Guidance

Yr ymddiriedolwr hanfodol: beth mae angen i chi ei wybod, beth mae angen i chi ei wneud

Updated 3 May 2018

1. Am y canllaw hwn

Mae’r canllaw hwn yn esbonio dyletswyddau allweddol pob ymddiriedolwr elusennau yng Nghymru a Lloegr, a beth mae angen i ymddiriedolwyr ei wneud i gyflawni’r dyletswyddau hyn.

Mae rheolaeth annibynnol gan ymddiriedolwyr dros reoli a gweinyddu elusen, a chyfrifoldeb cyfreithiol am wneud hynny. Maent yn chwarae rôl bwysig iawn, yn ddi-dâl bob amser bron, mewn sector sy’n gwneud cyfraniad mawr i gymeriad a lles y wlad.

Gall swydd ymddiriedolwr fod yn un gwerth chweil am sawl rheswm - o deimlad o wneud gwahaniaeth i’r achos elusennol i brofiadau a pherthnasoedd newydd. Mae hefyd yn debygol o ofyn am lawer o’ch amser, eich sgiliau, eich gwybodaeth a’ch galluoedd. Bydd bod yn ymwybodol o’r dyletswyddau a’r cyfrifoldebau sy’n cael sylw yn y canllaw hwn yn eich helpu i gyflawni’ch rôl mewn ffordd sy’n gwasanaethu eich elusen yn dda a hefyd yn rhoi’r hyder i chi eich bod yn cydymffurfio â gofynion allweddol y gyfraith.

Dylech ddarllen y canllaw hwn os ydych chi’n ymddiriedolwr unrhyw elusen a leolir yng Nghymru a Lloegr, gan gynnwys:

• elusen gofrestredig
• elusen nad yw’n ofynnol iddi gofrestru yn ôl y gyfraith
• elusen y mae’n ofynnol iddi gofrestru, ond nid yw wedi gwneud hynny eto

Dylech chi ddarllen y canllaw hwn hefyd os ydych chi’n ystyried sefydlu elusen neu fod yn ymddiriedolwr yng Nghymru a Lloegr.

Mae gan y rheoleiddwyr elusennau yn yr Alban a Gogledd Iwerddon eu canllawiau eu hunain ar gyfer ymddiriedolwyr.

---

Os ydych chi’n ymwneud â rhedeg elusen ond nid ydych yn gwybod a ydych chi’n ymddiriedolwr neu beidio, edrychwch ar ddogfen lywodraethol yr elusen. (Dyma’r ddogfen sy’n amlinellu rheolau’r elusen; gall fod yn gyfansoddiad, yn weithred ymddiriedolaeth, yn erthyglau cymdeithasu neu’n ddogfen debyg). Bydd yn dweud wrthych ba gorff sydd â’r prif awdurdod a chyfrifoldeb am gyfeirio a llywodraethu’r elusen. Mae holl aelodau’r corff hwnnw a benodwyd yn briodol yn ymddiriedolwyr elusen yn ôl y gyfraith, beth bynnag y cânt eu galw (ymddiriedolwyr, cyfarwyddwyr, aelodau pwyllgor, llywodraethwyr neu enw arall).

Os ydych chi’n aelod o’r corff hwnnw, rydych chi’n ymddiriedolwr elusen yn awtomatig. Rydych chi’n rhannu, ar y cyd â holl aelodau’r corff hwnnw, gyfrifoldeb am yr elusen.

---

Mae’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i ymddiriedolwyr gymryd eu cyfrifoldebau o ddifrif. Bydd defnyddio’r canllaw hwn a sicrhau eich bod yn rhoi digon o amser a sylw i fusnes eich elusen yn helpu. Mae’r Comisiwn yn cydnabod bod y rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn wirfoddolwyr sy’n gwneud camgymeriadau gonest weithiau. Ni ddisgwylir i ymddiriedolwyr fod yn berffaith - disgwylir iddynt wneud eu gorau i gydymffurfio â’u dyletswyddau. Yn gyffredinol mae’r gyfraith elusennau yn diogelu ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol.

1.1 Rhaid a dylai - beth maent yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

• mae ‘rhaid’ yn golygu rhywbeth sy’n ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gydymffurfio â hi
• mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dilyn a’i chymhwyso i’w helusen nhw

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i redeg eich elusen yn effeithiol, osgoi anawsterau a chydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau o gymhwyso’r arfer da yma i amgylchiadau’ch elusen chi. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich ymagwedd, yn enwedig os ydych chi’n penderfynu peidio â dilyn yr arfer da yn y canllaw hwn.

Mewn rhai achosion ni fyddwch yn gallu cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol os nad ydych yn dilyn yr arfer da. Er enghraifft:

Eich dyletswydd gyfreithiol	Mae’n hollbwysig eich bod chi’n
Gweithredu er lles gorau eich elusen	Delio â gwrthdaro buddiannau
Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol	Gweithredu rheolaethau ariannol priodol Rheoli risgiau
Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol	Ceisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch, er enghraifft, pan fyddwch yn prynu neu’n gwerthu tir, neu’n buddsoddi (weithiau mae hyn yn ofyniad cyfreithiol)

Gall ymddiriedolwyr sy’n torri eu dyletswyddau cyfreithiol fod yn atebol am y canlyniadau sy’n deillio o gamweithredu o’r fath ac am unrhyw golled a ddaw i’r elusen o ganlyniad. Pan fydd y Comisiwn yn ystyried achosion posibl o dor-ymddiriedaeth neu dor-ddyletswydd neu gamymddwyn neu gamreoli arall, gall ystyried tystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr wedi rhoi’r elusen, ei hasedau neu ei buddiolwyr mewn perygl o niwed neu risg gormodol drwy beidio â dilyn arfer da.

1.2 Sut i ddefnyddio’r canllaw hwn

Efallai yr hoffech ddarllen y canllaw i gyd i gael dealltwriaeth well o ddyletswyddau cyffredinol ymddiriedolwyr, neu efallai yr hoffech wybod rhagor am bwnc penodol. Fan lleiaf mae’r Comisiwn yn argymell eich bod yn darllen y crynodeb o ddyletswyddau ymddiriedolwyr yn adran 2:

• mae adran 2 o’r canllaw hwn yn rhoi crynodeb o ddyletswyddau ymddiriedolwyr
• mae adran 3 yn esbonio a yw’n gyfreithiol i chi fod yn ymddiriedolwr
• mae adrannau 4 i 9 yn esbonio 6 dyletswydd allweddol ymddiriedolwyr yn fwy manwl mae adran 10 yn esbonio pryd y gall ymddiriedolwyr fod yn atebol a sut i leihau’r risg
• mae adrannau 11 a 12 yn rhoi mwy o fanylion am strwythurau elusennau a rôl swyddogion elusennau
• mae adran 13 yn cynnwys diffiniadau o’r termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

2. Golwg gyflym ar ddyletswyddau ymddiriedolwyr

Mae hwn yn grynodeb o brif gyfrifoldebau cyfreithiol ymddiriedolwyr a esbonnir yn fanwl yng ngweddill y canllaw hwn. Dylech ddarllen yr adran hon fan lleiaf, a sicrhau eich bod yn deall eich cyfrifoldebau drwy gyfeirio at weddill y canllaw fel y bo angen.

2.1 Cyn dechrau - gwneud yn siŵr eich bod yn gymwys i fod yn ymddiriedolwr elusen

Mae’n rhaid i chi fod yn 16 oed o leiaf i fod yn ymddiriedolwr elusen sy’n gwmni neu’n sefydliad corfforedig elusennol (SCE), neu o leiaf 18 oed i fod yn ymddiriedolwr unrhyw elusen arall.

Mae’n rhaid i chi gael eich penodi’n briodol gan ddilyn y gweithdrefnau ac unrhyw gyfyngiadau yn nogfen lywodraethol yr elusen.

Ni allwch weithredu fel ymddiriedolwr os ydych wedi’ch anghymhwyso, oni bai eich bod wedi’ch awdurdodi i wneud hynny drwy hawlildiad gan y Comisiwn. Mae’r rhesymau dros anghymhwyso wedi’u dangos yn y tabl rhesymau anghymhwyso ac yn cynnwys:

• bod yn fethdalwr (heb ei ddisbyddu) neu fod â threfniant gwirfoddol unigol â chredydwr
• bod ag euogfarn heb ei disbyddu am droseddau penodol (gan gynnwys unrhyw rai sy’n ymwneud ag anonestrwydd neu ddichell)
• bod ar y gofrestr troseddwyr rhyw

Gallwch ddarllen y canllawiau anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau sy’n esbonio’r rheolau anghymhwyso yn fwy manwl.

Ceir cyfyngiadau pellach ar gyfer elusennau sy’n gweithio gyda phlant neu oedolion sydd mewn perygl. Gweler adran 3 i gael mwy o wybodaeth.

2.2 Gwneud yn siŵr bod eich elusen yn cyflawni ei dibenion er budd cyhoeddus

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod yr elusen yn cyflawni’r dibenion y cafodd ei sefydlu i’w cyflawni, a dim diben arall. Mae hyn yn golygu y dylech chi:

• sicrhau eich bod chi’n deall dibenion yr elusen fel y’u nodwyd yn ei dogfen  lywodraethol - cynllunio beth fydd eich elusen yn ei wneud, a beth rydych am iddi ei gyflawni
• gallu esbonio sut mae holl weithgareddau’r elusen yn ceisio hyrwyddo neu gefnogi ei dibenion
• deall sut mae’r elusen o fudd i’r cyhoedd drwy gyflawni ei dibenion

Mae gwario arian elusennau ar y dibenion anghywir yn fater difrifol iawn; mewn rhai achosion efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu’r elusen yn bersonol.

Gweler adran 4 i gael mwy o wybodaeth.

2.3 Cydymffurfio â dogfen lywodraethol eich elusen a’r gyfraith

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• wneud yn siŵr bod yr elusen yn cydymffurfio â’i dogfen lywodraethol
• cydymffurfio â gofynion y gyfraith elusennau a chyfreithiau eraill sy’n gymwys i’ch elusen

Dylech gymryd camau rhesymol i gael gwybod am ofynion cyfreithiol, er enghraifft, drwy ddarllen canllawiau perthnasol neu geisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch.

Gweler adran 5 i gael mwy o wybodaeth.

2.4 Gweithredu er lles gorau eich elusen

Rhaid i chi:

• wneud beth rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr (a neb arall) yn penderfynu fydd yn galluogi’r elusen i gyflawni ei dibenion orau
• ynghyd â’ch cyd-ymddiriedolwyr, gwneud penderfyniadau cytbwys yn seiliedig ar wybodaeth ddigonol, gan ystyried y tymor hir yn ogystal â’r tymor byr
• osgoi rhoi eich hun mewn sefyllfa lle mae’ch dyletswydd i’ch elusen yn gwrthdaro â’ch buddiannau personol neu deyrngarwch i unrhyw unigolyn neu gorff arall
• peidio â derbyn unrhyw fudd gan yr elusen oni bai ei bod wedi’i awdurdodi’n briodol ac yn amlwg er lles yr elusen; mae hyn hefyd yn cynnwys unrhyw un sydd â chysylltiad ariannol â chi, fel partner, plentyn dibynnol neu bartner busnes

Gweler adran 6 i gael mwy o wybodaeth.

2.5 Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol

Mae’n rhaid i chi weithredu’n gyfrifol, yn rhesymol ac yn onest. Weithiau gelwir hyn y ddyletswydd pwyll. Mae pwyll yn ymwneud ag arfer barn sicr. Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• sicrhau bod asedau’r elusen yn cael eu defnyddio i gefnogi neu ymgymryd â’i dibenion yn unig osgoi rhoi asedau, buddiolwyr neu enw da’r elusen yn agored i risg ormodol
• peidio â gor-ymrwymo’r elusen
• cymryd gofal arbennig wrth fuddsoddi neu fenthyca
• cydymffurfio ag unrhyw gyfyngiadau ar wario cronfeydd neu werthu tir

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr roi gweithdrefnau a mesurau diogelu priodol yn eu lle a chymryd camau rhesymol i sicrhau bod y rhain yn cael eu dilyn. Fel arall mae perygl y bydd yr elusen yn agored i dwyll neu ladrad, neu fathau eraill o gamddefnydd, a’ch bod chi mewn perygl o dorri’ch dyletswydd.

Gweler adran 7 i gael mwy o wybodaeth.

2.6 Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

Fel rhywun sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen:

• mae’n rhaid i chi ddefnyddio gofal a sgil rhesymol, defnyddio eich sgiliau a’ch profiad a cheisio cyngor priodol pan fydd angen
• dylech chi neilltuo digon o amser, meddwl ac ynni ar gyfer eich rôl, er enghraifft trwy baratoi ar gyfer, mynychu a chymryd rhan weithredol ym mhob cyfarfod yr ymddiriedolwyr

Gweler adran 8 i gael mwy o wybodaeth.

2.7 Sicrhau bod eich elusen yn atebol

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gydymffurfio â gofynion cyfrifyddu ac adrodd statudol. Dylech hefyd:

• allu dangos bod eich elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith, yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol
• sicrhau atebolrwydd priodol i aelodau, os oes aelodaeth gan eich elusen sydd ar wahân i’r ymddiriedolwyr
• sicrhau atebolrwydd o fewn yr elusen, yn enwedig pan fyddwch yn dirprwyo cyfrifoldeb am dasgau neu benderfyniadau arbennig i staff neu wirfoddolwyr

Gweler adran 9 i gael mwy o wybodaeth.

3. Pwy all fod yn ymddiriedolwr a sut mae ymddiriedolwyr yn cael eu penodi

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod hawl gennych chi fod yn ymddiriedolwr:

• ceir rhai cyfyngiadau ar bwy all fod yn ymddiriedolwr - ceir terfynau oedran lleiaf a rhai ffactorau sy’n anghymwyso pobl yn awtomatig rhag bod yn ymddiriedolwyr
• rhaid i chi gael eich penodi’n briodol, a dylech wybod am faint y mae’ch penodiad yn para
• os nad ydych wedi’ch penodi’n briodol, gall penderfyniadau neu weithredoedd yr ymddiriedolwyr fod yn annilys, gan greu anghydfodau posibl neu beryglu asedau’r elusen
• os ydych yn ymddiriedolwr elusen sy’n darparu ‘gweithgareddau rheoleiddiedig’ ar gyfer plant neu oedolion, byddwch yn barod i’ch elusen wneud cais am wiriad ar eich cyfer chi.

