Canllawiau

Adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen (CC29)

Diweddarwyd 22 Ebrill 2026

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

• Cyhoeddiad ar gyfer Northern Ireland
• Cyhoeddiad ar gyfer Scotland

Fel ymddiriedolwr, rhaid i chi wneud penderfyniadau yn seiliedig ar yr hyn sydd er budd gorau eich elusen yn unig. Dyma un o’ch dyletswyddau cyfreithiol. Gwrthdrawiad buddiannau yw pan fydd yr hyn sydd er budd gorau’r elusen yn gwrthdaro â, neu’n gallu gwrthdaro â:

• eich buddiannau personol, neu
• buddiannau pobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â chi

Yn aml, mae gan ymddiriedolwyr nifer o fuddiannau personol a phroffesiynol gwahanol. Er enghraifft, y cwmni maen nhw’n gweithio iddo neu elusen arall lle maen nhw’n ymddiriedolwr. Gall y buddiannau gwahanol hyn ddod â manteision, ond gallant hefyd godi gwrthdrawiad buddiannau.

Gall gwrthdrawiad buddiannau ddigwydd ym mhob math a maint o elusen. Y peth pwysig yw eich bod chi’n gwybod pryd y gall gwrthdrawiad ddigwydd, nodi pryd maen nhw’n digwydd a’u rheoli’n iawn bob tro maen nhw’n digwydd. Mae’r Comisiwn yn gweld gormod o achosion lle nad yw ymddiriedolwyr yn ymwybodol eu bod nhw’n wynebu gwrthdrawiad buddiannau.

Mae nodi a rheoli gwrthdrawiadau’n iawn yn golygu y gallwch chi ddangos eich bod chi’n cydymffurfio â’ch dyletswyddau cyfreithiol, er gwaethaf bodolaeth gwrthdrawiad buddiannau.

Mae rhai gwrthdrawiadau’n llai difrifol; gall eraill fod yn ddifrifol iawn. Po fwyaf difrifol neu gymhleth yw’r gwrthdrawiad buddiannau, y mwyaf y bydd angen i’r ymddiriedolwyr ei wneud i’w reoli’n iawn. Yn yr achosion mwyaf difrifol, gall hyn gynnwys meddwl a ddylai’r ymddiriedolwr sydd â’r gwrthdrawiad ymddiswyddo o’i rôl ymddiriedolwr.

Cyfrifoldeb holl ymddiriedolwyr elusen yw rheoli gwrthdrawiadau buddiannau, nid dim ond cyfrifoldeb y cadeirydd neu’r person sydd â’r gwrthdaro. Mae rheoli gwrthdrawiadau buddiannau yn un o’r 7 egwyddor gyfreithiol ar gyfer y broses gwneud penderfyniadau gan ymddiriedolwyr.

Os na fyddwch chi’n rheoli gwrthdrawiadau buddiannau, gallai hyn gael canlyniadau difrifol i chi a’ch elusen. Er enghraifft:

• gallai penderfyniad gael ei herio ac efallai na fydd yn ddilys. Gall eich elusen golli arian o ganlyniad a gall yr ymddiriedolwyr fod yn atebol ar y cyd i dalu’r golled o’u cronfeydd personol
• gallai enw da eich elusen gael ei niweidio, gan ei gwneud hi’n anoddach cael cyllid. Gallai hyd yn oed ymddangosiad o wrthdrawiad niweidio ymddiriedaeth a hyder eich elusen a’r cyhoedd yn ehangach mewn elusennau
• gallai fod yn dystiolaeth o gamymddwyn a/neu gamreoli ac efallai y bydd angen i’r Comisiwn Elusennau gymryd camau gweithredu.

Felly, deallwch beth yw gwrthdrawiad a sut i reoli un – cyn i chi neu ymddiriedolwr arall wynebu gwrthdrawiad buddiannau.

Mae’r canllaw hwn yn berthnasol i bob ymddiriedolwr elusennau yng Nghymru a Lloegr. Mae hyn yn cynnwys ymddiriedolwyr corfforaethol.

Beth yw gwrthdrawiad buddiannau?

Mae dau fath o wrthdrawiad buddiannau:

• gwrthdrawiad buddiannau ariannol (‘gwrthdrawiad ariannol), a
• gwrthdrawiad teyrngarwch (‘gwrthdrawiad teyrngarwch’)

Yn y canllawiau hyn, pan gyfeiriwn at ‘wrthdrawiad buddiannau’, rydym yn golygu gwrthdrawiadau ariannol a theyrngarwch.

Gwrthdrawiadau ariannol

Mae’r rhain yn digwydd pan allai ymddiriedolwr, neu berson neu sefydliad sy’n gysylltiedig â nhw person cysylltiedig) gael arian – neu rywbeth arall o werth fel gwasanaeth – o benderfyniad y mae ymddiriedolwyr yn ei wneud. Bydd gan yr ymddiriedolwr wrthdrawiad rhwng buddiannau gorau’r elusen a’u budd eu hunain naill ai mewn sefyllfa i dderbyn y budd neu fod yn gysylltiedig â pherson neu sefydliad a fydd yn gwneud hynny.

Does dim gwahaniaeth a yw gwerth y budd yn fach: mae’n dal i fod yn wrthdaro ariannol. Mae hefyd yn dal i fod yn wrthdaro os bydd eich elusen yn cael bargen dda. Er enghraifft, os yw un o’r ymddiriedolwyr yn darparu gwasanaeth i’r elusen am gost is.

