Creu cofnodion digidol
Sut i greu a chadw cofnodion digidol o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo ar gyfer y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.
Cofnod digidol yw cofnod o’ch incwm neu’ch treuliau sy’n cael ei greu a’i storio gan ddefnyddio meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.
Mae angen i chi neu’ch asiant greu a storio cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac o eiddo.
Mae’n rhaid i chi hefyd barhau i gadw cofnodion ar gyfer Hunanasesiad yn ôl yr arfer (yn agor tudalen Saesneg). Er enghraifft, mae’n dal i fod angen i chi gadw cofnodion gwreiddiol neu ddogfennau ategol (neu gopïau ohonynt) y gwnaethoch eu defnyddio i gyflwyno’ch Ffurflen Dreth.
Cyn creu’ch cofnodion digidol, dylech wirio eich bod wedi dilyn yr holl gamau er mwyn cofrestru, gan gynnwys awdurdodi’ch meddalwedd.
Mae angen i chi gael meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.
Mae angen i’r feddalwedd rydych chi’n ei dewis wneud y naill neu’r llall o’r canlynol:
- creu cofnodion digidol a gwneud cyflwyniadau i CThEF
- cysylltu â’ch meddalwedd cadw cofnodion eich hun (er enghraifft, taenlen) a gwneud cyflwyniadau i CThEF — gelwir hyn hefyd yn ‘feddalwedd pontio’
Gallwch ddewis defnyddio’r naill neu’r llall o’r canlynol:
- un cynnyrch meddalwedd sy’n gwneud popeth ac sy’n diwallu’ch holl anghenion
- mwy nag un cynnyrch meddalwedd, a fydd yn diwallu’ch holl anghenion wrth eu defnyddio gyda’i gilydd
Os ydych yn defnyddio mwy nag un cynnyrch, bydd angen i chi wneud yn siŵr eu bod yn gallu gweithio gyda’i gilydd i ddiwallu’ch holl ofynion o ran y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, gan gynnwys cysylltu’ch cofnodion rhwng y cynhyrchion yn ddigidol.
Os oes gennych chi asiant, dylech drafod eich opsiynau o ran meddalwedd gydag ef — mae’n bosib ei fod eisoes yn defnyddio meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.
Os ydych chi’n defnyddio un cynnyrch meddalwedd
Bydd eich meddalwedd yn caniatáu i chi greu eich cofnodion digidol, anfon eich diweddariadau chwarterol at CThEF a chyflwyno’ch Ffurflen Dreth.
Does dim angen i chi gysylltu’ch meddalwedd â chynhyrchion eraill yn ddigidol os ydych chi’n defnyddio un cynnyrch meddalwedd i wneud popeth.
Os ydych chi’n defnyddio mwy nag un cynnyrch meddalwedd
Mae angen i chi gysylltu - yn ddigidol - eich meddalwedd sy’n cadw cofnodion â’r feddalwedd sy’n defnyddio’ch cofnodion i wneud cyflwyniadau i CThEF.
Dylech wneud hyn pan fyddwch chi’n rhoi’r feddalwedd sy’n cydweddu yn ei lle, neu cyn i chi:
- anfon eich diweddariadau chwarterol i CThEF
- cyflwyno’ch Ffurflen Dreth
Unwaith i chi greu cofnod digidol a’ch bod wedi’i anfon i CThEF yn eich diweddariad chwarterol, peidiwch â symud y cofnod â llaw o fewn eich meddalwedd cadw cofnodion nac ychwaith i feddalwedd arall.