3.1 Pwy all fod yn ymddiriedolwr

Oedran isaf

Mae’n rhaid i chi fod yn 16 oed o leiaf i fod yn ymddiriedolwr cwmni elusennol neu sefydliad corfforedig elusennol (SCE), oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud y gallech fod yn hŷn. Mae’n rhaid i chi fod yn 18 oed o leiaf i fod yn ymddiriedolwr unrhyw fath arall o elusen.

Anghymhwyso

Ni allwch weithredu fel ymddiriedolwr os ydych wedi’ch anghymhwyso o dan y Ddeddf Elusennau, oni bai bod eich anghymhwysiad wedi cael ei hawlildio gan y Comisiwn. Mae’r rhesymau dros anghymwyso yn cynnwys:

• os ydych wedi’ch anghymhwyso rhag bod yn gyfarwyddwr cwmni
• os oes euogfarn heb ei disbyddu gennych am drosedd sy’n cynnwys anonestrwydd neu ddichell (fel twyll)
• os ydych yn fethdalwr nas rhyddhawyd (neu’n ddarostyngedig i atafaeliad yn yr Alban), neu os oes cyfansoddiad neu drefniant cyfredol gennych chi gan gynnwys trefniant gwirfoddol unigol â’ch credydwyr
• os ydych wedi cael eich diswyddo fel ymddiriedolwr unrhyw elusen gan y Comisiwn (neu’r llys) oherwydd camymddwyn neu gamreoli
• os ydych ar y gofrestr troseddwyr rhyw

Gallwch ddarllen y canllawiau anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau sy’n esbonio’r rheolau anghymhwyso yn fwy manwl.

Os yw unrhyw resymau anghymhwyso cyfredol neu newydd yn gymwys i chi, efallai y gall eich anghymwysiad gael ei godi (neu ei ‘hawlildio’) gan y Comisiwn. Bydd y Comisiwn yn ystyried yn ofalus a yw rhoi hawlildiad yn briodol, er bod rhai sefyllfaoedd lle nad oes pŵer ganddo i roi hawlildiad - er enghraifft, os yw ymddiriedolwr wedi’i anghymhwyso fel cyfarwyddwr cwmni.

Darllen mwy am anghymhwyso ymddiriedolwyr.

Personau addas a phriodol

Mae’n rhaid i elusennau sydd am hawlio gostyngiadau ac eithriadau treth y DU (e.e. Cymorth Rhodd) fodloni’r amod rheoli yn Neddf Cyllid 2010. Mae hyn yn ei gwneud hi’n ofynnol i bob un o reolwyr yr elusen (gan gynnwys ymddiriedolwyr) fod yn ‘bersonau addas a phriodol’.

I wybod mwy - gweler canllaw Cyllid a Thollau EM.

Gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Mae cyfyngiadau cyfreithiol o dan ddeddfwriaeth ddiogelu ynghylch pwy all weithio gyda phlant ac oedolion sydd mewn perygl. Yn ogystal, mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gwneud gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer unigolion, y gall elusennau eu defnyddio i sicrhau eu bod yn gymwys ac yn addas ar gyfer y rôl o fod yn ymddiriedolwr. Mae’r math o wiriad y gellir ei wneud yn dibynnu ar natur gweithgareddau’r elusen a rôl y mae’r ymddiriedolwyr yn ei chwarae. Er enghraifft, os ydych yn ymddiriedolwr elusen sy’n darparu ‘gweithgaredd rheoleiddiedig’ ar gyfer plant neu oedolion, dylech ddisgwyl i’ch elusen wneud cais am wiriad DBS manylach ar eich cyfer chi: os yw’n fodlon bod y rôl yn gymwys, bydd hyn yn cynnwys gwiriad yn erbyn y rhestr pobl waharddwyd berthnasol.

Gwybod mwy am ddiogelu a gwiriadau DBS.

3.2 Sut mae penodiadau ymddiriedolwyr yn dechrau ac yn dod i ben

Mae’n rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch:

• pwy sy’n penodi ymddiriedolwyr newydd
• pryd, a sut, mae ymddiriedolwyr newydd yn cael eu penodi
• pwy all fod yn ymddiriedolwr - gall y ddogfen lywodraethol osod amodau
• pa mor hir y mae penodiadau’n para ac a all ymddiriedolwr gael ei
• ailbenodi sut y gall ymddiriedolwyr ymddiswyddo neu gael eu diswyddo

Os nad oes darpariaethau penodol yn eich dogfen lywodraethol ar gyfer y pethau hyn, mae’n rhaid i’ch elusen gydymffurfio â’r darpariaethau cyfreithiol perthnasol:

• mae’n rhaid i gwmnïau gydymffurfio â darpariaethau’r gyfraith cwmnïau ar gyfer penodi a diswyddo cyfarwyddwyr
• mae’n rhaid i elusennau anghorfforedig gydymffurfio â darpariaethau Deddf Ymddiriedolwyr 1925

Mae’n rhaid i SCEau gynnwys darpariaethau yn eu cyfansoddiadau ar gyfer penodi a diswyddo ymddiriedolwyr.

Gall y Comisiwn ddefnyddio ei bwerau i benodi neu ddiswyddo ymddiriedolwyr os nad yw ymddiriedolwyr yr elusen (neu aelodau, os yw’n gymwys) yn gallu gwneud hynny.

Darllen mwy am bwerau cyfreithiol i ddiswyddo a phenodi ymddiriedolwyr.

3.3 Beth i’w ystyried wrth recriwtio ymddiriedolwyr

Pan fydd elusennau yn recriwtio ymddiriedolwyr newydd, dylent ystyried y canlynol:

• y sgiliau a’r profiad sydd gan ymddiriedolwyr presennol, ac a oes unrhyw fylchau - sicrhau bod ymddiriedolwyr newydd yn gymwys i weithredu
• sicrhau nad oes unrhyw wrthdaro buddiannau difrifol g an ymddiriedolwyr newydd,
• neu gael cydsyniad y Comisiwn a rhoi gweithdrefnau yn eu lle i reoli’r gwrthdaro
• sut i helpu ymddiriedolwyr newydd i ddeall eu cyfrifoldebau a gwaith yr elusen

Mae hefyd yn bwysig i ymddiriedolwyr fod â diddordeb yng ngwaith yr elusen a bod yn barod i roi eu hamser i helpu i’w rhedeg.

---

Aelodau neu fuddiolwyr ar eich bwrdd

Mae nifer o ddogfennau llywodraethol elusennau yn caniatáu neu’n ei gwneud hi’n ofynnol i:

• rai neu’r cyfan o’r ymddiriedolwyr gael eu hethol gan yr aelodau (dyma’r drefn arferol ar gyfer elusennau sydd ag aelodau â phleidlais heblaw’r ymddiriedolwyr)
• y corff ymddiriedolwyr i gynnwys buddiolwyr
• grwpiau neu sefydliadau eraill, fel awdurdodau lleol, i benodi ymddiriedolwyr

Mae’n bwysig gwrando ar safbwyntiau a phersbectifau aelodau, buddiolwyr a chyrff eraill sydd â budd yn eich elusen. Mae cael pobl fel ymddiriedolwyr yn un ffordd o geisio eu barn. Ond mae’n rhaid i bob ymddiriedolwr, sut bynnag y cânt eu penodi, weithredu er lles yr elusen yn unig; nid eu rôl nhw yw gweithredu ar ran unrhyw grŵp arbennig. Mae’n rhaid iddynt reoli gwrthdaro buddiannau, gan gynnwys gwrthdaro teyrngarwch i’w corff penodi.

---

Gwybod mwy:

Bwrdd yr ymddiriedolwyr: pobl a sgiliau - sut i benodi’r bobl iawn sydd â’r sgiliau iawn

Cael hyd i ymddiriedolwyr newydd: yr hyn y mae angen i elusennau wybod

Ymddiriedolwr elusen: datganiad o gymhwysedd a chyfrifoldeb

---

Osgoi camgymeriadau - sicrhau bod penodiadau ymddiriedolwyr yn ddilys

Cofiwch ddilyn y rheolau yn nogfen lywodraethol eich elusen a’r gyfraith wrth benodi ymddiriedolwyr. Os yw penodiadau ymddiriedolwyr yn groes i’r rheolau hyn nid ydynt yn ddilys. Gallai dilysrwydd y gweithredoedd a’r penderfyniadau y buont yn rhan ohonynt gael ei gwestiynu. Ond hyd yn oed os nad yw ymddiriedolwr wedi’i benodi’n ddilys, gall barhau i fod yn atebol am ei weithredoedd a’i benderfyniadau.

Gall penodiadau ymddiriedolwyr amhriodol arwain at anghydfodau yn aml. Yn yr achosion gwaethaf, gall hyn niweidio enw da’r elusen, dieithrio cefnogwyr, peryglu asedau’r elusen (gan gynnwys drwy golli cyllid) neu adael yr elusen mewn sefyllfa lle na all weithredu.

4. Gwneud yn siŵr bod eich elusen yn cyflawni ei dibenion er budd cyhoeddus

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod popeth y mae’ch elusen yn ei wneud yn helpu (neu’n bwriadu helpu) i gyflawni’r dibenion y cafodd ei sefydlu i’w cyflawni, a dim diben arall. Mae hyn yn golygu y dylech chi:

• sicrhau eich bod chi’n deall dibenion yr elusen fel y’u nodwyd yn ei dogfen lywodraethol cynllunio
• beth fydd eich elusen yn ei wneud, a beth rydych am iddi ei gyflawni
• gallu esbonio sut mae holl weithgareddau’r elusen yn ceisio hyrwyddo neu gefnogi ei dibenion deall
• sut mae’r elusen o fudd i’r cyhoedd drwy gyflawni ei dibenion

Mae gwario arian elusennau ar y dibenion anghywir yn fater difrifol iawn; mewn rhai achosion efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu’r elusen yn bersonol.

4.1 Deall amcanion a phwerau’r elusen

Dylech ddarllen y cymal amcanion yn nogfen lywodraethol eich elusen a sicrhau eich bod yn deall:

• beth mae’r elusen wedi’i sefydlu i’w gyflawni (ei dibenion)
• pwy mae’r elusen yn bodoli i roi budd iddynt (ei buddiolwyr)
• sut y byddant yn cael budd (beth fydd yr elusen yn ei wneud iddyn nhw neu gyda nhw) unrhyw drefn blaenoriaeth ar gyfer y gwasanaethau a’r buddion y mae’r elusen yn eu darparu
• unrhyw gyfyngiadau ar yr hyn y gall yr elusen ei wneud neu pwy y gall ei helpu (daearyddol neu ffiniau eraill; neu feini prawf penodol y mae’n rhaid i’r buddiolwyr eu bodloni)

Gallai’r amcanion fod yn eithaf eang a chyffredinol, neu gallant fod yn eithaf cul, gan bennu pa wasanaethau neu weithgareddau y gall yr elusen eu darparu er mwyn cyflawni ei dibenion.

Cewch fwy o wybodaeth am ddogfennau llywodraethol yn adran 5 y canllaw hwn.

Efallai fod pwerau penodol gan yr elusen yn ei dogfen lywodraethol. Mae pwerau gan elusennau hefyd o’r Ddeddf Elusennau a chyfreithiau eraill. Gallwch ddefnyddio’r pwerau hyn mewn ffyrdd sy’n hyrwyddo dibenion eich elusen yn unig.

Gwybod mwy am ddibenion elusennol.

---

Mae rhai elusennau’n cynhyrchu ‘datganiadau cenhadaeth’ neu grynodebau eraill o’u nodau a’u gweithgareddau. Wrth wirio cwmpas amcanion neu bwerau eich elusen, byddwch yn ofalus i beidio â dibynnu ar ddatganiadau o’r fath yn hytrach na’r dibenion elusennol a nodir yn y ddogfen lywodraethol, oherwydd gall y geiriad fod yn llai manwl-gywir. Os oes angen i chi wirio a yw’n gyfreithiol i’ch elusen ymgymryd â gweithgaredd arbennig, dylech wirio yn erbyn y cymal amcanion yn hytrach nag unrhyw ddatganiad arall o genhadaeth neu nodau’r elusen. Fel arall mae’n bosib y byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau sy’n groes i ddogfen lywodraethol yr elusen.

---

4.2 Budd cyhoeddus

Mae’n rhaid i bob elusen fodoli er budd y cyhoedd. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr ystyried canllawiau budd cyhoeddus PB1, PB2 a PB3 y Comisiwn wrth wneud penderfyniadau y maent yn berthnasol iddynt. Byddai hyn yn cynnwys adolygu gweithgareddau’r elusen neu ystyried gweithgareddau newydd.

Mae budd cyhoeddus yn hanfodol i:

• statws elusennol - er mwyn bod yn elusen, rhaid i sefydliad gael dibenion sy’n elusennol yn unig er budd y cyhoedd
• gweithrediad yr elusen - mae’n rhaid i’w gweithgareddau ganolbwyntio ar gyflawni dibenion yr elusen er budd y cyhoedd
• atebolrwydd yr elusen - mae’n rhaid i ymddiriedolwyr allu esbonio sut mae gweithgareddau eu helusen er budd y cyhoedd neu wedi bod er budd y cyhoedd

Mae hyn yn golygu y dylech chi ddeall, a gallu esbonio:

• beth mae’r elusen wedi’i sefydlu i’w gyflawni - ei diben
• pam mae diben yr elusen yn fuddiol - dyma’r ‘agwedd budd’ ar fudd cyhoeddus
• sut mae diben yr elusen o fudd i’r cyhoedd neu ran ddigonol o’r cyhoedd - yr ‘agwedd gyhoeddus’ ar fudd cyhoeddus
• sut bydd yr elusen yn cyflawni (neu’n ‘hyrwyddo’) ei diben er budd y cyhoedd

4.3 Cynllunio ac adolygu gwaith eich elusen

Rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol am benderfynu a chynllunio sut bydd eich elusen yn cyflawni ei dibenion.

