Mae DBS yn gwirio canllawiau ar gyfer cyflogwyr, mudiadau gwirfoddol a thrydydd partïon
Canllawiau i gyflogwyr, sefydliadau gwirfoddol a thrydydd partïon ynglŷn â gwiriadau DBS, gan gynnwys sut i wneud cais, cofrestru gyda'r DBS a'r cod ymarfer.
Trosolwg
Os ydych chi’n unigolyn preifat sy’n cyflogi person hunangyflogedig neu’n gyflogai personol, gweler y canllawiau ar y dudalen Unigolion preifat sy’n cyflogi gweithwyr hunangyflogedig neu weithwyr personol GOV.UK.
Dylid ystyried bod unrhyw gyfeiriad at “weithiwr” o fewn y canllawiau hyn yn cynnwys gwirfoddolwyr ac unigolion sy’n ymwneud â gwaith di-dâl.
Mae cymhwysedd yr un peth p’un os ydych chi’n gwneud cais am rôl â thâl neu swydd gwirfoddolwr. Gellir dod o hyd i wybodaeth benodol ar gyfer gwirfoddolwyr yma: DBS check application process for volunteers - GOV.UK
Gall cyflogwr ofyn am wiriad DBS fel rhan o’u proses recriwtio (a elwid gynt yn wiriadau CRB). Mae’r gwiriadau hyn yn cael eu prosesu gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
Ar gyfer rhai rolau, bydd y gwiriad hefyd yn cynnwys gwybodaeth a gedwir ar y Rhestrau Gwaharddedig ar gyfer Plant ac Oedolion, ochr yn ochr ag unrhyw wybodaeth a gedwir gan heddluoedd lleol, sy’n cael ei hystyried yn berthnasol i’r swydd y mae wedi gwneud cais amdano.
Mae gwiriadau DBS yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio a thrwyddedu mwy diogel. Fodd bynnag, dim ond un rhan o ymarfer recriwtio yw gwiriad. Pan fydd gwiriad wedi’i brosesu gan DBS, cynhyrchir tystysgrif DBS a’i chyhoeddi i’r ymgeisydd.
Nid yw DBS yn gallu cael mynediad at gofnodion troseddol a gedwir dramor, felly efallai na fydd gwiriad DBS yn darparu golwg gyflawn ar gofnod troseddol ymgeisydd, os ydynt wedi byw y tu allan i’r DU.
Dylai cyflogwyr sicrhau bod ganddynt fynediad at yr holl wybodaeth sydd ar gael iddynt i wneud penderfyniadau recriwtio mwy diogel. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am sut i gael gwiriad cofnod troseddol ar gyfer ymgeiswyr tramor, neu’r rhai sydd wedi byw y tu allan i’r DU o’r blaen, ar wefan y Swyddfa Gartref.
Cymhwysedd i ofyn ‘cwestiwn eithriedig’
Mae mynediad at wiriadau DBS Safonol, Manwl, a Manwl gyda Rhestr(au) Gwaharddedig ar gael i gyflogwyr sydd â’r hawl yn ôl y gyfraith i ofyn i unigolyn ddatgelu ei hanes troseddol llawn, gan gynnwys euogfarnau wedi’u disbyddu (ac eithrio rhybuddiadau gwarchodedig ac euogfarnau a fydd yn cael eu hidlo o wiriad cofnod troseddol. Gelwir hyn yn ofyn ‘cwestiwn eithriedig’.
Mae cwestiwn eithriedig yn berthnasol pan fydd yr unigolyn yn gweithio mewn galwedigaethau penodol, ar gyfer trwyddedau penodol neu swyddi penodol. Mae’r rhain wedi’u cwmpasu gan Orchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) 1975. Mae gofyn am wiriad lefel uwch nag y mae’r ddeddfwriaeth yn ei ganiatáu yn anghyfreithlon a gallai fod yn groes i Ddeddf Diogelu Data 2018 a deddfwriaeth berthnasol arall.
Yr isafswm oedran y gellir gofyn i rywun wneud cais am wiriad cofnod troseddol yw 16 oed.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am bwy sy’n gymwys i gael gwiriad cofnod troseddol yn y canllawiau cymhwysedd DBS.
Y cod ymarfer
Mae’r cod ymarfer wedi’i gyhoeddi o dan adran 122(2) o Ddeddf yr Heddlu 1997. Rhaid i sefydliadau sy’n defnyddio’r gwasanaeth gwirio DBS gydymffurfio â’r cod ymarfer hwn. Mae yno i sicrhau bod sefydliadau’n ymwybodol o’u rhwymedigaethau, ac y bydd y wybodaeth a ryddhawyd yn cael ei defnyddio’n deg.
Mae’r cod hefyd yn sicrhau bod gwybodaeth sensitif a phersonol a ddatgelir gan DBS, yn cael ei thrin a’i storio’n briodol a dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol mae’n cael ei chadw.
Gellir dod o hyd i’r cod ymarfer ar gyfer personau cofrestredig a derbynwyr eraill gwybodaeth gwirio DBS ar GOV.UK.
Storio gwybodaeth ar gyfer gwybodaeth tystysgrif DBS
Mae storio gwybodaeth tystysgrif DBS yn gywir yn bwysig. Mae’r cod ymarfer yn ei gwneud yn ofynnol bod y wybodaeth a ddatgelwyd yn cael ei hystyried at y diben y cafodd ei chyrchu yn unig, a dylid ei dinistrio ar ôl i gyfnod addas fynd heibio - fel arfer dim mwy na 6 mis.
Rhaid i sefydliadau ddefnyddio unrhyw wybodaeth a ddatgelir ar dystysgrifau DBS yn deg. Mae mwy o wybodaeth am drin a storio gwybodaeth am dystysgrif DBS ar gael ar GOV.UK.
Rhaid i sefydliadau hefyd fodloni DBS eu bod yn cydymffurfio â’r cod ymarfer. Mae hyn yn golygu cydweithredu â cheisiadau gan DBS i gynnal gwiriadau sicrwydd, ac adrodd am amheuaeth o gamymddwyn sy’n ymwneud â’r cod ymarfer neu gamddefnyddio tystysgrifau DBS.
Os credwn nad yw’r cod ymarfer yn cael ei ddilyn, gallwn wrthod cyhoeddi tystysgrif DBS.
Hawliau ymgeiswyr
Fel arfer, nid oes gan ymgeisydd am swydd unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i ddatgelu euogfarnau wedi’u disbyddu. Os oes gan ymgeisydd euogfarn sydd wedi’i ddisbyddu, rhaid i’r cyflogwr drin yr ymgeisydd fel pe na bai’r euogfarn wedi digwydd. Mae gwrthod cyflogi person wedi’i adsefydlu ar sail euogfarn wedi’i ddisbyddu yn anghyfreithlon o dan Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr (ROA) 1974.
