Gwneud cais gwrthrych am wybodaeth i CThEF
Sut i wneud cais gwrthrych am wybodaeth (SAR) i gael gwybodaeth sydd gan CThEf amdanoch.
Mae gennych chi’r hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Gelwir hyn yn gais gwrthrych am wybodaeth (SAR).
Rydym yn cymryd ein cyfrifoldebau tuag at ddiogelu data o ddifrif. Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn esbonio sut yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn unol â chyfraith diogelu data.
Mae ffordd wahanol o wneud cais am wybodaeth am rywun sydd wedi marw. Dysgwch beth i’w wneud os bydd rhywun yn marw ac a oes angen i chi wneud cais am brofiant er mwyn delio â’i ystâd.
Cyn gwneud cais gwrthrych am wybodaeth
Cyn gwneud cais gwrthrych am wybodaeth, gwiriwch a yw’r wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnoch eisoes ar gael i chi.
Gallwch gael mynediad at lawer o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch heb wneud cais gwrthrych am wybodaeth. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth ar gyfer y flwyddyn dreth gyfredol a’r 5 mlynedd diwethaf. Gellir dod o hyd iddo yn:
Cael mynediad at yr wybodaeth fel asiant neu gyfreithiwr
Gall asiantau a chyfreithwyr gael mynediad at wybodaeth bersonol eu cleient o’r 5 mlynedd diwethaf gan ddefnyddio’r Dangosydd Cofnodion Incwm os yw’r cleient wedi rhoi awdurdodiad iddynt.
Dysgwch sut i wneud y canlynol:
- cael eich awdurdodi i weithredu fel asiant treth ar ran eich cleientiaid
- cael mynediad at y Dangosydd Cofnodion Incwm
- mewngofnodi i’ch cyfrif gwasanaethau asiant
Gwneud cais gwrthrych am wybodaeth
Dim ond am wybodaeth nad yw wedi’i chynnwys yn y cyfrif treth personol, ap CThEF na’r Dangosydd Cofnodion Incwm y dylech wneud cais gwrthrych am wybodaeth.
Fel arfer, nid oes unrhyw ffi i’w thalu er mwyn cael mynediad at eich gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, os yw’ch cais am fynediad yn ddi-sail neu’n ormodol, mae gennym hawl gyfreithiol i wneud y canlynol:
- codi ffi resymol
- gwrthod eich cais
Gallwch ddarllen rhagor ynghylch pryd y gellid ystyried eich cais yn ddi-sail ac yn ormodol ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth — pryd y gallwn wrthod cais (yn agor tudalen Saesneg).
Yr hyn y bydd ei angen arnoch i wneud cais
Bydd angen i chi roi cymaint o fanylion ag y gallwch ynglŷn â’r canlynol:
- gwybodaeth y bydd ei hangen arnoch
- pa flynyddoedd y mae angen yr wybodaeth arnoch
- rheswm dros y cais (i’n helpu i ddyrannu’ch cais i’r tîm cywir)
Bydd angen i chi brofi pwy ydych hefyd. Mae’n rhaid i chi roi gwybod i ni beth yw eich:
- enw llawn
- rhif Yswiriant Gwladol
- dyddiad geni
- cyfeiriadau presennol a blaenorol ar gyfer y 5 mlynedd diwethaf
Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cynnwys y canlynol:
- llofnod gwreiddiol ar eich llythyr ysgrifenedig atom
- e-lofnod wrth lenwi ffurflen gydsynio CThEF ar-lein
Dysgwch ragor am beth i’w gynnwys yn eich cais gwrthrych am wybodaeth drwy wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Gofyn i rywun arall helpu
Gallwch roi gwybod i ni eich bod yn rhoi caniatâd i rywun (er enghraifft cyfreithiwr, asiant treth neu berson y gellir ymddiried ynddo) gael yr wybodaeth bersonol yr ydych yn gofyn amdani.
Bydd angen i chi roi awdurdodiad i ni drwy wneud y canlynol:
- llenwi ac argraffu ffurflen gydsynio CThEF (yn agor tudalen Saesneg)
- ysgrifennu llythyr, gan roi gwybod i ni pa wybodaeth y gallwn ei hanfon at y person dan sylw
Mae’n rhaid i chi anfon y ffurflen gydsynio CThEF wedi’i llenwi gyda’ch llythyr i’r cyfeiriad a ddangosir yn yr adran ‘Sut i wneud cais’.
Sut i wneud cais
Gwneud cais ar-lein neu drwy’r post
Gallwch lenwi a chyflwyno eich ffurflen Cais Gwrthrych am Wybodaeth, gan yr Uned Diogelu Data (yn agor tudalen Saesneg) ar-lein, neu gallwch ei hargraffu a’i hanfon drwy’r post.
Gallwch hefyd anfon llythyr atom i ofyn am wybodaeth nad oeddech yn gallu dod o hyd iddi yn y cyfrif treth personol, ap CThEF na’r Dangosydd Cofnodion Incwm.
Anfonwch eich llythyr i:
Subject Access Requests
HM Revenue and Customs
BX9 1AN
Gwneud cais dros y ffôn neu drwy sgwrs dros y we
Gallwch gysylltu â CThEF (yn agor tudalen Saesneg) er mwyn gwneud cais gwrthrych am wybodaeth.
Ar ôl i chi wneud cais
Anelwn at ymateb cyn pen mis ar ôl i’ch cais ddod i law. Fodd bynnag, mae’n bosibl y byddwn yn cymryd 3 mis i ateb os yw’r canlynol yn wir:
- rydym wedi cael sawl cais gan yr un person
- mae’r cais yn gymhleth
Byddwn yn anfon llythyr atoch i roi gwybod i chi a fydd yn cymryd mwy o amser i ateb.
Updates to this page
-
The postal address to use to send HMRC a Data Protection Subject Access Request form has been updated.
-
Information about downloading and using the HMRC app to locate information has been added.
-
New sections, ‘Ask someone else to help’, ‘what you'll need to apply’ and ‘find information in your personal tax account’ have been added.
-
Overview and Make a SAR to HMRC sections have been updated.
-
Information about where to send a SAR for Income Tax has been updated.
-
The 'Make a SAR to HMRC' apply online section has been updated.
-
Information about your rights to request personal information, any fees you may have to pay, and how long this may take has been added to the guidance.
-
Address to send Subject Access Requests has been updated.
-
Information about making a subject access request for tax credits, Income Tax, Child Benefit, VAT, customs and other records has been added.
-
The address to send the subject access request has been updated.
-
First published.