Cynllun noddi fisa Cartrefi i Wcráin: hysbysiad preifatrwydd
Cynllun noddi fisa Cartrefi i Wcráin: sut rydym yn defnyddio eich data personol.
Mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol a’r Swyddfa Gartref yn rheolyddion data ar gyfer cynllun noddi fisa Cartrefi i Wcráin.
Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw rhoi gwybod i chi sut y bydd y Weinyddiaeth a’r Swyddfa Gartref yn prosesu eich data personol at y dibenion a rennir ganddynt, sef rhoi’r cynllun noddi ar waith a chyflawni’r amcan cyffredin o ddarparu cartrefi i’r unigolion hynny sy’n ffoi rhag y rhyfel yn Wcráin. Mae gennych hawliau o ran sut y caiff eich data eu casglu a’u defnyddio at y diben hwn. Rydym yn egluro yma beth yw’r hawliau hynny a sut y gallwch eu harfer.
Mae’r Weinyddiaeth a’r Swyddfa Gartref yn ymrwymedig i amddiffyn preifatrwydd a diogelwch eich data personol. Gan fod angen i’n dwy adran ddefnyddio gwahanol ddata personol at ddibenion penodol, mae’n bosibl y byddwn yn cyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd ar wahân lle y bo’n briodol a fydd yn rhoi esboniad pellach o’r ffordd y caiff eich data personol eu defnyddio at y dibenion dan sylw.
Darllenwch ragor o fanylion am y ffordd y bydd y Swyddfa Gartref yn defnyddio eich data personol, gan gynnwys eich hawliau diogelu data: Ffiniau, mewnfudo a dinasyddiaeth: hysbysiad gwybodaeth preifatrwydd.
Y Weinyddiaeth – mae ein siarter preifatrwydd gyffredinol ar gael yma
Dim ond lle bo gennym sail gyfreithiol briodol dros wneud hynny y caniateir i ni ddefnyddio, casglu a rhannu gwybodaeth bersonol. Dim ond er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol y byddwn yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny a lle y bo’n angenrheidiol ac yn gymesur gwneud hynny y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol.
1. Enw a manylion cyswllt y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol a’n Swyddog Diogelu Data
Mae’r Weinyddiaeth wedi penodi Swyddog Diogelu Data (SDD) er mwyn helpu i sicrhau bod yr adrannau yn cyflawni eu rhwymedigaethau cyfreithiol wrth brosesu data personol. Gallwch gysylltu â’r SDD:
Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol DPO@communities.gov.uk neu drwy ysgrifennu i’r cyfeiriad canlynol:
Data Protection Officer
Ministry of Housing, Communities and Local Government
2 Marsham Street
London
SW1P 4DF
2. Pa ddata personol rydym yn eu casglu a pham
Ar gyfer noddwyr unigol
Rydym yn casglu eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad e-bost), eich cenedligrwydd, eich rhyw, eich manylion adnabod cenedlaethol, eich manylion anabledd, a manylion am eich eiddo. Efallai y bydd angen i ni gasglu a defnyddio yr un data personol am unigolion eraill hefyd, megis aelodau o’ch aelwyd neu unigolion eraill sy’n byw yn eich eiddo.
Ar gyfer lletywyr sy’n cyflwyno Datganiad o Ddiddordeb
Rydym yn casglu eich enw, eich cyfeiriad, eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad e-bost), nifer y bobl sy’n byw yn eich aelwyd a manylion am eich eiddo.
Ar gyfer deiliaid caniatâd Cartrefi i Wcráin
Rydym yn casglu eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad e-bost), eich cenedligrwydd, eich rhyw, eich manylion adnabod cenedlaethol, eich manylion anabledd a rhif cyfeirnod cais am fisa.
Ar gyfer plant dan oed digwmni sy’n gwneud cais am fisa
Os ydych yn blentyn sy’n teithio i’r DU:
- nad yw’n teithio gyda rhiant neu warcheidwad cyfreithiol; neu
- sy’n teithio i ymuno â rhiant neu warcheidwad cyfreithiol
Rydym yn casglu eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad e-bost), eich cenedligrwydd, eich rhyw, eich manylion adnabod cenedlaethol, eich manylion anabledd a rhif cyfeirnod cais am fisa.
Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i helpu awdurdodau lleol i fodloni eu rhwymedigaethau diogelu i blant dan oed sy’n teithio heb riant na gwarcheidwad cyfreithiol ac i sicrhau ansawdd hawliadau am gyllid awdurdod lleol ar gyfer plant dan oed sy’n symud i ofal awdurdod lleol wedi hynny.
