Canllawiau

Ein safonau gwasanaeth

Diweddarwyd 2 Hydref 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Amseroedd prosesu ceisiadau

Gweler Cofrestrfa Tir EF: amseroedd prosesu ar gyfer ein hamseroedd diweddaraf ar brosesu ceisiadau.

1. Safonau gwasanaeth cwsmeriaid

Darllenwch Strategy 2022+ i ddeall ein hymrwymiad ichi a’r hyn sydd ei angen oddi wrthych i’n helpu i gyflawni’n cenhadaeth.

1.1 Gohebiaeth ysgrifenedig

Ein nod yw ymateb i ohebiaeth ysgrifenedig a negeseuon ebost o fewn 5 niwrnod gwaith.

Nid yw’r safon hon yn berthnasol i geisiadau am wybodaeth o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig, Deddf Diogelu Data 2018, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth neu Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Byddwn yn ymateb i geisiadau Deddf Diogelu Data a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig y DU o fewn mis calendr a byddwn yn ymateb i geisiadau Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol a Rhyddid Gwybodaeth o fewn 20 niwrnod gwaith.

Ymdrinnir â cheisiadau am wybodaeth gan ddilyn ein polisïau Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth. Cyfeiriwch at ein siarter gwybodaeth bersonol i gael gwybodaeth am sut rydym yn prosesu data personol a’n cynllun cyhoeddi sy’n esbonio sut i gael gwybodaeth Cofrestrfa Tir EF.

1.2 Galwadau ffôn

Os byddwch yn ein ffonio, byddwn yn ceisio ateb eich cwestiwn ar unwaith. Ond os na allwn wneud hyn, fe gysylltwn â chi o fewn 5 niwrnod gwaith i roi ateb neu i ddweud pryd y gallwch ddisgwyl un.

1.3 Cymorth ar-lein

Ein nod yw ymateb i bostiadau ar ein blog a chyfrifon cyfryngau cymdeithasol o fewn 2 awr yn ystod oriau gwasanaeth (rhwng 9am a 5pm yn ystod yr wythnos waith) ac o fewn diwrnod gwaith y tu allan i oriau gwasanaeth (ar benwythnosau a thros nos).

Trwy ddefnyddio’r fforwm, rydych yn cytuno i lynu wrth ein polisi trafod.

1.4 Cyngor

Rydym yn cynnig cyngor fel rhan o’n proses trin ceisiadau a thrwy ein cymorth i gwsmeriaid a chyhoeddiadau.

Dim ond y canlynol a gynigir gennym:

• gwybodaeth ffeithiol, sy’n cynnwys copïau swyddogol o gofrestri, cynlluniau teitl, chwiliadau, ffurflenni a ffïoedd
• cyngor am weithdrefnau, sy’n cynnwys egluro sut mae’r system cofrestru tir yn gweithio a sut i wneud ceisiadau

Os oes problem gyda’ch cais, gallwn roi cyngor i chi o ran natur y broblem a pha ddewisiadau allai fod ar gael i’w ddatrys, ond ni allwn roi cyngor am ba gamau i’w cymryd.

Nid ydym yn rhoi cyngor cyfreithiol ac ni allwn argymell cynghorydd proffesiynol, ond gallwn egluro sut i ddod o hyd i un.

Rydym yn rhoi cyngor am geisiadau go iawn yn unig, nid am amgylchiadau damcaniaethol. Ni fyddwn yn mynegi barn am faterion lle bo’r gyfraith yn gymhleth neu’n aneglur oni bai bod y cwestiwn yn berthnasol i gais i gofrestru sy’n cael ei brosesu.

Wrth roi cyngor, byddwn yn osgoi creu gwrthdaro rhwng buddion gan gydnabod y gall ein geiriau effeithio ar eraill.

1.5 Ffurfiau eraill

Rydym yn cynnig rhywfaint o wybodaeth ar ffurfiau eraill, megis tâp sain neu brint bras. Cysylltwch â ni os oes angen gwybodaeth arnoch ar ffurf arall ac fe wnawn ein gorau i helpu.

1.6 Pridiannau Tir Lleol

Pan wneir cais am wybodaeth o dan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004, byddwn yn ymateb o fewn 20 niwrnod gwaith.

1.7 Awgrymiadau, canmoliaeth neu gwynion

Rydym yn croesawu awgrymiadau, canmoliaeth a chwynion.

