Canllawiau

Dod o hyd i ymddiriedolwyr newydd

Diweddarwyd 7 March 2024

Applies to England and Wales

1. Cyflwyniad

1.1 Am beth mae’r canllaw hwn?

Gofynnwn i ni yn aml i gynghori elusennau ynghylch sut i recriwtio, dewis, penodi a sefydlu ymddiriedolwyr. Mae’r canllawiau hyn yn ateb rhai o’r cwestiynau mwyaf cyffredin, ac yn rhoi fframwaith ar gyfer y broses recriwtio.

Gall recriwtio, dewis ac yna sefydlu un neu ragor o ymddiriedolwyr newydd i’r elusen ddylanwadu’n fawr ar ba mor effeithiol y mae’r elusen yn y dyfodol. Pan fydd popeth yn gweithio’n dda, gall arwain at fwrdd ymddiriedolwyr cytbwys ac effeithiol ac elusen effeithiol sy’n cael ei rheoli’n dda. Fodd bynnag, os yw’r prosesau hyn yn wan, mae’n bosib y bydd gallu’r bwrdd ymddiriedolwyr i reoli’r elusen yn cael ei effeithio, ac yn yr achosion gwaethaf gall arwain at broblemau mawr i’r elusen a’i buddiolwyr.

1.2 ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth ydym yn ei olygu

Mae’r gair ‘rhaid’ yn cael ei ddefnyddio pan fydd gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Mae ‘dylai’ yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y canllawiau arfer da lleiaf y dylech eu dilyn oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

Cynigiwn gyngor llai ffurfiol hefyd ac argymhellion a allai fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr yn eu gwaith o reoli eu helusen.

1.3 Cwmpas y canllaw hwn

Mae’r canllaw hwn yn cwmpasu ystod o feysydd allweddol ynghylch recriwtio a phenodi ymddiriedolwyr newydd. Mae rhai o’r materion yn gymhleth ac mae cyfreithiau a rheoliadau gwahanol sy’n ymwneud

â mathau gwahanol o elusennau yn gymwys iddynt. Ni ddylech ddibynnu ar y canllaw hwn i fod yn ddisgrifiad manwl neu gyflawn o’r materion cyfreithiol sy’n effeithio ar eich elusen chi. Mae’n rhoi cyflwyniad a throsolwg cyffredinol, ac yn tynnu sylw at y meysydd hynny lle y gallai fod angen cyngor pellach arnoch.

1.4 Defnyddio’r canllaw hwn

Mae patrwm y canllawiau hyn yn dilyn y prif benawdau a ddefnyddir yn yr adran nesaf. O dan bob pennawd, gofynnwn gyfres o gwestiynau perthnasol y gall ymddiriedolwyr newydd neu ymddiriedolwyr cyfredol eu codi am y broses recriwtio a sefydlu. Yn gyffredinol rhown ateb cryno (‘Yr ateb byr’), ac yna awn ymlaen i roi esboniad pellach a chefndir (‘Yn fwy manwl’).

1.5 Ffynonellau eraill o gymorth a chyngor

Mae nifer o adnoddau y gall ymddiriedolwyr eu defnyddio i’w helpu. Ceisiwn annog ymddiriedolwyr i ddefnyddio arbenigedd sefydliadau perthnasol i’w cynorthwyo i redeg eu helusennau mewn modd mor effeithiol â phosibl.

1.6 Rhai termau technegol a ddefnyddir

Bwrdd ymddiriedolwyr yw corff llywodraethu’r elusen. Gall gael ei alw’n bwyllgor rheoli, pwyllgor gweithredol neu fwrdd cyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddo.

Dogfen lywodraethol: Dogfen gyfreithiol sy’n pennu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, ewyllys, trawsgludiad, siarter frenhinol, cynllun y comisiwn, neu’n ddogfen ffurfiol arall.

Elusen gorfforedig: Elusen sydd hefyd yn gwmni neu sydd â statws cyfreithiol tebyg i endid corfforedig yn ôl y gyfraith.

Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gellir eu galw’n ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, aelodau’r pwyllgor, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gellir cyfeirio atynt trwy ddefnyddio rhyw deitl arall.

2. Golwg cyflym ar recriwtio ymddiriedolwyr

Mae’r adran hon yn crynhoi prif gamau recriwtio ymddiriedolwyr newydd ac mae’n disgrifio trefn digwyddiadau arferol.

2.1 Cychwyn arni

(1) Mae’r elusen yn adnabod bod angen ymddiriedolwyr newydd arni. Efallai fod swyddi gwag wedi codi ar ôl i ymddiriedolwyr ymddiswyddo, neu efallai fod yr ymddiriedolwyr cyfredol wedi penderfynu bod angen un neu ragor o ymddiriedolwyr newydd sy’n meddu ar sgiliau penodol i helpu gweinyddu’r elusen yn fwy effeithiol.

(2) Mae’r ymddiriedolwyr yn cytuno ar y sgiliau, y profiad a’r gwybodaeth sydd eu hangen, ac yn nodi hyn ar ffurf disgrifiad swydd byr a manyleb person.

(3) Mae’r ymddiriedolwyr yn cytuno ar y cyfrifoldebau a’r broses recriwtio, a thrwy wneud hynny, maent yn gofalu eu bod yn cydymffurfio ag unrhyw ofynion penodol a bennir yn nogfen lywodraethol yr elusen. Gall peth o’r gwaith gael ei ddirprwyo i is-grwˆ p o ymddiriedolwyr, ond y bwrdd ymddiriedolwyr cyfan sy’n parhau i reoli’r broses a’r penderfyniadau.

2.2 Cael hyd i ymddiriedolwyr posib

(4) Mae’r ymddiriedolwyr yn ystyried y dulliau gorau o ddenu amrywiaeth eang o ymgeiswyr sy’n meddu ar y sgiliau sydd eu hangen ar yr elusen. Gall hyn gynnwys hysbysebu yn y wasg leol a/neu arbenigol a defnyddio gwasanaethau broceriaeth ymddiriedolwyr.

(5) Mae rhestr fer yn cael ei pharatoi ac mae cyfweliadau’n cael eu cynnal yn erbyn meini prawf a gytunwyd. Mae panel bach o ymddiriedolwyr yn cynnal y cyfweliadau, a gofynnir cwestiynau tebyg i bob ymgeisydd er mwyn sicrhau agwedd deg a gwrthrychol. Cedwir nodiadau o bob cyfweliad.

(6) Mae’r ymgeiswyr llwyddiannus yn cael eu hadnabod a’u gwahodd i ymuno â’r ymddiriedolwyr, yn amodol ar eirdaon, archwiliad cefndir ffurfiol a chymeradwyaeth y bwrdd ymddiriedolwyr llawn. Rhoddir gwybod i ymgeiswyr aflwyddiannus ac estynnir diolch iddynt am fynegi diddordeb.

2.3 Archwilio cefndir ymddiriedolwyr posib

(7) Mae’r ymddiriedolwyr yn sicrhau bod yr ymgeiswyr heb gael eu hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr, a gofynnir i ymgeiswyr gadarnhau yn ysgrifenedig mai dyma yw’r achos.

(8) Gofynnir i ymgeiswyr ystyried a datgan unrhyw wrthdaro buddiannau sy’n bodoli neu a all godi.

(9) Os yw’r elusen yn gweithio gyda phlant neu oedolion sy’n agored i niwed, bydd yr ymddiriedolwyr yn ceisio unrhyw wiriadau priodol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

(10) Yn dilyn yr archwiliadau a’r datganiadau, mae’r ymddiriedolwyr yn penderfynu bwrw ati a ffurfioli penodi’r ymddiriedolwyr newydd.

2.4 Penodi

(11) Mae’r ymddiriedolwyr yn edrych ar ddogfen lywodraethol yr elusen er mwyn sicrhau eu bod yn penodi’r ymddiriedolwyr newydd mewn ffordd briodol a chyfreithiol.

