Creu cofnodion digidol

Sut i greu a chadw cofnodion digidol o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo ar gyfer y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Cofnod digidol yw cofnod o’ch incwm neu’ch treuliau sy’n cael ei greu a’i storio gan ddefnyddio meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Bydd angen i chi neu’ch asiant greu a storio cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac o eiddo.

Mae’n rhaid i chi hefyd barhau i gadw cofnodion ar gyfer Hunanasesiad yn ôl yr arfer (yn agor tudalen Saesneg). Er enghraifft, mae’n dal i fod angen i chi gadw cofnodion gwreiddiol neu ddogfennau ategol (neu gopïau ohonynt) y gwnaethoch eu defnyddio i gyflwyno’ch Ffurflen Dreth.

Cyn creu’ch cofnodion digidol, dylech wirio eich bod wedi dilyn yr holl gamau er mwyn cofrestru, gan gynnwys awdurdodi’ch meddalwedd.

Defnyddio meddalwedd ar gyfer cadw cofnodion digidol

Cyn i chi ddechrau defnyddioCofnodion y bydd angen i chi eu cadw’n ddigidol’r gwasanaeth, bydd angen i chi gael meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm os nad ydych eisoes wedi gwneud hynny.

Gallwch gael meddalwedd sy’n gwneud y naill neu’r llall o’r canlynol:

  • creu cofnodion digidol

  • cysylltu â’ch cofnodion presennol (gelwir hyn hefyd yn ‘feddalwedd bontio’) er enghraifft y cofnodion hynny sydd mewn taenlenni

Yn dibynnu ar y math o feddalwedd rydych yn ei dewis, gallwch ddefnyddio’r naill neu’r llall o’r canlynol:

  • un cynnyrch meddalwedd hollgynhwysol sy’n gwneud popeth ac sy’n bodloni’ch holl anghenion

  • mwy nag un cynnyrch meddalwedd, a fydd yn bodloni’ch holl anghenion wrth ddefnyddio’r rhain gyda’i gilydd

Os ydych yn defnyddio un cynnyrch meddalwedd

Bydd eich meddalwedd yn caniatáu i chi greu eich cofnodion digidol, anfon eich diweddariadau chwarterol at CThEF a chyflwyno’ch Ffurflen Dreth.

Does dim angen i chi gysylltu’ch meddalwedd â chynhyrchion eraill yn ddigidol os ydych chi’n defnyddio un cynnyrch meddalwedd i wneud popeth.

Os ydych yn defnyddio mwy nag un cynnyrch meddalwedd

Mae angen i chi gysylltu - yn ddigidol - eich meddalwedd sy’n cadw cofnodion â’r feddalwedd sy’n defnyddio’ch cofnodion i wneud cyflwyniadau i CThEF.

Dylech wneud hyn pan fyddwch chi’n rhoi’r feddalwedd sy’n cydweddu yn ei lle, neu cyn i chi:

  • anfon eich diweddariadau chwarterol i CThEF
  • cyflwyno’ch Ffurflen Dreth

Unwaith i chi greu cofnod digidol a’ch bod wedi’i anfon i CThEF yn eich diweddariad chwarterol, peidiwch â symud y cofnod â llaw o fewn eich meddalwedd cadw cofnodion nac ychwaith i feddalwedd arall.

Er enghraifft, ni ddylech wneud y canlynol:

  • copïo gwybodaeth drwy ei hysgrifennu mewn cell arall neu mewn meddalwedd arall
  • defnyddio ‘torri a gludo’ neu ‘copïo a gludo’ i symud cofnodion

Sut i gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol yn eich meddalwedd

Mae gwahanol ffyrdd o gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol, gan gynnwys:

  • defnyddio celloedd cysylltiedig mewn taenlenni — er enghraifft, os oes gennych fformiwla mewn un ddalen sy’n adlewyrchu gwerth y ffynhonnell mewn cell arall, a bod y celloedd hynny yn gysylltiedig â’i gilydd
  • e-bostio taenlen sy’n cynnwys cofnodion digidol er mwyn i chi fewngludo’r wybodaeth i gynnyrch meddalwedd arall
  • trosglwyddo set o gofnodion digidol i ddyfais gludadwy (er enghraifft, cof pìn, cof bach neu yriant fflach) a’u rhoi drwy law i rywun sy’n mewngludo’r data i’w feddalwedd ei hun
  • XML, mewngludo ac allgludo CSV, a lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
  • defnyddio proses o drosglwyddo data’n awtomataidd
  • defnyddio proses o drosglwyddo rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API)

