Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 11: archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol

Diweddarwyd 2 September 2024

Yn berthnasol i England and Gymru

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn cwmpasu archwilio’r gofrestr a sut i wneud ceisiadau am gopïau swyddogol. Newidiodd Deddf Cofrestru Tir 2002 hawliau archwilio a chael copïau o brydlesi ac arwystlon y cyfeiriwyd atynt ar y gofrestr ac o ran dogfennau nas cyfeiriwyd atynt ar y gofrestr.

Mae gwasanaeth ar gyfer cael copïau o argraffiadau hanesyddol o’r gofrestr ar gael hefyd.

Lle rydym yn cyfeirio at ddogfennau, nid yw hyn yn golygu gweithredoedd teitl yn unig. Mae’r term hefyd yn cynnwys ffurflenni cais, gohebiaeth ac eitemau a grëwyd gennym neu a gomisiynwyd fel rhan o’n gwaith, er enghraifft, canlyniad arolwg o’r tir.

Mae’r un hawliau ar gael yn gyffredinol pa un ai ydych am archwilio’n bersonol neu wneud cais am gopïau swyddogol. Byddwn yn delio ag elfennau cyffredin yn gyntaf ac yna gyda’r gwahanol ffurflenni cais.

2. Yr hyn sydd ar gael fel hawl o dan Reolau Cofrestru Tir 2003

Gyda rhai eithriadau pwysig y cyfeirir atynt yn Dogfennau nad ydynt ar gael fel hawl, gall unrhyw un wneud cais i archwilio neu gael copïau swyddogol o’r canlynol fel hawl:

• y gofrestr neu gofrestr rhybuddiad teitl unigol
• unrhyw gynllun teitl neu gynllun rhybuddiad teitl unigol
• unrhyw ddogfen y cyfeiriwyd ati ar y gofrestr
• unrhyw ddogfen nas cyfeiriwyd ati ar y gofrestr sy’n berthnasol i gais

Sylwer: Ni allwch ofyn am y wybodaeth hon o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, oherwydd ei bod “ar gael o fewn rheswm” i chi o fewn ystyr adran 21 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

3. Dogfennau nad ydynt ar gael fel hawl

Ceir rhai eithriadau pwysig i hawliau cyffredinol archwilio a chopïo. Y rhain yw:

• dogfennau gwybodaeth eithriedig
• dogfen gwybodaeth a olygwyd a ddisodlwyd gan ddogfen gwybodaeth arall a olygwyd o dan reolau 136(6) neu 138(4) o Reolau Cofrestru Tir 2003
• ffurflen EX1A
• ffurflen CIT ac unrhyw ffurflen sydd ynghlwm wrth ffurflen CIT ynghyd ag unrhyw ddogfennau neu gopïau o ddogfennau a baratowyd neu a anfonwyd gan y cofrestrydd mewn ymateb i’r cais
• gohebiaeth a dogfennau’n ymwneud â hawliau indemniad
• unrhyw ddogfen yn ymwneud â chais am gytundeb mynediad i’r rhwydwaith o dan baragraff 1(4) Atodlen 5 i Ddeddf Cofrestru Tir 2002
• unrhyw ddogfen o fewn adran 66(1)(c) o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 a ddarparwyd, a baratowyd neu a gafwyd fel tystiolaeth hunaniaeth unrhyw unigolyn (megis ceisydd neu wrthwynebydd)
• unrhyw ddogfen arall o fewn adran 66(1)(c) sy’n ymwneud ag atal neu ganfod trosedd – oni bai ei bod yn ddogfen:
  • a gyflwynwyd fel rhan o neu i gefnogi cais i’r cofrestrydd neu wrthwynebiad i gais
  • a baratowyd gan, neu ar gais, y cofrestrydd fel rhan o’r broses o ystyried cais neu wrthwynebiad ond nad yw’n cael ei baratoi’n bennaf mewn cysylltiad ag atal neu ganfod twyll

Gweler rheolau 133 ac 135 o Reolau Cofrestru Tir 2003.

Dylid gwneud ceisiadau i archwilio neu wneud copi o’r dogfennau hyn yn ysgrifenedig gan gynnwys, yn achos Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, trwy ebost. Nid oes unrhyw ofyniad o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 i’r ceisydd roi rheswm dros ofyn am y wybodaeth, ond gall gynorthwyo mewn achosion lle bo angen i Gofrestrfa Tir EF ystyried prawf lles y cyhoedd.

