Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 10: chwiliadau swyddogol o’r map mynegai

Diweddarwyd 22 July 2022

Applies to England and Wales

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

1.1 Tir cofrestredig

Nid yw’r holl dir yng Nghymru a Lloegr yn gofrestredig ar hyn o bryd. Pan fydd tir yn cael ei gofrestru mae’n cael cyfeirnod unigryw, y rhif teitl. Mae gwerthiant unrhyw dir cofrestredig yn seiliedig ar y teitl cofrestredig, a chedwir manylion ohono yng nghofrestr y teitl hwnnw. Os yw’r tir yn ddigofrestredig, bydd unrhyw werthiant, rhodd neu forgais cyntaf ohono yn peri cofrestriad cyntaf.

1.2 Y map mynegai

Mae Cofrestrfa Tir EF yn cadw map cyfrifiadurol ar sail map yr Arolwg Ordnans. Mae’r map cyfrifiadurol hwn yn fynegai i’r tir ym mhob teitl cofrestredig a chais am gofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu (rheol 10(a) o Reolau Cofrestru Tir 2003).

Caiff unrhyw un wneud cais, gan ddefnyddio ffurflen SIM, am chwiliad swyddogol o’r map mynegai (rheol 145 o Reolau Cofrestru Tir 2003). Bydd tystysgrif y canlyniad yn dangos a yw’r tir a chwiliwyd wedi ei gofrestru ai peidio, y rhifau teitl perthnasol a’r math o gofrestriad a ddatgelwyd. Mae Mathau o gofrestriadau a fynegeiwyd ar y map mynegai yn rhestru’r gwahanol fathau o gofrestriad y bydd modd eu datgelu ar ganlyniad chwiliad swyddogol o’r map mynegai.

2. Chwiliad i gael gwybod a yw’r teitl wedi ei gofrestru

Mae chwiliad o’r map mynegai yn rhan hanfodol o ymchwilio teitl mewn unrhyw drafodiad yn cynnwys tir heb ei gofrestru am y rhesymau canlynol.

• gall y tir, neu ran ohono, fod wedi ei gofrestru eisoes
• gall rhybuddiad fod wedi ei gofrestru yn erbyn cofrestriad cyntaf yn gwarchod rhyw hawliad andwyol i deitl y ceisydd

Gellir gwneud chwiliad o’r map mynegai hefyd lle mae tir eisoes wedi ei gofrestru i edrych am gofrestriadau eraill sy’n effeithio ar y llain o dir, megis cofrestriadau mwynfeydd a mwynau.

Dylech fod yn ymwybodol bod gwasanaeth chwiliad swyddogol o’r map mynegai yn hollol ar wahân i’r gwasanaeth copïau swyddogol lle gallwch gael copi o gynlluniau a chofrestri teitl perthnasol i dir y gwyddys ei fod yn gofrestredig.

Os nad oes angen darpariaethau indemniad arnoch o ran chwiliad o’r map mynegai, gallech ystyried defnyddio MapSearch. Mae’r gwasanaeth hwn ar gael i gwsmeriaid e-wasanaethau Busnes sydd â mynediad i’r porthol.

Mae’r crynodeb canlynol yn dangos y gwahaniaethau rhwng chwiliad o’r map mynegai a MapSearch.

	MapSearch	Chwiliad o’r map mynegai (SIM)
Cost	Am ddim	Ceir ffi (gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru)
Sut i wneud chwiliad	Hunanwasanaeth ar fap digidol	Cyflwyno cais SIM electronig neu trwy’r post i Gofrestrfa Tir EF
Sut i gael canlyniadau	Ar unwaith (hunanwasanaeth)	Ar ôl ei brosesu, mae Cofrestrfa Tir EF yn dychwelyd y canlyniadau’n ddigidol neu trwy’r post
A oes gan y canlyniad fantais darpariaethau indemniad (Atodlen 8 i Ddeddf Cofrestru Tir )?	Nac oes	Oes

3. Mathau o gofrestriadau a fynegeiwyd ar y map mynegai

Mynegeiwyd y mathau canlynol o gofrestriad ar y map mynegai.

