Rheoli cyllid elusennau
Dysgwch sut i sicrhau bod arian eich elusen yn ddiogel, yn cael ei ddefnyddio ac y rhoddir cyfrif amdano’n gywir ar gyfer.
Applies to England and Wales
Fel ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi gymryd camau i sicrhau bod arian eich elusen yn ddiogel, yn cael ei ddefnyddio ac y rhoddir cyfrif amdano’n gywir. Mae’n rhaid i bob ymddiriedolwr wneud hyn. Hyd yn oed os oes gan eich elusen arbenigwr i reoli ei chyllid, rydych yn parhau’n gyfrifol am oruchwylio arian eich elusen.
Diogelu arian eich elusen
Sicrhewch fod arian yn cael ei wario’n unig ar yr hyn a ganiateir gan ddogfen lywodraethol a pholisïau’r elusen. Os nad yw, mae angen i chi a’r ymddiriedolwyr eraill wneud hyn yn iawn.
Defnyddiwch y Rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol i’ch helpu i wybod eich bod yn gwneud hyn yn iawn. Bydd hyn yn eich helpu i sicrhau bod yr arian sy’n dod i mewn i’r elusen yn:
- ddiogel ac wedi’i gofnodi
- wedi’i wario’n unig ar ddibenion elusennol
- ar risg lai o ladrad, twyll neu seiberdrosedd
Os hoffech fwy o gyngor am sut i atal neu ddelio â thwyll edrychwch ar ein canllaw, diogelu eich elusen rhag twyll a seiberdrosedd.
Rheoli risgiau rydych wedi’u nodi
Os byddwch yn defnyddio’r rhestr wirio bydd yn eich helpu i ddod o hyd i’r prif risgiau i arian eich elusen a’ch helpu i gynllunio sut i’w rheoli’n effeithiol. Dylai eich elusen gadw rhestr o’r risgiau a sut y maent yn cael eu rheoli, gan ei hadolygu’n gyson i sicrhau ei bod wedi’i diweddaru.
Sicrhewch fod eich elusen yn defnyddio ei hadroddiad blynyddol i adrodd am yr hyn mae wedi’i wneud i atal y risgiau ariannol a’r risgiau eraill hyn - mae hyn yn helpu i ddangos i’ch cefnogwyr a’r Comisiwn Elusennau yr hyn rydych yn ei wneud i ddiogelu arian eich elusen.
Gwybod beth yw safle ariannol eich elusen
Gosodwch gyllideb a dilynwch hi
Dylai fod gan eich elusen gyllideb. Sicrhewch ei bod yn cael ei defnyddio. Mae’n helpu i sicrhau bod gennych gynlluniau realistig yn seiliedig ar faint o arian sydd gan eich elusen:
- ar hyn o bryd
- cynlluniau codi arian
- cynlluniau gwario bob blwyddyn
Wrth wirio faint mae eich elusen yn ei dderbyn ac yn gwario yn erbyn y gyllideb, gallwch nodi problemau mewn da bryd a chytuno beth y gellir ei wneud amdanynt. Mae’n arbennig o bwysig gwneud hyn lle byddwch yn gweld gwahaniaethau rhwng cynlluniau’r gyllideb a’r hyn sy’n cael ei wario mewn gwirionedd.
Mae canllaw’r Cyngor Cenedlaethol ar gyfer Sefydliadau Gwirfoddol yn esbonio cyllidebu a chynllunio ar gyfer elusennau mewn mwy o fanylder.
Cael y cyllid sydd ei angen arnoch
Mae’n bosibl y gall eich elusen gael yr arian mae ei angen arni mewn ffyrdd gwahanol. Gall hyn gynnwys:
Sicrhewch eich bod yn gwybod beth yw’r rheolau ar gyfer cael cyllid yn y ffyrdd hyn a bod eich elusen yn cydymffurfio â nhw.
