Программа визового спонсорства «Жилье для Украины» (Homes for Ukraine): уведомление о конфиденциальности
Спонсорская визовая схема «Дом для украинцев»: как мы используем персональные данные.
Министерство по вопросам жилищно-коммунального хозяйства, общин и местного самоуправления (МЖКХОМС) и Министерство внутренних дел Великобритании являются контролерами данных в рамках спонсорской визовой схемы «Дом для украинцев».
Цель данного уведомления о конфиденциальности — предоставить информацию о том, как МЖКХОМС и Министерство внутренних дел будут обрабатывать ваши персональные данные в рамках реализации спонсорской схемы и достижения общей цели — предоставления жилья тем, кто ищет убежища от войны в Украине. У вас есть права в отношении сбора и использования ваших данных в этих целях. Здесь вы найдете информацию о том, каковы эти права и как вы можете ими воспользоваться.
МЖКХОМС и Министерство внутренних дел обязуются защищать конфиденциальность и безопасность ваших персональных данных. Поскольку наборы данных и цели их обработки этими двумя министерствами отличаются, мы можем публиковать отдельные уведомления о конфиденциальности, где это необходимо, которые объясняют, как именно каждое из них использует ваши персональные данные для своих целей.
Ознакомиться с подробной информацией о том, как Министерство внутренних дел будет использовать ваши персональные данные, включая ваши права на защиту данных, можно по ссылке: Границы, иммиграция и гражданство: уведомление о конфиденциальности - GOV.UK (www.gov.uk)
МЖКХОМС руководствуется общей Хартией обеспечения конфиденциальности информации, доступной по ссылке: https://www.gov.uk/government/organisations/ministry-of-housing-communities-local-government/about/personal-information-charter
Мы имеем право использовать, собирать и передавать персональную информацию только в том случае, если у нас есть для этого соответствующие правовые основания. Мы собираем и обрабатываем персональную информацию только для целей выполнения наших законных и официальных функций. Мы будем использовать персональные данные только в случаях, предусмотренных законом, и только когда это необходимо и соразмерно поставленным целям.
1. Личность и контактные данные уполномоченных лиц по защите данных в Министерстве по вопросам жилищно-коммунального хозяйства, общин и местного самоуправления (МЖКХОМС) и Министерства внутренних дел
В обоих министерства назначены уполномоченные по защите данных (DPO), которые обеспечивают соблюдение ведомствами своих юридических обязательств при обработке персональных данных. Вы можете обратиться к любому из них или к обоим:
МЖКХОМС: адрес электронной почты DPO@communities.gov.uk, почтовый адрес:
Data Protection Officer
Ministry of Housing, Communities and Local Government
2 Marsham Street
London
SW1P 4DF
2. Какие персональные данные мы собираем и зачем
Для индивидуальных спонсоров
Мы собираем такие данные, как имя, адрес, контактные данные (включая адрес электронной почты) и информацию о недвижимости. Нам также можем собирать и использовать личные данные других лиц, например членов вашей семьи или других лиц, проживающих в вашей недвижимости.
Если будет принято решение о проведении исследования для целей разработки политики по программе «Дом для украинцев», это может потребовать обработки вашей персональной информации, предоставленной вашими гостями.
Лица, имеющие разрешения по программе «Дом для украинцев»В обстоятельствах, связанных с повторным подбором спонсоров для заявителей, мы будем хранить ваше имя, адрес и контактные данные. Мы будем использовать эту информацию, чтобы информировать вас о доступных вариантах.
Несопровождаемые несовершеннолетние
Если речь идет о ребенке, который прибывает в Великобританию:
- без сопровождения родителей или законных опекунов или
- для воссоединения с родителями или законными опекунами
мы собираем такую информацию, как имя, дата рождения, номер паспорта или идентификационного документа и номер визового заявления. Мы используем эту информацию, чтобы содействовать местным органам власти в выполнении их обязательств в отношении безопасности несовершеннолетних, прибывающих без родителей или законных опекунов. Это включает идентификацию детей, находящихся под опекой местных органов власти, в целях обеспечения контроля качества заявлений на возмещение затрат на их содержание и заявлений на получение финансирования от органов местной власти в отношении несовершеннолетних, которые со временем перейдут под опеку местных органов.