Mae rhai meysydd cyflogaeth wedi’u heithrio o dan Orchymyn ROA 1974 (Eithriadau) 1975, a gall cyflogwyr ofyn am euogfarnau sydd wedi’u disbyddu - gelwir hyn yn ofyn cwestiwn eithriedig. Wrth ateb, byddai gan yr ymgeisydd ddyletswydd gyfreithiol i ddatgelu euogfarnau wedi’u dibsyddu.
Mae’r cod ymarfer yn nodi mai dim ond yng nghyd-destun polisi ar recriwtio cyn-droseddwyr y dylid defnyddio gwybodaeth ar dystysgrif DBS. Mae hyn wedi’i gynllunio i amddiffyn ymgeiswyr rhag gwahaniaethu annheg, yn seiliedig ar euogfarnau blaenorol nad ydynt yn berthnasol. Rydym wedi creu rhai canllawiau i’w hystyried ar recriwtio cyn-droseddwyr i helpu i arwain sefydliadau i greu eu polisïau eu hunain.
Yr isafswm oedran y gellir gofyn i rywun wneud cais am wiriad DBS yw 16 oed.
Proses trawsryweddol ar gyfer gwiriadau DBS
Mae DBS yn cynnig proses wirio gyfrinachol ar gyfer ymgeiswyr trawsryweddol.
Mae’r broses hon ar gyfer ymgeiswyr trawsryweddol nad ydynt am ddatgelu manylion eu hunaniaeth flaenorol i’r person a ofynnodd iddynt lenwi ffurflen gais am wiriad DBS.
I gael rhagor o wybodaeth am y broses ymgeisio trawsryweddol, ffoniwch 0300 131 2784, e-bostiwch sensitive@dbs.gov.uk neu gweler Canllawiau Ceisiadau Trawsryweddol y DBS.
Cofrestru fel sefydliad gyda DBS
Gall sefydliadau naill ai gofrestru gyda DBS os ydynt yn cyflwyno mwy na 100 o geisiadau gwirio y flwyddyn, neu gallant ddefnyddio sefydliad sy’n cynnig gwasanaethau corff ymbarél i wneud cais am wiriadau DBS.
Er mwyn bodloni’r amodau cofrestru mae’n rhaid i chi:
-
cyflwyno mwy na 100 o geisiadau gwiriad DBS cymwys y flwyddyn
-
bod â’r hawl i ofyn cwestiynau eithriedig o dan Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr 1974
-
cydymffurfio â cod ymarfer y DBS
-
talu’r ffioedd priodol mewn perthynas â cheisiadau am wiriadau DBS, yn ogystal â chofrestru’r sefydliad a’r cyd-lofnodwyr
Rhaid i chi hefyd ddarparu gwybodaeth benodol a chyfredol i’r DBS er mwyn caniatáu cofrestru. Mae hyn yn cynnwys:
-
statws sefydliad
-
cyd-lofnodwyr arfaethedig a phrif gyd-lofnodwr
-
natur eich busnes
-
y swyddi cyflogaeth rydych chi’n bwriadu cyflwyno’r gwiriadau amdanynt
-
sut rydych chi’n bwriadu bodloni’r trothwy o 100 o geisiadau y flwyddyn
Gellir dod o hyd i fanylion Polisi Cydymffurfio RBS ar GOV.UK.
Cost cofrestru
Mae cofrestru’n costio £300, gyda chost o £5 i bob cyd-lofnodwr i’w gofrestru.
Codir eich ffi gofrestru ar ôl i’r DBS asesu eich dogfennaeth gofrestru, cynnal gwiriadau cyn-gofrestru a’ch gwahodd i gofrestru.
Ffoniwch ein tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid ar 03000 200 190 i ofyn am holiadur cyn-gofrestru a phecyn gwybodaeth.
Defnyddio’r gwasanaeth e-swmp
Os ydych wedi cofrestru’n uniongyrchol gyda’r DBS, a’ch bod yn cyflwyno o leiaf 1,500 o geisiadau y flwyddyn, efallai y byddwch yn gallu defnyddio’r system ymgeisio e-swmp electronig.
Gellir dod o hyd i fwy am y gwasanaeth e-swmp ar GOV.UK.
Newid eich manylion cofrestru
Rhaid i bob Corff Cofrestredig roi gwybod i’r DBS am unrhyw newidiadau i’w manylion cofrestru, gan gynnwys y canlynol:
-
nid yw’ch sefydliad bellach yn dymuno cael ei gofrestru gyda’r DBS
-
mae eich sefydliad yn dymuno dod, neu beidio â bod, yn gorff ymbarél .
-
mae eich prif gyd-lofnodwr yn gadael (neu eisoes wedi gadael) ac mae angen iddo gael ei ddisodli gan berson arall
-
mae cyd-lofnodwr/lofnodwyr yn gadael neu ddim yn cyflawni’r rôl hon mwyach
-
mae eich sefydliad yn newid ei enw a/neu gyfeiriad
-
mae cyd-lofnodwr yn newid ei enw, ei lofnod a/neu ei gyfeiriad
-
mae’r prif gyd-lofnodwr yn newid ei enw, ei lofnod a/neu gyfeiriad
Gall methu â chadw’ch manylion yn gyfredol arwain at oedi i’r gwasanaeth rydyn ni’n ei ddarparu.
Dylech roi gwybod i’r DBS yn ysgrifenedig, ar bapur â phennawd y cwmni, a darparu’r wybodaeth ganlynol:
-
rhif corff cofrestredig
-
rhif eich (prif) gyd-lofnodwr a’i lofnod
-
manylion y newid(iadau) - megis enw/cyfeiriad blaenorol a newydd y corff cofrestredig, dyddiad effeithiol y newid, ac enw a rhif(au) cofrestru’r cyd-lofnodwyr yr effeithir arnynt
Os nad yw’r prif lofnodwr neu’r cyd-lofnodwr ar gael, gellir derbyn llythyr gan gyfarwyddwr neu gyfwerth.
Anfonwch eich llythyr at:
Gwasanaethau Cwsmeriaid DBS
Blwch Post 3961
Royal Wootton Bassett
SN4 4HF
Cyd-lofnodwyr
Mae gan gyd-lofnodwyr rôl bwysig yn y broses wirio DBS.
