Caffael yn DWP

Sut rydym yn defnyddio cyflenwyr allanol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau.

Beth rydym yn ei brynu

Mae’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yn gyfrifol am bolisi lles, pensiynau a chynhaliaeth plant. Fel adran gwasanaeth cyhoeddus fwyaf y DU mae’n gweinyddu Pensiwn y Wladwriaeth ac ystod o fudd-daliadau oedran gwaith, anabledd a salwch i tua 20 miliwn o hawlwyr a chwsmeriaid.

O ganlyniad , rydym yn caffael ystod amrywiol o nwyddau a gwasanaethau gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, Darpariaeth o Les i Waith ac Iechyd, nwyddau a gwasanaethau digidol, adnoddau, ystadau a rheoli cyfleusterau, gwasanaethau canolfannau cyswllt a hyfforddiant.

Ein strategaeth caffael

Yn gyffredin ag adrannau eraill y llywodraeth, cynhelir caffaeliadau DWP yn unol â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus y DU a Chanllawiau a Chodau Ymarfer Swyddfa’r Cabinet y DU, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â thryloywder, cystadleuaeth agored, cyfle cyfartal a sicrhau gwerth am arian.

Cyfeiriwch at y canllawiau gwerthu nwyddau neu wasanaethau i’r sector cyhoeddus ar gyfer gwybodaeth gyffredinol am dendro ar gyfer contractau’r sector cyhoeddus.

Mae’r Strategaeth Gomisiynu DWP yn nodi themâu allweddol y Ddarpariaeth Cyflogaeth a fydd yn diffinio ein perthynas â darparwyr a’n dull cyffredinol ar draws y farchnad – o’r rhaglenni mwyaf i gontractau lleiaf.

Cod ymarfer

Mae’r DWP yn dilyn dull moesegol o brynu’r ystod o nwyddau a gwasanaethau sydd eu hangen i ateb gofynion ein cwsmeriaid.

Rydym wedi ymrwymo i arferion gorau’r sector cyhoeddus. Ym mhob gweithgaredd masnachol mae DWP yn dilyn y safonau uchaf o broffesiynoldeb, ymddygiad moesegol a didueddrwydd. Mae prosesau cystadleuol yn cael eu rheoli gan ddeddfwriaeth y DU ac yn cael eu cynnal yn unol â’r Polisi Caffael Cyhoeddus.

Cod Ymddygiad Cyflenwyr

Mae’r Cod Ymddygiad Cyflenwyr yn ailadrodd dull y llywodraeth o weithredu ynghyd â chyflenwyr dibynadwy i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus gwell.

Mae’r cod yn bodoli i helpu cyflenwyr i ddeall y safonau a’r ymddygiadau sy’n ddisgwyliedig ohonynt wrth weithio gyda’r llywodraeth, a sut y gallant helpu’r llywodraeth i roi gwerth am arian i drethdalwyr.

Cyfleoedd contract

Oni bai y gellir eu caffael o gytundeb contract neu fframwaith presennol, mae cyfleoedd cytundebol DWP yn gyffredinol yn cael eu hysbysebu a’u hagor i raddau priodol o gystadleuaeth oni bai bod rhesymau cymhellol pam na ellir defnyddio cystadleuaeth.

Bydd union lwybr caffael a’r graddfa o hysbysebu yn dibynnu ar y gofynion rheoleiddio, natur y nwyddau a/neu wasanaethau sy’n cael eu caffael a’r amcangyfrif o werth bywyd llawn y contract.

Mae cyfleoedd contract DWP, gan gynnwys amserlenni tendro a dogfennau tendro i’w gweld ar Contracts Finder a gwasanaeth e-hysbysu’r DU Find a Tender.

Mae Find a Tender wedi disodli Tenders Electronic Daily yr UE o 1 Ionawr 2021 ar gyfer contractau gwerth uchel yn y DU.

Mae DWP hefyd yn defnyddio’r system Cabinet Office Low Value Purchasing. Mae cofrestru am ddim ac nid oes terfyn ar nifer y cyflenwyr sy’n gallu ymuno â’r DPS Marketplace hwn. Gallwch gofrestru fel cyflenwr ar y dudalen Supplier Registration.

Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2 (FSF DPS 2)

Y Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2 (FSF DPS 2) yw’r un sy’n disodli DPS ar gyfer gweithgareddau sy’n canolbwyntio ar waith a elwir hefyd yn Gronfa Cymorth Hyblyg (FSF) DPS. Daeth y FSF DPS blaenorol i ben ar 31 Hydref 2021 a disodlodd FSF DPS 2 ef ar gyfer ceisiadau newydd o 1 Tachwedd 2021.

I gael eich achredu i ddarparu gwasanaethau o dan FSF DPS 2 cyfeiriwch at hysbysiadau cyfle Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2 (DPS):

Darganfyddwch fwy o wybodaeth am sut i gofrestru a gwneud cais i’r FSF DPS ar y dudalen DWP Flexible Support Fund Dynamic Purchasing System 2.

Welfare to Work Test and Learn Dynamic Purchasing System

Mae’r ‘Welfare to Work Test and Learn Dynamic Purchasing System’ yn cyflwyno cyfleoedd i gyflenwyr wneud cais am gyfleoedd tendro, gan ganolbwyntio ar arloesi a chymorth arbenigol lleol O Les i Waith, ac i gefnogi a phrofi datblygiad dulliau newydd ar gyfer cymorth cyflogaeth.

Darganfyddwch sut i gofrestru a gwneud cais am gyfleoedd tendro drwy’r Test and Learn Dynamic Purchasing System.

Cyfleoedd Darpariaeth Gwerth Isel

Mae Darpariaeth Gwerth Isel (LVP) yn darparu cyfleoedd ar gyfer hyfforddiant perthnasol a fydd yn helpu hawlwyr i mewn i waith, lle nad oes unrhyw hyfforddiant DWP addas arall wedi’i gontractio neu hyfforddiant heb gontract ar gael.

I wneud cais am gyfleoedd LVP a’u cyflenwi mae angen i chi gwblhau ffurflen gais ar-lein.

eSourcing System

Mae’r DWP yn defnyddio’r Jaggaer eSourcing Portal, sy’n darparu cyfres o offer ar y we sy’n galluogi ein gweithwyr caffael proffesiynol a’n cyflenwyr i gynnal gweithgareddau strategol y cylch bywyd caffael dros y rhyngrwyd.

Mae’n darparu modd effeithlon, syml, diogel wedi’i achredu a’i gydymffurfio ar gyfer rheoli gweithgareddau tendro, gan leihau’r amser a’r ymdrech sydd ei angen ar gyfer prynwyr a chyflenwyr.

Mae’r porth eSourcing yn galluogi defnyddwyr i:

  • cofrestru a mynegi diddordeb mewn cyfle caffael
  • cymryd rhan mewn gweithgareddau tendro, lawrlwytho, cwblhau a chyflwyno cynigion
  • cynnal gweithgareddau rheoli bywyd yn ystod cyfnod y contract

Fel cyflenwr posibl, dylech gofrestru gyda Jaggaer fel y gallwch:

  • edrych ar gyfleoedd i dendro
  • cyflwyno ymatebion tendr

Cofrestru i ddefnyddio Jaggaer

I gael help gyda chofrestru defnyddiwch y dolenni cymorth ar borth Jaggaer.

Tryloywder caffael

Mae’r llywodraeth wedi nodi’r angen am fwy o dryloywder ar draws ei gweithrediadau er mwyn galluogi’r cyhoedd i ddwyn cyrff cyhoeddus a gwleidyddion i gyfrif. Mae hyn yn cynnwys ymrwymiadau sy’n ymwneud â gwariant cyhoeddus, gyda’r bwriad o helpu i sicrhau gwell gwerth am arian.