Для родителей или законных опекунов детей/несовершеннолетних лиц
Мы собираем данные для подтверждения согласия родителей на спонсорские договоренности в отношении несовершеннолетних, которые прибывают без родителей или законных опекунов или не присоединяются к ним в Великобритании, а также для того, чтобы иметь возможность связаться с вами в случае изменения обстоятельств, которое требует предоставления новых документов для подтверждения согласия родителей. Если ваш ребенок едет в Великобританию для воссоединения с вами или законным опекуном, мы собираем такую информацию, как ваше имя, адрес и контактные данные (включая адрес электронной почты). Мы также собираем такие же данные о ближайших родственниках вашего ребенка.
Организации и неправительственные организации (НПО)
Мы собираем такие предоставленные вами данные, как имя, рабочий адрес электронной почты, другие контактные данные (включая почтовый адрес), а также сведения о предложениях размещения. Если от вас требуется предоставление дополнительных персональных данных, связанных с вашим предложением, они также подлежат обработке.
Будущие исследования
Если впоследствии будет принято решение о проведении исследования для целей разработки политики по программе «Дом для украинцев», это может потребовать обработки вашей персональной информации. Например:
- Для заявителей — информация о вас может быть предоставлена нам вашим спонсором
- Для спонсоров — информация о вас может быть предоставлена нам вашими гостями
Если какие-либо персональные данные специальной категории случайно будут переданы нам в ходе будущего исследования, мы удалим или обезличим их при первой же возможности.
В отношении лиц, предоставляющих нам данные, мы также можем собирать определенные технические данные, такие как IP-адрес, чтобы обеспечить функционирование нашего портала подачи заявлений от спонсоров.
Как персональные данные используются для обеспечения работы схемы
МЖКХОМС
МЖКХОМС собирает индивидуальные предложения спонсоров и организаций о размещении, которые подаются для участия в схеме через наш портал на сайте правительства Великобритании GOV.UK. Мы несем общую ответственность за составление, поддержание и администрирование центрального хранилища данных о предложениях по размещению, спонсорах и гостях из Украины.
Британское Министерство внутренних дел
Информация о том, как Министерство внутренних дел может использовать ваши персональные данные, и о ваших правах доступна на странице: Границы, иммиграция и гражданство: уведомление о конфиденциальности информации.
Местные органы власти
Данные местных органов власти передаются в Министерство внутренних дел с целью выявления возможных угроз для безопасности гостей через платформу подбора принимающих лиц для украинцев, имеющих британские визы (Share). Местные органы власти также используют платформу под названием Jira для отслеживания результатов проверок на безопасность, включая проверку спонсоров и условий размещения, а также случаев отказа спонсоров или гостей от договоренностей.
Заявители на визу
После выдачи визы ваши личные данные также могут использоваться местными органами власти для составления отчетов для министерства MHCLG по мониторингу управления реализацией схемы на местах. Готовые отчеты содержат только анонимизированные данные и не содержат никаких персональных данных, позволяющих идентифицировать вашу личность.
Родители или законные опекуны несовершеннолетних заявителей, прибывающих без сопровождения
Если вы являетесь родителем/законным опекуном несовершеннолетнего заявителя на визу без сопровождения взрослых (т. е. не прибывающих вместе с вами или для воссоединения с вами), МЖКХОМС будет использовать ваши персональные данные, предоставленные для подтверждения согласия родителей на спонсорскую договоренность. Местные органы власти также будет использовать эту информацию, чтобы связаться с вами в случае изменения обстоятельств спонсорской договоренности. Если мы не сможем связаться с вами в этом случае, мы будем использовать предоставленные вами данные лица, указанного в качестве ближайшего родственника вашего ребенка.
