Guidance

Codi arian ar gyfer elusennau: canllaw i ddyletswyddau ymddiriedolwyr

Published 7 June 2016

1. Cyflwyniad

Mae’n rhaid i lawer o elusennau ofyn i’r cyhoedd am arian. Maent yn dibynnu ar haelioni’r cyhoedd - nodwedd barhaus o’n cymdeithas, ond un na ellir byth ei chymryd yn ganiataol - er mwyn gallu cyflawni eu gwaith pwysig yn helpu’r rhai sydd mewn angen. Yn gyfnewid am hyn mae’r cyhoedd yn rhoi eu ffydd yn elusennau i godi arian mewn ffordd ystyrlon a chyfrifol a’i ddefnyddio’n effeithiol.

Mae cyfrifoldeb ac atebolrwydd cyffredinol gan ymddiriedolwyr elusen dros eu helusen ac mae hyn yn cynnwys ei gweithgareddau codi arian. Mae rôl allweddol ganddynt i’w chwarae wrth osod ymagwedd eu helusen at godi arian, sicrhau ei bod yn cael ei dilyn yn ymarferol a’i bod yn adlewyrchu gwerthoedd eu helu sen. Gall gael hyn yn iawn ddod â llawer o foddhad, yn ganlyniad gwerthfawr a gweladwy o ymrwymiad ymddiriedolwyr i’w helusen, y rhai y mae’n ei chefnogi a’r rhai a gefnogir ganddi.

Fel y rheoleiddiwr elusennau yng Nghymru a Lloegr, mae’r Comisiwn yn disgwyl i elusennau sy’n codi arian wneud hynny mewn ffordd sy’n diogelu enw da eu helusen ac yn hybu ffydd a hyder y cyhoedd yn eu helusen. Mae hyn yn cynnwys dilyn y gyfraith a safonau cydnabyddedig, diogelu elusennau rhag risgiau gormodol, a dangos parch at roddwyr, cefnogwyr a’r cyhoedd.

Mae’r Comisiwn yn cydnabod yr ymrwymiad sydd ei angen ar ran ymddiriedolwyr a’r heriau y gallant eu hwynebu wrth iddynt geisio codi arian yn gywir. Mae wedi diweddaru’r canllaw hwn i’w helpu i gyflawni eu cyfrifoldebau.

2. Am y canllaw hwn

Pwrpas y canllaw hwn yw helpu ymddiriedolwyr i gydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol fel ymddiriedolwyr pan fyddant yn goruchwylio gweithgareddau codi arian eu helusen. Mae’n nodi chwe egwyddor i’w helpu i gyflawni hyn. Mae’r rhain wedi’u crynhoi yn adran 3.

Mae’n canolbwyntio’n bennaf ar faterion o fewn cylch gwaith rheoleiddio’r Comisiwn. Nid yw’n ganllaw i’r ystod eang o gyfreithiau a rheoliadau sy’n gymwys i fathau ac agweddau penodol ar godi arian, ond mae’n darparu cysylltiadau i ffynonellau gwybodaeth am y rheolau hyn.

Yn ogystal â’r canllaw hwn mae rhestr wirio atodol wedi cael ei chynhyrchu, sy’n cynnwys cyfres o gwestiynau i helpu ymddiriedolwyr i werthuso perfformiad eu helusen yn erbyn y cyngor yn y canllaw hwn. Dylid darllen y rhestr wirio ochr yn ochr â’r canllaw hwn. Gellir ei defnyddio i nodi’r adrannau hynny sy’n berthnasol i elusen arbennig

Mae’r canllaw hefyd yn esbonio beth mae’r Comisiwn yn ei wneud i reoleiddio elusennau sy’n codi arian a sut mae hyn yn cysylltu â’r system o hunanreoleiddio gweithgareddau codi arian.

Ceir canllaw ar wahân am y rheolau codi arian yn yr Alban a Gogledd Iwerddon.

2.1 Pwy ddylai ddarllen y canllaw hwn a phryd mae’n gymwys

Mae’r canllaw hwn yn ymwneud â phob math o godi arian cyhoeddus er budd elusennau a’u buddiolwyr. Mae’n gymwys p’un a yw:

• codi arian gan y cyhoedd yn rhan fach neu’n rhan fawr o ymagwedd yr elusen at godi arian

• codi arian yn cael ei wneud gan yr elusen, gan is-gwmni masnachu sy’n codi arian ar ran yr elusen, neu gan unigolyn neu sefydliad arall ar ran yr elusen

Mae’n berthnasol i ymddiriedolwyr bob elusen sy’n codi arian yng Nghymru a Lloegr, elusennau cofrestredig ac anghofrestredig.

Mae’r Comisiwn hefyd yn annog pobl allweddol eraill sy’n ymwneud â chodi arian ar gyfer elusennau i ymgyfarwyddo â chyfrifoldebau’r ymddiriedolwyr a amlinellir yn y canllaw hwn. Mae’r rhain yn cynnwys uwch aelodau staff elusennau a staff elusennau sy’n gweithio ar lywodraethu, cydymffurfiaeth, rheoliadau a rheoli risg, cyfarwyddwyr cwmnïau masnachu ac uwch aelodau staff; a chodwyr arian proffesiynol a busnesau ac ymgynghorwyr sy’n gweithio ym maes codi arian. Gall aelodau’r cyhoedd ddefnyddio’r canllaw hwn i ddarganfod sut mae codi arian yn cael ei reoleiddio a sut i godi pryder neu wneud cwyn am godi arian.

2.2 ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth mae’r Comisiwn yn ei olygu

Yn y canllaw hwn:

• mae ‘rhaid’ yn golygu rhywbeth sy’n ofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol neu ddyletswydd y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gydymffurfio â hi

• mae ‘dylai’ yn golygu rhywbeth sy’n arfer da y mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dilyn a’i chymhwyso i’w helusen nhw

Bydd dilyn yr arfer da a nodir yn y canllaw hwn yn eich helpu i redeg eich elusen yn effeithiol, osgoi anawsterau a chydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol fel ymddiriedolwr. Mae elusennau’n amrywio o ran eu maint a’u gweithgareddau. Ystyriwch a phenderfynwch ar y ffordd orau o gymhwyso’r arfer da yma yn ôl amgylchiadau’ch elusen chi. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i chi allu esbonio a chyfiawnhau eich ymagwedd, yn enwedig os ydych chi’n penderfynu peidio â dilyn yr arfer da yn y canllaw hwn.

Mewn rhai achosion ni fyddwch yn gallu cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol os nad ydych yn dilyn yr arfer da. Er enghraifft:

Eich dyletswydd gyfreithiol	Mae’n hollbwysig eich bod chi’n
Gweithredu er lles gorau eich elusen	Delio â gwrthdaro buddiannau
Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol	Gweithredu rheolaethau ariannol priodol Rheoli risgiau
Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol	Ceisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch, er enghraifft, pan fyddwch yn prynu neu’n gwerthu tir, neu’n buddsoddi (weithiau mae hyn yn ofyniad cyfreithiol)

Gall ymddiriedolwyr sy’n gweithredu’n groes i’w dyletswyddau cyfreithiol fod yn atebol am y canlyniadau sy’n deillio o gamweithredu o’r fath ac am unrhyw golled a ddaw i’r elusen o ganlyniad. Pan fydd y Comisiwn yn ystyried achosion posibl o dor-ymddiriedaeth neu dor-ddyletswydd neu gamymddwyn neu gamreoli arall, gall ystyried tystiolaeth bod yr ymddiriedolwyr wedi rhoi’r elusen, ei hasedau neu ei buddiolwyr mewn perygl o niwed neu risg gormodol drwy beidio â dilyn arfer da.

Mae’r termau eraill a ddefnyddir yn y canllaw hwn wedi’u diffinio yn adran 12.

2.3 Codi arian a’ch dyletswyddau fel ymddiriedolwr

Yn bennaf oll, chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol yn gyfreithiol am weithgareddau codi arian eich elusen.

Mae arfer rheolaeth effeithiol dros weithgareddau codi arian eich elusen yn rhan hollbwysig o gydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol. Mae tri ohonynt yn arbennig o berthnasol i’r canllaw hwn:

• gweithredu er lles gorau eich elusen

• rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol, sy’n cynnwys diogelu a gwarchod ei henw da

• gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

Nid yw’r dyletswyddau hyn yn rhai newydd. Maent yn rhan o’ch dyletswyddau presennol fel ymddiriedolwr. Dylech fod yn gyfarwydd â chanllawiau’r Comisiwn ar eich dyletswyddau fel ymddiriedolwr a nodir yn Yr ymddiriedolwr hanfodol: yr hyn y mae angen i chi wybod, beth y mae angen i chi ei wneud (CC3)

Dylai’r corff ymddiriedolwyr gynnwys pobl sy’n gallu neilltuo amser i redeg yr elusen ac sy’n meddu ar y sgiliau a’r galluoedd priodol.

Gallwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr ddirprwyo gweithgareddau dyddiol, a’r rheolaeth ohonynt, i staff cyflogedig ac eraill. Mae hwn yn drefn arferol mewn nifer o elusennau a gall helpu ymddiriedolwyr i lywodraethu yn fwy effeithiol. Mae’r canllaw hwn yn cydnabod y bydd llawer o ymddiriedolwyr, yn hytrach na chyflawni tasgau a swyddogaethau dyddiol eu hunain, yn rhoi ‘systemau yn eu lle’ ar gyfer cyflawni hyn. Ond ni allwch ddirprwyo eich prif gyfrifoldeb. Dylai’ch systemau a’ch prosesau eich galluogi chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i:

• ddal eraill i gyfrif am y ffordd y maent yn cyflawni eu rôl

• cael mynediad i’r wybodaeth a’r cyngor cywir, i’r lefel briodol o fanylion, ac yn y fformat gorau; dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â’r gallu a bod yn barod i ddehongli’n feirniadol ac, os oes angen, gwestiynu’r wybodaeth a gewch

• cael eich sicrhau bod gweithgareddau codi arian eich elusen yn cydymffurfio â’r ymagwedd codi arian rydych wedi’i mabwysiadu, y safonau sy’n ofynnol gan eich dyletswyddau fel ymddiriedolwyr, a’r gyfraith ehangach ac arfer gorau

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr gymryd eu cyfrifoldebau o ddifrif. Bydd defnyddio’r canllaw hwn a sicrhau eich bod yn rhoi digon o amser a sylw i fusnes eich elusen yn helpu. Mae’r Comisiwn yn cydnabod bod y rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn wirfoddolwyr sy’n gwneud camgymeriadau gonest weithiau. Ni ddisgwylir i ymddiriedolwyr fod yn berffaith - disgwylir iddynt wneud eu gorau i gydymffurfio â’u dyletswyddau. Yn gyffredinol mae’r gyfraith elusennau yn diogelu ymddiriedolwyr sydd wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol.

3. Bod yn gyfrifol am weithgareddau codi arian eich elusen - cipolwg ar y chwe egwyddor

Crynodeb yw hwn o’r egwyddorion y dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr eu dilyn i’ch helpu i gyflawni eich cyfrifoldeb dros weithgareddau codi arian eich elusen. Er mwyn sicrhau eich bod yn deall eich cyfrifoldebau a’r gofynion penodol yn eich maes, dylech gyfeirio at weddill y canllaw fel y bo angen.

Mae bod yn gyfrifol am weithgareddau codi arian eich elusen yn golygu:

Cynllunio’n effeithiol

Mae hyn yn golygu eich bod chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn cytuno neu’n gosod, ac yna’n monitro, ymagwedd gyffredinol eich elusen at godi arian. Dylai’ch cynllun codi arian hefyd ystyried risgiau, gwerthoedd eich elusen a’i pherthynas â rhoddwyr a’r cyhoedd yn gyffredinol, yn ogystal ag anghenion incwm a disgwyliadau. Gweler adran 4.

