Codi, adennill a chofnodi TAW
Cadw cofnodion TAW
Efallai y bydd Cyllid a Thollau EM (CThEM) yn gwirio’ch cofnodion i wneud yn siŵr eich bod yn talu’r swm cywir o dreth.
Cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw
Mae’n rhaid i chi gadw cofnod o’r canlynol:
- popeth yr ydych yn ei brynu neu’n ei werthu (yn cynnwys eitemau sydd ar y gyfradd sero, y gyfradd is neu sydd wedi’u heithrio rhag TAW)
- copïau o’r holl anfonebau rydych yn eu rhoi
- pob anfoneb a gewch (copïau gwreiddiol neu electronig)
- cytundebau hunan-filio (pan fo cwsmeriaid yn paratoi’r anfoneb)
- enw, cyfeiriad a rhif TAW unrhyw gyflenwyr hunan-filio
- nodiadau debyd neu gredyd
- unrhyw nwyddau a rowch i ffwrdd neu’n eu cymryd o stoc ar gyfer eich defnydd preifat
Cadwch gofnodion busnes cyffredinol fel datganiadau banc, llyfrau arian parod, bonion sieciau, slipiau talu i mewn a rholiau til.
Dysgwch pa gofnodion sy’n rhaid i chi eu cadw pan ydych yn allforio nwyddau.
Cofnodion y mae’n rhaid i chi eu cadw’n ddigidol
Mae’n rhaid i chi gadw rhai cofnodion yn ddigidol - oni bai eich bod wedi’ch eithrio rhag dilyn rheolau Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW.
Cadwch gofnodion digidol o’r canlynol:
- y TAW ar nwyddau a gwasanaethau yr ydych yn eu cyflenwi (cyflenwadau a wnaed)
- y TAW ar nwyddau a gwasanaethau yr ydych yn eu cael (cyflenwadau a gafwyd)
- yr ‘amser cyflenwi’ a ‘gwerth y cyflenwad’ (gwerth heb gynnwys TAW) am bopeth rydych wedi’i brynu a’i werthu
- unrhyw addasiadau a wnewch i Ffurflen TAW
- trafodion tâl gwrthdro - lle rydych yn cofnodi’r TAW ar bris gwerthu a phris prynu nwyddau a gwasanaethau rydych yn eu prynu
- unrhyw gynlluniau cyfrifyddu TAW a ddefnyddiwch
- cyfanswm eich derbyniadau gros dyddiol os ydych yn defnyddio cynllun manwerthu
- eitemau y gallwch adennill TAW arnynt os ydych yn defnyddio’r Cynllun Cyfradd Unffurf
- cyfanswm eich gwerthiannau, a’r TAW ar y gwerthiannau hynny, os ydych yn masnachu aur ac yn defnyddio’r Cynllun Cyfrifyddu Aur
Cadwch gopïau digidol o ddogfennau sy’n ymdrin â nifer o drafodion a wnaed ar ran eich busnes drwy’r canlynol:
- gwirfoddolwyr ar gyfer codi arian elusennol
- busnes trydydd parti
- cyflogeion ar gyfer treuliau mewn arian mân
Sut i gadw cofnodion digidol
Defnyddiwch becyn meddalwedd sy’n cydweddu neu feddalwedd arall (megis taenlenni) sy’n cysylltu â systemau Cyllid a Thollau EM (CThEM).
Os ydych yn defnyddio mwy nag un pecyn meddalwedd ar gyfer cadw cofnodion a chyflwyno Ffurflenni TAW, mae angen i chi eu cysylltu.
Gallwch gysylltu’ch meddalwedd mewn sawl ffordd, gan gynnwys:
- defnyddio fformiwlâu i gysylltu celloedd o fewn taenlenni
- e-bostio cofnodion
- rhoi cofnodion ar ddyfais gludadwy i’w rhoi i’ch asiant
- mewnforio ac allforio ffeiliau XML a CSV
- lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
Mae hyn yn eich galluogi i gyflwyno Ffurflen TAW eich busnes ar-lein.
Nid oed angen i chi sganio anfonebau neu dderbynebau papur.
