Canllawiau

Ymddiriedolaethau a chymdeithasau anghorfforedig: newid eich dogfen lywodraethol

Diweddarwyd 7 March 2024

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Dilynwch reolau gwahanol ar gyfer newid dogfen lywodraethol eich elusen os yw’n:

• cwmni elusennol
• Sefydliad Corfforedig Elusennol (CIO)
• elusen Siartredig Brenhinol
• elusen sy’n cael ei llywodraethu gan Ddeddf Seneddol

Os yw’ch elusen yn ymddiriedolaeth, mae ei dogfen lywodraethol fel arfer yn weithred ymddiriedolaeth. Gall fod yn ewyllys neu’n drawsnewidiad.

Os yw’ch elusen yn gymdeithas anghorfforedig, ei dogfen lywodraethol fel arfer yw ei chyfansoddiad neu reolau. Bydd hefyd yn cael aelodau.

Efallai y bydd gan ymddiriedolaethau a chymdeithasau ddogfen lywodraethol o’r enw cynllun a wnaed gan y Comisiwn Elusennau.

Dylech adolygu’ch dogfen lywodraethol yn rheolaidd a’i diweddaru. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod eich elusen yn gweithio’n dda nawr ac yn y dyfodol.

Gallwch newid eich dogfen lywodraethu, ond mae’n rhaid i chi:

• Wneud newidiadau sydd er budd gorau eich elusen yn unig
• Ddilyn y rheolau cywir i wneud eich newidiadau
• Fod wedi derbyn awdurdod y Comisiwn cyn y gall rhai newidiadau ddod i rym

Hefyd, dylech chi:

• cadw cofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth rydych wedi’i defnyddio i wneud eich penderfyniad
• os yw’n briodol, ymgynghori ag aelodau, buddiolwyr a rhanddeiliaid eraill eich elusen ynghylch y newid rydych chi’n ei wneud

Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud penderfyniadau mewn ffordd sy’n cydymffurfio â dyletswyddau eich ymddiriedolwr. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i:

• esbonio eich rhesymau dros yr holl newidiadau a wnewch i’ch dogfen lywodraethu
• dangos eich bod wedi gweithredu’n iawn

Rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn am yr holl newidiadau a wnewch i’ch dogfen lywodraethu.

Nid yw’r canllawiau hyn yn ymwneud â newid y math o ffurf gyfreithiol y mae elusen yn ei chymryd. Er enghraifft, o ymddiriedolaeth i Sefydliad Corfforedig Elusennol (CIO). Os ydych am newid ffurf gyfreithiol eich elusen, darllenwch ein canllawiau ar newid strwythur eich elusen.

Gwiriwch a oes gan eich elusen waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig.

Er enghraifft, adeilad y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel ysgol neu fuddsoddiadau lle mai dim ond yr incwm y gellir ei wario.

Gwiriwch a yw’r asedau hyn wedi’u cynnwys yn nogfen lywodraethol eich elusen neu os oes ganddynt ddogfen lywodraethol wahanol sy’n dweud sut y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn deall pa ddogfen lywodraethol rydych yn ei newid.

Y pwerau y gallwch eu defnyddio

Mae angen i chi ddeall y pwerau y gallwch eu defnyddio i newid eich dogfen lywodraethu. Byddwch hefyd yn defnyddio:

• pŵer sy’n dod o gyfraith elusennau. Yn y canllawiau hyn, rydym yn galw hyn yn ‘bŵer statudol’
• ‘Pŵer Diwygio’ a nodir mewn cymal yn eich dogfen lywodraethol

Byddwch yn glir ynghylch pa bŵer y gallwch ei ddefnyddio a phryd. Bydd hyn yn eich helpu i ddilyn y rheolau cywir.

Pryd bynnag y byddwch chi’n defnyddio’r naill bwer neu’r llall, mae’n rhaid i chi sicrhau:

• rydych yn defnyddio’r pŵer yn gywir
• rydych yn gwneud penderfyniadau sydd er lles gorau’r elusen

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i’ch helpu chi.