Gall gwrthdaro ariannol ddigwydd mewn amrywiaeth o sefyllfaoedd. Er enghraifft, lle mae’r ymddiriedolwr (neu berson cysylltiedig)(#cpdef)) yn derbyn arian neu rywbeth arall o werth o ganlyniad i:

• darparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen
• cael eich cyflogi gan yr elusen
• benthyca arian i’r elusen
• gwerthu neu brydlesu tir neu asedau eraill (megis offer) i’r elusen
• prynu neu rentu tir neu asedau eraill o’r elusen
• cael rôl â thâl ar wahân mewn sefydliad sy’n eiddo i’r elusen ac yn cael ei reoli ganddi. Er enghraifft, fel cyfarwyddwr cwmni masnachu’r elusen

Mae hefyd yn cynnwys sefyllfaoedd lle bydd yr ymddiriedolwr yn cael gwell mynediad at wasanaeth y mae’r elusen yn ei ddarparu. Er enghraifft, os gall ymddiriedolwr elusen neuadd bentref ddefnyddio’r neuadd am bris is.

Os penderfynwch wneud taliad neu ddarparu budd i ymddiriedolwr:

• rhaid iddo fod er budd gorau’r elusen, a
• rhaid i chi reoli’r gwrthdrawiad buddiannau, a
• rhaid i chi gael pŵer neu awdurdod (caniatâd cyfreithiol) cyn i chi wneud y taliad. Darllenwch canllawiau ar daliadau a buddion ymddiriedolwyr

Gwrthdrawiadau teyrngarwch

Gall y rhain ddigwydd pan fydd penderfyniad yr elusen yn cynnwys person neu sefydliad sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr. Er enghraifft:

• priod neu bartner sifil ymddiriedolwr
• teulu agos a pherthnasau ehangach ymddiriedolwr
• cyflogwr ymddiriedolwr
• elusen arall y maent yn ymddiriedolwr iddi (hyd yn oed os oes gan yr elusen arall yr un pwrpas neu bwrpas tebyg)
• y sefydliad a’u penododd yn ymddiriedolwr
• ffrindiau ymddiriedolwr

Gall penderfyniad o’r fath gynnwys gwrthdrawiad teyrngarwch oherwydd gallai teyrngarwch neu gyfrifoldeb yr ymddiriedolwr i’r person neu’r sefydliad arall ddylanwadu ar eu proses gwneud penderfyniadau. Mae hyn yn golygu efallai na fyddant yn gallu gwneud penderfyniad yn seiliedig ar yr hyn sydd er budd gorau’r elusen yn unig.

Gall gwrthdrawiad teyrngarwch ddigwydd hefyd pan fydd elusennau’n uno neu’n newid strwythur os yw’r ddwy elusen yn rhannu rhai neu bob un o’r un ymddiriedolwyr. Mae hyn yn golygu efallai nad oes digon o ymddiriedolwyr annibynnol ar fyrddau’r naill elusen na’r llall i reoli’r gwrthdrawiad teyrngarwch.

Darllenwch enghreifftiau o wrthdrawiadau ariannol a theyrngarwch.

Person cysylltiedig

Person cysylltiedig yw person neu sefydliad sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr. Yn fras, mae hyn yn cynnwys:

• priod neu bartner sifil ymddiriedolwr
• teulu agos ymddiriedolwr
• partner busnes ymddiriedolwr
• busnesau lle mae gan ymddiriedolwr fuddiant trwy berchnogaeth neu ddylanwad

Ar gyfer gwrthdrawiadau teyrngarwch, gallai hyn hefyd gynnwys:

• cyflogwr ymddiriedolwr
• elusen arall y maent yn ymddiriedolwr iddi (hyd yn oed os oes gan yr elusen arall yr un pwrpas neu bwrpas tebyg)
• y sefydliad a’u penododd yn ymddiriedolwr
• perthnasau ehangach ymddiriedolwr
• ffrindiau ymddiriedolwr

Ar gyfer rhai sefyllfaoedd, mae’r gyfraith yn nodi pwy sy’n berson cysylltiedig. Gwiriwch pwy sy’n berson cysylltiedig pan fyddwch chi’n:

• gwerthu neu brydlesu tir elusen
• darparu nwyddau neu wasanaethau i elusen lle mae ymddiriedolwyr yn defnyddio’r pŵer statudol
• cwmni elusennol sy’n trosglwyddo neu’n derbyn ased sylweddol nad yw’n arian parod

Gall dogfen lywodraethol eich elusen hefyd ddatgan pwy sy’n berson cysylltiedig.

Os nad ydych yn siŵr a yw person neu fusnes yn berson cysylltiedig, dylech gael cyngor cyfreithiol.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen

Gwiriwch a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn nodi rheolau ynghylch gwrthdrawiadau buddiannau, megis:

• datgan y gwrthdrawiad yn gynnar
• gadael y drafodaeth berthnasol
• peidio â chymryd rhan yn y penderfyniad neu’r bleidlais berthnasol
• peidio â chyfrif yr ymddiriedolwr sydd â gwrthdrawiad yn y cworwm. Cworwm yw’r nifer neu’r gyfran leiaf o ymddiriedolwyr pleidleisio y mae’n rhaid iddynt fynychu cyfarfod i wneud penderfyniadau
• sut y gall yr ymddiriedolwyr awdurdodi gwrthdrawiad

Dylech hefyd wirio a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud nad yw gwrthdrawiadau buddiannau yn berthnasol i rai trafodion.