Ar gyfer rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol plant/plant dan oed
Rydym yn casglu eich enw, eich dyddiad geni, eich cyfeiriad, eich manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad e-bost), eich cenedligrwydd, rhif eich pasbort neu rif eich dogfen adnabod a rhif cyfeirnod y cais am fisa i gadarnhau bod rhiant wedi cydsynio i drefniadau noddi ar gyfer plant dan oed digwmni (nad ydynt yn teithio gyda chi nac i ymuno â chi neu warcheidwad cyfreithiol), ac i gysylltu â chi os bydd amgylchiadau yn newid a bod angen i riant gwblhau dogfennau cydsynio newydd. Os yw eich plentyn yn teithio i’r DU i ymuno â chi neu warcheidwad cyfreithiol, byddwn hefyd yn casglu’r data hyn. Byddwn hefyd yn casglu’r data hyn ar gyfer perthynas agosaf eich plentyn.
Gwaith ymchwil yn y dyfodol
Os gwneir penderfyniad i gynnal gwaith ymchwil i lywio’r broses o ddatblygu polisïau ar Gynllun Cartrefi i Wcráin, gall hyn olygu y caiff eich gwybodaeth bersonol ei phrosesu. Er enghraifft:
- ar gyfer ymgeiswyr – mae’n bosibl y bydd eich noddwr yn darparu gwybodaeth i ni amdanoch
- ar gyfer noddwyr – mae’n bosibl y bydd eich gwesteion yn darparu gwybodaeth i ni amdanoch
Os bydd unrhyw ddata personol ‘categori arbennig’ yn cael eu rhoi i ni drwy amryfusedd wrth gynnal gwaith ymchwil yn y dyfodol, byddwn yn dileu’r data hyn neu’n sicrhau nad yw’n cynnwys unrhyw enwau cyn gynted â phosibl.
Noder: Ar gyfer unrhyw un sy’n darparu data i ni, mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu data technegol penodol fel eich cyfeiriad IP, er mwyn rheoli’r broses o weithredu ein porth ceisiadau gan noddwyr.
Sut y caiff y data personol eu defnyddio i weithredu’r cynllun
Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol
Mae’r Weinyddiaeth yn casglu cynigion o lety gan noddwyr unigol a gyflwynir mewn perthynas â’r cynllun drwy ein porth ar wefan Llywodraeth y DU, GOV.UK. Ni sydd â’r cyfrifoldeb cyffredinol dros lunio, cynnal a rheoli’r storfa data ganolog sydd ei hangen i gasglu gwybodaeth am gynigion o lety, noddwyr a gwesteion o Wcráin.
Y Swyddfa Gartref
Er mwyn cael gwybod sut y gallai’r Swyddfa Gartref ddefnyddio eich data personol ac i gael gwybod eich hawliau, darllenwch y canlynol: Ffiniau, mewnfudo a dinasyddiaeth: hysbysiad gwybodaeth preifatrwydd.
Awdurdodau lleol
Caiff data awdurdodau lleol eu rhannu er mwyn tynnu sylw at unrhyw bryderon diogelu drwy blatfform sy’n paru lletywyr â deiliaid fisa Wcráin yn y DU (Share). Mae awdurdodau lleol hefyd yn defnyddio platfform o’r enw Jira ar gyfer canlyniadau diogelu sy’n cynnwys gwiriadau o noddwyr a llety a gwesteion sy’n tynnu’n ôl.
Ceiswyr fisa
Ar ôl i chi gael eich fisa, mae’n bosibl hefyd y caiff eich data personol eu defnyddio gan awdurdodau lleol i lunio adroddiadau monitro rheoli i’r Weinyddiaeth sy’n cyfeirio at y broses o roi’r cynllun ar waith yn lleol. Dim ond data dienw sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiadau hyn ac ni fyddant yn cynnwys unrhyw ddata personol y mae modd eich adnabod ohonynt.
Rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol ceiswyr fisa sy’n teithio fel plentyn dan oed
Os ydych chi’n rhiant/gwarcheidwad cyfreithiol ceisydd fisa sy’n teithio fel plentyn dan oed digwmni (h.y., nad yw’n teithio gyda chi nac i ymuno â chi), bydd y Weinyddiaeth yn defnyddio’r data personol rydych chi wedi’u rhoi i ni i gadarnhau bod rhiant wedi cydsynio i’r trefniadau noddi. Bydd awdurdodau lleol hefyd yn defnyddio’r wybodaeth hon i gysylltu â chi os bydd amgylchiadau’r trefniant noddi yn newid. Os na fyddwn yn gallu cysylltu â chi yn hyn o beth, byddwn yn defnyddio’r data y gwnaethoch eu rhoi i ni fel perthynas agosaf eich plentyn.