Mae cyd-lofnodwr yn berson o fewn Corff Cofrestredig sydd wedi’i gofrestru gyda’r DBS i gyd-lofnodi ceisiadau, gan wneud datganiad bod y swydd yn gymwys ar gyfer y gwiriad DBS y gofynnwyd amdano.
Mae canllawiau ar gael i’ch helpu cwblhau’r ffurflen gais cyd-lofnodwr.
Mae prif gyd-lofnodwr yn uwch ffigwr o fewn Corff Cofrestredig a fydd yn goruchwylio’r broses DBS o fewn eu sefydliad.
Mae canllawiau ar gael i’ch helpu llenwi’r ffurflen gais cyd-lofnodwr arweiniol.
Yr isafswm oedran y gall rhywun wneud cais i ddod yn wrth-lofnodwr yw 18 oed.
Defnyddio gwasanaethau corff ymbarél i gyflwyno gwiriadau DBS
Mae corff ymbarél yn Gorff Cofrestredig sy’n rhoi mynediad i wiriadau DBS i sefydliadau eraill nad ydynt wedi’u cofrestru.
Os oes gan eich sefydliad ofyniad i gynnal llai na 100 o wiriadau y flwyddyn, dylech ddefnyddio gwasanaethau corff ymbarél. Rhaid i’ch sefydliad hefyd fod yn gymwys i ofyn y cwestiwn wedi’i eithrio.
Os ydych eisoes yn Gorff Cofrestredig ac yn dymuno cynnig gwasanaeth ymbarél ychwanegol, dylech e-bostio customerservices@dbs.gov.uk.
Dilysu hunaniaeth ar gyfer gwiriadau DBS
Pan fydd unigolyn yn gwneud cais am DBS, gwiriwch ei rhaid gwirio hunaniaeth gan y Corff Cofrestredig.
Rhaid i gyrff cofrestredig ddilyn proses wirio hunaniaeth 3 llwybr DBS i ddilysu’r enw, dyddiad geni a chyfeiriad a ddarperir gan yr ymgeisydd yn adrannau ‘a’ a ‘b’ o’r ffurflen gais.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth yn y canllawiau gwirio hunaniaeth DBS.
Methu â dilysu hunaniaeth ymgeisydd
Os nad yw hunaniaeth yr ymgeisydd wedi’i ddilysu gan y broses 3 llwybr, dylai’r cyd-lofnodwr nodi’r blwch ‘na’ yn y cwestiwn ‘w59’ ar y ffurflen gais a dychwelyd y ffurflen i’r DBS. Efallai y gofynnir i chi adolygu’r penderfyniad hwn gan y DBS cyn y gall y cais fynd ymlaen, a allai oedi’r broses gyffredinol.
Gofynnir i ymgeiswyr nad ydynt yn gallu darparu’r dogfennau angenrheidiol fynd i nodi eu holion bysedd yn eu gorsaf heddlu leol. Mae hyn yn debygol o achosi oedi i’r broses ymgeisio gyffredinol.
Delio gydag anghysondebau ar y ffurflen gais
Os oes unrhyw anghysondebau rhwng y wybodaeth ar y ffurflen a’r dogfennau adnabod a ddarperir, ac nad oes amheuaeth o dwyll, dylech ofyn am eglurhad gan yr ymgeisydd.
Peidiwch â cheisio diwygio’r ffurflen gais heb wybodaeth a chytundeb yr ymgeisydd, gan y bydd yn annilysu’r datganiad gan yr ymgeisydd yn adran ‘e’ o’r ffurflen a gall dorri deddfwriaeth diogelu data.
Os ydych chi’n amau eich bod wedi cael hunaniaeth neu ddogfennau ffug, peidiwch â bwrw ymlaen â’r broses ymgeisio. Dylech roi gwybod am dwyll hunaniaeth a amheuir ar wefan Action Fraud.
Mathau o wiriadau DBS a sut i wneud cais
Mathau o wiriadau DBS
Gwiriad sylfaenol - £21.50
Gellir defnyddio’r gwiriad sylfaenol ar gyfer unrhyw swydd neu bwrpas. Bydd tystysgrif sylfaenol yn cynnwys manylion euogfarnau a rhybuddiadau gan Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) yr ystyrir eu bod heb eu disbyddu o dan delerau Deddf Adsefydlu Troseddwyr (ROA) 1974.
Gwiriad safonol - £21.50
Mae’r gwiriad safonol ar gael ar gyfer dyletswyddau, swyddi a thrwyddedau sydd wedi’u cynnwys yng Ngorchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr (ROA) 1974 (Eithriadau) 1975, er enghraifft, swyddogion llys, cyflogaeth mewn carchar, a thrwyddedau’r Awdurdod Diwydiant Diogelwch (SIA).
Mae tystysgrif lefel safonol yn cynnwys manylion yr holl euogfarnau sydd wedi’u disbyddu a heb eu disbyddu a rhybuddiadau oedolion o Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) nad ydynt wedi’u hidlo yn unol â deddfwriaeth.
Gwiriad manwl - £49.50
Mae’r gwiriad manwl ar gael ar gyfer dyletswyddau, swyddi a thrwyddedau penodol a gynhwysir yn rheoliadau Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Gorchymyn Eithriadau 1975) a Deddf yr Heddlu 1997 (Cofnodion Troseddol), er enghraifft, gofalu am blant, hyfforddi, goruchwylio neu fod yn gyfrifol amdanynt yn rheolaidd, gweithgareddau penodedig gydag oedolion sy’n derbyn gwasanaethau gofal iechyd neu ofal cymdeithasol ac ymgeiswyr am drwyddedau hapchwarae a loteri.
Mae tystysgrif manwl yn cynnwys yr un wybodaeth PNC â’r dystysgrif lefel safonol ond mae hefyd yn cynnwys gwiriad o wybodaeth a gedwir gan heddluoedd.
Manwl gyda gwiriad Rhestr(au) Gwahardd - £49.50
Mae’r gwiriad Manwl gyda Rhestr(au) Gwaharddedig ar gael ar gyfer yr unigolion hynny sy’n cyflawni gweithgaredd rheoledig a nifer fach o swyddi a restrir yn rheoliadau Deddf yr Heddlu 1997 (Cofnodion Troseddol), er enghraifft, darpar rieni mabwysiadol a thrwyddedau tacsi a cherbydau llogi preifat (PHV).
Mae tystysgrif Manwl gyda gwiriad Rhestrau) Gwahardd yn cynnwys yr un wybodaeth PNC a gwiriad o wybodaeth a gedwir gan heddluoedd â gwiriad lefel manwl ond yn ychwanegol bydd yn gwirio yn erbyn y Rhestrau Gwahardd Plant a/neu Oedolion.