Os yw dogfen lywodraethol eich elusen:

• heb gynnwys unrhyw reolau o gwbl ar reoli gwrthdrawiadau buddiannau, neu
• yn cynnwys rheolau, ond mae’r rhain yn annigonol

newidiwch hi. Peidiwch ag aros nes bod ymddiriedolwr yn wynebu gwrthdrawiad buddiannau i wneud hyn.

Os yw ymddiriedolwr yn wynebu gwrthdrawiad, mae ychwanegu rheolau at y ddogfen lywodraethol yn ofyniad cyfreithiol i gwmnïau elusennol. Felly, os yw eich elusen yn gwmni, rhaid i chi ddiwygio eich Erthyglau Cymdeithasu i ychwanegu’r rheolau hyn cyn i chi wneud y penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad buddiannau.

Darllenwch yr adran nesaf o’r canllawiau hyn i ddeall sut y dylech reoli gwrthdrawiadau buddiannau. Gall hyn eich helpu i ddeall y rheolau i’w cynnwys yn eich dogfen lywodraethol.

Gallwch hefyd ddefnyddio geiriad o’r ddogfen lywodraethol enghreifftiol briodol ar gyfer eich math o elusen.

Mae rheolau cyfreithiol ar ddiwygio dogfennau llywodraethol. Darllenwch canllawiau am hyn.

Os yw eich elusen yn gwmni ac mae angen i chi wneud penderfyniad ar frys, gallwch wneud cais i’r Comisiwn i awdurdodi’r gwrthdrawiad buddiannau. Bydd angen i chi esbonio pam na allwch ddiwygio eich dogfen lywodraethol.

Os oes gennych wrthdrawiad – dull cam wrth gam o’i reoli

Mae’r adran hon yn disgrifio sut y dylech reoli gwrthdrawiadau buddiannau.

Dilynwch y camau hyn os yw dogfen lywodraethol eich elusen:

• heb gynnwys unrhyw reolau o gwbl ynghylch gwrthdaro buddiannau, neu
• yn cynnwys rheolau, ond mae’r rhain yn annigonol

Darllenwch canllawiau ychwanegol os yw eich elusen yn gwmni.

Cam 1 – Nodwch y gwrthdrawiad

Nodwch wrthdrawiadau, neu wrthdrawiadau posibl, yn gynnar. Er enghraifft, ar ddechrau pob cyfarfod ymddiriedolwyr. Mynnwch hyn fel rheol yn eich polisi gwrthdaro buddiannau fel bod yr holl ymddiriedolwyr yn ymwybodol o’r hyn a ddisgwylir ganddynt. Gall hyd yn oed ymddangosiad gwrthdrawiad nad yw wedi’i reoli niweidio’r elusen.

Peidiwch ag anwybyddu rhywbeth a allai fod yn wrthdrawiad i chi neu ymddiriedolwr arall. Siaradwch â’r ymddiriedolwyr eraill amdano os ydych chi’n ansicr.

Gall cadw cofrestr o wrthdrawiadau hefyd eich helpu i nodi gwrthdrawiadau yn gynnar. Mynnwch un yn eich elusen a gwnewch yn siŵr ei bod yn cael ei diweddaru’n rheolaidd.

Byddwch yn effro i ymddiriedolwyr sydd â gwrthdrawiad trwy wneud yn siŵr bod yr holl ymddiriedolwyr yn deall beth yw gwrthdrawiad buddiannau a’r gwahanol sefyllfaoedd y gallant godi ynddynt. Er enghraifft, lle:

• mae ymddiriedolwyr yn eich elusen sydd â chysylltiad â sefydliadau eraill gan gynnwys elusennau eraill, a allai arwain at wrthdrawiad buddiannau
• mae ymddiriedolwyr yn eich elusen sydd â chysylltiad â’i gilydd (er enghraifft maent yn perthyn i’w gilydd). Darllenwch enghraifft o hyn.

Hyd yn oed os yw’ch elusen yn cael bargen dda, mae’n rhaid i chi reoli’r gwrthdaro o hyd.

Cam 2 - Datganwch wrthdrawiadau buddiannau

Rhaid i chi ddweud wrth yr ymddiriedolwyr eraill os yw rhywbeth y mae eich elusen yn ei gynnig yn codi gwrthdrawiad ariannol neu wrthdrawiad teyrngarwch i chi. Gwnewch hyn yn gynnar, cyn i chi gael unrhyw drafodaethau am y mater neu wneud penderfyniadau amdano.

Sicrhewch fod hyn yn eitem ar yr agenda ym mhob cyfarfod ymddiriedolwyr. A gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi, yng nghofnodion eich cyfarfod, yr ymddiriedolwyr a ddatganodd wrthdrawiad buddiannau a pham.

Cam 3 – Ystyriwch gael gwared ar y gwrthdrawiad buddiannau

Fel ymddiriedolwyr, rhaid i chi beidio â chaniatáu i’r gwrthdrawiad effeithio ar eich penderfyniad.

Rhaid i chi ystyried a yw er budd gorau eich elusen i gael gwared ar y gwrthdrawiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os yw’n wrthdrawiad difrifol neu gymhleth.