Gorchwylio eich codwyr arian

Mae hyn yn golygu bod gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr systemau yn eu lle i orchwylio’r gweithgareddau codi arian y mae eraill yn eu gwneud ar ran eich elusen, er mwyn i chi fodloni’ch hun ei fod, a’i fod yn parhau i fod, er lles gorau eich elusen. Mae’n golygu dirprwyo cyfrifoldeb er mwyn i godwyr arian mewnol a gwirfoddol eich elusen, ac unrhyw gwmnïau cysylltiedig, wybod beth a ddisgwylir ganddynt. Os ydych yn cyflogi partner masnachol i godi arian ar gyfer eich elusen, mae’n rhaid i’r trefniadau fod er lles gorau’r elusen a chydymffurfio ag unrhyw reolau cyfreithiol penodol a safonau sy’n gymwys. Gweler adran 5.

Diogelu enw da, arian ac asedau eraill eich elusen

Mae hyn yn golygu sicrhau bod rheolaeth gryf o asedau ac adnoddau eich elusen er mwyn i chi allu bodloni eich dyletswydd gyfreithiol fel ymddiriedolwr i weithredu er lles gorau’ch elusen a’i diogelu rhag risg gormodol. Mae’n cynnwys sicrhau bod ystyriaeth ddigonol o effaith gweithgareddau codi arian eich elusen ar ei rhoddwyr, ei chefnogwyr a’r cyhoedd, sicrhau bod eich elusen yn derbyn yr holl arian y mae hawl ganddi i’w gael, a chymryd camau i leihau’r risg o golled neu dwyll. Gweler adran 6.

Adnabod a sicrhau cydymffurfiaeth â’r cyfreithiau neu’r rheoliadau sy’n gymwys yn benodol i weithgareddau codi arian eich elusen

Gall y rheolau cyfreithiol sy’n gymwys i wahanol fathau o godi arian fod yn fanwl ac yn gymhleth. Maent yn cwmpasu cydymffurfiaeth mewn meysydd pwysig fel y gyfraith diogelu data, trwyddedu a gweithio gyda phartneriaid masnachol. Ceir rheolau newydd yn Neddf (Diogelwch a Buddsoddiad Cymdeithasol) Elusennau 2016 sy’n effeithio ar rai elusennau sy’n codi arian. Dylech sicrhau bod eich elusen yn gallu cael mynediad i wybodaeth ddigonol a chyngor priodol er mwyn sicrhau bod ei gweithgareddau codi arian yn cydymffurfio â’r holl reolau cyfreithiol perthnasol. Gweler adran 7.

Nodi a dilyn unrhyw safonau cydnabyddedig sy’n gymwys i weithgareddau codi arian eich elusen.

Mae’r rhain i’w gweld yn y Cod Ymarfer Codi Arian. Mae’r Cod yn amlinellu’r rheolau cyfreithiol sy’n gymwys i godi arian a’r safonau sy’n ceisio sicrhau bod codi arian yn agored, yn onest ac yn barchus. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i bob elusen sy’n codi arian gydymffurfio’n llawn â’r Cod. Gweler adran 8.

Bod yn agored ac yn atebol

Mae hyn yn cynnwys cydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfrifyddu ac adrodd statudol perthnasol ar godi arian a defnyddio adroddiadau i ddangos bod eich elusen yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol. Yn eich cyfathrebiadau codi arian mae’n ymwneud â gallu esbonio’n effeithiol eich gwaith codi arian i aelodau’r cyhoedd a rhoddwyr a chefnogwyr eich elusen. Gweler adran 9.

4. Cynllunio’n effeithiol

Mae’r adran hon yn ymwneud â chynllunio a monitro gweithgareddau codi arian eich elusen. Mae’n dweud wrthych y dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gytuno neu osod ymagwedd gyffredinol eich elusen at godi arian. Dylai gwerthoedd eich elusen gael eu hadlewyrchu yn ei gweithgareddau codi arian arfaethedig, a dylai fod systemau effeithiol yn eu lle i fonitro gweithredu eich cynllun.

Bydd cyfranogiad priodol yng ngweithgareddau codi arian eich elusen yn dibynnu ar faint yr elusen, ei strwythur a’i chymhlethdod, a bydd y ffordd y mae cynllunio’n cael ei wneud yn amrywio. Os yw’ch elusen yn un lle mae aelodau staff uwch neu eraill yn cymryd yr awenau ar ddatblygu cynlluniau, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gallu cwestiynu, herio ac (os oes angen) trafod eu cynigion yn fanwl.

Fan lleiaf, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• benderfynu ar ymagwedd gyffredinol eich elusen at gael yr adnoddau y mae eu hangen arni i ariannu ei gwaith (cynhyrchu incwm)

• gosod neu gytuno ar strategaeth codi arian eich elusen - dyma’ch cynllun ar gyfer:

  • pa arian y mae ei angen ar eich elusen o’i gweithgareddau codi arian, nawr ac yn y dyfodol

  • pam mae ei angen

  • sut a phryd y caiff ei gyflawni

Nid oes rhaid i’ch cynllun fod yn hirfaith neu’n gymhleth. Ond dylai gynnwys materion fel:

• y dulliau codi arian gaiff eu defnyddio

• yr adnoddau y bydd eich elusen yn eu defnyddio a’r costau a ddaw i’w rhan

• y risgiau ariannol, risgiau i enw da a risgiau eraill y gall eich elusen eu hwynebu a sut y dylid eu hosgoi neu eu rheoli

• sut y bydd gweithgareddau codi arian eich elusen yn effeithio ar ei gwerthoedd; mae rhai elusennau wedi datblygu gwerthoedd cyhoeddedig penodol i ddiffinio’r hyn a wnânt a sut y maent yn mynd ati i wneud hynny - os yw gwerthoedd eich elusen yn benodol neu beidio, mae rôl bwysig gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i’w chwarae o ran eu gosod a’u diogelu - mae hyn yn cynnwys ystyried sut rydych yn cyflawni eich gweithgareddau codi arian, er mwyn i chi allu mynegi anghenion eich elusen i godi arian ar gyfer ei gwaith, gan gynnal ymagwedd gadarnhaol a pharchus at eich rhoddwyr a’r cyhoedd

• monitro cynnydd yn rheolaidd yn erbyn y strategaeth rydych wedi’i gosod neu ei chytuno, gan ystyried yn ofalus ac yn feirniadol ar y meysydd risg uchaf

Ni allwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr roi’ch elusen mewn sefyllfa lle mae’n agored i risg gormodol. Dylai fod systemau effeithiol gennych yn eu lle i nodi ac adolygu’n rheolaidd y risgiau allweddol y mae’ch elusen yn eu hwynebu ym mhob maes codi arian. Nid yw hyn yn golygu peidio â chymryd risg byth. Mae’n ymwneud â chydnabod ac asesu risg a phenderfynu sut i ddelio â’r risg.

Mae canllaw’r Comisiwn ar reoli risg yn amlinellu hanfodion delio â risgiau ac mae’n cynnwys model rheoli risg.

Mae adnoddau am ddim i helpu elusennau sy’n paratoi cynlluniau a strategaethau codi arian, gan gynnwys y rhai a gynhyrchir gan y Sefydliad Codi Arian.

5. Goruchwylio eich codwyr arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r gweithgareddau codi arian a wneir ar gyfer eich elusen gan staff, gwirfoddolwyr ac eraill - gan gynnwys is-gwmnïau masnachu a sefydliadau y mae’ch elusen yn gweithio â nhw i godi arian. Mae’n dweud wrthych i gael systemau effeithiol yn eu lle i gadw rheolaeth ar y gweithgareddau codi arian hyn.

5.1 Dirprwyo i weithwyr

Os nad ydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn codi arian eich hun, mae’n debygol y bydd staff eich elusen neu sefydliadau eraill yn rhedeg y gweithgareddau hyn. Os ydych, fel sy’n arferol mewn nifer o elusennau, yn penderfynu dirprwyo’r rheolaeth ddyddiol o godi arian i’ch gweithwyr, dylai fod systemau effeithiol yn eu lle er mwyn sicrhau’r canlynol:

• bod dirprwyaeth wedi’i dogfennu’n glir (er enghraifft mewn swydd-ddisgrifiadau staff, disgrifiadau rôl gwirfoddolwyr a chylchau gorchwyl pwyllgorau), ei deall a’i gweithredu

• mae gweithdrefnau adrodd clir yn eu lle, sy’n cynnwys canllawiau ar unrhyw faterion arbennig sydd i’w hadrodd i’r ymddiriedolwyr

• gwiriadau i sicrhau bod yr awdurdod dirprwyedig wedi’i arfer yn briodol

• eich bod yn cael adroddiadau rheolaidd wedi’u dogfennau’n llawn ar y materion y cytunwyd arnynt, wedi’u cyflwyno mewn ffordd y gallwch ei deall a’i defnyddio, sy’n eich galluogi i arfer goruchwyliaeth briodol

---

Osgoi gwneud camgymeriadau - byddwch yn glir am eich rôl fel ymddiriedolwr elusen sy’n codi arian

Gwnewch yn siŵr bod eich cyfranogiad yn iawn. Mae hyn yn golygu peidio ag anwybyddu codi arian neu ei adael i eraill yn unig er mwyn i chi allu canolbwyntio ar waith yr elusen gyda’i buddiolwyr. Os ydych yn gwneud hynny nid ydych yn cyflawni eich dyletswyddau cyfreithiol fel ymddiriedolwr. Cofiwch rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn atebol os yw rhywbeth yn mynd o’i le.

Yn yr un modd, os yw staff yn gyfrifol am reoli gweithgareddau codi arian eich elusen o ddydd i ddydd, ceisiwch osgoi gwneud gormod. Dylech roi cyfle i’ch staff gyflawni’r swyddogaethau rydych wedi’u rhoi iddynt. Mae goruchwyliaeth briodol gan ymddiriedolwyr yn golygu sicrhau bod staff yn atebol ac yn gweithio o fewn y ffiniau rydych wedi’u gosod. Gallwch ddefnyddio eich systemau a’ch prosesau i gynnal craffu a rheolaeth.

---

5.2 Gweithio gyda gwirfoddolwyr

Bydd nifer o elusennau yn dibynnu ar ymdrech fawr gan wirfoddolwyr i godi arian hollbwysig ar gyfer eu gwaith. Yn yr un modd â’ch staff codi arian, dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â systemau effeithiol yn eu lle er mwyn i waith y gwirfoddolwyr codi arian sy’n cael eu recriwtio gan eich elusen gael ei oruchwylio. Mae hyn yn sicrhau eu bod nhw’n:

• glir ynghylch beth y disgwylir iddynt ei wneud

• ymwybodol o’r rheolau a’r ffiniau y mae’n rhaid iddynt weithio o’u mewn, er enghraifft, wrth gynrychioli neu siarad ar ran yr elusen

• gweithio’n ddiogel

• gwybod beth i’w wneud os oes problem

• gwybod beth mae angen iddynt ei adrodd amdano a phwy i adrodd iddynt

Dylai fod systemau priodol yn eu lle er mwyn i wirfoddolwyr gael hyfforddiant priodol a gwybod bod rhaid iddynt gydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau.

Gwybod rhagor am reoli gwirfoddolwyr eich elusen.

Gallwch hefyd ddarllen rhagor am weithio gyda gwirfoddolwyr yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

5.3 Gweithio gyda phartneriaid masnachol

Gall gweithio gyda phartneriaid masnachol i godi arian fod o fantais fawr i’ch elusen, ar yr amod bod y risgiau’n cael eu nodi a’u rheoli.

