n uniongyrchol ag e-wasanaethau busnes Cofrestrfa Tir EF gan ddefnyddio’u system rheoli achosion. Mae Business Gateway yn egluro wrthych sut i wneud cais.

Rhaid ichi gael cyfrif credyd Cofrestrfa Tir EF i allu defnyddio’r gwasanaeth hwn.

Mae modd cyflwyno cais trwy Business Gateway dim ond tra bo rhybudd a roddwyd gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngu a nodir yn y rhybudd.

Mae’r gwasanaeth ar gael o 6.30am i 11pm bob dydd. Mae dal trwy restr ddydd e-wasanaethau busnes o 6.30am i 11pm, dydd Llun i ddydd Gwener, ac eithrio gwyliau cenedlaethol. Bydd ceisiadau a gyflwynir y tu allan i amseroedd dal y rhestr ddydd yn cael eu derbyn ond ni fyddant yn cael eu prosesu tan ar ôl 6am y diwrnod busnes canlynol.

3.6.4 Y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol

Cyfundrefn ar sail y rhyngrwyd yw hon lle gallwch gyflwyno eich cais trwy ddarparwr sianel, a fydd yn ei anfon ymlaen i Gofrestrfa Tir EF trwy’r gwasanaeth Business Gateway. Mae Y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol yn dweud sut i gael rhagor o wybodaeth am y gwasanaeth hwn. Bydd yr amodau yr un fath â’r rhai ar gyfer Business Gateway.

3.6.5 Ar lafar trwy apwyntiad yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF

Mae modd cyflwyno cais ar lafar yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF dim ond tra bo rhybudd a roddwyd gan y Prif Gofrestrydd Tir o dan Atodlen 2 i Reolau Cofrestru Tir 2003 yn gyfredol ac yn unol â’r cyfyngu a nodir yn y rhybudd. Rhaid ichi ofyn am apwyntiad.

Os oes angen apwyntiad arnoch oherwydd eich cyflwr neu eich amgylchiadau, cysylltwch â ni.

4. Tystysgrifau chwiliad swyddogol

Ar gwblhau’r chwiliad swyddogol, bydd tystysgrif chwiliad swyddogol yn cael ei rhoi. Oherwydd bod modd paratoi mwy nag un fersiwn o gofrestr yn ystod yr un diwrnod, bydd canlyniad y chwiliad yn cael ei roi o un eiliad wedi hanner nos ar ddechrau naill ai’r dyddiad ‘y chwilir ohono’ neu’r dyddiad y derbyniwyd y cais am gofrestriad cyntaf. Mae canlyniad chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn datgelu cofnodion a wnaed ers dechrau’r diwrnod y ‘chwilir ohono’.

Bydd y dystysgrif swyddogol yn cynnwys:

• datganiad, pan fo’n berthnasol, na fu unrhyw gofnodion gwrthwynebus ers y dyddiad y chwilir ohono. Mae hyn yn golygu na wnaed unrhyw gofnodion gwrthwynebus yn y gofrestr ac na nodwyd unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu na chwiliadau blaenoriaethol heb eu darfod ar y rhestr ddydd

neu

• manylion unrhyw gofnodion gwrthwynebus perthnasol a wnaed yn y gofrestr ar neu ar ôl y dyddiad y chwilir ohono. Bydd hyn fel arfer trwy gyfeiriad at gopi swyddogol o’r gofrestr gaiff ei roi gyda’r dystysgrif. Byddwch yn gallu nodi unrhyw newidiadau trwy gymharu’r copi swyddogol hwn gyda’r un a ddaliwch eisoes

Sylwer: Ni chaiff manylion eu rhoi o unrhyw gofnodion a wnaed yn y gofrestr ac a ddilëwyd wedyn yn ystod y cyfnod a chwiliwyd.

