Canllawiau

Dod o hyd i ymddiriedolwyr newydd a'u penodi (CC30)

Diweddarwyd 14 Mai 2025

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

© Hawlfraint y Goron 2025

Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: psi@nationalarchives.gov.uk.

Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.

Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/finding-new-trustees-cc30/dod-o-hyd-i-ymddiriedolwyr-newydd-au-penodi-cc30

Mae ymddiriedolwyr yn chwarae rhan hanfodol, gan ysgwyddo cyfrifoldebau cyfreithiol pwysig, a chydweithio i arwain a helpu i redeg eu helusen. Ni all elusennau wneud eu gwaith hebddynt.

Efallai bod eich elusen yn chwilio am un neu fwy o ymddiriedolwyr newydd oherwydd bod gennych chi:

  • swyddi gwag nawr, neu’n disgwyl cael swyddi gwag yn fuan
  • penderfynu cynyddu nifer yr ymddiriedolwyr i helpu rhedeg eich elusen
  • wedi penderfynu bod angen rhai sgiliau neu brofiad penodol ar eich bwrdd ymddiriedolwyr
  • elusen a sefydlwyd yn ddiweddar

Mae gan bobl o bob math o gefndir sgiliau neu brofiad gwerthfawr y gallant eu cyflwyno i rôl ymddiriedolwr, wedi’u paru â’r elusen gywir.

Defnyddiwch y canllaw hwn i’ch helpu:

  • i feddwl yn fras am bwy allai fod yn ymddiriedolwr eich elusen, a sut i’w cyrraedd
  • i ddeall a allwch wella’r ffordd yr ydych yn recriwtio ymddiriedolwyr newydd

Gallwch ddirprwyo rhai agweddau ar recriwtio ymddiriedolwyr i’ch staff ac eraill. Ond, fel ymddiriedolwyr, chi sy’n gyfrifol am osod proses effeithiol.

Rhaid i chi ddilyn:

  • rheolau perthnasol yn nogfen lywodraethol eich elusen
  • rheolau cyfreithiol ynghylch pwy sy’n cael bod yn ymddiriedolwr
  • eich polisi recriwtio ymddiriedolwyr os oes un gan eich elusen

Rhaid i’ch penderfyniadau fod er lles gorau’ch elusen. Defnyddiwch ein canllaw ar wneud penderfyniadau i’ch helpu.

Beth rydym yn ei olygu wrth fwrdd ymddiriedolwyr

Mae dogfennau llywodraethu elusennau yn defnyddio termau gwahanol i gyfeirio at ymddiriedolwyr. Dyma rai enghreifftiau:

  • ymddiriedolwyr
  • aelodau’r pwyllgor
  • cyfarwyddwyr
  • llywodraethwyr
  • ymddiriedolwyr rheoli
  • cynghorwyr

Yn y canllaw hwn cyfeiriwn at grŵp ymddiriedolwyr elusen fel y “bwrdd ymddiriedolwyr.”

Gwiriwch a dilynwch reolau dogfen lywodraethol

Cyn i chi ddechrau chwilio am ymddiriedolwyr newydd, gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen. Gall ddweud:

  • beth yw’r nifer lleiaf o ymddiriedolwyr y mae’n rhaid i’ch elusen eu cael, ac a oes terfyn uchaf
  • am ba hyd y gall ymddiriedolwyr fod yn eu swyddi
  • os gall sefydliadau eraill benodi ymddiriedolwyr eich elusen
  • os oes rhaid i aelodau eich elusen ethol rhai neu bob un o’ch ymddiriedolwyr
  • pa broses y mae’n rhaid i chi ei dilyn i benodi ymddiriedolwyr newydd

Gall eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud pwy all fod yn ymddiriedolwr eich elusen. Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i rai neu bob un o’ch ymddiriedolwyr:

  • byw mewn lle penodol
  • bod yn aelod o grefydd benodol
  • bod yn ddefnyddwyr gwasanaeth eich elusen

Rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Os na wnewch hyn, gall eich penderfyniadau ynghylch ymddiriedolwr fod yn annilys.

Fel arfer gallwch newid rheolau dogfen lywodraethol nad yw bellach yn gweithio i’ch elusen.

Darllenwch y canllawiau ar y rheolau y mae’n rhaid i chi eu dilyn os ydych yn newid dogfen lywodraethol eich elusen.