Defnyddio’r pŵer statudol

Mae gan bob ymddiriedolaeth a chymdeithas bŵer statudol i wneud newidiadau i’w dogfen lywodraethol.

Os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol, mae angen awdurdod y Comisiwn ar rai newidiadau cyn y gallant ddod i rym. Gelwir y rhain yn ‘addasiadau rheoleiddiedig’, ac mae rhagor o wybodaeth am bob un ohonynt wedi’i chynnwys isod.

Ond gallwch ddefnyddio’r pŵer statudol i wneud y newidiadau mwyaf i’ch dogfen lywodraethol heb awdurdod y Comisiwn Elusennau. Er enghraifft, newid sut mae eich elusen:

• yn penodi ymddiriedolwyr
• yn derbyn aelodau (os oes ganddo aelodaeth)
• yn cyfathrebu gyda’i aelodau
• trefnu a chynnal cyfarfodydd

Defnyddio pŵer o wella yn eich dogfen lywodraethol

Cyn i chi wneud eich newidiadau, gwiriwch eich dogfen lywodraethol i weld a yw’n cynnwys pŵer i ddiwygio.

Os oes gennych bŵer i ddiwygio, gallwch ddewis p’un ai i ddefnyddio’r pŵer hwn neu’r pŵer statudol i wneud eich newid.

Os ydych yn dymuno defnyddio pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol, gwnewch yn siŵr eich bod yn:

• gwirio ei fod yn cwmpasu’r newid rydych chi am ei wneud
• dilyn unrhyw amodau neu gamau y mae’n eu nodi

Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i’r newid yr ydych am ei wneud gael ei awdurdodi gan:

• y Comisiwn Elusennau
• canran uwch na’r arfer o ymddiriedolwyr neu aelodau eich elusen
• y gymuned leol
• trydydd parti, fel sylfaenydd eich elusen
• awdurdod crefyddol

Gall pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol ganiatáu i chi wneud newidiadau rheoledig heb awdurdod y Comisiwn.

Os yw eich elusen yn ymddiriedolaeth, rhaid i bŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol gyfeirio’n benodol at ddibenion i chi ei defnyddio i newid dibenion eich elusen.

Newidiadau y mae’n rhaid i’r Comisiwn Elusennau eu hawdurdodi

Os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i ddiwygio eich dogfen lywodraethu, rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn i:

• newid dibenion eich elusen
• caniatáu i ymddiriedolwyr, aelodau, a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw elwa o’ch elusen
• newid yr hyn sy’n digwydd i arian neu eiddo eich elusen os penderfynwch yn wirfoddol ei chau
• newid cyfyngiadau sy’n gwneud eiddo’n waddol parhaol
• gwneud newid a fydd yn effeithio ar hawliau trydydd partïon
• gwneud newid a fyddai wedi gofyn am gymeradwyaeth trydydd parti pe baech wedi ei wneud gan ddefnyddio pŵer i ddiwygio yn eich dogfen lywodraethol
• ychwanegu pŵer at eich dogfen lywodraethol i’ch galluogi i wneud unrhyw un o’r newidiadau rheoledig hyn heb awdurdod y Comisiwn

Os yw’ch elusen yn gymdeithas anghorfforedig a’ch bod yn defnyddio’r pŵer statudol, dylech ofyn am awdurdod y Comisiwn cyn i chi gytuno ar newidiadau rheoledig gydag aelodau eich elusen.

Os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i wneud y newidiadau rheoledig hyn, rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn cyn y gallant ddod i rym.

Newid diben eich elusen

Dylech adolygu dibenion eich elusen i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ffordd effeithiol o ddefnyddio arian ac eiddo eich elusen.