Os yw’ch cais yn cynnwys cais i wirio’r Rhestr Waharddedig, mae gan DBS ddyletswydd statudol i ystyried unrhyw wybodaeth sy’n awgrymu y gallech beri risg o niwed. Byddwn yn ysgrifennu atoch os ydych chi’n cael eich effeithio.
Gwiriad DBS Adult First - £6
Mae DBS Adult First yn wasanaeth sydd ar gael i sefydliadau a all ofyn am wiriad o Restr Oedolion Gwaharddedig DBS. Yn dibynnu ar y canlyniad, gellir caniatáu i berson ddechrau gwaith, o dan oruchwyliaeth, gydag oedolion agored i niwed cyn i dystysgrif DBS gael ei chyflwyno.
Mae’r ceisiadau yn cynnwys meini prawf llym:
-
rhaid i’r swydd ofyn am wiriad cofnod troseddol yn ôl y gyfraith
-
rhaid i’r swydd fod yn gymwys i gael mynediad i Restr Oedolion Gwaharddedig DBS
-
rhaid i’r sefydliad fod wedi gofyn am wiriad Rhestr Oedolion Gwaharddedig DBS ar ffurflen gais DBS
Bydd ymateb y DBS i gais am wiriad adult first yn cynnwys un o’r ymatebion canlynol a bydd yn nodi’n glir mai dim ond rhan gyntaf y broses ymgeisio am wiriad cofnodion troseddol y mae’n ffurfio ac y bydd rhagor o wybodaeth yn dilyn:
-
opsiwn 1: ‘Rhaid i Gorff Cofrestredig aros am y dystysgrif DBS’
-
opsiwn 2: ‘does dim cyfatebiaeth i’r person hwn ar y Rhestr Oedolion Gwaharddedig gyfredol’
Os yw’r gwiriad Adult First yn nodi bod yn rhaid i’r Corff Cofrestredig aros am y dystysgrif DBS, efallai bod y manylion a ddarperir wedi nodi cyfatebiaeth ar Restr Oedolion Gwaharddedig DBS. Fodd bynnag, mae angen ymchwiliad pellach i gadarnhau hyn a dylech aros am y dystysgrif. Fel arall, bydd y gwiriad yn nodi nad oes unrhyw gyfatebiaeth yn bodoli i’r unigolyn ar y Rhestr Oedolion Gwaharddedig.
Sut i wneud cais am wiriad DBS
Gallwch ddefnyddio’r canllaw i drefnu gwiriadau fel cyflogwr os hoffech chi drosolwg cyflym o’r broses hon.
Gwiriadau Safonol neu Fanwl
Fel cyflogwr neu Gorff Cofrestredig, rydych chi’n darparu ffurflen gais DBS i’r ymgeisydd i’w chwblhau a’i dychwelyd atoch.
Gall Cyrff Cofrestredig archebu ffurflenni newydd drwy ein gwasanaeth olrhain ar-lein neu drwy ein ffonio ar 03000 200 190.
Rhaid i chi wneud yn siŵr bod y ffurflen gais wedi’i chwblhau’n llawn a bod yr wybodaeth yn gywir. Mae angen i chi hefyd gadarnhau hunaniaeth yr ymgeisydd a gwirio tystiolaeth o’u henw, dyddiad geni a chyfeiriad cyfredol.
Mae canllawiau ar gael ar lenwi’r ffurflen isod.
Gwiriadau sylfaenol
Os oes angen gwiriad Sylfaenol, gall y cyflogwr ofyn i’r unigolyn wneud cais yn uniongyrchol i DBS (os ydynt yn gweithio yng Nghymru neu Loegr) neu Disclosure Scotland (os ydynt yn gweithio yn yr Alban).
Fel arall, gall y cyflogwr gynnal y gwiriad trwy Sefydliad Cyfrifol, os oes ganddynt ganiatâd yr ymgeisydd.
Dalennau parhad
Lle bo’n bosibl, dylai’r cyd-lofnodwyr gofnodi’r wybodaeth sy’n ofynnol yn y blychau perthnasol a ddarperir ar y ffurflen gais yn unig. Os nad yw hyn yn bosibl, dylai cyd-lofnodwyr gyflwyno dalen barhad DBS ynghyd â’r ffurflen gais.
Ble i anfon y ffurflen wedi’i chwblhau
Ar ôl i chi lofnodi a dyddio’r ffurflen gais, dylech anfon y cais at:
Ceisiadau DBS
Blwch Post 3961
Royal Wootton Bassett
SN4 4HF
Osgoi camgymeriadau cyffredin ar ffurflen gais DBS
Gellir dod o hyd i restr o’r gwallau cyffredin diweddaraf a wnaed ar ffurflen gais DBS, a chanllawiau ar gyfer ymgeiswyr a chyd-lofnodwyr, yma.
Ceisiadau gwirfoddolwyr
Diffinnir diffiniad DBS o wirfoddolwr yn Rheoliadau Deddf yr Heddlu 1997 (cofnodion troseddol) 2002 fel:
“Unrhyw berson sy’n cymryd rhan mewn gweithgaredd sy’n cynnwys treulio amser, heb dâl (ac eithrio teithio a threuliau parod eraill cymeradwy), yn gwneud rhywbeth sy’n anelu at fudd i drydydd parti ac nid perthynas agos.”
Er mwyn bod yn gymwys ar gyfer gwiriad cofnod troseddol am ddim, rhaid i’r ymgeisydd beidio â:
-
elwa yn uniongyrchol o’r swydd y mae’r cais DBS yn cael ei gyflwyno ar ei chyfer
-
derbyn unrhyw daliad (ac eithrio teithio a threuliau parod eraill cymeradwy)
-
bod ar leoliad gwaith
-
bod ar gwrs sy’n gofyn iddynt wneud y rôl swydd hon
-
bod mewn swydd dan hyfforddiant a fydd yn arwain at rôl/cymhwyster amser llawn
Mae’n nodi ar ffurflen gais DBS ‘Trwy roi croes yn y blwch ydy (yn adran 68) rydych chi’n cadarnhau bod y swydd yn bodloni’r diffiniad DBS ar gyfer cais gwirfoddolwr am ddim. Sylwch y gall DBS adennill y ffi ymgeisio os yw blwch 68 wedi’i farcio mewn camgymeriad a gallai hyn arwain at ganslo eich cofrestriad DBS’.
Dim ond ceisiadau gwirfoddolwyr Safonol neu Fanwl sy’n rhad ac am ddim.