Sicrhewch fod gennych ddigon o ymddiriedolwyr bob amser i ffurfio cyfarfod â chworwm

Eich cworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr yw nifer yr ymddiriedolwyr y mae’n rhaid iddynt fod yn bresennol i wneud penderfyniadau dilys. Gellir ei osod fel isafswm neu ganran.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen i ddarganfod ei chworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Gall hyn fod yn wahanol i’ch cworwm ar gyfer cyfarfodydd aelodau.

Sicrhewch fod gennych ddigon o ymddiriedolwyr bob amser i ffurfio’ch cworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Byddwch yn arbennig o ofalus am hyn pan fydd ymddiriedolwyr yn gadael eich elusen.

Fel arfer ni allwch wneud penderfyniadau dilys ynghylch ymddiriedolwyr mewn cyfarfodydd nad oes ganddynt gworwm. Ond gwiriwch eich dogfen lywodraethol am unrhyw eithriadau i hyn.

Mae’n bosibl na fydd eich rheolau cworwm yn gweithio i’ch elusen mwyach. Os felly, gallwch newid eich dogfen lywodraethu.

Meddyliwch am y sgiliau, y profiad a’r wybodaeth sydd eu hangen ar eich elusen gan ei hymddiriedolwyr

Gallwch feddwl am: ddiben, buddiolwyr, cynlluniau, cyfleoedd a heriau eich elusen. Ystyriwch ei hanghenion tymor byr a thymor hir.

Nid oes angen i chi aros am swydd wag cyn i chi gyflawni’r broses hon. Gall archwilio’r hyn sydd ei angen ar eich elusen yn rheolaidd gan ei bwrdd ymddiriedolwyr (a elwir weithiau yn “archwiliad sgiliau”) eich helpu i:

  • nodi’r sgiliau, y profiad a’r wybodaeth sydd gennych eisoes. Efallai bod gan eich ymddiriedolwyr presennol sgiliau a phrofiad nad ydych yn ymwybodol ohonynt
  • nodi unrhyw fylchau y mae angen ichi recriwtio ar eu cyfer

Gallwch hefyd ddefnyddio’r wybodaeth o’ch archwiliad sgiliau pan fyddwch yn:

  • ysgrifennu disgrifiad rôl ymddiriedolwr
  • gosod eich meini prawf ar gyfer dewis ymddiriedolwyr newydd
  • cynllunio ar gyfer swyddi gwag yn y dyfodol

Efallai y bydd angen i chi recriwtio mwy nag un ymddiriedolwr i gael y sgiliau a’r profiad pellach yr ydych wedi penderfynu sydd eu hangen ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Ystyriwch ysgrifennu rhestr o’r sgiliau, y profiad a’r wybodaeth sydd eu hangen ar eich bwrdd ymddiriedolwyr

Gall eich rhestr gynnwys cymysgedd o’r canlynol:

  • gwybodaeth neu brofiad o faes gwaith eich elusen. Er enghraifft, profiad o weithio mewn neu ddefnyddio gwasanaeth cwnsela neu dai
  • sgiliau neu brofiad penodol. Er enghraifft, mewn cyllid, llywodraethu, diogelu, digidol neu risg
  • ymddygiad neu rinweddau arbennig. Er enghraifft, ymrwymiad i ddibenion a gwerthoedd eich elusen, neu’r gallu chwarae rhan weithredol mewn trafodaethau
  • gwybodaeth neu brofiad o’r bobl, cymunedau neu ardaloedd lleol y mae eich elusen yn eu gwasanaethu
  • profiad personol neu uniongyrchol o’r achos y mae’ch elusen yn gweithio arno. Weithiau gelwir hyn yn “brofiad bywyd”
  • profiad pobl sy’n defnyddio gwasanaethau neu gyfleusterau eich elusen ar hyn o bryd, neu sy’n agos at rywun sy’n defnyddio gwasanaethau neu gyfleusterau eich elusen. Weithiau gelwir hyn yn “ymddiriedolwr defnyddiwr”

Nid yw hyn yn golygu y gall eich bwrdd ymddiriedolwyr gael arbenigwyr i ymdrin â phob pwnc, digwyddiad neu safbwynt. Mae’n ymwneud â chael grŵp medrus a chytbwys o bobl sydd, gyda’i gilydd, yn gallu rhedeg eich elusen yn effeithiol.

Gallwch chi baru eich agwedd â sefyllfa eich elusen. Ar gyfer elusennau llai neu lai cymhleth gall yr archwiliad sgiliau fod yn eithaf syml. Efallai y bydd angen ymagwedd fwy ffurfiol ar elusennau mwy neu fwy cymhleth.