Er enghraifft, ni ddylech wneud y canlynol:
- copïo gwybodaeth drwy ei hysgrifennu mewn cell arall neu mewn meddalwedd arall
- defnyddio ‘torri a gludo’ neu ‘copïo a gludo’ i symud cofnodion
Sut i gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol yn eich meddalwedd
Mae gwahanol ffyrdd o gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol, gan gynnwys:
- defnyddio celloedd cysylltiedig mewn taenlenni — er enghraifft, os oes gennych fformiwla mewn un ddalen sy’n adlewyrchu gwerth y ffynhonnell mewn cell arall, a bod y celloedd hynny yn gysylltiedig â’i gilydd
- e-bostio taenlen sy’n cynnwys cofnodion digidol er mwyn i’r wybodaeth gael ei mewngludo i feddalwedd arall
- trosglwyddo set o gofnodion digidol i ddyfais gludadwy (er enghraifft, cof pìn, cof bach neu yriant fflach) a’u rhoi drwy law i rywun sy’n mewngludo’r data i’w feddalwedd ei hun
- XML, mewngludo ac allgludo CSV, a lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
- defnyddio proses o drosglwyddo data’n awtomataidd
- defnyddio proses o drosglwyddo rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API)
Does dim angen i chi gysylltu’r canlynol yn ddigidol:
- cofnodion o incwm nad yw’n deillio o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, incwm o ddifidendau neu incwm o gynilion
- meddalwedd nad yw’n cael ei defnyddio i greu cofnodion digidol o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, meddalwedd sy’n cymryd archebion neu system til sy’n cofnodi derbynebau gwerthiant
- meddalwedd sydd ond yn cael ei defnyddio i gyflwyno’ch Ffurflen Dreth gyda meddalwedd a ddefnyddir i gadw cofnodion digidol ac anfon diweddariadau chwarterol — mae’r math cyntaf o feddalwedd yn cael y data yn uniongyrchol gan CThEF
Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd, does dim angen i chi gysylltu’ch cofnodion digidol â chofnodion y landlord arall.
Mae angen i chi greu a storio cofnodion digidol o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo, er enghraifft:
- incwm o hunangyflogaeth — gan gynnwys gwerthiannau, enillion a ffioedd
- treuliau hunangyflogaeth — gan gynnwys cost stoc, costau teithio, costau swyddfa a chostau ariannol
- incwm o eiddo — gan gynnwys rhent, premiymau am ganiatáu prydles, premiymau gwrthdro a chymelldaliadau
- treuliau eiddo — gan gynnwys rhent, costau atgyweirio, cynnal a chadw neu wasanaethau eraill
Pan fyddwch chi’n creu cofnodion o’ch incwm neu dreuliau, bydd angen i chi gofnodi’r canlynol:
- y swm
- y dyddiad y cawsoch yr incwm, neu’r dyddiad yr aed i’r treuliau
- categori — mae’r math o gategori y byddwch chi’n ei ddefnyddio yn dibynnu ar y math o fusnes sydd gennych
Mae’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm yn defnyddio’r un categorïau o incwm a threuliau a ddefnyddir ar gyfer Hunanasesiad.
Os ydych chi’n unig fasnachwr
Os oes gennych chi fwy nag un busnes unig fasnachwr, ar gyfer pob ffynhonnell incwm o hunangyflogaeth sydd gennych bydd angen i chi wneud y canlynol:
- creu cofnodion digidol ar wahân
- anfon diweddariadau chwarterol ar wahân
Er enghraifft, os ydych chi’n drydanwr yn ogystal â hyfforddwr gyrru, dylech greu un set o gofnodion digidol ar gyfer y naill fusnes a’r llall, ac anfon diweddariadau chwarterol ar wahân ar gyfer pob un.
Defnyddio’r lwfans incwm masnachu
Bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich incwm o hunangyflogaeth, a’i gynnwys yn eich diweddariadau chwarterol, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:
- gwnaethoch chi hawlio’r lwfans incwm masnachu ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf
- roedd yr incwm o hunangyflogaeth a ddatganwyd gennych ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf yn fwy na’r trothwy lwfans incwm masnachu
Ar ddiwedd y flwyddyn dreth, gallwch hawlio’r lwfans pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch Ffurflen Dreth gan ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu.
Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025, gwnaethoch ddefnyddio’r lwfans incwm masnachu a datgan:
- incwm o eiddo o £60,000
- incwm o hunangyflogaeth o £1,900 o brosiect pres poced
Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo yn ogystal â’r incwm o hunangyflogaeth, oherwydd bod eich incwm o hunangyflogaeth yn uwch na’r trothwy lwfans masnachu.
