Cyfarwyddyd

Sut i gofrestru eich elusen (CC21b)

Sut i gofrestru eich elusen pan fydd wedi'i sefydlu, beth sydd ei angen arnoch cyn dechrau eich cais a beth sy'n digwydd ar ôl i chi wneud cais.

Pryd i wneud cais i gofrestru eich elusen

Fel arfer, mae’n rhaid i chi gofrestru gyda’r Comisiwn Elusennau os yw’ch elusen wedi’i lleoli yng Nghymru neu Loegr ac mae ganddi incwm o fwy na £5,000 y flwyddyn. Bydd y comisiwn yn gweithredu i sicrhau cydymffurfiaeth os yw’n canfod elusen sydd heb gofrestru ond a ddylai fod wedi cofrestru.

Os yw’ch elusen yn sefydliad corfforedig elusennol (SCE) mae’n rhaid iddi gofrestru, beth bynnag fo’i hincwm.

Gwnewch gais i gofrestru’ch eich elusen dim ond pan fydd wedi’i sefydlu. Mae hyn yn golygu eich bod chi wedi:

Cwblhau’r ffurflen gais ar-lein

Gwnewch gais i’r comisiwn drwy ddefnyddio ei ffurflen gais ar-lein. Pan fyddwch wedi dechrau, cewch gyfeirnod sy’n cynnig modd i chi gadw’r ffurflen a dychwelyd ati unrhyw bryd o fewn 3 mis o’i chychwyn.

Gwyliwch diwtorial fideo’r comisiwn sy’n esbonio’r broses o wneud cais i gofrestru elusen.

video tutorial

Elusennau nad oes rhaid iddynt gofrestru

Elusennau anghorfforedig bach

Os yw’ch elusen wedi’i lleoli yng Nghymru a Lloegr ac nid yw’n SCE, nid oes rhaid i chi wneud cais i’w chofrestru os yw ei hincwm blynyddol yn llai na £5,000. Ond gallwch chi barhau i wneud cais i Gyllid a Thollau EM i gael eich cydnabod fel elusen a chael gostyngiadau treth elusennau a hawlio cymorth rhodd.

Gallwch wneud cais i’r comisiwn i gofrestru’r math hwn o elusen yn wirfoddol ond bydd y comisiwn yn ystyried ceisiadau mewn amgylchiadau eithriadol yn unig. Er enghraifft, os gallwch chi brofi bod eich elusen wedi cael cynnig arian sylweddol ond mae’n rhaid iddi ddarparu rhif elusen gofrestredig cyn y gall dderbyn yr arian.

Elusennau sydd ‘wedi’u heithrio’

Nid oes rhaid i rai elusennau gofrestru gyda’r comisiwn os yw eu hincwm o dan drothwy arbennig (£100,000 y flwyddyn ar hyn o bryd). Mae’r ‘elusennau sydd wedi’u heithrio’ hyn yn cynnwys:

  • eglwysi a chapeli rhai enwadau Cristnogol (a chronfeydd sy’n gysylltiedig â nhw)
  • cronfeydd elusennol y lluoedd arfog
  • grwpiau Sgowtiaid a Geidiaid

Os yw’ch elusen yn gangen leol o elusen fwy mae’n bosib na fydd rhaid iddi gofrestru oni bai ei bod yn annibynnol (er enghraifft, mae’n rheoli ei chronfeydd ei hun). Gofynnwch i’ch rhiant sefydliad i weld a oes angen i chi gofrestru.

Darllenwch ganllaw’r comisiwn Elusennau sydd wedi’u heithrio i gael rhagor o wybodaeth.

Elusennau eraill nad ydynt yn gallu cofrestru

Ni all y comisiwn gofrestru elusennau sydd heb eu lleoli yng Nghymru a Lloegr - mae eu rheoleiddwyr elusen eu hunain gan yr Alban a Gogledd Iwerddon.

Ni all rhai elusennau gofrestru gyda’r comisiwn oherwydd eu bod wedi’u rheoleiddio gan sefydliad gwahanol (maent wedi’u ‘hesgusodi’). Mae’r ‘elusennau wedi’u hesgusodi’ hyn yn cynnwys:

  • y rhan fwyaf o brifysgolion yn Lloegr
  • nifer o amgueddfeydd ac orielau cenedlaethol
  • rhai cyrff llywodraethu ysgolion neu ymddiriedolaethau academi

Sut i wneud cais i gofrestru eich elusen

Cyn dechrau, gwnewch yn siŵr eich bod chi’n wedi darllen canllawiau’r comisiwn ar sut i sefydlu elusen a sut i ysgrifennu dibenion eich elusen.