3. Sail gyfreithlon dros brosesu’r data
Rydym yn dibynnu ar y sail gyfreithlon ganlynol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data i brosesu data personol:
- Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliad – mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol
Gall y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol brosesu data personol ‘categori arbennig’ hefyd. Mae angen diogelu’r data hyn yn fwy oherwydd eu natur sensitif. Fe’u dosberthir fel data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, data genetig, data biometrig (pan ddefnyddir y data at ddibenion adnabod), data sy’n ymwneud ag iechyd, bywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer hyn fydd:
- Erthygl 9(2)(g) o’r Rheoliad — mae prosesu yn angenrheidiol am resymau sylweddol sy’n gysylltiedig â budd y cyhoedd.
- Deddf Diogelu Data 2018, Rhan 2, Pennod 2, adran 8(d) – arfer un o swyddogaethau’r Goron, un o Weinidogion y Goron neu un o adrannau’r llywodraeth.
4. Â phwy y byddwn yn rhannu’r data
At ddibenion gweithredu’r cynllun, mae’n bosibl y bydd angen i’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol rannu eich data personol â’r partïon canlynol:
- awdurdodau lleol, fel y gallant gyflawni eu gofynion statudol o ran gwiriadau diogelu ac i’w helpu i reoli eu hachosion.
- Gweinyddiaethau Datganoledig y DU (Cymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon), er mwyn iddynt gyflawni’r gwaith prosesu sydd ei angen i gyflawni eu rhwymedigaethau o dan Gynllun Cartrefi i Wcráin, a chynnig noddwyr addas i geiswyr i’r cynllun sydd wedi cael fisa ac ymgymryd â gwiriadau addasrwydd
- lle caiff data personol eu rhannu â’r partïon hyn, y sefydliad hwnnw fydd yn gyfrifol am eich data ar yr adeg honno, a dylech gyfeirio at hysbysiad preifatrwydd y sefydliad am fanylion sut y bydd yn prosesu eich data
Proseswyr data
Mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn penodi sefydliadau i brosesu data personol ar ei rhan a chaiff y sefydliadau hyn eu hystyried yn ‘broseswyr data’. Mae’r sefydliadau hyn yn gweithredu o dan gyfarwyddyd y Weinyddiaeth i helpu i ddadansoddi’r ceisiadau a’r ymatebion er mwyn helpu i baru darpar noddwyr â cheiswyr neu at ddiben ceisiadau fisa. Lle bydd hyn yn digwydd, bydd y Weinyddiaeth yn sicrhau y caiff eich data personol eu prosesu’n unol â gofynion deddfwriaeth diogelu data’r DU a byddwn yn diweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn i adlewyrchu’r trefniadau hynny lle bo angen.
- “Cartrefi i Wcráin: cofnodwch eich diddordeb” gwasanaeth GOV.UK – Mae’r Weinyddiaeth wedi llunio’r ffurflen y ceir dolen iddi ar GOV.UK i gasglu gwybodaeth a gyflwynir gan noddwyr unigol a gwybodaeth a gyflwynir gan sefydliadau ar ffurf electronig. Caiff y ffurflen ei chynnal ar seilwaith cwmwl sydd wedi’i leoli yn Llundain.
- Rhannu data Cartrefi i Wcráin (Share) – mae Made Tech yn helpu i gefnogi’r platfform dadansoddi diogel hwn sy’n eiddo i’r Weinyddiaeth, i lanhau a dadansoddi data personol. Caiff y platfform ei gynnal ar seilweithiau cwmwl sydd wedi’u lleoli yn Llundain.
- Jira – Mae’r Weinyddiaeth ac awdurdodau lleol hefyd yn rhannu data drwy’r platfform hwn pan gaiff ymholiadau, sy’n ymwneud gan fwyaf â materion gweithredol, ond sy’n ymwneud weithiau â materion diogelu, eu cyflwyno ac yna eu brysbennu gan XBP, sef contractwr trydydd parti sy’n darparu ymateb llinell gyntaf lle y bo’n briodol, ond sydd hefyd yn sicrhau y caiff y neges ei throsglwyddo i arweinydd priodol yn y Weinyddiaeth os bydd angen ymateb manylach. Bydd XBP yn dileu unrhyw wybodaeth bersonol y mae modd adnabod unigolion ohoni o Jira cyn anfon gwybodaeth ymlaen at dîm Cyflawni Gweithredol y Weinyddiaeth. Fodd bynnag, ceir eithriadau i hyn. Er enghraifft, pan na all yr awdurdod lleol ddod o hyd i westai ar Share.
Am ba hyd y byddwn yn cadw’r data personol, neu’r meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod cadw
Bydd yr holl ddata’n cael eu cadw am gyfnod o ddwy flynedd o’r dyddiad y caiff y cynllun ei gau, oni fydd y Weinyddiaeth yn nodi cyn hynny nad oes angen parhau i’w cadw.