Felly, dylai’r ymddiriedolwyr elusen i gyd benderfynu gyda’i gilydd pa weithgareddau y bydd yr elusen yn eu cyflawni, a meddwl am yr adnoddau y bydd eu hangen arni. Dylai ymddiriedolwyr elusennau mwy fod yn gyfrifol am osod nodau a chyfeiriad strategol yr elusen, a chytuno ar gynlluniau priodol ar gyfer y dyfodol.

Gall fod o gymorth gynnwys staff yr elusen, gwirfoddolwyr ac eraill sydd â diddordeb yn yr elusen yn y broses gynllunio.

Fel rhan o’ch proses gynllunio, dylech weithio allan pa gronfeydd ac adnoddau eraill y bydd eu hangen ar yr elusen ac o ble y bydd yn eu cael nhw. Gweler adran 7 y canllaw hwn i gael mwy o fanylion.

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr adolygu’n achlysurol beth mae’r elusen yn ei gyflawni a pha mor effeithiol y mae gweithgareddau’r elusen. Gall ystyried y gwahaniaeth y mae’ch elusen yn ei wneud eich helpu i esbonio’n fwy eglur sut y mae o fudd i’r cyhoedd. Gall hefyd eich helpu i benderfynu a allai gyflawn ei diben yn fwy effeithiol drwy newid beth mae’n ei wneud.

Gwybod rhagor:

YsbrydoliEffaith

Llywodraethu, cyllid a gwydnwch elusennau: 15 cwestiwn y dylech chi eu gofyn

Dylech chi a’ch ymddiriedolwyr hefyd adolygu amcanion yr elusen o bryd i’w gilydd i sicrhau eu bod nhw’n dal i fod yn briodol, yn berthnasol ac yn gyfoes. Mae amgylchiadau’n newid dros amser a gallai hyn effeithio ar y canlynol:

• a yw’r grŵp buddiolwyr elusen yn dal i fodoli, ac yn ‘rhan ddigonol’ o’r cyhoedd o hyd
• a yw’r ‘ardal o fudd’ ddaearyddol lle y gall yr elusen weithredu yn parhau i fod yn berthnasol
• a yw’r angen y cafodd yr elusen ei sefydlu i’w ateb yn parhau i fodoli, ac a yw ei gyflawni yn parhau i fod er budd y cyhoedd
• a all fod ffyrdd gwell o ateb y galw y cafodd yr elusen ei sefydlu i’w fodloni

Os nad yw amcanion eich elusen yn effeithiol mwyach, mae’n rhaid i chi ystyried sut y gellid newid y rhain neu weithredu fel arall er mwyn gallu defnyddio adnoddau’r elusen ar gyfer ei dibenion.

---

Yn y gorffennol arferai nifer o elusennau helpu pobl drwy ddarparu nwyddau, gan gynnwys bwyd, dillad neu danwydd. Mae nifer o elusennau wedi penderfynu y gallant ateb anghenion presennol yn fwy effeithiol gyda thaliadau arian neu dalebau, ac maent wedi diweddaru eu hamcanion. Mae rhai elusennau yn parhau i weithio’n effeithiol drwy ddarparu nwyddau (fel bwyd neu offer meddygol).

Mae elusennau yn cael eu sefydlu’n aml ar gyfer ardal arbennig. Gall newidiadau dros amser olygu nad oes digon o bobl mwyach sydd angen gwasanaethau’r elusen yn y lle hwnnw. Yn yr amgylchiadau hyn, gall elusennau ehangu eu hardal o fudd i gynnwys ardaloedd cyfagos.

Gall dwy elusen sy’n darparu gwasanaethau tebyg (neu gyflenwol) yn yr un ardal benderfynu cydweithio neu uno i fod yn fwy effeithlon.

---

4.4 Diweddaru amcanion eich elusen

Gall elusennau addasu neu ychwanegu at eu hamcanion, os oes angen, gan ddefnyddio’r pwerau yn y ddogfen lywodraethol, y gyfraith cwmnïau neu’r Ddeddf Elusennau. Fel arfer ni allant newid eu hamcanion yn llwyr; nid yw’r ddogfen lywodraethol a’r gyfraith elusennau yn caniatáu hynny fel arfer. Os yw’ch elusen yn bwriadu diweddaru ei hamcanion, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr ystyried beth y cafodd yr elusen ei sefydlu i’w wneud yn wreiddiol, a sut mae’r amgylchiadau wedi newid. Mae’n rhaid i’r rhan fwyaf o elusennau gael caniatâd y Comisiwn cyn newid eu hamcanion.

Dylech chi hefyd adolygu’r darpariaethau eraill yn nogfen lywodraethol eich elusen a’u diweddaru os nad ydynt yn dal i ateb anghenion yr elusen - gweler adran 5 y canllaw hwn.

Mae dogfennau llywodraethol yn ddogfennau cyfreithiol. Mae’n rhaid i chi ddilyn y gweithdrefnau cywir i’w diwygio, ac mae’n bwysig geirio unrhyw newidiadau yn gywir. Dylech ystyried ceisio cyngor priodol ynghylch unrhyw newidiadau. Defnyddiwch un o ddogfennau llywodraethol enghreifftiol y Comisiwn neu ddogfen lywodraethol gymeradwy i sicrhau bod eich dogfen lywodraethol yn cynnwys yr holl ddarpariaethau a phwerau y mae eu hangen arnoch chi.

Gwybod mwy:

Sut i newid dogfen lywodraethol eich elusen

Sut i ysgrifennu dibenion elusennol

5. Cydymffurfio â dogfen lywodraethol eich elusen a’r gyfraith

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• wneud yn siŵr bod yr elusen yn cydymffurfio â’i dogfen lywodraethol
• cydymffurfio â gofynion y gyfraith elusennau a chyfreithiau eraill sy’n gymwys i’ch elusen

Dylech gymryd camau rhesymol i gael gwybod am ofynion cyfreithiol, er enghraifft, drwy ddarllen canllawiau perthnasol neu geisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch.

5.1 Dogfen lywodraethol eich elusen

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â’r ddogfen lywodraethol, sydd fel arfer yn cynnwys gwybodaeth allweddol am:

• beth mae’r elusen yn bodoli i’w wneud (ei dibenion, fel yr esbonnir yn ei chymal amcanion)

• pa bwerau sydd ganddi i hyrwyddo ei hamcanion

• pwy yw’r ymddiriedolwyr, faint o ymddiriedolwyr y dylai fod a sut y cânt eu penodi a’u diswyddo a oes aelodau gan yr elusen ac, os oes, pwy all fod yn aelod

• rheolau am gyfarfodydd ymddiriedolwyr (ac aelodau); sut y cânt eu trefnu a’u cynnal; sut mae penderfyniadau’n cael eu gwneud a’u cofnodi, ac ati

• sut i newid y ddogfen lywodraethol sut ddod â’r elusen i ben

Gall fod rheolau hefyd sy’n cyfyngu ar sut y gellir defnyddio’r pwerau, pwy all bleidleisio mewn cyfarfodydd, neu pa reolau y gellir eu newid.

Dylai fod copi cyfoes gan bob ymddiriedolwr o ddogfen lywodraethol yr elusen a dylent gyfeirio ati yn rheolaidd. Os nad oes copi gennych, neu nid ydych yn gwybod beth yw e, gofynnwch i’ch cyd- ymddiriedolwyr. Os nad oes copi ganddynt, fel arfer gall y Comisiwn ddarparu un (os yw’ch elusen yn elusen gofrestredig).

Mae’r ddogfen lywodraethol yn hanfodol i’ch elusen. Efallai y bydd angen i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr ei hadolygu o bryd i’w gilydd i sicrhau ei bod yn parhau i ateb anghenion yr elusen. Mae dogfennau llywodraethol yn ddogfennau cyfreithiol. Mae’n rhaid i chi ddilyn y gweithdrefnau cywir i’w diwygio, ac mae’n bwysig geirio unrhyw newidiadau yn gywir. Dylech ystyried ceisio cyngor priodol ynghylch unrhyw newidiadau. Defnyddiwch un o ddogfennau llywodraethol y Comisiwn neu ddogfen lywodraethol gymeradwy i sicrhau bod eich dogfen lywodraethol yn cynnwys yr holl ddarpariaethau a phwerau y mae eu hangen arnoch chi.

Darllen mwy am ddogfennau llywodraethol.

5.2 Y gyfraith elusennau - gofynion cofrestru, cyfrifyddu, adrodd a gofynion eraill

Mae’n rhaid i elusennau a sefydlwyd yng Nghymru neu Loegr gofrestru gyda’r Comisiwn oni bai eu bod nhw’n:

• elusennau sydd

• wedi’u hesgusodi wedi’u heithrio rhag cofrestru

• yn fach iawn (yn is na’r trothwy incwm blynyddol ar gyfer cofrestru gorfodol, sef £5,000 ar hyn o bryd) ac nid ydynt yn SCE (mae’n rhaid i bob SCE gofrestru)

I gae l gwybod a oes angen i’ch elusen gofrestru n eu a yw wedi’i hesgusodi neu ei heithrio:

Mae’n bosib y bydd rhaid i elusennau sy’n gweithredu yn yr Alban neu Ogledd Iwerddon gofrestru yno.

Mae’n rhaid i bob elusen gadw cofnodion ariannol priodol a pharatoi cyfrifon blynyddol. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr drefnu i lyfrau cyfrifyddu a chofnodion (gan gynnwys llyfrau arian parod, anfonebau a derbyniadau) gael eu cadw am gyfnod penodedig. Darllen mwy: Cadw Cofnodion Cyfrifyddu.

Mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig:

• roi gwybod i’r Comisiwn am unrhyw newidiadau i’r wybodaeth ar y gofrestr elusennau, gan gynnwys manylion yr ymddiriedolwyr a newidiadau i’r ddogfen lywodraethol
• anfon ffurflen flynyddol (neu ddiweddariad blynyddol) a gwybodaeth arall i’r Comisiwn
• cydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfrifyddu ac adrodd ychwanegol fel ffeilio cyfrifon blynyddol ac adroddiadau gyda’r Comisiwn, yn dibynnu ar faint yr elusen
• dylent adrodd i’r Comisiwn am unrhyw ddigwyddiad difrifol yn eu helusen, cyn gynted â phosibl ar ôl iddo ddigwydd (gweler adran 8.3 am fwy o fanylion)

Efallai y bydd rhaid i elusennau sydd wedi’u hesgusodi anfon gwybodaeth gyfrifyddu at eu prif reoleiddiwr. Gwybod mwy am ofynion cyfrifyddu ac adrodd ar gyfer elusennau.

Mae’n rhaid i elusennau gydag incwm dros £250,000 a phob cwmni elusennol baratoi eu cyfrifon ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr yn unol â’r Datganiad o Arferion Cymeradwy - Cyfrifyddu ac Adrodd gan Elusennau (SORP Elusennau).

Gwybod mwy am y SORP Elusennau.

Mae’n rhaid i elusen gofrestredig sydd ag incwm dros £10,000 yn ei blwyddyn ariannol ddiwethaf nodi ei bod yn elusen gofrestredig ar unrhyw ddogfennau codi arian ac ar lawer o’i dogfennau ariannol, gan gynnwys sieciau, anfonebau a derbyniadau. Mae hyn yn cynnwys dogfennau electronig fel e-byst a gwefannau. Nid oes rhaid i chi nodi rhif cofrestru’r elusen, ond mae’n arfer da i wneud hynny.

5.3 Cyfreithiau a rheoliadau eraill

Gall elusennau a’u hymddiriedolwyr fod yn ddarostyngedig i amrywiaeth o gyfreithiau a rheoliadau eraill yn dibynnu ar yr hyn y mae’r elusen yn ei wneud, ble y mae’n gweithio a sut y mae wedi’i sefydlu. Mae rhai cyfreithiau yn gymwys i bob elusen, fel cydraddoldeb, diogelu data a’r gyfraith hawlfraint. Mae’n bwysig bod yn ymwybodol o’r cyfreithiau sy’n gymwys i’ch elusen chi, er enghraifft os yw’n:

• gwmni, SCE neu’n gymdeithas budd cymunedol
• cyflogi staff
• berchen ar eiddo neu’n rhentu eiddo
• gweithredu cerbydau
• darparu:
  • cyngor cyfreithiol, ariannol neu gyngor rheoledig arall
  • tai neu lety
  • gwasanaethau meddygol neu ofal
• gweithio gyda phlant neu oedolion sydd mewn perygl
• cyflawni gweithgareddau sy’n ddarostyngedig i reoliadau, fel codi arian
• am elwa ar Gymorth Rhodd neu ostyngiadau treth eraill
• gweithio yn yr Alban, Gogledd Iwerddon neu’r tu allan i’r DU

Nid yw’r Comisiwn yn disgwyl i bob ymddiriedolwr fod yn arbenigwr cyfreithiol. Dylech chi a’ch cyd- ymddiriedolwyr gymryd camau rhesymol i gael gwybod am ofynion cyfreithiol a rheoleiddiol a chael yr wybodaeth ddiweddaraf un, drwy gael gohebiaeth gan y Comisiwn a ffynonellau eraill, darllen canllawiau perthnasol a mynychu hyfforddiant priodol. Dylai fod systemau a gweithdrefnau gan yr elusen yn eu lle hefyd i sicrhau ei bod yn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol.

Os oes pryder ynghylch mater arbennig, efallai yr hoffai’r ymddiriedolwyr ystyried ceisio cyngor annibynnol gan rywun cymwysedig addas.

Canfod cyfreithiwr – Cymdeithas y Gyfraith

Cyngor cyfreithiol i elusennau bach - LawWorks

5.4 Osgoi camgymeriadau - gwybod beth sydd yn eich dogfen lywodraethol

Os nad yw’r ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â’r ddogfen lywodraethol, mae’n bosib y bydd yr elusen yn ymgymryd â gweithgareddau y tu allan i’w hamcanion. Efallai y bydd yn methu â dilyn y gweithdrefnau cywir, neu gymryd camau nad oes ganddi’r pŵer i’w cymryd. Gallai gweithredoedd a phenderfyniadau fod yn annilys a gorfod cael eu gwrthdroi o ganlyniad.