Does dim angen i chi gysylltu’r canlynol yn ddigidol:

  • cofnodion o incwm nad yw’n deillio o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, incwm o ddifidendau neu incwm o gynilion
  • meddalwedd nad yw’n cael ei defnyddio i greu cofnodion digidol o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, meddalwedd sy’n cymryd archebion neu system til sy’n cofnodi derbynebau gwerthiant
  • meddalwedd sydd ond yn cael ei defnyddio i gyflwyno’ch Ffurflen Dreth gyda meddalwedd a ddefnyddir i gadw cofnodion digidol ac anfon diweddariadau chwarterol — mae’r math cyntaf o feddalwedd yn cael y data yn uniongyrchol gan CThEF

Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd, does dim angen i chi gysylltu’ch cofnodion digidol â chofnodion y landlord arall.

Os yw’ch meddalwedd yn cysylltu â’ch cyfrif banc

Os ydych yn defnyddio meddalwedd sy’n cysylltu â’ch cyfrif banc i’ch helpu i greu cofnodion digidol, efallai y bydd angen i chi ychwanegu manylion eraill, fel y categori Hunanasesiad perthnasol.

Efallai na fydd rhai trafodion yn ymddangos yn llawn ar wefan eich banc, a bydd angen i chi eu creu ar wahân fel cofnod digidol yn eich meddalwedd.

Eich cyfrifoldeb chi yw gwirio a sicrhau bod eich cofnodion digidol yn gywir cyn anfon eich diweddariad chwarterol at CThEF.

Os ydych yn penderfynu newid eich meddalwedd

Gallwch ddysgu rhagor am yr hyn y bydd angen i chi ei wneud os byddwch yn penderfynu newid eich meddalwedd.

Pryd i ddechrau cadw cofnodion digidol

Mae pryd y mae angen i chi ddechrau creu cofnodion digidol yn dibynnu ar eich cyfnod cyfrifyddu. 

Os yw’ch cyfnod cyfrifyddu yn dod i ben ar 5 Ebrill

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o 6 Ebrill ymlaen yn y flwyddyn dreth berthnasol. Nid oes angen i chi wneud unrhyw newidiadau i’ch meddalwedd.

Os yw’ch cyfnod cyfrifyddu yn dod i ben ar 31 Mawrth

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o 1 Ebrill ymlaen yn y flwyddyn dreth berthnasol a dylech ddefnyddio cyfnodau diweddaru calendr. Bydd defnyddio cyfnodau diweddaru calendr yn hwyluso’ch gwaith o gadw cofnodion os yw’ch cyfnodau cyfrifyddu yn cyd-fynd â diwedd mis arall.

Cyn anfon eich diweddariad chwarterol cyntaf, bydd angen i chi ddewis ‘cyfnodau diweddaru calendr’ yn eich meddalwedd. Ni allwch newid hyn ar ôl i chi anfon eich diweddariad chwarterol cyntaf.

Dysgwch ragor am gyfnodau diweddaru calendr.

Cofnodion y bydd angen i chi eu cadw’n ddigidol

Mae angen i chi greu a storio cofnodion digidol o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo, er enghraifft:

  • incwm o hunangyflogaeth — gan gynnwys gwerthiannau, enillion a ffioedd
  • treuliau hunangyflogaeth — gan gynnwys cost stoc, costau teithio, costau swyddfa a chostau ariannol
  • incwm o eiddo — gan gynnwys rhent, premiymau am ganiatáu prydles, premiymau gwrthdro a chymelldaliadau
  • treuliau eiddo — gan gynnwys rhent, costau atgyweirio, cynnal a chadw neu wasanaethau eraill

Pan fyddwch chi’n creu cofnodion o’ch incwm neu dreuliau, bydd angen i chi gofnodi’r canlynol:

  • y swm
  • y dyddiad y cawsoch yr incwm, neu’r dyddiad yr aed i’r treuliau
  • categori — mae’r math o gategori y byddwch chi’n ei ddefnyddio yn dibynnu ar y math o fusnes sydd gennych

Mae’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm yn defnyddio’r un categorïau o incwm a threuliau a ddefnyddir ar gyfer Hunanasesiad.