Darllenwch drwy’r enghreifftiau yn y tabl isod sy’n dangos gwallau cyffredin gan wirfoddolwyr.
Enghreifftiau o rolau gwirfoddolwyr cymwys ac anghymwys
| Swydd y ceisir amdani | Statws gwirfoddolwr DBS | Rhesymu |
| Rhieni sy’n gynorthwywyr mewn ysgolion | Cymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn gwbl wirfoddol, yn ddi-dâl ac wedi’i anelu’n bennaf at ddarparu gwasanaeth i drydydd parti |
| Sgowt/Geid | Cymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn gwbl wirfoddol, yn ddi-dâl ac wedi’i anelu’n bennaf at ddarparu gwasanaeth i drydydd parti |
| Rhieni mabwysiadol ac aelodau eraill o’r aelwyd dros 18 oed | Cymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn gwbl wirfoddol, yn ddi-dâl ac wedi’i anelu’n bennaf at ddarparu gwasanaeth i drydydd parti |
| Gofalwyr maeth ac aelodau o’r un aelwyd dros 18 oed | Anghymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn gwbl wirfoddol ond mae gofalwyr maeth fel arfer yn derbyn taliadau am y gweithgareddau hyn felly ystyrir nad oes gan ofalwyr maeth nac aelodau eraill o’r aelwyd hawl i wiriadau am ddim |
| Unigolion sy’n gweithio dramor ar brosiectau gwirfoddoli | Anghymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn gwbl wirfoddol ac wedi’i anelu’n bennaf at ddarparu gwasanaeth i drydydd parti, ond mae’r personau hyn fel arfer yn derbyn taliad cyflog lleol a thaliadau cyfandaliad uwchlaw a thu hwnt i’r hyn y gellid ei ddisgrifio fel ‘teithio a threuliau parod eraill cymeradwy’. Os na dderbynnir cyflog neu gyfandaliad, yna maent yn gymwys i gael gwiriad cofnod troseddol am ddim |
| Myfyriwr meddygol/addysgu/gwaith cymdeithasol ar leoliad gwaith, fel rhan o hyfforddiant | Anghymwys | Mae’r gweithgaredd hwn yn ofyniad cwrs gorfodol, fel arfer yn cael ei dalu ac fe’i wneir yn bennaf er budd y myfyriwr |
Os oes angen arweiniad pellach arnoch, anfonwch e-bost at customerservices@dbs.gov.uk.
Camau yn y broses wirio DBS
Camau yn y broses wirio DBS
Mae’r broses ar gyfer gwiriad Sylfaenol yn amrywio i’r camau a nodir isod, gan nad yw camau 3 a 4 yn berthnasol.
Cam 1 - ffurflen gais wedi’i derbyn a’i dilysu
Mae’r ffurflen gais yn cael ei gwirio am wallau neu hepgoriadau. Mae’r ffurflen naill ai’n cael ei sganio ar y system DBS neu ei dychwelyd i’w chywiro i’r cyd-lofnodwr o fewn 24 awr ar ôl ei derbyn.
Cam 2 - Chwiliwyd Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC)
Mae data allweddol o’r ffurflen gais yn cael ei gymharu â manylion gan Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) i chwilio am unrhyw gydweddiadau.
Cam 3 - Rhestrau Gwaharddedig ar gyfer Plant ac Oedolion wedi’u chwilio (lle bo’n berthnasol)
Mae data allweddol o’r ffurflen gais yn cael ei gymharu â rhestrau gwahardd i chwilio am unrhyw gydweddiadau.
Cam 4 - Cofnodion a gedwir gan yr heddlu wedi’u chwilio
Mae gwiriadau manwl yn cael eu hanfon trwy ddulliau diogel, electronig i’r heddlu ar gyfer gwiriad ychwanegol o gofnodion cyn i’r wybodaeth gael ei hanfon yn ôl i’r DBS. Gall eich manylion fod yr un fath â, neu’n debyg i fanylion a gedwir mewn unrhyw heddlu ledled y wlad. Er mwyn sicrhau nad yw cydweddiadau posibl yn cael eu colli, bydd yr heddluoedd hynny yn gwirio’r manylion yn erbyn eu gwybodaeth.
Rydym hefyd wedi cyhoeddi taflen ffeithiau sy’n edrych ar gam 4 yn fanylach, ac yn archwilio’r rôl y mae’r heddlu yn ei chwarae yn y broses wirio DBS.
Cam 5 - Tystysgrif DBS wedi’i hargraffu
Mae’r holl wybodaeth sydd i’w datgelu yn cael ei hargraffu o dan weithdrefnau diogel iawn a’i phostio i’r ymgeisydd. Yna bydd angen i’r ymgeisydd ddangos ei dystysgrif DBS i’r cyflogwr a ofynnodd am y gwiriad cofnod troseddol.
Sut i olrhain cais DBS
Olrhain cymwysiadau safonol neu fanwl
Mae DBS yn darparu gwasanaeth olrhain ar-lein am ddim sy’n eich galluogi i olrhain cynnydd y naill neu’r llall o’r mathau safonol neu fanwl hyn o gymwysiadau:
Byddwch yn gallu gweld:
-
pa gam y mae’r cais wedi’i gyrraedd yn y broses wirio
-
os bu’n rhaid dychwelyd cais oherwydd gwallau
-
os yw canlyniadau’r gwiriad cofnod troseddol wedi’u hanfon
Olrhain ceisiadau unigol
Bydd arnoch angen:
-
ffurflen gais a gyflwynwyd i DBS
-
cyfeirnod ffurflen gais
-
dyddiad geni’r ymgeisydd
Olrhain ceisiadau lluosog
Bydd angen i chi ddarparu:
-
rhif corff cofrestredig
-
rhif cyd-lofnodwr
-
dyddiad geni’r cyd-lofnodwr
Olrhain ceisiadau sylfaenol
Gall y person sy’n cael gwiriad DBS (yr ymgeisydd), cyflogwyr a Sefydliadau Cyfrifol olrhain cynnydd gwiriadau sylfaenol drwy ddefnyddio’r gwasanaeth olrhain cyfrifon ar-lein DBS.
Nid oes angen iddynt greu cyfrif ond bydd angen rhif cyfeirnod y cais, cyfenw’r ymgeisydd a dyddiad geni.
Mae’r canllaw hwn yn darparu mwy o wybodaeth am olrhain cais gwirio sylfaenol.
Sut i dalu am wiriad DBS Sylfaenol
Mae DBS yn darparu 2 ffordd i ymgeiswyr dalu am eu cais sylfaenol.