(12) Mae Cadeirydd yr elusen yn ysgrifennu at y darpar ymddiriedolwyr, gan nodi eu dyletswyddau a’r hyn y mae’r elusen yn ei ddisgwyl ganddynt; gofynnir iddynt arwyddo a dychwelyd copi o’r llythyr.

(13) Mae pecyn gwybodaeth am yr elusen yn cael ei anfon i’r ymddiriedolwyr newydd, ac mae proses sefydlu lawn yn cael ei threfnu. Mae’r ymddiriedolwyr newydd yn cwrdd ag ymddiriedolwyr yr elusen ac eraill sy’n ymwneud â’r elusen, megis aelodau staff, gwirfoddolwyr a buddiolwyr.

(14) Mae’r ymddiriedolwyr newydd yn mynychu eu cyfarfod bwrdd cyntaf ac yn cael eu croesawu. Mae pob parti perthnasol, megis noddwyr a chyfreithwyr ac archwilwyr yr elusen, yn cael gwybod am y penodiadau newydd.

3. Cychwyn arni

Efallai eich bod chi’n ystyried gwahodd aelodau newydd i ymuno â’r bwrdd ymddiriedolwyr. Yn gyntaf, dylech sicrhau eich bod yn ymwybodol o unrhyw ofynion perthnasol yn nogfen lywodraethol yr elusen, megis:

• oes nifer mwyaf neu nifer lleiaf o ymddiriedolwyr?
• sut dylen nhw gael eu penodi?
• am faint allan nhw aros yn y swydd?

Dylech hefyd ystyried cwestiynau fel:

• pa sgiliau, gwybodaeth neu brofiad newydd sydd eu hangen ar y bwrdd?
• oes grwpiau budd penodol y gallai’r ymddiriedolwr newydd eu cynrychioli?
• ddylai’r bwrdd ymddiriedolwyr fod yn fwy amrywiol na’r bwrdd presennol? Er enghraifft, cynnwys pobl o wahanol gefndiroedd cymdeithasol neu ethnig neu gynnwys pobl ag anableddau.

3.1 Pa mor bwysig yw ymddiriedolwyr i elusen?

Yr ateb byr

Mae ymddiriedolwyr yn holl bwysig. Mae’n bwysig iawn i unrhyw elusen gael ymddiriedolwyr sy’n ymroddedig i’w tasg ac sy’n meddu ar y sgiliau, yr wybodaeth a’r profiad y mae eu hangen ar yr elusen.

Yn fwy manwl

Mae ymddiriedolwyr yn chwarae rôl hanfodol yn y gwaith o reoli elusennau. Mae ganddynt lawer i’w gyfrannu hefyd i’w llwyddiant. Er enghraifft, gallant:

• fod yn gyfrwng cyfathrebu â chymunedau y mae elusen yn bodoli i’w gwasanaethu
• dod â phrofiad proffesiynol neu brofiad arall gwerthfawr i elusennau
• helpu i sicrhau bod elusennau’n cael eu rheoli’n dda trwy benodi uwch staff gweithredol

3.2 Pa fath o berson fydd yn gwneud ymddiriedolwr da?

Yr ateb byr

Mae gan y rhan fwyaf o bobl rywfaint o sgiliau, gwybodaeth neu brofiad y gallant eu cynnig i elusen. Dylai ymddiriedolwyr ddangos ymrwymiad personol cryf i nodau ac amcanion yr elusen. Mae hefyd yn hanfodol nad oes unrhyw rwystrau cyfreithiol neu rwystrau eraill i benodi ymddiriedolwr.

Yn fwy manwl

Pan fydd ymddiriedolwyr yn ystyried recriwtio ymddiriedolwr neu ymddiriedolwyr newydd, man cychwyn da yw edrych ar ba sgiliau, gwybodaeth a phrofiad y mae eu hangen er mwyn sicrhau bod yr elusen yn cael ei rheoli’n dda ac yn cael ei gweinyddu’n effeithiol, yn effeithlon ac yn briodol yn unol â maint a chymhlethdod yr elusen. Nid yw hyn yn golygu y dylai byrddau ymddiriedolwyr gynnwys arbenigwyr i ymdrin â phob sefyllfa a all godi.