Os daw’n amlwg, er enghraifft, na allwch hyrwyddo dibenion eich elusen yn effeithiol, na allwch eu hyrwyddo o gwbl neu na allwch eu hyrwyddo’n rhannol, rhaid i chi gymryd camau i’w newid.

Er enghraifft, mae grŵp buddiolwr elusen wedi lleihau’n sylweddol dros amser, a phob blwyddyn mae ganddo fwy a mwy o arian dros ben. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr yr elusen ystyried newid dibenion yr elusen. Un opsiwn yw ehangu nifer y bobl y gall yr elusen eu helpu.

Er mwyn deall a oes rhaid i chi newid eich dibenion, a pha newidiadau i’w gwneud, ystyriwch er enghraifft:

• a yw anghenion a sefyllfa buddiolwyr eich elusen wedi newid
• a oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar bwy yw’ch buddiolwyr, neu sut rydych chi’n eu diffinio
• a oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar sut rydych chi’n gweithio gyda’ch buddiolwyr neu’n eu cefnogi

Mae angen i’ch dibenion newydd fod yn ymarferol nawr ac yn y dyfodol rhagweladwy.

Rhaid i’ch dibenion newydd fod yn elusennol.

Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn Elusennau os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i newid dibenion eich elusen.

Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon bod eich dibenion newydd er budd gorau eich elusen. Bydd y Comisiwn yn ystyried:

• cyn belled ag y bo’n bosibl ac yn ddymunol, a yw’r dibenion newydd yn debyg i ddibenion gwreiddiol a chyfredol eich elusen
• yr angen i’r dibenion newydd fod yn addas ac yn effeithiol o dan amgylchiadau cymdeithasol ac economaidd cyfredol

Bydd angen i chi egluro i’r Comisiwn pam eich bod wedi penderfynu newid dibenion eich elusen, gan gynnwys sut y gwnaethoch ystyried y ddau ffactor uchod wrth benderfynu ar ddibenion newydd arfaethedig eich elusen.

Cadwch gofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth rydych wedi’i defnyddio i wneud eich penderfyniad.

Byddwch yn ymwybodol:

• gall hyd yn oed newidiadau bach i eiriad dibenion effeithio ar eu hystyr a byddai angen awdurdod y Comisiwn arnynt
• gall newidiadau i adrannau eraill o’ch dogfen lywodraethol effeithio ar eich dibenion ac os oes angen awdurdod y Comisiwn arnynt. Er enghraifft, cymal sy’n diffinio’r ardal lle mae’ch elusen yn gweithio neu pwy yw ei buddiolwyr

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch i ailgyfeirio cymalau.

Gofynnwch i’r Comisiwn awdurdodi newid i ddibenion eich elusen. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon bod eich dibenion newydd er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro:

• beth oedd dibenion gwreiddiol eich elusen pan gafodd ei sefydlu (os ydych chi’n gwybod beth ydynt)
• sut mae’r dibenion newydd yn debyg i ddibenion presennol eich elusen, ac os na, pam
• sut mae’r dibenion newydd yn addas ac yn effeithiol o dan amgylchiadau cymdeithasol ac economaidd cyfredol
• y ffactorau yr oeddech yn eu hystyried pan wnaethoch eich penderfyniad
• sut mae’r newid i ddibenion er budd gorau eich elusen
• sut y bydd y newid yn effeithio ar fuddiolwyr presennol eich elusen
• sut y byddwch yn hyrwyddo’r dibenion newydd, gan gynnwys gweithgareddau y bydd eich elusen yn eu cyflawni neu gyllid rydych wedi’i sicrhau
• a allai’r newid fod yn ddadleuol neu o ddiddordeb cyhoeddus
• sut rydych wedi ymgynghori (er enghraifft, gyda’ch buddiolwyr) ynghylch y newid, ac wedi ystyried yr adborth a gawsoch
• sut rydych wedi rheoli gwrthdaro buddiannau

Newid dibenion tir dynodedig

Mae tir dynodedig yn dir y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol yn ôl y ddogfen sy’n esbonio sut mae’n rhaid defnyddio’r tir.

