Siarter gwybodaeth bersonol

Mae'r siarter hon yn nodi'r hyn y gall cwsmeriaid, contractwyr a chyflogeion ei ddisgwyl gan APHA pan fyddwn yn gofyn am eu gwybodaeth bersonol neu'n dal y wybodaeth honno.

Rheolydd data

Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig (Defra) yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a roddir gennych i APHA.

Mae APHA hefyd yn gweithio gyda Llywodraeth yr Alban a Llywodraeth Cymru, ac rydym yn rheolyddion ar y cyd ar gyfer unrhyw ddata personol perthnasol.

Yn yr Alban: edrychwch ar bolisi preifatrwydd Llywodraeth yr Alban.

Yng Nghymru: ewch i wefan Llywodraeth Cymru a chwiliwch am y siarter gwybodaeth bersonol.

Cyflwyniad

Mae grŵp Defra wedi ymrwymo i drin data personol yn gyfrifol a’u cadw’n ddiogel.

Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni ac wedi’i ddiogelu o dan y gyfraith drwy Reoliad Diogelu Data y DU (GDPR y DU), a Deddf Diogelu Data 2018 (Deddf 2018).

Rhaid i ni roi gwybodaeth i chi sy’n nodi sut y byddwn yn prosesu eich data personol. Nodir hyn isod.

Bwriedir i hyn fod yn gymwys i unrhyw wefan, rhaglen, cynnyrch neu feddalwedd gan unrhyw rai o sefydliadau grŵp Defra, neu unrhyw wasanaeth sy’n gysylltiedig â nhw (gyda’i gilydd, ein ‘gwasanaethau’). Bydd gwasanaeth yn cysylltu’n uniongyrchol â hysbysiad preifatrwydd penodol sy’n amlinellu arferion preifatrwydd penodol y gwasanaeth hwnnw.

Pan fyddwn yn gwneud newidiadau, byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd perthnasol ac yn gwneud ein gorau glas i roi gwybod i chi. Gallwn ond gwneud hyn os byddwch yn caniatáu i ni gael eich manylion cyswllt ac yn rhoi gwybod i ni pa ddulliau cyfathrebu a ffefrir gennych, ac yn ein hysbysu os bydd unrhyw newidiadau i’r rhain.

Hysbysiadau preifatrwydd

Mae’r siarter gwybodaeth bersonol hon yn amlinellu hawliau unigolion pan fyddwn yn prosesu eich data. Mae’n canolbwyntio ar y gofynion lefel uchel ac â phwy y dylid cysylltu i arfer eich hawliau.

Mae gwybodaeth fanylach am y ffordd rydym yn rheoli data personol ar gyfer pob un o’n swyddogaethau wedi’i chynnwys yn yr hysbysiadau preifatrwydd sydd wedi’u rhestru isod. Caiff y rhestr hon ei diweddaru wrth i fwy o hysbysiadau preifatrwydd gael eu cwblhau.

Tryloywder

“Mae tryloywder yn rhwymedigaeth o dan GDPR y DU sy’n gymwys mewn tri maes allweddol:

  1. darparu gwybodaeth ‘prosesu teg’ i bobl y mae eu data personol yn cael eu prosesu.
  2. sut mae rheolyddion data yn cyfathrebu â thestunau data ynglŷn â’u hawliau o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018;
  3. sut mae rheolyddion data yn galluogi testunau data i ymarfer eu hawliau o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018.

Mae tryloywder yn nodwedd hirsefydlog ar gyfraith y DU. Mae’n ymwneud ag ennyn ymddiriedaeth yn y prosesau sy’n effeithio ar ddinasyddion drwy eu galluogi i ddeall y prosesau hynny ac, os oes angen, eu herio. Mae hefyd yn fynegiant o egwyddor tegwch mewn perthynas â phrosesu data personol. O dan GDPR y DU, yn ogystal â’r gofynion bod yn rhaid i ddata gael eu prosesu’n gyfreithlon ac yn deg, mae tryloywder bellach wedi’i gynnwys fel agwedd sylfaenol ar yr egwyddorion hyn. Mae cysylltiad annatod rhwng tryloywder a thegwch ac egwyddor newydd atebolrwydd o dan GDPR y DU. Mae’n rhaid i’r rheolydd allu dangos bod y data personol yn cael eu prosesu mewn modd tryloyw.

Data personol

Beth yw data personol?