Lle dynodwyd dogfen yn ddogfen gwybodaeth eithriedig, mae modd gwneud cais am gopi llawn gan ddefnyddio ffurflen EX2 yn unol â rheol 137 o Reolau Cofrestru Tir 2003 – gweler cyfarwyddyd ymarfer 57: eithrio dogfennau o’r hawl gyffredinol i archwilio a chopïo. Gallwch hefyd wneud cais ysgrifenedig yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Sylwer: Gall fod peth oedi wrth ddelio â’r mathau hyn o geisiadau oherwydd efallai y bydd angen i ni gyflwyno rhybudd i unrhyw rai â budd.

Mae gennym ymrwymiad i roi gwybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw’n edrych yn debygol na fyddwn yn gallu gwneud hyn, byddwn yn eich hysbysu ymlaen llaw ac yn rhoi amcangyfrif i chi o’r amser tebygol i ddelio â’ch cais.

Mae pob o’r un dogfennau uchod ar gael fel hawl i geiswyr Atodlen 5 sy’n gwneud cais o dan reol 140 o Reolau Cofrestru Tir 2003 ac sy’n defnyddio ffurflen CIT. (Mae’r rheol hon yn gymwys i’r heddlu a cheiswyr penodol eraill. Gweler cyfarwyddyd ymarfer 43: achosion llys, ansolfedd a rhwymedigaeth treth:ceisiadau i gael rhagor o wybodaeth).

4. Copïau swyddogol o gofrestri a chynlluniau teitl

Lle bo modd, dylid gwneud pob cais am gopïau swyddogol yn electronig. Mae Atodiad: dulliau cyflenwi yn rhoi manylion am y dull cyflenwi ar gyfer ceisiadau am gopïau swyddogol.

Sylwer mai dim ond trwy’r post gall cwsmeriaid sy’n ddinasyddion gyflwyno cais.

4.1  Gwneud cais electronig am gopïau swyddogol electronig o gofrestr neu gynllun

Gallwch wneud cais am gopïau swyddogol o’r gofrestr a’r cynllun trwy borthol Cofrestrfa Tir EF. Gweler Porthol Cofrestrfa Tir EF: sut i ofyn am gopïau swyddogol am ragor o wybodaeth

Dylai ceiswyr e-wasanaethau busnes, Business Gateway a’r Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol ddewis yr opsiwn cyfatebol o’r ddewislen briodol.

Rhaid cynnwys y ffi a bennwyd o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol gyda’r cais. Gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffioedd Gwasanaethau Gwybodaeth.

Fel rheol, bydd ceiswyr yn cael copi swyddogol electronig o gofrestr teitl, cynllun teitl, cofrestr rhybuddiad neu gynllun rhybuddiad, lle bo Cofrestrfa Tir EF yn dal y gwreiddiol ar ffurf electronig.

Bydd copïau swyddogol yn cael eu cyflwyno ar ffurf ffeil PDF. Yn ein barn, bydd print o’r ffeil PDF yn gopi swyddogol, ar yr amod nad yw’r ffeil PDF wedi cael ei haddasu na’i llygru ers ei derbyn. Hefyd, yn ein barn, os caiff y ffeil PDF ei hanfon ymlaen, ar yr amod nad yw wedi cael ei haddasu na’i llygru, bydd yn gyfwerth â chopi swyddogol a bydd print o’r fath ffeil PDF heb ei newid na’i llygru yn gopi swyddogol.

Ceir achosion pan na ellir darparu copi swyddogol electronig – megis pan fo’r ddogfen yn fwy na 40 megabeit neu ddim yn cael ei chadw’n electronig. Pan na ellir darparu copi swyddogol electronig, anfonir copi swyddogol papur trwy’r post neu DX heb unrhyw gost ychwanegol i’r ceisydd. Wrth gyflwyno cais, gwnewch yn siwr eich bod yn rhoi’r cyfeiriad cywir ar gyfer dychwelyd y dogfennau hyn. Os yw’r cyfeiriad dychwelyd yn wahanol i’r un sy’n gysylltiedig â’ch rhif allwedd, defnyddiwch y swyddogaeth ‘Alternative Address’ i roi’r cyfeiriad cywir.