• rhybudd o gofnod unrhyw gais perthnasol sy’n aros i’w brosesu neu gynnig gan y cofrestrydd i newid y gofrestr sy’n effeithio ar y teitl a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• rhybudd o gofnod ar y rhestr ddydd o unrhyw chwiliad swyddogol perthnasol gyda blaenoriaeth, sydd â’i gyfnod blaenoriaeth heb ddod i ben, a gofnodwyd ar y rhestr ddydd
• os yw’r chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth, dyddiad ac amser dechrau a darfod y cyfnod blaenoriaeth

Weithiau, bydd cofnod gwrthwynebus a wnaed yn y gofrestr ers y dyddiad y chwilir ohono yn cyfeirio at liw neu gyfeiriad arall ar y cynllun teitl, sydd heb ei ddangos eisoes. Os bydd angen rhagor o wybodaeth am hyn arnoch, bydd yn rhaid ichi naill ai gael copi swyddogol diweddar o’r cynllun teitl neu ofyn am ragor o wybodaeth oddi wrth berchennog neu berchnogion cofrestredig y teitl.

Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn gyfyngedig i’r teitl cofrestredig a ddyfynnir gennych. Os yw’r cynllun sydd ynghlwm wrth eich chwiliad yn cynnwys tir nad yw wedi ei nodi’n glir ar y cynllun teitl ar gyfer y teitl cofrestredig hwnnw fel rhan o’r stent cofrestredig, gan gynnwys lle mae rhan o’r ystad wedi ei thynnu i ffwrdd o’r teitl, byddwn yn dweud wrthych ac yn darparu cynllun eglurhaol. Mae’r cynllun teitl yn nodi’r eiddo ond nid yw’n derfynol ynghylch ei derfynau na’i stent – gweler cynlluniau Cofrestrfa Tir EF: terfynau (cyfarwyddyd ymarfer 40: atodiad 3) am ragor o wybodaeth. Gan fod y chwiliad yn dibynnu ar y cynllun teitl, mae’n ddarostyngedig i’r un cyfyngu ac ni ddylid dibynnu arno i bennu stent y tir mewn teitl cofrestredig.

Os yw stent eich chwiliad yn cynnwys tir sy’n cwympo mewn mwy nag un teitl, a’i bod yn briodol ichi gyflwyno ceisiadau yn erbyn yr holl deitlau yr effeithir arnynt, ni fydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn gyfyngedig ar yr amod bod y gwarediad gwarchodadwy yn gorwedd o fewn yr holl deitlau sy’n cael eu chwilio. Gweler Sut i wneud cais am ragor o wybodaeth.

Sylwer: Os yw’r chwiliad o ran teitl a neilltuwyd i gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu, ni fydd y dystysgrif swyddogol yn cynnwys manylion unrhyw gofnodion all gael eu gwneud mewn cofrestr teitl yn deillio o’r dogfennau, neu dystiolaeth arall o deitl gaiff ei chyflwyno mewn cysylltiad â’r cais. Mae hyn yn cynnwys arwystlon neu unrhyw gais neu geisiadau eraill sydd yn y cais am gofrestriad cyntaf. Nid yw rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol yn effeithio ar y sefyllfa a bydd rhybudd i’r perwyl hwn yn cael ei gyhoeddi gyda’r dystysgrif.

4.1 Rhoi tystysgrif chwiliad swyddogol

Os gwneir cais trwy’r porthol neu Business Gateway, anfonir tystysgrif chwiliad swyddogol electronig. Os na all Cofrestrfa Tir EF ddarparu tystysgrif chwiliad swyddogol, er enghraifft pan fo angen cynllun cyfyngu maint mwy nag A3 i gyd-fynd â chanlyniad y chwiliad, anfonir tystysgrif bapur.

