Caffael yn DWP

Sut rydym yn defnyddio cyflenwyr allanol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau.

Trefniadau a gwybodaeth prynu yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) ar gyfer y rhai sy’n edrych i ddod yn gyflenwr.

Canllawiau darparwr DWP

Mae canllawiau darparwr DWP yn rhoi gwybodaeth am rôl sefydliadau dan gontract i gyflwyno darpariaeth ar gyfer DWP.

Mae’r system Atgyfeiriadau a Thaliadau Darparwr (PRaP) yn galluogi cyfnewid diogel, awtomatig o wybodaeth am gwsmeriaid y cyfeiriwyd at ddarparwyr, a thaliadau gan DWP i Brif Ddarparwyr. Mae pob darpariaeth dan gontract o Fudd-dal i Waith yn cael ei gefnogi gan PRaP.

Cyfleoedd contractau

Mae DWP yn defnyddio cyflenwyr allanol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau. Mae contractau DWP yn cael eu dyfarnu gan gystadleuaeth rhwng darpar gyflenwyr, oni bai bod rhesymau cymhellon pam na all cystadleuaeth cael ei ddefnyddio.

Defnyddiwch Contracts Finder i ddod o hyd i gyfleoedd contractau DWP, gan gynnwys amserlen tendro a dogfennau tendro. Contracts Finder yw’r brif ffynhonnell o gyfleoedd contractio llywodraeth sydd werth mwy na £10,000.

Pan fo angen, mae contractau yn y catagoriau perthnasol yn cael eu hysbysebu yn y Tenders Electronic Daily (TED) hefyd, yr atodiad i’r Cyfnodolyn Swyddogol y Gymuned Ewropeaidd yn unol â rhwymedigaeth yr adran o dan Cyfarwyddebau Caffael yr UE.

eGaffael

Gallwch ddod o hyd i rai o’n cyfleoedd presennol ar ein gwasanaeth eGaffael, rydym yn ei ddefnyddio i hysbysebu cyfleoedd tendro a gwybodaeth am brosiectau caffael. Mae’n darparu modd syml, diogel ac effeithlon ar gyfer rheoli gweithgareddau tendro a dyfynbris.

Cyfleoedd Darpariaeth Gwerth Isel

Mae Darpariaeth Gwerth Isel (LVP) yn darparu cyfleoedd ar gyfer hyfforddiant perthnasol a fydd yn helpu hawlwyr i mewn i waith, ble nad oes hyfforddiant addas arall dan gontract neu ddim dan gontract DWP ar gael.

I gynnig am gyfleoedd a chyflenwi LVP mae angen i chi lenwi ffurflen gais ar-lein. Darllenwch y dogfennau ategol LVP cyn cyflwyno eich ffurflen gais.

Cyfleoedd ar gyfer mentrau bach a chanolig (SMEs)

Rydym yn weithredol yn ystyried SME yn ystod gweithgareddau cyn-gaffael a cheisio estyn allan i’r sector cwmnïau bach i’w hysbysu o’r cyfleoedd masnachol sydd ar y gweill. Rydym yn gweithio i gynyddu lefel y busnes y maent yn ei gael, unai:

  • yn uniongyrchol, drwy ennill contractau gyda ni
  • yn anuniongyrchol, drwy ennill contractau gyda phrif gontractwyr neu’n bellach i lawr y gadwyn cyflenwi

Rydym yn cadw cynllun gweithredu SME sy’n nodi’r camau rydym yn eu cymryd tuag at helpu i gwrdd â thargedau’r llywodraeth.

Darganfyddwch fwy am wneud cais am gontractau llywodraeth yn y canllaw gwneud busnes gyda’r llywodraeth ar gyfer SME

Strategaeth fasnachol

Mae strategaeth fasnachol DWP yn nodi ein strategaeth hirdymor ar gyfer rheoli trefniadau masnachol ar draws DWP.

Cod ymarfer

Mae DWP yn dilyn ymagwedd foesegol at brynu amrywiaeth o nwyddau a gwasanaethau sydd eu hangen i gwrdd â gofynion ein cwsmeriaid.