Mae’r broses hon yn werthfawr ynddi’i hun ac argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn adolygu sgiliau’r bwrdd ymddiriedolwyr yn gyson yn hytrach nag aros nes bod swydd wag ymddiriedolwr yn codi. Gall sgiliau ymddiriedolwyr amrywio o ran natur o sgiliau ariannol, cadw llyfrau neu farchnata i gysylltiadau â chymunedau perthnasol neu ddefnyddwyr gwasanaeth. Mae hefyd yn bwysig bod yr amser a’r egni angenrheidiol gan yr ymddiriedolwr i’w neilltuo i’r elusen.

Mae asesu neu werthuso sgiliau’r ymddiriedolwyr cyfredol yn ffordd dda o adnabod unrhyw fylchau y mae angen eu llenwi. Bydd hyd a lled yr asesiad yn amrywio yn ôl maint a natur yr elusen. Ar gyfer elusennau llai a llai cymhleth gall yr asesiad fod yn eithaf syml, ond ar gyfer elusennau mwy a mwy cymhleth gall fod angen mabwysiadu dull gweithio mwy ffurfiol a strwythuredig.

Gall yr asesiad hwn, yn ogystal ag adnabod unrhyw fwlch sgiliau yn y bwrdd ymddiriedolwyr, helpu ffurfio’r sail ar gyfer ‘disgrifiad swydd’ i ymddiriedolwyr newydd. Gall fod yn ffordd ddefnyddiol o ddisgrifio’r rôl i ymddiriedolwyr newydd neu ddarpar ymddiriedolwyr, gan gynnwys faint o amser y bydd angen iddynt ei ymrwymo er mwyn cyflawni eu dyletswyddau newydd. Argymhellwn fod disgrifiadau swyddi yn cael eu paratoi ar gyfer pob ymddiriedolwr. Yn aml bydd elusen yn cael budd o ymddiriedolwyr sy’n adlewyrchu’r cymunedau a’r ardaloedd y mae’r elusen yn bodoli i’w gwasanaethu, ac sy’n adnabod y cymunedau a’r ardaloedd hynny.

Mae sicrhau nad oes unrhyw rwystrau cyfreithiol i benodi ymddiriedolwr yn hanfodol hefyd.

Gwybodaeth bellach

Mae Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA) a Chyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO) yn cynhyrchu disgrifiadau swyddi enghreifftiol i ymddiriedolwyr elusen. Mae ICSA hefyd yn cynhyrchu disgrifiadau swyddi penodol i gadeiryddion, ysgrifenyddion a thrysoryddion elusennau. Gall aelodau. Gall y Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Ymddiriedolwyr ac Aelodau Pwyllgor Rheoli fod yn adnodd defnyddiol i lunio swydd-ddisgrifiad.

Cewch fwy o wybodaeth ar bwy all ac na all fod yn ymddiriedolwr yn adran 5.

3.3 Ddylai elusen geisio gael bwrdd ymddiriedolwyr amrywiol?

Yr ateb byr

Dylai. Mae bwrdd amrywiol yn fwy tebygol o gynnwys ystod ehangach o sgiliau, gwybodaeth a phrofiad nag un culach ei sail. Wrth baratoi i recriwtio ymddiriedolwyr newydd, dylai elusen, yn gyffredinol, geisio cynyddu neu o leiaf cynnal amrywiaeth ei bwrdd ymddiriedolwyr.

Yn fwy manwl

Gall bwrdd ymddiriedolwyr amrywiol hefyd helpu sicrhau bod yr elusen yn deg ac yn agored ym mhob agwedd ar ei busnes, er enghraifft, rhoi grantiau neu gyflwyno gwasanaethau.

Credwn y bydd rheolaeth elusennau yn gwella os yw ymddiriedolwyr yn cael eu recriwtio o ystod ehangach o gefndiroedd. Mae hyn yn cynnwys ymddiriedolwyr o rannau o’r gymuned sydd heb chwarae rhan fawr mewn elusennau yn draddodiadol, megis pobl ifanc, pobl o gymunedau lleiafrifoedd ethnig a phobl ag anableddau. Gall creu bwrdd amrywiol hefyd helpu cynyddu atebolrwydd a ffydd y cyhoedd.