• ceisiadau cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w prosesu (heblaw teitl i ryddfraint gysylltiedig)
• ceisiadau rhybuddiad yn erbyn cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w prosesu (heblaw lle bo testun y rhybuddiad yn rhyddfraint gysylltiedig)
• ystadau cofrestredig mewn tir
• rhent-daliadau cofrestredig
• proffidau à prendre mewn gros cofrestredig
• rhyddfreintiau cofrestredig sy’n effeithio
• rhybuddiadau yn erbyn cofrestriad cyntaf (heblaw lle bo testun y rhybuddiad yn rhyddfraint gysylltiedig)

Nid yw’r mathau canlynol o gofrestriad wedi eu mynegeio ar y map mynegai:

• rhyddfreintiau cysylltiedig
• maenorau

Mae’r cofrestriadau hyn wedi eu mynegeio yn y mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau sy’n fynegai i ddisgrifiadau llafar a drefnwyd yn ôl sir neu awdurdod unedol. Ni allwch chwilio’r mynegai hwn gan ddefnyddio ffurflen SIM. Mae cyfarwyddyd ymarfer 13: mynegai rhyddfreintiau cysylltiedig a maenorau: Chwiliadau swyddogol yn egluro pa wybodaeth sydd yn y mynegai hwn a sut i’w chael.

4. Gwneud cais

Rhaid i chi wneud cais am chwiliad swyddogol o’r map mynegai gan ddefnyddio’r ffurflen benodol SIM (rheol 145(2) o Reolau Cofrestru Tir 2003) neu, ar gyfer ein cwsmeriaid busnes, gwnewch gais trwy e-wasanaethau busnes neu Business Gateway. Os nad ydych yn gwsmer busnes, rhaid i chi anfon cais SIM trwy’r post at Gofrestrfa Tir EF. Byddwn yn gwrthod unrhyw gais am chwiliad swyddogol o’r map mynegai nad yw ar y ffurflen benodedig.

Nid oes angen cais ar ffurflen SIM lle gwyddoch fod yr eiddo wedi ei gofrestru a bod ganddo gyfeiriad post a bod cais am gopïau swyddogol ar fin cael ei wneud. Dylech gyflwyno ffurflen OC1 gyda’r geiriau ‘Rhowch y rhif teitl’ wedi eu hysgrifennu’n amlwg ar ben y ffurflen. Sylwch, fodd bynnag, y gall y drefn hon beri peth oedi cyn i chi gael y copïau swyddogol a dylech wneud pob ymdrech i roi rhif y teitl yn y lle cyntaf. Byddwn yn gwrthod ceisiadau ffurflen OC1 ‘Rhowch y rhif teitl’ lle:

• mae cynllun yn cyd-fynd â’r OC1, hyd yn oed os oes gan yr eiddo gyfeiriad post, neu
• mae mwy na phum rhif teitl wedi eu datgelu

Lle y caiff y ceisiadau hyn eu gwrthod, byddwn yn gofyn i chi wneud cais gan ddefnyddio ffurflen SIM.

5. Ffïoedd

5.1 Ceisiadau ar ffurflen SIM

Gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru i gael manylion am y ffi sy’n daladwy.

5.2 Ceisiadau ar ffurflen OC1

Gweler Cofrestrfa Tir EF: Ffïoedd Gwasanaethau Cofrestru i gael manylion am y ffi sy’n daladwy.

5.3 Ffïoedd ychwanegol

Byddwn yn eich hysbysu os yw eich cais yn gofyn am unrhyw daliad ychwanegol yn ôl y Gorchymyn Ffi Cofrestru Tir cyfredol.

Os ydych yn talu gan ddefnyddio cyfrif Cofrestrfa Tir EF, byddwn yn cysylltu â chi os bydd y ffi yn fwy na £50.