5. Blaenoriaeth a chyfnodau blaenoriaeth

5.1 Blaenoriaeth ceisiadau

Mae cais a dderbyniwyd ar ddiwrnod busnes yn cael ei ystyried, o dan reol 15 o Reolau Cofrestru Tir 2003, fel pe bai wedi ei wneud ar y cynharaf o’r canlynol:

• amser o’r dydd y cofnodir rhybudd ohono ar y rhestr ddydd, neu
• (i) hanner nos yn nodi diwedd diwrnod ei dderbyn os derbyniwyd y cais cyn 12 hanner dydd, neu
• (ii) hanner nos yn nodi diwedd y diwrnod busnes nesaf ar ôl diwrnod ei dderbyn os derbyniwyd y cais am neu ar ôl 12 hanner dydd

Lle bydd 2 neu ragor o geisiadau’n ymwneud â’r un teitl cofrestredig yn cael eu hystyried i fod wedi cael eu gwneud ar yr un pryd, bydd trefn eu blaenoriaeth, rhyngddynt â’i gilydd, yn cael ei phenderfynu yn ôl rheol 55 o Reolau Cofrestru Tir 2003:

• lle bo’r un ceisydd yn gwneud y ceisiadau, gall y ceisydd bennu eu trefn
• lle nad yr un ceisydd sy’n gwneud y ceisiadau gall y ceiswyr gytuno ar eu trefn
• lle nad yr un ceisydd sy’n gwneud y ceisiadau, a’r ceiswyr heb nodi trefn blaenoriaeth, bydd y cofrestrydd yn hysbysu’r ceiswyr bod eu ceisiadau yn cael eu hystyried i fod wedi cael eu danfon ar yr un pryd a gofyn iddynt gytuno, o fewn amser penodedig (a fydd yn 15 diwrnod gwaith o leiaf), ar drefn eu blaenoriaeth
• lle bo’r partïon yn methu nodi trefn blaenoriaeth eu ceisiadau o fewn yr amser a bennwyd gan y cofrestrydd rhaid i’r cofrestrydd gynnig trefn blaenoriaeth a chyflwyno rhybudd o gynnig y cofrestrydd i’r ceiswyr
• fel y dywedwyd uchod, rhaid i unrhyw rybudd gaiff ei gyflwyno dynnu sylw at hawl unrhyw geisydd nad yw’n cytuno â chynnig y cofrestrydd i wrthwynebu cais ceisydd arall
• lle bo un trafodiad yn dibynnu ar un arall rhaid i’r cofrestrydd gymryd yn ganiataol (oni bai bod y gwrthwyneb yn ymddangos) bod y ceiswyr wedi nodi y bydd gan y ceisiadau flaenoriaeth fel ag i weithredu dilyniant y dogfennau sy’n peri’r trafodion

Lle bo chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn gwarchod cais, bydd hyn yn effeithio ar y drefn hon.

5.2 Cyfnod blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol

Mae blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol yn dechrau pan fydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd.

Lle bo cais am chwiliad swyddogol yn cael ei gyflwyno yn ystod diwrnod busnes trwy e-wasanaethau busnes, Business Gateway neu’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol, fel arfer, bydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd yn union ar ôl ei gyflwyno. Os bydd cais yn cael ei gyflwyno trwy e-wasanaethau busnes, Business Gateway neu’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol ar ddiwrnod nad yw’n ddiwrnod busnes, bydd rhybudd ohono yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd ar y diwrnod busnes nesaf.

Lle cyflwynir chwiliad papur yn ystod diwrnod busnes, gwneir cofnod ohono ar y rhestr ddydd ar yr un diwrnod os daw i law cyn hanner dydd neu ar yr un diwrnod, neu ar y diwrnod busnes nesaf os daw i law am hanner dydd neu wedi hynny.

Bydd blaenoriaeth o dan chwiliad swyddogol yn diweddu am hanner nos yn nodi diwedd y 30ain diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod pryd y derbyniwyd y cais am chwiliad swyddogol (rheol 131 o Reolau Cofrestru Tir 2003). Mae diffiniad diwrnod gwaith a diwrnod busnes (rheol 217) ychydig yn wahanol.

I gael y flaenoriaeth ddaw drwy’r dystysgrif chwiliad swyddogol, rhaid i’r cais i gofrestru’r gwarediad gwarchodedig (ac unrhyw ddeliad arall y mae’r gwarediad hwnnw yn dibynnu arno) fod wedi ei gofnodi ar, neu dybio i fod wedi ei gofnodi ar, y rhestr ddydd cyn hanner nos ar y 30ain diwrnod gwaith. I sicrhau mai felly y mae, rhaid ichi gyflwyno’r cais erbyn hanner dydd ar y dyddiad pan ddaw’r flaenoriaeth i ben a rhaid ei gwblhau trwy gofrestru yn y man.