Does dim angen i chi gadw cofnodion digidol o incwm o hunangyflogaeth at ddibenion Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:
- roedd yr incwm yn is na’r trothwy lwfans incwm masnachu
- ni wnaethoch ddatgan yr incwm ar eich Ffurflen Dreth flaenorol
Os ydych chi’n landlord neu’n cael incwm o eiddo
Dylech chi greu cofnodion digidol ar wahân ar gyfer eich busnesau eiddo personol yn y DU a thramor. Mae eich:
- bydd eiddo yn y DU yn cael eu trin fel un ‘busnes eiddo yn y DU’
- bydd eiddo y tu allan i’r DU yn cael eu trin fel un ‘busnes eiddo tramor’
Bydd eich cyfran chi o unrhyw eiddo sy’n cael eu gosod ar y cyd yn ffurfio rhan o naill ai eich busnes eiddo yn y DU neu’ch busnes eiddo tramor.
Defnyddio’r Cynllun Rhentu Ystafell
Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o’ch incwm o eiddo yn y DU a gwmpesir gan y cynllun, a’i gynnwys yn eich diweddariadau chwarterol os yw’r naill neu’r llall beth canlynol yn berthnasol:
- gwnaethoch ddefnyddio’r Cynllun Rhentu Ystafell ar gyfer eich cartref, a chael incwm o eiddo arall yn y DU ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf
- ni chawsoch unrhyw incwm o eiddo arall yn y DU, ond roedd yr elw gros o’ch eiddo yn y DU yn fwy na throthwy’r Cynllun Rhentu Ystafell (yn agor tudalen Saesneg) ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf
Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025 gwnaethoch chi ddatgan incwm o eiddo yn y DU o £55,000. Gwnaethoch chi ddefnyddio’r lwfans Rhentu Ystafell, ond nid oedd yn ofynnol i chi ddatgan yr incwm, gan ei fod yn is na’r trothwy Rhentu Ystafell.
Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich holl incwm o eiddo, gan gynnwys eich incwm Rhentu Ystafell.
Defnyddio’r lwfans incwm o eiddo
Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o’ch incwm o eiddo yn y DU, a’i gynnwys yn eich diweddariadau chwarterol, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:
- gwnaethoch hawlio’r lwfans incwm o eiddo ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf
- roedd yr incwm o eiddo yn y DU a ddatganwyd gennych ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf yn fwy na’r trothwy lwfans incwm o eiddo
Ar ddiwedd y flwyddyn dreth, gallwch hawlio’r lwfans pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch Ffurflen Dreth gan ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu.
Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025, gwnaethoch chi ddefnyddio’r lwfans incwm o eiddo a datgan:
- incwm o hunangyflogaeth o £64,000
- incwm o eiddo o £1,800
Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo yn ogystal â’r incwm o hunangyflogaeth, oherwydd bod eich incwm o eiddo yn uwch na’r trothwy lwfans eiddo.
Does dim angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo at ddibenion Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:
- roedd yr incwm yn is na’r trothwy lwfans incwm o eiddo
- doedd dim angen i chi ddatgan yr incwm ar eich Ffurflen Dreth flaenorol
Os yw’ch meddalwedd yn cysylltu â’ch cyfrif banc
Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n cysylltu â’ch cyfrif banc i’ch helpu i greu cofnodion digidol, efallai y bydd angen i chi ychwanegu manylion eraill, fel categorïau gwariant.
Efallai na fydd rhai trafodion yn ymddangos yn llawn ar wefan eich banc, a bydd angen i chi eu creu ar wahân fel cofnod digidol yn eich meddalwedd.
Dylech wirio bod eich cofnodion digidol yn gywir cyn anfon eich diweddariad chwarterol at CThEF.
Mae yna rai cofnodion nad oes angen i chi eu cadw’n ddigidol, ond gallwch ddewis gwneud hynny. Gall hyn eich helpu i gael golwg fwy cyflawn o’ch materion treth, oherwydd bob tro y byddwch chi’n anfon diweddariad chwarterol byddwch yn gallu gweld bil treth amcangyfrifedig yn eich meddalwedd.
Nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer y ffynonellau incwm eraill a ddatganwyd drwy Hunanasesiad, fel incwm o gyflogaeth (TWE), incwm o bartneriaeth neu incwm o ddifidendau (gan gynnwys o’ch cwmni eich hun).
Er enghraifft, efallai eich bod yn unig fasnachwr sydd hefyd yn cael incwm o bartneriaeth fusnes. Bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich busnes unig fasnachwr, ond ddim ar gyfer incwm yr incwm o bartneriaeth.