Efallai y bydd rhai o’r rhain adnoddau am ddim yn ddefnyddiol pan fyddwch yn gweithio ar archwiliad sgiliau.

Ystyriwch y cymysgedd o gefndiroedd a safbwyntiau eich bwrdd ymddiriedolwyr

Ar wahân i’ch archwiliad sgiliau, gallwch hefyd ystyried y cymysgedd o gefndiroedd, nodweddion a safbwyntiau ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Er enghraifft, efallai y byddwch yn penderfynu y byddai sgiliau a safbwynt rhai ymddiriedolwyr ifanc yn elwa ar eich elusen.

Gall cael ystod amrywiol o gefndiroedd, nodweddion a safbwyntiau ar eich bwrdd eich helpu i:

  • ystyried materion o ystod ehangach o safbwyntiau
  • cael dadl a her fwy amrywiol, ac felly osgoi “meddwl grŵp” pan fyddwch yn gwneud penderfyniadau
  • cyrraedd a chadw mewn cysylltiad ag anghenion eich buddiolwyr
  • dangos i’ch cyllidwyr a rhanddeiliaid eraill bod gweithredoedd ac arferion eich elusen yn gynhwysol

Gallwch ddewis archwilio amrywiaeth eich bwrdd ymddiriedolwyr i’ch helpu i feddwl am:

  • os byddai eich elusen yn elwa ar fwrdd ymddiriedolwyr mwy amrywiol
  • os yw rolau ymddiriedolwyr yn eich elusen yn ddeniadol ac yn hygyrch i ystod eang o bobl
  • sut i gyrraedd ystod ehangach o ymgeiswyr, gyda’r sgiliau, y profiad a’r persbectifau yr ydych yn chwilio amdanynt

Cofiwch y gall eich dogfen lywodraethol osod rheolau ynghylch pwy all fod yn ymddiriedolwr eich elusen. Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i rai neu bob un o’ch ymddiriedolwyr fod yn aelodau o grefydd arbennig.

Dilynwch rheolau diogelu data bob amser a gofyn a thrin gwybodaeth bersonol yn sensitif.

Gallwch ddarllen rhagor am sut i gynnal archwiliad amrywiaeth.

Pobl neu sefydliadau eraill sydd â rôl mewn penodi eich ymddiriedolwyr

Mae’n bosibl na fydd gan ymddiriedolwyr presennol eich elusen y gair olaf am benodiadau newydd. Er enghraifft, gall dogfen lywodraethol eich elusen ddweud bod yn rhaid i rai ymddiriedolwyr fod:

  • wedi’u henwebu gan awdurdod lleol
  • wedi’u hethol gan eich aelodau

I helpu i sicrhau bod penodiadau ymddiriedolwyr er lles gorau eich elusen, gallwch ystyried:

  • hysbysu aelodau a chyrff penodi am y sgiliau a’r profiad yr ydych yn chwilio amdanynt, a pham
  • rhannu proffiliau ymgeiswyr ag aelodau cyn etholiadau
  • gofyn i gorff penodi ar gyfer mwy nag un ymgeisydd. Mae hyn er mwyn i chi allu datgan dewis yn seiliedig ar eich disgrifiad rôl

Ystyriwch osod terfynau tymor ar gyfer ymddiriedolwyr

Mae terfynau tymor yn dweud am ba mor hir y gall person aros ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Dylech ystyried a ddylech osod terfynau tymor ar gyfer ymddiriedolwyr. Mae’n bosibl bod y rhain eisoes wedi’u cynnwys yn nogfen lywodraethol eich elusen.

Mae terfynau tymor yn helpu eich bwrdd ymddiriedolwyr i:

  • dod â syniadau, sgiliau a safbwyntiau newydd i mewn yn rheolaidd
  • cael cymysgedd o ymddiriedolwyr profiadol a newydd
  • lleihau risgiau y bydd eich elusen yn unplyg ei ffyrdd
  • lleihau risgiau bod unigolion, oherwydd eu gwasanaeth hir, naill ai’n dod yn drech neu’n cyfrannu llai

Cyfraith cydraddoldeb

Os yw’ch elusen yn cael ei thalu gan awdurdod cyhoeddus i ddarparu gwasanaethau, gwiriwch a yw dyletswyddau cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn berthnasol i’ch proses o recriwtio ymddiriedolwyr.