Efallai y bydd dogfen lywodraethol eich elusen yn nodi’r rheolau ynghylch sut y gallwch ddefnyddio tir dynodedig. Neu gellir dal y tir ar ymddiriedolaeth ar wahân i’w ddefnyddio yn y ffordd a ddisgrifir ac mae ganddo ei ddogfen lywodraethol ei hun.

Mae’n rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn Elusennau os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i:

• newid sut y gall eich elusen ddefnyddio tir dynodedig
• gwerthu neu brydlesu tir dynodedig mewn rhai amgylchiadau

Mae hyn oherwydd bod y rhain yn newidiadau i ddibenion elusennol y tir dynodedig.

Fel arfer, ni allwch ddefnyddio pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol i newid sut y gallwch ddefnyddio tir dynodedig. Defnyddiwch y canllawiau yn yr adran flaenorol os ydych am newid dibenion tir dynodedig.

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Newidiadau sy’n caniatáu buddion i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw

Mae’r gyfraith yn caniatáu rhai taliadau a buddion i ymddiriedolwyr, er enghraifft:

• eu costau rhesymol a chyfreithlon
• darparu nwyddau a/neu wasanaethau mewn rhai amgylchiadau
• yswiriant indemniad ymddiriedolwyr

Os oes gan eich dogfen lywodraethol gymal sy’n atal y buddion a ganiateir gan y gyfraith, gallwch ei diwygio i gael gwared ar y cymal.

Ond os yw eich elusen yn ymddiriedolaeth, bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch i wneud hyn.

Os yw’ch elusen yn gymdeithas, nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch i wneud hyn oni bai bod gwrthdaro buddiannau na allwch ei reoli, megis:

• pan mai’r unig aelodau o’ch elusen yw ei hymddiriedolwyr, neu
• pan nad oes digon o aelodau sydd hefyd ddim yn ymddiriedolwyr i bleidleisio ar y newid

Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i wneud newidiadau i’ch dogfen lywodraethol a fyddai’n caniatáu buddion heblaw am yr uchod i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw (‘personau cysylltiedig’).

Er enghraifft, ychwanegu cymal newydd neu ddiwygio cymal sy’n bodoli eisoes sy’n caniatáu i’ch elusen:

• talu ymddiriedolwr am wneud eu rôl ymddiriedolwr
• cyflogi ymddiriedolwr, aelod neu berson cysylltiedig
• talu (neu gynyddu) llog i ymddiriedolwr ar fenthyciad y maent yn ei roi i’r elusen

Mae’n bosib ychwanegu neu ddiwygio cymal sy’n dweud y byddai budd ond yn cael ei ganiatáu gydag awdurdod y Comisiwn. Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn i ychwanegu neu ddiwygio’r math hwn o gymal.

Mae hefyd yn bosibl ychwanegu neu ddiwygio cymal sy’n caniatáu buddion i bobl neu sefydliadau nad ydynt yn perthyn i’r categori ‘personau cysylltiedig’ fel y’u diffinnir yn y gyfraith elusennol. Bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch os, pan fyddwch chi’n penderfynu gwneud y newidiadau hyn, mae gwrthdaro buddiannau na allwch ei reoli pan fyddwch chi’n penderfynu gwneud y newidiadau hyn.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn neu os nad ydych yn siŵr a yw rhywun yn berson cysylltiedig.

Byddwch yn ymwybodol bod yn rhaid i rai elusennau roi gwybod am daliadau i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw yn eu cyfrifon a’u ffurflenni blynyddol, sy’n dod yn wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd.