Efallai y gallwch gael gwared ar y gwrthdrawiad drwy:

• peidio â bwrw ymlaen â’r cynnig. Er enghraifft, drwy benderfynu peidio â thalu ymddiriedolwr i baratoi cyfrifon yr elusen ond yn lle hynny talu cyfrifydd annibynnol
• yr ymddiriedolwr sydd â’r gwrthdrawiad yn ymddiswyddo ac yna’r ymddiriedolwyr sy’n weddill yn gwneud y penderfyniad. Er enghraifft, lle rydych chi’n cyflogi’r ymddiriedolwr. Os yw’r penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad yn cynnwys y cyn-ymddiriedolwr yn derbyn budd, rhaid awdurdodi’r budd o hyd.

Cam 4 - Rheolwch wrthdrawiadau buddiannau

Os penderfynwch beidio â chael gwared ar y gwrthdrawiad buddiannau, rhaid i chi ei reoli fel nad yw’n effeithio ar eich penderfyniad.

Rhaid i chi ddilyn:

• pwerau statudol perthnasol (pwerau statudol). Er enghraifft, os ydych chi’n defnyddio’r pŵer statudol i dalu ymddiriedolwr i ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’ch elusen, ni all yr ymddiriedolwr sy’n derbyn y taliad gymryd rhan yn y drafodaeth a’r penderfyniad i dalu.
• unrhyw gyfarwyddiadau gan y Comisiwn, er enghraifft os ydym wedi rhoi caniatâd i’ch elusen i fod o fudd i ymddiriedolwr

Fel isafswm, ar gyfer gwrthdrawiad ariannol, dylai’r ymddiriedolwr yr effeithir arno gan y gwrthdrawiad:

• datgan y gwrthdrawiad buddiannau
• gadael y drafodaeth berthnasol
• peidio â chymryd rhan yn y penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad
• peidio â chael ei gyfrif yn y cworwm

Os ydych chi’n rheoli gwrthdrawiad teyrngarwch, mae gwahanol opsiynau yn dibynnu ar ba mor ddifrifol yw’r gwrthdrawiad. Er enghraifft:

• gofyn i’r ymddiriedolwr adael y drafodaeth a’r penderfyniad ar gyfer pob penderfyniad risg uchel neu ddadleuol
• caniatáu i’r ymddiriedolwr ddarparu unrhyw wybodaeth berthnasol cyn y drafodaeth, ond yna gofyn iddynt adael y cyfarfod
• ar gyfer gwrthdrawiad teyrngarwch risg isel, caniatáu i’r ymddiriedolwr aros yn y cyfarfod ar yr amod nad ydynt yn cymryd rhan yn y penderfyniad na’r pleidleisio. Darllenwch enghraifft o hyn

Pan fyddwch chi’n gwneud y penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad, cydymffurfiwch ag egwyddorion gwneud penderfyniadau gan ymddiriedolwyr.

Mynnwch ddigon o ymddiriedolwyr heb wrthdrawiad i wneud y penderfyniad

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am cworwm eich elusen.

Rhaid i chi gael digon o ymddiriedolwyr heb wrthdrawiad yn y cyfarfod pan fydd ymddiriedolwr sydd â gwrthdrawiad yn tynnu’n ôl i wneud y penderfyniad am y mater sy’n arwain at y gwrthdrawiad.

Efallai y bydd angen i chi benodi ymddiriedolwyr newydd, annibynnol os na all eich elusen gyrraedd y cworwm pan fydd ymddiriedolwr sydd â gwrthdrawiad buddiannau yn tynnu’n ôl. Dylech fabwysiadu proses recriwtio agored i helpu i sicrhau eich bod yn penodi ymddiriedolwyr sy’n annibynnol.

Cam 5 - Cofnodwch wrthdrawiadau buddiannau

Cadwch gofnod ysgrifenedig o sut rydych chi wedi rheoli gwrthdrawiadau buddiannau. Fel arfer byddwch chi’n cofnodi’r rhain yng nghofnodion eich cyfarfodydd. Bydd hyn yn eich helpu i ddangos eich bod chi wedi gweithredu’n briodol.

Gwnewch yn siŵr eich bod chi’n cofnodi:

• beth oedd y gwrthdrawiad
• pwy neu beth yr effeithiodd arno
• pryd y cafodd ei ddatgan
• sut y gwnaethoch chi ei reoli. Er enghraifft, gofyn i’r ymddiriedolwr sydd â gwrthdrawiad buddiannau adael y trafodaethau perthnasol a pheidio â chymryd rhan yn y penderfyniad
• pa reolau a ddilynwyd gennych (er enghraifft, dogfen lywodraethol eich elusen, y gyfraith, y camau a amlinellir yn y canllawiau hyn)
• eich bod wedi cael cyngor cyfreithiol, os gwnaethoch

Polisi gwrthdrawiad buddiannau

Dylech gael polisi gwrthdaro buddiannau i’ch helpu i:

• sicrhau bod ymddiriedolwyr yn deall beth yw gwrthdrawiad buddiannau
• bod yn gyson yn y ffordd rydych chi’n rheoli gwrthdrawiadau buddiannau
• dangos eich bod chi’n cyflawni eich dyletswyddau cyfreithiol
• dangos eich bod chi’n cymryd gwrthdrawiadau buddiannau o ddifrif, er enghraifft i fuddiolwyr, cefnogwyr, rhoddwyr a chyllidwyr grantiau eich elusen