Os yw’ch meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm yn gallu gwneud hyn, gallwch ddewis rhoi gwybod am y ffynonellau incwm hyn yn ystod y flwyddyn dreth, trwy eich meddalwedd.
Os ydych chi’n cael incwm newydd o hunangyflogaeth ac o eiddo
Gallwch greu cofnodion digidol yn wirfoddol ar gyfer eich incwm newydd o hunangyflogaeth neu o eiddo, os ydych chi eisoes yn defnyddio’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm. Fodd bynnag, does dim angen i chi eu creu tan ar ôl i chi gyflwyno Ffurflen Dreth gan ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu. Dylai’r Ffurflen Dreth gynnwys yr incwm o’r busnes hwnnw am y tro cyntaf.
Er enghraifft, efallai y byddwch yn dechrau busnes newydd ym mis Mai 2027. Eich Ffurflen Dreth gyntaf a fydd yn cynnwys yr incwm o’r busnes hwn fydd y Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2027 i 2028. Byddai angen i chi ei chyflwyno drwy ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu erbyn 31 Ionawr 2029. Yn yr achos hwn, bydd angen i chi ddechrau creu cofnodion digidol ar gyfer y busnes newydd o 6 Ebrill 2029 ymlaen, ond gallwch ddewis eu creu yn gynharach.
Treuliau na ellir eu caniatáu
Dyma’r treuliau nad ydynt at ddefnydd busnes yn unig, felly ni all yr holl draul gael ei hawlio yn eich Ffurflen Dreth.
Os ydych yn cadw cofnod o gyfran y draul na ellir ei chaniatáu, dylech barhau i gadw’r cofnodion hyn gan greu cofnodion digidol o’r symiau hyn yn eich meddalwedd.
Er enghraifft, mae gennych fil ffôn symudol sy’n dod i gyfanswm o £200. Mae’r bil yn cynnwys y canlynol:
- £125 ar gyfer galwadau busnes
- £75 ar gyfer galwadau personol (sef cyfran y draul na ellir ei chaniatáu)
Os byddwch yn dewis creu cofnod o’r gyfran na ellir ei chaniatáu, dylech greu cofnod digidol o’r canlynol:
- y draul lawn, sef £200
- y gyfran na ellir ei chaniatáu, sef £75
Treuliau symlach
Os ydych yn siŵr y byddwch yn defnyddio cynllun treuliau symlach, nid oes angen i chi greu cofnodion digidol o’ch treuliau gwirioneddol.
Os nad ydych yn siŵr, dylech greu cofnodion digidol o’ch holl dreuliau.
Darllenwch ragor am dreuliau symlach.
Trafodion sy’n rhannol yn gyfalaf ac sy’n rhannol yn refeniw
Os oes gennych chi drafodyn sy’n rhannol yn gyfalaf ac yn rhannol yn refeniw, gallwch wneud y naill neu’r llall beth canlynol:
- cofnodi gwerth llawn y trafodyn (gan gynnwys yr elfennau cyfalaf) — dylech wedyn wneud addasiad cyn i chi gyflwyno’ch Ffurflen Dreth
- creu cofnod digidol o swm y refeniw yn unig
Er enghraifft, os ydych yn gwneud taliad morgais, bydd angen i chi greu cofnod digidol o naill ai’r swm llan neu’r llog. Os byddwch yn creu cofnod o’r swm llawn, bydd angen i chi wneud addasiad cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol.
Gallwch ddewis creu a chategoreiddio’ch cofnodion digidol mewn ffordd benodol os oes un o’r pethau canlynol yn berthnasol:
- rydych yn rhoi eiddo ar osod ar y cyd â landlord arall
- mae’ch trosiant o dan y trothwy ar gyfer TAW
- rydych yn fanwerthwr
Darllenwch ragor am drothwyon TAW.
Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd
Bydd dim ond angen i chi greu cofnodion digidol sy’n berthnasol i’ch cyfran chi o’r incwm a threuliau o’ch eiddo sydd wedi’u rhoi ar osod ar y cyd.