5.4 Dulliau talu

5.4.1 Cyfrif credyd Cofrestrfa Tir EF

Lle mae taliad i’w wneud, talu trwy gyfrif Cofrestrfa Tir EF yw’r dull mwyaf cyfleus. Mae cyfleusterau ar gael i unrhyw berson neu gwmni sydd ag awdurdod i ddefnyddio cyfrif. Os ydych am gael cyfleusterau o’r fath, ysgrifennwch i’r canlynol i gael y gymeradwyaeth angenrheidiol:

Service Access Team
PO Box 650
Southfield House
Southfield Way
Durham
DH1 9LR

Rhaid i geisydd sy’n defnyddio cyfleusterau cyfrif credyd roi’r rhif allwedd, a’r manylion eraill sydd eu hangen gan Gofrestrfa Tir EF at ddibenion debydu, ym mhanel 3 y ffurflen gais.

5.4.2 Talu o flaen llaw

Os nad oes gennych gyfrif credyd neu’n dewis peidio â’i ddefnyddio mewn achos arbennig, dylech dalu trwy amgáu siec neu archeb bost yn daladwy i ‘Cofrestrfa Tir EF’ am leiafswm o £4.

6. Disgrifiad o’r eiddo i chwilio amdano

Mae’n hanfodol eich bod yn rhoi’r wybodaeth lawnaf a fedrwch fel y gallwn ddod o hyd i’r eiddo cywir ar y map mynegai. Os na fydd digon o wybodaeth gallwn wrthod y cais.

Mae’r map mynegai yn seiliedig ar fap yr Arolwg Ordnans a bydd awdurdodau lleol yn hysbysu Cofrestrfa Tir EF o newidiadau mewn enwau strydoedd a rhifau tai. O ganlyniad, mae gennym y wybodaeth ddiweddaraf fel arfer a gallwn gwblhau chwiliadau am eiddo ar sail rhifau tai heb gymorth cynllun. Ymhob achos arall dylech ddarparu cynllun gyda’r cais (gweler Cynllun i’w ddarparu gan y ceisydd).

Fodd bynnag, nid yw mapio datblygiadau newydd bob amser ar gael ar unwaith ac, felly, efallai y bydd angen cynlluniau arnom i nodi eiddo o’r fath ar y map mynegai.

Lle nad oes modd cwblhau’r chwiliad o’r map mynegai o ddisgrifiad yr eiddo yn unig, bydd methu â chyflwyno cynllun addas yn peri gwrthod y cais.

Dylai’r cais gynnwys cymaint o’r wybodaeth ganlynol ag y bo modd.

• awdurdod lleol sy’n gwasanaethu’r eiddo. Rhaid i chi nodi’r awdurdod y dylid talu’r dreth gyngor neu dreth busnes iddynt ar gyfer yr eiddo
• rhif post neu ddisgrifiad. Mae rhifau post yn fwy dibynadwy yn gyffredinol nag enwau tai. Os yw’r enw neu’r rhif wedi newid yn ddiweddar dylid rhoi’r enw neu rif blaenorol hefyd. Yn achos fflat neu fflat deulawr, rhaid cynnwys rhif y llawr yn y disgrifiad
• enw’r ffordd. Yn achos datblygiadau newydd, rhowch enw’r ystad a rhif y llain lle bo modd
• ardal. Mae hyn yn hanfodol pan fo dwy ffordd o’r un enw yn bodoli o fewn yr un dref bost
• tref. Enw’r dref sydd ei hangen yw’r dref bost. Fel arfer dyma’r dref neu ddinas sy’n rhan o gyfeiriad yr eiddo
• cod post. Rhaid rhoi’r cod post bob amser lle mae’n hysbys. Mae’n ffordd gyflym a manwl gywir i ni gyrchu ein cronfa ddata
• cyfeirnod map yr Arolwg Ordnans. Yng nghefn gwlad nid yw disgrifiad post yn lleoli tir ac adeiladau yn rhwydd bob amser ac yna bydd cyfeirnod Map yr Arolwg Ordnans yn ddefnyddiol
• rhif teitl hysbys. Os ydych yn gwybod y rhif teitl, efallai na fydd angen gwneud cais i chwilio o gwbl. Os bydd angen chwilio i gael gwybod a oes ystad arall yn y tir wedi ei chofrestru neu beidio, dylech ddatgelu’r rhif teitl hysbys. Bydd hyn yn cynorthwyo dod o hyd i’r eiddo

