Gwybodaeth am ein gwasanaethau

Mae safonau gwasanaeth Cofrestrfa Tir EM yn manylu ar sut rydym yn delio â chwsmeriaid a cheisiadau a gawn.

Safonau ansawdd ceisiadau

Ein nod yw delio â phob cais heb wneud unrhyw gamgymeriadau. Os ydym yn gwneud camgymeriad, byddwn yn ceisio ei gywiro cyn gynted â phosibl. Ein targed yw cwblhau 98% o geisiadau heb unrhyw wallau.

Rhwng 1 Ebrill 2016 a 28 Chwefror 2017, cwblhawyd 99% o’n ceisiadau yn gywir.

Rydym wedi cwblhau 24.2 miliwn o geisiadau dros y 12 mis diwethaf.

Cyflymder gwasanaeth ceisiadau

Gwasanaethau gwybodaeth

Ein nod yw delio â phob cais gwasanaethau gwybodaeth (megis chwiliadau swyddogol neu gopïau swyddogol) o fewn 3 diwrnod gwaith. Gall ceisiadau cymhlethach gymryd yn hirach ond byddwn yn cysylltu â chi os yw hyn yn digwydd. Ni chaiff ceisiadau i gyflymu eu hystyried tan i 3 diwrnod gwaith fynd heibio

Rhwng 1 Ebrill 2016 a 28 Chwefror 2017, ar gyfartaledd ymdriniwyd â 69,004 o geisiadau gwybodaeth bob diwrnod gwaith, a chwblhau 99% o fewn 3 diwrnod gwaith.

Rydym wedi cwblhau 19.4 miliwn o geisiadau gwasanaethau gwybodaeth dros y 12 mis diwethaf.

Diweddaru cofrestri sy’n bodoli eisoes

Ar gyfer ceisiadau gwasanaethau cofrestru sy’n cynnwys diweddaru cofrestr sy’n bodoli eisoes, ein nod yw cwblhau 70% o fewn 5 diwrnod gwaith.

Rhwng 1 Ebrill 2016 a 28 Chwefror 2017, ar gyfartaledd ymdriniwyd â 17,181 o geisiadau i ddiweddaru cofrestri sy’n bodoli eisoes bob diwrnod gwaith, a chwblhau 79% o fewn 5 diwrnod gwaith.

Mae amserau cwblhau yn amrywio trwy gydol y flwyddyn a’r amser cwblhau cyfredol ar gyfartaledd i ddiweddaru cofrestri sy’n bodoli eisoes yw 7 diwrnod gwaith.

Rydym wedi cwblhau 4.3 miliwn o ddiweddariadau i gofrestri sy’n bodoli eisoes dros y 12 mis diwethaf.

Teitlau newydd

Ar gyfer ceisiadau gwasanaethau cofrestru sy’n cynnwys creu cofrestr newydd (megis prydlesi newydd a chofrestriadau cyntaf), ein nod yw cwblhau 60% o’r rhain o fewn 25 diwrnod gwaith erbyn Mawrth 2017.

Rhwng 1 Ebrill 2016 a 28 Chwefror 2017, ar gyfartaledd ymdriniwyd â 1,991 o geisiadau teitl newydd bob diwrnod gwaith a chwblhau 20% o fewn 25 diwrnod gwaith.

Ar hyn o bryd rydym yn cael 9% yn fwy o geisiadau i ddiweddaru neu greu cofrestr nag yr oeddem rhwng 1 Ebrill 2013 a 31 Mawrth 2014.

Mae hyn wedi creu ôl-groniad o geisiadau i’w prosesu, yn enwedig ceisiadau ‘teitl newydd’ megis cofrestriadau cyntaf a phrydlesi newydd sy’n gofyn am ragor o waith ac sy’n cynnwys mwy o gamau. O ganlyniad, mae ein hamserau prosesu ar gyfer ceisiadau teitl newydd wedi cynyddu, ac rydym yn gwybod bod hyn yn achosi problemau mewn rhai achosion.

Ar gyfartaledd, yr amserau cwblhau cyfredol ar gyfer ceisiadau teitl newydd yn ôl eu math yw:

  • Cofrestriadau Cyntaf 68 diwrnod gwaith
  • Prydlesi Newydd 69 diwrnod gwaith
  • Trosglwyddiadau o Ran 63 diwrnod gwaith

Amserau cwblhau ar gyfartaledd yw’r rhain a gall eich cais gymryd yn hirach neu gall gael ei gwblhau’n gynt na hynny.

Rydym wedi cwblhau 501,757 o geisiadau teitl newydd dros y 12 mis diwethaf.

Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch am gynnydd cais sy’n aros i’w brosesu ac rydych wedi cofrestru i ddefnyddio E‑wasanaethau busnes, defnyddiwch ein gwasanaeth Application Enquiry.