Os nad ydych yn dilyn rheolau ynghylch pwy all fod yn aelod neu’n ymddiriedolwr, neu sut i drefnu a rhedeg cyfarfodydd, mae hyn yn aml yn arwain at anghydfodau a all rwystro’r elusen rhag gweithredu’n effeithiol.

6. Gweithredu er lles gorau eich elusen

Rhaid i chi:

• wneud beth rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr (a neb arall) yn penderfynu fydd yn cynnig modd i’r elusen gyflawni ei dibenion orau

• ynghyd â’ch cyd-ymddiriedolwyr, gwneud penderfyniadau cytbwys yn seiliedig ar wybodaeth ddigonol, gan ystyried y tymor hir yn ogystal â’r tymor byr

• osgoi rhoi eich hun mewn sefyllfa lle mae’ch dyletswydd i’ch elusen yn gwrthdaro â’ch buddiannau personol neu deyrngarwch i unrhyw unigolyn neu gorff arall

• peidio â derbyn unrhyw fudd gan yr elusen oni bai ei bod wedi’i awdurdodi’n briodol ac yn amlwg er lles yr elusen; mae hyn hefyd yn cynnwys unrhyw un sydd â chysylltiad ariannol â chi, fel partner, plentyn dibynnol neu bartner busnes

6.1 Deall buddiannau’r elusen

Mae gweithredu er lles gorau’r elusen yn golygu gwneud yr hyn y mae’r ymddiriedolwyr yn penderfynu fydd yn cynnig modd i’r elusen gyflawni ei dibenion orau, heddiw ac yn y dyfodol. Nid yw’n ymwneud â gwasanaethu;

• buddiannau’r ymddiriedolwyr neu’r staff buddiannau

• personol aelodau neu fuddiolwyr

• buddiannau personol cefnogwyr, cyllidwyr neu roddwyr

• yr elusen fel sefydliad ynddo’i hun, neu ei warchod er ei fwyn ei hun

Weithiau bydd angen i ymddiriedolwyr ystyried cydweithredu neu uno ag elusen arall, neu hyd yn oed gwario’r cyfan o adnoddau’r elusen a dod â’r elusen i ben.

6.2 Gwneud penderfyniadau

Rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol yn y pen draw am benderfynu pa weithgareddau y bydd yr elusen yn ymgymryd â nhw, pa adnoddau y bydd eu hangen arni, sut i’w cael nhw a’u defnyddio nhw. Mae gwneud penderfyniadau ar y cyd yn un o’r rhannau pwysicaf o rôl yr ymddiriedolwr. Mae rhai penderfyniadau yn syml, ond gall eraill fod yn gymhleth neu’n bellgyrhaeddol eu canlyniadau. Pan fyddwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniadau am eich elusen, mae’n rhaid i chi:

• gweithredu o fewn eich pwerau

• gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles eich elusen

• sicrhau bod digon o wybodaeth gennych chi, gan geisio unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch

• ystyried yr holl ffactorau perthnasol rydych yn ymwybodol ohonynt

• anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol delio â gwrthdaro buddiannau a theyrngarwch

• gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud yn yr amgylchiadau

Dylech gofnodi sut gwnaethoch chi’r penderfyniadau mwy pwysig rhag ofn y bydd angen i chi eu hadolygu neu eu hesbonio nhw yn y dyfodol.

Darllen mwy am wneud penderfyniadau.

6.3 Osgoi camgymeriadau - bod yn barod i herio rhagdybiaethau

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau sydd er lles yr elusen yn unig, felly ni ddylent adael i’w barn gael ei lliwio gan ragfarnau personol neu bersonoliaethau cryf.

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr weithredu gyda’i gilydd (ar y cyd). Rhan o’u rôl yw adolygu cynigion yn feirniadol ac yn wrthrychol a herio rhagdybiaethau wrth wneud penderfyniadau. Ni ddylai unrhyw un allu cyfeirio’r ymddiriedolwyr neu yrru penderfyniadau trwyddo heb ystyriaeth ddigonol. Nid yw ymddiriedolwyr sy’n ildio i farn a phenderfyniadau eraill yn cyflawni eu dyletswyddau.

Fel arfer nid oes rhaid i benderfyniadau fod yn unfrydol (yn dibynnu ar eich dogfen lywodraethol), ond pan fydd yr ymddiriedolwyr wedi gwneud penderfyniad mae’n rhaid iddynt i gyd gydymffurfio â’r penderfyniad hwnnw, gan gynnwys unrhyw un sy’n anghytuno. Os ydych chi’n anghytuno’n gryf â phenderfyniad eich cyd-ymddiriedolwyr, gallech chi ofyn i’ch anghytundeb gael ei gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod. Os ydych chi’n meddwl bod eich cyd-ymddiriedolwyr yn torri eu dyletswydd, dylech drafod y mater â’r cadeirydd neu’ch cyd-ymddiriedolwyr. Os ydych yn pryderu o hyd, cysylltwch â’r Comisiwn. Yn y pen draw, efallai eich bod yn teimlo bod rhaid i chi ymddiswyddo er mwyn pellhau eich hun o’r penderfyniad.

Gall y Comisiwn gynghori neu ymyrryd dim ond mewn perthynas â dyletswyddau cyfreithiol ymddiriedolwyr; ni all ddyfarnu mewn anghydfodau rhwng ymddiriedolwyr.

6.4 Delio â gwrthdaro buddiannau a theyrngarwch

Gallwch chi gydymffurfio â’ch dyletswydd i weithredu er lles gorau’r elusen dim ond os ydych chi’n atal eich buddiannau personol rhag gwrthdaro (neu ymddangos eu bod yn gwrthdaro) â lles gorau’r elusen. Mae hyn yn golygu cydnabod a delio â gwrthdaro buddiannau.

Mae gwrthdaro buddiannau yn unrhyw sefyllfa lle y gallai’ch buddiannau personol, neu gallai ymddangos y gallai eich buddiannau personol, eich atal chi rhag gwneud penderfyniad er lles yr elusen yn unig. Er enghraifft, os ydych chi (neu rywun sy’n gysylltiedig â chi, fel perthynas agos, partner busnes neu gwmni):

• yn derbyn taliad gan yr elusen am nwyddau neu wasanaethau, neu fel gweithiwr
• rhoi benthyciad neu dderbyn benthyciad gan yr elusen
• bod yn berchen ar fusnes sy’n ymrwymo i gontract gyda’r elusen
• defnyddio gwasanaethau’r elusen
• yn rhan o ryw drafodiad ariannol arall gyda’r elusen

Hyd yn oed pan na fyddwch yn cael unrhyw fudd ariannol, gallech chi gael gwrthdaro teyrngarwch. Er enghraifft, os oes deliadau busnes gan eich elusen â’ch cyflogwr, ffrind, aelod o’r teulu, neu gorff arall (fel awdurdod lleol neu elusen, neu is-gwmni masnachu’r elusen) rydych yn gwasanaethu arno.

Mae hyn yn golygu y dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• nodi, a datgan gwrthdaro buddiannau (neu deyrngarwch) mae’n
• rhaid i chi atal y gwrthdaro buddiannau (neu deyrngarwch) rhag effeithio ar y penderfyniad
• dylech gofnodi’r gwrthdaro buddiannau (neu deyrngarwch) a sut y cafodd ei drin

Bydd y ffordd rydych yn atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar y penderfyniad yn dibynnu ar yr amgylchiadau a difrifoldeb y gwrthdaro buddiannau. Mae’n rhaid i chi ddilyn unrhyw ddarpariaethau gwrthdaro buddiannau penodol yn eich dogfen lywodraethol. Os yw ymddiriedolwr (neu rywun sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr) yn mynd i elwa’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, dylai’r ymddiriedolwr(wyr) sydd â gwrthdaro dynnu’n ôl o’r drafodaeth a’r broses gwneud penderfyniad. Os yw’r ymddiriedolwyr sydd heb wrthdaro yn gallu dangos nad yw’r gwrthdaro teyrngarwch yn cynnwys unrhyw fudd perthnasol a’i fod yn risg isel i wneud penderfyniadau er lles gorau’r elusen, gallant ganiatáu i’r ymddiriedolwr a effeithir gymryd rhan. Mae’n rhaid i gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol gael awdurdod penodol yn erthyglau’r cwmni i wneud hyn. Yn achos y gwrthdaro buddiannau mwyaf difrifol, gall olygu cael caniatâd gan y Comisiwn, penderfynu peidio â pharhau â chynnig neu hyd yn oed ymddiswyddo fel ymddiriedolwr.

6.5 Osgoi camgymeriadau - delio â gwrthdaro buddiannau

Mae gwrthdaro buddiannau (a gwrthdaro teyrngarwch) yn fwy cyffredin nag y byddai rhywun yn ei feddwl. Os yw’n ymddangos bod gwrthdaro buddiannau gan un o’ch cyd-ymddiriedolwyr dylech ddweud hynny; nid ydych yn cwestiynu eu gonestrwydd drwy wneud hynny.

Wrth benderfynu sut i ddelio â gwrthdaro buddiannau, dylai ymddiriedolwyr ystyried beth sy’n teimlo’n iawn, a hefyd sut y gallai gweithredoedd yr ymddiriedolwyr gael eu gweld yn llygaid pobl eraill.

Os nad yw gwrthdaro buddiannau wedi cael ei nodi neu wedi cael sylw priodol, gall hyn gael effeithiau negyddol ar yr elusen a’r ymddiriedolwyr unigol gan gynnwys cost ariannol a niwed i enw da. Gan fod yr ymddiriedolwyr wedi torri eu dyletswydd, gall penderfyniadau gael eu cwestiynu neu eu herio’n gyfreithiol. Efallai y bydd rhaid i’r Comisiwn gymryd camau rheoleiddio i ddiogelu’r elusen rhag niwed pellach neu i ddelio ag unrhyw gamymddwyn neu gamreoli gan yr ymddiriedolwyr.

Darllen mwy am wrthdaro buddiannau.

6.6 Taliadau a buddiannau eraill i ymddiriedolwyr

Fel arfer, ni all elusennau dalu eu hymddiriedolwyr. Pan fyddwch chi’n ymddiriedolwr, fel arfer rydych chi’n gwirfoddoli eich gwasanaethau ac nid ydych chi’n cael eich talu am eich gwaith. Gelwir hyn yn egwyddor wirfoddol.

Fodd bynnag, gallwch chi adennill treuliau rhesymol rydych chi’n eu hysgwyddo fel teithio a gofal plant - ni ddylai gweithredu fel ymddiriedolwr olygu eich bod chi’n colli allan. Os yw’ch elusen yn edrych i dalu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig, rhaid i chi ddilyn y rheolau cyfreithiol. Er enghraifft, rhaid i chi gael awdurdod (neu ganiatâd cyfreithiol) ar gyfer y taliad, rhaid i’r penderfyniad fod er budd gorau’r elusen, a rhaid rheoli’r gwrthdaro buddiannau.

Darllenwch fwy am talu ymddiriedolwyr, pryd mae angen awdurdod arnoch a sut i wneud cais.

7. Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol

Mae’n rhaid i chi weithredu’n gyfrifol, yn rhesymol ac yn onest. Weithiau gelwir hyn y ddyletswydd pwyll. Mae pwyll yn ymwneud ag arfer barn sicr. Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• sicrhau bod asedau’r elusen yn cael eu defnyddio i gefnogi neu ymgymryd â’i dibenion yn unig
• osgoi rhoi asedau, buddiolwyr neu enw da’r elusen yn agored i risg ormodol
• peidio â gor-ymrwymo’r elusen
• cymryd gofal arbennig wrth fuddsoddi neu fenthyca
• cydymffurfio ag unrhyw gyfyngiadau ar wario cronfeydd neu werthu tir

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr roi gweithdrefnau a mesurau diogelu priodol yn eu lle a chymryd camau rhesymol i sicrhau bod y rhain yn cael eu dilyn. Fel arall mae perygl y bydd yr elusen yn agored i dwyll neu ladrad, neu fathau eraill o gamddefnydd, a’ch bod chi mewn perygl o dorri dyletswydd.

7.1 Rheoli risgiau

Mae risg yn unrhyw beth a allai, pe byddai’n digwydd, yn effeithio ar allu’ch elusen i gyflawni ei dibenion neu gyflawni ei chynlluniau. Mae pob elusen yn wynebu rhai risgiau. Bydd y risgiau y gallai’ch elusen eu hwynebu yn dibynnu ar ffactorau fel ei maint, ei chyllid a’i gweithgareddau. Er enghraifft, mae rheoli eiddo, cyflogi staff, defnyddio gwirfoddolwyr, defnyddio TG, gweithio gyda phlant neu bobl mewn perygl, neu weithredu newid i gyd yn cynnwys elfennau o risg.

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr reoli’r risg mewn modd cyfrifol. Mae dyletswydd gennych i osgoi rhoi eich elusen mewn sefyllfa lle mae’n agored i risg ormodol. Nid yw hyn yn golygu bod yn wrthwynebus i risg. Rheoli risg yw’r broses o adnabod ac asesu risgiau, a phenderfynu sut i ddelio â nhw. Gall gynnwys elfen o gymryd risg mewn modd cyfrifol, ac mae’n ganolog i’r ffordd y mae ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniadau.

Mae canllaw’r Comisiwn ar reoli risg yn amlinellu hanfodion delio â risgiau ac mae’n cynnwys model rheoli risg wedi’i ffurfio o’r camau canlynol:

1. Sefydlu polisi risg.
2. Adnabod risgiau (beth allai fynd o’i le).
3. Asesu risgiau (pa mor debygol ydynt, a pha mor ddifrifol y byddent)
4. Gwerthuso pa gamau i’w cymryd (e.e. osgoi, trosglwyddo, yswirio yn erbyn, derbyn)
5. Adolygu, monitro ac asesu’n achlysurol.