Cyn i chi wneud newidiadau, dylech ddarllen ein canllawiau ar y canlynol:

• taliadau a budd-daliadau ymddiriedolwyr

• Gwrthdaro buddiannau

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi’r mathau hyn o newidiadau. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam rydych chi’n gwneud y newid, gan gynnwys:

• yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud ar hyn o bryd am fuddion
• y ffactorau yr oeddech yn eu hystyried pan wnaethoch eich penderfyniad
• sut rydych wedi rheoli’r gwrthdaro buddiannau

Newid yr hyn sy’n digwydd i eiddo eich elusen pan fydd yn cau

Mae’r rhan fwyaf o ddogfennau llywodraethol yn nodi beth sy’n rhaid digwydd i arian neu eiddo elusen os penderfynwch yn wirfoddol ei chau. Gelwir hyn yn gymal ‘dirwyn i ben’ neu ‘ddiddymu’.

Rhaid i chi ofyn i awdurdod y Comisiwn ddefnyddio’r pŵer statudol i newid yr hyn y mae’r cymal diddymu yn eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am sut y gallwch ddefnyddio arian neu eiddo eich elusen o dan yr amgylchiadau hyn.

Darllenwch ein canllawiau ar reoli cyllid elusen os ydych eisiau cau eich elusen oherwydd ei bod mewn trafferthion ariannol.

Fel arfer, bydd y cymal yn dweud, cyn diddymu, bod yn rhaid i chi roi arian neu eiddo eich elusen i elusennau sydd â’r un dibenion neu debyg.

Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i ychwanegu cymal newydd neu ddileu neu ddiwygio cymal presennol sydd, er enghraifft:

• yn caniatáu i elusennau sydd â gwahanol ddibenion dderbyn arian neu eiddo eich elusen wrth ddiddymu
• yn newid yr elusennau sydd wedi’u henwi ar hyn o bryd yn y cymal fel rhai sydd â hawl i dderbyn arian neu eiddo eich elusen wrth ddiddymu

Mewn rhai achosion, gall ychwanegu neu ddiwygio pŵer i uno ag elusen arall fod yn newid rheoledig i’r cymal diddymu. Lle mae hyn yn wir, bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch.

Nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch i ychwanegu cymal (lle nad oes gan eich dogfen lywodraethol un ar hyn o bryd) sy’n dweud y bydd arian neu eiddo eich elusen ond yn cael ei ddefnyddio at ei ddibenion wrth ddiddymu.

Os byddwch yn ychwanegu cymal diddymu newydd neu ddiwygio cymal diddymu presennol yn nogfen lywodraethol eich elusen, ni allwch ei ddefnyddio i waredu unrhyw waddol parhaol neu dir dynodedig sydd gan eich elusen.

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Gofynnwch i’r Comisiwn awdurdodi newid i gymal diddymu eich elusen.  Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam eich bod yn gwneud y newid, gan gynnwys y ffactorau a ystyriwyd gennych pan wnaethoch eich penderfyniad.

Newid sut y gallwch ddefnyddio gwaddol parhaol ac ymddiriedolaethau arbennig

Yn syml, mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na gwario. Er enghraifft, arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen ar gyfer buddsoddi. Dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario.

Efallai y bydd dogfen lywodraethol eich elusen yn nodi’r rheolau ynghylch sut y gallwch ddefnyddio gwaddol parhaol. Neu gellir cadw’r eiddo ar wahân i ymddiriedaeth a chael ei ddogfen lywodraethol ei hun. Byddwch yn glir ynghylch pa ddogfen lywodraethol rydych yn ei newid fel bod eich newidiadau’n ddilys.

Arian neu eiddo yw ymddiriedolaethau arbennig y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen yn unig.

Os ydych am newid dibenion gwaddol parhaol neu ymddiriedolaethau arbennig, defnyddiwch y canllawiau a nodir uchod ynghylch dibenion newid a gwnewch gais am awdurdod y Comisiwn.

Gallwch hefyd ddefnyddio’r pŵer statudol i newid yr hyn y mae’r ddogfen lywodraethol yn ei ddweud am gyfyngiad sy’n gwneud eiddo yn waddol parhaol. Mae hwn yn newid rheoledig, a rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn.