Mae’r canlynol yn enghraifft o sut mae cyfnod blaenoriaeth a ddarparwyd o dan dystysgrif chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn gweithredu:

Diwrnod	Amser	Natur y cais	Effaith
1	10:29	Chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth i warchod trosglwyddiad ar werth	Cyfnod blaenoriaeth yn dechrau
6	11:31	Trosglwyddiad heb fod am werth	Bydd y cais yn cael ei ddal nes bydd naill ai’r cais i gofrestru’r trosglwyddiad am werth yn cael ei gyflwyno neu nes bydd y cyfnod blaenoriaeth o dan y chwiliad swyddogol yn dod i ben, neu fod y chwiliad swyddogol yn cael ei dynnu’n ôl o dan reol 150, o Reolau Cofrestru Tir 2003.
30	11:59	Trosglwyddiad gwarchodedig am werth	Bydd gan y cais hwn flaenoriaeth ar y cais a gyflwynwyd ar ddiwrnod 6 oherwydd y cyfnod blaenoriaeth a roddir o dan y chwiliad swyddogol a gyflwynwyd ar ddiwrnod un. Mae blaenoriaeth wedi ei gwarantu oherwydd y cyflwynwyd y cais cyn 12 hanner dydd ar ddiwrnod 30 ac yn sicr, felly, o gael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos, pryd y bydd y cyfnod blaenoriaeth yn dod i ben.
			Sylwer: Gall cais a gyflwynwyd ar ôl 12 hanner dydd ar ddiwrnod 30 ddal i gael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos pryd y bydd yn cael blaenoriaeth o dan y chwiliad swyddogol. Fodd bynnag, nid oes unrhyw warant y bydd yn cael ei gofnodi ar y rhestr ddydd cyn hanner nos pryd na fydd yn cael blaenoriaeth.

5.3 Effaith blaenoriaeth

Mae chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth yn rhoi blaenoriaeth i’r gwarediad cofrestradwy gwarchodedig dros warediadau, hawliau, buddion neu faterion cofrestradwy eraill sydd heb eu cofnodi ar y rhestr ddydd cyn y chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth ac nad ydynt wedi eu gwarchod eu hunain gan chwiliad swyddogol cynharach gyda blaenoriaeth (os oes modd eu gwarchod trwy chwiliad swyddogol). Os yw’r cais gwarchodedig yn dibynnu ar warediad cofrestradwy cynharach, bydd y gwarediad cynharach hwnnw hefyd yn elwa ar warchodaeth y dystysgrif chwiliad swyddogol os yw hefyd yn cael ei gyflwyno o fewn y cyfnod blaenoriaeth, ac yn cael ei gwblhau trwy gofrestru, yn y man. Er enghraifft, lle mae’r gwarediad ar werthiant a chodir yr arian prynu gyda chymorth arwystl, efallai na fydd angen cyflwyno dau chwiliad. Yn y sefyllfa hon, bydd chwiliad swyddogol a geir ar ran yr arwystlai yn rhoi gwarchodaeth, nid yn unig iddynt hwy ond hefyd i’r gwaredai, gan fod cofrestru’r arwystl yn ddibynnol ar gofrestru’r gwarediad. Mae hyn yn gymwys hefyd lle rhoddwyd y dystysgrif chwiliad swyddogol mewn perthynas â chais am gofrestriad cyntaf teitl sy’n cael ei gwblhau wedi hynny trwy gofrestru’r cyfan neu ran o’r ystad sydd wedi ei chynnwys yn y cais.

Bydd blaenoriaeth gan gais a warchodir gan chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth ar gais a warchodir gan chwiliad swyddogol arall gyda blaenoriaeth, o ran yr un teitl neu arwystl cofrestredig, lle’r ystyrir bod y chwiliad cyntaf wedi cael ei ddanfon cyn yr ail. Gweler Blaenoriaeth ceisiadau i gael rhagor o wybodaeth.