Os ydych chi’n unig fasnachwr

Os oes gennych chi fwy nag un busnes unig fasnachwr, ar gyfer pob ffynhonnell incwm o hunangyflogaeth sydd gennych bydd angen i chi wneud y canlynol:

  • creu cofnodion digidol ar wahân
  • anfon diweddariadau chwarterol ar wahân

Er enghraifft, os ydych chi’n drydanwr yn ogystal â hyfforddwr gyrru, dylech greu un set o gofnodion digidol ar gyfer y naill fusnes a’r llall, ac anfon diweddariadau chwarterol ar wahân ar gyfer pob un.

Defnyddio’r lwfans incwm masnachu

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o’ch incwm o hunangyflogaeth a’ch treuliau a’u cynnwys yn eich diweddariadau chwarterol os gwnaethoch hawlio’r lwfans incwm masnachu ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf.

Ar ddiwedd y flwyddyn dreth, gallwch hawlio’r lwfans pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch Ffurflen Dreth gan ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu.

Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025, gwnaethoch ddefnyddio’r lwfans incwm masnachu a datgan:

  • incwm o eiddo o £60,000
  • incwm o hunangyflogaeth o £1,900 o brosiect pres poced

Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo yn ogystal â’r incwm o hunangyflogaeth, oherwydd bod eich incwm o hunangyflogaeth yn uwch na’r trothwy lwfans masnachu.

Does dim angen i chi gadw cofnodion digidol o incwm o hunangyflogaeth at ddibenion Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:

  • roedd yr incwm yn is na’r trothwy lwfans incwm masnachu
  • ni wnaethoch ddatgan yr incwm ar eich Ffurflen Dreth flaenorol

Os ydych chi’n landlord sy’n cael incwm o eiddo yn y DU

Mae’n rhaid i chi greu cofnodion digidol ar gyfer yr incwm eiddo yn y DU rydych yn ei gael a’r treuliau rydych yn eu hysgwyddo. Er enghraifft, incwm eiddo megis eich rhent, a threuliau eiddo megis costau atgyweirio.

Os oes gennych un eiddo neu fwy yn y DU, maent yn cael eu trin fel un ‘busnes eiddo yn y DU’ yn ôl y gyfraith, ac nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar wahân ar gyfer pob eiddo sydd gennych yn y DU. Mae eich cyfran o unrhyw eiddo rydych yn eu gosod ar y cyd hefyd yn rhan o’ch busnes eiddo yn y DU.

Bydd eich meddalwedd sy’n cydweddu wedyn yn adio’r cofnodion digidol hyn at ei gilydd ac yn eu cynnwys mewn un diweddariad chwarterol.

Os ydych yn landlord sy’n cael incwm o eiddo tramor

Os oes gennych incwm eiddo tramor, bydd eich cofnodion digidol yn cwmpasu’r incwm eiddo tramor rydych yn ei gael a’r treuliau rydych yn eu hysgwyddo.

Bydd rhaid i chi greu cofnodion digidol ar wahân ar gyfer y canlynol:

  • pob eiddo tramor unigol rydych yn cael incwm ohono

  • eich cyfran o’r incwm a’r treuliau os yw’r eiddo tramor yn cael ei osod ar y cyd

Fodd bynnag, caiff eich holl eiddo tramor eu trin fel un ‘busnes eiddo tramor’ yn ôl y gyfraith (gan gynnwys eich cyfran o unrhyw eiddo tramor sy’n cael ei osod ar y cyd), felly bydd eich meddalwedd sy’n cydweddu yn adio’r cofnodion digidol hyn sydd ar wahân, at ei gilydd mewn un diweddariad chwarterol.