Pan ydych wedi’ch eithrio rhag cadw cofnodion digidol
Mae’n rhaid i chi ddilyn y rheolau ar gyfer y cynllun ‘Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer TAW’ drwy gadw rhai cofnodion yn ddigidol oni bai:
- mae’ch busnes yn defnyddio’r gwasanaeth GIANT TAW, er enghraifft os ydych yn un o adrannau’r llywodraeth neu’n Ymddiriedolaeth y GIG
- rydych yn gymwys am eithriad
Pa mor hir y mae’n rhaid i chi gadw cofnodion
Dechreuwch gadw cofnodion pan ydych yn cofrestru ar gyfer TAW. Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion TAW am o leiaf 6 blynedd (neu 10 mlynedd os ydych yn defnyddio’r Gwasanaeth Un Cam (GUC) ar gyfer TAW neu wedi defnyddio’r Gwasanaeth Mini Un Cam (GUC) ar gyfer TAW.
Anfonebau TAW
Dim ond busnesau sydd wedi’u cofrestru ar gyfer TAW all gyhoeddi anfonebau TAW. Os ydych wedi cofrestru ar gyfer TAW, rhaid i chi wneud y canlynol:
- anfon a chadw anfonebau dilys
- cadw copïau o’r holl anfonebau gwerthu yr ydych yn eu cyhoeddi hyd yn oed os byddwch yn eu canslo neu’n cynhyrchu un drwy gamgymeriad
- cadw pob anfoneb prynu ar gyfer eitemau rydych yn eu prynu
Dysgwch beth i’w gynnwys ar anfoneb TAW dilys.
Ni allwch adennill TAW gan ddefnyddio anfoneb annilys, anfoneb pro-forma, datganiad na nodyn dosbarthu.
Os yw cyflenwr yn anfon anfoneb anghywir atoch
Os yw cyflenwr yn anfon anfoneb atoch a bod y swm sydd i’w dalu yn anghywir, mae angen i chi ofyn i’r cyflenwr ei gywiro ac anfon anfoneb newydd.
Os ydych yn talu llai na’r swm sy’n ddyledus ar anfoneb, dim ond ar y swm a dalwyd y gallwch adennill y TAW - nid yr hyn sydd ar yr anfoneb.
Ni allwch hawlio mwy o TAW na ddangosir ar anfoneb TAW ddilys.
Cyfrif TAW
Mae’n rhaid i chi gadw cofnod ar wahân o’r TAW rydych yn ei chodi a’r TAW rydych chi’n ei thalu ar eich pryniannau. Gelwir y cofnod hwn yn ‘cyfrif TAW’.
Rydych yn defnyddio’r ffigurau o’ch cyfrif TAW i lenwi’ch Ffurflen TAW.
Nid oes unrhyw reolau ar beth ddylai cyfrif TAW edrych fel, ond mae’n rhaid iddo ddangos y canlynol:
- cyfanswm eich gwerthiannau TAW
- cyfanswm eich pryniannau TAW
- y TAW sydd arnoch gan Gyllid a Thollau EM (CThEM)
- y TAW y gallwch ei hadennill gan CThEM
- os yw’ch busnes yn defnyddio’r Cynllun Cyfradd Unffurf TAW - y ganran gyfradd unffurf a’r trosiant y mae’n berthnasol iddo
Os ydych yn fusnes yng Ngogledd Iwerddon sydd wedi’i gofrestru ar gyfer TAW, rhaid i chi hefyd ddangos y TAW ar unrhyw bryniannau neu werthiannau yn yr UE.
Dychwelyd a chyfnewid
Pan fyddwch yn dychwelyd nwyddau i gyflenwr neu os bydd cwsmer yn dychwelyd nwyddau i chi, dylech setlo balans y taliad drwy anfon naill ai:
- anfoneb newydd yn lle’r hen un
- nodyn credyd neu ddebyd
Nodwch y rhain yn eich cyfrifon a chadwch unrhyw nodiadau gwreiddiol.
Os ydych yn cyfnewid y nwyddau am nwyddau sydd â’r un gwerth, nid oes angen i chi anfon anfoneb TAW newydd.