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gael systemau digonol yn eu lle i sicrhau bod trefniadau eich elusen gydag unrhyw bartner masnachol:

• er lles gorau eich elusen

• nid ydynt yn caniatáu talu neu wobrwyo’r partner masnachol os yw’n ormodol o’i gymharu â’r arian a godwyd

• yn cydymffurfio’n llawn ag unrhyw ofynion cyfreithiol penodol sy’n gymwys. Er enghraifft, mae trefniadau ‘codi arian proffesiynol’ neu ‘gyfranogiad masnachol’ yn ddarostyngedig i’r gofynion sydd wedi’u crynhoi yn Atodiad 1

• yn egluro mewn unrhyw ddatganiad sy’n gofyn am arian gan y cyhoedd ar gyfer yr elusen:

  • y tâl neu’r wobr a roddir i’r partner masnachol, neu

  • sut y caiff yr arian a godir ei ddosbarthu rhwng yr elusen a’r partner masnachol

Cyn gwneud penderfyniadau ynghylch a yw cytundeb â phartner masnachol er lles gorau eich elusen neu beidio, dylai fod systemau effeithiol gennych yn eu lle i sicrhau bod:

• y partner yn gorff addas a phriodol i weithio ag ef - agwedd bwysig ar ddyletswydd gyfreithiol ymddiriedolwr yw diogelu asedau elusennol, a gwneud hynny â gofal, sy’n golygu y dylid gwneud gwiriadau diwydrwydd dyladwy priodol ar y sefydliadau hynny sy’n gweithio’n agos â’r elusen; bydd sicrhau bod y lefel briodol o ymchwil a gwiriadau yn cael eu cynnal yn eich helpu chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i fodloni’ch hunain ynghylch diddyledrwydd, gonestrwydd ac enw da’r partner a’i allu i weithredu i safon dderbyniol

• y trefniadau gyda’r partner yn gyson â:

  • strategaeth a gwerthoedd codi arian eich elusen

  • disgwyliadau ynghylch sut y dylai gyflawni ei gweithgareddau codi arian

• y gweithgareddau codi arian i’w cyflawni at ddiben y mae’ch elusen wedi’i sefydlu i’w gyflawni

• costau’r trefniadau wedi’u cyfiawnhau fel rhai sydd er lles gorau’r elusen

• telerau’r trefniadau yn sicrhau bod gan eich elusen reolaeth briodol dros yr arian

• telerau’r trefniadau yn diogelu eich elusen yn erbyn risgiau gormodol, gan gynnwys i’w:

  • enw da

  • cyllid

  • data

  • enw, delwedd, logo ac eiddo deallusol

• adolygiad a rheolaeth briodol o unrhyw gyfathrebiadau codi arian i’w defnyddio fel sgriptiau, deunyddiau marchnata ysgrifenedig, hysbysebion a phecynnu

• y gydymffurfiaeth â’r cytundeb yn cael ei monitro

• trefniadau yn rhydd o unrhyw wrthdaro buddiannau sydd heb eu cydnabod a chael sylw priodol, a heb gynnwys unrhyw fudd diawdurdod i bartïon cysylltiedig

• prosesau adolygu priodol gan eich elusen i adolygu trefniadau er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod er lles gorau’r elusen tra’u bod nhw’n bodoli

Cofiwch:

• ni ddylid llofnodi unrhyw ddogfen gyfreithiol oni bai bod y telerau er lles gorau eich elusen

• dylech geisio cyngor priodol pan fydd angen

• os oes cytundeb ganddi â chodwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol, mae hawl gan eich elusen i archwilio’r llyfrau, cofnodion a dogfennau eraill sydd gan y partner am eich elusen at ddibenion y cytundeb - dylai’ch elusen fanteisio ar hyn er mwyn sicrhau ei bod yn cael enillion teg a llawn o’r trefniadau

Cewch wybod rhagor am weithio gyda phartneriaid masnachol yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

5.4 Gweithio trwy eich cwmni masnachu

Mae nifer o elusennau yn berchen ar gwmnïau masnachu sydd wedi’u sefydlu i godi arian ar gyfer yr elusen.

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gael systemau yn eu lle i fonitro’n gyson berfformiad eu his-gwmnïau masnachu ac mae’n rhaid iddynt gofio, yn achos pob penderfyniad sy’n cael ei wneud ynghylch is-gwmni masnachu, bod lles gorau’r elusen o’r pwys mwyaf.

Cewch wybod rhagor am is-gwmnïau masnachu yn Ymddiriedolwyr, masnachu a threth: sut y gall elusennau masnachu’n gyfreithlon.

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae Deddf Elusennau 1992 (Deddf 1992) yn gwahardd is-gwmni masnachu elusen rhag bod yn ‘godwr arian proffesiynol’ neu’n ‘gyfranogwr masnachol’ os yw’r cwmni yn codi arian ar gyfer yr elusen sy’n ei berchen.

Ond hyd yn oed os nad yw’n ofynnol i gwmni gydymffurfio â Deddf 1992, dylai weithredu ar yr un sail os yw hyn yn galluogi’r rhiant elusen i:

• weithredu rheolaeth effeithiol ar y gweithgareddau codi arian, neu

• ddarparu tryloywder i’w chefnogwyr, ei rhoddwyr a’r cyhoedd ynghylch y trefniadau codi arian

Er enghraifft, gall y cwmni:

• a’r elusen ffurfioli trefniadau trwy gytundeb ysgrifenedig

• gwneud datganiad deisyfu priodol - er enghraifft, mewn siop elusennol, trwy arddangos hysbysiad wrth y ddesg dalu sy’n esbonio i gwsmeriaid bod unrhyw elw sy’n cael ei wneud yn y siop yn cael ei roi gan y cwmni sy’n rhedeg y siop i’r elusen sy’n berchen ar y cwmni

Mae’r Swyddfa Cymdeithas Sifil wedi cynhyrchu canllawiau manwl ar ofynion cyfredol Deddf 1992.

---

Osgoi gwneud camgymeriadau - goruchwylio’r partneriaethau masnachol y mae’ch is-gwmni masnachu yn eu ffurfio

Weithiau bydd partneriaeth neu gytundeb yn cael ei ffurfio rhwng is-gwmni masnachu elusen a sefydliad masnachol, fel rhan o waith yr is-gwmni masnachu i godi arian ar gyfer yr elusen.

Gall y trefniadau hyn fod o fudd i elusen ac nid ydynt yn achos pryder eu hunain. Ond mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gael systemau digonol yn eu lle i’w goruchwylio.

Mae hyn er mwyn sicrhau, yn union fel yn achos y trefniadau y mae’ch elusen yn eu gwneud yn uniongyrchol, y gallwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod yn sicr bod y trefniadau er lles gorau eich elusen, yn diogelu ei henw a’i henw da yn briodol ac yn destun adolygiad a rheolaeth briodol.

Dylai fod systemau effeithiol yn eu lle i sicrhau, pan fydd cynhyrchion neu wasanaethau yn cael eu gwerthu trwy neu yn enw’r elusen, bod natur y bartneriaeth fasnachol a’r ffi neu’r comisiwn a dderbynnir gan yr elusen yn glir ac yn dryloyw.

---

6. Diogelu enw da, arian ac asedau eraill eich elusen

Mae’r adran hon yn ymwneud â’ch dyletswydd i reoli a diogelu enw da eich elusen ac asedau eraill rhag risgiau gormodol. Mae’n dweud wrthych i gael systemau effeithiol yn eu lle i:

• nodi’r risgiau enw da y gallai’ch elusen eu hwynebu wrth godi arian a chynllunio ar gyfer rheoli’r risgiau hynny

• cynllunio ar gyfer yr adnoddau elusennol y byddwch yn eu defnyddio i godi arian

• rheoli a gallu cyfiawnhau eich costau codi arian

• diogelu’r arian a godir yn enw eich elusen

6.1 Diogelu enw da eich elusen

Mae codi arian yn ffordd allweddol yn aml i elusennau ryngweithio â chefnogwyr, rhoddwyr a’r cyhoedd. Mae hyn yn golygu y gallai ymagwedd elusen at godi arian adeiladu neu niweidio ei henw da yn sylweddol.

Bydd y risgiau enw da a wynebir gan elusen yn amrywio’n fawr. Dylai fod systemau effeithiol a phriodol gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i nodi a rheoli’r prif risgiau i enw da y gallai’ch elusen eu hwynebu o’i gweithgareddau codi arian.

Dylai’ch ymagwedd at reoli risg enw da sy’n codi o weithgareddau codi arian gynnwys, ond nid yw wedi’i gyfyngu i:

• ystyried canfyddiad darpar roddwr, cefnogwr a’r cyhoedd wrth benderfynu ynghylch disgwyliadau incwm a nodau eraill - mae hyn yn cynnwys asesu’r risgiau enw da pan fyddwch yn defnyddio dulliau arbennig o godi arian a chytuno ar lefel eich costau codi arian

• dilyn yr egwyddorion yn y canllaw hwn er mwyn sicrhau bod:

  • rheolau cyfreithiol a safonau cydnabyddedig yn cael eu dilyn

  • rheolaeth effeithiol

  • ymagwedd codi arian eich elusen

  • y gweithgareddau codi arian y mae staff neu bobl neu sefydliadau eraill yn eu cyflawni ar ran eich elusen

  • yr asedau a’r adnoddau rydych yn eu defnyddio ac yn eu codi

  • eich systemau ar gyfer asesu ac ymateb i feirniadaeth a chwynion

---

Osgoi gwneud camgymeriadau - gallu cyfiawnhau eich costau codi arian

Gall costau codi arian uchel iawn niweidio enw da elusen yn ddifrifol.

Os yw trefniadau â phartner masnachol yn rhoi hwb mawr i incwm elusen, mae’n hawdd i ymddiriedolwyr anwybyddu’r materion eraill. Ond dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gael systemau effeithiol ar gyfer dangos bod eich cytundeb ag unrhyw drydydd parti er lles gorau eich elusen ac yn diogelu ei henw da.

Dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol bod rhai cwmnïau codi arian yn defnyddio modelau sy’n golygu bod yr elusen yn derbyn cyfran fach iawn yn unig o’r arian a roddwyd gan y cyhoedd, ar y dechrau ac yng nghyfnodau diweddarach y gweithgareddau codi arian. Gall y modelau hyn niweidio elusen. Gallant ddenu sylw negyddol yn y cyfryngau, cwynion ac ymyriadau rheoleiddiol. Mae hyn oherwydd y gallant greu’r canfyddiad bod yr elusen yn cael ei hecsploetio neu ei chamddefnyddio i wneud enillion preifat, ac felly’n cael ei chamreoli.

Os ydych chi’n ystyried cytundeb gyda phartner masnachol, gwnewch yn siŵr eich bod chi’n cydbwyso eich ffocws ar gynyddu incwm yr elusen gan roi sylw i’w lles gorau yn fwy cyffredinol. Dylech ystyried sut y gallai rhoddwyr a chefnogwyr yr elusen a’r cyhoedd weld eich ymagwedd codi arian, os mai dim ond rhan fach o’u rhoddion sy’n cyrraedd yr elusen. Rhaid i chi allu cyfiawnhau eich costau codi arian a dangos sut y maent er lles gorau’r elusen.

---

Cewch ragor o wybodaeth am gostau codi arian yn adran 6.4.

Cofiwch gallwch geisio cyngor priodol gan unigolyn cymwysedig addas pan fydd angen.