Defnyddio’r Rhyddhad Rhentu Ystafell

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o’ch incwm Rhentu Ystafell, yna bydd y rhyddhad yn cael ei ychwanegu’n awtomatig os yw’r canlynol yn berthnasol:

  • ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf, roeddech wedi defnyddio’r rhyddhad Rhentu Ystafell ar gyfer eich cartref ac wedi cael incwm o eiddo arall yn y DU
  • ni chawsoch unrhyw incwm arall o eiddo yn y DU, ond roedd yr incwm gros o’ch eiddo yn y DU yn fwy na throthwy’r Cynllun Rhentu Ystafell (yn agor tudalen Saesneg) ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf

Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025 gwnaethoch ddatgan incwm o eiddo yn y DU o £55,000. Gwnaethoch chi ddefnyddio’r rhyddhad Rhentu Ystafell, ond nid oedd yn ofynnol i chi ddatgan yr incwm, gan ei fod yn is na’r trothwy Rhentu Ystafell.

Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich holl incwm o eiddo, gan gynnwys eich incwm Rhentu Ystafell.

Defnyddio’r lwfans incwm o eiddo

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol o’ch incwm o eiddo yn y DU a’ch treuliau a’u cynnwys yn eich diweddariadau chwarterol os gwnaethoch hawlio’r lwfans incwm eiddo ar eich Ffurflen Dreth Hunanasesiad ddiwethaf.

Ar ddiwedd y flwyddyn dreth, gallwch hawlio’r lwfans pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch Ffurflen Dreth gan ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu.

Er enghraifft, ar eich Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2024 i 2025, gwnaethoch chi ddefnyddio’r lwfans incwm o eiddo a datgan:

  • incwm o hunangyflogaeth o £64,000
  • incwm o eiddo o £1,800

Yn ystod blwyddyn dreth 2026 i 2027, bydd angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo yn ogystal â’r incwm o hunangyflogaeth, oherwydd bod eich incwm o eiddo yn uwch na’r trothwy lwfans eiddo.

Does dim angen i chi gadw cofnodion digidol o’r incwm o eiddo at ddibenion Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, os yw’r naill a’r llall beth canlynol yn berthnasol:

  • roedd yr incwm yn is na’r trothwy lwfans incwm o eiddo
  • doedd dim angen i chi ddatgan yr incwm ar eich Ffurflen Dreth flaenorol

Os yw’ch meddalwedd yn cysylltu â’ch cyfrif banc

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n cysylltu â’ch cyfrif banc i’ch helpu i greu cofnodion digidol, efallai y bydd angen i chi ychwanegu manylion eraill, fel categorïau gwariant.

Efallai na fydd rhai trafodion yn ymddangos yn llawn ar wefan eich banc, a bydd angen i chi eu creu ar wahân fel cofnod digidol yn eich meddalwedd.

Dylech wirio bod eich cofnodion digidol yn gywir cyn anfon eich diweddariad chwarterol at CThEF.

Cofnodion y gallwch ddewis eu cadw’n ddigidol

Nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer pob ffynhonnell arall o incwm rydych a ddatganwyd drwy Hunanasesiad, ond gallwch ddewis gwneud hynny. Mae hyn yn cynnwys incwm o’r canlynol:

  • cyflogaeth (TWE) 
  • eich cyfran chi fel partner unigol o’r elw o bartneriaeth 
  • difidendau (gan gynnwys y rhai o’ch cwmni’ch hun) 
  • Pensiwn y Wladwriaeth 
  • pensiynau preifat

Er enghraifft, efallai eich bod yn unig fasnachwr sydd hefyd yn cael cyfran o’r elw o bartneriaeth fel partner unigol. Bydd angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich busnes unig fasnachwr, ond ddim ar gyfer eich cyfran chi o’r elw o’r bartneriaeth.

Os byddwch yn penderfynu creu cofnod digidol o’ch incwm arall, bydd hyn yn eich helpu i gael darlun mwy cyflawn o’ch materion treth. Mae hyn oherwydd pan fyddwch yn anfon diweddariad chwarterol byddwch yn gweld amcangyfrif o’ch bil treth sy’n cynnwys yr incwm hwn.

Bydd angen i chi wirio bod gan eich meddalwedd yr opsiwn i adrodd ar y ffynhonnell incwm arall yn ystod y flwyddyn dreth. Os nad yw’r opsiwn hwn ar gael, bydd rhaid i chi gynnwys pob ffynhonnell incwm yn eich Ffurflen Dreth cyn i chi ei chyflwyno gan ddefnyddio’ch meddalwedd.