Dylai eich polisi:

• gyfeirio at eich cofrestr o wrthdrawiadau buddiannau
• cynnwys rhestr o’r wybodaeth y byddwch yn ei chasglu pan fydd ymddiriedolwyr newydd yn ymuno â’r elusen, ac yn flynyddol, cadw’ch cofrestr yn gyfredol. Gofynnwch am wrthdrawiadau buddiannau posibl cyn i chi benodi ymddiriedolwyr. Mewn rhai achosion, bydd yn briodol peidio â phenodi person sy’n debygol o gael ei effeithio gan wrthdrawiadau mynych neu ddifrifol
• nodi beth yw rheolau eich elusen, er enghraifft bod disgwyl i ymddiriedolwyr ddatgan gwrthdrawiadau ar ddechrau cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Gwnewch yn siŵr bod y rhain yn gyson â’r hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud os oes ganddi reolau ynghylch gwrthdrawiadau
• ar gyfer elusennau nad ydynt yn gwmnïau, esboniwch sut y bydd eich elusen yn rheoli gwrthdrawiadau os nad oes dogfen lywodraethol na rheolau statudol yn berthnasol

Mae’r Sefydliad Llywodraethu Siartredig (CGI) yn darparu templed polisi gwrthdrawiad buddiannau, ffurflen ddatganiad a chofrestr buddiannau, a allai fod yn addas i chi ei haddasu i ddiwallu anghenion penodol eich elusen.

Efallai yr hoffech wneud eich polisi a rhywfaint neu’r cyfan o’ch cofrestr buddiannau ar gael i’r cyhoedd. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cydymffurfio â rheolau diogelu data os penderfynwch wneud hyn.

Adolygwch eich polisi yn rheolaidd, fel ei fod yn parhau i ddiwallu anghenion eich elusen.

Gallwch ddefnyddio cronfeydd elusen i dalu costau rhesymol hyfforddiant neu adnoddau ar reoli gwrthdrawiadau buddiannau.

Rheolwch wrthdrawiad buddiannau difrifol neu gymhleth

Mae rhai gwrthdrawiadau mor ddifrifol neu gymhleth fel na all ymddiriedolwyr gydymffurfio â’u dyletswydd i weithredu er budd gorau’r elusen yn unig. Neu ni allant ddangos eu bod wedi gwneud hynny. Er enghraifft, lle mae un neu fwy o’r canlynol yn berthnasol:

• mae gwrthdrawiad buddiannau rhwng yr holl ymddiriedolwyr neu nid oes digon o ymddiriedolwyr i gyrraedd cworwm i wneud y penderfyniad
• mae gan yr elusen un ymddiriedolwr corfforaethol (fel arfer cwmni neu awdurdod lleol) sydd â gwrthdrawiad buddiannau
• mae’r penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad yn cynnwys arian neu asedau sylweddol
• mae’r penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad yn cynnwys risg sylweddol i’r elusen, gan gynnwys risg i enw da
• mae’r penderfyniad yn cynnwys trafodion cymhleth. Er enghraifft, trafodion sy’n cynnwys un neu fwy o gwmnïau sy’n gysylltiedig â’r ymddiriedolwyr

Mae’n bwysig eich bod yn cydnabod a yw gwrthdrawiad yn ddifrifol neu’n gymhleth a beth mae hyn yn ei olygu. Er enghraifft, efallai y bydd angen cyngor proffesiynol annibynnol arnoch am y cynnig er mwyn gallu dangos bod y penderfyniad er budd gorau’r elusen. Bydd hyn yn bwysig os oes angen ymglymiad y Comisiwn Elusennau arnoch.

I reoli’r gwrthdrawiad buddiannau, dylech ystyried:

• a ddylech fwrw ymlaen neu a allwch newid eich cynlluniau
• yr ymddiriedolwr sydd â gwrthdrawiad buddiannau yn ymddiswyddo. Yna byddai’r ymddiriedolwyr sy’n weddill yn gwneud y penderfyniad sy’n arwain at y gwrthdrawiad. Gwiriwch a allwch fodloni cworwm eich elusen. Os yw’r penderfyniad yn cynnwys budd i’r cyn-ymddiriedolwr, rhaid i hyn gael ei awdurdodi o hyd – penodi ymddiriedolwyr newydd, annibynnol nad ydynt wedi’u heffeithio gan y gwrthdrawiad

Ni fydd bob amser yn bosibl i newid eich cynlluniau, ac efallai y bydd er budd gorau eich elusen i fwrw ymlaen. Er enghraifft, penderfyniad i uno dwy elusen er bod gan yr ymddiriedolwyr wrthdrawiad oherwydd eu bod yn ymddiriedolwyr y ddwy elusen.

Ond rhaid i’ch penderfyniad i beidio â newid eich cynlluniau, neu i gael gwared ar y gwrthdrawiad mewn rhyw ffordd arall, fod er budd gorau’r elusen. Rhaid i chi nodi’r risgiau o fwrw ymlaen a sut y byddwch yn rheoli’r risgiau hynny. Er enghraifft, y risg o feirniadaeth gyhoeddus. Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniad.