6.2 Cynllunio a monitro cyllid codi arian

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o sefyllfa ariannol gyffredinol eich elusen a gallu dangos sut mae codi arian yn cefnogi ei strategaeth hirdymor i gyflawni ei hamcanion. Dylai fod systemau effeithiol gennych yn eu lle er mwyn sicrhau bod:

• ffynonellau incwm eich elusen yn cael eu dadansoddi, er mwyn nodi’r risgiau a ddaw trwy orddibynnu ar unrhyw un ffynhonnell

• cyllideb realistig ar gyfer codi arian, ac mae canlyniadau yn cael eu monitro yn ei herbyn

• unrhyw fuddsoddiad o arian yr elusen yn cael ei gydbwyso yn erbyn yr incwm disgwyliedig, gan sicrhau ei fod yn fuddsoddiad priodol

• cynlluniau busnes unigol a chyllidebau, lle y bo’n briodol, yn cael eu llunio ar gyfer unrhyw weithgareddau codi arian newydd neu arwyddocaol neu apeliadau

• cynnydd a pherfformiad ariannol gweithgareddau codi arian yr elusen, gan gynnwys ei chostau ac unrhyw risgiau, yn cael eu monitro

Cewch ragor o wybodaeth am reolaeth ariannol yn:

Rheoli asedau ac adnoddau elusennau

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr elusennau: 15 cwestiwn y dylech chi eu gofyn

Anawsterau ariannol mewn elusennau

6.3 Rheoli asedau a’u cadw’n ddiogel

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â rheolaethau ariannol effeithiol a mesurau diogelu yn eu lle sy’n briodol i faint, gweithgareddau a chymhlethdod eich elusen. Mae’r rhain yn cynnwys cael systemau ar gyfer:

• sicrhau bod yr elusen yn derbyn yr holl arian y mae hawl ganddi i’w gael, os yw pobl yn cael caniatâd i godi arian ar ei rhan

• diogelu’r incwm a dderbynnir trwy:

  • gasgliadau cyhoeddus

  • digwyddiadau codi arian a noddedig eraill

  • eich gweithgareddau masnachu

• egluro i’r cyhoedd, a bod yn glir yn fewnol, pa arian rydych yn ei godi ar sail gyfyngedig - rhaid defnyddio’r cronfeydd cyfyngedig hyn yn y ffordd a nodwyd yn unig

• cael polisi ar roddion sy’n nodi pryd na fydd derbyn rhoddion efallai er budd yr elusen

• sicrhau bod enillion cyflawn a chywir yn cael eu cadw er mwyn i’r elusen dderbyn y gostyngiadau treth y mae hawl ganddi i’w cael

• diogelu asedau eraill yr elusen a ddefnyddir i godi arian. Gall hyn gynnwys data, enw, delwedd, logo ac eiddo deallusol yr elusen.

---

Osgoi gwneud cymeriadau - cael rheolaeth effeithiol dros gasgliadau arian parod

Er bod gan y rhan fwyaf o bobl sy’n codi arian ac sy’n cefnogi elusennau fwriadau gonest, gall codi arian seiliedig ar arian parod fod yn ddeniadol i dwyllwyr sy’n gweld eu cyfle a thwyllwyr cyfundrefnol. Felly mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fod â rheolaethau digonol lle rydych yn rhoi caniatâd i bobl gasglu arian ar ran eich elusen.: Rhaid i’r codi arian gydymffurfio ag unrhyw reolau cyfreithiol perthnasol a dylech ddilyn arferion da ar gyfer casglu, cyfrif a bancio’r arian yn ddiogel. Bydd hyn yn eich helpu i fodloni’ch dyletswydd gyfreithiol i ddiogelu asedau eich elusen. Bydd hefyd yn helpu i roi sicrwydd i’r cyhoedd y gallant roi’n ddiogel i godwyr arian ac elusennau, ac y bydd yr arian yn cael ei ddefnyddio at ddibenion elusennol cyffredinol.

Cofiwch, os yw’ch elusen yn rhoi deunyddiau swyddogol yr elusen i bobl sy’n codi arian ar eich rhan, fel bathodynnau, tuniau neu dabardau, dylai fod cofnod o hyn a dylai popeth gael ei gasglu yn ôl yn brydlon. Rhaid i gyfrifon yr elusen ddangos swm gros yr arian a godwyd cyn tynnu unrhyw gostau a threuliau codi arian a rhaid dangos y didyniadau hyn fel eitem gwariant ar wahân yn y cyfrifon.

Cewch wybod rhagor am reolaethau ar gyfer casgliadau arian o’r fath yn Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau a gallwch wirio eich dull gweithredu trwy ddefnyddio’r rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol.

---

6.4 Rheoli ac esbonio costau

Nid oes swm penodedig y dylai elusen ei wario ar gostau codi arian ac mae’r Comisiwn yn cydnabod y gall costau amrywio rhwng gwahanol fathau o godi arian, achosion gwahanol ac o flwyddyn i flwyddyn.

Rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr fodloni’ch hunain bod eich costau codi arian er lles gorau’ch elusen. Dylech allu esbonio eich costau a bod yn dryloyw ynghylch faint o arian sy’n cael ei wario a sut mae’ch elusen yn elwa.

Bydd rhaid i unrhyw elusen effeithiol wario arian ar weinyddiaeth gyffredinol ac ar godi arian, ond dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• wybod, yn gyffredinol, faint yw costau codi arian yr elusen, a chael systemau yn eu lle ar gyfer gosod costau ar gyfer gweithgareddau codi arian penodol

• cael systemau yn eu lle fel bod modd cyfiawnhau’r gost o godi arian - mae hyn yn golygu y dylai fod yn gymesur â’r incwm a’r buddion eraill y mae’n eu cynhyrchu, a’i fod er lles gorau’r elusen

• sicrhau bod systemau yn eu lle i sicrhau bod costau yn deg i’r elusen cyn gwneud trefniadau gyda chodwr arian proffesiynol, cyfranogwr masnachol neu drydydd parti arall

• cael systemau yn eu lle i sicrhau bod tryloywder ar gyfer rhoddwyr, gan roi syniad teg iddynt ynghylch y graddau y bydd yr elusen yn elwa o’u cefnogaeth:

  • bydd hyn yn cael ei nodi yn y datganiad deisyfu y mae’n rhaid i godwyr arian proffesiynol, cyfranogwyr masnachol a chodwyr arian cyflogedig eraill ei wneud i roddwyr mewn ystod eang o amgylchiadau, gan gynnwys codi arian wyneb yn wyneb, dros y ffôn, hysbysebu ac ar y wefan

  • os nad yw’r rheolau hyn yn gymwys, ond mae’ch elusen yn talu am wasanaeth codi arian, gall fod risg annerbyniol i’w henw da os nad yw’n rhoi arwydd teg i roddwyr o’r trefniadau a’r costau mewn datganiad deisyfu neu ddatganiad mewn ffurf debyg

• dilyn unrhyw ofynion yn y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP) cymwys ynghylch sut mae costau codi arian yn cael eu dyrannu a’u cyflwyno

• gallu esbonio i roddwyr, cefnogwyr a’r cyhoedd sut mae’ch elusen yn gweithio a pham bod ei chostau yn angenrheidiol

6.5 Twyll codi arian

Er bod y rhan helaeth o apeliadau elusennol a chasgliadau yn gyfreithlon, mae twyll codi arian yn digwydd.

Gwybod rhagor am fathau cyffredin o dwyll codi arian. Gallwch ddarllen rhybuddion rheoleiddio’r comisiwn hefyd am risgiau a pheryglon a allai effeithio ar eich elusen.

Cewch wybod rhagor am ddiogelu eiddo eich elusen ym Mhecyn cymorth cydymffurfio’r y Comisiwn. Mae’r pecyn cymorth yn cynnwys rhestr wirio fanwl sy’n disgrifio’r mesurau atal twyll a allai fod yn ddefnyddiol i’ch elusen.

6.6 Rhoddion amheus

Mae’r Comisiwn yn ymwybodol o achosion lle y defnyddiwyd rhoddion i elusennau i hwyluso gwyngalchu arian neu weithgarwch troseddol arall.

Dylai fod systemau effeithiol gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn eu lle er mwyn:

• sicrhau bod yr egwyddor adnabod eich rhoddwr yn cael ei gweithredu (er enghraifft, os yw’ch elusen yn derbyn rhoddion mawr, yn arbennig rhoddion dienw neu roddion arian parod neu roddion gydag amodau ynghlwm wrthynt)

• sicrhau bod staff a gwirfoddolwyr yn ymwybodol o’r risg hwn yma

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gael eich rhybuddio am unrhyw roddion amheus.

6.7 Ymyrryd pan fydd apêl yn cael ei rhedeg ac yn defnyddio enw eich elusen heb eich caniatâd

Mewn llawer o achosion gall apêl gael ei lansio gan aelod o’r cyhoedd â bwriadau da ac sy’n mynd i roi’r arian a godir i’ch elusen. Mae’n bosib nad yw wedi cysylltu â’ch elusen cyn codi arian ar eich rhan. Mae’r defnydd diawdurdod o enw elusen yn fater difrifol a allai niweidio enw da elusen.

Pan fydd codi arian diawdurdod yn cael ei ddwyn at sylw eich elusen, dylai fod systemau effeithiol gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn eu lle i:

• gysylltu’n ddi-oed â’r bobl sy’n rhedeg yr apêl; mewn rhai amgylchiadau, fel gwerthu cacennau lleol neu ddigwyddiad arall ar raddfa fach, gall fod yn briodol i roi caniatâd i godi arian ar ran yr elusen a rhoi ychydig o ganllawiau i’r trefnwr i sicrhau bod y casgliad yn cael ei wneud yn gyfreithiol - fel arall, dylai’ch elusen awdurdodi’r codi arian yn ffurfiol neu ofyn i’r trefnwyr roi’r gorau iddi

• bod yn ymwybodol, os nad yw’ch cais yn cael ei ateb, bod rheolau codi arian yn caniatáu i chi geisio gwaharddeb sy’n atal rhywun rhag codi arian yn enw’r elusen - gwybod rhagor

• adrodd am godwyr arian diawdurdod nad ydynt yn cydweithredu, ac rydych yn amau eu bod yn ymwneud â gweithgareddau twyllodrus - dylid adrodd i’r heddlu ac i’r Comisiwn

Mae penderfyniadau ynghylch arian ac adnoddu’r elusen yn bwysig, felly meddyliwch am y cyngor a’r wybodaeth a allai fod eu hangen arnoch er mwyn gwneud penderfyniadau er lles yr elusen.

7. Dilyn cyfreithiau a rheoleiddio codi arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r amrywiaeth o reolau cyfreithiol sy’n gymwys i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Mae’n dweud wrthych i gael systemau effeithiol yn eu lle er mwyn i’ch elusen gydymffurfio’n llawn ag unrhyw reolau cyfreithiol sy’n gymwys i’w gweithgareddau codi arian.

Mae’r rhestr hon yn rhoi rhyw syniad yn unig o rai o’r rheolau cyfreithiol sy’n gymwys i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Ym mhob achos gallwch ddefnyddio’r Cod Ymarfer Codi Arian i wybod rhagor am y rheolau a sut y maent yn gymwys i weithgareddau codi arian eich elusen chi.

Mae rheolau cyfreithiol ynghylch:

• yr hyn sy’n ofynnol gan godwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol

• y datganiadau y mae’n rhaid i godwyr arian cyflogedig eu gwneud, mewn rhai achosion, pan fyddant yn gofyn am arian gan y cyhoedd

• pryd mae’n rhaid i elusennau arddangos eu statws elusen gofrestredig ar amrywiaeth o ddogfennau ac ar eu gwefan

• casglu arian yn y stryd

• casglu arian, neu nwyddau neu fanylion debyd uniongyrchol o ddrws i ddrws

• lotrïau a rafflau

• diogelu data wrth gasglu neu drafod manylion personol fel enwau, manylion cyswllt a manylion credyd neu ddebyd

• osgoi galwadau di-alw-amdanynt i rifau wedi’u cofrestru gyda’r Gwasanaeth Dewis Galwadau Ffôn a’r Gwasanaeth Dewis Galwadau Ffôn Corfforaethol

• codi arian sy’n cynnwys plant

• trefnu digwyddiadau codi arian

• cynnig sylwadau ar weithgareddau codi arian eich elusen wrth baratoi cyfrifon neu adroddiadau’r elusen sy’n ddarostyngedig i’r Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP)

Gall rheolau codi arian fod yn fanwl ac yn gymhleth. Dylech ystyried ceisio cyngor priodol a bodloni’ch hun bod y bobl a’r sefydliadau rydych yn eu hawdurdodi i godi arian ar gyfer eich elusen yn gymwys i gydymffurfio â’r rheolau hyn.