Os ydych chi’n cael incwm newydd o hunangyflogaeth ac o eiddo

Gallwch greu cofnodion digidol yn wirfoddol ar gyfer eich incwm newydd o hunangyflogaeth neu o eiddo, os ydych eisoes yn defnyddio’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm. Fodd bynnag, does dim angen i chi eu creu tan ar ôl i chi gyflwyno Ffurflen Dreth gan ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu. Dylai’r Ffurflen Dreth honno gynnwys incwm neu dreuliau o’r busnes hwnnw am y tro cyntaf.

Er enghraifft, efallai y byddwch yn dechrau busnes newydd ym mis Mai 2027. Eich Ffurflen Dreth gyntaf a fydd yn cynnwys yr incwm o’r busnes hwn fydd y Ffurflen Dreth ar gyfer blwyddyn dreth 2027 i 2028. Byddai angen i chi ei chyflwyno drwy ddefnyddio’ch meddalwedd sy’n cydweddu erbyn 31 Ionawr 2029. Yn yr achos hwn, bydd angen i chi ddechrau creu cofnodion digidol ar gyfer y busnes newydd o 6 Ebrill 2029 ymlaen, ond gallwch ddewis eu creu yn gynharach.

Treuliau na ellir eu caniatáu

Mae’r rhain yn dreuliau nad ydynt ar gyfer defnydd busnes, felly ni ellir eu hawlio ar eich Ffurflen Dreth. Nid oes angen i chi greu cofnodion digidol o’r treuliau hyn, ond os byddwch yn gwneud hynny, gallwch greu un o’r canlynol:

  • cofnod digidol o swm y gyfran sy’n cael ei chaniatáu yn unig

  • cofnod digidol o’r cyfanswm a’r gyfran na ellir ei chaniatáu

  • cofnod digidol o’r cyfanswm ac yna gwneud addasiad i gyfanswm categori — mae hyn yn golygu nad oes angen i chi addasu pob trafodyn unigol

Er enghraifft, mae gennych fil ffôn symudol sy’n dod i gyfanswm o £200. Mae’r bil yn cynnwys y canlynol:

  • £125 ar gyfer galwadau busnes (y gyfran sy’n cael ei chaniatáu)
  • £75 ar gyfer galwadau personol (sef cyfran y draul na ellir ei chaniatáu)

Os byddwch yn dewis creu cofnod o’r gyfran na ellir ei chaniatáu, dylech greu cofnod digidol o’r canlynol:

  • y draul lawn, sef £200
  • y gyfran na ellir ei chaniatáu, sef £75

Os byddwch yn dewis creu cofnod digidol o’r cyfanswm, gallwch wneud addasiad o gyfanswm y categori, cyn i chi gyflwyno eich Ffurflen Dreth. I gael rhagor o wybodaeth, dylech wirio sut i addasu eich incwm o hunangyflogaeth ac eiddo.

Treuliau symlach

Mae treuliau symlach yn ffordd o gyfrifo rhai o’ch treuliau busnes gan ddefnyddio cyfraddau unffurf yn hytrach na chreu cofnodion digidol o’ch costau busnes gwirioneddol.

Os ydych yn siŵr y byddwch yn defnyddio cynllun treuliau symlach, nid oes angen i chi greu cofnodion digidol o’ch treuliau gwirioneddol.

Os nad ydych yn siŵr, dylech greu cofnodion digidol o’ch holl dreuliau.

Os ydych yn defnyddio treuliau symlach, bydd angen i chi wneud addasiad ar gyfer hyn cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol.

Darllenwch ragor am dreuliau symlach.

Trafodion sy’n rhannol yn gyfalaf ac sy’n rhannol yn refeniw

Os oes gennych chi drafodyn sy’n rhannol yn gyfalaf ac yn rhannol yn refeniw, gallwch wneud y naill neu’r llall beth canlynol:

  • cofnodi gwerth llawn y trafodyn (gan gynnwys yr elfennau cyfalaf) — dylech wedyn wneud addasiad cyn i chi gyflwyno’ch Ffurflen Dreth
  • creu cofnod digidol o swm y refeniw yn unig

Er enghraifft, os ydych yn gwneud taliad morgais, bydd angen i chi greu cofnod digidol o naill ai’r swm llan neu’r llog. Os byddwch yn creu cofnod o’r swm llawn, bydd angen i chi wneud addasiad cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol.

