Gwneud penderfyniadau mewn elusen
Dysgwch am wneud penderfyniadau dilys gan ymddiriedolwyr sydd er y budd pennaf i’ch elusen.
Applies to England and Wales
Gwneud penderfyniadau mewn elusen
Dilyn yr egwyddorion
Fel ymddiriedolwyr, mae angen i chi weithio gyda’ch gilydd i wneud y penderfyniadau gorau y gallwch ar gyfer eich elusen.
Yn aml ni fydd ateb perffaith. Gall eich penderfyniad fod yn wahanol i un y byddai grŵp arall o bobl yn ei gyrraedd, ond mae’n rhaid iddo fod yn un cytbwys a chyfrifol yn eich sefyllfa.
I fodloni’r safon hon, mae’n rhaid i chi:
- weithredu o fewn eich pwerau
- weithredu’n onest gyda bwriadau da, ac er budd eich elusen yn unig
- bod digon o wybodaeth gennych, gan gymryd unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch
- ystyried yr holl ffactorau perthnasol
- anwybyddu ffactorau amherthnasol
- rheoli gwrthdrawiadau buddiannau
- gwneud penderfyniad sydd o fewn ystod o benderfyniadau y gallai corff rhesymol o ymddiriedolwyr ei wneud
Dylai’r egwyddorion hyn bob amser arwain eich ymagwedd. Ond sicrhewch yn arbennig y gallwch chi a’r ymddiriedolwyr eraill ddangos eich bod wedi’u defnyddio ar gyfer penderfyniadau sy’n:
- gymhleth, neu
- yn fawr eu heffaith, neu
- yn cynnwys arian sylweddol neu eiddo arall, neu
- yn risg uchel
Rydym yn argymell eich bod yn defnyddio ein canllaw Eich penderfyniad chi yw hi i helpu yn yr achosion hynny. Mae’n rhoi rhagor o fanylion am bob egwyddor.
Mae rhai pethau ymarferol y gallwch eu gwneud a meddwl amdanynt i gefnogi’r egwyddorion hyn fel bod eich elusen yn gwneud penderfyniadau’n gywir. Rydym wedi’u crynhoi yma.
Cadw cofnodion o’r cychwyn
Cofnodwch yng nghofnodion eich cyfarfod neu ar wahân:
- ddyddiadau cyfarfodydd a phwy oedd yn bresennol
- unrhyw wrthdaro buddiannau - pwy a effeithiwyd ganddynt a sut y’u trafodoch
- pa wybodaeth a chyngor a ddefnyddioch, a sut y’u defnyddioch
- opsiynau a ystyriwyd gennych a’r prif resymau am eich penderfyniad
- unrhyw anghytundebau gwerth eu nodi
- canlyniadau unrhyw bleidlais
Sicrhewch fod hyn yn digwydd fel y gallwch ddangos eich bod wedi gweithredu’n gywir.
Dilyn rheolau eich elusen a’r gyfraith
Mae dogfen lywodraethol eich elusen, a rhai cyfreithiau, yn nodi’r pwerau y gallwch eu defnyddio i redeg eich elusen i helpu i gyflawni ei dibenion elusennol. Er enghraifft, mae gan y rhan fwyaf o ymddiriedolwyr bwerau i fuddsoddi a benthyca arian.
Mae’n rhaid i chi a’r ymddiriedolwyr eraill:
- wneud penderfyniadau’n unig sy’n gallu cyflawni dibenion eich elusen
- fod â’r pwerau cywir i weithredu eich penderfyniad
Derbyniwch gyngor os byddwch yn ansicr am yr hyn y caniateir i chi ei wneud.
Cael caniatâd os oes ei angen arnoch
Mae rhai sefylfaoedd lle mae angen caniatâd y Comisiwn arnoch cyn y gallwch benderfynu gwneud rhywbeth.
Cael y wybodaeth sydd ei hangen arnoch
Meddyliwch am yr hyn sydd angen i chi ei wybod cyn eich bod yn gallu gwneud eich penderfyniad. Os bydd angen i ni edrych ar eich penderfyniad, byddwn yn ystyried yr hyn y gallech fod wedi’i wybod neu’i ganfod yn rhesymol.
Cymerwch ddigon o amser i ystyried:
- gwybodaeth berthnasol sydd gennych i’ch helpu i ddeall eich sefyllfa ac opsiynau
- beth arall sydd ei angen arnoch, a sut y byddwch yn ei gael
- sut byddwch yn defnyddio’r wybodaeth honno
- unrhyw ganllawiau sy’n gymwys i’ch penderfyniad
Mae’n iawn gofyn i eraill yn eich elusen, er enghraifft eich staff, i’ch helpu i gasglu a dadansoddi eich gwybodaeth. Ond chi sy’n gyfrifol am ddeall ac, os yn briodol, am herio’r wybodaeth honno, ac am wneud y penderfyniad terfynol.