3. Законное основание для обработки данных
При обработке персональных данных мы опираемся на следующие законные основания в соответствии с GDPR Великобритании:
- Статья 6(1)(e)UK GDPR — обработка необходима в рамках выполнения задачи в общественных интересах или осуществления официальных полномочий;
Если возникнет необходимость в обработке специальных категорий персональных данных, которые могут содержать информацию о вероисповедании, политических взглядах, здоровье и о сексуальной ориентации, а также биометрические данные, то законным основанием для этого будет:
- Статья 9(2)(g) UK GDPR — обработка необходима по причинам, представляющим значительный общественный интерес.
- Раздел 8 (d), Глава 2, Часть 2, DPA 2018 — обработка необходима для выполнения функций государства, государственного министра или правительственного департамента.
4. Кому мы будем передавать данные
В целях реализации данной схемы МЖКХОМС и Министерству внутренних дел может потребоваться передать ваши персональные данные сторонам, которые занимаются подбором потенциальных спонсоров для заявителей по этой схеме. В настоящее время в их число входят:
- Местные органы власти — при размещении детей в случае подбора подходящего варианта;
- Автономные администрации Соединенного Королевства ( Шотландия, Уэльс и Северная Ирландия) — для обеспечения необходимой обработки данных в рамках выполнения своих обязательств по программе «Дом для украинцев», а также для предоставления предложений подходящих спонсоров заявителям, получившим визу, и для проведения проверок на пригодность.
Когда персональные данные передаются этим сторонам, они берут на себя ответственность за ваши данные, и вам следует ознакомиться с их уведомлениями о конфиденциальности, чтобы узнать, как они обрабатывают ваши данные.
Список волонтерских и общественных организаций, осуществляющих программы по поиску спонсоров для людей, приезжающих из Украины, в Великобритании, а также помогающих людям, живущим в Великобритании, стать спонсорами в рамках схемы «Дом для украинцев», можно посмотреть на сайте: Поиск спонсоров с помощью признанных провайдеров: «Дом для украинцев» – GOV.UK
Обработчики данных
МЖКХОМС назначает организации для обработки персональных данных от своего имени, которые считаются «обработчиками данных». Эти организации действуют по поручению МЖКХОМС, помогая анализировать заявления и ответы на них для целей подбора потенциальных спонсоров для заявителей или оформления виз. В этих случаях МЖКХОМС обеспечивают, чтобы обработка ваших персональных данных осуществлялась в строгом соответствии с требованиями законодательства Великобритании о защите данных. При необходимости мы обновим данное уведомление о конфиденциальности, чтобы отразить эти договоренности.
-
Услуга «Программа «Дом для украинцев»: зарегистрировать интерес» на сайте GOV.UK — Министерство MHCLG разработало эту форму, доступную на сайте GOV.UK, для электронного сбора заявлений от индивидуальных спонсоров и организаций. Министерство MHCLG назначило стороннего поставщика Made Tech для обеспечения технической поддержки. Эта форма размещена на облачной инфраструктуре, расположенной в Дублине, Ирландия.
-
‘Share’: Made Tech также содействует MHCLG в обслуживании его защищенной аналитической платформы, осуществляя очистку и анализ персональных данных. Эта платформа размещена на облачной инфраструктуре, расположенной в Дублине, Ирландия.
-
Jira: МЖКХОМС и местные органы власти также обмениваются данными через эту платформу, на которую направляются запросы, в основном связанные с операционной деятельностью, но иногда также с вопросами обеспечения безопасности гостей. Эти запросы проходят первичную обработку подрядчиком XBP, который предоставляет первичный ответ, если это возможно, или направляет сообщение соответствующему специалисту МЖКХОМС, если требуется более детальный ответ. Вся информация, позволяющая установить личность, удаляется из Jira компанией XBP перед передачей в группу оперативного управления МЖКХОМС. Хотя существуют исключения, например, когда местным органам власти не удается найти гостя в системе Share.
Как долго мы будем хранить ваши персональные данные
Ваши персональные данные будут храниться только до тех пор, пока они необходимы для этих разрешенных целей, что включает в себя подбор подходящего принимающего лица для украинского обладателя визы, проведение проверок условий проживания и обеспечения безопасности, а также исследования политики.