Gofynion penodol o ran cadw cofnodion

Gallwch ddewis creu a chategoreiddio’ch cofnodion digidol mewn ffordd benodol os oes un o’r pethau canlynol yn berthnasol:

  • rydych yn rhoi eiddo ar osod ar y cyd â landlord arall
  • mae eich trosiant o hunangyflogaeth neu eiddo yn y DU yn is na’r trothwy TAW
  • rydych yn fanwerthwr

Darllenwch ragor am drothwyon TAW.

Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd

Mae ond angen i chi greu cofnodion digidol sy’n ymwneud â’ch cyfran chi o incwm a threuliau o’r eiddo rydych yn eu gosod ar y cyd.

Gallwch hefyd ddewis symleiddio sut rydych chi’n creu eich cofnodion digidol drwy naill ai:

  • creu cofnodion digidol llai manwl ar gyfer yr incwm a’r treuliau o’ch eiddo rydych yn eu gosod ar y cyd

  • heb gynnwys treuliau sy’n ymwneud ag eiddo wedi’u gosod ar y cyd yn eich diweddariadau chwarterol

  • gwneud y ddau

Os ydych yn creu cofnodion llai manwl

Mae hyn yn golygu y gallwch chi ddewis:

  • creu un cofnod digidol ar gyfer pob categori o eiddo (sy’n cwmpasu’r incwm rydych yn ei gael mewn cyfnod diweddaru)

  • creu un cofnod digidol ar gyfer pob categori o dreuliau eiddo rydych chi’n ei wario mewn blwyddyn dreth

Er enghraifft, gallai landlord gydag eiddo wedi’i osod ar y cyd, naill ai:

  • creu 3 chofnod digidol, sy’n dangos £1,000 o rent a gafodd bob mis

  • creu un cofnod digidol ar gyfer y chwarter, sy’n dangos y cafodd £3,000 o rent

Os nad ydych yn cynnwys treuliau yn eich diweddariadau chwarterol

Bydd angen i chi ychwanegu’r wybodaeth hon cyn i chi gyflwyno’ch Ffurflen Dreth. Gallwch wneud un o’r canlynol:

  • ail-anfon y pedwerydd diweddariad chwarterol i gynnwys y cofnodion hyn ar ôl i’r flwyddyn dreth ddod i ben

  • addasu cyfanswm y categori yn eich meddalwedd a diweddaru’ch cofnodion digidol (os oes gennych chi asiant, efallai y bydd yn ychwanegu gwybodaeth yn y modd hwn ac yn gofyn i chi ddiweddaru’ch cofnodion)

Bydd dal angen i chi gynnwys treuliau eiddo sy’n ymwneud ag eiddo rydych yn berchen arnynt yn gyfan gwbl.

Dull symlach o gategoreiddio’ch cofnodion digidol

Gallwch ddewis categoreiddio’ch cofnodion digidol yn llai manwl ar gyfer blwyddyn dreth, os oes gennych unrhyw un o’r canlynol:

  • cyfanswm trosiant o eiddo yn y DU o lai na £90,000 (mae hyn hefyd yn berthnasol os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd)
  • trosiant o ffynhonnell hunangyflogaeth sy’n llai na £90,000
  • incwm o eiddo tramor

Os oes gennych fwy nag un ffynhonnell incwm o hunangyflogaeth neu o eiddo yn y DU, dim ond os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy TAW ar gyfer pob ffynhonnell incwm y gallwch ddefnyddio’r dull symlach ar gyfer y ddwy ffynhonnell incwm.

Os ydych yn unig fasnachwr, bydd dim ond angen i chi gofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul.

Os ydych yn landlord ac yn cael incwm o eiddo yn y DU o eiddo preswyl, mae angen i chi gategoreiddio eich treuliau yn fanylach hyd yn oed os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy. Mae’n rhaid i chi wneud y canlynol:

  1. Cofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul.

  2. Os mai treuliau yw hyn, cofnodwch p’un a yw’r treuliau ar gyfer costau ariannol wedi’u cyfyngu (yn agor tudalen Saesneg).