Er mwyn symleiddio’ch cofnodion, gallwch ddewis gwneud y canlynol:
- creu cofnodion digidol llai manwl ar gyfer yr incwm a threuliau o’ch eiddo sydd wedi’u rhoi ar osod ar y cyd
- peidio â chynnwys treuliau sy’n berthnasol i’ch eiddo sydd wedi’u rhoi ar osod yn eich diweddariadau chwarterol — bydd angen i chi gynnwys yr wybodaeth hon pan fyddwch yn cadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol ar ddiwedd y flwyddyn dreth, cyn i chi gyflwyno’ch Ffurflen Dreth
Ar gyfer eiddo sydd wedi’u rhoi ar osod ar y cyd yn unig, bydd creu cofnodion digidol llai manwl yn golygu:
- creu cofnod digidol unigol ar gyfer pob categori o incwm o eiddo rydych yn ei gael yn ystod cyfnod diweddaru
- creu cofnod digidol unigol ar gyfer pob categori o draul o eiddo yr aed iddi yn ystod cyfnod diweddaru
Er enghraifft, gall landlord sy’n rhoi eiddo ar osod ar y cyd wneud y naill neu’r llall o’r canlynol:
- creu 3 chofnod digidol yn dangos bod £1,000 o rent wedi dod i’w law pob mis
- creu un cofnod digidol unigol ar gyfer y chwarter, yn dangos bod £3,000 wedi dod i’w law
Categoreiddio symlach os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy ar gyfer TAW
Gallwch ddewis categoreiddio’ch cofnodion digidol yn llai manwl ar gyfer blwyddyn dreth, os oes gennych chi’r naill neu’r llall beth canlynol:
- cyfanswm trosiant o eiddo yn y DU o lai na £90,000 (mae hyn hefyd yn berthnasol os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd)
- trosiant o ffynhonnell hunangyflogaeth sy’n llai na £90,000
Os oes gennych fwy nag un ffynhonnell incwm, gallwch dim ond defnyddio’r broses o gategoreiddio symlach ar gyfer y ddwy ffynhonnell os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy ar gyfer TAW ar gyfer y ddau incwm.
Os ydych yn unig fasnachwr, bydd dim ond angen i chi gofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul.
Os ydych yn landlord ac yn cael incwm o eiddo preswyl, bydd angen i chi gategoreiddio eich treuliau yn fwy manwl, hyd yn oes os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy. Mae’n rhaid i chi wneud y canlynol:
-
Cofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul.
-
Os mai treuliau yw hyn, cofnodwch p’un a yw’r treuliau ar gyfer costau ariannol wedi’u cyfyngu (yn agor tudalen Saesneg).
Os yw’ch trosiant yn mynd dros y trothwy ar gyfer TAW yn nes ymlaen
Os yw’ch trosiant yn mynd yn uwch na £90,000, bydd angen i chi gategoreiddio’r holl gofnodion digidol ar gyfer y ffynhonnell incwm honno yn llawn cyn y gallwch anfon eich diweddariad chwarterol, gan gynnwys y canlynol:
- o ddechrau’r flwyddyn dreth bresennol
- yn y flwyddyn dreth ganlynol
Os nad ydych chi’n categoreiddio’ch cofnodion ar gyfer y ffynhonnell incwm honno yn llawn, ni fyddwch yn gallu anfon diweddariadau chwarterol na chyflwyno’ch Ffurflen Dreth.
Os nad ydych yn siŵr a fydd eich trosiant yn mynd dros £90,000, dylech gategoreiddio’ch cofnodion digidol yn fanwl.
Os ydych yn fanwerthwr
Gallwch ddewis creu cofnod digidol o’ch enillion gros dyddiol, yn hytrach na chofnodi’r gwerthiannau unigol rydych yn eu gwneud.
Darllenwch ragor am greu cofnodion digidol o werthiannau manwerthu (yn agor tudalen Saesneg).
Mae rhai penderfyniadau y dylech feddwl amdanynt ar ddechrau’r flwyddyn dreth, er y gallech fod yn eu gwneud ar hyn o bryd ar ôl i’r flwyddyn dreth ddod i ben.
Ystyried newid eich cyfnod cyfrifyddu
Bydd eich meddalwedd yn defnyddio cyfnod cyfrifyddu sy’n cyd-fynd â’r flwyddyn dreth (6 Ebrill i 5 Ebrill) yn ddiofyn.