Dylech adrodd am ddigwyddiad difrifol i’r Comisiwn os yw’ch elusen yn cael ei hymchwilio gan yr heddlu neu gan reoleiddiwr arall am unrhyw reswm.

Cewch wybod rhagor am y gofynion cyfreithiol sy’n gymwys i godi arian o’r Cod Ymarfer Codi Arian. Efallai y cewch ychydig o wybodaeth am reolau cyfreithiol o Atodiad 1 a’r sefydliadau a restrir yn Atodiad 2.

8. Dilyn y safonau cydnabyddedig ar gyfer codi arian

Mae’r adran hon yn ymwneud â’r safonau cydnabyddedig a nodir yn y Cod Ymarfer Codi Arian, sy’n gymwys i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Mae’n dweud wrthych i gael systemau effeithiol yn eu lle er mwyn i’ch elusen gydymffurfio ag unrhyw safonau sy’n gymwys i’w gweithgareddau codi arian.

Mae’r rhestr hon yn rhoi rhyw syniad yn unig o rai o’r safonau sy’n gymwys i wahanol fathau ac agweddau ar godi arian. Ceir safonau am elusennau codi arian sy’n:

• amgáu deunyddiau mewn pecynnau post uniongyrchol

• sicrhau bod unrhyw godwyr arian trydydd parti a ddefnyddir gan eich elusen yn cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian

• darparu gwybodaeth i blant a rhieni/gwarcheidwaid ar sut i godi arian yn ddiogel

• dilyn proses gymesur o ddiwydrwydd dyladwy wrth lunio partneriaeth codi arian â busnes

• prosesu ceisiadau datdanysgrifio mewn ffordd amserol

• peidio â gwneud galwadau ffôn marchnad gyda’r esgus eu bod yn alwadau gweinyddol

• sicrhau bod codwyr arian wyneb yn wyneb yn cael eu hyfforddi’n briodol

• gwneud cofnod o’r mater ac yn dychwelyd unrhyw ddeunyddiau casglu’r elusen

• gwneud rhoddion arian parod yn ddiogel a’u bancio cyn gynted â phosibl

• peidio â rhannu data personol heb gydsyniad penodol

• cynnwys gwybodaeth optio allan ar gyfathrebiadau codi arian a anfonir at unigolyn a enwir

Mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn rheoleiddio cydymffurfiaeth elusennau â safonau cydnabyddedig.

I wybod rhagor am y safonau sy’n gymwys i godi arian, gallwch edrych ar y Cod Ymarfer Codi Arian. Efallai y cewch ychydig o wybodaeth am safonau o’r sefydliadau a restrir yn Atodiad 2.

9. Bod yn agored ac yn atebol

Mae’r adran hon yn ymwneud â gwneud eich elusen yn atebol am ei gweithgareddau codi arian. Mae’n dweud wrthych i gael systemau effeithiol yn eu lle fel bod gweithgareddau codi arian eich elusen yn cael eu hesbonio’n eglur ac yn agored, yn cydymffurfio’n llawn â rhwymedigaethau cyfrifyddu ac adrodd, ac yn agored i’w herio’n briodol gan achwynwyr.

9.1 Cydymffurfio â’r fframwaith cyfrifyddu

Mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig gynhyrchu adroddiad blynyddol a chyfrifon sy’n esbonio o ble y daw ei harian a sut mae’r elusen wedi defnyddio’r arian.

Mae’n rhaid i rai elusennau mwy gydymffurfio â rheolau a gofynion arbennig ynghylch sut y maent yn rhoi cyfrif am eu gweithgareddau codi arian ac yn adrodd amdanynt. Mae’r gofynion hyn wedi’u nodi yn y Datganiad o Weithgareddau Cymeradwy cymwys.

Mae’r math hwn o adrodd yn golygu bod y rhai sy’n darllen cyfrifon ac adroddiadau yn gallu deall beth oedd y gweithgareddau codi arian, faint gafodd ei wario ar godi arian, beth oedd wedi digwydd, a sut oedd yr incwm a godwyd wedi helpu gwaith yr elusen.

Gallai fod yn ddefnyddiol i elusennau llai sy’n defnyddio’r SORP wneud peth neu’r cyfan o’r adrodd hwn.

Bydd gofynion adrodd, a gyflwynwyd gan Ddeddf 2016, yn ei gwneud hi’n ofynnol i elusennau mwy nodi beth sydd wedi cael ei wneud i ddiogelu pobl agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad, yn ystod gweithgareddau codi arian, sy’n:

• afresymol o fusneslyd neu daer; neu

• sy’n cynnwys rhoi rhywun o dan ormod o bwysau i roi

Cewch wybod rhagor am Ddeddf 2016 yn Atodiad 1 ac am adrodd a chyfrifyddu gan elusennau.

9.2 Bod yn agored am gwynion

Dylai fod gweithdrefnau effeithiol gennych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr i ddelio â chwynion, a dylai fod yn hawdd cael hyd iddynt a’u dilyn. Dylai’ch systemau sicrhau bod:

• gweithdrefn gwyno sy’n hygyrch, yn agored ac yn dryloyw

• unrhyw bryderon a godir gan y cyhoedd, cefnogwyr, rhoddwyr neu eraill yn cael sylw mewn modd amserol ac uniongyrchol

9.3 Geiriad eich apeliadau yn eglur

Wrth redeg apeliadau, argymhellir eich bod yn cynnwys gwybodaeth am y materion canlynol:

• pwy yw eich elusen a beth y mae’n ei wneud

• ar gyfer beth y caiff yr arian ei godi a sut y caiff ei ddefnyddio

• unrhyw ddiben eilaidd yr apêl

• sut i roi

• trefniadau Cymorth Rhodd

• pa ddidyniadau gaiff eu gwneud ar gyfer treuliau

Apeliadau aflwyddiannus

Mae bod yn glir ynghylch diben(ion) apêl yn arbennig o bwysig. Dylid ystyried yn ofalus y telerau a’r geiriad a ddefnyddir yn eich apêl.

Os na ellir cyflawni’r diben sydd wedi’i nodi yn yr apêl am ryw reswm, neu os ydych yn codi gormod neu ddim digon o arian, gall hyn achosi problemau y mae modd eu datrys dim ond drwy’r prosesau ffurfiol a llafurus yn aml. Gellir osgoi’r anawsterau hyn os yw sylw priodol yn cael ei roi i eiriad apeliadau. Dylai’ch geiriad nodi’n glir beth fydd yn digwydd i unrhyw arian dros ben a beth fydd yn digwydd i’r rhoddion os nad yw digon o arian yn cael ei godi

Mae canllaw’r Comisiwn Apeliadau adeg trychineb: Canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar ddechrau, rhedeg a chefnogi apeliadau elusennol adeg trychineb yn cynnwys gwybodaeth gyffredinol am redeg a geirio apeliadau llwyddiannus.

10. Sut mae codi arian yn cael ei reoleiddio?

Mae system hunanreoleiddio yn ei reoli sy’n gosod ac yn gorfodi safonau clir o ymddygiad ar gyfer codi arian.

Mae’r safonau, sydd wedi cael eu datblygu i sicrhau bod codi arian yn agored, yn onest ac yn barchus, wedi’u nodi yn y Cod Ymarfer Codi Arian.

10.1 Rôl y Rheoleiddiwr Codi Arian

Mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn

• rheoleiddio’r holl fathau o godi arian gan elusennau a leolir yng Nghymru a Lloegr

• defnyddio’r Cod i wneud penderfyniadau ynghylch pryderon a chwynion am godi arian

• defnyddio ei gofrestr i hyrwyddo cydymffurfiaeth weledol ymysg elusennau â’r Cod

• meddu ar bwerau sancsiynu i’w defnyddio os oes angen

10.2 Cwynion am godi arian

Elusennau a leolir yng Nghymru neu Loegr

Ar gyfer elusennau a leolir yng Nghymru a Lloegr, mae’r Rheoleiddiwr Codi Arian yn delio â’r rhan fwyaf o fathau o gwynion.

Gall unrhyw un gysylltu â’r Rheoleiddiwr Codi Arian i gwyno am godi arian.

Os nad yw’r Rheoleiddio Codi Arian yn gallu delio â chwyn, bydd yn ei hanfon i’r corff cywir neu’n helpu’r achwynydd i gysylltu â nhw.

Elusennau a leolir yng Ngogledd Iwerddon

Mae’r trefniadau ar gyfer rheoleiddio codi arian yn cael eu hystyried yng Ngogledd Iwerddon ar hyn o bryd. Hyd nes bod y trefniadau wedi’u gwneud yn derfynol, gellir anfon cwynion am godi arian i’r Rheoleiddiwr Codi Arian (gweler y manylion cyswllt uchod) neu, os yw’r cwyn yn ymestyn i drefniadau llywodraethu elusen, i’r Comisiwn Elusennau ar gyfer Gogledd Iwerddon.

Elusennau a leolir yn yr Alban

Ar gyfer elusennau a leolir yn yr Alban mae’r system hunanreoleiddio yn cael ei chryfhau. Bydd mwy o rôl gan y sector elusennol a Swyddfa Rheoleiddiwr Elusennau’r Alban (OSCR). Mae panel annibynnol yn cael ei ddatblygu i reoli cwynion nad oes modd ei ddatrys gan yr elusennau eu hunain. Mae hyb codi arian wedi cael ei greu i ddelio â chwynion neu bryderon am godi arian.

10.3 Rôl y Comisiwn

Nid yw’r Comisiwn yn rheoleiddio yn erbyn y safonau yn y Cod, ond mae rôl gennym i’w chwarae mewn rheoleiddio codi arian os oes tystiolaeth:

• bod gweithredoedd neu fethiant ar ran ymddiriedolwyr i gyflawni eu dyletswyddau i’w helusen yn achosi risg difrifol i’r elusen

• o risg difrifol i gronfeydd elusennol, neu i ffydd a hyder y cyhoedd

Yn y rôl hon byddwn yn gweithio’n agos â’r Rheoleiddiwr Codi Arian, a rheoleiddwyr eraill, i adnabod achosion lle, yn ogystal â thorri safonau codi arian, gall y mathau hyn o bryderon rheoleiddio godi.

Cewch ragor o wybodaeth am ymyriadau’r Comisiwn ar faterion codi arian yn adran 11.

10.4 Rôl rheoleiddwyr eraill

Mae cyfreithiau a rheoliadau eraill hefyd sy’n berthnasol i godi arian fel y rheolau ar ddiogelu data, casgliadau mewn lleoedd cyhoeddus a rhedeg lotrïau. Mae’r rheolau ar gyfer y rhain wedi’u gosod a’u gorfodi gan reoleiddwyr eraill, gan gynnwys y rhai a restrir yn Atodiad 2.

11. Pam mae hi’n bwysig dilyn y canllaw hwn?

11.1 Canlyniadau arferion codi arian amhriodol neu wael

Os nad yw ymddiriedolwyr yn sicrhau bod gweithgareddau codi arian eu helusen yn unol â’r gyfraith a safonau cydnabyddedig, neu’n methu â chydbwyso eu hangen i godi arian ag ymagwedd sy’n diogelu eu helusen rhag risg, gall fod canlyniadau difrifol ar gyfer yr elusen a effeithir ac, weithiau, i elusennau yn gyffredinol.