Os penderfynwch fwrw ymlaen, rhaid i chi reoli’r gwrthdrawiad buddiannau:

• rhaid i chi sicrhau eich bod yn cydymffurfio â’r hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud
• rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw reolau cyfreithiol sy’n berthnasol i’ch elusen neu’r penderfyniad rydych chi’n ei wneud

Ceisiwch gyngor cyfreithiol os ydych chi’n ansicr ynghylch sut i reoli’r gwrthdrawiad buddiannau.

Os na all yr ymddiriedolwyr reoli’r gwrthdrawiad eu hunain, rhaid i chi gael awdurdod gan y Comisiwn Elusennau.

Darllenwch enghreifftiau o wrthdrawiadau.

Ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr

Ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr yw:

• ymddiriedolwr sydd hefyd yn defnyddio gwasanaethau neu gyfleusterau eu helusen fel buddiolwr
• ymddiriedolwr sydd â pherthynas â defnyddiwr gwasanaeth, er enghraifft fel perthynas agos neu ofalwr

Rhaid i rai elusennau gael rhai ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr. Er enghraifft:

• fel arfer rhaid i elusennau neuadd bentref gael rhai ymddiriedolwyr sy’n cynrychioli’r grwpiau sy’n defnyddio’r neuadd
• rhaid i rai ysgolion gael ambell riant-lywodraethwr fel ymddiriedolwyr

Gall ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr helpu eu cyd-ymddiriedolwyr i ddeall safbwyntiau defnyddwyr yr elusen yn enwedig wrth feddwl am benderfyniadau a allai effeithio arnynt.

Os yw penderfyniad yn cynnwys ymddiriedolwr defnyddiwr yn cael gwell mynediad at wasanaethau’r elusen na defnyddwyr eraill, rhaid i chi reoli’r gwrthdrawiad buddiannau hwnnw. Dilynwch unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol ar wrthdrawiadau yn gyffredinol neu wrthdrawiadau sy’n cynnwys ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr. Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol unrhyw reolau ar wrthdrawiadau, dilynwch y camau yn y canllawiau hyn.

Pryd mae angen i chi gynnwys y Comisiwn Elusennau

Pryd mae angen awdurdod arnoch gan y Comisiwn Elusennau

Rhaid i chi gael awdurdod (caniatâd cyfreithiol) cyn gwneud unrhyw daliadau i ymddiriedolwyr neu bobl sy’n gysylltiedig â nhw. Darllenwch canllawiau ar daliadau a buddion ymddiriedolwyr.

Mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig, os oes gennych wrthdrawiad buddiannau na allwch ei reoli, gallwch wneud cais i’r Comisiwn i awdurdodi’r gwrthdrawiad. Er enghraifft, lle mae dwy elusen (sy’n rhannu’r un ymddiriedolwyr) yn uno ac, er mwyn cyflawni’r uno, mae un elusen yn trosglwyddo ei hasedau i’r llall.

Os oes angen awdurdod arnoch, bydd angen i chi esbonio pa opsiynau eraill rydych chi wedi’u hystyried i reoli’r gwrthdrawiad buddiannau, a pham nad ydynt yn bosibl. Er enghraifft:

• dewisiadau eraill yn lle mynd ymlaen â’r mater sy’n achosi’r gwrthdrawiad
• gofyn i’r ymddiriedolwr sydd â’r gwrthdrawiad ymddiswyddo
• penodi ymddiriedolwyr newydd, annibynnol nad ydynt yn cael eu heffeithio gan y gwrthdrawiad

Pryd y gall y Comisiwn Elusennau gymryd camau rheoleiddio

Os nad yw elusen wedi nodi a rheoli gwrthdrawiad buddiannau yn briodol, efallai y bydd gan y Comisiwn Elusennau fuddiant rheoleiddio.

Gwiriwch a oes angen i chi ddweud wrth y Comisiwn amdano.

Dylech chi gywiro pethau cyn gynted â phosibl, a all gynnwys cael cyngor cyfreithiol ar eich opsiynau. Fel isafswm, gwnewch yn siŵr bod gennych chi reolau yn nogfen lywodraethol yr elusen a pholisi gwrthdrawiad i ddelio ag unrhyw wrthdrawiadau buddiannau yn y dyfodol.

Gallai’r Comisiwn gymryd camau rheoleiddio os oes pryderon difrifol yn codi o’r methiant i reoli gwrthdrawiadau. Darllenwch am sut mae’r Comisiwn yn asesu pryderon sy’n dod i’n sylw.

Enghreifftiau

Dyma rai enghreifftiau o wrthdrawiadau buddiannau, y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr eu rheoli trwy gymhwyso’r canllawiau uchod.

Yn yr holl enghreifftiau hyn, mae’n bwysig:

• cofio nad dim ond y penderfyniad cyntaf sy’n arwain at y gwrthdrawiad y mae’n rhaid ei reoli. Rhaid i ymddiriedolwyr reoli gwrthdrawiadau buddiannau bob tro y byddant yn codi
• dilynwch y rheolau ar gynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr a gwneud a chofnodi penderfyniadau

Enghraifft 1

Mae’n ofynnol i Ymddiriedolwr A fynychu cwrs hyfforddi diogelu diwrnod llawn yn yr elusen, a fydd yn digwydd yn ystod eu horiau gwaith. Bydd Ymddiriedolwr A yn colli allan yn ariannol trwy fynychu’r hyfforddiant. Maent yn gwneud cais i’r elusen am iawndal am golli enillion.

Mae gan Ymddiriedolwr A wrthdrawiad buddiannau ariannol y mae’n rhaid ei reoli pan fydd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu a ddylid gwneud y taliad hwn.