Defnyddio gwybodaeth berthnasol yn unig
Canolbwyntiwch ar wybodaeth a thystiolaeth sy’n eich helpu i benderfynu beth sydd orau i’ch elusen. Mae hyn yn golygu gwybodaeth sy’n berthnasol. Mae’n rhaid i chi beidio â chaniatáu i’ch cymhellion neu ragfarnau personol effeithio ar sut y byddwch yn penderfynu pethau.
Ystyried cael cyngor
Mae’n rhaid i chi ddefnyddio unrhyw sgiliau neu brofiad sydd gennych chi, fel unigolyn, i helpu’r ymddiriedolwyr eraill â phenderfyniad.
Weithiau mae’n bosibl y bydd angen cyngor ar yr ymddiriedolwyr i’w helpu i ddod i benderfyniad. Gall eich elusen dalu am gost hyn.
Sicrhewch fod gan eich ymgynghorydd:
- y cymwysterau neu’r arbenigedd cywir
- wybodaeth dda am y mater rydych yn ei benderfynu
Ystyried pwy arall i wirio gyda nhw
Cyn i chi wneud penderfyniadau pwysig, ystyriwch a ddylech gael barn pobl megis:
- buddiolwyr
- aelodau
- cyfranwyr neu gefnogwyr yr elusen
Gwiriwch eich dogfen lywodraethol. Mae gan rai elusennau aelodau sy’n gallu gwneud penderfyniadau penodol.
Cynllunio eich cyfarfodydd
Mae’n rhaid i chi fel arfer wneud eich penderfyniadau mewn cyfarfodydd. Dilynwch eich dogfen lywodraethol ynghych pryd i alw a chynnal cyfarfodydd, a sut i’w rhedeg.
Rheoli gwrthdrawiadau buddiannau
Ar ddechrau eich cyfarfod ymddiriedolwyr gofynnwch am wrthdaro buddiannau.
Peidiwch â thybio nad yw’r rhain yn effeithio arnoch chi a’r ymddiriedolwyr eraill. Mae gwrthdaro buddiannau’n gyffredin.
Sicrhewch eich bod i gyd yn gwybod beth yw gwrthdrawiadau buddiannau a sut i ddelio â nhw.
Gweithio gyda’ch gilydd i wneud penderfyniadau
Fel ymddiriedolwyr dylech fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr.
Mae’n rhaid i chi wneud eich penderfyniadau gyda’ch gilydd. Mae hyn oherwydd bod pob ymddiriedolwr, gan gynnwys unrhyw un sy’n absennol:
- yn gyfrifol am unrhyw benderfyniadau
- mae’n rhaid iddynt gefnogi a gweithredu penderfyniadau
Peidiwch â chytuno â barn un unigolyn neu ganiatáu i rai ymddiriedolwyr fwrw ymlaen trwy benderfyniadau heb drafod. Mae hyn yn arbennig o bwysig os byddwch yn meddwl bod penderfyniad yn mynd yn erbyn yr egwyddorion.
Os byddwch yn anghytuno
Os byddwch chi, fel ymddiriedolwr unigol, yn anghytuno’n gryf â phenderfyniad:
- rhannwch eich barn ac unrhyw wybodaeth sydd gennych gyda’r ymddiriedolwyr eraill
- gofynnwch i’ch anghytundeb gael ei gofnodi
Ond mae’n rhaid i chi ddilyn penderfyniad dilys (un a wneir gan ddefnyddio’r egwyddorion) hyd yn oed os byddwch yn anghytuno ag ef.
Os na allwch wneud hyn, dylech ystyried ymddiswyddo.
Cynnwys eraill yn eich elusen
Mae’n bosibl y byddwch yn gallu dirprwyo rhywfaint o wneud penderfyniadau i eraill yn eich elusen, er enghraifft staff, gwirfoddolwyr, neu bwyllgorau ymddiriedolwyr. Mae gan sawl elusen y pŵer i wneud hyn. Ond mae’r holl ymddiriedolwyr yn parhau’n gyfrifol am unrhyw benderfyniadau a ddirprwyir.
Pan fyddwch yn rhoi cyfrifoldeb i staff neu eraill ynghylch penderfyniadau dywedwch wrthynt:
- yr hyn a allant ac na allant benderfynu
- pryd a sut i adrodd yn ôl wrthych
Gallwch hefyd ofyn i staff ac eraill fynychu eich cyfarfodydd ymddiriedolwyr i roi gwybodaeth a chyngor, er eich bod chi’n parhau’n gyfrifol am wneud y penderfyniad terfynol.