Ceir dewis hefyd i weld y gofrestr a’r cynllun teitl yn electronig gan ddefnyddio’r dewisiadau ‘Register View’ (HTML a PDF) a ‘Title plan View’ (PDF). Fodd bynnag, o fewn ystyr adran 67 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002, nid yw’r cofrestri a’r cynlluniau teitl hyn yn dderbyniadwy mewn llys yn yr un modd â chopi swyddogol, felly efallain ni fydd yn rhoi’r hawl i berson gael ei indemnio gan y Cofrestrydd os yw’n dioddef colled oherwydd camgymeriad sydd ynddo.

4.1.1 A yw’r ddogfen a gefais yn gopi swyddogol neu brint o gopi swyddogol?

Yn yr un ffordd i bob diben ag y byddech yn argyhoeddi eich hun bod dogfen bapur draddodiadol yn gopi swyddogol, bydd dwy ystyriaeth o gymorth i chi benderfynu: sut olwg sydd ar y ddogfen ac o ble y daeth?

O ran sut olwg sydd ar y ddogfen, oes golwg copi swyddogol arni ac oes yna unrhyw anghysondebau amlwg yn ffurf a threfn cyflwyno’r wybodaeth?

O ran o ble daeth y ddogfen, a honnwyd iddi ddod o e-wasanaethau busnes ar wefan Cofrestrfa Tir EF, y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol neu, os anfonwyd hi ymlaen gan drydydd parti, a yw statws pwy bynnag a’i hanfonodd yn ei gwneud yn debygol ei bod yn gopi swyddogol?

4.2  Gwneud cais trwy’r post am gopïau swyddogol o’r gofrestr gyfredol a’r cynllun teitl

Lle bo modd, dylid gwneud ceisiadau am gopïau swyddogol yn electronig – gweler Gwneud cais electronig am gopïau swyddogol o gofrestr neu gynllun.

Wrth wneud cais ar bapur, rhaid ichi lenwi ffurflen OC1 wrth gyflwyno cais papur sy’n cynnwys unrhyw gais am gopi swyddogol o gofrestr teitl rhybuddiad neu gynllun.

Rhaid cynnwys y ffi a bennwyd o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol gyda’r cais – gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffioedd Gwasanaethau Gwybodaeth.

Cwblhewch bob panel perthnasol er mwyn inni allu delio â’ch cais cyn gynted â phosibl. Rhaid cwblhau panel 5 ffurflen OC1. Mae’r panel hwn yn cynnwys enw a chyfeiriad y ceisydd, a defnyddir y wybodaeth hon i anfon y ddogfen(nau) atoch. Byddwn yn gwrthod unrhyw gais lle nad yw panel 5 wedi ei gwblhau.

Lle gwyddys bod yr eiddo wedi ei gofrestru a bod ganddo gyfeiriad post (er enghraifft 145 Rhiw-las, Rhywle) ond nad yw’r rhif teitl ar gael yn rhwydd, gallwch ysgrifennu, ‘nodwch y rhif teitl’ mewn prif lythrennau ar ben y ffurflen neu ym mhanel 2. Rhaid ichi wedyn nodi natur y teitl mae gennych ddiddordeb ynddo yn ail ran panel 2.

Byddwn yn gwrthod ceisiadau ‘nodwch y rhif teitl’ gyda chyfeiriad nad yw’n gyfeiriad post (er enghraifft ‘tir ar ochr orllewinol y Stryd Fawr, Rhywle’ neu ‘33 Heol y Môr a thir gerllaw, Rhywle’). Byddwn yn gwrthod ceisiadau ‘nodwch y rhif teitl’ sy’n cael eu cynnwys gyda chynllun hyd yn oed os oes gan yr eiddo gyfeiriad post. Byddwn hefyd yn gwrthod ceisiadau o’r fath lle mae nifer y rhifau teitl a ddatgelir yn fwy na phump. Pan fyddwn yn gwrthod y ceisiadau hyn, byddwn yn gofyn ichi wneud cais am chwiliad o’r map mynegai gan ddefnyddio ffurflen SIM.

4.3 Copïau swyddogol yn gyffredinol

Mae amser a dyddiad ar gopïau swyddogol o gofrestri a chynlluniau teitl bob amser i ddangos eu bod yn cynrychioli cofnod cywir o’r cofnodion ar y gofrestr a maint y teitl cofrestredig ar yr adeg benodol honno. Lle bo ceisiadau safonol yn aros i’w prosesu, bydd y dyddiad a’r amser yn cael eu hôl-ddyddio i adeg cyn derbyn y cais cynharaf sy’n aros i’w brosesu. Mae modd gwneud chwiliad swyddogol ar sail y gofrestr gopi i ddarparu manylion y ceisiadau sy’n aros i’w prosesu.