Data personol yw gwybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy, byw.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif eu natur ac mae angen eu trin yn fwy gofalus. Mae GDPR y DU yn diffinio ‘categorïau arbennig o ddata personol’ fel data sy’n gysylltiedig â hil neu darddiad ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, data genetig, data biometrig, data yn ymwneud ag iechyd neu ddata yn ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person byw.

I bwy y mae GDPR y DU yn gymwys

Mae GDPR y DU yn gymwys i ‘reolyddion’ a ‘phroseswyr’ yn y DU ac mae’n gosod rhwymedigaethau cyfreithiol arnynt mewn perthynas â’r ffordd y maent yn ymdrin â data personol.

Mae rheolydd yn pennu dibenion a dulliau prosesu data personol.

Mae prosesydd yn gyfrifol am brosesu data personol ar ran rheolydd.

Mae GDPR y DU yn gosod rhwymedigaethau cyfreithiol penodol ar broseswyr; er enghraifft, mae’n ofynnol iddynt gynnal cofnodion o ddata personol a gweithgareddau prosesu. Nhw fydd yn atebol yn gyfreithiol os byddant yn gyfrifol am dorri’r rheoliad.

Nid yw rheolyddion yn cael eu rhyddhau o’u rhwymedigaethau lle maent yn defnyddio prosesydd – mae GDPR y DU yn gosod rhwymedigaethau pellach ar reolyddion, y mae’n rhaid iddynt sicrhau bod eu contractau â phroseswyr yn cydymffurfio â GDPR y DU.

Mae GDPR y DU yn gymwys i weithgareddau prosesu a gyflawnir gan sefydliadau sy’n gweithredu yn y DU. Mae hefyd yn gymwys i sefydliadau y tu allan i’r DU sy’n cynnig nwyddau neu wasanaethau i unigolion yn y DU. Rhaid bod gan y sefydliadau hyn gynrychiolydd yn y DU.

Nid yw GDPR y DU yn gymwys ar gyfer rhai gweithgareddau, sy’n cynnwys prosesu data personol at ddibenion gorfodi’r gyfraith neu ddiogelwch gwladol. Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn gymwys i brosesu data personol at y dibenion hyn.

Mae prosesu data personol gan unigolion ar gyfer gweithgareddau personol neu’r cartref yn unig wedi eu heithrio o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018.

Grŵp Defra

Mae grŵp Defra yn cynnwys nifer o wahanol endidau cyfreithiol a sefydliadau sydd wedi’u grwpio’n rheolyddion data ar wahân:

Adran yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig (Defra) a’i hasiantaethau gweithredol:

  • Yr Asiantaeth Iechyd Anifeiliaid a Phlanhigion (APHA)
  • Canolfan Gwyddorau’r Amgylchedd, Pysgodfeydd a Dyframaethu (CEFAS)
  • Yr Asiantaeth Taliadau Gwledig (RPA)
  • Y Gyfarwyddiaeth Meddyginiaethau Milfeddygol (VMD)

Cyrff cyhoeddus anadrannol:

  • Bwrdd Ymddiriedolwyr Gerddi Botaneg Brenhinol Kew
  • Asiantaeth yr Amgylchedd
  • Cyd-bwyllgor Cadwraeth Natur
  • Y Sefydliad Rheoli Morol
  • Natural England

Adran anweinidogol:

  • Comisiwn Coedwigaeth

Eich hawliau

Mae gennych hawliau o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018, ac maent wedi’u rhestru’n llawn ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Defnyddio eich data personol

Rydym yn prosesu eich data personol mewn nifer o ffyrdd er mwyn darparu gwasanaethau cyhoeddus. Byddwn yn ceisio rhoi gwybod i chi ar adeg casglu’r data, ar ffurf hysbysiad preifatrwydd, y rheswm pam mae angen eich gwybodaeth arnom, sut y caiff eich gwybodaeth ei chasglu, beth fyddwn yn ei wneud â hi ac â phwy y byddwn yn ei rhannu. Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y byddwn yn ei rhannu â’n hasiantiaid/cynrychiolwyr er mwyn iddynt wneud y pethau hyn ar ein rhan.