Gall canlyniadau arferion codi arian amhriodol neu wael fel yn gostus i’r elusen. Maent yn cynnwys:

• canlyniadau negyddol i enw da’r elusen a chwynion a all achosi niwed parhaol i elusen ac, weithiau, elusennau yn gyffredinol, gyda’r posibilrwydd o beryglu’r cymorth cyhoeddus hanfodol y mae elusennau’n dibynnu arno i ariannu eu gwaith yn yr hirdymor

• canlyniadau cyfreithiol fel dirwyon neu gosbau, neu atebolrwydd ymddiriedolwr os yw’r elusen yn wynebu colled o ganlyniad i weithredu’n groes i ddyletswydd ymddiriedolwr

• her reoleiddiol neu ymyrraeth sy’n gallu cael ei gyflwyno gan y Rheoleiddiwr Codi Arian, y Comisiwn, neu sefydliadau ac asiantaethau eraill sydd â rôl ym maes rheoleiddio codi arian

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr elusennau sy’n codi arian gydymffurfio â’u dyletswyddau fel ymddiriedolwyr, cyfraith codi arian benodol, a dilyn safonau cydnabyddedig.

Mae’r Comisiwn wedi ysgrifennu’r canllaw hwn i helpu ymddiriedolwyr i fodloni’r gofynion a’r disgwyliadau hyn. Gallant ddefnyddio’r rhestr wirio i wirio eu dull gweithredu.

11.2 Y Comisiwn yn ymyrryd ar faterion codi arian

Bydd natur unrhyw ymyrryd gan y Comisiwn yn dibynnu ar ddifrifoldeb y risg i’r elusen neu i elusennau yn gyffredinol. Bydd y Comisiwn yn asesu hyn drwy ddefnyddio ei fframwaith risg. Mae hyn hefyd yn amlinellu’r gwahanol fathau o ymgysylltu rheoleiddio sydd gan y Comisiwn ag elusennau lle mae problemau, arferion gwael neu gamddefnydd wedi’u canfod.

Os nad yw ymddiriedolwyr yn gweithredu’n briodol neu’n gwneud camgymeriad mae’r Comisiwn bob amser yn disgwyl iddynt weithredu’n brydlon i unioni pethau ac atal hyn neu fater tebyg rhag digwydd eto.

Os yw gweithredu neu ddiffyg gweithredu ar ran yr ymddiriedolwyr yn peri risg difrifol i’r elusen, mae’r Comisiwn yn debygol o ystyried hyn fel camreoli neu gamymddwyn a chymryd camau unioni.

Mae ymyrryd bob amser yn dibynnu ar ddifrifoldeb y mater ac weithiau bydd yn digwydd ochr yn ochr ag asiantaethau eraill neu i’w cefnogi.

11.3 Materion codi arian a all fod yn ddigon difrifol i ysgogi’r Comisiwn i ymyrryd

Mae’r rhain yn cynnwys:

• risgiau difrifol i enw da elusen neu ei hasedau eraill

• methu â diogelu a rhoi cyfrif am yr holl arian a godir

• llywodraethu neu oruchwyliaeth wan gan ymddiriedolwyr o weithgareddau, adnoddau neu enw da’r elusen

• trefniadau cyfranogiad masnachol/codi arian proffesiynol nad ydynt yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ni ellir dangos eu bod er lles gorau’r elusen

• costau codi arian uchel:

  • a allai tanseilio enw da’r elusen

  • sy’n codi o ganlyniad i ddiffyg goruchwylio gan yr ymddiriedolwyr

  • na ellir eu cyfiawnhau gan yr ymddiriedolwyr fel rhai sydd er lles gorau’r elusen

• niweidio ffydd a hyder y cyhoedd a achosir gan weithgareddau codi arian yr elusen

• lle nad yw gwrthdaro buddiannau a budd preifat wedi cael eu rheoli’n briodol

• methiannau difrifol a/neu aml wrth godi arian (er enghraifft, codi arian yn barhaus heb drwydded neu fethu â darparu’r wybodaeth ofynnol) sy’n peryglu cronfeydd ac enw da

• dulliau codi arian sydd naill ai’n amhriodol ar gyfer elusen, neu a fyddai’n cael ei ystyried yn dor-ymddiriedaeth ac sy’n risg sylweddol i ffydd a hyder y cyhoedd

• trefniadau sy’n cael eu hystyried yn osgoi talu treth neu sy’n ceisio camfanteisio ar ddeddfwriaeth dreth mewn modd artiffisial, gan gynnwys cynlluniau osgoi talu treth

• troseddoldeb sy’n datgelu pryderon cysylltiedig ynghylch camymddwyn a chamreoli wrth weinyddu elusen - er enghraifft twyll, lladrad, cyfrifeg ffug, twyll treth (gan gynnwys gwneud ceisiadau twyllodrus am Gymorth Rhodd), neu fethu â chael awdurdod cyfreithiol i godi arian

11.4 Awdurdodaeth y Comisiwn dros gronfeydd a godwyd fel apeliadau elusennol

Os yw cronfeydd yn cael eu codi fel apeliadau elusennol ar gyfer elusennau, neu ar gyfer dibenion elusennol, mae awdurdodaeth gan y Comisiwn dros y cronfeydd hyn a’r rhai sy’n dal y cronfeydd. Gall ymyrryd os oes angen i sicrhau bod cronfeydd yn cael eu defnyddio ar gyfer elusennau, neu ar gyfer y dibenion elusennol y cawsant eu codi ar eu cyfer.

Os yw cronfeydd yn cael eu codi fel apeliadau elusennol, gallai’r mathau o faterion a all fod yn ddigon difrifol i achosi’r Comisiwn i ymyrryd, weithiau ochr yn ochr ag asiantaethau eraill neu i’w cefnogi, gynnwys:

• os yw twyllwyr yn camddefnyddio enw elusen neu’n defnyddio dulliau anonest fel arall, i dwyllo’r cyhoedd i roi arian

• pan fydd arian yn cael ei godi at ddibenion elusennol neu yn enw’r elusen yn cael ei ddefnyddio, neu mewn perygl o gael ei ddefnyddio, at ddibenion, anghyfreithlon neu anelusennol arall

• os nad yw’r arian a godir gan unigolion neu gyrff eraill ar gyfer elusennau wedi’i gyfrif amdano yn briodol neu mewn perygl o gael ei golli neu ei wyro

• os oes rhaid i’r Comisiwn ymyrryd er mwyn gwarchod ffydd a hyder cyhoeddus

12. Termau a ddefnyddir yn y canllaw hwn

12.1 Termau allweddol rheoleiddio codi arian

Y Rheoleiddiwr Codi Arian yw’r corff sy’n gyfrifol am ddyfarnu yn erbyn y Cod ar bryderon a chwynion ynghylch codi arian.

Mae’r Cod Ymarfer Codi Arian (y Cod) yn amlinellu’r gofynion cyfreithiol a’r safonau cydnabyddedig sy’n gymwys i wahanol fathau o weithgareddau codi arian yn y DU.

‘Hunanreoleiddio’ yw’r system ar gyfer gosod a gwneud addasiadau yn erbyn y safonau yn y Cod.

Mae’r canllaw hwn yn defnyddio’r term ‘safonau cydnabyddedig’ i gyfeirio at y safonau sydd wedi’u cynnwys yn y Cod.

12.2 Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r adran hon yn esbonio rhai o’r termau cyfreithiol a thechnegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn.

Deddf 1992 yw Deddf Elusennau 1992.

Deddf 2011 yw Deddf Elusennau 2011.

Deddf 2016 yw Deddf Elusennau (Diogelu a Buddsoddiad Cymdeithasol) 2016.

Rheoliadau 1994 yw Rheoliadau (Codi Arian) Sefydliadau Elusennol 1994.

‘SORP cymwys’ yw’r term a ddefnyddir i ddisgrifio’r SORP i’w ddefnyddio gan yr elusen i baratoi ei chyfrifon ar sail croniadau sy’n weithredol ar gyfer y flwyddyn ariannol y mae’r cyfrifon yn cael eu paratoi ar ei chyfer. Gwybod rhagor am SORP Elusennau.

Ystyr ‘buddiolwr’ neu ‘fuddiolwyr’ yw unigolyn neu grŵp o bobl sy’n gymwys i gael budd o’r elusen. Fel arfer mae grŵp buddiolwyr elusen wedi’i ddiffinio yn ei dogfen lywodraethol. Bydd rhai elusennau yn galw eu buddiolwyr yn gleientiaid neu’n ddefnyddwyr gwasanaeth.

‘Elusen’ yw unrhyw sefydliad wedi’i ffurfio o dan gyfraith Cymru a Lloegr at ddibenion elusennol yn unig.

‘Cyfranogwr masnachol’ yw menter fasnachol, yn hytrach na busnes codi arian sy’n cymryd rhan mewn menter hyrwyddo, megis ymgyrch hysbysebu neu werthu, lle mae’r cyhoedd yn cael gwybod y caiff cyfraniadau eu rhoi neu eu defnyddio er budd elusen. Gall cyfranogwr masnachol fod yn destun i’r un gofynion rheoleiddio â chodwyr arian proffesiynol os yw ei holl weithgareddau at ‘ddibenion elusennol’.

Gall trydydd parti fod yn gyfranogwr masnachol hyd yn oed os yw’n arwyddo contract gydag is-gwmni masnachu (yn hytrach na’r elusen ei hun) os dangosir bod y cronfeydd yn mynd i’r elusen. Gall is-gwmni masnachu fod yn gyfranogwr masnachol os yw’n gwneud cynrychiolaethau tebyg mewn perthynas â sefydliad elusennol nad yw’n ei reoli.

Ystyr y ‘Comisiwn’ yw’r Comisiwn Elusennau, sef rheoleiddiwr elusennau yng Nghymru a Lloegr.

Mae ‘partner masnachol’ yn cynnwys, ond nid yw wedi’i gyfyngu i godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol. Mae’n golygu unrhyw sefydliad masnachol y mae’r elusen neu ei is-gwmni masnachu yn gweithio gydag ef neu’n bartner ag ef i godi arian ar gyfer yr elusen. Mae’r termau codwr arian proffesiynol a chyfranogwr masnachol wedi’u diffinio yn y rhestr termau hon.

‘Cytundeb codi arian’ yw cytundeb ysgrifenedig wedi’i arwyddo gan y ddau barti sy’n amlinellu’r amcanion a thelerau y gall codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol godi arian yn unol â nhw ar ran yr elusen.

Y ‘ddogfen lywodraethol’ yw’r ddogfen gyfreithiol sy’n amlinellu’r rheolau sy’n llywodraethu elusen. Mae’r rhain yn cynnwys dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y mae’n rhaid cael ei gweinyddu. Fel arfer mae’n weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad, yn gyfansoddiad SCE neu’n erthyglau cymdeithasu. Mae gan rai elusennau fath gwahanol o ddogfen fel trawsgludiad, ewyllys, siarter frenhinol neu gynllun y Comisiwn.

Mae ‘er lles gorau’r elusen’ yn golygu beth mae’r ymddiriedolwyr yn credu fydd yn cynnig modd i’r elusen gyflawni ei dibenion orau er budd y cyhoedd.