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Dysgwch ragor am gwaddol parhaol.

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi newid i gyfyngiadau sy’n gwneud gwaddol eiddo yn barhaol. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam eich bod yn gwneud y newid, gan gynnwys y ffactorau a ystyriwyd gennych pan wnaethoch eich penderfyniad.

Newid hawliau trydydd parti

Mae’n rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn Elusennau os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i newid hawliau pobl neu sefydliadau (trydydd partïon) sydd:

• yn cael eu henwi yn eich dogfen lywodraethol, neu
• yn dal swydd yn yr elusen (ac eithrio ymddiriedolwr neu aelod) sydd wedi’i nodi yn eich dogfen lywodraethol

Er enghraifft, yr hawl i:

• fod yn ymddiriedolwr, megis pan fo gan esgob yr hawl i fod yn ymddiriedolwr elusen esgobaethol
• enwebu ymddiriedolwyr, megis pan fo gan gyngor plwyf yr hawl i enwebu ymddiriedolwyr i elusen neuadd bentref
• gymeradwyo newidiadau i ddogfennau llywodraethu cyn y gallwch eu gwneud (efallai bod gan sylfaenydd eich elusen yr hawl hon)

Fodd bynnag, nid oes angen awdurdod arnoch i newid hawliau trydydd parti os yw’r trydydd parti wedi:

• cytuno i’r newid
• wedi marw (os enwir y trydydd parti yn y ddogfen lywodraethol fel unigolyn penodol)
• wedi peidio â bodoli (os yw’n sefydliad)

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi newid i hawliau trydydd parti. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam rydych chi’n gwneud y newid, gan gynnwys:

• pa gymal rydych chi wedi’i newid
• pwy yw’r trydydd parti
• beth yw’r hawliau trydydd parti a sut maent yn cael eu diwygio neu eu dileu
• a oes gan drydydd parti yr hawl i gymeradwyo newidiadau i’r cymal rydych am ei ddiwygio neu ei ddileu
• a yw’r trydydd parti yn gwybod am y newid ac wedi rhoi eu cymeradwyaeth i chi ei wneud. Os nad ydych wedi cysylltu â’r trydydd parti, neu os nad ydynt wedi cymeradwyo’r newid, bydd angen i chi egluro pam
• os yw’r trydydd parti wedi marw (os yw’n berson) neu wedi peidio â bodoli (os yw’n sefydliad)
• os yw’r trydydd parti yn berson, eu manylion cyswllt, megis cyfeiriad e-bost

Hawl trydydd parti i gymeradwyo eich newidiadau: pryd i ofyn i’r Comisiwn am awdurdod

Gall pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol roi’r hawl i drydydd parti gymeradwyo’ch newidiadau.

Os yw hyn yn wir, a’ch bod yn defnyddio y pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol i wneud eich newid, rhaid i chi ofyn i’r trydydd parti am eu cymeradwyaeth.

Os byddwch yn dewis defnyddio’r pŵer statudol i wneud y newid yn lle hynny, ac nad yw’r trydydd parti naill ai’n gallu cymeradwyo neu beidio, mae hwn yn newid rheoledig ac felly bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau.

Ychwanegu pŵer newydd (neu ddiwygio pŵer gwella sy’n bodoli eisoes)

Rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn Elusennau os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i gyflwyno pŵer newydd o wella, neu newid un sy’n bodoli eisoes, a fydd yn galluogi eich elusen i wneud newidiadau rheoledig – megis newid ei dibenion – heb awdurdod y Comisiwn.

Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen.

Hysbysiad cyhoeddus

Gofynnwn i chi ddweud wrth y Comisiwn Elusennau os ydych chi’n credu y gallai eich newid rheoledig arfaethedig fod yn ddadleuol neu o ddiddordeb i’r cyhoedd. Mewn rhai amgylchiadau, gall y Comisiwn ofyn i chi roi rhybudd cyhoeddus o’ch newidiadau. Gallwn hefyd ddewis gwneud hyn ein hunain.