Nid oes dyddiad ar gopïau swyddogol o ddogfennau am na fydd dogfennau yn cael eu newid fel arfer unwaith iddynt gael eu cofrestru.

Mae copïau swyddogol yn dderbyniol fel tystiolaeth i’r un graddau â’r gwreiddiol (adran 67 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002).

O ran ceisiadau am gopïau swyddogol a wnaed yn unol â Rheolau Cofrestru Tir 2003, gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Gwybodaeth. Mae ystyriaethau gwahanol yn gymwys i geisiadau am wybodaeth a wnaed yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Cysylltwch ag unrhyw un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF i gael gwybodaeth.

Sylwer: Os oes unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu ynn Nghofrestrfa Tir EF yn effeithio ar y teitl o dan sylw, megis trosglwyddiad o ran, mae’n bosibl y byddwn wedi cwblhau’r gwaith mapio yn unig. Efallai y bydd lliwiau ychwanegol neu gyfeiriadau eraill, er enghraifft ‘wedi ei rifo 1’ yn ymddangos ar y cynllun teitl, ond efallai na fyddant wedi eu nodi yn y gofrestr eto. Efallai y bydd lliwiau neu gyfeiriadau eraill hefyd wedi eu newid neu wedi eu tynnu ymaith o’r cynllun teitl ond mae’n bosibl na fyddant wedi eu hadlewyrchu yn y gofrestr.

5. Dewis tystysgrif ar ffurf CI

Mae trefn arbennig ar gael, ar sail defnyddio cynllun ystad a gymeradwywyd yn swyddogol, i symleiddio prynu a gwerthu, neu brydlesu lleiniau ar deitl datblygu. Mae’n golygu defnyddio rhifau lleiniau cydnabyddedig ac, yn lle gwneud cais am gopi swyddogol o gynllun teitl, gallwch wneud cais am dystysgrif archwiliad.

Bydd y dystysgrif yn cadarnhau bod y llain o fewn teitl y gwerthwr a bydd hefyd yn datgelu a oes unrhyw gyfeiriadau ar gynllun teitl y gwerthwr sy’n effeithio arni. Gall hyn fod yn ddefnyddiol lle bo cynllun teitl y gwerthwr yn gymhleth.

Lle’r ydym wedi cymeradwyo cynllun ystad, dim ond rhif y llain sydd angen i chi ei roi.

Am ddisgrifiad mwy manwl o’r drefn hon, gweler cyfarwyddyd ymarfer 41: ystadau sy’n datblygu: gwasanaethau cofrestru.

Os oes angen tystysgrif ar ffurf CI arnoch mewn perthynas ag unrhyw deitl lle nad ydym wedi cymeradwyo cynllun ystad, rhaid i chi gyflwyno cynllun manwl gywir yn ddyblyg (ar raddfa 1/2500 neu fwy) sy’n dangos, mewn perthynas â’r manylyn sy’n cael ei ddangos ar y cynllun teitl, union leoliad a maint y rhan o’r teitl sydd o ddiddordeb i chi.

Sylwer: Os oes unrhyw geisiadau sy’n aros i’w prosesu yng Nghofrestrfa Tir EF yn effeithio ar y teitl o dan sylw, megis trosglwyddiad o ran, mae’n bosibl y byddwn wedi cwblhau’r gwaith mapio yn unig. Efallai y bydd lliwiau ychwanegol neu gyfeiriadau eraill, er enghraifft ‘wedi ei rifo 1’ yn ymddangos ar y cynllun teitl ac yn cael eu cyfeirio atynt yn ffurflen CI, ond efallai na fyddant wedi eu nodi yn y gofrestr eto. Efallai y bydd lliwiau neu gyfeiriadau eraill hefyd wedi eu newid neu wedi eu tynnu ymaith o’r cynllun teitl ond mae’n bosibl na fydd cyfeiriad atynt yn ffurflen CI.