Mae ‘camymddwyn’ yn cynnwys unrhyw weithred yr oedd y sawl a’i cyflawnodd yn gwybod (neu y dylasai fod wedi gwybod) ei bod yn drosedd, yn anghyfreithlon neu’n amhriodol

Gall ‘camreoli’ gynnwys gwneud rhywbeth sy’n:

• colli neu’n camddefnyddio adnoddau elusennol

• tanseilio enw da’r elusen

• rhoi buddiolwyr mewn perygl

‘Diben’ elusen yw’r hyn y cafodd ei sefydlu i’w gyflawni, (er enghraifft, lleddfu tlodi neu hyrwyddo iechyd). Diben elusennol yw un sydd:

• wedi’i gynnwys o fewn un neu ragor o’r 13 ‘disgrifiad o ddibenion’ a restrir yn Neddf 2011

• ar gyfer budd y cyhoedd (y ‘gofyniad budd cyhoeddus’’)

Mae ‘codwr arian proffesiynol’ yn unrhyw un sy’n rhedeg busnes codi arian masnachol, sy’n codi arian yn gyfan gwbl neu’n bennaf at ddibenion elusennol, neu unrhyw un arall sy’n cael ei dalu i ofyn am arian neu eiddo arall ar gyfer yr elusen. Nid yw hyn yn cynnwys:

• elusen neu ‘gwmni cysylltiedig’

• unrhyw swyddog neu weithiwr yr elusen neu gwmni cysylltiedig

• ymddiriedolwr yr elusen, sy’n gweithredu fel ymddiriedolwr

• unrhyw gasglwr elusennol cyhoeddus, heblaw hyrwyddwyr

• pobl sy’n gofyn am arian ar y teledu neu’r radio

• unrhyw gyfranogwr masnachol

• unrhyw un sy’n cael ei dalu dim mwy na £1,000 ar gyfer apêl arbennig, neu dim mwy na £10 y dydd neu £1,000 y flwyddyn os nad oes apêl benodol

‘Cronfeydd cyfyngedig’ yw cronfeydd sy’n amodol ar ymddiriedolaethau penodol sydd wedi’u cynnwys o fewn dibenion ehangach yr elusen. Gall cronfeydd cyfyngedig fod yn gronfeydd incwm cyfyngedig, y gellir eu gwario yn ôl disgresiwn yr ymddiriedolwyr er mwyn hyrwyddo rhyw agwedd arbennig ar ddibenion yr elusen, neu gallant fod yn gronfeydd gwaddol lle mae’n rhaid i’r asedau gael eu buddsoddi neu eu cadw i’w defnyddio yn hytrach na’u gwario.

‘Datganiad deisyfu’ yw datganiad y mae’n rhaid cael ei wneud gan y canlynol:

• codwyr arian proffesiynol pan fyddant yn gofyn i’r cyhoedd am arian

• cyfranogwyr masnachol pan fyddant yn esbonio sut y bydd elusen yn elwa o fenter hyrwyddo

• unrhyw godwr arian arall nad yw’n wirfoddolwr pan fydd yn cymryd rhan mewn casgliad cyhoeddus

Mae’n rhaid i ddatganiad esbonio perthynas unigolyn neu gorff â’r elusen a’r taliad y byddan nhw neu’r elusen yn ei gael.

‘Is-gwmni masnachu’ yw unrhyw gwmni masnachu anelusennol sydd ym mherchnogaeth elusen neu elusennau i ymgymryd â masnach ar ran yr elusen (neu’r elusennau) gan gynnwys cwmni sydd ym mherchnogaeth lwyr elusen neu fwy nag un elusen hyd yn oed os nad yw’n ‘is-gwmni’ yn dechnegol i unrhyw elusennau sy’n ei berchen.

‘Ymddiriedolwr’ yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen a chyfeirio sut y caiff ei rheoli a’i rhedeg. Gall dogfen lywodraethol elusen eu galw nhw’n ymddiriedolwyr, y bwrdd, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr, neu enw arall. Mae Deddf 2011 yn diffinio’r bobl sydd â rheolaeth derfynol am yr elusen fel yr ymddiriedolwyr elusen, bynnag y’u gelwir yn nogfen lywodraethol yr elusen.

‘Gwerthoedd’ yw’r ymrwymiadau y mae’r elusen yn eu gwneud i ymgymryd â’i gwaith mewn ffordd arbennig. Fel arfer bydd gwerthoedd elusen yn cael eu cyfathrebu i weithwyr yr elusen, gwirfoddolwyr, a’r bobl eraill sy’n gweithio gyda’r elusen, a’r cyhoedd - i’w helpu i ddeall sut mae’r elusen yn gwneud pethau, pa ymddygiad y mae’n ei ddisgwyl a beth yw ei bwriadau.

Er bod modd mynegi gwerthoedd mewn unrhyw ffordd, mae rhai enghreifftiau o werthoedd elusennol yn cynnwys ‘cydweithredol’, ‘parchus’, ‘canolbwyntio ar blant’, ‘annibynnol’, ‘ceisiwn wireddu ein haddewidion’.

Nid oes rhaid i elusen gael gwerthoedd penodol.

Atodiad 1. Crynodeb o’r gofynion cyfreithiol sydd wedi’u cynnwys yn neddfwriaeth a rheoliadau’r Deddfau Elusennau

1. Gweithio gyda chodwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol

Os yw elusen yn defnyddio codwr arian proffesiynol i godi arian ar ei rhan, neu’n dod i gytundeb â chyfranogwr masnachol, mae rheolau penodol yn gymwys. Mae’n rhaid:

• cael cytundebau ysgrifenedig rhwng elusennau a chodwyr arian proffesiynol/cyfranogwyr masnachol sy’n cydymffurfio â gofynion penodol

• i godwyr arian proffesiynol, cyfranogwyr masnachol, a staff elusen sy’n cael eu talu i godi arian mewn lleoedd cyhoeddus wneud datganiad deisyfu sy’n bodloni rhai gofynion

• i rai elusennau mwy gynnwys datganiadau am eu hymagwedd at godi arian proffesiynol/cyfranogiad masnachol yn eu hadroddiad blynyddol

Mae’r Swyddfa ar gyfer Cymdeithas Sifil wedi cynhyrchu canllawiau manwl ar y gofynion hyn.

1a. Cytundebau ysgrifenedig

Ni chaniateir codi arian proffesiynol neu hyrwyddiadau gan gyfranogwyr masnachol oni bai bod cytundeb ysgrifenedig. Mae’n rhaid i’r cytundeb ysgrifenedig gael ei lofnodi gan bob parti a chynnwys y canlynol:

• enw a chyfeiriad pob parti, dyddiad, hyd y cytundeb a thelerau terfyniad y cytundeb

• datganiad o’i brif amcanion a’r dulliau a ddefnyddir

• rhaid i’r arian gael ei drosglwyddo i’r elusen cyn gynted â phosibl

• rhaid i godwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol sy’n gweithredu ar ran elusen roi gwybod i’r cyhoedd sy’n cyfrannu am fanylion yr elusen y maent yn casglu ar ei chyfer a faint y mae’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol yn ei dderbyn

• rhaid i’r codwyr arian proffesiynol ddatgan y dull a ddefnyddiant i gyfrifo eu tâl a’r swm gwirioneddol, os gwyddys, pan fyddent yn gwneud y datganiad - fel arall rhaid i’r tâl gael ei amcangyfrif a rhaid i’r amcangyfrif gael ei gyfrifo mor fanwl gywir ag sy’n rhesymol bosibl

• rhaid i gyfranogwyr masnachol ddatgan ar gyfer pob cynnyrch neu eitem o wasanaeth a brynir gan aelod o’r cyhoedd union swm neu ganran y pris a dalwyd a gaiff ei roi i’r elusen neu’r elusennau, neu raid iddynt ddatgan y swm y maent yn ei roi mewn perthynas â’r fenter hyrwyddo

• os yw mwy nag un elusen yn barti i’r cytundeb, rhaid iddo gynnwys darpariaeth sy’n amlinellu sut y penderfynir ar y gyfran y bydd pob un o’r elusennau yn cael budd ohoni o dan y cytundeb

Mae Deddf 2016 yn ei gwneud yn ofynnol i’r canlynol gael eu cynnwys yn y cytundeb ysgrifenedig:

• manylion am unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol wedi tanysgrifio iddo o’i wirfodd

• sut y bydd y codwr arian proffesiynol neu’r cyfranogwr masnachol yn diogelu pobl agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad sy’n:

  • ymyrryd yn afresymol ar breifatrwydd rhywun

  • yn afresymol o barhaus

  • rhoi pwysau annerbyniol ar rywun i roi arian neu eiddo arall

• sut bydd yr elusen yn monitro cydymffurfiaeth â’r cytundeb

Yr hawl i archwilio llyfrau a chofnodion

Mae Rheoliadau 1994 yn ei gwneud hi’n ofynnol i godwyr arian proffesiynol neu gyfranogwyr masnachol sy’n barti i gytundebau gydag elusennau gadw a sicrhau eu bod ar gael i’r elusen ar gais ac ar bob adeg resymol, unrhyw lyfrau, dogfennau neu gofnodion eraill (sut bynnag y’u cedwir) sy’n ymwneud â’r elusen ac a gedwir at ddibenion y cytundeb.

1b. Datganiadau deisyfu

Mae’n rhaid i godwyr arian cyflogedig, gan gynnwys staff yr elusen, ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu, codwyr arian proffesiynol a chyfranogwyr masnachol, ddatgan eu statws drwy wneud datganiad deisyfu pan fyddant yn gofyn am arian neu eiddo er budd un neu ragor o elusennau.

Mae’n ofynnol i’r rhan fwyaf o godwyr arian wneud datganiadau deisyfu, gan gynnwys:

• codwyr arian proffesiynol pan fyddant yn gofyn am arian neu eiddo er budd un elusen neu ragor

• cyfranogwyr masnachol pan fyddant yn datgan y bydd y cyfraniad yn cael ei wneud i un elusen neu ragor yn ystod menter hyrwyddo

• codwyr arian cyflogedig eraill sy’n ymgymryd â chasgliadau o ddrws i ddrws neu gasgliadau stryd, megis ymddiriedolwyr, swyddogion a gweithwyr sy’n gweithredu’n swyddogol ar ran eu helusen (neu gwmni cysylltiedig) sy’n cael eu talu am gasglu

Mae’n rhaid i godwr arian sy’n cael ei dalu ddatgan:

• i ba elusen neu elusennau y maent yn codi arian ar ei chyfer neu ar eu cyfer, neu, os yw’n berthnasol, eu bod yn codi arian at ddibenion elusennol ac nid er budd elusen neu elusennau penodol

• ym mha gyfrannau y bydd yr elusennau yn elwa (os ydynt yn codi arian ar gyfer mwy nag un elusen) neu sut y caiff enillion yr apêl eu dosbarthu i wahanol elusennau (os ydynt yn codi arian at ddibenion elusennol)

• a ydynt yn swyddog neu’n weithiwr elusen neu gwmni cysylltiedig neu’n ymddiriedolwr sefydliad o’r fath ac yn gweithredu fel casglwr yn y rhinwedd honno

• eu bod yn cael eu talu am weithredu fel swyddog, gweithiwr neu ymddiriedolwr, neu am weithredu fel casglwr

Mae’n rhaid i godwr arian proffesiynol, yn ogystal â’r gofynion uchod, ddatgan sut mae eu tâl, mewn perthynas â’r apêl, i’w gyfrifo a swm y tâl hwnnw.

Mae datganiadau deisyfu cyfranogwr masnachol yn amrywio o godwyr arian cyflogedig eraill. Mae’n rhaid i gyfranogwr masnachol nodi’n glir:

• pa elusen neu elusennau fydd yn elwa o’r fenter hyrwyddo

• os yw mwy nag un elusen yn elwa o’r fenter, ym mha gyfrannau y bydd yr elusennau yn elwa

• pa gyfran o enillion y nwyddau, gwasanaethau neu fenter hyrwyddo gaiff ei rhoi i’r elusen neu’r elusennau, neu gyfanswm y rhodd sydd i’w roi i’r elusen o ganlyniad i werthu nwyddau, gwasanaethau neu gynnal y fenter hyrwyddo

1c. Adrodd ar drefniadau codi arian proffesiynol/cyfranogiad masnachol

Mae Deddf 2016 yn ei gwneud hi’n ofynnol i rai elusennau mwy gynnwys datganiadau yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr sy’n cwmpasu, ond sydd heb eu cyfyngu, i’w trefniadau gyda chodwyr arian proffesiynol neu gyfranogwyr masnachol. Mae’r gofynion hyn wedi’u nodi nesaf.

2. Gofynion adrodd ar gyfer elusennau mwy sy’n codi arian

Mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig gynhyrchu adroddiad blynyddol a chyfrifon sy’n esbonio o ble y daw ei harian a sut mae’r elusen wedi defnyddio’r arian.