Os oes gennych chi gyfnod cyfrifyddu sy’n dod i ben ar 31 Mawrth bob blwyddyn, dylech sicrhau eich bod wedi dewis cyfnodau diweddaru calendr yn eich meddalwedd ar ddechrau’r flwyddyn dreth. Bydd hyn yn ei gwneud hi’n haws i chi gadw cofnodion.
Ni allwch newid i gyfnodau diweddaru calendr hanner ffordd trwy flwyddyn dreth.
Ystyried pa ddull cyfrifyddu i’w ddefnyddio
Mae’n bosibl y byddwch am ystyried pa ddull cyfrifyddu y byddwch yn ei ddefnyddio ar gyfer cadw eich cofnodion. Byddwch yn defnyddio’r naill ddull neu’r llall:
Os nad ydych chi’n siŵr, gallwch greu cofnodion digidol yn ystod y flwyddyn dreth ac yna cadarnhau’ch dull cyfrifyddu pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch Ffurflen Dreth.
Dewis sut i gategoreiddio’ch cofnodion
Mae’n bosibl y byddwch am ddefnyddio dull symlach o gategoreiddio ar gyfer eich cofnodion digidol, a hynny os ydych yn gymwys i ddefnyddio’r dull hwn.
Dewis a ydych am ddefnyddio camau symleiddio ar gyfer eich eiddo sy’n cael eu rhoi ar osod ar y cyd
Mae’n bosibl y byddech am greu cofnodion llai manwl, neu beidio â chynnwys treuliau yn eich diweddariadau chwarterol. Gall y camau symleiddio hyn dim ond cael eu defnyddio ar gyfer eiddo yr ydych yn eu rhoi ar osod ar y cyd â landlord arall.
Bydd angen i chi greu cofnodion digidol am gyfnod chwarterol cyn y naill neu’r llall o’r canlynol:
- y dyddiad cau chwarterol
- anfon y diweddariad chwarterol hwnnw, os ydych yn gwneud hyn cyn y dyddiad cau
Er enghraifft, bydd angen i chi greu cofnod digidol o’r incwm a gewch ar 30 Ebrill cyn (pob un o’r canlynol):
- eich bod yn anfon eich diweddariad chwarterol cyntaf
- 7 Awst — y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad hwnnw
Dylech greu cofnodion digidol mor agos at ddyddiad y trafodyn â phosibl. Bydd hyn yn eich helpu i gael argraff fwy cyfredol o’ch materion busnes.
Yn ystod y cyfnod profi, os byddwch yn cofrestru rhan o’r ffordd drwy’r flwyddyn dreth, ni fydd angen i chi ‘dal i fyny’ ar eich cofnodion digidol yn syth gan nad yw’r cosbau am gyflwyno diweddariadau chwarterol yn hwyr yn berthnasol. Darllenwch ragor am ‘dal i fyny’ os bydd eich amgylchiadau’n newid.
Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd
Os ydych wedi dewis peidio â chynnwys treuliau sy’n berthnasol i’ch eiddo sydd wedi’u rhoi ar osod ar y cyd yn eich diweddariadau chwarterol, nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer y treuliau hynny pob chwarter.
Bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer y treuliau hyn cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol, ar ddiwedd y flwyddyn dreth. Yna bydd angen i chi ail-anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, gan gynnwys y cofnodion hyn, cyn i chi gyflwyno’ch Ffurflen Dreth.
Os ydych yn cael gwybod am eich incwm net yn unig
Os ydych chi ond yn cael gwybod beth yw’ch incwm ar ôl didynnu treuliau, fel ffioedd asiant gosod eiddo (a elwir hefyd yn incwm net), mae angen i chi wneud y canlynol.
-
Gofyn beth oedd cyfanswm yr incwm cyn didynnu treuliau.
-
Creu cofnod digidol ar gyfer cyfanswm yr incwm.
-
Creu cofnod digidol ar gyfer eich treuliau.