5. Eich hawliau, e.e. yr hawl i weld eich data, eu cywiro, eu dileu
Y data rydym yn eu casglu yw eich data personol, ac mae gennych hawliau sy’n effeithio ar yr hyn sy’n digwydd iddynt. Mae gennych yr hawl i’r canlynol:
a. gwybod sut mae eich data’n cael eu defnyddio, â phwy y rhennir eich data, ac am ba hyd y cedwir eich data
b. gweld eich data personol, a gwybodaeth atodol arall, a chael copi ohonynt
c. os yw eich data yn anghywir neu’n anghyflawn, gallwch ofyn iddynt gael eu diweddaru neu eu cywiro.
O dan rai amgylchiadau efallai y bydd gennych hefyd hawl i dynnu yn ôl eich cydsyniad i ni gadw neu ddefnyddio eich data, ac i ofyn iddynt gael eu dileu, neu i wrthwynebu mathau penodol o ddefnydd o’ch data. Byddwn yn dweud wrthych pryd y bydd yr hawliau hyn yn gymwys.
6. Anfon data dramor
Ni chaiff unrhyw ddata eu hanfon dramor – caiff pob cofnod ac ap eu defnyddio yn AWS, a chaiff cofnodion/tablau/ac ati eu cadw yn y DU (Llundain).
Mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn storio data personol ar ei phlatfform dadansoddi diogel (Share), a gynhelir ar weinyddion cwmwl wedi’u lleoli yn Llundain.
7. Penderfyniadau awtomataidd
Ni chaiff unrhyw benderfyniad am unigolion ei wneud ar sail proses gwneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (sef pan gaiff penderfyniad ei wneud am yr unigolyn gan ddefnyddio system electronig heb unrhyw gyfraniad dynol).
Gall y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ddefnyddio gwybodaeth bersonol gan geiswyr fisa blaenorol i ddatblygu adnoddau sy’n golygu y gellir asesu a phrosesu ceisiadau mewn ffordd benodol, i’n helpu i dargedu adnoddau ac i sicrhau bod ein gwaith prosesu yn effeithlon, gan ein galluogi i leihau costau gan amddiffyn y cyhoedd yn effeithiol ar yr un pryd. Fodd bynnag, swyddog achos fyddai’n gwneud penderfyniad mewn perthynas â’r achosion hyn o hyd a bydd unrhyw waith prosesu o’r fath yn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau ehangach o dan ddeddfwriaeth cydraddoldeb.
8. Storio, diogelwch a rheoli data
Mae dyletswydd ar y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol i ddiogelu eich data personol ac i gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. Rydym yn gwneud hyn drwy sicrhau bod system ddiogel a pholisïau ar waith sy’n cyfyngu ar nifer y bobl a all weld eich gwybodaeth ac sy’n atal achosion o ddatgelu eich data heb awdurdod, eu colli’n ddamweiniol neu eu newid heb awdurdod. Mae gweithdrefnau ar waith hefyd i ymdrin ag unrhyw achosion a amheuir o dor diogelwch data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o unrhyw achosion o’r fath lle bo’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
9. Cwynion a rhagor o wybodaeth
Pan fyddwn yn gofyn am eich data personol neu’n gwneud rhywbeth gyda’ch data personol, byddwn yn cadw at y gyfraith, gan gynnwys Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025.
Mae gennych hawl i wneud cwyn i’r adran os ydych o’r farn bod y ddeddfwriaeth diogelu data wedi’i thorri mewn perthynas â’ch data personol. Os byddwch am wneud cwyn, neu wneud cais i gael mynediad at eich data, neu gais arall mewn perthynas â’ch hawliau, neu os na fyddwch yn fodlon ar y ffordd rydym yn defnyddio eich data personol, gallwch gysylltu â dataprotection@communities.gov.uk.
Os nad ydych yn fodlon ar ymateb yr adran, neu os oes gennych bryder o hyd ynghylch y ffordd y mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol wedi trin eich data personol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i wneud cwyn gan ddefnyddio gwasanaeth ei wefan neu drwy ffonio 0203 123 1113. Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau diogelu data ar gael ar wefan y Comisiynydd hefyd: Hawliau unigolion.
Updates to this page
-
Added Welsh translation.
-
Updated privacy notice.
-
Updated text.
-
Updated sections on 'What personal data we are collecting and why' and 'How we use your personal data'.
-
Added section on conducting user research
-
Added translation
-
The sections “With whom we will be sharing your data?” and “Is any data sent overseas?” have been updated, to reflect DLUHC’s use of its department-run data analytics platform (Dublin-based) and role of Reset UK, a community hub supporting the Homes for Ukraine scheme.
-
First published.