Os yw’ch trosiant yn cyrraedd y trothwy ar gyfer TAW yn nes ymlaen

Os yw’ch trosiant yn cyrraedd £90,000, bydd angen i chi gategoreiddio’r holl gofnodion digidol ar gyfer y ffynhonnell incwm honno yn llawn cyn y gallwch anfon eich diweddariad chwarterol, gan gynnwys y rhai:

  • o ddechrau’r flwyddyn dreth bresennol
  • yn y flwyddyn dreth ganlynol

Os nad ydych chi’n categoreiddio’ch cofnodion ar gyfer y ffynhonnell incwm honno yn llawn, ni fyddwch yn gallu anfon diweddariadau chwarterol na chyflwyno’ch Ffurflen Dreth.

Os nad ydych yn siŵr a fydd eich trosiant yn cyrraedd £90,000, dylech gategoreiddio’ch cofnodion digidol yn fanwl.

Nid yw’r trothwy trosiant yn berthnasol i incwm o eiddo tramor.

Os ydych yn fanwerthwr

Gallwch ddewis creu cofnod digidol o’ch enillion gros dyddiol, yn hytrach na chofnodi’r gwerthiannau unigol rydych yn eu gwneud.

Darllenwch ragor am greu cofnodion digidol o werthiannau manwerthu (yn agor tudalen Saesneg).

Creu cofnodion digidol ar gyfer eich diweddariadau chwarterol

Bydd angen i chi greu cofnodion digidol am gyfnod chwarterol cyn y naill neu’r llall o’r canlynol:

Er enghraifft, bydd angen i chi greu cofnod digidol o’r incwm a gewch ar 30 Ebrill cyn (pob un o’r canlynol):

  • eich bod yn anfon eich diweddariad chwarterol cyntaf

  • 7 Awst — y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad hwnnw

Dylech greu cofnodion digidol mor agos at ddyddiad y trafodyn â phosibl. Bydd hyn yn eich helpu i gael trosolwg diweddaraf o’ch materion busnes.

Os ydych wedi cofrestru yn ystod y flwyddyn dreth

Os gwnaethoch gofrestru ar gyfer Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm ran o’r ffordd drwy’r flwyddyn dreth, bydd angen i chi ddal i fyny â’ch gwaith cadw cofnodion drwy greu cofnodion digidol o ddechrau’r flwyddyn dreth. Bydd y cofnodion wedyn yn cael eu cynnwys pan fyddwch yn cyflwyno eich diweddariad chwarterol cyntaf. Nid oes unrhyw gosbau am golli dyddiad cau ar gyfer diweddariad chwarterol ar gyfer blwyddyn dreth 2026 i 2027.

Darllenwch ragor o wybodaeth am y cosbau a allai fod yn berthnasol pan fyddwch yn dechrau defnyddio’r gwasanaeth.

Os ydych wedi dewis peidio â chynnwys treuliau sy’n ymwneud ag eiddo wedi’u gosod ar y cyd yn eich diweddariadau chwarterol, yna nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer y treuliau hynny bob chwarter.

Os ydych chi’n landlord sy’n gosod eiddo ar y cyd ac yn defnyddio dull symlach o gategoreiddio

Os ydych wedi dewis peidio â chynnwys treuliau sy’n ymwneud ag eiddo wedi’u gosod ar y cyd yn eich diweddariadau chwarterol, yna nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer y treuliau hynny bob chwarter.

Os ydych ond yn gwybod am eich incwm net

Os ydych ond yn gwybod beth yw’ch incwm ar ôl didynnu treuliau, (a elwir hefyd yn incwm net), mae angen i chi wneud y canlynol.

  1. Gofyn beth oedd cyfanswm yr incwm cyn didynnu treuliau.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer cyfanswm yr incwm.

  3. Creu cofnod digidol ar gyfer eich treuliau.

Os yw rhywun arall yn rhoi gwybod i chi am eich incwm o hunangyflogaeth neu o eiddo

Os bydd ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am eich incwm personol o hunangyflogaeth neu eiddo ar ôl y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad chwarterol, gallwch wneud y naill neu’r llall o’r canlynol:

  • amcangyfrif eich incwm neu dreuliau, a chadarnhau’r ffigurau cywir yn nes ymlaen
  • cofnodi’r incwm neu dreuliau unwaith i chi gael gwybod amdanynt

Mae hyn yn cynnwys ffioedd rheoli buddsoddiadau cudd neu fuddiant a drosglwyddir ar sail incwm.