Gwybod mwy:

Sut i reoli risgiau yn eich elusen

Canllaw y Sefydliad Rheoli Risg i elusennau

Mae elusennau yn: sut i ddiogelu grwpiau agored i niwed gan gynnwys plant

Mae rhai elusennau yn gweithio mewn ardaloedd neu’n ymwneud â gweithgareddau lle maent yn fwy agored i risgiau fel twyll, troseddau ariannol, eithafiaeth neu derfysgaeth. Dylai elusennau asesu i ba raddau y maent yn agored i’r risgiau hyn a chymryd camau cymesur. Os oes angen i’ch elusen roi sylw i’r risgiau hyn, efallai y bydd pecyn cymorth y Comisiwn ar warchod elusennau rhag niwed o gymorth. Mae Pennod 2 y pecyn cymorth yn cynnwys canllaw ymarferol ar ddiwydrwydd dyladwy, yn seiliedig ar 3 egwyddor:

• eich rhoddwr (er enghraifft, os yw’ch elusen yn derbyn rhoddion mawr, yn arbennig rhoddion dienw neu roddion arian neu roddion gydag amodau ynghlwm wrthynt)

• adnabod eich partner (os yw’ch elusen yn dibynnu ar bartneriaid neu gyfryngwyr i gyflawni unrhyw ran o’i gwaith)

• adnabod eich buddiolwyr (er enghraifft os yw’ch elusen yn rhoi grantiau arian parod neu gymorth ariannol yn uniongyrchol i unigolion)

Rhaid i elusennau asesu a rheoli risgiau diogelu hefyd. Er enghraifft, rhaid iddynt sicrhau nad yw eu buddiolwyr neu eraill sy’n dod i gysylltiad â’u helusen yn cael niwed o ganlyniad i hynny. Er enghraifft, bydd nifer o elusennau yn dod i gysylltiad â gweithgareddau neu’n darparu gweithgareddau ar gyfer y rhai a allai fod yn cael eu cam-drin neu eu hesgeuluso, neu fod mewn perygl o gael eu cam-drin neu eu hesgeuluso.

Mae hyn yn cynnwys:

• plant a phobl ifanc o dan 18 oed
• oedolion (18 oed a hŷn) sydd mewn perygl

Hyd yn oed os nad yw gweithio gyda phlant neu oedolion mewn perygl yn rhan o fusnes craidd yr elusen, rhaid i ymddiriedolwyr fod yn effro i’w cyfrifoldebau i ddiogelu rhag niwed y bobl hynny y daw’r elusen i gysylltiad â nhw. Darllen mwy am ddiogelu grwpiau agored i niwed.

Bydd yr egwyddorion hyn yn eich helpu chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i gyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol a rheoli’r risgiau i fuddiolwyr, asedau a gwasanaethau’r elusen.

7.2 Cyllidebu

Bydd rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr benderfynu pa gronfeydd ac adnoddau eraill y bydd eu hangen ar eich elusen ac o ble fydd eich elusen yn eu cael nhw. Gall elusen lwyddo i gyflawni ei nodau dim ond os yw’n rheoli ei harian ac adnoddau eraill yn briodol. Bydd rhaid i chi gynllunio a monitro incwm a gwariant eich elusen er mwyn iddi allu cyflawni ei nodau yn y tymor byr, y tymor canolig a’r tymor hir.

Gwybod mwy:

Rheoli asedau ac adnoddau elusennau

Llywodraethu, cyllid a gwydnwch elusennau: 15 cwestiwn y dylech chi eu gofyn

Anawsterau ariannol mewn elusennau

7.3 Cael y cronfeydd y mae eu hangen ar eich elusen (cynhyrchu incwm)

Mae’r rhan fwyaf o elusennau yn cael eu cronfeydd drwy un neu ragor o’r dulliau canlynol:

• codi arian (gofyn am roddion, cymynroddion neu grantiau)
• masnachu (gwerthu nwyddau neu wasanaethau)
• buddsoddi
• prydlesu neu osod tir neu adeiladau

Yn ymarferol, mae’n well osgoi dibynnu ar un ffynhonnell incwm. Rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol am benderfynu sut bydd eich elusen yn cael cyllid. Dylech chi ystyried:

• faint o arian y mae ei angen ar yr elusen
• costau, buddion a risgiau y gwahanol ddulliau o gynhyrchu incwm
• unrhyw ofynion cyfreithiol y mae’n rhaid i’r elusen gydymffurfio â nhw, gan gynnwys rheoliadau codi arian, a chyfyngiadau ar fasnachu masnachol
• unrhyw faterion posibl ynghylch enw da
• a oes angen cyngor arnoch

Os yw’ch elusen eisoes yn derbyn cronfeydd, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod yr incwm a gynhyrchir ar darged, yn cydymffurfio â’r gyfraith, ac nid yw’r elusen yn agored i unrhyw risg ormodol.

Gwybod mwy:

Codi arian ar gyfer elusennau: canllaw i ddyletswyddau ymddiriedolwyr

Masnachu elusennol: gwerthu nwyddau a gwasanaethau

Buddsoddi arian elusennol: canllawiau i ymddiriedolwyr

7.4 Elusennau a’u his-gwmnïau masnachu

Mae’n rhaid i elusennau ddefnyddio is-gwmni masnachu os ydynt yn ymgymryd â masnach fasnachol (anelusennol) sy’n rhagori ar y trothwy ar gyfer talu treth incwm neu dreth gorfforaeth neu’n cynnwys risg arwyddocaol.

Mae is-gwmni masnachu yn gwmni ar wahân a reolir gan yr elusen. Gall yr elusen godi arian o fasnach heb i’w hasedau fod yn agored i risg neu fod yn atebol i dalu treth incwm neu dreth gorfforaeth.

Fodd bynnag, mae rhai risgiau y mae angen i’r ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol ohonynt a’u rheoli:

• mae’r elusen yn bodoli at ddibenion elusennol, ond mae’r is-gwmni masnachu yn bodoli i gynhyrchu incwm; mae eu nodau a’u diddordebau yn wahanol; mae’n rhaid i chi wahaniaethu rhyngddynt

• os yw’r is-gwmni masnachu yn dechrau methu, ni all yr elusen ei achub; byddai hyn yn peryglu cronfeydd yr elusen

• mae gwrthdaro buddiannau gan ymddiriedolwyr elusen sydd hefyd yn gyfarwyddwyr yr is-gwmni

• os yw ymddiriedolwr elusen hefyd yn gyfarwyddwr yr is-gwmni masnachu, mae’r cyfyngiadau ar daliadau a buddion i ymddiriedolwyr hefyd yn gymwys i unrhyw daliadau neu fuddion fel cyfarwyddwr

7.5 Rheoli cronfeydd a’u cadw yn ddiogel

Rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol am arian eich elusen. Dylai fod prosesau effeithiol gan eich elusen ar gyfer trin arian, i helpu i osgoi gwneud penderfyniadau gwael a chamgymeriadau damweiniol, yn ogystal â thwyll a lladrad. Mae methu â gwneud hyn yn debygol o arwain at dorri eich dyletswydd. Dylech:

• osod cyllideb a chadw golwg arni
• rhoi polisïau a gweithdrefnau clir yn eu lle ar gyfer delio ag incwm a gwariant sicrhau fod yr elusen yn cadw cofnodion cywir o incwm a gwariant
• rhoi rheolaethau ariannol cadarn ac effeithiol yn eu lle
• diogelu’r elusen rhag troseddau ariannol fel twyll neu ladrad
• rhoi mesurau diogelwch yn eu lle ar gyfer arian, asedau a staff os yw’r elusen yn gweithredu y tu allan i’r DU
• bod â pholisi cronfeydd wrth gefn priodol
• sicrhau bod yr elusen yn derbyn y gostyngiadau treth y mae hawl ganddi i’w cael

Os yw rhywbeth yn mynd o’i le, dylech roi gwybod i’r Comisiwn ac (os yw’n briodol) yr heddlu. Gweler yr adran ar beth i’w wneud os yw rhywbeth yn mynd o’i le yn adran 8 y canllaw hwn.

Gwybod mwy:

Arian elusennol: sut i’w gadw’n ddiogel

Elusennau: gwiriadau diwydrwydd dyladwy a monitro’r defnydd terfynol o gronfeydd

7.6 Rheoli eiddo (tir ac adeiladau)

Os yw’r elusen yn berchen ar dir neu adeiladau neu’n eu rhentu, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• sicrhau bod yr eiddo wedi’i gofnodi fel un y mae’r elusen yn berchen arno - gweler adran 11 o’r canllaw hwn
• gwybod ar ba delerau y mae’n cael eu dal
• sicrhau ei fod yn cael ei gynnal yn briodol a’i ddefnyddio’n gywir
• sicrhau bod yswiriant digonol gan yr elusen

Dylech chi adolygu’n rheolaidd a yw’r eiddo yn addas at ddibenion yr elusen, ac a yw unrhyw eiddo y mae’r elusen yn ei osod i gynhyrchu incwm yn dal i fod yn fuddsoddiad da.

Mae penderfyniadau am eiddo yn bwysig, felly meddyliwch am y cyngor a’r wybodaeth a allai fod eu hangen arnoch er mwyn gwneud penderfyniadau er lles yr elusen.

Gall y rhan fwyaf o elusennau brynu, gwerthu neu brydlesu tir pan fydd angen iddynt wneud hynny. Pan fyddant yn gwerthu neu’n prydlesu tir, mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gael y fargen orau i’r elusen (oni bai eu bod yn ei waredu i hyrwyddo dibenion yr elusen). Felly dylai pob elusen, ac mae’n rhaid i elusennau cofrestredig:

• geisio cyngor ysgrifenedig, gan gynnwys prisiad, gan syrfëwr cymwysedig cyn cytuno i werthu neu roi prydles am fwy na 7 mlynedd
• hysbysebu gwerthu neu brydlesu’r tir oni bai bod y syrfëwr yn cynghori fel arall

Fel arall, rydych yn debygol o fod angen caniatâd gan y Comisiwn i werthu neu brydlesu.

Gall dogfen lywodraethol elusen bennu bod rhaid defnyddio tir neu adeiladau at ddiben penodol. Gelwir hyn yn dir dynodedig (neu’n ‘dir specie’). Mae amodau arbennig yn gymwys i brydlesu neu werthu tir dynodedig.

Gallai tir sy’n eiddo i elusen (yn enwedig tir dynodedig) fod yn waddol parhaol. Mae hyn yn cyfyngu ar y modd y gallwch ddefnyddio’r enillion gwerthiant.

Mae’n rhaid i chi gael caniatâd gan y Comisiwn i werthu neu brydlesu eiddo i neu gan ymddiriedolwr, rhywun sydd â chysylltiad agos ag ymddiriedolwr, neu weithiwr yr elusen.

Cyn cymryd morgais neu fenthyciad wedi’i warantu yn erbyn tir eich elusen mae’n rhaid i chi gael cyngor ariannol ysgrifenedig a sicrhau bod:

• y benthyciad yn angenrheidiol ac yn cael ei ddefnyddio ar gyfer gweithgaredd sy’n cydweddu â dibenion eich elusen
• telerau’r benthyciad yn rhesymol
• bydd yr elusen yn gallu ad-dalu’r benthyciad

Fel arall bydd rhaid i chi gael caniatâd y Comisiwn i weithredu.

Gwybod mwy am brynu, gwerthu, prydlesu neu forgeisio eiddo elusen, gan gynnwys tir dynodedig a gwaddol parhaol.

7.7 Staff a gwirfoddolwyr

Fel rhan o’ch cyfrifoldeb cyffredinol am yr elusen, mae gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gyfrifoldebau am unrhyw wirfoddolwyr neu staff.

Mae’n rhaid i chi sicrhau bod:

• yr elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith berthnasol gan gynnwys cyfraith cyflogaeth, pensiwn, cydraddoldeb ac iechyd a diogelwch
• gwirfoddolwyr wedi’u gwahanu’n glir oddi wrth weithwyr o ran cyfrifoldebau a hawliau; er enghraifft drwy beidio â gwneud hi’n ofynnol i wirfoddolwyr weithio oriau penodedig, na’u talu nhw mwy na’r treuliau a ysgwyddant

Dylech chi sicrhau bod:

• pobl yn glir am yr hyn y dylent fod yn ei wneud, trwy ddarparu disgrifiadau swyddi priodol i staff neu ddisgrifiadau rôl i wirfoddolwyr

• pobl yn ymwybodol o’r rheolau a’r ffiniau y mae’n rhaid iddynt weithio o’u mewn, er enghraifft, wrth gynrychioli neu siarad ar ran yr elusen

• pobl yn gweithio’n ddiogel

• pobl yn gwybod beth i’w wneud os oes problem

• pobl yn gwybod beth mae angen iddynt eu hadrodd amdanynt a phwy i adrodd iddynt nid yw uwch reolwyr wedi’u hanghymhwyso (gweler isod)

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwr sicrhau bod gweithdrefnau a pholisïau priodol gan yr elusen yn eu lle, bod staff a gwirfoddolwyr yn cael hyfforddiant priodol, a bod pobl yn gwybod bod rhaid iddynt gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau. Mae rôl bwysig gennych chi hefyd o ran hybu perthnasoedd gweithio effeithiol rhwng ymddiriedolwyr, uwch aelodau staff (os oes), staff a gwirfoddolwyr.

Os oes gan eich elusen uwch reolwyr – sydd fel arfer yn cyflawni rolau prif weithredwr neu gyfarwyddwr cyllid – dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod gennych weithdrefnau ar waith i wirio a ydynt wedi’u hanghymhwyso gan y gyfraith rhag gweithredu yn y rôl honno. Mae’r rhesymau dros anghymhwyso yr un fath ag ar gyfer ymddiriedolwyr – gweler adran 3.1.2.

Gallwch ddarllen y canllawiau anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau sy’n esbonio’r rheolau anghymhwyso yn fanylach.