Sut i wneud newidiadau

Defnyddio’r pŵer statudol - cymdeithasau

Os yw’ch elusen yn gymdeithas, mae ganddi aelodaeth bleidleisio a rhaid i chi basio dau benderfyniad. Dyma’r rhain:

• penderfyniad ymddiriedolwr a basiwyd gan fwyafrif o holl ymddiriedolwyr eich elusen, ac yna
• penderfyniad gan aelodau eich elusen

Ar gyfer newidiadau rheoledig, dylech ofyn am awdurdod cyn i chi gytuno ar y newid gydag unrhyw aelodau sydd gan eich elusen. Bydd hyn yn arbed costau trefnu cyfarfod i bleidleisio ar newid nad yw’r Comisiwn yn ei awdurdodi.

Mae’n rhaid i benderfyniad eich aelodau gael ei basio gan:

• gytundeb ymhlith o leiaf 75% o’ch aelodau mewn pleidlais a gynhelir gennych mewn cyfarfod cyffredinol
• gytundeb holl aelodau eich elusen os nad ydych yn cynnal y bleidlais mewn cyfarfod cyffredinol. Er enghraifft, pleidlais rydych chi’n ei chynnal yn ysgrifenedig, ar-lein neu drwy’r post

Gallwch hefyd gymeradwyo penderfyniad heb bleidlais os nad oes gwrthwynebiadau i’r newid pan fyddwch yn ei roi i’ch aelodau mewn cyfarfod.

Defnyddio’r pŵer statudol - ymddiriedolaethau

Os yw’ch elusen yn ymddiriedolaeth, mae’n rhaid i chi basio penderfyniad gan o leiaf 75% o ymddiriedolwyr eich elusen i wneud eich newid.

Bydd angen i chi wneud hyn mewn cyfarfod oni bai bod eich dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi wneud penderfyniadau mewn ffordd wahanol.

Defnyddio pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol - cymdeithasau

Rhaid i chi basio penderfyniad gyda chytundeb mwyafrif o’r aelodau oni bai bod eich dogfen lywodraethol yn nodi gwahanol amodau pleidleisio.

Hefyd, mae’n rhaid i chi:

• ddilyn rheolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch pryd a sut y gallwch ddefnyddio’r pŵer
• wirio a yw’n ofynnol i bobl neu sefydliadau eraill bleidleisio ar newidiadau. Er enghraifft, arweinydd ysbrydol

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau ynghylch sut rydych chi’n galw cyfarfodydd a chynnal pleidleisiau. Bydd hyn yn eich helpu i sicrhau bod eich penderfyniad yn ddilys.

Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol hefyd yn caniatáu i chi basio penderfyniad ysgrifenedig.

Defnyddio pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol – ymddiriedolaethau

Rhaid i chi:

• dilyn rheolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch pryd a sut y gallwch ddefnyddio’r pŵer
• gwirio a yw’n ofynnol i bobl neu sefydliadau eraill bleidleisio ar newidiadau, fel buddiolwyr neu breswylwyr yn yr ardal leol

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau ynghylch sut rydych chi’n galw cyfarfodydd a chynnal pleidleisiau. Bydd hyn yn eich helpu i sicrhau bod eich penderfyniad yn ddilys.

Efallai bydd eich dogfen lywodraethol hefyd yn caniatáu i chi basio penderfyniad ysgrifenedig.