7. Cynllun i’w ddarparu gan y ceisydd

Rhaid i chi gyflwyno cynllun lle:

• nad yw’r tir i chwilio amdano yn eiddo a chanddo ddisgrifiad post cydnabyddedig (er enghraifft, lle caiff y tir sy’n cael ei chwilio ei ddisgrifio fel ‘tir yn…’ neu ‘tir ar…’)
• gall amheuon godi ynghylch adnabod maint yr eiddo

Rhaid i’r cynllun:

• gael ei lunio ar raddfa
• os yw’r cofrestrydd yn dymuno hynny, bod yn gopi o ddetholiad o fap yr Arolwg Ordnans ar y raddfa fwyaf a gyhoeddir (fel rheol 1/1250 ar gyfer eiddo trefol a 1/2500 ar gyfer eiddo gwledig) yn dangos y tir y mae’r cais yn berthnasol iddo
• ddangos y raddfa a’r gogledd
• ddangos union faint yr eiddo trwy liwio/ymylu addas, a
• dangos safle’r tir mewn perthynas â ffyrdd cyfagos a nodweddion perthnasol eraill

Mae’n bosibl y bydd angen cynllun lleoliad ar eiddo mewn datblygiadau newydd neu fflatiau hefyd. Dylai cynlluniau fflatiau a fflatiau deulawr roi rhifau llawr.

Lle bo angen cynllun, bydd peidio â darparu cynllun addas y gellir ei gysylltu â map yr Arolwg Ordnans yn arwain at y cais yn cael ei wrthod. Nid yw hyn yn golygu y bydd peidio â chydymffurfio ag un neu ragor o’r canllawiau uchod bob tro yn atal cais rhag parhau. Ni fydd hyn yn digwydd lle y mae Cofrestrfa Tir EF yn hyderus y gellir adnabod y tir o hyd ar fap yr Arolwg Ordnans.

Mae’n bosibl felly y gall cynllun a gyflwynir gyda chais safonol fod yn destun ymholiad, neu arwain at ddileu’r cais, er gwaethaf y ffaith ei fod wedi ei dderbyn cyn hynny am chwiliad o’r map mynegai.

Sylwer na all Cofrestrfa Tir EF ddarparu detholiadau o ddata map yr Arolwg Ordnans a gedwir ganddi, naill ai’n gyffredinol neu at ddibenion trawsgludo. Nid yw mapiau tai neu eiddo ar gyfer caniatâd cynllunio a/neu i’w cyflwyno i Gofrestrfa Tir EF ar gael yn uniongyrchol gan yr Arolwg Ordnans na Chofrestrfa Tir EF. Edrychwch ar wefan yr Arolwg Ordnans i ddod o hyd i’ch partner Arolwg Ordnans agosaf sy’n gwerthu mapiau graddfa fawr at y diben hwn.

7.1 Data gofodol

Caiff data gofodol ei greu gan ddefnyddio meddalwedd System Gwybodaeth Ddaearyddol (GIS). Mae’n debygol y bydd System Gwybodaeth Ddaearyddol gan y rhan fwyaf o ddatblygwyr mawr, cwmnïau cyfleustodau, ymgynghorwyr cynllunio, awdurdodau lleol a chyrff tebyg eraill. Pan gaiff ei defnyddio’n briodol, gall leihau’r amser a gymerir i brosesu ceisiadau chwiliadau o’r map mynegai yn fawr.