Os na allwch wneud hyn, defnyddiwch ein ffurflen gysylltu ar‑lein.

Ni fyddwn yn cymeradwyo tystiolaeth gefnogol ar gyfer cais cyn ein bod wedi derbyn y cais.

Gohebiaeth ysgrifenedig

Ein nod yw ymateb i ohebiaeth ysgrifenedig a negeseuon ebost o fewn pum diwrnod gwaith. Os na allwn wneud hynny, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio pam, ac yn dweud wrthych pryd y gallwch ddisgwyl ymateb.

Nid yw’r safon hon yn berthnasol i geisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Diogelu Data (DDD) na’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (DRhG). Byddwn yn ymateb i geisiadau DDD o fewn deugain diwrnod calendr ac i geisiadau DRhG o fewn ugain diwrnod gwaith.

Galwadau ffôn

Os byddwch yn ein ffonio, byddwn yn ceisio ateb eich cwestiwn ar unwaith. Ond os na allwn wneud hyn, fe gysylltwn â chi o fewn pum diwrnod gwaith i roi ymateb neu i ddweud pryd y gallwch ddisgwyl un.

Gall defnyddwyr Ffôn Testun a Minicom gysylltu â ni gan ddefnyddio’r gwasanaeth trosglwyddo testun. Defnyddiwch 18001 cyn y rhif.

Fforwm cymorth

Ein nod yw ymateb i bob neges ar ein fforwm cymorth o fewn dwy awr yn ystod oriau gwasanaeth (rhwng 9am a 5pm yn ystod yr wythnos waith) ac o fewn diwrnod gwaith y tu allan i oriau gwasanaeth (ar benwythnosau a thros nos).

Mae’r fforwm wedi’i letya a’i gyflenwi gan Get Satisfaction, darparwr gwasanaeth trydydd parti. Cyn ymuno, dylech ddarllen y telerau gwasanaeth a’r polisi preifatrwydd.

Trwy ddefnyddio’r fforwm, rydych yn cytuno i lynu wrth ein polisi trafodaeth.

Ymweliadau

Mae gwybodaeth a gwasanaethau Cofrestrfa Tir EM ar gael ar-lein a thrwy’r post, felly mae’n bosibl na fydd angen ymweld ag un o’n Canolfannau Gwybodaeth Cwsmeriaid.

Os oes angen i chi ymweld â ni, rhaid gwneud apwyntiad, gan roi o leiaf 72 awr o rybudd. Ein nod yw gweld ymwelwyr gydag apwyntiad ar yr amser a bennir.

Cyngor

Rydym yn cynnig cyngor fel rhan o’n proses trin ceisiadau a thrwy ein cymorth i gwsmeriaid a chyhoeddiadau.

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu:

  • mae gwybodaeth ffeithiol yn cynnwys copïau swyddogol o gofrestri, cynlluniau teitl, chwiliadau, ffurflenni a ffïoedd
  • mae cyngor am weithdrefnau’n cynnwys egluro sut mae’r system cofrestru tir yn gweithio a sut i wneud ceisiadau

Os oes problem gyda’ch cais, gallwn roi cyngor i chi o ran natur y broblem a pha ddewisiadau allai fod ar gael i’w ddatrys, ond ni allwn roi cyngor am ba gamau i’w cymryd.

Nid ydym yn rhoi cyngor cyfreithiol ac ni allwn argymell cynghorydd proffesiynol, ond gallwn egluro sut i ddod o hyd i un.

Rydym yn darparu cyngor am geisiadau go iawn yn unig, nid am amgylchiadau damcaniaethol. Ni fyddwn yn mynegi barn am faterion lle bo’r gyfraith yn gymhleth neu’n aneglur oni bai bod y cwestiwn yn berthnasol i gais i gofrestru sy’n cael ei brosesu.

Wrth roi cyngor, byddwn yn osgoi creu gwrthdaro rhwng buddion gan gydnabod y gall ein geiriau effeithio ar eraill.

Ffurfiau eraill

Rydym yn cynnig rhywfaint o wybodaeth ar ffurfiau eraill, megis tâp sain neu brint bras. Rhowch wybod i ni os oes angen gwybodaeth arnoch ar ffurf arall ac fe wnawn ein gorau i helpu.

Awgrymiadau neu ganmoliaeth

Bydd awgrymiadau ar gyfer gwelliannau’n cael eu hystyried bob amser, one efallai na fydd yn bosibl i ni eu gweithredu.

Bydd unrhyw ganmoliaeth a gawn yn cael ei throsglwyddo i’r staff dan sylw.