Dileu rhwystrau a allai gyfyngu ar eich cronfa ymgeiswyr

Gall eich bwrdd elwa os gallwch gyrraedd ystod ehangach o ymgeiswyr. Mae ffyrdd ymarferol o annog hyn yn cynnwys:

Ysgrifennu disgrifiad rôl ymddiriedolwr

Gall ysgrifennu disgrifiad rôl ar gyfer ymddiriedolwyr helpu pan fyddwch yn:

  • hysbysebu swyddi gwag ymddiriedolwyr
  • trafod y rôl gydag ymgeiswyr
  • llunio rhestr fer a chyfweld ymgeiswyr

Ystyriwch gynnwys y canlynol yn eich disgrifiad rôl ymddiriedolwr:

  • y cyfrifoldebau cyfreithiol sydd gan ymddiriedolwyr
  • beth mae bod yn ymddiriedolwr eich elusen yn ei olygu
  • unrhyw ddyletswyddau penodol sydd gan y rôl. Er enghraifft, cadeirydd neu drysorydd
  • y sgiliau a’r profiad rydych chi wedi penderfynu bod eu hangen ar eich elusen ar ei bwrdd ymddiriedolwyr, a pham. Cynhwyswch y profiad sydd ei angen arnoch yn unig. Ystyriwch yr hyn y gellir ei ddysgu yn y rôl gyda’r gefnogaeth gywir
  • yr ymddygiadau a’r rhinweddau y mae’ch elusen yn eu disgwyl gan ei hymddiriedolwyr
  • faint o amser rydych yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dreulio ar eu rôl. Byddwch yn benodol am hyn. Cynhwyswch yr ymrwymiad amser sydd ei angen y tu hwnt i gyfarfodydd ffurfiol
  • terfynau tymor. Mae hyn yn golygu pa mor hir y gall pobl aros ar eich bwrdd ymddiriedolwyr

Gallwch ddefnyddio neu addasu hwn templed disgrifiad rôl.

Hysbysebu eich swydd wag ymddiriedolwr

Ystyriwch ddefnyddio ffyrdd agored a chynhwysol o ddod o hyd i ymddiriedolwyr newydd

Rydych yn fwy tebygol o ddenu ystod ehangach o bobl os nad ydych yn gwneud y canlynol yn unig:

  • dibynnu ar ffyrdd anffurfiol neu ar lafar o ddod o hyd i ymddiriedolwyr newydd
  • mynd at bobl o’r un grwpiau, cymunedau neu rwydweithiau
  • defnyddio cysylltiadau personol

Gallwch feddwl sut a ble y gallech hysbysebu eich swydd wag ymddiriedolwr i wella eich siawns o ddenu ymgeiswyr addas.

Er enghraifft, gallech hysbysebu’r swydd wag:

  • ar wefan a chyfryngau cymdeithasol eich elusen
  • yn y wasg leol neu genedlaethol
  • yng nghylchlythyr eich elusen
  • ar hysbysfyrddau lleol, ac mewn mannau lleol megis llyfrgelloedd
  • mewn cyhoeddiadau arbenigol, megis y wasg elusennol
  • i fyfyrwyr
  • i elusennau a sefydliadau cymunedol sy’n gwneud gwaith tebyg
  • i rwydweithiau proffesiynol mewn sectorau eraill
  • gyda chyflogwyr
  • i wirfoddolwyr, aelodau neu gymunedau eraill eich elusen

Gall eich elusen dalu i hysbysebu eich swydd wag.

Gallwch hefyd dalu am gymorth asiantaeth arbenigol i recriwtio ymddiriedolwyr.

Mae rhai sefydliadau yn cynnig gwasanaethau canfod ymddiriedolwyr am ddim neu am bris gostyngol. Gall y rhain hysbysebu eich swydd wag neu eich helpu i gysylltu â phobl sy’n chwilio am rôl ymddiriedolwr. Mae’r adnodd gan Getting on Board yn rhoi rhai o’r opsiynau.

Mae’n bosibl y bydd gan eich Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol lleol ddarganfyddwr ymddiriedolwyr ar-lein hefyd. Gall NAVCA eich helpu i ddod o hyd i’ch gwasanaeth lleol.