Rhaid i’r ymddiriedolwyr heb wrthdrawiad hefyd gydymffurfio â’r rheolau ar dalu ymddiriedolwyr os ydynt wedi penderfynu gwneud taliad i ymddiriedolwr A.

Enghraifft 2

Mae’r elusen yn penderfynu recriwtio uwch ymchwilydd. Mae gwraig un o’r ymddiriedolwyr (ymddiriedolwr B) yn gymwys ar gyfer y swydd a gall wneud cais. Mae Ymddiriedolwr B yn datgan gwrthdrawiad buddiannau ac nid yw’n cymryd rhan mewn unrhyw drafodaethau na gweithgaredd ynghylch y rôl na’i recriwtio. Mae’r ymddiriedolwyr yn darllen canllawiau’r Comisiwn ar gyflogi pobl sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr i wneud yn siŵr:

• eu bod yn rheoli’r gwrthdrawiad buddiannau ariannol os yw gwraig ymddiriedolwr B yn gwneud cais am y rôl
• eu bod yn cydymffurfio â’r rheolau ar dalu pobl sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr os mai gwraig ymddiriedolwr B yw’r ymgeisydd llwyddiannus

###Enghraifft 3

Mae’r elusen yn rhedeg oriel gelf leol, ac mae’n berchen ar gwmni masnachu sy’n rhedeg siop anrhegion a chaffi.

Mae gan ymddiriedolwr newydd – ymddiriedolwr C – brofiad busnes sylweddol. Mae ymddiriedolwyr yr elusen yn ystyried y byddai er budd gorau’r elusen benodi ymddiriedolwr C yn gyfarwyddwr y cwmni masnachu, sy’n rôl â thâl.

Mae gan Ymddiriedolwr C wrthdrawiad buddiannau ariannol y mae’n rhaid ei reoli.

Rhaid i’r ymddiriedolwyr hefyd gydymffurfio â’r rheolau ar gyflogi ymddiriedolwyr.

Enghraifft 4

Mae’r elusen yn hysbysebu bod llawr gwaelod ei heiddo ar gael i’w brydlesu. Mae ymddiriedolwr (ymddiriedolwr D) yn berchen ar gwmni sy’n ystyried gwneud cais i rentu’r lle.

Mae gan Ymddiriedolwr D wrthdrawiad ariannol, y mae’n rhaid iddynt ei ddatgan. Ni ddylent gymryd rhan mewn penderfyniadau ynghylch i bwy y bydd yr elusen yn prydlesu’r llawr gwaelod. Os yw’r ymddiriedolwyr heb wrthdrawiad yn penderfynu prydlesu i’r cwmni, rhaid iddynt gydymffurfio â’r gyfraith ar brydlesu tir elusen i ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig.

Enghraifft 5

Mae’r elusen yn edrych i addurno ei hadeiladau.

Mae un o’i hymddiriedolwyr (ymddiriedolwr E) yn beintiwr ac addurnwr hunangyflogedig. Mae Ymddiriedolwr E yn darparu dyfynbris, sy’n is nag eraill y mae’r elusen yn eu derbyn.

Mae’r ymddiriedolwyr yn penderfynu defnyddio’r pŵer statudol i dalu ymddiriedolwr am wasanaethau. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i’r ymddiriedolwyr fodloni rhai amodau cyfreithiol, ac un ohonynt yw bod yn rhaid i ymddiriedolwr E dynnu’n ôl o bob trafodaeth a’r penderfyniad ynghylch pwy fydd yr elusen yn contractio ag ef.

Enghraifft 6

Mae Ymddiriedolwr F yn ymddiriedolwr i ddwy elusen cartrefi gofal lleol. Mae’r ddwy elusen yn bwriadu cynnig am yr un contract awdurdod lleol.

Ni fydd Ymddiriedolwr F yn elwa’n ariannol o’r cynigion. Fodd bynnag, maent yn wynebu gwrthdrawiad teyrngarwch, y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr y ddwy elusen ei reoli.

Mae hefyd yn wrthdrawiad teyrngarwch risg uchel oherwydd gallai unrhyw wybodaeth sydd gan ymddiriedolwr F oherwydd eu rôl mewn un elusen fod o fudd i’r elusen arall.

Enghraifft 7

Mae ymddiriedolwyr elusen neuadd bentref yn edrych i gael y neuadd wedi’i hailweirio.

Y contractwr dewisol yw cwmni lleol sy’n eiddo i ffrind hirhoedlog i un o ymddiriedolwyr neuadd y pentref. Nid oes gan yr ymddiriedolwr hwn unrhyw gysylltiad â busnes eu ffrind ac nid oes unrhyw gyd-ddibyniaeth ariannol rhyngddynt.

Mae hwn yn wrthdrawiad teyrngarwch y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ei reoli.

Enghraifft 8

Mae ymddiriedolwyr elusen addysgol yn gwneud penderfyniad ynghylch cyflwyno rhaglen waith mewn canolfannau celfyddydau rhanbarthol, gan gynnwys canolfan lle mae un o’i hymddiriedolwyr (ymddiriedolwr G) yn aelod.