Sut rydym yn defnyddio data personol at ddibenion gorfodi’r gyfraith

Ni yw’r awdurdod gorfodi’r gyfraith ac mae gennym bwerau i erlyn troseddau penodol yn ymwneud â phlanhigion, anifeiliaid a chynhyrchion anifeiliaid o dan ddeddfwriaeth a thrwy gytundebau rhyngwladol; er enghraifft y Confensiwn ar Fasnach Fewnol mewn Rhywogaethau sydd mewn Perygl (CITES). Fel rhan o’n rôl fel asiantaeth y llywodraeth ac awdurdod gorfodi’r gyfraith, rydym yn prosesu data personolo dan Ran 3 o Ddeddf Diogelu Data 2018 i wneud y canlynol:

  • canfod troseddau a’u hatal;

  • cymryd camau gorfodi;

  • erlyn troseddwyr a’u dal

Gallem gasglu a phrosesu data personol wrth ymchwilio i droseddau honedig neu wirioneddol fel rheolydd data, a chymryd camau i erlyn mewn perthynas â throseddau sydd o fewn ein rôl fel awdurdod gorfodi’r gyfraith. Gall hyn gynnwys data personol categori arbennig, fel iechyd neu darddiad ethnig, lle bo angen hynny at ddibenion gorfodi’r gyfraith.

Os byddwn yn prosesu data personol at ddibenion gorfodi’r gyfraith, gallem wneud y canlynol:

  • cyhoeddi manylion am erlyniadau, gan gynnwys enwau pobl sy’n cael eu herlyn neu sydd wedi cael eu herlyn a data personol eraill fel y bo’n briodol, a hynny ar ein gwefan a thrwy eu cynnwys mewn datganiadau i’r wasg;

  • ni fyddwn yn eu datgelu i unrhyw barti arall heb eich cydsyniad penodol oni fydd yn gyfreithlon gwneud hynny.

  • eu cadw yn unol â’n hamserlen gadw – mae hyn yn ystyried natur, cynnwys a sensitifrwydd eich data personol

Mae deddfwriaeth yn llywodraethu ein gweithgareddau fel asiantaeth y llywodraeth sy’n gyfrifol am iechyd planhigion ac iechyd a lles anifeiliaid. Rhydd hyn awdurdod i ni ymchwilio i droseddau honedig neu wirioneddol. Ein sail gyfreithlon dros brosesu data personol o dan ddeddfwriaeth diogelu data yw bod angen y data arnom i gyflawni tasgau a wneir at ddibenion gorfodi’r gyfraith fel ‘awdurdod cymwys’.

Rhannu eich data personol

Rydym yn rhannu neu’n datgelu data personol os yw’n ofynnol i ni wneud hynny o dan y gyfraith, neu er mwyn darparu gwasanaethau i gyflawni ein tasg gyhoeddus. Pan fyddwn yn gwybod bod gofyniad i rannu eich data personol, byddwn yn dweud wrthych pam a gyda phwy y byddwn yn rhannu eich data personol. Byddwn yn sicrhau bod y prosesydd data yn cytuno i ymdrin eich data mewn ffordd sy’n cydymffurfio â’ch hawliau.

Cyhoeddi eich data personol

Mae’n ofynnol i gyrff cyhoeddus fod yn dryloyw ynglŷn â’r ffordd y maent yn defnyddio arian, er enghraifft, ac, mewn rhai achosion, gall hyn olygu bod angen cyhoeddi data personol. Bydd data a gyhoeddir yn yr achosion hyn yn taro cydbwysedd rhwng yr angen am dryloywder a’ch hawliau o ran preifatrwydd. Ymhlith yr enghreifftiau o achosion lle y byddwn yn cyhoeddi data personol mae:

  • Cyflogau Uwch-swyddogion Gweithredol
  • Cofrestri cyhoeddus
  • Cyhoeddi gwybodaeth am fuddiolwyr

Fel y nodwyd yn yr adran ‘Defnyddio eich data personol’, gallem hefyd gyhoeddi manylion erlyniadau ar ein gwefan a chyhoeddi datganiadau i’r wasg sy’n cynnwys data personol.

Efallai y bydd yn rhaid i ni ryddhau data personol a gwybodaeth fasnachol o dan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Fodd bynnag, ni fyddwn yn caniatáu unrhyw dor cyfrinachedd diangen ac ni fyddwn ychwaith yn gweithredu yn groes i’n rhwymedigaethau o dan gyfreithiau diogelu data

Gellir storio data dienw neu amhersonol i gefnogi tasgau cyhoeddus a, lle y bo modd, eu datgelu o dan Drwydded Llywodraeth Agored.

Cadw eich data personol

Mae cyrff cyhoeddus yn cadw gwybodaeth am resymau amrywiol, yn bennaf er mwyn sicrhau atebolrwydd. Pan na fydd angen data personol arnom mwyach, gwneir trefniadau i’w dileu neu eu dinistrio mewn modd diogel. Caiff cyfnodau cadw eu pennu yn unol â rhesymau statudol, rheoleiddiol, cyfreithiol a diogelwch, neu yn ôl gwerth hanesyddol. Bydd y manylion i’w gweld yn yr hysbysiad preifatrwydd perthnasol.