Beth i feddwl amdano ar gyfer eich hysbyseb

Ar gyfer eich hysbyseb, gallwch:

  • disgrifio waith eich elusen, i ennyn diddordeb
  • esbonio sut mae’ch elusen yn gwneud gwahaniaeth i achos neu gymuned
  • dweud beth mae ymddiriedolwyr yn ei wneud a’r cyfrifoldebau dan sylw
  • disgrifio’r sgiliau, y profiad a’r cefndir y mae eich elusen yn chwilio amdanynt
  • bod yn glir os yw’ch elusen yn agored i gefnogi a recriwtio ymddiriedolwyr tro cyntaf
  • bod yn glir eich bod yn croesawu ceisiadau gan ystod eang o bobl
  • defnyddio iaith glir

Asesu ymgeiswyr

Gallwch ystyried:

  • sut y byddwch yn llunio rhestr fer o ymgeiswyr yn erbyn eich disgrifiad rôl.
  • sut y byddwch yn dewis o blith ymgeiswyr ar y rhestr fer. Er enghraifft, os byddwch yn cynnal cyfweliadau. Unwaith eto, gallwch ddefnyddio eich disgrifiad rôl
  • pwy yn eich elusen fydd yn cymryd rhan
  • sut y byddwch yn helpu pobl i ofyn am y rôl a’i deall
  • sut i wneud eich proses ddethol yn deg, yn gynhwysol ac yn gadarnhaol. Hyd yn oed os nad ydynt yn ymuno â’ch bwrdd, gall profiad ymgeiswyr o’ch proses ddylanwadu ar eu barn am eich elusen ac a ydynt yn gwneud cais am rolau ymddiriedolwyr eraill.

Gallwch ddarllen rhagor am rhestr fer a chyfweld ar gyfer swyddi gwag ymddiriedolwyr.

Darllen pellach am recriwtio ymddiriedolwyr elusen.

Mae llawer o adnoddau ar-lein rhad ac am ddim y gallwch eu defnyddio. Lleoedd da i ddechrau yw:

Gwnewch y gwiriadau gofynnol cyn penodi ymddiriedolwyr newydd

Dywed y gyfraith na all rhai pobl fod yn ymddiriedolwr elusen.

Rhaid i chi beidio â phenodi person na chaniateir iddo yn ôl y gyfraith fod yn ymddiriedolwr.

Y terfyn oedran isaf ar gyfer ymddiriedolwyr

Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn:

  • 18 oed neu drosodd os yw’ch elusen yn anghorfforedig. Er enghraifft, os yw’n ymddiriedolaeth
  • 16 oed neu drosodd os yw’ch elusen yn gorfforedig. Er enghraifft, os yw’ch elusen yn gwmni neu’n Sefydliad Corfforedig Elusennol (SCE)

Pobl sydd wedi’u hanghymhwyso rhag bod yn ymddiriedolwr elusen

Mae’r gyfraith yn gwahardd rhai pobl rhag gweithredu fel ymddiriedolwr.

Rhesymau dros waharddiad yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

  • bod yn fethdalwr neu fod â threfniant gwirfoddol unigol (IVA)
  • bod ag euogfarn heb ei disbyddu am rai troseddau, gan gynnwys troseddau anonestrwydd neu dwyll
  • bod ar y gofrestr troseddwyr rhyw
  • cael eich diarddel yn uniongyrchol gan y Comisiwn Elusennau

Dim ond os byddwch yn gwneud cais am, ac yn derbyn, hawlildiad gan y Comisiwn yn gyntaf y gallwch benodi person anghymwys.

Darganfyddwch rhagor am y rheolau gwahardd ymddiriedolwyr.

Gwnewch wiriadau gwahardd a gwiriadau eraill cyn penodi ymddiriedolwyr newydd

Rhaid i chi ofyn i ddarpar ymddiriedolwyr wneud datganiad ysgrifenedig nad ydynt wedi’u hanghymhwyso. Gwnewch hyn cyn i chi eu penodi. Gallwch ddefnyddio’r ffurflen datganiad gwahardd hon.

Dyma’r camau lleiaf y dylech eu cymryd i ganfod a yw person wedi’i wahardd.

Dylech hefyd wirio cofrestrau swyddogol fel:

Sicrhewch wiriadau perthnasol ar gyfer swyddi ymddiriedolwyr sydd eu hangen

Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn cynnal gwiriadau cofnodion troseddol. Gallwch ddefnyddio’r gwiriadau hyn i ganfod a yw person yn gymwys ac yn addas i fod yn ymddiriedolwr eich elusen.

Os yw’ch elusen yn gweithio gyda phlant neu oedolion sy’n wynebu risg, cyn penodi ymddiriedolwr:

  • rhaid i chi bob amser gael gwiriad safonol, manylach neu uwch ar restr waharddedig gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd pan fydd y rôl yn gymwys ar gyfer un
  • os nad yw’r rôl yn gymwys ar gyfer gwiriad safonol neufanylach, mynnwch wiriad sylfaenol os yw eich asesiad risg yn dweud y dylech

Darganfyddwch pa wiriadau sydd ar gael gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

Defnyddiwch y DBS gwiriwr cymhwyster a taflenni canllaw i benderfynu pa wiriadau i’w gwneud.