5.1 Sut i wneud cais am dystysgrif archwilio

Dylid gwneud ceisiadau yn electronig trwy ein gwasanaethau digidol, trwy ddewis ‘request official copies’ yn ein gwasanaethau digidol. Wrth wneud cais electronig, gwnewch yn siwr eich bod yn darparu’r holl wybodaeth berthnasol wrth wneud cais am gopi swyddogol.

Dim ond trwy’r post neu DX gellir anfon canlyniad cais CI. Wrth gyflwyno cais felly, gwnewch yn siwr eich bod yn rhoi’r cyfeiriad cywir ar gyfer y rhain er mwyn i’r dogfennau hyn gael eu dychwelyd. Os yw’r cyfeiriad dychwelyd yn wahanol i’r un sy’n gysylltiedig â’ch rhif allwedd, defnyddiwch y swyddogaeth ‘Alternative Address’ i roi’r cyfeiriad cywir.

Fel arall, gellir gwneud cais trwy’r post, ar ffurflen OC1, trwy lenwi adran CI ffurflen CI panel 7.

6. Copïau swyddogol o ddogfennau

Lle bo modd, dylid gwneud pob cais am gopïau swyddogol yn electronig. Mae Atodiad: dulliau cyflenwi yn rhoi manylion am y dull cyflenwi ar gyfer ceisiadau am gopïau swyddogol.

Sylwer mai dim ond trwy’r post gall cwsmeriaid sy’n ddinasyddion gyflwyno cais.

6.1 Gwneud cais electronig am gopïau swyddogol o ddogfennau

Lle mae Cofrestrfa Tir EF yn cadw’r gwreiddiol mewn fformat electronig, dylid gwneud ceisiadau yn electronig, trwy ddewis ‘request official copies’ yn ein gwasanaethau digidol.

Bydd pob cais yn cael copi swyddogol electronig o ddogfen y cyfeirir ati yn y gofrestr, lle:

• mae Cofrestrfa Tir EF yn cadw’r gwreiddiol mewn fformat electronig
• mae’r ddogfen yn un nas cyfeirir ati yn Dogfennau nad ydynt ar gael fel hawl

Bydd y copi swyddogol electronig yn cael ei ddosbarthu ar ffurf ffeil PDF, a fydd yn cynnwys tudalen arweiniol sy’n rhan o’r copi swyddogol. Yn ein barn ni, bydd print o’r ffeil PDF sy’n cynnwys yr arweiniad a’r holl dudalennau dilynol yn gopi swyddogol, ar yr amod nad yw’r ffeil PDF cael ei haddasu na’i llygru ers ei derbyn. Hefyd yn ein barn ni, os caiff y ffeil PDF ei hanfon ymlaen, ar yr amod nad yw wedi cael ei haddasu na’i llygru, bydd yn gyfwerth â chopi swyddogol a bydd print o ffeil PDF o’r fath heb ei haddasu na’i llygru yn gopi swyddogol.

Ceir achosion pan na ellir darparu copi swyddogol electronig – megis pan fo’r ddogfen yn fwy na 40 megabeit neu ddim yn cael ei chadw’n electronig. Pan na ellir darparu copi swyddogol electronig, anfonir copi swyddogol papur trwy’r post neu DX heb unrhyw gost ychwanegol i’r ceisydd. Wrth gyflwyno cais, gwnewch yn siwr eich bod yn rhoi’r cyfeiriad cywir ar gyfer dychwelyd y dogfennau hyn. Os yw’r cyfeiriad dychwelyd yn wahanol i’r un sy’n gysylltiedig â’ch rhif allwedd, defnyddiwch y swyddogaeth ‘Alternative Address’ i roi’r cyfeiriad cywir.

6.1.1 Sut gallaf fodloni fy hunan bod y ddogfen a gafwyd yn gopi swyddogol electronig neu’n brint o gopi swyddogol electronig o ddogfen?

Os oes angen ichi fodloni eich hunan bod dogfen yn gopi swyddogol, bydd dwy ystyriaeth yn helpu.

• A yw’n ymddangos bod y ddogfen yn gyflawn; a oes unrhyw anghysondebau amlwg?
• A oedd y ddogfen yn honni ei bod yn dod o e-wasanaethau Busnes, Business Gateway, y Gwasanaeth Gwybodaeth Tir Cenedlaethol neu, os caiff ei hanfon ymlaen gan drydydd parti, a yw statws y person hwnnw yn ei gwneud yn debygol ei fod yn gopi swyddogol?