Os yw cwblhau’r gwarediad yn hwyr i raddau sy’n debygol o atal cyflwyno’r cais am gofrestriad o fewn y cyfnod blaenoriaeth, mae modd gwneud ail gais am chwiliad, pa un ai a yw’r cyfnod blaenoriaeth o dan y dystysgrif chwiliad swyddogol gyntaf yn dal i fod neu wedi dod i ben. Ni fydd rhoi’r ail dystysgrif chwiliad swyddogol yn gweithredu i ymestyn y flaenoriaeth ddaw drwy’r gyntaf. Bydd yn rhoi ail gyfnod blaenoriaeth. Ni fydd yr ail dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi blaenoriaeth dros unrhyw gais a gyflwynwyd cyn i’w gyfnod blaenoriaeth ddechrau.

6. Iswarediadau neu ailwarediadau

Mae’r adran hon yn cynnwys is-werthiannau, ail-werthiannau ac is-arwystlon.

Bydd y drefn y dylech ei defnyddio i brofi teitl yn dibynnu ar os yw’r gwarediad o’r cyfan neu ran ac os yw’r teitl wedi ei gofrestru neu’n gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu. Mae Is neu ailwarediadau teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu yn egluro ymhellach beth sydd angen ichi ei wneud lle bo’r teitl yn gais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu.

6.1 Is neu ailwarediadau o’r cyfan

Lle mae A yn gwaredu eu holl ystad i B sy’n contractio i waredu’r ystad i C cyn cwblhau cofrestru’r gwarediad i B, ni fydd B yn gallu profi eu teitl i C trwy ddarparu copi swyddogol o’r gofrestr.

Fel arfer nid oes angen i B ofyn i Gofrestrfa Tir EF gwblhau’r cofrestriad nac oedi cyd-drafodaethau gydag C oherwydd y gallwch wirio teitl B trwy wneud y canlynol:

• cael copi swyddogol o deitl cofrestredig A oddi wrth B
• o dderbyn y copi swyddogol, gwneud cais am chwiliad ffurflen OS3 heb flaenoriaeth o’r cyfan. Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cynnwys y wybodaeth a fanylwyd yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol gan gynnwys manylion sylfaenol y cais arfaethedig i gofrestru’r gwarediad i B
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B oddi wrth B.

Yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o’r cyfan gyda blaenoriaeth i sicrhau’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C.

Sylwer: Efallai na fydd angen chwiliad OS3 heb flaenoriaeth os ydych eisoes yn gwybod manylion y cais sy’n aros i’w brosesu i gofrestru’r gwarediad i B.

6.2 Is neu ailwarediadau o ran

Lle bo A yn gwaredu rhan o’u hystad i B sy’n contractio i waredu’r ystad honno i C cyn cwblhau cofrestru’r gwarediad i B, ni fydd B yn gallu profi eu teitl i C trwy ddarparu copi swyddogol o’r gofrestr. Fel arfer nid oes angen i B ofyn i Gofrestrfa Tir EF gwblhau’r cofrestriad nac oedi cyd-drafodaethau gydag C oherwydd y gallwch wirio teitl B trwy wneud y can:

• cael copi swyddogol o deitl cofrestredig A oddi wrth B
• o dderbyn y copi swyddogol, gwneud cais am chwiliad ffurflen OS3 heb flaenoriaeth o ran o deitl cofrestredig A. Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn cynnwys y wybodaeth a fanylwyd yn Tystysgrifau chwiliad swyddogol gan gynnwys manylion sylfaenol y cais arfaethedig i gofrestru’r gwarediad i B
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B oddi wrth B

Yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, er mwyn sicrhau’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan (ffurflen OS1) neu ran (ffurflen OS2) fel sy’n briodol y teitl a bennwyd i’r gwarediad o blaid B. Dylech chwilio o ddyddiad copi swyddogol teitl cofrestredig A a gafwyd gennych eisoes.