Bydd unrhyw ganmoliaeth a gawn yn cael ei throsglwyddo i’r staff o dan sylw. Os ydych yn cwyno, ni fyddwn yn gwahaniaethu yn eich erbyn a byddwn yn amhleidiol wrth ymchwilio i’ch cwyn. Byddwn yn:

Byddwn yn:

• cydnabod eich cwyn o fewn 24 awr
• adolygu ac ymateb i’ch cwyn o fewn 20 niwrnod gwaith o dan Gam 1 ein gweithdrefn gwyno fewnol

Byddwn bob amser yn ystyried awgrymiadau ond efallai na fyddwn yn gallu eu gweithredu. Byddwn yn trosglwyddo unrhyw ganmoliaeth a roddwch inni i’r staff cysylltiedig. I roi canmoliaeth neu awgrymiadau ar gyfer gwella, defnyddiwch ein ffurflen gysylltu.

Os ydych yn gadael adborth negyddol mae angen ymateb iddo, byddwn yn ei drin fel pe baech wedi cyflwyno cwyn ffurfiol.

Os ydych yn gwybod eich bod am wneud cwyn ffurfiol, darllenwch sut i wneud cwyn. I ddeall sut rydym yn prosesu cwynion, gallwch ddarllen ein gweithdrefn gwyno.

1.8 Ymddygiad afresymol

Rydym yn trin pob un o’n cwsmeriaid â chwrteisi a pharch a disgwyliwn i’n staff gael eu trin yn yr un modd.

Dyma rai enghreifftiau o ymddygiad afresymol:

• defnyddio bygythiadau, camdriniaeth ar lafar, iaith hiliol neu rywiaethol, sylwadau difrïol, neu dermau ymosodol eraill
• gwrthod derbyn ein gweithdrefnau trwy fynnu cyfathrebu ag aelodau penodol o staff uwch yn unig
• cysylltu â gwahanol aelodau o staff neu wneud ceisiadau niferus gyda’r bwriad o gael gwahanol ymateb i’r hyn a ddatganwyd eisoes
• cysylltu â ni’n barhaus ynghylch materion sydd y tu hwnt i’n cylch gorchwyl neu nad oes gennym reolaeth drostynt

Os byddwn yn ystyried eich ymddygiad yn afresymol:

• byddwn yn dweud wrthych pam ein bod yn ei ystyried yn afresymol
• byddwn yn gofyn i chi ei newid
• byddwn yn dweud wrthych pa gamau y byddwn yn eu cymryd os na fyddwch yn newid eich ymddygiad

Os bydd ymddygiad afresymol yn parhau, byddwn yn cymryd camau i reoli’ch cysylltiad â ni. Gallai hyn gynnwys:

• peidio ag ymateb i’ch gohebiaeth
• atal gohebiaeth electronig
• terfynu galwadau ffôn difrïol neu ymosodol
• gofyn i chi gysylltu ag aelod penodol o staff yn unig
• cyfyngu cysylltiad dros y ffôn i ddiwrnodau ac amseroedd penodol yn unig
• cyfyngu unrhyw gysylltiad i ffurf ysgrifenedig yn unig
• cyfyngu ar y materion y byddwn yn gohebu â chi yn eu cylch
• gwrthod cyfathrebu ar fater penodol
• darllen a ffeilio gohebiaeth heb ymateb, oni bai ei fod yn darparu gwybodaeth neu dystiolaeth newydd am y mater (gweler Ar ôl i ni roi ein hymateb terfynol)
• gofyn am gysylltiad trwy drydydd parti annibynnol, ee Canolfan Cyngor ar Bopeth, cynrychiolydd cyfreithiol neu drawsgludwr

Os oes gennych anabledd neu fater iechyd meddwl, byddwn yn ystyried a yw eich ymddygiad afresymol yn gysylltiedig â’r materion hynny ac yn asesu effaith posibl cyfyngiadau a osodir gennym.

Os ydych yn gwybod eich bod am wneud cwyn ffurfiol, darllenwch sut i wneud cwyn. I ddeall sut rydym yn prosesu cwynion, gallwch ddarllen ein gweithdrefn gwyno.

1.9 Ar ôl i ni roi ein hymateb terfynol

Os byddwn yn ystyried bod ymateb terfynol am fater penodol wedi ei roi, byddwn yn esbonio hynny ac yn dweud wrthych na fyddwn yn parhau i ymateb yn ei gylch.

Caiff hyn ei ystyried:

• pan nad oes mwy y gellir ei ychwanegu’n ddefnyddiol at yr hyn a ddywedwyd eisoes
• pan fo’ch ymddygiad yn afresymol

Unwaith y bydd y penderfyniad hwn wedi’i wneud, ni fyddwn fel rheol yn cysylltu â chi ar y mater hwnnw, heblaw:

• bod angen ailadrodd terfyniad
• codwyd mater neu dystiolaeth newydd
• codir cwyn newydd ynghylch y ffordd yr ymdriniwyd â’r mater