Os yw’r ymgeisydd yn talu, gellir gwneud taliad ar ddiwedd y broses ymgeisio.
Os yw rhywun arall yn talu, er enghraifft cyflogwr, gellir gwneud taliad yn nes ymlaen, ond rhaid iddo fod o fewn 10 diwrnod.
Bydd yr ymgeisydd yn derbyn dolen talu trwy e-bost, y gellir ei anfon ymlaen at rywun arall i gwblhau’r taliad. Gellir defnyddio’r opsiwn hwn hefyd os yw’r ymgeisydd yn dymuno talu yn nes ymlaen.
Ni fydd y cais yn cael ei brosesu nes bod y taliad wedi’i gwblhau.
Archebu ffurflenni cais DBS gwag
Gall sefydliadau cofrestredig a chyd-lofnodwyr sy’n gallu cael mynediad i’r gwasanaeth olrhain ceisiadau lluosog archebu ffurflenni cais gwag ar-lein, gan ddefnyddio’r un manylion mewngofnodi.
Gallwch hefyd ffonio’r llinell gymorth DBS i archebu ffurflenni cais gwag.
Rhaid i chi fod wedi cofrestru gyda DBS i archebu ffurflenni cais gwag.
Amseroedd prosesu ar gyfer gwiriadau DBS
Mae pob cais yn wahanol a gall yr amser cwblhau amrywio gyda rhai gwiriadau yn cymryd mwy o amser, yn enwedig os ydynt ar lefel Manwl ac yn cael eu cyfeirio at yr heddlu ar gyfer gwiriadau yn erbyn data nad ydynt yn euogfarn.
Gallwch ddarganfod mwy am amseroedd prosesu ar ein tudalennau perfformiad.
Gwasanaeth Diweddaru
Gall unigolion ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru sy’n caniatáu iddynt ailddefnyddio eu tystysgrifau DBS wrth wneud cais am swyddi tebyg.
Mae’r Gwasanaeth Diweddaru ar gael ar gyfer gwiriadau Safonol a Manwl yn unig. Fedrwch chi ddim ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru gyda gwiriad Sylfaenol.
Er mwyn i unigolion danysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru, rhaid iddynt wneud hynny o fewn 30 diwrnod o’r pryd y cyhoeddir eu tystysgrif. Sylwer, os oes unigolyn yn gofyn am ailargraffu, mae’r ffenestr 30 diwrnod yn berthnasol o ddyddiad y dystysgrif wreiddiol ac nid y dyddiad ailargraffu.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y Gwasanaeth Diweddaru ar GOV.UK.
Er mwyn galluogi unigolion i ailddefnyddio eu tystysgrifau DBS yn y Gwasanaeth Diweddaru, rhaid i Gyrff Cofrestredig nawr gynnwys y gweithlu perthnasol yn llinell 1 a’r ‘Swydd yr Ymgeisir amdani’ yn llinell 2 o faes x61 ar y ffurflen gais.
Hidlo gwybodaeth a chanllawiau
Mae rhai troseddau hen a mân droseddau penodol yn cael eu tynnu o dystysgrifau cofnodion troseddol a gyhoeddwyd o 29 Mai 2013 – gelwir hyn yn hidlo.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y broses hidlo yn y canllawiau hidlo DBS.
Ymgeiswyr tramor
Gwirio trwy DBS
Ni all DBS gael mynediad at gofnodion troseddol a gedwir dramor, ond mae’n bosibl cyflwyno cais tra bod yr ymgeisydd dramor.
Mewn nifer fach o achosion, mae cofnodion troseddol tramor yn cael eu cadw ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) a byddai’r rhain yn cael eu datgelu fel rhan o wiriad cofnodion troseddol. Rhaid i chi wirio hunaniaeth ymgeisydd tramor o hyd.
Gan nad yw’r DBS yn gallu cael mynediad at gofnodion troseddol a gedwir dramor, efallai na fydd gwiriad cofnod troseddol yn darparu darlun cyflawn o gofnod troseddol unigolyn.
Am ragor o wybodaeth, gweler y canllawiau canlynol y Swyddfa Gartref:
Gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer ymgeiswyr tramor
Gwirio trwy lysgenadaethau
Os ydych chi’n recriwtio pobl o dramor ac yn dymuno gwirio eu cofnod troseddol tramor, dylech gysylltu â llysgenhadaeth neu Uchel Gomisiwn y wlad dan sylw.
Gallwch hefyd gysylltu â Chanolfan Ymateb y Swyddfa Dramor a’r Gymanwlad (FCO) ar 020 7008 1500.
Os oes angen cyfieithu’r gwiriad tramor, efallai y gall llysgenhadaeth y wlad dan sylw helpu.
Nid yw’r DBS yn ymwneud â phrosesu ceisiadau a wneir gan unigolion i awdurdodau tramor ac ni fydd yn gyfrifol am y cynnwys na’r amser a gymerir i wybodaeth gael ei dychwelyd.
Tystysgrifau o ymddygiad da
Dylech geisio cael tystysgrif ymddygiad da, ac unrhyw dystlythyrau eraill, gan ddarpar weithwyr tramor. Mae safon gwiriadau heddlu tramor yn amrywio. I gael rhagor o wybodaeth am safon benodol, dylech gysylltu â’r awdurdodau mewn gwlad benodol, neu eu llysgenhadaeth.
Nid yw’r DBS yn cynnig gwasanaeth cyfieithu, felly dylech chi (neu’r gweithiwr) gael cyfieithiad ardystiedig o’r dystysgrif ymddygiad da.
Gwirio hawl ymgeisydd i weithio yn y DU
Mae’r cyflogwr yn gyfrifol am sicrhau bod gan weithwyr yr hawl i weithio yn y DU. Nid yw’r DBS yn gwirio hyn.
Anghydfodau
Gall ymgeisydd godi anghydfod os yw’n credu bod camgymeriad wedi bod yn:
-
y cofnodion a ddarperir, fel gwybodaeth anghywir neu amherthnasol am euogfarnau
-
gwybodaeth bersonol, fel enw neu fanylion cyflogwr
Gall cyflogwr neu awdurdod trwyddedu hefyd apelio yn erbyn gwiriad DBS os ydynt wedi siarad â’r ymgeisydd yn gyntaf.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth ar y tudalen apeliadau ac anghydfodau DBS.
Hyd dilysrwydd gwiriad cofnod troseddol
Nid oes dyddiad dod i ben swyddogol ar gyfer gwiriad cofnod troseddol a gyhoeddwyd gan DBS.