Nid oes angen i chi greu cofnodion digidol ar gyfer eich cyfran chi fel partner unigol o’r elw o bartneriaeth.

Os ydych yn amcangyfrif eich incwm neu dreuliau

Dylech wneud y canlynol:

  1. Creu cofnod digidol ar gyfer y trafodyn.

  2. Diweddaru’r cofnod digidol pan fydd yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.

Yna, bydd y swm hwnnw yn cael ei gynnwys yn eich diweddariad chwarterol nesaf.

Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi ei ail-anfon a chynnwys yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.

Os ydych yn cofnodi’r incwm neu’r treuliau unwaith y bydd wedi’u cadarnhau

Dylech wneud y canlynol:

  1. Anfon diweddariadau chwarterol yn ystod y flwyddyn dreth, sy’n cadarnhau nad ydych chi wedi cael unrhyw incwm a heb wario unrhyw dreuliau ar gyfer y ffynhonnell incwm honno.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer yr incwm neu dreuliau pan fyddwch chi’n cael yr wybodaeth.

Yna, bydd y swm hwnnw yn cael ei gynnwys yn eich diweddariad chwarterol nesaf.

Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi ei ail-anfon a chynnwys yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.

Bydd angen i chi gadarnhau eich cofnodion digidol yn derfynol cyn i chi gyflwyno eich Ffurflen TAW.

Cywiro’ch cofnodion digidol

Efallai y bydd angen i chi gywiro cofnod digidol, os yw’r canlynol yn wir:

  • gwnaethoch gamgymeriad wrth greu cofnod digidol
  • gwnaethoch anghofio cofnodi incwm a gawsoch, neu dreuliau yr aed iddynt

I gywiro’ch cofnodion, efallai y bydd angen i chi newid, dileu neu greu cofnod digidol. Os gwnewch y cywiriad yn ystod y flwyddyn dreth, bydd yn cael ei chywiro pan fyddwch yn anfon eich diweddariad chwarterol nesaf.

Os oes gennych chi asiant sy’n delio â chadw’ch cofnodion, gall wneud hyn ar eich rhan.

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n creu cofnodion digidol, gallwch wneud y cywiriad yn eich meddalwedd.

Os ydych yn creu cofnodion digidol mewn meddalwedd cadw cofnodion ar wahân (er enghraifft, taenlen), dylech wneud y cywiriad yno ac yna cysylltu’ch cofnodion yn ddigidol â’ch meddalwedd bontio

Os ydych chi eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, gallwch ddewis gwneud y cywiriad drwy wneud y naill neu’r llall beth canlynol:

  • cywiro’r cofnod digidol ac ail-anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol (gall hyn fod yn haws os ydych yn unig fasnachwr neu’n landlord sy’n cadw eu cofnodion digidol eu hunain)
  • addasu cyfanswm y categori yn eich meddalwedd a hefyd ei adlewyrchu yn eich cofnodion digidol (os oes gennych chi asiant, efallai y bydd yn gwneud y cywiriad yn y modd hwn ac yn gofyn i chi ddiweddaru’ch cofnodion)

Pryd i gywiro cofnodion digidol

Os byddwch chi’n dod o hyd i wall neu wybodaeth sydd ar goll yn eich cofnodion digidol, dylech gywiro hyn cyn gynted ag y bo’ modd.

Ar ôl gwneud cywiriad, bydd angen i chi nodi hyn wrth i chi gyflwyno’ch diweddariad chwarterol nesaf.

Os ydych eisoes wedi anfon eich pedwerydd diweddariad chwarterol, bydd angen i chi wneud unrhyw gywiriadau cyn i chi gadarnhau’ch sefyllfa o ran Treth Incwm yn derfynol.

Pa mor hir y bydd angen i chi gadw eich cofnodion digidol

Bydd angen i chi gadw eich cofnodion digidol am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer blwyddyn dreth, sef 31 Ionawr. Dyma’r un faint o amser y dylech gadw cofnodion Hunanasesiad.

Yr hyn i’w wneud nesaf

Ar ôl i chi ddewis sut y byddwch yn creu ac yn cadw’ch cofnodion digidol, dylech wirio pryd y mae angen i chi anfon y diweddariadau at CThEF.