Sylwer 1: Efallai na fydd angen chwiliad heb flaenoriaeth OS3 os ydych eisoes yn gwybod manylion y cais sy’n aros i’w brosesu i gofrestru’r gwarediad i B.

Sylwer 2: Os bydd y cais i gofrestru’r gwarediad o blaid B yn methu, bydd eich chwiliad swyddogol hefyd yn methu, ac ni fydd gennych unrhyw warchodaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad o blaid C. O dan yr amgylchiadau hyn, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o ran (ffurflen OS2) o deitl cofrestredig A, gan ddefnyddio copi swyddogol teitl cofrestredig A a gafwyd gennych eisoes fel y dyddiad y chwilir ohono.

6.3 Is neu ailwarediadau teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu

Yn y sefyllfaoedd a ddisgrifiwyd yn Is neu ailwarediadau o’r cyfan ac Is neu ailwarediadau o ran, os A yw’r ceisydd am gofrestriad cyntaf, ni fydd teitl cofrestredig yn bodoli ac, felly, ni fyddwch yn gallu cael copi swyddogol o’r teitl cofrestredig. I fodloni eich hun ar ddilysrwydd y teitl dylech wneud y canlynol:

• cael ac archwilio copïau o ddogfennau teitl A. Dylai fod B wedi gallu archwilio’r rhain mewn cysylltiad â’r gwarediad iddynt
• cael copi o’r ddogfen waredol o blaid B

Os na chwblhawyd y cais am gofrestriad cyntaf yn union cyn cwblhau’r gwarediad i C, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth o’r cyfan neu ran, fel y bo’n briodol, o’r teitl cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu. Yna byddwch yn diogelu’r cyfnod blaenoriaeth ar gyfer cofrestru’r gwarediad i C. Os cwblhawyd y cofrestriad cyntaf trwy gofrestru, dilynwch y drefn a ddisgrifiwyd yn Is neu ailwarediadau o’r cyfan ac Is neu ailwarediadau o ran, fel y bo’n briodol.

7. Prydlesi amharhaol (cyfnodrannu)

Prydles a roddir am gyfnod lle mae hawl y tenant i feddiant yn amharhaol yw prydles amharhaol, h.y. mae gan bob tenant hawl i feddiannu’r eiddo am gyfnod penodedig. Er enghraifft, mae’n bosibl fod gan y tenant hawl i feddiannu’r eiddo am wythnos benodol bob blwyddyn am nifer benodol o flynyddoedd.

Bydd y math o chwiliad swyddogol y dylech wneud cais amdano yn dibynnu ar os yw’r brydles amharhaol (cyfnodrannu) o ran y cyfan neu ran o’r eiddo.

Os yw’r brydles, er enghraifft, o ran y cyfan o fwthyn yn y wlad, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o’r cyfan. Fodd bynnag, os yw’r brydles, er enghraifft, o ran fflat mewn bloc o fflatiau, dylech wneud cais am chwiliad swyddogol o ran. Bydd yn rhaid ichi ddarparu’r wybodaeth a, phan fo’n briodol, y dogfennau fel yr eglurwyd yn isbaragraff priodol Gwybodaeth a manylion mae’n rhaid ichi eu darparu.

Rhaid ichi, fel rhan o’r cyfeiriad neu ddisgrifiad o’r eiddo i’w chwilio, ddyfynnu’r cyfnod o dan sylw. Dylech wneud hyn gan ddefnyddio’r un cyfnod a fydd yn cael ei ddefnyddio yn y brydles ac ar sail unrhyw galendr y bydd y datblygiad wedi cytuno i’w ddefnyddio. Os ydych yn cyflwyno’ch cais trwy’r porthol, dewiswch ‘Yes’ yn yr adran ‘Timeshare’ a chwblhau’r adran ‘Time Period demised’.

Os ydych yn cyflwyno cais papur, cofiwch gynnwys y cyfnod ar ôl y disgrifiad eiddo, er enghraifft ‘Fflat 9, Llys Glan y Môr, Ffordd y Clogwyn, Aberafan, Castell-nedd Port Talbot – wythnos 32 yn dechrau ddydd Sadwrn.