Darllenwch gwestiynau’r cais, gan gynnwys y nodiadau cyfarwyddyd, yn ofalus a’u hateb yn llawn.

Mae’n rhaid i’ch cais fodloni’r comisiwn bod:

  • sefydliad yn elusen a dylai gofrestru

  • ymddiriedolwyr yn deall eu rôl a’u cyfrifoldebau

Rydym yn wynebu galw mawr am wasanaethau cofrestru ar hyn o bryd a gall gymryd hyd at 45 diwrnod gwaith i ofyn i chi am ragor o wybodaeth neu eglurhad. Er enghraifft, oherwydd:

Bydd y comisiwn yn dychwelyd eich cais atoch i’w ailgyflwyno os yw’n aneglur neu’n anghyflawn.

Anfonwch eich cais ymhell ymlaen llaw os oes angen i chi gofrestru eich elusen erbyn dyddiad arbennig.

Dywedwch wrth y comisiwn am unrhyw amgylchiadau arbennig a allai effeithio ar eich cais - er enghraifft os oes angen sefydlu eich elusen ar frys, megis apêl trychineb, ond nid yw’r ymddiriedolwyr wedi cael amser i gwrdd a chytuno ar ei dogfen lywodraethol

Gwybodaeth am eich elusen

Bydd rhaid i chi ddarparu:

  • manylion prif fanc neu gymdeithas adeiladu eich elusen (codau didoli, rhifau cyfrif)
  • manylion cyswllt cyhoeddus eich elusen, gan gynnwys cyfeiriad post - fel arfer ni all fod yn gyfeiriad Blwch SP ac eithrio mewn amgylchiadau arbennig (e.e. ar gyfer ffoadur)
  • copi o ddogfen lywodraethol eich elusen fel ffeil PDF - sydd wedi cael ei lofnodi neu ei dystio fel y bo angen
  • os yw’ch elusen yn gwmni: copi o’r dystysgrif ymgorffori a memorandwm
  • prawf bod incwm eich elusen dros £5,000 (oni bai ei fod yn SCE) - gall hyn fod ei gyfrifon blynyddol diweddaraf, cyfriflen banc ddiweddar neu’n gynnig ffurfiol o gyllid gan gorff cyllido cydnabyddedig

Gwybodaeth am eich ymddiriedolwyr

Mae’n rhaid i bob ymddiriedolwr ddarllen a llofnodi ffurflen datganiad yr ymddiriedolwyr i gadarnhau y gallan nhw weithredu fel ymddiriedolwr y sefydliad a enwir ar y ffurflen datganiad. Ni all y comisiwn dderbyn llofnodion electronig.

Bydd y comisiwn yn gwirio bod pawb a enwir ar y cais fel ymddiriedolwyr yn gymwys.

Bydd rhaid i chi sganio hwn a’i anfon fel ffeil PDF. Mae angen y canlynol arnoch hefyd:

  • enw llawn pob ymddiriedolwr (caiff ei ddangos ar y gofrestr gyhoeddus o elusennau)
  • cyfeiriad llawn a chod post pob ymddiriedolwr (nid yw’n cael ei ddangos ar y gofrestr gyhoeddus o elusennau)
  • eu henwau blaenorol, dyddiadau geni a manylion cyswllt, gan gynnwys cyfeiriad e-bost os oes un ganddynt (nid yw’n cael eu dangos ar y gofrestr gyhoeddus o elusennau)
  • dweud a fydd unrhyw ymddiriedolwyr (neu bobl sy’n gysylltiedig â nhw) yn cael budd personol o’r elusen mewn unrhyw ffordd

Os yw’ch elusen yn gweithio gyda phobl sy’n agored i niwed (gan gynnwys plant), bydd rhaid i chi gadarnhau eich bod chi wedi darllen canllawiau’r comisiwn ar diogelu grwpiau agored i niwed gan gynnwys plant a llofnodi’r datganiad i gadarnhau bod yr ymddiriedolwyr wedi cynnal yr holl wiriadau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Drwy lofnodi’r ffurflen datganiad yr ymddiriedolwyr mae’r ymddiriedolwyr yn cadarnhau eu cyfrifoldeb i ddarparu gwybodaeth sy’n wir, yn gyflawn ac yn gywir a’u bod yn deall ei fod yn drosedd o dan adran 60 o Ddeddf Elusennau 2011 i wneud datganiad y gwyddys ei fod yn ffug neu’n gamarweiniol.