Fel rhan o’r agenda tryloywder, mae’r llywodraeth wedi gwneud yr ymrwymiadau canlynol o ran caffael a chontractio:

  • holl ddogfennau tendro newydd y llywodraeth ganolog ar gyfer contractau dros £12,000 i’w cyhoeddi ar y wefan Contracts Finder
  • holl gontractau newydd y llywodraeth ganolog dros £12,000 i’w cyhoeddi ar wefan Contracts Finder
  • eitemau newydd o wariant y llywodraeth ganolog dros £25,000 i’w cyhoeddi ar-lein ar www.data.gov.uk

Dylai cyflenwyr a’r sefydliadau hynny sy’n ceisio gwneud cais am gontractau yn y sector cyhoeddus fod yn ymwybodol os ydynt yn cael contract newydd gan y llywodraeth, y bydd y contract sy’n deillio o hynny rhwng y cyflenwr a’r llywodraeth yn cael ei gyhoeddi. Mewn rhai amgylchiadau, bydd golygu cyfyngedig yn cael eu gwneud i rai contractau cyn eu cyhoeddi er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith bresennol ac ar gyfer diogelu diogelwch cenedlaethol a phreifatrwydd personol.

Mae’r DWP Commercial pipeline yn darparu golwg ymlaen llaw ar weithgarwch allanol disgwyliedig dros y 18 mis sydd i ddod a lle bo modd y gweithgareddau hynny rydym yn rhesymol yn disgwyl eu cynnal yn y 3 i 5 mlynedd nesaf. Mae’r biblinell yn cynnwys ein holl brosiectau mawr a chaffael disgwyliedig sy’n werth £10 miliwn neu fwy.

Data gwario

Cyhoeddir data misol ar gyfer y DWP ar daliadau o £25,000 ac uwch a wnaed i gyflenwyr, grantîon a derbynwyr eraill.

Gellir golygu trafodion am resymau diogelwch cenedlaethol neu breifatrwydd personol.

Mae’r data ar gael yn rhad ac am ddim yn www.data.gov.uk.

Dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) ar gyfer contractau pwysicaf y llywodraeth

Gallwch nawr weld rhestr o gontractau pwysicaf y llywodraeth ganolog, sy’n dangos hyd at 4 dangosydd perfformiad allweddol perthnasol (KPIs) ar gyfer y contractau hynny, a pherfformiad y gwerthwr yn erbyn y KPIs hynny.

Cyfleoedd i fentrau bach a chanolig (SME)

Mae’r llywodraeth yn cydnabod rôl bwysig busnesau, entrepreneuriaid, busnesau newydd, mentrau bach a chanolig (SME), mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol (VCSEs) a chydfuddiannol wrth gyflawni yn erbyn strategaethau cymdeithas ddiwydiannol a sifil y llywodraeth.

Lle bo’n ymarferol, mae DWP hefyd eisiau masnachu gyda busnesau bach a chanolig i gefnogi twf economaidd a chynaliadwyedd o fewn y sector busnes pwysig hwn.

Yn y DWP, rydym yn cefnogi ac yn annog ystod cyflenwyr amrywiol i wneud cais am gontractau adrannol ac rydym yn monitro’r lefel o fusnes mae busnesau bach a chanolig yn ei gael gennym yn uniongyrchol (drwy ennill contractau) neu’n anuniongyrchol (drwy ennill contractau gyda phrif gontractwyr neu gadwyni cyflenwi pellach).

Mae’r Small Business Hub yn darparu cefnogaeth i fusnesau bach a chanolig ar gynnig am gontractau’r llywodraeth.

Darganfyddwch fwy am gynnig ar gyfer contractau’r llywodraeth.

Darllenwch y DWP SME Action Plan i gael gwybod mwy am sut rydym yn gweithio gyda busnesau bach a chanolig.

Cynrychiolydd y Goron ar gyfer SME a VCSE

Yn ogystal â’r Cynrychiolwyr y Goron ar gyfer cyflenwyr strategol y llywodraeth, mae Cynrychiolydd y Goron sydd a’i ffocws ar gael gwared ar rwystrau i fusnesau bach a chanolig ar draws y llywodraeth.