Dysgwch ragor am sut mae’n rhaid i elusennau ddiogelu ac amddiffyn pobl.

Gallu meddyliol

Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn bobl yr ystyrir eu bod yn gallu rheoli eu materion eu hunain.

Ni all person gael ei benodi na pharhau fel ymddiriedolwr os yw naill ai:

  • yn ddarostyngedig i atwrneiaeth arhosol
  • mae llys wedi dweud nad ydynt bellach yn gallu rheoli eu materion eu hunain

Ystyriwch a yw gwiriadau pellach yn briodol

Mae penodi ymddiriedolwyr yn bwysig.

Mae hyn yn golygu y gallwch benderfynu bod gwiriadau cefndir pellach yn briodol cyn i chi benodi ymddiriedolwr.

Fel arfer dylech gasglu a gwirio geirda. Gall y rhain fod yn bersonol neu gan gyflogwr.

Efallai y byddwch hefyd yn penderfynu holi am neu wirio:

  • proffiliau cyfryngau cymdeithasol cyhoeddus ymgeisydd
  • agweddau eraill ar eu bresenoldeb digidol cyhoeddus ymgeisydd, megis blogiau

Chi sydd i benderfynu a yw gwiriadau pellach o’r fath yn briodol i’ch elusen. Rhaid i chi nodi’r holl ffactorau sy’n berthnasol i’ch penderfyniad. Rhai ffactorau enghreifftiol y gallai fod angen i chi eu cydbwyso yw:

  • risgiau i enw da eich elusen
  • eich cyfrifoldeb i ddiogelu eich buddiolwyr
  • sut y byddwch yn gwirio gwybodaeth
  • sut y byddwch yn cydymffurfio â rheolau diogelu data a chyfreithiol ynghylch rhyddid i lefaru
  • sut y byddwch yn hysbysu ymgeiswyr a chael eu cytundeb

Os penderfynwch ar wiriadau cefndir pellach, dylech osod polisi recriwtio ymddiriedolwyr os nad oes un gan eich elusen.

Bydd cynnwys eich ymagwedd yn eich polisi ffurfiol yn eich helpu i fod yn glir ynghylch pam yr ydych yn gwneud neu beidio â gwneud gwiriadau penodol a’r broses a ddilynwch.

Dylech gymryd cyngor os ydych yn ansicr.

Gofynnwch am wrthdaro buddiannau posibl cyn i chi benodi ymddiriedolwyr

Trafodwch wrthdaro buddiannau posibl ag ymgeiswyr. Os byddant yn datgan gwrthdaro posibl, nid yw hyn yn golygu na ddylech eu penodi. Mae gwrthdaro buddiannau yn gyffredin. Maent yn effeithio ar elusennau o bob math a maint.

Ond, fel ymddiriedolwyr, rhaid i chi ystyried sut y gall y gwrthdaro effeithio ar eich gallu i wneud penderfyniadau er lles gorau eich elusen.

Gall rhai penodiadau arwain at wrthdaro buddiannau sy’n fwy difrifol neu aml. Er enghraifft, gallai penodiad newydd olygu bod gormod o ymddiriedolwyr eich elusen:

  • yn perthyn i’w gilydd
  • â chysylltiad ariannol neu gysylltiad arall â sefydliad y mae’ch elusen yn gweithio ag ef
  • yn ddefnyddwyr gwasanaeth, neu â pherthynas agos ag un o’ch defnyddwyr gwasanaeth

Cyn i chi benodi ymddiriedolwr newydd sydd â gwrthdaro buddiannau posibl, dylech ystyried:

  • pa mor ddifrifol fydd y gwrthdaro buddiannau
  • os bydd y penodiad yn cynyddu nifer yr ymddiriedolwyr â gwrthdaro yn eich elusen
  • os, a sut, byddwch yn gallu rheoli’r gwrthdaro. Er enghraifft, ystyriwch a fydd gennych chi ddigon o ymddiriedolwyr heb wrthdaro i ffurfio cworwm

Mewn rhai achosion, bydd yn briodol peidio â phenodi person y mae gwrthdaro aml neu ddifrifol yn debygol o effeithio arno.

Darganfyddwch rhagor am wrthdaro buddiannau a sut mae’n rhaid i chi eu hadnabod a’u rheoli.