Rydym wedi ymrwymo i arfer da y sector cyhoeddus. Ym mhob gweithgarwch masnachol mae DWP yn mynd ar ôl safonau uchaf o ran proffesiynoldeb, ymddygiad moesegol a bod yn ddiduedd. Caiff prosesau cystadleuol eu rheoli gan gyfraith yr UE a deddfwriaeth y DU a chynaliwyd yn unol â pholisi caffael y llywodraeth.

Telerau ac amodau

Dylai cyflenwyr bob amser gyfeirio at y telerau a’r amodau penodol a gyhoeddwyd fel rhan o ymarfer tendro caffael.

Mae’r telerau ac amodau cyffredinol (PS1 a PS2) yn cael eu cymhwyso i ofynion gwerth isel a risg isel o dan £10,000.

Mae’r telerau ac amodau model sylfaenol yn cael eu cymhwyso i gontractau lle rhagwelir bydd gwerth y contract yn fwy na £10,000.

Mae’r contract gwasanaethau enghreifftiol a’r atodlenni cyfunol i’r contract gwasanaethau enghreifftiol yn cael eu cymhwyso i broses cyflenwi TG a busnes allanol gyda gwerth y contract yn debygol o fod yn £10 miliwn neu’n fwy.

Amrywiaeth a chydraddoldeb

Rhaid i bob contractwr ac is-gontractwyr fod yn ymwybodol o’r canllawiau gofynion amrywiaeth a chydraddoldeb i gontractwyr DWP.

Taliadau prydlon i gyflenwyr

Erbyn hyn mae’n ofynnol i holl adrannau llywodraeth ganolog i dalu 80% o anfonebau diamheuol o fewn 5 diwrnod. Mae angen i gyflenwyr fod yn ymwybodol o’r gweithdrefnau cywir sy’n gysylltiedig i gyflawni hyn.

Rhaid i gyflenwyr anfon anfonebau yn uniongyrchol trwy’r post i:

SSCL Accounts Payable Team
Room 6124, Tomlinson House
Norcross
Blackpool
FY5 3FW

Llinell gymorth taliadau

Ffôn: 0845 602 8244 (Dydd Llun i ddydd Gwener, 9am i 4pm)

Talu’n brydlon i is-gontractwyr

Lle mae cyflenwyr yn defnyddio is-gontractwyr ar gyfer cyflawni eu contract gyda DWP, bellach mae’n ofynnol i’r cyflenwyr hyn i dalu anfonebau’r is-gontractwr o fewn 30 diwrnod.

I hysbysu am ddiffyg cydymffurfiaeth â‘r gofyniad dylai is-gontractwyr ddarparu manylion drwy e-bost i DWP. Cofiwch gynnwys natur eich contract gyda chyflenwr DWP a, lle bo hynny’n bosibl, manylion contract y cyflenwr gyda DWP, i: quarryhouse.supplyingdwpqh@dwp.gsi.gov.uk

Ystadegau talu’n brydlon

Ym Mehefin 2016, y ffigyrau ar gyfer talu anfonebau gan DWP i gyflenwyr oedd:

  • 96.8% wedi’u talu o fewn 5 diwrnod gwaith
  • 98.3% wedi’u talu o fewn 10 diwrnod gwaith
  • 99.6% wedi’u talu o fewn 30 diwrnod gwaith

Yng Ngorffennaf 2016, y ffigyrau ar gyfer talu anfonebau gan DWP i gyflenwyr oedd:

  • 98.3% wedi’u talu o fewn 5 diwrnod gwaith
  • 98.8% wedi’u talu o fewn 10 diwrnod gwaith
  • 99.5% wedi’u talu o fewn 30 diwrnod gwaith

Ystadegau chwarterol talu’n brydlon

Blwyddyn ariannol 2015 i 2016 Canran yr anfonebau wedi’u talu o fewn 5 diwrnod Canran yr anfonebau wedi’u talu o fewn 30 diwrnod
Chwarter 1af 97.3% 99.8%
2il chwarter 95.5% 99.7%
3ydd chwarter 97.5% 99.8%
4ydd chwarter 97.5% 99.6%

Diogelu data a diogelwch gwybodaeth

Mae DWP yn cymryd diogelu data a diogelwch gwybodaeth o ddifrif ac mae’n ofynnol i roi sicrwydd bod data personol yn cael ei warchod yn briodol drwy gydol ei gadwyn gyflenwi.