Mae yna hefyd Gynrychiolydd y Goron sy’n hyrwyddo’r rôl y gall Mentrau Gwirfoddol, Cymuned, a Chymdeithasol (VCSEs) ei chwarae wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. Mae VCSEs: A guide to working with government yn darparu cefnogaeth i VCSEs ar gynnig ar gyfer contractau’r llywodraeth.

Bydd y DWP yn cymryd pob cam y gall i groesawu a hwyluso ceisiadau o’r sectorau hyn naill ai’n uniongyrchol neu fel rhan o grwp.

Rhif DUNS

Mae DUNS yn ffordd a gydnabyddir yn fyd-eang o adnabod cyflenwyr. Mae angen rhif DUNS unigryw gan bob adran o’r llywodraeth.

Er mwyn gwella’r profiad o ddelio â DWP ac i gefnogi cyflenwyr newydd i gynefino, mae DWP yn ei gwneud yn ofynnol i bob cyflenwr ddarparu eu rhif DUNS.

Os nad oes gennych rif DUNS gallwch ddefnyddio’r ffurflen hon i gael eich rhif Dun & Bradstreet (D-U-N-S). Mae hon yn broses rhad ac am ddim ac ni ddylai gymryd mwy na 5-10 munud.

Mae rhif DUNS yn sicrhau bod DWP yn cynnal cronfa ddata gyson a safonol o gyflenwyr sy’n cael trafodiadau â nhw. Mae’r gofyniad hwn hefyd yn cefnogi ymrwymiad DWP i agenda ddigidol y llywodraeth.

Telerau ac amodau

Mae’r DWP yn contractio â’i gyflenwyr gan ddefnyddio telerau ac amodau safonol, er enghraifft telerau ac amodau yn seiliedig ar y Model Services Contract ar gyfer gwasanaethau cymhleth gwerth uchel dros £10,000.

Dylai cyflenwyr bob amser gyfeirio at y telerau ac amodau penodol a gyhoeddwyd fel rhan o ymarfer tendr caffael.

Mae telerau ac amodau cyffredinol (PS1 a PS2) DWP yn cael eu cymhwyso at ofynion gwerth isel a risg isel o dan £10,000.

Defnyddir telerau ac amodau craidd y Contract Sector Cyhoeddus (PSC) ar gyfer contractau a ddefnyddir o gytundebau Fframwaith Gwasanaeth Masnachol y Goron (CSS). Y telerau craidd yw telerau masnachol safonol CCS. Maent yn rheoli perthynas y cyflenwr â CCS a phob prynwr sydd â chontract yn ôl y gofyn. Caiff y cyfleoedd hyn eu hysbysebu drwy gytundebau fframwaith presennol Gwasanaeth Masnachol y Goron (CCS). Byddai angen eich derbyn ar y fframwaith i glywed amdanynt. I gael mynediad i’r cytundebau hyn mae angen i chi gofrestru ar y teclyn CCS eSourcing.

Amrywiaeth a chydraddoldeb

Rhaid i bob contractwr ac is-gontractwr fod yn ymwybodol o’r canllawiau gofynion amrywiaeth a chydraddoldeb ar gyfer contractwyr DWP.

O Les i Waith - canllawiau darparwr Categori Cyflogaeth DWP

Mae canllawiau darparwr Categori Cyflogaeth y DWP yn rhoi gwybodaeth am rôl sefydliadau sydd wedi’u contractio i ddarparu darpariaeth O Les i Waith ar gyfer DWP.

Mae’r Provider Referrals and Payments system (PRaP) yn galluogi cyfnewidiadau diogel, awtomataidd o wybodaeth am gwsmeriaid y cyfeirir at ddarparwyr, a thaliadau gan DWP i Brif Ddarparwyr. Cefnogir yr holl ddarpariaeth O Les i Waith dan gontract gan PRaP.

Taliad prydlon i gyflenwyr

Mae’r DWP yn cydnabod bod llif arian rheolaidd yn bwysig i gyflenwyr ddarparu telerau eu contractau yn effeithiol ac maent yn gwbl gefnogol o ofyniad y llywodraeth ganolog i adrannau dalu 90% o anfonebau diamheuol o fewn 5 diwrnod. Mae angen i gyflenwyr fod yn ymwybodol o’r gweithdrefnau cywir sydd ynghlwm â chyflawni hyn.