Os yw rhywun arall yn rhoi gwybod i chi am eich incwm o hunangyflogaeth neu o eiddo
Os bydd ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am eich incwm personol o hunangyflogaeth neu eiddo ar ôl y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad chwarterol, gallwch wneud y naill neu’r llall beth canlynol:
- amcangyfrif eich incwm neu dreuliau, a chadarnhau’r ffigurau cywir yn nes ymlaen
- cofnodi’r incwm neu dreuliau unwaith i chi gael gwybod amdanynt
Mae hyn yn cynnwys ffioedd rheoli buddsoddiadau cudd neu log a drosglwyddir ar sail incwm.
Does dim angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer incwm a gawsoch o bartneriaeth fusnes.
Os ydych yn amcangyfrif eich incwm neu dreuliau
Dylech wneud y canlynol:
-
Creu cofnod digidol ar gyfer y trafodyn.
-
Diweddaru’r cofnod digidol pan fydd yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.
Yna, bydd y swm hwnnw yn cael ei gynnwys yn eich diweddariad chwarterol nesaf.
Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi ei ail-anfon a chynnwys yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.
Os ydych yn cofnodi’r incwm neu’r treuliau unwaith y bydd wedi’u cadarnhau
Dylech wneud y canlynol:
-
Anfon diweddariadau chwarterol yn ystod y flwyddyn dreth, sy’n cadarnhau nad ydych chi wedi cael unrhyw incwm a heb wario unrhyw dreuliau ar gyfer y ffynhonnell incwm honno.
-
Creu cofnod digidol ar gyfer yr incwm neu dreuliau pan fyddwch chi’n cael yr wybodaeth.
Yna, bydd y swm hwnnw yn cael ei gynnwys yn eich diweddariad chwarterol nesaf.
Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi ei ail-anfon a chynnwys yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.
Bydd angen i chi gadarnhau eich cofnodion digidol yn derfynol cyn i chi gyflwyno eich Ffurflen TAW.
Mae’n bosibl y bydd angen i chi gywiro’ch cofnodion digidol os:
- gwnaethoch gamgymeriad wrth greu cofnod digidol
- gwnaethoch anghofio cofnodi incwm a gawsoch, neu dreuliau yr aed iddynt
I gywiro’ch cofnodion, efallai y bydd angen i chi newid, dileu neu greu cofnod digidol. Os byddwch yn gwneud cywiriad yn ystod y flwyddyn dreth. bydd angen i chi nodi hyn wrth i chi gyflwyno’ch diweddariad chwarterol nesaf.
Os oes gennych chi asiant sy’n delio â chadw’ch cofnodion, gall wneud hyn ar eich rhan.
Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n creu cofnodion digidol, gallwch wneud y cywiriad yn eich meddalwedd.
Os ydych yn creu cofnodion digidol mewn meddalwedd ar wahân sy’n creu cofnodion (fel taenlen), dylech wneud y cywiriad yn y feddalwedd honno a’i chysylltu’n ddigidol i’ch cofnodion yn eich meddalwedd bontio.
Os ydych chi eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, gallwch ddewis gwneud y cywiriad drwy wneud y naill neu’r llall beth canlynol:
- cywiro’r cofnod digidol ac ail-anfon eich diweddariad chwarterol (mae’n bosibl y bydd gwneud hyn yn haws os ydych yn unig fasnachwr neu’n landlord sy’n cadw ei gofnodion digidol ei hun)
- addasu cyfanswm y categori yn eich meddalwedd a hefyd ei adlewyrchu yn eich cofnodion digidol (os oes gennych chi asiant, efallai y bydd yn gwneud y cywiriad yn y modd hwn ac yn gofyn i chi ddiweddaru’ch cofnodion)
Pryd i gywiro cofnodion digidol
Os byddwch chi’n dod o hyd i wall neu wybodaeth sydd ar goll yn eich cofnodion digidol, dylech gywiro hyn cyn gynted ag y bo’ modd.
Ar ôl gwneud cywiriad, bydd angen i chi nodi hyn wrth i chi gyflwyno’ch diweddariad chwarterol nesaf.
Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi wneud unrhyw gywiriadau cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol.
Bydd angen i chi gadw eich cofnodion digidol am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer blwyddyn dreth, sef 31 Ionawr. Dyma’r un faint o amser y dylech gadw cofnodion Hunanasesiad.
Ar ôl i chi ddewis sut y byddwch yn creu ac yn cadw’ch cofnodion digidol, dylech wirio pryd y mae angen i chi anfon y diweddariadau at CThEF.