Mae gennym un o’r sylfeini cyflenwi mwyaf ac amrywiol o fewn llywodraeth ac mae ein cyflenwyr yn gyfrifol am filiynau o ddarnau o wybodaeth a data personol sensitif. Ers 1998, mae diogelu data wedi bod yn ofyniad cyfreithiol allweddol o dan y Ddeddf Diogelu Data.

Mae’n bwysig bod gan gyflenwyr fesurau ar waith i fodloni’r gofyniad hwn drwy gydol cyfnod y contract.

Darllenwch fwy am ddiogelu data a diogelwch gwybodaeth i gyflenwyr a chontractwyr DWP.

Caffael cynaliadwy

Mae DWP yn uchel ei barch o fewn llywodraeth am ei ymrwymiad i gaffael cynaliadwy. Er mwyn cefnogi ei nodau mae’r adran yn ceisio lleihau ei effaith ar yr amgylchedd. Darllewch strategaeth caffael cynaliadwy DWP.

Safonau Prynu’r Llywodraeth

Mae Safonau Prynu’r Llywodraeth (GBS) yn gyfres o fanylebau cynaliadwy ar gyfer amrywiaeth o gynnyrch a brynwyd yn aml. Darllenwch y wybodaeth ddiweddaraf am sut mae DWP a’i gyflenwyr yn ymateb i’r GBS.

Defnyddio brandiau DWP

Os bydd angen i chi ddefnyddio ein logos neu unrhyw beth arall sy’n cynrychioli ein brand, mae angen i chi gofrestru gyda ein canolfan cyfathrebu.

Proses gwyno masnachol

Os ydych yn gwneud cwyn ynghylch ein prosesau cystadleuol rhowch gymaint o fanylion ag y gallwch.

Rydym yn gwbl ymroddedig i gynnal cyfrinachedd a byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau hyn. Os ydych ar hyn o bryd yn cymryd rhan mewn tendro am waith gyda DWP gallwch fod yn sicr ni chaniateir eich sylwadau yn i niweidio triniaeth deg eich tendr.

Byddwn yn cydnabod bob cwyn yn ysgrifenedig o fewn 5 diwrnod gwaith a byddwn yn anelu i ymateb o fewn 10 diwrnod gwaith.

Sut i gwyno

Gwnewch eich cwyn yn ysgrifenedig i’r rheolwr caffael a ddangosir yn y dogfennau tendro.

Os ydych yn dymuno i’ch cwyn gael ei drin yn annibynnol o’r rheolwr caffael, gofynnwch iddynt anfon eich cwyn at Tîm Sicrwydd Masnachol DWP.

Beth fydd yn digwydd pan fyddaf yn gwneud cwyn?

Os ydym yn wedi gwneud camgymeriad, byddwn yn ymddiheuro a chymryd unrhyw gamau cywiro y gallwn. Rydym yn monitro ac yn adrodd ar y cwynion a dderbyniwyd gennym.

Rydym yn ceisio dysgu oddi wrthynt er mwyn gwella ein prosesau cystadleuol a bwriadwn hefyd fod ein proses trin cwynion yn adlewyrchu arfer da a chyfleoedd ar gyfer dysgu.

Cysylltu â ni

Cysylltwch â thim Ymholiad Cyflenwyr DWP os oes gennych unrhyw gwestiynau sy’n berthnasol i gaffael neu os heffech gael mwy o wybodaeth.

Cysylltwch â thim Caffael Cynaliadwy am fwy o wybodaeth neu gyngor am sut mae DWP yn rheoli caffael cynaliadwy.