Bydd unrhyw wybodaeth a ddatgelir ar dystysgrif DBS yn gywir ar yr adeg y cyhoeddwyd y dystysgrif. Dylech wirio’r ‘dyddiad cyhoeddi’ ar dystysgrif i benderfynu a ddylid gofyn am un newydd. Mewn rhai sectorau cyflogaeth, efallai y bydd angen gwiriad cofnod troseddol newydd o bryd i’w gilydd.
Efallai y bydd yn ofynnol i chi hefyd yn ôl y gyfraith gynnal gwiriad o’r newydd o Restrau Gwaharddedig Plant a/neu Oedolion DBS yn unol â chanllawiau sector-benodol.
Derbyn gwiriad DBS a gyhoeddwyd yn flaenorol
Penderfyniad y cyflogwyr yw penderfynu a ddylid derbyn gwiriad DBS a gyhoeddwyd yn flaenorol.
Os nad yw’r ymgeisydd wedi ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru, dylech ystyried y canlynol cyn gwneud penderfyniad:
-
efallai y bydd cofnod troseddol yr ymgeisydd neu wybodaeth berthnasol arall wedi newid ers ei gyhoeddi
-
efallai na fydd lefel y gwiriad hwnnw’n iawn ar gyfer y swydd rydych chi’n recriwtio ar ei chyfer
-
bydd angen i chi wirio bod y swydd a’r gweithlu am y cais gwreiddiol yn gywir ar gyfer y rôl rydych chi’n recriwtio ar ei chyfer (bydd unrhyw dystysgrif wreiddiol a gyhoeddwyd o fis Mehefin 2013 yn dangos i’r gweithlu ‘plentyn’ neu ‘oedolyn’, ‘plentyn ac oedolyn’ neu ‘arall’)
-
mae’r heddlu yn datgelu gwybodaeth am dystysgrif DBS Manwl yn seiliedig ar weithlu plant neu oedolion, y gwnaeth y gwiriad cofnod troseddol gais amdano yn wreiddiol
-
mae’r heddlu yn datgelu gwybodaeth am dystysgrif DBS Manwl a gyflwynwyd ar gyfer gweithlu ‘arall’, mewn perthynas â’r swydd y gwnaed cais am y gwiriad cofnodion troseddol amdano yn wreiddiol
-
roedd y wybodaeth a ddatgelwyd yn seiliedig ar hunaniaeth yr ymgeisydd, a gafodd ei ddilysu gan Gorff Cofrestredig arall
-
bod manylion hunaniaeth ar y dystysgrif yn cyfateb i fanylion yr ymgeisydd
Gallwch fynd i’n tudalennau canllawiau i gael gwybodaeth am cymhwysedd ar gyfer gwiriadau Safonol a Manwl.
Tystysgrifau CRB
Ar ôl uno’r Biwro Cofnodion Troseddol (CRB) a’r Awdurdod Diogelu Annibynnol i greu’r DBS, dylid trin tystysgrifau brand CRB yr un fath â thystysgrifau brand DBS.
Nodweddion diogelwch tystysgrif DBS
Mae’n hanfodol bod gan gyflogwyr brosesau ar waith sy’n eu galluogi i wneud penderfyniadau recriwtio diogel. Fel rhan o’r broses benderfynu, rhaid i gyflogwyr sicrhau eu bod yn gweld tystysgrif DBS wreiddiol. Nid yw copïau neu ffotograffau digidol yn dderbyniol a rhaid eu gwrthod.
Mae tystysgrif DBS yn cynnwys logo DBS ar yr wyneb blaen ac mae’n cynnwys nifer o nodweddion diogelwch y gellir eu defnyddio i wirio a yw wedi’i ffugio neu ei newid.
Mae’r meysydd i fod yn ymwybodol ohonynt a’u harchwilio fel a ganlyn:
-
mae gan dystysgrif DBS wreiddiol argraffu ar y ddwy ochr; maint y papur yw 209mm o led x 404mm o hyd sy’n fwy nag A4
-
mae lliw print gwybodaeth bersonol ar y dystysgrif yn borffor
-
mae dyfrnod ‘sêl y goron’ wedi’i ailadrodd i lawr ochr dde’r dystysgrif i’w weld ar yr wyneb ac wrth ddal y dystysgrif i fyny i’r golau
-
mae dyluniad cefndir gyda’r gair ‘Datgeliad’ yn ymddangos mewn patrwm tonnog ar draws dwy ochr y ddogfen – ar flaen y dystysgrif mae’r patrwm hwn yn wyrdd ac ar gefn y ddogfen mae hwn yn borffor
Os nad ydych yn siŵr a yw tystysgrif DBS yn ddilys, neu os ydych chi’n meddwl y gallai fod wedi’i newid, dylech gysylltu â’r DBS ar unwaith yn FDIT@dbs.gov.uk.
Gellir trawsgrifio hysbysiadau DBS a anfonir at Gyrff Cofrestredig drwy’r gwasanaeth e-swmp ar gyfer gwiriadau Safonol neu Fanwl, neu at Sefydliad Cyfrifol drwy’r gwasanaeth gwe sylfaenol, nad ydynt yn datgelu unrhyw wybodaeth, ar ffurf llythyr ac ni fyddant yn cael eu hargraffu ar bapur tystysgrif diogel DBS.
Gellir cynnwys y cynnwys electronig mewn llythyr neu ddogfen o dan yr amod na ddylid defnyddio’r logo DBS. Mae logo DBS yn nod masnach cofrestredig yn y Deyrnas Unedig, ac nid yw’r DBS yn caniatáu nac yn cydsynio i Gyrff Cofrestredig neu Sefydliadau Cyfrifol ddefnyddio’r logo hwn.
Dylai unrhyw lythyr gael datganiad ar y dechrau sy’n dweud, ‘Nid tystysgrif a gyhoeddwyd gan y DBS yw hon’. Ni ddylid atgynhyrchu’r ddogfen na’r canllawiau cysylltiedig ar gefn y dystysgrif DBS yn y fath fodd fel y gallai unigolyn neu sefydliad gredu ei bod yn dystysgrif DBS o fewn ystyr adrannau 113A, 113B, 114 a 116 o Ddeddf yr Heddlu 1997.
Os cyflwynir tysgrif glir i chi ac ar ôl gwirio’r Gwasanaeth Diweddaru mae’n nodi “dim gwybodaeth bellach am dystysgrif,” cysylltwch â’r DBS yn FDIT@dbs.gov.uk, gan y gallai ymyrraeth fod wedi digwydd i’r dystysgif
Tynnu ceisiadau yn ôl
Tynnu cais DBS yn ôl
Gellir tynnu cais am wiriad DBS yn ôl ond ni ellir ad-dalu’r ffi ymgeisio. Dim ond cyn iddo gyrraedd y cam argraffu y gellir tynnu’r gwiriad DBS yn ôl.