6.2 Gwneud cais trwy’r post am gopïau swyddogol o ddogfennau

Lle bo angen, gallwch wneud cais ar bapur am gopïau o ddogfennau sydd ar gael fel hawl dan reol 135 o Reolau Cofrestru Tir 2003. I wneud cais rhaid ichi lenwi ffurflen OC2.

Rhaid cynnwys y ffi a bennwyd o dan y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol gyda’r cais – gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffioedd Gwasanaethau Gwybodaeth.

Cwblhewch bob panel perthnasol er mwyn inni allu delio â’ch cais cyn gynted â phosibl. Rhaid cwblhau panel 5 ffurflen OC2. Mae’r panel hwn yn cynnwys enw a chyfeiriad y ceisydd, a defnyddir y wybodaeth hon i anfon y ddogfen(nau) atoch. Byddwn yn gwrthod unrhyw gais lle nad yw panel 5 wedi ei gwblhau.

Ni allwch ofyn am hyn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, gan ei fod yn “rhesymol hygyrch” ichi o fewn ystyr adran 21 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Os ydych yn gwneud cais o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 am gopïau o ddogfennau nad ydynt ar gael fel hawl, rhaid ichi wneud cais ysgrifenedig, ond gall hyn fod trwy ebost.

6.3 Dogfennau y cyfeirir atynt ar y gofrestr

Nodwch y ddogfen sydd arnoch ei hangen a’i dyddiad. Os yw’r cofnod ar y gofrestr yn datgan bod y ddogfen wedi ei ffeilio o dan rif teitl arall dywedwch hyn yn eich cais gan y bydd o gymorth i ni wrth ei brosesu.

Os oes mwy nag un weithred o’r un dyddiad a math, a’ch bod yn gwneud cais trwy’r porthol, dewiswch y ddogfen gywir trwy gyfeirio at ei chofnod ar y gofrestr.

Os cyflwynir eich cais trwy Business Gateway, gwnewch gais am fath o ddogfen ‘arall’ a rhowch wybodaeth ychwanegol megis rhif cofnod cofrestr y weithred a’i phartïon.

Sylwer y bydd ceisiadau sy’n gofyn am ‘holl’ neu ‘unrhyw’ ddogfennau yn cael eu gwrthod.

6.3.1 Pan na fydd copïau swyddogol o ddogfennau ar gael i’w harchebu

Nid yw pob dogfen y cyfeirir ati yn y gofrestr yn cael ei chadw ar ffeil. Yn aml, caiff detholiadau o ddogfennau eu gosod yn y gofrestr heb i’r ddogfen gael ei chadw.

Edrychwch ar y gofrestr yn gyntaf oherwydd efallai bydd ‘Nodyn’ yno sy’n egluro’n benodol nad yw copi o ddogfen benodol wedi ei gadw:

• Os oes dogfen wedi ei chadw ar ffeil a’i bod ar gael i ofyn amdani fel copi swyddogol, ychwanegir ‘Nodyn’ yn dweud ‘Copi yn y ffeil’ neu eiriau i’r perwyl hwnnw.
• Os nad oes ‘Nodyn’ i ddangos bod dogfen wedi ei chadw ar ffeil, mae’n annhebygol o fod ar gael, hyd yn oed os yw wedi ei chrybwyll fel rhan o gofnod sy’n ymwneud â dogfen arall.

6.4 Dogfennau nas cyfeirir atynt ar y gofrestr

Os ydych yn gwybod manylion y ddogfen sydd ei hangen arnoch, rhowch hwynt yn eich cais. Dylech gyfeirio at y ‘math’ o ddogfen (trosglwyddiad, prydles, trawsgludiad) a darparu dyddiad y ddogfen.

Os nad ydych yn gwybod yr union fanylion, rhowch gymaint o wybodaeth ag y gallwch, ee ‘trosglwyddiad i Mr a Mrs Davies yn 1985’.

Dylech osgoi ceisiadau am ‘holl’ neu ‘unrhyw’ ddogfennau lle bo modd. Mae’r gair ‘dogfen’ yn cynnwys amrywiaeth eang o bapurau yn ogystal â gweithredoedd, er enghraifft gohebiaeth, ffurflenni cais ac arolygon. Pe byddem i gopïo’r holl ddogfennau yn ein ffeiliau ar gyfer teitl penodol gallai’r ffi fod yn sylweddol iawn.