Cwblhau’r ffurflen gais ar-lein

Peidiwch â rhuthro’ch cais. Pan fyddwch wedi dechrau, fe gewch gyfeirnod sy’n cynnig modd i chi gadw’r ffurflen a dychwelyd ati unrhyw bryd o fewn 3 mis o’i chychwyn.

Beth sy’n digwydd ar ôl i chi wneud cais

Byddwch yn cael e-bost awtomatig i gadarnhau bod eich cais wedi cael ei dderbyn.

Bydd y comisiwn yn asesu’r wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi o fewn 48 awr er mwyn sicrhau:

  • ei bod hi’n ofynnol i’ch sefydliad gofrestru fel elusen - os nad yw’n ofynnol iddo gofrestru ni fydd y comisiwn yn ystyried eich cais, ac eithrio mewn amgylchiadau arbennig
  • rydych wedi ateb yr holl gwestiynau angenrheidiol yn llawn
  • rydych wedi darparu’r wybodaeth ffeithiol am yr elusen a’r ymddiriedolwyr i’w cofnodi ar y gofrestr elusennau
  • mae pob ymddiriedolwr yn gymwys i weithredu fel ymddiriedolwr, gan gynnwys cynnal gwiriadau gydag asiantaethau eraill

Os nad yw’ch cais yn darparu digon o wybodaeth i’r comisiwn benderfynu a yw’ch sefydliad yn elusen neu beidio, caiff ei ddychwelyd. Os yw hyn yn digwydd, gofynnir i chi ailgyflwyno’r cais.

Bydd y comisiwn yn gwneud penderfyniad yn seiliedig ar yr wybodaeth a ddarparwyd, ac unrhyw gyfraith berthnasol, er mwyn:

  • cofrestru eich sefydliad fel elusen
  • cofrestru eich sefydliad fel elusen ar yr amod bod yr ymddiriedolwyr yn cymryd rhai camau arbennig y gall y comisiwn eu dilyn i fyny ar ôl cofrestru
  • gwrthod eich cais ar y sail nad yw’ch sefydliad wedi’i ffurfio fel elusen

Os yw’ch cais yn llwyddiannus

Os yw’r comisiwn yn penderfynu bod eich sefydliad yn elusen a dylai gael ei gofrestru, bydd yn:

  • cofnodi eich elusen ar y gofrestr elusennau - dylai cofnod eich elusen ar y gofrestr gael ei weld ar y gofrestr gyhoeddus o fewn 48 awr i chi gael gwybod am y penderfyniad hwn
  • e-bostio eich rhif elusen i brif gyswllt eich elusen
  • e-bostio pob ymddiriedolwr rydych wedi rhoi cyfeiriad e-bost ar ei gyfer, rhestr o ganllawiau ar-lein sy’n berthnasol i’w rôl fel ymddiriedolwr

Os nad ydych wedi gwneud hynny eisoes, peidiwch ag anghofio cofrestru gyda Chyllid a Thollau EM i gael gostyngiadau treth.

Os yw’r comisiwn wedi cofrestru eich elusen ar yr amod bod ei hymddiriedolwyr yn cymryd rhai camau arbennig, gall:

  • fonitro gweithgareddau eich elusen ar ôl cofrestru
  • gofyn i chi am dystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr wedi cymryd y camau gofynnol

Gall y comisiwn gymryd camau rheoleiddio os nad yw’r ymddiriedolwyr wedi cymryd y camau gofynnol.

Os yw’ch cais yn aflwyddiannus

Bydd y comisiwn yn cadarnhau drwy lythyr y rhesymau pam y cafodd eich cais ei wrthod. Gallwch naill ai:

Published 21 Mai 2014
Last updated 2 Chwefror 2015 + show all updates
  1. Added translation
  2. Added translation
  3. First published.