Hefyd, mae rhai gofynion deddfwriaethol y mae’n rhaid i elusennau gydymffurfio â nhw; er enghraifft, mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn rhoi dyletswydd gyffredinol ar ‘awdurdodau cyhoeddus’ i ddileu gwahaniaethu ar seiliau arbennig a hybu cyfle cyfartal. Mae’n rhaid i unigolyn neu sefydliad nad yw’n awdurdod cyhoeddus ond sy’n cyflawni swyddogaethau cyhoeddus roi sylw dyledus i’r materion hyn hefyd. Mae’r gwasanaethau a ddarperir gan rai elusennau wedi’u cynnwys o fewn y diffiniad hwn, ac mae’r ddeddfwriaeth yn rhywbeth y dylai elusen sy’n cael ei gweinyddu’n effeithiol geisio gweithio tuag ato.

Gwybodaeth bellach

Cewch fwy o fanylion ynghylch sut i wneud bwrdd ymddiriedolwyr yn fwy amrywiol yn adran 4.6. Mae NCVO yn rhoi gwybodaeth ar y gofynion deddfwriaethol ynghylch amrywiaeth. Mae WCVA yn ymdrin â’r rhain a gofynion cyfreithiol eraill yn ‘Cod cyflogaeth da - adnodd i sefydliadau gwirfoddol a chymunedol’ a ‘Chanllaw cyflogaeth i adeiladau cymunedol (a grwpiau gwirfoddol eraill)’.

3.4 Pwy sy’n gyfrifol am recriwtio ymddiriedolwyr newydd?

Yr ateb byr (Gofyniad cyfreithiol)

Yr ymddiriedolwyr cyfredol sy’n gyfrifol am recriwtio ymddiriedolwyr newydd. Mae’n rhaid iddynt arolygu a rheoli proses agored ac effeithlon a gweithredu er lles gorau’r elusen bob amser.

Yn fwy manwl

Mae ymddiriedolwyr cyfredol yn gyfrifol yn gyfreithiol am recriwtio ymddiriedolwyr newydd. Gall ymddiriedolwyr elusennau sy’n cyflogi staff ddirprwyo rhai agweddau ar recriwtio staff, ond mae’n rhaid iddynt sicrhau eu bod yn cadw cyfrifoldeb cyffredinol a rheolaeth dros y prosesau recriwtio, dewis a sefydlu.

Wrth recriwtio ymddiriedolwyr newydd, rhaid i’r ymddiriedolwyr cyfredol weithredu er lles gorau’r elusen. Er mwyn sicrhau mai dyma yw’r achos, a’u bod mewn sefyllfa i esbonio i’r ymddiriedolwyr newydd yr hyn a ddisgwylir ganddynt, mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr cyfredol fod yn glir yn eu meddyliau eu hunain am ddibenion ac amcanion yr elusen, yn ogystal â’u dyletswyddau a’u cyfrifoldebau mwy cyffredinol fel ymddiriedolwyr.

4. Cael hyd i ddarpar ymddiriedolwyr

Mae amrywiaeth o ddulliau y gall byrddau ymddiriedolwyr eu defnyddio i recriwtio ymddiriedolwyr newydd. Mae ein profiad a’n gwaith ymchwil yn dangos mai’r dulliau traddodiadol o recriwtio ymddiriedolwyr newydd - sef argymhelliad personol a chlywed ar lafar - yw’r rhai mwyaf poblogaidd o hyd. Fodd bynnag, mae ein gwaith ymchwil wedi dangos er bod y dulliau hyn yn cael eu defnyddio’n gyffredinol o hyd, nid dyma’r ffyrdd mwyaf effeithiol o reidrwydd o gael hyd i’r bobl sy’n meddu ar y sgiliau y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u hadnabod, oherwydd eu bod yn cyfyngu ar y maes y gellir tynnu ymddiriedolwyr ohono. Gall defnyddio dulliau ehangach a mwy cynhwysol o chwilio am ymddiriedolwyr newydd, megis hysbysebu a defnyddio gwasanaethau broceriaeth ymddiriedolwyr, agor y drws i ddewis ehangach o ymgeiswyr ac argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn ystyried y dulliau hyn.