Anfonwch eich penderfyniad wedi’i lofnodi a’i ddyddio i’r Comisiwn. Dylai eich penderfyniad gynnwys y canlynol:

• enw a rhif cofrestru eich elusen
• union eiriad unrhyw gymal rydych wedi’i ddiwygio
• union eiriad unrhyw gymal newydd rydych wedi’i ychwanegu
• dyddiad a math y cyfarfod(au) (megis y cyfarfod ymddiriedolwyr, cyffredinol neu anghyffredin) lle rydych wedi pasio’r penderfyniad(au)
• pa bŵer a ddefnyddiwyd gennych: y pŵer statudol neu bŵer diwygio yn eich dogfen lywodraethol
• os caiff ei basio mewn cyfarfod, cadarnhad bod y cworwm yn ofynnol i’r cyfarfod wneud penderfyniadau dilys
• os caiff ei basio mewn ffordd arall a ganiateir gan y pŵer a ddefnyddiwyd gennych i wneud y newid, manylion am sut y cafodd y penderfyniad ei basio (megis yn ysgrifenedig)
• ar gyfer newidiadau sydd angen awdurdod gan y Comisiwn neu gymeradwyaeth gan drydydd parti, cadarnhad bod gennych yr awdurdod neu’r gymeradwyaeth ofynnol
• datganiad eich bod wedi dilyn unrhyw reolau ychwanegol a nodir yn eich dogfen lywodraethu

Gallwch ddefnyddio ein dogfennau llywodraethol enghreifftiol i’ch helpu i ysgrifennu eich cymal newydd.

Pwy i’w hysbysu ynglŷn â’r newidiadau

Rhaid i chi anfon copi o’ch penderfyniad wedi’i lofnodi a’i ddyddio i’r Comisiwn Elusennau, sy’n cynnwys yr holl wybodaeth a restrir yn yr adran flaenorol.

Gwnewch hyn cyn gynted â phosibl fel y gallwn gadw cofnod eich elusen ar y gofrestr elusennau yn gyfredol.

Dywedwch wrth y Comisiwn am yr holl newidiadau a wnewch.

Pan fydd newidiadau yn dod i rym

Efallai na fydd eich newid yn dod i rym ar y diwrnod y byddwch chi’n pasio’ch penderfyniad.

Defnyddiwch y wybodaeth yn yr adran hon i’ch helpu i weithio allan pryd y bydd eich newid yn dod i rym.

Newidiadau nad oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnynt

Mae eich newid yn dod i rym ar y diwrnod y byddwch yn pasio penderfyniad gan eich ymddiriedolwyr neu aelodau (os oes gan eich elusen aelodau).

Gall y newid hefyd ddod i rym ar ddyddiad diweddarach a nodwyd gennych yn y penderfyniad. Gallwch ddewis dyddiad diweddarach, felly bydd eich newid yn dod i rym ar yr un pryd â digwyddiad arall, megis diwedd y flwyddyn ariannol.

Newidiadau sydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau

Os ydych yn defnyddio’r pŵer statudol i wneud newid rheoledig, bydd eich newid yn dod i rym ar y diwrnod y byddwch:

• wedi cael awdurdod y Comisiwn, a
• wedi pasio penderfyniad gan eich ymddiriedolwyr neu aelodau (os oes gan eich elusen aelodau)

Gall y newid hefyd ddod i rym ar ddyddiad diweddarach a nodwyd gennych yn y penderfyniad, ond rhaid i hyn fod ar ôl i’r Comisiwn roi ei awdurdod.

Os yw pŵer gwella yn eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid i chi ofyn i awdurdod y Comisiwn wneud eich newid, mae’n dod i rym ar y diwrnod y byddwch:

• wedi cael awdurdod y Comisiwn, a
• wedi pasio penderfyniad gan eich ymddiriedolwyr neu aelodau (os oes gan eich elusen aelodau)

Gall y newid hefyd ddod i rym ar ddyddiad diweddarach a nodwyd gennych yn y penderfyniad, ond rhaid i hyn fod ar ôl i’r Comisiwn roi ei awdurdod.

Dylech ofyn am awdurdod cyn i chi gytuno ar y newid gydag unrhyw aelodau sydd gan eich elusen. Bydd hyn yn arbed costau trefnu cyfarfod i bleidleisio ar newid nad yw’r Comisiwn yn ei awdurdodi.