Dim ond yn ychwanegol at, ac nid yn lle, y gofynion a nodir yn yr adrannau uchod y gellir cyflwyno data gofodol.

Mae ein gofynion ar gyfer data gofodol fel a ganlyn:

• dim ond fformatau ffeil ESRI (.shp), MapInfo (.MID/.MIF) a TMF a dderbynnir gennym
• rhaid dal polygonau yn erbyn mapio graddfa fawr yr Arolwg Ordnans
• rhaid defnyddio system gyfeirio cyfesurynnau Arolwg Ordnans Prydain Fawr 1936 Grid Cenedlaethol Prydain er mwyn i’r polygonau fod yn gydnaws â’n system fapio

Ar hyn o bryd, ni ellir cyflwyno data gofodol trwy’r porthol neu Business Gateway ond fel atodiad mewn ebost. Os oes data gofodol ar gael gennych y credwch y gallai gynorthwyo wrth brosesu’ch cais SIM, cysylltwch â ni.

8. Tystysgrif canlyniad

Ble bynnag y bo modd, byddwn yn cyhoeddi tystysgrif canlyniad y chwilio yn electronig. Bydd tystysgrif y canlyniad yn dangos a yw’r tir y chwiliwyd amdano wedi ei gofrestru, yn destun cais cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu neu’n destun cais i gofrestru rhybuddiad yn erbyn cofrestriad cyntaf sy’n aros i’w brosesu. Bydd yn datgan y rhifau teitl sy’n berthnasol a math a deiliadaeth y cofrestriadau a ddatgelwyd.

O dan ein polisi cadw, cedwir copi electronig o’r ffurflen gais gan Gofrestrfa Tir EF am 6 mis.

Ni fyddwn yn rhoi canlyniad SIM dros y ffôn, drwy neges ebost na ffacs o dan unrhyw amgylchiadau.

Dylech gyflwyno tystysgrif canlyniad y chwilio gydag unrhyw ohebiaeth neu gais cofrestriad cyntaf dilynol.

9. Cyhoeddi cynlluniau gyda chanlyniad chwiliad o’r map mynegai

Caiff y rhan fwyaf o ganlyniadau SIM eu cyhoeddi ar ffurf destunol heb gynllun. Gall Cofrestrfa Tir EF gyhoeddi cynllun o dan amgylchiadau lle y credir bod angen disgrifio’r ardal sy’n cael ei chwilio.

A3 ar raddfa o 1:250 yw’r maint mwyaf ar gyfer cynllun SIM. I ategu’r canlyniad testunol, cynigir gwasanaeth Illustrative Plans gennym. Mae’r gwasanaeth hwn yn darparu cynrychiolaeth ddarluniadol o sut y mae teitlau’n dod at ei gilydd gan ddefnyddio manylion diweddaraf yr Arolwg Ordnans. Nid yw’r gwasanaeth yn estyn y dystysgrif gwarant a roddir i ganlyniad SIM ond mae’n defnyddio’r canlyniad fel sail i egluro’r teitlau a ddatgelir. Os hoffech drafod ein gwasanaeth Illustrative Plans, cysylltwch â’n tîm Add Value yn Swyddfa Penbedw ar 0300 006 0478 neu trwy ebost.

Mae’r holl gynlluniau ddaw gyda chanlyniad chwiliad o’r map mynegai at ddibenion eglurhaol yn unig ac nid ydynt yn diffinio hyd a lled y tir mewn unrhyw deitl unigol. Unig ddiben eu paratoi yw dangos yr ardal y gwnaed y chwiliad swyddogol ohoni. Ni ddylid eu hailddefnyddio ar gais dilynol am gofrestriad. Os oes angen mapiau graddfa fawr yr Arolwg Ordnans arnoch, gellir prynu detholiadau o Ordnance Survey Mapping and Data Centre.

Ni ddarperir cynlluniau eglurhaol fel rhan o’r gwasanaeth statudol ac nid ydynt yn ddewis amgen i gopïau swyddogol.