Bydd y dystysgrif chwiliad swyddogol yn rhoi blaenoriaeth i’r cais i gofrestru’r gwarediad o ran y cyfnod penodedig yn unig.

Gweler cyfarwyddyd ymarfer 25: prydlesi – pryd i gofrestru i gael rhagor o wybodaeth.

8. Tynnu chwiliad swyddogol yn ôl

Os ydych wedi cyflwyno chwiliad swyddogol gyda blaenoriaeth nad oes arnoch ei hangen mwyach, ac nad ydych yn bwriadu cyflwyno’r gwarediad gwarchodedig i’w gofrestru o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol, cofiwch ei dynnu’n ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Mae hyn yn golygu na fydd unrhyw gais arall sy’n cael ei gyflwyno o fewn cyfnod blaenoriaeth y chwiliad swyddogol yn gorfod cael ei ddal yn ôl i aros am derfyniad y chwiliad swyddogol.

Ar gyfer cwsmeriaid busnes, ceir y dewis ‘Withdraw Official Search with Priority’ o fewn ‘Information Services’ yn ein sianel trafodiad ar-lein, y porthol. Fel arall, gallwch dynnu’r chwiliad yn ôl yn ysgrifenedig. Gellir gwneud hyn trwy ebost, trwy lythyr neu trwy ardystio tystysgrif canlyniad y chwiliad eich bod am dynnu’r chwiliad swyddogol yn ôl o dan reol 150 o Reolau Cofrestru Tir 2003. Os cawsoch y canlyniad ar ffurf electronig, nid oes yn rhaid ichi ddychwelyd hon gyda’ch cais ysgrifenedig. Rhaid ichi amgáu’r dystysgrif canlyniad dim ond os cafodd ei hanfon ar bapur. Dim ond copïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau a anfonir gyda cheisiadau Cofrestrfa Tir EF y bydd eu hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gwneud copi wedi ei sganio o’r dogfennau a anfonir atom, byddwn yn eu dinistrio. Mae hyn yn wir am y gwreiddiol a chopïau ardystiedig.

9. Ffïoedd

Mae’r ffi(oedd) sy’n daladwy am chwiliadau swyddogol wedi eu pennu yn y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol, gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru

10. Indemniad

Efallai gall person sy’n dioddef colled o ganlyniad i gamgymeriad mewn chwiliad swyddogol wneud hawliad am indemniad am y golled honno. Mae rhagor o wybodaeth am indemniad o dan Ddeddf Cofrestru Tir 2002 wedi ei nodi yn cyfarwyddyd ymarfer 39: cywiro ac indemniad.

11. Pethau i’w cofio

Cyn anfon eich cais, gwnewch yn siwr eich bod wedi:

• defnyddio’r ffurflen gywir
• dyfynnu’r rhif teitl cywir – gwiriwch y perchennog cofrestredig a’r disgrifiad eiddo
• cyflwyno chwiliadau yn erbyn pob rhif teitl sy’n effeithio ar y gwarediad gwarchodadwy
• rhoi disgrifiad mor llawn â phosibl o’r eiddo, gan gynnwys y cod post
• amgáu cynllun os oes angen, sy’n dangos union stent yr eiddo trwy liwio/ymylu addas
• dangos digon o fanylion ar y cynllun i’w hadnabod ar fap yr Arolwg Ordnans
• rhoi lefel y llawr, er enghraifft lle mae’r chwiliad yn erbyn fflat neu fflat deulawr
• rhoi enw’r ystad a rhif y plot lle rydych yn chwilio yn erbyn eiddo ar ddatblygiad newydd
• dyfynnu dyddiad cymeradwyo diweddaraf Cymeradwyaeth Cynllun Ystad os yw’n briodol

Sylwer, efallai na fydd Cofrestrfa Tir EF yn gallu prosesu ceisiadau sy’n anghyflawn neu’n ddiffygiol.

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.