Rhaid i’ch nodyn credyd neu’ch nodyn debyd gynnwys y canlynol:
- yr un wybodaeth â’r anfoneb TAW
- y rheswm pam y cafodd ei hanfon
- cyfanswm y credyd, heb gynnwys TAW
- rhif a dyddiad yr anfoneb TAW wreiddiol
Gwallau
Os ydych wedi gwneud camgymeriad ar eich Ffurflen TAW dylai’r cyfrif TAW ddangos y canlynol:
- y dyddiad y gwnaethoch ddarganfod y gwall
- manylion am y gwall - er enghraifft sut y digwyddodd, a sut y gwnaethoch ei gywiro
Mae’n bosibl y bydd angen i chi hefyd roi gwybod i CThEM am y gwall.
Drwgddyledion
Os nad yw cwsmer yn talu’r hyn sydd arno am nwyddau neu wasanaethau, gallwch ddileu’r anfoneb fel ‘drwgddyled’. Mae’n bosibl y gallech hawlio rhyddhad rhag TAW ar ddrwgddyledion. Gwnewch hyn yn eich Ffurflen TAW.
Os byddwch yn dileu anfoneb fel drwgddyled, mae’n rhaid i chi gadw ‘cyfrif drwgddyledion TAW’ ar wahân. Rhaid i’r ddyled fod yn hŷn na 6 mis pan fyddwch yn gwneud eich hawliad.
Mae’n rhaid i chi hawlio ad-daliad gan CThEM o fewn 4 blynedd a 6 mis o’r dyddiad pan oedd y taliad yn ddyledus neu o ddyddiad y cyflenwad (pa un bynnag oedd hwyraf).
Ar gyfer pob drwgddyled, rhaid i chi ddangos:
- cyfanswm y TAW dan sylw
- swm wedi’i ddileu ac unrhyw daliadau rydych wedi’u cael
- y TAW rydych yn ei hadennill ar y ddyled
- y cyfnod(au) TAW y gwnaethoch dalu’r TAW ac yn adennill y rhyddhad
- manylion anfoneb megis y dyddiad ac enw’r cwsmer
Mae’n rhaid i chi gadw’r wybodaeth hon am 4 blynedd ar ôl gwneud yr hawliad, neu 10 blynedd os gwnaethoch ddefnyddio’r Gwasanaeth Mini Un Cam ar gyfer TAW.
Amser cyflenwi neu bwynt treth
Mae angen i chi wybod amser cyflenwi (neu ‘pwynt treth’) trafodyn. Dyma’r dyddiad y mae’r trafodyn yn digwydd at ddibenion treth.
Mae’r pwynt treth yn rhoi gwybod i chi i ba gyfnod TAW y mae’r trafodyn yn perthyn, ac ar ba Ffurflen TAW i’w rhoi arno.
Gall y pwynt treth amrywio, ond mae fel arfer y canlynol:
| Sefyllfa | Pwynt treth |
|---|---|
| Nid oes angen anfoneb | Dyddiad y cyflenwad |
| Anfoneb TAW wedi’i chyhoeddi | Dyddiad yr anfoneb |
| Anfoneb TAW wedi’i chyhoeddi 15 diwrnod neu fwy ar ôl dyddiad y cyflenwad | Dyddiad y digwyddodd y cyflenwad |
| Taliad neu anfoneb a gyhoeddir cyn y cyflenwad | Dyddiad talu neu anfoneb (pa un bynnag sydd gynharach) |
Dyddiad y cyflenwad yw:
- ar gyfer nwyddau - y dyddiad y caiff eu hanfon, eu casglu neu eu darparu (er enghraifft, pan maent wedi’u gosod yn nhŷ’r cwsmer)
- ar gyfer gwasanaethau - y dyddiad y mae’r gwaith wedi’i orffen
Eithriadau i’r rheol pwynt treth
Os ydych yn defnyddio’r Cynllun Cyfrifyddu Arian Parod TAW, y pwynt treth yw’r dyddiad y daw’r taliad i law bob amser.
Darllenwch yr arweiniad ar sut i gyfrifo’r pwynt treth mewn sefyllfaoedd eraill. Er enghraifft, mae rheolau gwahanol o ran pwyntiau treth ar gyfer:
- rhai masnachau - fel bargyfreithwyr, adeiladu
- lle nad yw’r cyflenwad yn ‘werthiant’ – er enghraifft eitemau busnes ac sydd wedi’u cymryd ar gyfer defnydd personol
Weithiau, gall un gwerthiant arwain at 2 bwynt treth neu fwy - er enghraifft lle mae’r cwsmer yn talu blaendal ymlaen llaw, ac yna daliad terfynol.