Mae ‘dogfen’ hefyd yn cynnwys dogfennau electronig y gallwn fod wedi eu paratoi fel rhan o broses greu neu newid y gofrestr. Ni fyddwn yn cyflenwi copïau o’r dogfennau electronig hyn oni bai eich bod yn gofyn yn benodol amdanynt gan na fyddent yn ychwanegu fawr at y darlun cyflawn yn y rhan fwyaf o achosion a dim ond yn ychwanegu at eich costau.

Os nad ydych yn ei gwneud yn glir yn eich cais, efallai y bydd angen inni gysylltu â chi dros y ffôn yn y lle cyntaf i weld pa gopïau yn union o ddogfennau sydd eu hangen arnoch.

7. Copïau hanesyddol o’r gofrestr neu’r cynllun teitl a gedwir ar ffurf electronig

Mae adran 69 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002 yn caniatáu i’r cofrestrydd roi gwybodaeth am hanes teitl cofrestredig. O dan reol 144 o Reolau Cofrestru Tir 2003 gallwch wneud cais am gopïau o argraffiadau cynharach o gofrestr neu gynllun teitl unrhyw deitl a gedwir ar ffurf electronig.

Dylech wneud cais am gopïau hanesyddol o’r gofrestr neu gynllun teitl, trwy’r porthol, gweler y canllaw ar gwblhau sgriniau porthol Porthol Cofrestrfa Tir EF: gwneud cais am gopïau hanesyddol.

Dylai ceiswyr e-wasanaethau busnes ddewis yr opsiwn cyfatebol o’r ddewislen briodol. Bydd y canlyniad yn cael ei anfon trwy’r post.

Lle bo angen, gallwch wneud cais am gopi o’r gofrestr neu gynllun teitl sy’n cynnwys gwybodaeth hanesyddol trwy’r post. I wneud cais, rhaid ichi lenwi ffurflen HC1 – gweler Llenwi ffurflen HC1. Gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Gwybodaeth am y ffïoedd sy’n daladwy.

7.1 Pa wybodaeth sydd ar gael?

Nid yw’r holl wybodaeth a ddaliwn ar gael ar ffurf electronig.

Mae’n bosibl na fydd copïau cofrestredig hanesyddol yn rhoi cofnod llawn o’r holl drafodion a wnaed. Gall cais unigol yn cynnwys mwy nag un trafodiad neu nifer o geisiadau wedi eu prosesu ar yr un pryd beri bod y gofrestr yn adlewyrchu’r trafodiad terfynol yn unig.

Gall gwybodaeth am hanes y gofrestr fod ar gael am ddyddiadau ar ôl 4 Mai 1993 Gall gwybodaeth am gynllun teitl fod ar gael am ddyddiadau ar ôl 13 Hydref 2003 (cediwr gwybodaeth gyfyngedig am gynlluniau teitl cyn y dyddiad hwn).

7.2 Llenwi ffurflen HC1

Dylech lenwi ffurflen HC1 gan ddangos a oes arnoch angen naill ai:

• copi o argraffiad diwethaf y gofrestr neu gynllun teitl oedd yn bod ar ddyddiad penodol
• copi o holl argraffiadau’r gofrestr neu gynllun teitl oedd yn bod ar ddyddiad penodol

Gallwn wrthod eich cais oni bai eich bod yn rhoi dyddiad llawn yn cynnwys:

• blwyddyn
• mis
• diwrnod

7.3 Beth os nad yw’r wybodaeth sydd arnaf ei heisiau ar gael ar ffurf electronig?

Os nad ydym yn dal y wybodaeth sydd arnoch ei hangen ar ffurf electronig, efallai ein bod yn dal copïau papur o argraffiadau cynharach o’r gofrestr neu gynllun teitl ac efallai y gallwn eich cynorthwyo a rhoi copïau i chi os byddwch yn gwneud cais ysgrifenedig o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Os ydych yn ansicr o union natur y wybodaeth i ofyn amdani rydym yn argymell eich bod yn gwneud eich ymholiad dechreuol trwy lythyr a’ch bod yn darparu:

• cymaint o wybodaeth ag y bo modd am eich ymholiad
• y rheswm mae angen y wybodaeth arnoch chi

Bydd hyn yn ein galluogi i benderfynu a ydym yn gallu darparu’r wybodaeth sydd arnoch ei hangen.