Sut i reoli gwirfoddolwyr eich elusen

Staff elusennau: sut i gyflogi gweithwyr am dâl

Rheolau pensiwn i elusennau

Pensiynau (canllaw Charity Finance Group)

7.8 Osgoi camgymeriadau - peidio â dibynnu gormod ar unigolion

Gall pethau mynd o’i le pan fydd ymddiriedolwyr yn dibynnu gormod ar unigolion, ac nid ydynt yn rhoi digon o fesurau diogelu yn eu lle i sicrhau atebolrwydd. Gall hyn arwain at yr elusen yn dioddef twyll neu ladrad, neu fuddiolwyr yn cael eu cam-drin. Gallai’r mathau hyn o ddigwyddiadau achosi niwed difrifol i enw da’r elusen a difrod arall.

Dylai fod rheolaethau ariannol priodol gan bob elusen sy’n sicrhau bod mwy nag un person yn ymwneud â derbyn incwm ac yn awdurdodi gwariant. Dylai’r rhain gwmpasu pob dull talu y mae’r elusen yn ei ddefnyddio - siec, arian parod, cerdyn credyd, cerdyn talu, cerdyn debyd, cerdyn rhagdaledig, bancio dros y ffôn neu’r rhyngrwyd neu ddulliau electronig eraill. Mae trin arian yn creu mwy o risg, felly ceisiwch osgoi taliadau arian lle bynnag y bo’n bosibl.

Pan fydd pobl eraill yn codi arian ar ran yr elusen, boed yn wirfoddolwyr neu’n weithwyr proffesiynol cyflogedig, dylech sicrhau bod rheolaethau priodol yn eu lle ar gyfer yr arian a godir. Mae hyn yn sicrhau bod yr elusen yn derbyn y swm llawn sy’n ddyledus iddi.

Darllen mwy am reolaethau ariannol.

Os yw rhywbeth difrifol yn mynd o’i le, dylech weithredu ar unwaith i ddelio â hyn ac adrodd amdano i’r Comisiwn. Cewch wybod rhagor yn adran 8.3 o’r canllaw hwn.

8. Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

Fel rhywun sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen:

• mae’n rhaid i chi ddefnyddio gofal a sgil rhesymol, drwy ddefnyddio eich sgiliau a’ch profiad a cheisio cyngor pan fydd ei angen

• dylech chi neilltuo digon o amser, meddwl ac ynni i’ch rôl, er enghraifft trwy baratoi ar gyfer, mynychu a chymryd rhan weithredol ym mhob cyfarfod yr ymddiriedolwyr

Weithiau gelwir hyn yn ddyletswydd gofal.

8.1 Defnyddio’ch sgiliau a’ch profiad

Fel ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi ddefnyddio’ch sgiliau a’ch profiad i lywio’r penderfyniadau sy’n cael eu gwneud a chynnig budd i’ch elusen. Er enghraifft, mae Deddf Ymddiriedolwyr 2000 yn dweud bod rhaid i ymddiriedolwyr “ddefnyddio’r gofal a’r sgil sy’n rhesymol yn yr amgylchiadau.” Bydd yr hyn sy’n rhesymol yn yr amgylchiadau yn dibynnu ar unrhyw wybodaeth neu brofiad arbennig y mae’r ymddiriedolwr yn honni sydd ganddo/ganddi. Mae hefyd yn dibynnu a yw ymddiriedolwr yn gweithredu mewn rhinwedd broffesiynol neu am dâl, a beth y byddai’n rhesymol i ddisgwyl i unigolyn o’r fath wybod.

Mae Deddf Ymddiriedolwyr 2000 yn gymwys i ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig. Mae’r gyfraith cwmnïau a’r Ddeddf Elusennau yn gosod dyletswyddau tebyg ar gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol ac ymddiriedolwyr SCEau (gweler adran 11 y canllaw hwn). Yn ogystal, mae dyletswydd gofal gyffredinol gan bob ymddiriedolwr y mae’n rhaid iddynt eu cymhwyso i bob agwedd ar eu rôl.

8.2 Ceisio cyngor pan fydd ei angen arnoch

Dylai ymddiriedolwyr gydnabod pryd y mae angen cyngor arnynt. Mae hyn yn arbennig o bwysig pe gallai’r elusen (neu ei eiddo) fod mewn perygl, neu os oes posibilrwydd eu bod yn gweithredu’n groes i’w dyletswyddau, er enghraifft, pan fyddant yn:

• prynu neu werthu tir (rhaid i’r rhan fwyaf o elusennau geisio cyngor gan syrfëwr neu unigolyn cymwysedig arall pan fydd yn gwerthu tir elusen)
• buddsoddi cronfeydd elusen
• llunio contractau newydd, hirdymor, cymhleth neu o werth uchel
• ystyried gweithredu’n gyfreithiol

Bydd rhai elusennau mwy yn cyflogi eu cynghorwyr proffesiynol eu hunain; mae’r rhan fwyaf o elusennau yn debygol o geisio cyngor yn allanol.

Gwybod mwy:

Eich penderfyniad chi: ymddiriedolwyr elusen a gwneud penderfyniadau

Sut i fuddsoddi arian elusennol

Ffynonellau eraill o gymorth a chyngor

8.3 Beth i’w wneud os aiff rhywbeth o’i le

Gall y rhan fwyaf o broblemau mewn elusennau gael eu datrys gan yr ymddiriedolwyr eu hunain, weithiau gydag ychydig o gyngor. Fodd bynnag, mewn achosion difrifol efallai y bydd rhaid i’r Comisiwn gynghori’r ymddiriedolwyr neu weithredu i ddiogelu’r elusen.

Os aiff rhywbeth o’i le, dylech weithredu’n brydlon ac yn briodol er mwyn:

• atal neu leihau unrhyw golled neu ddifrod pellach
• os yw’n briodol, adrodd amdano i’r Comisiwn, yr heddlu os yw trosedd wedi cael ei gyflawni, ac unrhyw reoleiddwyr eraill y mae’r elusen yn atebol iddynt
• cynllunio beth fyddwch yn ei ddweud wrth eich staff, gwirfoddolwyr, aelodau, y cyhoedd neu’r cyfryngau
• cymryd camau rhesymol i’w atal rhag digwydd eto - adolygu rheolaethau a gweithdrefnau, ceisio cyngor priodol

Mae’r Comisiwn yn ei gwneud hi’n ofynnol i elusennau adrodd am ddigwyddiadau difrifol. Mae digwyddiad difrifol yn ddigwyddiad niweidiol, boed yn rhai gwirioneddol neu honedig, sy’n arwain at neu’n peryglu:

• colled sylweddol o arian neu asedau eich elusen
• niwed sylweddol i eiddo eich elusen
• niwed sylweddol i waith, buddiolwyr neu enw da eich elusen

Y math mwyaf cyffredin o ddigwyddiadau yw twyll, lladrad, colledion ariannol mawr, torcyfraith, honiadau o derfysgaeth neu eithafiaeth a materion diogelu.

Os yw digwyddiad difrifol yn codi mae’n rhaid i chi nodi’r hyn a ddigwyddodd ac esbonio sut rydych yn delio â’r digwyddiad, hyd yn oed os ydych wedi rhoi gwybod i’r heddlu, rhoddwyr neu reoleiddiwr arall.

Yna gall y Comisiwn benderfynu pa gamau, os o gwbl, sy’n briodol. Mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr osgoi gadael eu helusen yn agored i risg ormodol a dylent gymryd camau rhesymol i asesu a rheoli risgiau i’w gweithgareddau, eu buddiolwyr, eu heiddo a’u henw da. Mae adrodd am ddigwyddiadau difrifol i’r Comisiwn yn dangos eich bod wedi adnabod risg i’r elusen a bod ei hymddiriedolwyr yn cymryd camau priodol i ddelio ag ef. Mae hefyd yn golygu y gall y Comisiwn ymateb yn gadarnhaol i unrhyw ymholiadau gan y cyhoedd neu’r cyfryngau.

Os nad yw ymddiriedolwyr yn adrodd am ddigwyddiad difrifol sy’n dod i’r amlwg wedi hynny, gall y Comisiwn ystyried bod hyn yn fath o gamreoli a chymryd camau rheoleiddio, yn enwedig os yw camddefnydd neu niwed pellach wedi codi yn dilyn y digwyddiad cychwynnol.

Gwybod mwy:

Sut i adrodd am ddigwyddiad difrifol yn eich elusen

8.4 Pryd fyddai’r Comisiwn yn gweithredu

Bydd y Comisiwn yn gweithredu os yw’n pryderu nad yw’r ymddiriedolwyr yn cyflawni eu dyletswyddau i’w helusen, naill ai oherwydd nad ydynt yn eu deall neu’n amharod neu ddim yn gallu eu cyflawni.

Mewn rhai achosion, gall y Comisiwn benderfynu ei fod yn ddigonol i gynghori’r ymddiriedolwyr am eu dyletswyddau. Mewn achosion mwy difrifol, pan fydd asedau, enw da, gwasanaethau neu fuddiolwyr elusennau wedi cael eu niweidio neu mewn perygl arwyddocaol, gall y Comisiwn gychwyn ymchwiliad statudol a fydd yn caniatáu iddo:

• geisio ac asesu tystiolaeth
• defnyddio pwerau gorfodi i ddiogelu asedau’r elusen neu ddiogelu’r defnydd priodol ohonynt

Nid yw cychwyn ymchwiliad bob amser yn golygu bod y Comisiwn yn amau camweithredu. Nod y Comisiwn mewn achosion o’r fath yw atal camddefnydd neu niwed a rhoi elusennau yn ôl ar y sail briodol ar gyfer y dyfodol.

Darllenwch am waith y Comisiwn i atal, canfod a mynd i’r afael â chamddefnydd a chamreoli mewn elusennau a hyrwyddo’r gyfraith elusennau: Mynd i’r afael â chamddefnydd a chamreoli elusennau.

9. Sicrhau bod eich elusen yn atebol

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gydymffurfio â gofynion cyfrifyddu ac adrodd statudol. Dylech hefyd:

• allu dangos bod eich elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith, yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol
• sicrhau atebolrwydd priodol i aelodau, os oes aelodaeth gan eich elusen sydd ar wahân i’r ymddiriedolwyr
• sicrhau atebolrwydd yn yr elusen, yn enwedig pan fyddwch yn dirprwyo cyfrifoldeb am dasgau neu benderfyniadau arbennig i staff neu wirfoddolwyr

9.1 Cydymffurfio â gofynion cyfrifyddu

Mae’n rhaid i bob elusen baratoi cyfrifon a rhoi copi o’r cyfrifon diweddaraf i unrhyw un sy’n gofyn amdanynt. (Gallwch godi tâl am eich costau.) Bydd y Comisiwn yn cymryd camau rheoleiddio yn erbyn elusennau sy’n methu â darparu copïau o gyfrifon dro ar ôl tro pan fydd y cyhoedd neu’r rheoleiddiwr yn gofyn am gopi.

Mae’r union gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen eu cynhyrchu yn dibynnu ar yr elusen ac a yw’n gwmni a faint o incwm y mae’n ei dderbyn. Mae rheolau gwahanol yn gymwys i elusennau sydd wedi’u hesgusodi. Gwybod mwy am ofynion cyfrifyddu ac adrodd ar gyfer elusennau.

Mae’n rhaid i elusennau gydag incwm dros £250,000 a phob cwmni elusennol baratoi eu cyfrifon ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr yn unol â’r Datganiad o Arferion Cymeradwy - Cyfrifyddu ac Adrodd gan Elusennau (SORP Elusennau).

Gwybod mwy am y SORP Elusennau.

Mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig ddarparu gwybodaeth bob blwyddyn i’r Comisiwn hefyd. Mae’r rheolau yn amrywio yn ôl maint a strwythur eich elusen. Dylai elusennau cofrestredig gydag:

• incwm hyd at £10,000 gwblhau’r adrannau perthnasol o’r ffurflen flynyddol, sy’n cynnwys diweddariadau i ymddiriedolwyr
• incwm dros £10,000 a phob SCE, baratoi a ffeilio ffurflen flynyddol
• incwm dros £25,000 a phob SCE, ffeilio copïau o adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr, cyfrifon ac adroddiad craffu allanol (adroddiad archwilwyr annibynnol neu allanol) hefyd

Mae methu â chyflwyno cyfrifon a dogfennau ategol i’r Comisiwn yn drosedd. Mae’r Comisiwn hefyd yn ei ystyried yn gamreoli neu’n gamymddwyn wrth weinyddu’r elusen. Bydd darparu gwybodaeth ariannol amserol, fanwl-gywir a gwybodus a fydd yn helpu cyllidwyr, noddwyr, buddiolwyr ac eraill i ddeall eich elusen a’i gwaith yn hybu ffydd a hyder ynddi.

---

Cofiwch, mae’r ymddiriedolwyr hynny sy’n llofnodi adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr a chyfrifon yn llofnodi ar ran y corff ymddiriedolwyr cyfan felly mae pob un o’r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am y cyfrifon.

---

Gwybod mwy am ffurflenni blynyddol.

Mae’n bosib y bydd rhaid i’ch elusen adrodd i reoleiddwyr eraill hefyd, er enghraifft, os yw ei gweithgareddau yn cynnwys darparu tai cymdeithasol, addysg neu ofal cymdeithasol. Mae’n rhaid i gwmnïau gyflwyno cyfrifon a ffurflenni blynyddol i Dŷ’r Cwmnïau bob blwyddyn hefyd.

9.2 Bod yn atebol i bobl sydd â budd yn yr elusen

Mae’n bwysig ystyried beth mae’ch aelodau, buddiolwyr, cefnogwyr a chyllidwyr yn ei ddweud. Defnyddiwch yr wybodaeth hon i lywio penderfyniadau a gwella gwasanaethau’r elusen. Os oes aelodaeth bleidleisio ehangach gan eich elusen yn ychwanegol i’r ymddiriedolwyr, gall eich dogfen lywodraethol gynnwys darpariaethau penodol ynghylch pryd i gynnwys aelodau mewn penderfyniadau, er enghraifft trwy gyfarfodydd cyffredinol.

Dylai elusennau ystyried y manteision o gael gweithdrefnau priodol ar gyfer delio â chwynion, a sicrhau eu bod yn hawdd i’w canfod a’u dilyn.