Mae’n rhaid i rai elusennau mwy gydymffurfio â rheolau a gofynion arbennig ynghylch sut y maent yn rhoi cyfrif am eu gweithgareddau codi arian ac yn adrodd amdanynt. Mae’r gofynion hyn wedi’u nodi yn y Datganiad o Weithgareddau Cymeradwy cymwys. Ychwanegwyd y trefniadau canlynol ar gyfer rhai elusennau gan Ddeddf 2016.

Os yw adran 144(2) o Ddeddf 2011 yn gymwys i flwyddyn ariannol elusen, mae’n rhaid i adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr am y flwyddyn honno gynnwys datganiad o bob un o’r canlynol ar gyfer y flwyddyn honno:

• y dull codi arian a fabwysiadwyd gan yr elusen, neu gan unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan, ac a yw codwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol wedi ymgymryd ag unrhyw weithgareddau codi arian

• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r elusen wedi tanysgrifio iddo o’i gwirfodd

• manylion unrhyw safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae unrhyw unigolyn sy’n gweithredu ar ran yr elusen wedi tanysgrifio iddo o’i wirfodd

• manylion unrhyw fethiant ar ran yr elusen, neu unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan, i gydymffurfio â’r safonau codi arian neu gynllun ar gyfer rheoleiddio codi arian y mae’r elusen neu’r sawl sy’n gweithredu ar ei rhan wedi tanysgrifio iddo o’i wirfodd

• a yw’r elusen wedi monitro gweithgareddau codi arian unrhyw un sy’n gweithredu ar ei rhan ac, os ydyw, sut y gwnaeth hynny

• nifer y cwynion a gafwyd gan yr elusen, neu gan rywun sy’n gweithredu ar ei rhan at ddibenion codi arian, ynghylch gweithgareddau codi arian

• beth mae’r elusen wedi’i wneud i ddiogelu pobl agored i niwed ac aelodau eraill o’r cyhoedd rhag ymddygiad sy’n:

  • ymyrryd yn afresymol ar breifatrwydd rhywun

  • yn afresymol o barhaus

  • rhoi pwysau annerbyniol ar rywun i roi arian neu eiddo arall

Mae’r gofynion adrodd a gyflwynwyd gan Ddeddf 2016 yn gymwys i gyfnodau cyfrifyddu yn dechrau ar neu ar ôl 1 Tachwedd 2016.

3. Gofynion a darpariaethau eraill y Deddfau Elusennau

Datganiadau am statws elusennol

Mae Deddf 2011 yn ei gwneud hi’n ofynnol i elusennau cofrestredig sydd ag incwm o fwy na £10,000 y flwyddyn i ddatgan eu bod yn elusen gofrestredig ar amryw o ddogfennau gan gynnwys ar eu gwefan, hysbysebion a dogfennau eraill megis derbynebion. Mae’r gofyniad hwn yn ymestyn i unrhyw rybuddion, hysbysebion neu ddogfennau a ddefnyddir i godi arian. Mae rheolau ychwanegol ar gyfer elusennau sydd hefyd yn gweithredu yn yr Alban.

Apeliadau aflwyddiannus

Gall apêl am gronfeydd fethu os nad yw’n codi digon o arian neu fwy o arian na’r hyn sydd ei angen at ddiben yr apêl. Os nad yw apêl at bwrpas penodol yn codi digon o arian, gall fod hawl gan roddwyr i gael ad-daliad. Os yw’n codi gormod o arian, gall fod angen awdurdodiad cyfreithiol neu gynllun, wedi’i wneud o dan Ddeddf 2011, gan y Comisiwn cyn y gellir cyfeirio’r arian dros ben at ddiben tebyg.

Cewch wybod rhagor am apeliadau aflwyddiannus yn Apeliadau adeg trychineb: Canllaw’r Comisiwn Elusennau ar ddechrau, rhedeg a chefnogi apeliadau trychineb elusennol.

Mae Deddf 1992 yn cynnwys gofynion arbennig am ddatganiadau ysgrifenedig ac ad-daliadau mewn perthynas â chodi arian dros y ffôn ac apeliadau a ddarlledir. Os yw rhoddwr yn talu £100 neu ragor i godwr arian proffesiynol neu gyfranogwr masnachol, waeth faint y mae’r elusen yn ei dderbyn, mae gan y rhoddwr yr hawl i ad-daliad os gofynnir amdano o fewn saith niwrnod naill ai ar ôl derbyn y datganiad ysgrifenedig gofynnol gan y codwr arian ffôn neu oddi wrth yr apêl ddarlledu.

Cewch wybod rhagor am y rheolau hyn yng nghanllaw Swyddfa Cymdeithas Sifil Codi Arian Elusennol: Canllawiau ar Ran 2 o Deddf Elusennau 1992.

Gwaharddebion

Mae Deddf 1992 a Rheoliadau 1994 yn galluogi elusennau i geisio gwaharddeb i atal rhywun rhag codi arian yn enw’r elusen os yw unrhyw un o’r canlynol yn gymwys:

• os yw’r codwr arian yn defnyddio dulliau sy’n annerbyniol i’r elusen

• os nad yw’r codwr arian yn rhywun addas a phriodol i godi arian ar gyfer yr elusen

• os nad yw’r elusen yn dymuno bod yn gysylltiedig â’r fenter codi arian honno

Cewch wybod rhagor am y rheolau yn Neddf 1992 a Rheoliadau 1994 yng nghanllaw’r Swyddfa Cymdeithas Sifil Codi Arian Elusennol: Canllawiau ar Ran 2 o Deddf Elusennau 1992.

Atodiad 2. Ffynonellau gwybodaeth

Sefydliadau sydd â rôl ym maes rheoleiddio codi arian

Cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian

Y Rheoleiddiwr Codi Arian yw’r corff sy’n gyfrifol am orchwylio cydymffurfiaeth elusennau â’r Cod a phenderfynu cwynion.

Y Sefydliad Codi Arian (IOF) yw’r sefydliad aelodaeth ar gyfer gweithwyr proffesiynol codi arian a sefydliadau codi arian.

Lotrïau, casgliadau arian a chasglu nwyddau

Mae’r Comisiwn Hapchwarae yn rheoleiddio hapchwarae masnachol a’r Loteri Genedlaethol. Mae ei waith yn cynnwys trwyddedu mathau o hapchwarae, fel lotrïau, sy’n codi arian ar gyfer achosion da.

Mae Adrannau Trwyddedu Awdurdodau Lleol yn rhoi trwyddedau ar gyfer casgliadau gan elusennau o arian parod neu nwyddau eraill, fel dillad. Fel arfer bydd angen trwydded os yw’r casgliad yn cael ei gynnal ar y stryd neu o ddrws i ddrws. Os yw’r casgliad mewn Bwrdeistref Llundain (ac eithrio Dinas Llundain), mae trwyddedau yn cael eu rhoi gan yr Heddlu Metropolitan. Mae casgliadau yn Ninas Llundain yn cael eu trwyddedu gan Wasanaeth Trwyddedu Corfforaethol Dinas Llundain. Gall y cyhoedd wirio gyda’r elusen ei hun a yw’r casgliad wedi’i drwyddedu, neu gallant gysylltu ag adran trwyddedu ei awdurdod lleol.

Hysbysebu a marchnata

Yr Awdurdod Safonau Hysbysebu yw hunareoleiddiwr y DU ar gyfer hysbysebu ar draws pob cyfrwng. Fel pob hysbysebwr arall, mae’n rhaid i elusennau sicrhau nad yw eu hysbysebion yn gamarweiniol, yn niweidiol neu’n sarhaus.

Ofcom yw’r rheoleiddiwr cyfathrebiadau ar gyfer y sector teledu a radio, telegyfathrebu llinell sefydlog, ffonau symudol, gwasanaethau post, a hefyd y seindonnau y mae dyfeisiau diwifr yn gweithredu drostynt. O ran apeliadau elusennol, mae nifer o reolau gan Ofcom yn y Cod Darlledu i ddiogelu gwylwyr a gwrandawyr.

Diogelu data

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw awdurdod annibynnol y DU a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth er budd y cyhoedd, gan hyrwyddo natur agored cyrff cyhoeddus a phreifatrwydd data i unigolion. Mae’r holl godi arian sy’n cynnwys cofnodi neu gymryd manylion personol yn ddarostyngedig i gyfreithiau diogelu data. Dylai elusennau sy’n defnyddio codi arian wyneb-yn-wyneb, codi arian ar-lein, post uniongyrchol, digwyddiadau, codi arian darlledu neu ffôn sy’n trin manylion personol megis enwau, manylion cyswllt a manylion cerdyn debyd a chredyd fod yn ymwybodol o ddeddfwriaeth a rheolau Diogelu Data a chydymffurfio â nhw. Mae’r Swyddfa wedi llunio cyngor ac arweiniad i elusennau sy’n cwmpasu’r pynciau hyn.

Twyll

Mae Action Fraud yn darparu man cyswllt canolog ar gyfer gwybodaeth am dwyll a throseddau’r rhyngrwyd a ysgogir gan arian. Os yw elusen neu’r cyhoedd yn ymwybodol o sgamiau mewn elusennau, neu wedi dioddef un, dylent adrodd amdano. Gallant gysylltu â’r heddlu lleol hefyd, gwasanaeth safonau masnachu’r awdurdod lleol, a’r rheoleiddiwr elusennau priodol.

Treth

Cyllid a Thollau EM (HMRC) yw awdurdod treth y DU. Mae ei gwaith yn cynnwys atal osgoi talu treth.

Rheoleiddwyr elusennol eraill

Comisiwn Elusennau Gogledd Iwerddon (CCNI) yw’r rheoleiddiwr elusennau yng Ngogledd Iwerddon. Rheoleiddiwr Elusennau’r Alban (OSCR) yw rheoleiddiwr elusennau yn yr Alban. Mae rhai elusennau yng Nghymru a Lloegr wedi’u hesgusodi rhag cofrestru a chael eu rheoleiddio’n uniongyrchol gan y Comisiwn. Mae gan eu hymddiriedolwyr yr un cyfrifoldebau sylfaenol â rhai elusen gofrestredig, ond nid yw gofynion y Ddeddf Elusennau yn gymwys. Erbyn hyn mae gan y rhan fwyaf, ond nid pob elusen a esgusodir, brif reoleiddwyr sy’n gyfrifol am oruchwylio eu cydymffurfiaeth â’r gyfraith elusennau.

Canllawiau y cyfeirir atynt yn y cyhoeddiad hwn

Canllawiau’r Comisiwn

Yr ymddiriedolwr hanfodol: beth mae angen i chi ei wybod, beth mae angen i chi ei wneud

Elusennau a rheoli risg

Sut i reoli gwirfoddolwyr eich elusen

Ymddiriedolwyr, masnachu a threth: sut gall elusennau fasnachu’n gyfreithiol

Rheoli asedau ac adnoddau elusennau

Llywodraethu, cyllid a gwydnwch elusennau: 15 cwestiwn y dylai ymddiriedolwyr eu gofyn

Anawsterau ariannol mewn elusennau

Rheolaethau ariannol mewnol elusennau

Apeliadau trychineb: Canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar ddechrau, rhedeg a chefnogi apeliadau trychineb elusennol sy’n cynnwys gwybodaeth gyffredinol am redeg a geirio apeliadau codi arian llwyddiannus.

Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion Mawrth 2015

Elusennau: gwiriadau diwydrwydd dyladwy a monitro’r defnydd terfynol o gronfeydd

Diogelu elusennau rhag niwed: pecyn cymorth cydymffurfio

Sut i adrodd am ddigwyddiad difrifol yn eich elusen

Fframwaith risg: Comisiwn Elusennau

Rhybuddion rheoleiddio: Comisiwn Elusennau

Canllawiau allweddol eraill y cyfeirir atynt

Cod Ymarfer Codi Arian y Rheoleiddiwr Codi Arian.

Y canllawiau manwl ar ofynion cyfredol Deddf 192 a gynhyrchir gan y Swyddfa Cymdeithas Sifil.