Mae’r DWP yn gweithredu polisi ‘Dim Archeb Brynu, Dim Tâl’, sy’n berthnasol i gyflenwyr a chontractwyr sy’n darparu nwyddau, gwasanaethau ac sy’n gweithio i’r adran.

Mae hyn yn egluro:

  • pam bod DWP wedi cyflwyno’r polisi hwn
  • pwy mae’r polisi’n ei gwmpasu
  • sut y bydd y DWP yn darparu archebion prynu
  • beth i’w gynnwys mewn anfoneb
  • pryd fyddwch yn cael eich talu

Ni fydd anfonebau heb archebion prynu yn cael eu talu.

Mae manylion ac arweiniad llawn i’w gweld ar dudalen polisi caffael DWP: Dim archeb brynu, dim tâl.

Taliad prydlon i is-gontractwyr

Pan mae’r cyflenwr yn caniatau is-gontract mewn cysylltiad â chontract DWP, rhaid iddynt gynnwys telerau talu prydlon tebyg i’r uchod mewn perthynas â thaliadau i’r is-gontractwr. Bellach mae’n ofynnol i gyflenwyr dalu’r anfonebau is-gontractwr o fewn 30 diwrnod.

I roi gwybod am ddiffyg cydymffurfio â’r gofyniad hwn dylai is-gontractwyr ddarparu manylion drwy e-bost at DWP.

Dylech gynnwys natur eich contract gyda’r cyflenwr DWP a, lle bo’n bosibl, manylion contract y cyflenwyr gyda DWP, i: subcontractors.questions@dwp.gov.uk.

Darllenwch y data talu prydlon ar gyfer DWP.

Diogelu data a diogelwch gwybodaeth

Mae’r DWP yn cymryd diogelwch diogelu data a diogelwch gwybodaeth o ddifrif ac mae’n ofynnol iddo roi sicrwydd bod data personol yn cael ei ddiogelu’n briodol trwy gydol ei gadwyn gyflenwi.

Darllenwch am diogelu data a diogelwch gwybodaeth ar gyfer cyflenwyr a chontractwyr DWP.

Caffael cynaliadwy

Mae caffael cynaliadwy yn broses lle mae sefydliadau’n diwallu eu hanghenion ar gyfer nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy’n sicrhau gwerth am arian ac yn cynhyrchu manteision nid yn unig i’r DWP, ond hefyd i gymdeithas a’r economi, tra’n lleihau niwed i’r amgylchedd.

Mae’r DWP wedi ymrwymo i gefnogi caffael cynaliadwy.

Bellach mae’n rhaid i gynigwyr am ein contractau mawr (trothwy presennol £5miliwn) ddangos bod ganddynt Gynlluniau Lleihau Carbon ar waith i gyrraedd targed y llywodraeth o gyrraedd Sero Net erbyn 2050.

Gall contractau hefyd gynnwys y gofyniad i’n cyflenwyr ddatblygu Cynllun Datblygu Cynaliadwy i ddangos ymrwymiad i ofynion cynaliadwy cyffredinol yn ystod oes y contract.

Er mwyn cefnogi ei nodau mae’r adran yn ceisio lleihau ei heffaith amgylcheddol ei hun ac yn adrodd ei chynnydd yn erbyn targedau ar dudalen Greening Government Commitments (GGC).

Safonau Prynu’r Llywodraeth

Mae Safonau Prynu Llywodraeth (GBS) yn set o fanylebau cynaliadwy ar gyfer ystod o gynhyrchion a brynir yn gyffredin. Darllenwch y wybodaeth ddiweddaraf am sut mae DWP a’i gyflenwyr yn ymateb i’r GBS.

Gwerth cymdeithasol mewn caffael

Mae DWP yn cadw at y Ddeddf Gwasanaethau Cyhoeddus (Gwerth Cymdeithasol) sy’n ei gwneud yn ofynnol i adrannau sy’n caffael gwasanaethau ystyried buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol mewn caffaeliadau. Mae hyn yn golygu ein bod yn defnyddio ein gweithgareddau caffael a rheoli contract i ddarparu gwerth ychwanegol sydd o fudd i’n dinasyddion, ein cymunedau neu’r amgylchedd.