4.1 Ydy hysbysebu yn ffordd dda o ddenu ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Ydy. Trwy hysbysebu mae modd cyrraedd mwy o bobl nag y gellir trwy glywed ar lafar, a gall hyn helpu elusen i ddenu ystod ehangach o ymgeiswyr gyda dewis ehangach o sgiliau a phrofiad.

Yn fwy manwl

Gall hysbysebu fod yn ffordd effeithiol o gyrraedd grwˆ p ehangach o bobl, ac mae’n rhoi cyfle i’r elusen bennu’r sgiliau y mae’r bwrdd ymddiriedolwyr yn chwilio amdanynt. Gall hysbysebu yn y wasg fod yn ddrud, ac ni fydd yn briodol i bob elusen. Fodd bynnag, mae rhai atebion cost isel ar gael, megis hysbysiadau am ddim ar wefannau lleol, hysbysfyrddau lleol neu daflenni newyddion. Er mwyn gwneud y mwyaf o hysbysebu, dylai ymddiriedolwyr ystyried yn ofalus ble i hysbysebu, a gwneud yn siwˆ r bod yr hysbyseb yn adlewyrchu’r elusen yn fanwl gywir a’r sgiliau a’r profiad y mae’r ymddiriedolwyr yn chwilio amdanynt.

4.2 All elusen recriwtio’n fewnol ar gyfer ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr (Gofyniad cyfreithiol)

Gall. Gall hyn fod yn ffordd dda o gael hyd i ymddiriedolwyr sy’n meddu ar y rhinweddau a’r sgiliau y mae eu hangen ar yr elusen. Ond cofiwch fod gofynion cyfreithiol penodol os yw’r ymddiriedolwr hefyd yn weithiwr cyflogedig yr elusen.

Yn fwy manwl

Efallai y bydd ymddiriedolwyr am ystyried recriwtio ymddiriedolwyr newydd o’r tu mewn i’w helusen eu hunain. Gall fod gwirfoddolwyr o fewn yr elusen sy’n meddu ar y sgiliau y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u hadnabod, neu a allai ddatblygu’r sgiliau hyn gyda hyfforddiant a chymorth pellach. Os yw gweithiwr yr elusen, yn hytrach na gwirfoddolwr, yn dymuno bod yn ymddiriedolwr, mae gofynion arbennig y bydd angen i’r elusen gydymffurfio â nhw, gan fod y gyfraith yn atal rhoi taliadau diawdurdod i ymddiriedolwyr.

Gwybodaeth bellach

Cewch fwy o wybodaeth yn Talu Ymddiriedolwyr Elusennau (CC11).

4.3 All elusen recriwtio ymddiriedolwyr o blith ei defnyddwyr neu ei buddiolwyr?

Yr ateb byr (Gofyniad cyfreithiol)

Gall. Mae ymddiriedolwyr sy’n defnyddio neu’n cael budd o wasanaethau’r elusen yn cael eu hadnabod fel ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr, a gallant wella rheolaeth effeithiol elusen, a gallant helpu i sicrhau bwrdd ymddiriedolwyr mwy amrywiol a chynrychioliadol.

Yn fwy manwl

Mae’r penderfyniad i gynnwys defnyddwyr fel ymddiriedolwyr neu beidio yn un y mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr ei ystyried ar sail amgylchiadau ac anghenion yr elusen. Gall ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr gyfrannu profiad uniongyrchol at ddatblygu gwasanaethau’r elusen a helpu ymddiriedolwyr eraill i ddatblygu mwy o ddealltwriaeth o bersbectif y defnyddwyr.

Yn achos ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr ac ymddiriedolwyr yn gyffredinol, mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr sicrhau bod gweithdrefnau ar waith ar gyfer rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau rhwng buddiannau personol ymddiriedolwr a buddiannau’r elusen. Mae’n bwysig cofio bod gan ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr yr un dyletswyddau a chyfrifoldebau ag unrhyw ymddiriedolwr arall. Eu rôl yw gweithredu er lles gorau’r elusen, ac nid cynrychioli buddiannau defnyddwyr.