Mae gan Ymddiriedolwr G wrthdrawiad teyrngarwch oherwydd eu haelodaeth o’r ganolfan gelfyddydau. Rhaid i Ymddiriedolwr G ddatgan y gwrthdrawiad ond mae’r ymddiriedolwyr eraill yn penderfynu bod hwn yn wrthdrawiad risg isel a gall ymddiriedolwr G aros yn y cyfarfod ond heb gymryd rhan yn y penderfyniad na’r pleidleisio, oherwydd:

• dim ond trwy aelodaeth y mae cysylltiad ymddiriedolwr G â’r ganolfan gelfyddydau
• mae’n annhebygol y bydd aelodaeth ymddiriedolwr G yn effeithio ar eu dull o wneud y penderfyniad
• dim ond yn yr un modd ag aelodau eraill y bydd unrhyw fuddion i aelodau’r ganolfan gelfyddydau o ganlyniad i’r penderfyniad yn effeithio ar ymddiriedolwr G

Enghraifft 9

Mae’r elusen yn lle addoli. Yn dilyn storm, mae angen atgyweiriadau brys i’r to. Nid oes gan yr elusen yr holl arian sydd ei angen ar gyfer yr atgyweiriadau. Mae un o’r ymddiriedolwyr, ymddiriedolwr H, yn cynnig benthyg yr arian i’r elusen yn ddi-log, cyn belled â bod ad-daliadau misol a bod y swm llawn yn cael ei ad-dalu o fewn 12 mis.

Mae Ymddiriedolwr H yn briod ag ymddiriedolwr I. Mae ymddiriedolwr I hefyd yn frawd i ymddiriedolwr J.

Felly, mae ymddiriedolwyr H, I a J i gyd mewn gwrthdrawiad:

• mae ymddiriedolwr H yn wynebu gwrthdrawiad ariannol oherwydd eu bod â diddordeb yn ad-dalu eu benthyciad
• mae ymddiriedolwr I yn wynebu gwrthdrawiad ariannol oherwydd eu bod yn gyd-ddibynnol yn ariannol ar eu priod, ymddiriedolwr H
• nid yw ymddiriedolwr J yn gyd-ddibynnol yn ariannol ar eu brawd neu chwaer, ymddiriedolwr H, felly maent yn wynebu gwrthdrawiad teyrngarwch

Rhaid i’r ymddiriedolwyr reoli’r holl wrthdrawiadau hyn wrth benderfynu a ddylid cymryd y benthyciad a’r telerau, ac unrhyw benderfyniadau dilynol am y benthyciad.

Enghraifft 10

Mae ymddiriedolwr elusen K, sy’n elusen fach sy’n rhoi grantiau at ddibenion cyffredinol, hefyd yn ymddiriedolwr elusen sy’n gweithio gyda phobl ifanc (elusen L). Mae elusen L wedi gwneud cais i elusen K am grant i gynnal rhaglen ymwybyddiaeth iechyd meddwl i blant dan 16 oed. Mae ymddiriedolwyr elusen K yn cyfarfod ddwywaith y flwyddyn i ystyried ceisiadau am grantiau a phenderfynu pwy sy’n derbyn grantiau.

Mae gan yr ymddiriedolwr sy’n ymddiriedolwr i’r ddwy elusen wrthdrawiad teyrngarwch, oherwydd gall eu penderfyniad fel ymddiriedolwr elusen K ynghylch i bwy i ddyfarnu grantiau gael ei ddylanwadu gan eu teyrngarwch i elusen L.

Enghraifft 11

Mae awdurdod lleol (sydd hefyd yn awdurdod cynllunio) yn ymddiriedolwr maes hamdden mawr a man chwarae i blant, sy’n cael ei ddal ar ymddiriedolaeth elusennol. Mae’r awdurdod lleol wedi bod yn talu o’i gronfeydd corfforaethol am gynnal a chadw’r tir. Mae’r awdurdod lleol fel ymddiriedolwr yn ystyried cau’r man chwarae a gwerthu rhan o’r tir i’w ddatblygu i roi’r arian sydd ei angen ar yr elusen i gynnal gweddill y maes hamdden. Mae hyn yn golygu y gall yr awdurdod lleol roi’r gorau i roi cymhorthdal i’r elusen o gronfeydd cyhoeddus.

Mae’r awdurdod lleol yn wynebu gwrthdrawiad buddiannau ariannol oherwydd:

• mae’n debygol o elwa o’r gwaredu– bydd gwaredu’r tir yn ei alluogi i roi’r gorau i roi cymhorthdal i’r elusen
• yr awdurdod cynllunio fydd yn gwneud penderfyniadau ynghylch sut y gellir datblygu’r tir

Mae canllawiau ar gyfer awdurdodau lleol sy’n gweithredu fel ymddiriedolwyr ar reoli gwrthdrawiadau buddiannau a gwaredu tir elusennol.

Nodyn cyfreithiol

Y prif ffynonellau cyfraith sy’n berthnasol i’r canllawiau hyn yw Deddf Elusennau 2011 a chyfraith gyffredin.

Mae rheolau cyfreithiol eraill sy’n berthnasol yn benodol i gwmnïau elusennol a Sefydliadau Gwybodaeth Elusennol (CIOs):

• os yw eich elusen yn gwmni, y rheolau a nodir yn Neddf Cwmnïau 2006 (https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2006/46/contents)
• os yw eich elusen yn CIO, y rheolau a nodir yn [Rheoliadau Sefydliadau Corfforedig Elusennol (Cyffredinol) 2012] (https://www.legislation.gov.uk/uksi/2012/3012/contents/made)