Gallwch gael copi swyddogol o gynllun teitl a chofrestr ar gyfer gwybodaeth bellach am deitl cofrestredig, gan gynnwys ei faint a’i led. Mae gan gopïau swyddogol o gynlluniau teitl y nodyn canlynol am derfynau cyffredinol:

Mae’r cynllun teitl hwn yn dangos safle cyffredinol, nid union linell, y terfynau. Gall fod gwyriadau yn y raddfa. Mae’n bosibl na fydd mesuriadau wedi eu graddio o’r cynllun hwn yn cyfateb â mesuriadau rhwng yr un pwyntiau ar y llawr’.

Gweler Your property boundaries.

Mae cyfarwyddyd ymarfer 11: archwiliad a cheisiadau am gopïau swyddogol yn egluro sut i gael copïau swyddogol o gofrestri a chynlluniau teitl.

10. Gohebiaeth am broblemau terfynau neu deitlau

Gwasanaeth wedi ei ddarparu’n bennaf i alluogi darpar brynwr weld a oes teitl cofrestredig yn bodoli neu beidio ar gyfer eiddo fel bo modd cwblhau trafodiad yn gyflym ac effeithiol yw cyfundrefn gyhoeddi tystysgrifau chwiliad swyddogol o’r map mynegai. Er mwyn i’r gwasanaeth weithredu’n effeithlon, mae’n bwysig sicrhau bod gohebiaeth neu ymholiadau’n ymwneud â thir cofrestredig yn cael eu cyflwyno ar wahân i unrhyw gais am chwiliad o’r map mynegai.

Dylech wneud gohebiaeth ar wahân ar gyfer ymholiadau’n ymwneud â therfynau neu deitl i dir ar ôl gwneud chwiliad swyddogol o’r map mynegai.

11. Ceisiadau mawr neu gymhleth

Lle bo chwiliadau’n effeithio ar ardal fawr neu ardal o gofrestriadau cymhleth, byddai’n ddefnyddiol pe byddech yn cysylltu â Chofrestrfa Tir EF. Dylech wneud hyn cyn cyflwyno’r chwiliadau fel y gallwn wneud trefniadau i drafod eich gofynion a’n trefnau a’n gwasanaethau gyda chi. Gall hyn fod yn fuddiol i’r ddwy ochr.

12. Cyfeiriad swyddfa Cofrestrfa Tir EF lle y dylid anfon cais

I ganfod ble i anfon eich cais wedi ei gwblhau, gweler Cyfeiriad Cofrestrfa Tir EF ar gyfer ceisiadau.

Os oes gennych bryder arbennig nad yw wedi cael sylw yn y cyfarwyddyd hwn, cysylltwch â Chofrestrfa Tir EF cyn unrhyw chwiliad. Os yw’r broblem yn arbennig o gymhleth, gall fod yn well i chi wneud eich ymholiad yn ysgrifenedig i swyddfa Cofrestrfa Tir EF a fydd yn prosesu eich cais.

13. Pethau i’w cofio

Cyn anfon eich cais atom, gwnewch yn siwr eich bod wedi:

• defnyddio’r ffurflen gywir
• rhoi disgrifiad mor llawn ag y bo modd o’r eiddo, gan gynnwys y cod post
• amgáu cynllun, os oes angen un, yn dangos union faint yr eiddo trwy liwio/amlinellu addas
• gwneud eich cynllun ar raddfa ac ar sail map yr Arolwg Ordnans
• rhoi rhif y llawr lle y mae’r chwilio ar gyfer fflat neu fflat deulawr
• rhoi enw’r ystad a rhif y llain lle rydych yn chwilio ar gyfer eiddo mewn datblygiad newydd
• edrych i weld i ba un o swyddfeydd Cofrestrfa Tir EF y dylid anfon eich cais

Sylwer, efallai na fydd Cofrestrfa Tir EF yn gallu prosesu ceisiadau sy’n anghyflawn neu’n ddiffygiol.

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.