Cwynion

Os ydych yn anfodlon â’r ffordd rydym wedi delio â chi, rydym am i chi roi gwybod i ni fel y gallwn unioni pethau, os yw’n bosibl. Os ydym wedi gwneud rhywbeth o’i le, bydd eich cwyn yn rhoi cyfle inni wella’n gwasanaeth ar gyfer pob un o’n cwsmeriaid

Ni fyddwn yn gwahaniaethu yn eich erbyn a byddwn yn amhleidiol wrth ymchwilio i’ch cwyn. Byddwn yn:

  • cydnabod eich cwyn ar yr un diwrnod
  • rhoi enw a rhif ffôn cyswllt i chi
  • adolygu eich cwyn ac anfon ymateb llawn atoch fel rheol o fewn 5 diwrnod gwaith
  • dweud wrthych o fewn 5 diwrnod gwaith os bydd angen rhagor o amser i ymateb i’ch cwyn

Darllenwch ragor am ein gweithdrefn gwyno.

Achos trwy’r llys

Os oes gennych gŵyn yn erbyn Cofrestrfa Tir EM na ellir ei datrys trwy ein trefn gwyno ac rydych yn ystyried achos llys, dylech:

Ymddygiad afresymol

Rydym yn trin pob un o’n cwsmeriaid â chwrteisi a pharch a disgwyliwn i’n staff gael eu trin yn yr un modd.

Dyma rai enghreifftiau o ymddygiad afresymol:

  • defnyddio bygythiadau, camdriniaeth ar lafar, iaith hiliol neu rywiaethol, sylwadau difrïol, neu dermau ymosodol eraill
  • honiadau di-sail
  • gwrthod derbyn ein gweithdrefnau trwy fynnu cyfathrebu ag aelodau penodol o staff uwch yn unig
  • cysylltu â gwahanol aelodau o staff neu wneud ceisiadau niferus gyda’r bwriad o gael gwahanol ymateb i’r hyn a ddatganwyd eisoes
  • cysylltu â ni’n barhaus ynghylch materion sydd y tu hwnt i’n cylch gorchwyl neu nad oes gennym reolaeth drostynt

Os byddwn yn ystyried eich ymddygiad yn afresymol:

  • byddwn yn dweud wrthych pam ein bod yn ei ystyried yn afresymol
  • byddwn yn gofyn i chi ei newid
  • byddwn yn dweud wrthych pa gamau y byddwn yn eu cymryd os na fyddwch yn newid eich ymddygiad

Os bydd ymddygiad afresymol yn parhau, byddwn yn cymryd camau i reoli’ch cysylltiad â ni. Gallai hyn gynnwys:

  • peidio ag ymateb i’ch gohebiaeth
  • atal gohebiaeth electronig
  • terfynu galwadau ffôn difrïol neu ymosodol
  • gofyn i chi gysylltu ag aelod penodol o staff yn unig
  • cyfyngu cysylltiad dros y ffôn i ddiwrnodau ac amserau penodol yn unig
  • cyfyngu unrhyw gysylltiad i ffurf ysgrifenedig yn unig
  • cyfyngu ar y materion y byddwn yn gohebu â chi yn eu cylch
  • gwrthod cyfathrebu ar fater penodol
  • darllen a ffeilio gohebiaeth heb ymateb, oni bai ei fod yn darparu gwybodaeth neu dystiolaeth newydd am y mater (gweler Ar ôl i ni roi ein hymateb terfynol)
  • gofyn am gysylltiad trwy drydydd parti annibynnol, ee Canolfan Cyngor ar Bopeth, cynrychiolydd cyfreithiol neu drawsgludwr

Os oes gennych anabledd neu fater iechyd meddwl, byddwn yn ystyried a yw eich ymddygiad afresymol yn gysylltiedig â’r materion hynny ac yn asesu effaith posibl cyfyngiadau a osodir gennym.

Os ydych yn anfodlon â’r ffordd y cyfyngwyd ar eich mynediad, dylech godi’ch pryderon trwy’n proses gwyno.

Ar ôl i ni roi ein hymateb terfynol

Os byddwn yn ystyried bod ymateb terfynol am fater penodol wedi ei roi, byddwn yn esbonio hynny ac yn dweud wrthych na fyddwn yn parhau i ymateb yn ei gylch.

Caiff hyn ei ystyried:

  • pan nad oes mwy y gellir ei ychwanegu’n ddefnyddiol at yr hyn a ddywedwyd eisoes
  • pan fo’ch ymddygiad yn afresymol

Unwaith y bydd y penderfyniad hwn wedi’i wneud, ni fyddwn fel rheol yn cysylltu â chi ar y mater hwnnw, heblaw:

  • bod angen ailadrodd terfyniad
  • codwyd mater neu dystiolaeth newydd
  • codir cwyn newydd ynghylch y ffordd y triniwyd y mater