Что касается данных, связанных с первоначальным выражением заинтересованности, отправленных потенциальными спонсорами украинских гостей, то они будут храниться в течение двух лет после закрытия сайта, если только МЖКХОМС не определит, что их дальнейшее хранение до этого момента не является необходимым.
5. Ваши права на защиту данных
Вы имеете право:
- запрашивать у нас информацию о том, какие ваши персональные данные мы обрабатываем, а также доступ к ним;
- быть информированными о том, как и зачем используются ваши данные (например, в уведомлении о конфиденциальности);
- на исправление неточных данных, удаление ваших персональных данных или ограничение их обработки (при определенных обстоятельствах);
- на возражение против их использования (при определенных обстоятельствах);
- на переносимость ваших данных (при определенных обстоятельствах);
- не быть объектом решения, принятого исключительно автоматизированным способом; и
- подать жалобу в Офис уполномоченного по информации (ICO) — регулирующий орган по защите данных в Великобританию
Более подробную информацию о ваших правах на защиту данных можно найти на сайте ICO: Права физических лиц.
6. Отправляются ли какие-либо персональные данные за границу?
Данные не отправляются за границу — все журналы и приложения развернуты на Amazon Web Services, а журналы, таблицы и т. д. размещены в Великобритании (Лондон).
МЖКХОМС отправляет персональные данные на защищенную аналитическую платформу (Share), которому помогает третья сторона MadeTech и размещается на облачных серверах, расположенных в Великобритании (Лондон).
7. Автоматизированное принятие решений и профилирование
Ни одно решение в отношении физических лиц не будет приниматься исключительно на основании автоматизированного принятия решений (то есть решения, принимаемого с использованием электронной системы без участия человека).
МЖКХОМС и могут использовать персональную информацию предыдущих заявителей на получение визы для разработки инструментов, которые позволяют оценивать и обрабатывать заявления определенным образом, обеспечивающим надлежащее распределение ресурсов и эффективность обработки, минимизацию расходов, а также эффективную защиту безопасности общественности. Однако окончательное решение по таким делам всегда принимает сотрудник, и любая подобная обработка будет осуществляться в соответствии с нашими более широкими обязательствами в рамках законодательства о равенстве.
8. Хранение, безопасность и управление данными
МЖКХОМС и обязаны защищать и обеспечивать безопасность ваших личных данных, а также соблюдать законодательство о защите данных. Для этого мы используем безопасные системы и политики, ограничивающие доступ к вашей информации и предотвращающие несанкционированное раскрытие, случайную потерю или несанкционированное изменение ваших данных. У нас также есть процедуры для реагирования на любые подозрения в нарушении безопасности персональных данных, и мы уведомим вас и соответствующий регулирующий орган о нарушении, если мы обязаны это сделать по закону.
9. Жалобы и дополнительная информация
Если вы обеспокоены тем, как МЖКХОМС использовала ваши личные данные, вы можете обратиться к нам с жалобой. Если вы не удовлетворены результатами рассмотрения вашей жалобы, вам следует в первую очередь связаться с соответствующим уполномоченным по защите данных по указанным выше адресам.
Если это вас не удовлетворит, вы имеете право обратиться с жалобой к ICO по ссылке: Подать жалобу на неправомерное использование ваших персональных данных какой-либо организацией или написав им по адресу:
The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Телефон: 0303 123 1113 или 01625 545 745
https://ico.org.uk/
Updates to this page
-
Updated privacy notice.
-
Updated text.
-
Updated sections on 'What personal data we are collecting and why' and 'How we use your personal data'.
-
Added section on conducting user research
-
Added translation
-
The sections “With whom we will be sharing your data?” and “Is any data sent overseas?” have been updated, to reflect DLUHC’s use of its department-run data analytics platform (Dublin-based) and role of Reset UK, a community hub supporting the Homes for Ukraine scheme.
-
First published.