Diweddaru eich data personol

Os byddwch yn canfod bod y data personol sydd gennym amdanoch yn anghywir neu’n anghyflawn, cysylltwch â ni (gweler yr adran ‘Sut i gysylltu â ni’), er mwyn i ni allu diweddaru eich cofnodion. Wrth wneud hynny, esboniwch ble rydych wedi gweld y data a pha ddata sy’n anghywir yn eich barn chi. Byddwn yn ceisio ymateb i chi o fewn mis, ond efallai y byddwn yn ymestyn y cyfnod hwn i ddeufis os yw’r cais yn un cymhleth.

Os byddwn o’r farn bod y wybodaeth wreiddiol a ddelir yn gywir, byddwn yn esbonio pam. Os na fyddwch yn cytuno â’n penderfyniad, bydd gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, fel y nodir yn y Siarter Gwybodaeth Bersonol hon.

Gwneud cais am eich data personol

Gallwch ofyn am gael gweld pa ddata a ddaliwn amdanoch. ‘Cais am fynediad at y data gan y testun’ yw’r enw ar hyn. Anfonwch eich cais ysgrifenedig i APHA (gweler yr adran ‘Sut i gysylltu â ni’).

Pan ddaw eich cais i law, byddwn yn ei gydnabod ac mae’n bosibl y byddwn yn gofyn am brawf adnabod.

Byddwn yn ymateb o fewn mis ac, o dan amgylchiadau eithriadol, gallwn ymestyn y cyfnod hwn am hyd at ddeufis arall mewn achosion cymhleth, h.y., hyd at gyfanswm o dri mis. Er enghraifft, os byddwn yn penderfynu y byddai’r costau neu’r adnoddau sy’n gysylltiedig â darparu’r holl ddata rydych wedi gofyn amdanynt yn ormodol, mae’n bosibl y bydd yn rhaid i ni wrthod eich cais neu ofyn i chi gyfrannu at dalu’r costau hyn.

Pan fyddwch yn gofyn am gael gweld gwybodaeth a ddelir gennym, bydd yn ddefnyddiol cynnwys cymaint o wybodaeth â phosibl er mwyn ein helpu i ddod o hyd i’r data rydych am eu gweld, er enghraifft, rhowch wybod i ni pa swyddogaethau, cynlluniau neu drafodion a dyddiadau rydych am gael gwybodaeth amdanynt.

Trosglwyddo data personol y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

Ceir rhai achosion lle y caiff data personol eu storio y tu allan i’r DU a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Fodd bynnag, yn y rhan fwyaf o achosion, ni chaiff data personol eu trosglwyddo na’u storio y tu allan i’r DU na’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Os caiff eich data personol eu prosesu y tu allan i’r Deyrnas Unedig neu’r Ardal Economaidd Ewropeaidd, byddwch yn cael eich hysbysu am hyn a’r mesurau diogelu sydd ar waith i ddiogelu eich data personol.

Tynnu eich caniatâd yn ôl neu wneud cais i ddileu eich data personol

Mae gennych hawl i ofyn am y canlynol:

  • ein bod yn rhoi’r gorau i brosesu eich data personol
  • ein bod yn dileu eich data personol ar unrhyw adeg

Fodd bynnag, mae’r hawliau hyn yn gymwys lle rydym yn prosesu eich data personol ar sail eich cydsyniad chi yn unig neu os nad oes angen i ni gadw eich data personol mwyach. Nid yw’r hawliau hyn yn gymwys pan fo’n ofynnol i ni gadw a defnyddio’r data er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol, cyflawni contract neu dasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer ein hawdurdod swyddogol.

Gallwn hefyd wrthod y fath geisiadau at ddibenion iechyd y cyhoedd, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol neu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ar gyfer ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol. Os felly, byddwn yn rhoi gwybod i chi. Cyn dileu data personol, gallwn eu hanonymeiddio fel nad oes modd adnabod pobl a defnyddio’r data hynny at ddibenion dadansoddi ac ystadegol.

Awdurdodi trydydd parti i gael mynediad at eich data neu weithredu fel eich cynrychiolydd

Os hoffech enwebu trydydd parti i gael mynediad at eich data personol a ddelir gan APHA neu i weithredu fel cynrychiolydd neu asiant ar eich rhan, dylech gwblhau Ffurflen awdurdodi cynrychiolydd i ymdrin ag APHA ar eich rhan a’i hanfon i APHA.