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod eich elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith, a dylent allu ddangos ei bod yn cydymffurfio â’r gyfraith, yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol o ran cyflawni ei dibenion. Os na allwch ddangos y pethau hyn, dylech allu esbonio pa gamau rydych yn eu cymryd i roi sylw i unrhyw anawsterau.

Efallai y bydd o ddefnydd i chi adolygu cydymffurfiaeth ac arfer da eich elusen trwy ddefnyddio:

• cod llywodraethu, e.e. Good Governance: a Code for the Voluntary and Community Sector
• safon ansawdd, fel PQASSO, neu safon arall sy’n addas ar gyfer eich elusen
• meincnodi (cymharu a dysgu) gyda sefydliad arall
• adolygiad annibynnol gan gynghorydd cymwysedig addas

Darllen am ffydd a hyder cyhoeddus mewn elusennau.

9.3 Ymddiriedolwyr a dirprwyo

Bydd ymddiriedolwyr yn dirprwyo gweithgareddau beunyddiol i ymddiriedolwyr arbennig yn aml iawn (fel y cadeirydd), gwirfoddolwyr neu staff. Mae pŵer gan nifer o elusennau i ddirprwyo gwneud penderfyniadau i is-bwyllgorau neu staff uwch hefyd. Gall dirprwyo helpu ymddiriedolwyr i lywodraethu’n fwy effeithiol, ond ni allant ddirprwyo eu cyfrifoldeb cyffredinol. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr fod yn gyfrifol ar y cyd bob amser am bob penderfyniad sy’n cael ei wneud a phob cam sy’n cael ei gymryd gyda’u hawdurdod nhw.

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr amlinellu’n ysgrifenedig derfynau unrhyw awdurdod dirprwyedig. Dylech hefyd roi gweithdrefnau adrodd clir yn eu lle, er mwyn i chi allu sicrhau bod yr awdurdod dirprwyedig yn cael ei arfer yn briodol. Gallai hyn gynnwys disgrifiadau swyddi staff, disgrifiadau swyddi gwirfoddolwyr a chlychau gorchwyl pwyllgorau. Gall adolygiad achlysurol o unrhyw awdurdodau dirprwyedig helpu i sicrhau bod yr awdurdodau hyn wedi’u rheoli’n briodol.

Dylai’r ymddiriedolwyr ystyried a phenderfynu pa benderfyniadau na fyddant yn eu dirprwyo. Ni ddylai penderfyniadau risg uchel ac anarferol gael eu dirprwyo. Dylech chi gytuno ar ganllawiau priodol i helpu i asesu beth sy’n debygol o fod yn risg uchel neu anarferol. Mae gan staff, yn arbennig uwch aelodau staff, rôl bwysig i’w chwarae o ran llywio penderfyniadau ymddiriedolwyr trwy ddarparu gwybodaeth a chyngor.

Efallai y bydd ymddiriedolwyr yn cael gwybod na ddylent ymyrryd mewn gweithrediadau bob dydd. Dylech ganiatáu i staff a gwirfoddolwyr ymgymryd ag unrhyw swyddogaethau sydd wedi cael eu dirprwyo iddynt.

Ond mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr allu sicrhau bod yr awdurdod dirprwyedig yn cael ei arfer yn briodol, trwy weithdrefnau monitro ac adrodd priodol (a lle y bo’n briodol ac yn bosibl, gwirio annibynnol).

Mae’n bwysig cael sianeli cyfathrebu clir a phriodol rhwng staff ac ymddiriedolwyr a sicrhau eu bod nhw’n cael eu dilyn.

9.4 Osgoi camgymeriadau - gofyn cwestiynau (hyd yn oed y rhai sydd i’w gweld yn ‘lletchwith’ neu’n ‘dwp’)

Rhan o’ch rôl chi yw sicrhau bod pobl yn atebol (gan gynnwys staff, gwirfoddolwyr a chyd-ymddiriedolwyr) am y ffordd y maent yn cyflawni eu rôl neu’n defnyddio adnoddau’r elusen. Gall hyn olygu gofyn cwestiynau treiddgar neu heriol am wybodaeth yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr, neu fod yn barod i ddweud ‘Dwi ddim yn deall beth mae hynny’n ei olygu’. Dylech gael gwybodaeth amserol mewn fformat y gallwch ei ddeall a’i ddefnyddio, ac os oes angen gofyn am esboniadau, hyfforddiant neu gyflwyniad gwahanol. Er enghraifft, mae pob ymddiriedolwr, nid yn unig y trysorydd, yn gyfrifol am gyllid yr elusen, a dylent allu deall, ystyried a chynnig sylwadau ar wybodaeth ariannol.

10. Lleihau’r risg o atebolrwydd

Mae’n anarferol iawn, ond nid yn amhosib, i ymddiriedolwyr elusen fod yn atebol yn bersonol:

• i’w helusen, am golled ariannol wedi’i hachosi drwy iddynt weithredu’n amhriodol
• i drydydd parti sydd â hawliad cyfreithiol yn erbyn yr elusen na all yr elusen ei fodloni

Bydd deall atebolrwydd posibl yn eich helpu i ddiogelu’ch hunan a’ch elusen drwy weithredu i leihau’r risg. Mae hyn yn cynnwys cydymffurfio â’r dyletswyddau sydd wedi’u cwmpasu yn y canllaw hwn. Mae hefyd yn cynnwys penderfynu a ddylai’ch elusen fod yn elusen gorfforedig.

10.1 Atebolrwydd personol i’r elusen

Gall ymddiriedolwyr fod yn atebol i’w helusen am unrhyw golled ariannol y maent yn ei hachosi neu helpu i’w hachosi. Mae hyn yn gymwys i unrhyw fath o elusen beth bynnag fo’i ffurf gyfreithiol.

Yn gyffredinol mae’r gyfraith yn diogelu ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol rhag atebolrwydd personol i’w helusen. Gall y Comisiwn a’r llysoedd:

• ryddhau ymddiriedolwyr o’r atebolrwydd os ydynt wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol ac nid ydynt wedi cael budd o’u gweithredoedd
• prin iawn y byddant yn gorfodi atebolrwydd ar ymddiriedolwr di-dâl sydd wedi gwneud camgymeriad gonest
• disgwyl safonau uwch gan yr ymddiriedolwyr sy’n gweithio mewn rhinwedd broffesiynol neu sy’n cael eu talu am fod yn ymddiriedolwyr

Mae dyletswydd gan ymddiriedolwyr sy’n cael tâl neu fudd diawdurdod gan eu helusen i roi cyfrif amdano (h.y. ei ad-dalu). Ni all y Comisiwn ryddhau ymddiriedolwyr o’r ddyletswydd hon.

Nid oes unrhyw ddiogelwch cyfreithiol i ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n anonest, yn esgeulus neu’n ddi-hid. Fodd bynnag, gall fod ddiogelwch ariannol i’r ymddiriedolwyr hynny sydd wedi gwneud camgymeriad gonest ac sy’n gallu dibynnu ar y darpariaethau indemniad yn nogfen lywodraethol yr elusen, yswiriant neu ryddhad gan y Comisiwn neu’r llys.

Gwybod mwy:

Polisi’r Comisiwn Elusennau ar adferiad ac adennill cronfeydd elusennol a chamddefnyddiwyd neu a gollwyd i elusen drwy dor-ymddiriedaeth.

10.2 Atebolrwydd i drydydd partïon

Gall elusennau neu eu hymddiriedolwyr fod yn atebol i drydydd parti sydd â hawliad yn erbyn yr elusen fel:

• torri telerau, amodau neu hawliau gweithiwr
• methu â thalu am nwyddau neu wasanaethau, neu gyflawni telerau contract
• aelod o’r cyhoedd yn cael ei anafu ar eiddo’r elusen
• atebolrwydd i unrhyw gynllun pensiwn staff

Os yw’r elusen yn gorfforedig, bydd yr elusen ei hun yn atebol am yr hawliad. Gall rhai mathau o gorff corfforedig (cwmnïau, SCEau a Chymdeithasau Budd Cymunedol) derfynu atebolrwydd eu hymddiriedolwyr a’u haelodau yn benodol.

Os yw’r elusen yn anghorfforedig, mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr lofnodi contractau a chytundebau eraill yn bersonol, a bydd rhaid iddynt fodloni unrhyw hawliad. Fel rheol gall yr elusen fodloni unrhyw atebolrwydd sy’n codi i chi fel ymddiriedolwr ar yr amod eich bod wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol. (Mae pŵer gan rai elusennau hefyd i indemnio ymddiriedolwyr yn erbyn atebolrwydd sy’n codi o gamgymeriad gonest). Ond oes gennych chi rwymedigaethau sy’n fwy na gwerth asedau’r elusen, gallech fod yn atebol am unrhyw swm na all yr elusen ei dalu.

I wybod mwy am strwythur cyfreithiol eich elusen - gweler adran 11 y canllaw hwn.

Gwybod mwy:

Atebolrwydd dirprwyol elusen neu ei hymddiriedolwyr

10.3 Atebolrwydd troseddol

Mewn rhai achosion, gall yr elusen neu ei hymddiriedolwyr fod yn atebol am droseddau a gyflawnwyd gan staff yr elusen (er enghraifft, o dan y Ddeddf Llwgrwobrwyo neu gyfraith dynladdiad corfforaethol).

Gwybod mwy am y Ddeddf Llwgrwobrwyo (canllaw Transparency International).

10.4 Lleihau’r risg o atebolrwydd personol

Er mwyn lleihau’r risg o fod yn atebol yn bersonol, dylech chi:

• sicrhau bod ymddiriedolwyr yn deall eu cyfrifoldebau
• sicrhau y gall yr elusen fodloni ei rhwymedigaethau ariannol, yn arbennig cyn llofnodi unrhyw
• gontract neu gytuno ar fenthyca sylweddol
• sicrhau y gall yr elusen fodloni unrhyw rwymedigaethau i gynlluniau pensiwn staff
• cynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr rheolaidd a chadw cofnodion priodol o’r penderfyniadau a wnaed a’r rhesymau dros y penderfyniadau hynny
• sicrhau eich bod yn atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar benderfyniadau
• sicrhau bod unrhyw drafodion gyda’r ymddiriedolwyr neu unigolion cysylltiedig ac unrhyw fuddion iddynt yn cael eu hawdurdodi’n briodol
• ceisio cyngor priodol gan unigolyn cymwysedig addas pan fydd angen
• os ydych chi’n dirprwyo unrhyw bwerau, rhoi cyfarwyddiadau ysgrifenedig clir a sicrhau bod y cyfarwyddiadau yn cael eu dilyn
• sicrhau bod gan yr elusen reolaethau rheoli ac ariannol effeithiol gan gynnwys
  • cadw derbyniadau a chofnodion cywir o incwm a gwariant
  • derbyn adroddiadau ariannol rheolaidd
  • ffeilio cyfrifon mewn pryd
• sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â’r cyfreithiau eraill sy’n gymwys iddi
• ystyried a oes angen yswiriant ychwanegol ar yr elusen neu a oes angen iddi gael ei chorffori

Os yw’ch elusen yn elusen gorfforedig ac yn cyflogi staff neu’n llunio contractau eraill, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried o ddifrif newid yr elusen i ffurf gorfforedig. Efallai y bydd angen i chi geisio cyngor proffesiynol am hyn, yn enwedig o ran unrhyw atebolrwydd pensiwn a allai gael ei ysgogi drwy ymgorffori.

Darllen mwy am:

Sut i reoli risgiau yn eich elusen

Elusennau ac yswiriant

Newid eich elusen i fod yn gwmni neu’n SCE

Rheolau pensiwn i elusennau

Pensiynau (canllaw Charity Finance Group)

11. Strwythur cyfreithiol eich elusen a’r hyn y mae’n ei olygu

Mae’n bwysig gwybod beth yw strwythur cyfreithiol eich elusen (e.e. ymddiriedolaeth, cymdeithas, SCE, cwmni) oherwydd mae’n effeithio ar:

• yr elusen ei hun ac a yw’n gallu llunio contractau neu gyflogi staff, neu oes rhaid i’r ymddiriedolwyr wneud y pethau hyn yn bersonol
• a yw tir yn cael ei ddal gan yr elusen ei hun neu gan yr ymddiriedolwyr (neu gan rywun y mae’r ymddiriedolwyr yn ei benodi at y diben hwnnw)
• a all atebolrwydd ymddiriedolwyr fod yn gyfyngedig
• a oes dyletswyddau cyfreithiol penodol gan ymddiriedolwyr sy’n cyfateb â’r strwythur cyfreithiol hwnnw

11.1 Strwythurau cyfreithiol gwahanol i elusennau

Mae ‘elusen gorfforedig’ yn un sydd wedi’i sefydlu mewn ffurf gyfreithiol sy’n gwneud yr elusen ei hun yn endid cyfreithiol. Mae hyn yn cael ei alw’n ‘bersonoliaeth gyfreithiol’ ac yn golygu y gall yr elusen berchen ar eiddo neu lunio contractau yn ei henw ei hun. Mae ymgorffori yn rhoi mwy o ddiogelwch i ymddiriedolwyr rhag atebolrwydd personol. Gall rhai ffurfiau corfforedig gyfyngu ar atebolrwydd ymddiriedolwyr i drydydd partïon. Mae’r gyfraith yn rhoi dyletswyddau ar aelodau bwrdd i atal camddefnyddio atebolrwydd cyfyngedig.

Nid oes personoliaeth gyfreithiol gan ‘elusen anghorfforedig’ felly ni all ddal eiddo neu lofnodi contractau yn ei henw ei hun. Mae atebolrwydd personol ymddiriedolwyr yn anghyfyngedig.

Mae’r tabl hwn yn crynhoi nodweddion gwahanol ffurfiau cyfreithiol a’r hyn y maent yn ei olygu i ymddiriedolwyr.