Os na fydd eich elusen yn gwario ei holl incwm
Sicrhewch fod gan eich elusen bolisi cronfeydd wrth gefn. Mae hyn yn esbonio ai bwriad eich elusen yw cadw cronfa wrth gefn o incwm nas gwariwyd, yr hyn y bydd yn cael ei ddefnyddio ar ei gyfer a pham bod hyn yn rhesymol. Sicrhewch fod eich elusen yn glynu at y polisi ond yn gallu esbonio pam os nad yw. Sicrhewch fod adroddiad blynyddol eich elusen yn esbonio’r polisi ac yn dweud faint o arian (os o gwbl) mae wedi’i gadw wrth gefn, am beth y mae a phryd bydd yr elusen yn ei ddefnyddio.
Os hoffech fwy o wybodaeth, gweler ein canllaw ar sut i osod polisi arian wrth gefn.
Cadw cofnodion ariannol cywir
Sicrhewch fod eich elusen yn cadw cofnodion i ddangos yr holl arian sy’n dod i mewn i’ch elusen a’r arian mae’n ei wario i helpu i fodloni ei nodau. Dylech sicrhau a oes gan ddogfen lywodraethol eich elusen unrhyw reolau penodol ar gadw cofnodion a’u dilyn os oes rhai ganddi.
Sicrhewch fod gan eich elusen gofnodion digonol i ddangos:
- manylion arian a dderbyniwyd ac a wariwyd gan yr elusen - er enghraifft datganiadau banc a chofnodion unrhyw gyfarfodydd lle gwnaethpwyd penderfyniadau arwyddocaol
- asedau a rhwymedigaethau’r elusen
Defnyddir y cofnodion hyn i baratoi’r cyfrifon y dylech eu cymeradwyo.
Rhaid i chi sicrhau bod eich elusen yn cadw cofnodion cyfrifyddu am chwe blynedd.
Rheoli treuliau a thaliadau i ymddiriedolwyr
Gall pob ymddiriedolwr hawlio treuliau. Mae’r rhain i gynnwys taliadau personol mae’n rhaid i chi eu gwneud er mwyn cyflawni eich dyletswyddau, er enghraifft:
- teithio i ac o gyfarfodydd ymddiriedolwyr
- costau postio a galwadau ffôn ar gyfer gwaith elusen
- gofal plant neu ofal dibynyddion eraill tra’n mynychu cyfarfodydd
Dylai fod gan eich elusen bolisi ysgrifenedig sy’n nodi’r hyn a ddisgrifir fel treuliau a sut i hawlio a chymeradwyo treuliau.
Fel ymddiriedolwr ni allwch dderbyn unrhyw daliadau neu fuddion eraill gan eich elusen oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn caniatáu hynny, neu fod gennych awdurdod penodol ar ei gyfer. Gwiriwch y rheolau cyn i chi wneud unrhyw daliadau.
Delio â phroblemau ariannol yn gyflym
Sicrhewch fod gennych ddigon o arian i dalu biliau wrth iddynt ddod yn ddyledus. Gweithredwch yn gyflym os oes newid sylweddol yn y swm o arian sy’n dod i mewn neu fynd allan o’ch elusen.
Os byddwch yn meddwl bod eich elusen yn wynebu methdaliad darllenwch ein canllaw i gael cyngor ar ba gamau gweithredu y dylech eu cymryd.
Cymerwch unrhyw gyngor arbenigol cyn gynted â phosibl – bydd yn eich helpu i benderfynu pa gamau gweithredu i’w cymryd.
Er enghraifft:
- datblygu ffynonellau eraill o gyllid neu lansio apêl brys
- benthyca arian gan fanciau neu randdeiliaid
- codi materion gydag unrhyw gyrff grantiau rydych wedi derbyn cyllid ganddynt
- gostwng gwariant go iawn neu a gynllunnir
- adolygu unrhyw daliadau mae eich elusen yn eu gwneud ar gyfer cyfleusterau neu wasanaethau
- atal neu ohirio rhai o weithgareddau eich elusen
- uno ag elusen arall
- cau eich elusen
Os bydd newid sylweddol yng nghyllid yr elusen, efallai bydd angen i chi adrodd am hyn fel digwyddiad difrifol wrthym.
Dywedwch wrth y Comisiwn Elusennau os bydd eich elusen yn cau fel y gellir ei thynnu o’r gofrestr elusennau.