Rhoi gwybod i ymddiriedolwyr newydd am eu cyfrifoldebau cyfreithiol

Gwnewch yn siŵr bod ymddiriedolwyr newydd yn glir ynghylch:

Gweithredu gyda’ch gilydd er lles gorau eich elusen

Dylai pob ymddiriedolwr ddeall:

  • mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol gyda’i gilydd am bob penderfyniad ynghylch elusen. Er enghraifft, mae pob ymddiriedolwr yn gyfrifol am arian eich elusen, hyd yn oed os oes gennych ymddiriedolwr ag arbenigedd ariannol
  • nid yw ymddiriedolwyr yn gweithredu ar ran person neu sefydliad a’u henwebodd neu eu hethol. Rhaid i’r ymddiriedolwyr hyn (fel pob ymddiriedolwr) weithredu er lles gorau eich elusen yn unig
  • nid yw ymddiriedolwyr yn gweithredu ar ran unrhyw safbwynt yn unig. Er enghraifft, gall eich elusen recriwtio ymddiriedolwr yn rhannol oherwydd ei brofiad bywyd neu brofiad defnyddiwr gwasanaeth. Mae gan yr ymddiriedolwyr hyn statws cyfartal â’r ymddiriedolwyr eraill. Yr un yw eu rôl a’u dyletswyddau.

Penodi ymddiriedolwyr newydd

Fel arfer bydd dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud sut mae’n rhaid i chi benodi ymddiriedolwyr newydd.

Gall apwyntiadau fod gan un neu fwy o’r canlynol:

  • ymddiriedolwyr presennol eich elusen
  • aelodau eich elusen
  • pobl neu sefydliadau sydd â hawl i benodi ymddiriedolwyr. Er enghraifft, awdurdod lleol

Gall ymddiriedolwyr fod yn ex officio hefyd. Mae hyn yn golygu eu bod yn dod yn ymddiriedolwr elusen yn awtomatig oherwydd swydd sydd ganddynt. Er enghraifft, gall dogfen lywodraethol ddweud bod pennaeth ysgol yn un o ymddiriedolwyr elusen.

Rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am:

  • pwy all benodi ymddiriedolwyr
  • sut maent i wneud hyn

Os nad yw’ch elusen yn penodi ymddiriedolwyr yn gywir gall hyn:

  • arwain at anghydfodau niweidiol
  • golygu nad yw eich penderfyniadau yn ddilys

Ceisiwch gyngor os nad ydych yn siŵr sut i benodi ymddiriedolwyr.

Wrth bwy i ddweud am benodiadau ymddiriedolwyr newydd

Cyn gynted â phosibl ar ôl yr apwyntiad:

Bydd ymddiriedolwyr newydd yn derbyn pecyn croeso gan y Comisiwn.

Camau gweithredu eraill ar ôl apwyntiad ymddiriedolwr newydd

Cyn gynted â phosibl ar ôl yr apwyntiad, dylech:

  • newid mandadau banc os bydd yr ymddiriedolwr newydd yn llofnodwr cyfrif elusen
  • gwirio a oes angen i chi drosglwyddo unrhyw eiddo elusen a ddelir yn enwau ymddiriedolwyr i enw’r ymddiriedolwr newydd. Os felly, dylech hefyd ddiweddaru cofnodion y Gofrestrfa Tir

Croesawu, cynnwys a datblygu ymddiriedolwyr newydd

Fel ymddiriedolwyr, rydych chi gyda’ch gilydd yn gyfrifol am sicrhau bod pawb ar eich bwrdd ymddiriedolwyr:

  • yn cael eucynnwys ac yn gallu gwneud eu cyfraniad
  • yn meddu ar y wybodaeth a’r gefnogaeth sydd eu hangen arnynt i helpu i redeg eich elusen yn effeithiol

Gallwch wneud hyn trwy gael proses gynefino dda ar gyfer ymddiriedolwyr newydd. Bydd hyn yn eu helpu i:

  • deall eu cyfrifoldebau cyfreithiol
  • darganfod sut mae’ch elusen yn gweithio ac unrhyw gyfleoedd a heriau sydd ganddi
  • cyfrannu at ei rhedeg yn effeithiol cyn gynted â phosibl

Gall dechrau cadarnhaol hefyd helpu eich elusen i gadw ymddiriedolwyr am eu tymor llawn.