Ffurf neu strwythur cyfreithiol	Corfforedig (personoliaeth gyfreithiol)	Teitl i dir a ddelir gan	Contractau/cyflogaeth yn enw	Atebolrwydd i drydydd partïon yn gyfyngedig	Dyletswyddau ychwanegol ar ymddiriedolwyr
Ymddiriedolaeth	Nac ydy	Ymddiriedolwyr i’r elusen	Ymddiriedolwyr yn bersonol (i’r elusen)	Nac ydy	Nac ydy
Cymdeithas	Nac ydy	Ymddiriedolwyr i’r elusen	Ymddiriedolwyr yn bersonol (i’r elusen)	Nac ydy	Nac ydy
Cwmni	Ydy	Yr elusen	Yr elusen	Ydy	Cyfraith cwmnïau
Sefydliad Corfforedig Elusennol (SCE)	Ydy	Yr elusen	Yr elusen	Ydy	Deddf Elusennau a rheoliadau SCE
Corfforaeth a grëwyd gan Ddeddf Seneddol	Ydy	Yr elusen	Yr elusen	Ie oni bai ei bod wedi’i eithrio gan y Ddeddf	Nac ydy
Corff Siarter Frenhinol	Ydy	Yr elusen	Yr elusen	Corffori yn rhoi rhywfaint o ddiogelwch	Nac ydy
Cymdeithas Budd Cymunedol	Ydy	Yr elusen	Yr elusen	Ydy	Deddf Cymdeithasau Budd Cydweithredol a Chymunedol

Gwybod mwy:

Mathau o elusennau: sut i ddewis strwythur

Rhedeg cwmni cyfyngedig: Cyfrifoldebau cyfarwyddwyr

Elusennau Siarter Frenhinol

11.2 Elusennau anghorfforedig (ymddiriedolaethau a chymdeithasau anghorfforedig) - dal tir

Mae elusennau sydd wedi’u sefydlu gan weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad neu ddogfen lywodraethol debyg yn anghorfforedig. Mae hyn yn golygu nad ydynt yn gyrff cyfreithiol ynddynt eu hunain ac ni allant ddal eiddo yn eu henw eu hunain; mae’n rhaid iddo gael ei ddal i’r elusen gan ymddiriedolwyr.

Os nad yw’r ymddiriedolwyr elusen am ddal teitl cyfreithiol ar gyfer unrhyw dir neu eiddo arall eu hunain, gallant benodi enwebai, ymddiriedolwyr daliannol (unigolion eraill) neu ymddiriedolwr gwarchod (cwmni neu gorff corfforaethol arall sydd â’r pŵer i ddal eiddo i’r elusen). Gall y ddogfen lywodraethol esbonio sut i wneud hyn.

Nid yw ymddiriedolwyr daliannol a gwarchod yn ymddiriedolwyr elusen; ni allant wneud penderfyniadau am reoli’r elusen neu ei heiddo, ac mae’n rhaid iddynt ddilyn cyfarwyddiadau cyfreithiol yr ymddiriedolwyr elusen.

Y ffordd symlaf o weithredu efallai fydd breinio’r tir yn y Ceidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau. Darllen am Wasanaeth dal tir y Ceidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau.

Gwneud cais i drosglwyddo tir neu eiddo i’r Ceidwad Swyddogol

12. Swyddogion elusen - y cadeirydd a’r trysorydd

Bydd rolau arbennig gan rai ymddiriedolwyr, fel y cadeirydd a’r trysorydd. Fe’u gelwir yn swyddogion. Mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw ddarpariaethau penodol ar gyfer swyddogion yn eich dogfen lywodraethol. Gall ymddiriedolwyr enwebu ymddiriedolwr i arwain ar fater penodol.

Nid oes gan swyddogion elusennau bwerau ychwanegol neu ddyletswyddau cyfreithiol awtomatig o’u cymharu â’u cyd-ymddiriedolwyr, ond gall fod rolau penodol neu gyfrifoldebau penodol ganddynt a ddirprwywyd iddynt. Fodd bynnag, mae pob ymddiriedolwr yn parhau i fod yn gyfrifol ar y cyd i’r elusen. Er enghraifft, mae pob ymddiriedolwr yn rhannu’r cyfrifoldeb am gyllid (nid yn unig y trysorydd). Gall cadeirydd wneud penderfyniadau dim ond yn unol ag unrhyw ddarpariaeth yn y ddogfen lywodraethol neu awdurdod dirprwyedig wedi’i gytuno gan yr ymddiriedolwyr, a dylent hysbysu’r ymddiriedolwyr eraill am unrhyw benderfyniadau sy’n cael eu gwneud.

12.1 Y trysorydd

Fel arfer bydd y trysorydd yn arwain ar lefel bwrdd ar:

• sicrhau bod yr elusen yn cadw cyfrifon priodol
• adolygu perfformiad ariannol yr elusen
• llunio neu adolygu polisïau ar gyfer cyllid a buddsoddiadau
• sicrhau bod rheolaethau ariannol cadarn ac effeithiol gan yr elusen
• cysylltu â staff cyllid ac ag archwiliwr annibynnol yr elusen neu’r archwiliwr ariannol
• adrodd ar faterion ariannol i’r aelodau, mewn elusen aelodaeth

Mewn elusennau mwy, gall y trysorydd rannu’r cyfrifoldebau hyn â phwyllgor cyllid, a gall staff ymgymryd â swyddogaethau ariannol o ddydd i ddydd.

Gwybod rhagor:

The Honorary Treasurer’s Forum

12.2 Y cadeirydd

Gall rôl y cadeirydd amrywio yn dibynnu ar amgylchiadau’r elusen. Fel arfer bydd y cadeirydd yn:

• helpu i gynllunio a rhedeg cyfarfodydd ymddiriedolwyr (ac mewn elusen aelodaeth, cyfarfodydd yr aelodau)
• arwain ar sicrhau bod cyfarfodydd wedi’u rhedeg a’u cofnodi’n briodol
• cymryd rôl flaenllaw wrth sicrhau bod ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â’u dyletswyddau a bod yr elusen wedi’i rheoli’n dda
• gallai fod ail bleidlais neu bleidlais fwrw ganddo/ganddi os oes pleidlais gyfartal ar benderfyniad ymddiriedolwyr, ond dim ond os yw hyn wedi’i nodi yn nogfen lywodraethol yr elusen
• gall weithredu fel siaradwr dros yr elusen
• gweithredu fel cyswllt rhwng ymddiriedolwyr a staff
• gweithredu fel rheolwr llinell i’r prif weithredwr ar ran yr ymddiriedolwyr

Cwmpawd Cadeirydd - Canllaw i gadeiryddion elusennau a sefydliadau di-elw.

13. Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r adran hon yn esbonio rhai o’r termau cyfreithiol a thechnegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn.

Ystyr ‘buddiolwr’ neu ‘fuddiolwyr’ yw unigolyn neu grŵp o bobl sy’n gymwys i gael budd o’r elusen. Fel arfer mae grŵp buddiolwyr elusen wedi’i ddiffinio yn ei dogfen lywodraethol. Bydd rhai elusennau yn galw eu buddiolwyr yn gleientiaid neu’n ddefnyddwyr gwasanaeth.

Ystyr ‘Deddf Elusennau’ yw Deddf Elusennau 2011. Weithiau mae’r canllaw hwn yn cyfeirio at bwerau penodol o dan y Ddeddf hon.

Mae ‘sefydliad corfforedig elusennol’, neu ‘SCE’, yn ffurf gyfreithiol gorfforedig wedi’i llunio’n benodol ar gyfer elusen. Gweler adran 11 y canllaw hwn i gael rhagor o fanylion.

‘Elusen’ yw unrhyw sefydliad wedi’i ffurfio o dan gyfraith Cymru a Lloegr at ddibenion elusennol yn unig. Ystyr y ‘Comisiwn’ yw’r Comisiwn Elusennau, sef rheoleiddiwr elusennau yng Nghymru a Lloegr.

Mae ‘cymdeithas budd cymunedol’ yn ffurf gyfreithiol anghorfforedig ar gyfer sefydlu elusennau. Mae’n debyg i gwmni cyfyngedig. Mae cymdeithasau budd cymunedol wedi’u cofrestru gan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol. Mae cymdeithasau budd cymunedol elusennol yn elusennau sydd wedi’u hesgusodi ar hyn o bryd.

Nid oes rhaid i ‘elusennau sydd wedi’u heithrio’ gofrestru gyda’r Comisiwn neu gyflwyno ffurflenni blynyddol. Ar wahân i hynny, mae’r Comisiwn yn eu rheoleiddio a gall ddefnyddio unrhyw bwerau sydd ganddo os oes angen. Mae hyn yn gymwys i elusennau penodedig yn unig, grwpiau Sgowtiaid a Geidiaid ac elusennau’r lluoedd arfog, sydd ag incwm o dan £100,000. Darllen mwy am elusennau sydd wedi’u heithrio.

Mae ‘elusen sydd wedi’i hesgusodi’ wedi’i hesgusodi rhag cofrestru a chael ei rheoleiddio’n uniongyrchol gan y Comisiwn. Mae gan y rhan fwyaf o elusennau sydd wedi’u hesgusodi reoleiddiwr elusennau gwahanol (neu ‘brif reoleiddiwr’). Mae gan ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi’u hesgusodi yr un dyletswyddau sylfaenol ag ymddiriedolwyr elusen eraill. Darllen mwy am elusennau sydd wedi’u hesgusodi.

Y ‘ddogfen lywodraethol’ yw’r ddogfen gyfreithiol sy’n amlinellu’r rheolau sy’n llywodraethu elusen. Mae’r rhain yn cynnwys amcanion yr elusen ac, fel arfer, sut y mae’n rhaid cael ei gweinyddu. Fel arfer mae’n weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn gyfansoddiad SCE neu’n erthyglau cymdeithasu. Mae gan rai elusennau fath gwahanol o ddogfen fel trawsgludiad, ewyllys, siarter frenhinol neu gynllun y Comisiwn. Gwybod mwy am ddogfennau llywodraethol.

Nid oes diffiniad cyfreithiol caeth i’r gair ‘ystyried’, ond yn gyffredinol mae’n golygu ‘rhoi ystyriaeth i’ yn hytrach na ‘chydymffurfio â’.

Mae ‘er lles gorau’r elusen’ yn golygu beth mae’r ymddiriedolwyr yn credu fydd yn cynnig modd i’r elusen gyflawni ei dibenion orau er budd y cyhoedd. Gweler adran 6 y canllaw hwn i gael rhagor o fanylion.

Ystyr ‘elusen gorfforedig’ yw elusen a ffurfiwyd fel cwmni, SCE, corff siarter frenhinol, cymdeithas budd cymunedol neu gorfforaeth a grëwyd gan Ddeddf Seneddol. Mae corfforedig yn golygu bod yr elusen ei hun yn gorff cyfreithiol. Gall berchen ar eiddo neu lunio contractau yn ei henw ei hun. Mae ymgorffori yn rhoi mwy o ddiogelwch i ymddiriedolwyr rhag atebolrwydd personol. Gweler adran 11 y canllaw hwn i gael rhagor o fanylion.

Mae camymddwyn yn cynnwys unrhyw weithredu (neu fethu â gweithredu) yr oedd y sawl a’i cyflawnodd yn gwybod (neu y dylasai fod wedi gwybod) ei fod yn drosedd, yn anghyfreithlon neu’n amhriodol

Mae camreoli yn cynnwys unrhyw weithredu (neu fethu â gweithredu) a all achosi i adnoddau elusennol gael eu camddefnyddio neu i’r bobl sy’n cael budd o’r elusen fod mewn perygl.

‘Diben’ elusen yw’r hyn y cafodd ei sefydlu i’w gyflawni, (er enghraifft, lleddfu tlodi neu hyrwyddo iechyd). Diben elusennol yw un sydd:

• wedi’i gynnwys o fewn un neu ragor o’r 13 ‘disgrifiad o ddibenion’ a restrir yn y Ddeddf Elusennau
• ar gyfer budd y cyhoedd (y ‘gofyniad budd cyhoeddus’’)

‘Amcanion’ elusen yw datganiad ysgrifenedig o’i dibenion - rhaid iddynt fod yn elusennol yn unig. Mae ‘corff cofrestredig’ yn elusen sydd wedi cofrestru gyda’r Comisiwn.

Mae ‘unigolyn neu gynghorydd cymwysedig addas’ yn rhywun y gallai fod yn rhesymol i’r ymddiriedolwyr ddisgwyl iddo/iddi fod yn gymwys i’w cynghori ar fater arbennig. Mae hyn yn cynnwys cynghorwyr proffesiynol (megis cyfreithwyr, cyfrifwyr a syrfewyr). Gallai hefyd gynnwys (er enghraifft) aelod o staff yr elusen, ymddiriedolwr cymwysedig addas neu gynghorydd o sefydliad arall.

‘Ymddiriedolwr’ yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen a chyfeirio sut y caiff ei rheoli a’i rhedeg. Gall dogfen lywodraethol elusen eu galw nhw’n ymddiriedolwyr, y bwrdd, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr, neu enw arall. Mae’r Ddeddf Elusennau yn diffinio’r bobl sydd â rheolaeth derfynol am yr elusen fel yr ymddiriedolwyr elusen, waeth beth y cânt eu galw yn nogfen lywodraethol yr elusen:

• mae ‘ymddiriedolwr gwarchod’ yn gorfforaeth a benodwyd i ddal eiddo i’r elusen; nid yw’n ymddiriedolwr elusen ac mae’n rhaid iddo weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon yr ymddiriedolwyr elusen
• mae ‘ymddiriedolwyr daliannol’ yn unigolion a benodwyd i ddal eiddo i’r elusen; nid ydynt yn ymddiriedolwyr elusen, mae’n rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon yr ymddiriedolwyr elusen ac yn unol ag unrhyw ddarpariaethau yn y ddogfen lywodraethol

Mae ‘elusen anghorfforedig’ yn elusen sydd wedi’i sefydlu fel ymddiriedolaeth neu gymdeithas. Mae bod yn anghorfforedig yn golygu nad yw’r elusen yn gorff cyfreithiol (felly ni all ddal eiddo neu lunio contractau) ei hun. Nid yw atebolrwydd personol ymddiriedolwyr yn gyfyngedig. Gweler adran 11 y canllaw hwn i gael rhagor o fanylion.