Byddai’n rhaid cyflwyno unrhyw angen am wiriad DBS yn y dyfodol fel cais newydd, a byddai angen talu ffi newydd.
Dylai Cyrff Cofrestredig ofyn i gais DBS gael ei dynnu’n ôl pan nad yw’r ymgeisydd bellach yn cael ei ystyried ar gyfer y swydd, neu nad yw bellach yn y swydd. Mae hyn oherwydd nad oes gennych hawl i weld canlyniad y broses wirio DBS mwyach.
Gallwch ddarllen am y rolau sy’n cael eu cyflwyno amlaf i DBS yn ein canllawiau cymhwysedd.
Mae’r rolau yn y canllaw cymhwysedd yn adlewyrchu sut maent wedi’u hysgrifennu mewn deddfwriaeth, nid sut maent yn cael eu hysgrifennu mewn disgrifiadau swydd mewn contractau. Bydd angen i chi ddeall a yw dyletswyddau’r person a enwir yn y cais, yn bodloni’r meini prawf deddfwriaethol ar gyfer lefel y gwiriad rydych chi wedi’i gyflwyno.
Cais i Dynnu’n ôl - Ymgeisydd neu Gorff Cofrestredig
Gall ymgeisydd neu’r Corff Cofrestredig (RB) ofyn am dynnu’n ôl trwy ddefnyddio un o’r dulliau canlynol:
-
e-bostio tîm tynnu’n ôl DBS: CSWithdrawals@dbs.gov.uk
-
ysgrifennu at ac anfon y cais am dynnu’n ôl yn uniongyrchol at dîm tynnu’n ôl y DBS:
Gwasanaethau Cwsmeriaid DBS
Blwch Post 4961
Swindon
SN4 4SA
- hysbysu’r heddlu lleol perthnasol (LPF)
-
Mae’r LPF yn cyfleu’r wybodaeth i’r DBS gan ein hysbysu o’r cais am dynnu’n ôl
-
Yna mae’r tîm tynnu’n ôl yn anfon llythyr/e-bost pro-forma (os yw ar gyfeiriad e-bost diogel) at naill ai’r RB neu’r ymgeisydd (pa un bynnag sy’n berthnasol) i gadarnhau’r tynnu’n ôl yn ysgrifenedig
-
Ar ôl i’r ymateb gael ei dderbyn gan y tîm tynnu’n ôl, mae’r cais yn cael ei dynnu’n ôl, ac anfonir llythyr/ -bost at yr ymgeisydd a/neu’r RB i gadarnhau cwblhau’r tynnu’n ôl
-
Sylwch y bydd y cais yn cael ei atal dros dro, os nad yw DBS yn derbyn ymateb, bydd y cais yn cael ei dynnu’n ôl
Cais am Dynnu’n Ôl gan Gorff Cofrestredig
Rhowch y canlynol:
-
enw llawn yr ymgeisydd
-
cyfeirnod y cais
-
dyddiad yr anfonwyd y llythyr
-
rhif cyd-lofnodwr
-
llofnod cyfatebol y cyd-lofnodwr (nid oes angen llofnod ar e-bost)
Mae hefyd yn ddefnyddiol os ydych chi’n darparu cyfeiriad a dyddiad geni’r ymgeisydd.
Cais Tynnu’n Ôl Ymgeisydd
Rhowch y canlynol:
-
eich enw llawn
-
cyfeirnod eich cais
-
eich cyfeiriad llawn
-
y dyddiad yr anfonwyd y llythyr
-
eich llofnod (nid oes angen llofnod ar e-bost)
Os derbynnir cais tynnu’n ôl heb wybodaeth ddigonol, anfonir llythyr pro-forma yn gofyn am fwy o wybodaeth atoch gan yr adran Tynnu’n ôl.
Ymholiadau cyllid
Os ydych chi’n Gorff Cofrestredig, neu gorff ymbarél, a bod gennych ymholiad cyllid, cwblhewch y ffurflen gyllid DBS a’i e-bostio atom yn invoice@dbs.gov.uk.
Cysylltu â DBS
Mae gwybodaeth gyswllt DBS ar gael ar yr hafan.
Updates to this page
-
Welsh translation has been added.
-
PO box address has been updated.
-
Page has been amended to show it also applies to volunteers.
-
Information about the self-employed guidance that came into effect from 21 Jan 2026 has been added.
-
Section headed The Centre for the Protection of National Infrastructure has been removed, to avoid duplication as this information is covered elsewhere.
-
Content updated to reflect that individuals must subscribe to the update service within 30 days from when their certificate is issued, and that if an individual requests a reprint, the 30-day window still applies from the original certificate date and not the reprint date.
-
Information about fees for DBS checks has been updated.
-
A recent change note advised there had been an update to this guidance following a filtering legislative change. To confirm, this was a change from 2020.
-
Legislative change in relation to filtering.
-
Fees updated.
-
Information updated in the 'Withdrawing applications' section.
-
Payment information updated to reflect that someone else is now able to pay for an individual's basic check.
-
Fee information updated.
-
Withdrawals team address updated.
-
Link to the Registered Body Compliance Policy added.
-
Line added to clarify that only standard or enhanced volunteer applications are free-of-charge (if they meet the specified criteria).
-
Style changes made to document. Language simplified based on user feedback. No changes to DBS check process.
-
Email addresses updated in line with recent changes.
-
The 'Security features of a DBS certificate' section has been updated.
-
Information updated regarding the security features of a DBS certificate.
-
Information updated in line with the DBS' new online application for basic checks.
-
Updated the list 'Avoiding common mistakes on the DBS application form'.
-
Updated the section about accepting a previously issued DBS check.
-
Added information about overseas criminal record checking.
-
Updated the list 'Avoiding common mistakes on the DBS application form'.
-
Updated the section: Avoiding common mistakes on the DBS application form
-
Updated the list 'avoiding common mistakes on the DBS application form'.
-
Updated the list 'avoiding common mistakes on the DBS application form'.
-
Added information about registering with the DBS and how to request a pre-registration questionnaire and information pack.
-
Updated the tracking stage information section.
-
Added a link to the new DBS e-guide in the Avoiding common mistakes on application forms section.
-
Updated the 'Avoiding common mistakes on application forms' section for the top errors in October.
-
Added information about Section X in 'Avoiding common mistakes on DBS application forms'
-
Added information about volunteers
-
Added information about the Update Service
-
First published.