8. Archwiliad personol yn un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF

I wneud cais am archwiliad personol, rhaid ichi lenwi ffurflen PIC.

Os ydych yn gwneud cais o dan Reolau Cofrestru Tir 2003 am wybodaeth sydd ar gael ‘fel hawl’, gweler Yr hyn sydd ar gael fel hawl o dan Reolau Cofrestru Tir 2003.

Unwaith daw eich cais i law, byddwn yn cysylltu â chi i drafod eich cais.

9. Ffïoedd

O ran ceisiadau am gopïau swyddogol a wnaed yn unol â Rheolau Cofrestru Tir 2003, gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Gwybodaeth. Mae ystyriaethau gwahanol yn gymwys i geisiadau am wybodaeth a wnaed yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Cysylltwch â Chofrestrfa Tir EF i gael rhagor o wybodaeth. Dyma’r dulliau talu.

9.1 Debyd uniongyrchol newidiol

Mae cynllun debyd uniongyrchol newidiol Cofrestrfa Tir EF yn caniatáu i geiswyr dalu eu ffïoedd yn electronig ar gyfer holl wasanaethau Cofrestrfa Tir EF. Gellir talu trwy ddebyd uniongyrchol ar gyfer unrhyw gais a gyflwynir trwy’r post. Rhaid talu trwy ddebyd uniongyrchol ar gyfer ceisiadau a gyflwynir trwy e-wasanaethau busnes a Business Gateway.

Bydd ceisiadau a gyflwynwyd heb ffi neu heb y cyfarwyddiadau debydu priodol yn cael eu gwrthod.

9.2 Siec

dylai ceisydd nad oes ganddo gyfrif debyd uniongyrchol newidiol dalu trwy amgáu siec neu archeb bost yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’. Gall cwsmeriaid personol dalu gyda siec, archeb bost, arian parod, cerdyn credyd neu ddebyd.

9.3 Ad-daliadau

Lle y mae’r crynodeb gweithred perthnasol wedi ei osod yn y gofrestr a dim ond cynllun sydd wedi cael ei gadw, dim ond cynllun gaiff ei anfon a chodir y ffi arferol. Ni roddir ad-daliadau pan fo’r gofrestr yn nodi’n glir mai dim ond cynllun sydd wedi cael ei gadw. Dylech gael copi o fersiwn ddiweddaraf y gofrestr, neu ddarllen copi ohono, i weld a oes copi o’r ddogfen wedi ei gadw gan Gofrestrfa Tir EF. Gweler Pryd na fydd efallai yn bosibl archebu copïau swyddogol o ddogfennau.

10. Atodiad: dulliau cyflenwi

Mae sawl ffordd i gyflwyno cais am gopi swyddogol.

Dull cyflwyno	OC1	OC2	EX1	HC1
Y porthol	Ar gael	Ar gael	Ddim ar gael	Ar gael
Business Gateway	Ar gael	Ar gael	Ddim ar gael	Ddim ar gael
NLIS	Ar gael	Ar gael	Ddim ar gael	Ddim ar gael
Ebost	Ddim ar gael	Ddim ar gael	Ddim ar gael	Ddim ar gael
Post/DX (papur)	Ar gael	Ddim ar gael	Ar gael	Ar gael

11. Pethau i’w cofio

Er mwyn atal eich cais rhag cael ei wrthod, cyn cyflwyno eich cais inni, gwnewch yn siwr:

• eich bod yn glir yn eich cais ynghylch pa ddogfen sydd ei hangen arnoch
• eich bod yn gwneud cais am bob dogfen sydd ei hangen
• eich bod yn cynnwys y math o ddogfen ac union ddyddiad neu ddyddiad bras. Os nad oes dyddiad ar gael, dylid darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol, megis y partïon perthnasol neu at ba ddiben y mae angen y ddogfen
• nad yw darnau o’r ddogfen sydd ei hangen arnoch wedi’u ‘gosod allan’ yn y gofrestr – o dan yr amgylchiadau hyn, ni fyddai’r ddogfen ei hun fel arfer wedi ei chadw
• nad yw’r gofrestr eisoes yn cynnwys nodyn sy’n bodoli yn nodi nad oes copi o’r ddogfen yn cael ei gadw gan Gofrestrfa Tir EF neu na chafodd copi o’r ddogfen ei ddarparu ar gofrestriad cyntaf

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.