Paratowch becyn gwybodaeth ar gyfer ymddiriedolwyr newydd

Dylech ddarparu’r canlynol i ymddiriedolwr newydd:

  • dogfen lywodraethol eich elusen
  • ei adroddiad blynyddol a chyfrifon diweddaraf
  • ei gyfrifon rheoli a’i gyllidebau diweddaraf
  • cofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr diweddar
  • polisïau allweddol eich elusen. Er enghraifft: ar ddiogelu, treuliau, gwrthdaro buddiannau, cyfryngau cymdeithasol a rheolaethau ariannol mewnol
  • dogfennau am gynlluniau, blaenoriaethau a gwerthoedd eich elusen
  • unrhyw ddogfennau eraill a fydd yn helpu’r ymddiriedolwr i ddeall eich elusen a’i rôl
  • Canllawiau’r Comisiwn ynghylch cyfrifoldebau allweddol ymddiriedolwr elusen
  • canllawiau pum munud ar yr hyn y mae angen i bob ymddiriedolwr ei wybod Lle bo angen, cynlluniwch pryd y byddwch yn esbonio rôl a diben pob dogfen.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid i chi roi gwybodaeth benodol i ymddiriedolwyr newydd.

Cyflwyno ymddiriedolwyr newydd i bobl a gwaith eich elusen

Cyflwynwch ymddiriedolwyr newydd i bobl allweddol yn eich elusen. Er enghraifft, yr ymddiriedolwyr eraill a gweithwyr allweddol.

Gall y canlynol hefyd fod yn briodol dros amser:

  • ymweliadau i weld gwasanaethau a phrosiectau eich elusen
  • cyfarfodydd gyda buddiolwyr eich elusen
  • cwrdd â chyllidwyr, rhanddeiliaid a chynghorwyr eich elusen

Gofynnwch i’r unigolyn beth fyddai’n ei helpu i gymryd rhan lawn.

Cynnwys ymddiriedolwyr newydd

Gallwch adolygu sut rydych yn gweithredu fel bwrdd, ac a oes angen i chi newid unrhyw beth.

Er enghraifft, gallwch chi feddwl am:

  • hyd a fformat eich cyfarfodydd
  • os yw trafodaethau a phapurau mewn iaith syml
  • rhannu papurau bwrdd mewn da bryd fel bod ymddiriedolwyr newydd yn cael digon o amser i baratoi
  • os yw pob ymddiriedolwr yn gallu cyfrannu

Bydd gan bobl sy’n ymuno â’ch bwrdd ymddiriedolwyr anghenion gwahanol. Er enghraifft, efallai y byddwch yn recriwtio rhywun nad yw wedi bod yn ymddiriedolwr o’r blaen.

Ar y dechrau, gallwch drafod gyda phob ymddiriedolwr newydd:

  • pa wybodaeth a dysg sydd eu hangen arnynt i ddod yn ymddiriedolwr effeithiol
  • sut gallwch chi eu helpu i gael hyn yn eu blwyddyn gyntaf yn eich elusen

Ystyriwch gael trafodaethau rheolaidd gyda’r ymddiriedolwr newydd ynghylch:

  • sut maent yn addasu i’w rôl newydd
  • beth sydd ei angen arnynt i gefnogi eu cyfraniad effeithiol

Gall trafodaethau fod gyda chadeirydd eich elusen, neu ymddiriedolwr neu fentor arall.

Gall hyn eich helpu i gadw ymddiriedolwyr am eu tymor llawn.

Ystyriwch pa hyfforddiant sydd ei angen ar eich holl ymddiriedolwyr

Cynlluniwch i hyfforddi, cefnogi a datblygu eich holl ymddiriedolwyr, fel y byddech gyda gweithwyr.

Er enghraifft, gallwch ystyried:

  • cyrsiau hyfforddi unigol
  • sesiynau i bob ymddiriedolwr
  • sesiynau briffio neu weithdai fel rhan o gyfarfodydd ymddiriedolwyr

Anogwch ymddiriedolwyr i ddarllen canllawiau’r Comisiwn Elusennau.

Darllen ac anoddau pellach

Adnoddau

Dyma’r adnoddau yr ydym yn cyfeirio atynt yn y canllawiau hyn:

Gwasanaethau dod o hyd i ymddiriedolwyr am ddim neu am bris is

Mae’r adnodd hwn  yn rhestru rhai o’r opsiynau.

Efallai bod gan eich Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol lleol ganfyddwr ymddiriedolwyr ar-lein hefyd. Gall NAVCA eich helpu i ddod o hyd i’ch gwasanaethau lleol

Back to top