Ers cyflwyno PPN06/20 Taking Account of Social Value, ein dull gweithredu yw cynnwys meini prawf Gwerth Cymdeithasol (SV) penodol yn ddiofyn i bob contract sy’n fwy na £120k. Gan ddefnyddio’r model SV, mae cynnwys meini prawf Gwerth SV penodol yn cefnogi Themâu a Chanlyniadau Polisi SV y llywodraeth, gyda metrigau mesuradwy yn cael eu cyflawni yn ystod y bywyd y contract.

Mae Life Chances through Procurement yn rhan o ymateb yr Adran i’r rhwymedigaethau hyn ac yn caniatáu i Gyfarwyddiaeth Fasnachol wneud mwy o gyfraniad at amcanion yr Adran.

Caethwasiaeth Fodern

Mae DWP yn gweithredu dim goddefgarwch tuag at Gaethwasiaeth Fodern a Masnachu Pobl.

Yn ogystal â chwestiynau gorfodol sy’n nodi cynigwyr a gafwyd yn euog o droseddau caethwasiaeth, mae’n ofynnol i bob un o’n caffaeliadau sydd â gwerth dros £100k gynnwys asesiad risg ymlaen llaw a mesurau pellach a gynhwysir pan fo hynny’n briodol, gan gynnwys ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr gwblhau’r Modern Slavery Assessment Tool (MSAT) mae’r llywodraeth wedi’i ddatblygu i roi amlygrwydd y gadwyn gyflenwi a’r cyflenwyr ei hun o reoli’r risg o gaethwasiaeth yn digwydd.

Mae hefyd yn ofynnol i gyflenwyr ein contractau pwysicaf gwblhau MSAT fel mater o raid.

Fe wnaethom gyhoeddi ein Datganiad Caethwasiaeth Modern cyntaf yn hydref 2021 gan osod ein dull o fynd i’r afael â’r risg o gaethwasiaeth yn ein cadwyni cyflenwi ac ymrwymiad i ddiweddaru’r cynnydd yn flynyddol.

Proses cwynion masnachol

Os ydych yn gwneud cwyn am ein prosesau cystadleuol, rhowch gymaint o fanylion ag y gallwch.

Rydym wedi ymrwymo’n llwyr i gynnal cyfrinachedd a byddwn yn cymryd mesurau priodol i’w sicrhau. Os ydych yn ymwneud â thendro ar hyn o bryd am waith gyda DWP gallwch fod yn sicr na fydd eich sylwadau yn cael eu defnyddio i ragfarnu triniaeth deg eich tendr.

Sut i gwyno

Gwnewch eich cwyn yn ysgrifenedig i’r rheolwr caffael a ddangosir yn y dogfennau tendro.

Beth sy’n digwydd pan fyddaf yn gwneud cwyn?

Byddwn yn cymryd unrhyw gwyn o ddifrif ac yn cynnal ymchwiliadau priodol. Lle gwnaed camgymeriadau, byddwn yn cymryd camau cywiro addas ac yn rhoi unrhyw fesurau adfer angenrheidiol ar waith i atal unrhyw achosion yn y dyfodol.

Gwasanaeth Adolygu Caffael Cyhoeddus

Gellir hefyd hysbysu pryderon gan gyflenwyr (a chyflenwyr posibl) am arferion caffael cyhoeddus a thalu anfonebau dilys a diamheuol yn hwyr i’r Gwasanaeth Adolygu Caffael Cyhoeddus.

Trawsnewid Caffael Cyhoeddus

Gallwch ddod o hyd i fanylion am sut y bydd caffael cyhoeddus yn newid y ffordd y mae cyflenwadau, gwasanaethau a gwaith yn cael eu caffael ar gyfer y sector cyhoeddus ar y dudalen Trawsnewid Caffael Cyhoeddus .

Cynnwys