Canlyniadau peidio â rhoi’r data personol y gofynnir amdanynt

Os na fyddwch yn rhoi’r data personol y gofynnir amdanynt, mae’n debygol iawn na fydd y gwasanaeth rydych yn gwneud cais amdano neu’n dymuno ei ddefnyddio ar gael i chi.

Gall hyn arwain at ganlyniadau o ran diffyg cydymffurfiaeth, er enghraifft peidio â chydymffurfio â deddfwriaeth benodol. Dim ond y data personol sylfaenol y mae eu hangen arnom er mwyn cynnig y Gwasanaeth(au) i chi rydym yn eu casglu.

Defnyddio data personol ar gyfer prosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd

Gall eich data personol fod yn destun prosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd. Rhoddir gwybod i chi os bydd prosesau gwneud penderfyniadau awtomataidd yn berthnasol, gan gynnwys proffilio, a’r canlyniadau a ragwelir yn sgil gweithgareddau prosesu o’r fath.

Cwyno am y ffordd y cafodd eich data personol eu trin

Os credwch fod eich data wedi cael eu camddefnyddio neu fod y sefydliad sy’n eu dal heb eu cadw’n ddiogel, dylech gysylltu â’r sefydliad hwnnw i roi gwybod iddo. I gael manylion cyswllt APHA, gweler y tabl isod.

Sut i gysylltu â ni

Ar gyfer defnydd o ddydd i ddydd, cysylltwch â’r tîm rydych eisoes yn cyfathrebu ag ef. Nhw fydd yn y sefyllfa orau i ymdrin ag ymholiadau cyffredinol neu ddiweddaru cywirdeb eich data, neu roi gwybodaeth i chi.

Fodd bynnag, os na all eich helpu, neu os oes gennych gŵyn ynghylch y ffordd y mae eich data’n cael eu trin, defnyddiwch y manylion cyswllt canlynol, gan nodi’n glir pa hawl rydych yn dymuno ei harfer:

Cais Manylion cyswllt
Cwyno Dilynwch weithdrefn gwyno APHA
Rhoi gwybod am dor diogelwch data Anfonwch e-bost i Security.Team@defra.gov.uk gan gynnwys ‘tor diogelwch data’ yn y testun
Diweddaru eich manylion Anfonwch e-bost i enquiries@apha.gov.uk neu ysgrifennwch at Data Protection Manager, Animal and Plant Health Agency, County Hall, Spetchley Road, Worcester, WR5 2NP
Gofynnwch am gopi o’ch data personol Anfonwch e-bost i enquiries@apha.gov.uk neu ysgrifennwch at Access to Information Manager c/o Records Management, Weybourne Building, APHA Weybridge, Woodham Lane, New Haw, Addlestone, Surrey, KT15 3NB
Tynnu caniatâd yn ôl neu wneud cais i ddileu eich data personol Anfonwch e-bost i enquiries@apha.gov.uk neu ysgrifennwch at Data Protection Manager, Animal and Plant Health Agency, County Hall, Spetchley Road, Worcester, WR5 2NP
Awdurdodi trydydd parti i gael mynediad at eich data neu weithredu fel eich cynrychiolydd Cwblhewch y ffurflen awdurdodi

Swyddog Diogelu Data grŵp Defra sy’n gyfrifol am fonitro bod APHA yn bodloni gofynion deddfwriaeth diogelu data a gellir cysylltu ag ef/hi yn:

Defra Group Data Protection Officer
Department for Environment, Food and Rural Affairs
SW Quarter, 2nd floor
Seacole Block
2 Marsham Street
London
SW1P 4DF

E-bost: DefraGroupDataProtectionOfficer@defra.gov.uk

Os byddwch yn anfodlon ar yr ymateb neu os bydd angen cyngor arnoch, dylech gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef yr awdurdod rheoleiddio a goruchwylio ar gyfer diogelu data.

Information Commissioner's Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113 E-bost: casework@ico.org.uk

Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn effeithio ar eich hawl i geisio iawn drwy’r llysoedd. Os byddwch yn dymuno arfer yr hawl honno, mae manylion llawn ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Newidiadau i’n Siarter Gwybodaeth Bersonol

Rydym yn adolygu ein Siarter Gwybodaeth Bersonol yn rheolaidd. Cafodd y Siarter Gwybodaeth Bersonol hon ei diweddaru ddiwethaf ar Mai 2023.

Cynnwys