Gwybodaeth bellach

Cewch fwy o wybodaeth am ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr yn Cynnwys Defnyddwyr: Buddiolwyr sy’n dod yn ymddiriedolwyr (CC24). Cewch fwy o wybodaeth am wrthdaro buddiannau yn adran 5.5.

4.4 All pobl ag anawsterau dysgu fod yn ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Gallant, mewn sawl achos gall pobl ag anawsterau dysgu neu faterion iechyd meddwl eraill (trwy anabledd neu salwch) weithredu’n llawn fel ymddiriedolwyr elusen.

Yn fwy manwl

Un o’r gofynion cymhwyster i ymddiriedolwyr (gweler hefyd 5.1) yw bod rhaid i ymddiriedolwyr allu rheoli eu materion eu hunain er mwyn bod yn gymwys i reoli elusen. Er y gall hyn wahardd rhai pobl sydd ag anawsterau dysgu mwy difrifol, bydd nifer o bobl ag anawsterau dysgu yn gallu ateb y maen prawf hwn a chwarae rôl weithgar a chyfrifol yn y gwaith o reoli eu helusen, gan ddod â phrofiad a phersbectif defnyddiol i’r bwrdd ymddiriedolwyr. Mae hyn yr un mor berthnasol i’r bobl niferus hynny sydd â materion iechyd meddwl eraill, boed yn barhaol neu dros dro ac a achoswyd gan naill ai anaf neu afiechyd.

4.5 All elusennau gael cymorth i gael hyd i ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Gallant, mae nifer o sefydliadau yn cadw cofrestri o ymddiriedolwyr posib, neu’n cynnig gwasanaeth broceriaeth ymddiriedolwyr, gan gyfateb ymddiriedolwyr posib â swyddi gwag ar fyrddau elusennau.

Yn fwy manwl

Mae Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol (NCVO) yn gweithredu Banc Ymddiriedolwyr sy’n cynnig modd i chi hysbysebu a gweld swyddi gwag ymddiriedolwyr.

Mae nifer o ffynonellau eraill y gallwch eu defnyddio i gael hyd i gyfleoedd gwirfoddoli, gan gynnwys Do-it, sy’n gronfa ddata genedlaethol o gyfleoedd gwirfoddoli yn y Deyrnas Unedig: www.do-it.org.uk.

Mae cylchgronau, cyfnodolion a phapurau newydd arbenigol hefyd yn rhestru gwasanaethau broceriaeth ymddiriedolwyr a gall Cynghorau Gwasanaeth Gwirfoddol (CVS) lleol yn Lloegr, a Chynghorau Gwirfoddol Sirol (CVC) yng Nghymru, fod yn ffynhonnell gwybodaeth bellach. Cewch fanylion am rai o’r cyfnodolion a’r cylchgronau a all fod o gymorth yn adran 6.

Gall rhwydweithio ag elusennau eraill, naill ai o’r un ardal leol neu sy’n cynnig gwasanaethau tebyg, fod yn ffordd arall o gael hyd i ymddiriedolwyr newydd. Gall hyn fod yn ffordd ddefnyddiol o rannu gwybodaeth ac arfer gorau. Mae Small Charities Coalition yn elusen sy’n helpu i sefydlu a chefnogi rhwydweithiau o ymddiriedolwyr elusen ac mae hefyd yn rhedeg Trustee Finder, rhwydwaith cenedlaethol am ddim o ymddiriedolwyr ac aelodau pwyllgor rheoli.

4.6 Sut gall elusen wneud ei bwrdd ymddiriedolwyr yn fwy amrywiol?

Yr ateb byr

Gallwch gael mwy o amrywiaeth trwy estyn allan i gymunedau sydd heb eu cynrychioli ar hyn o bryd, er enghraifft trwy hysbysebu a gwneud ymdrechion penodol i gynorthwyo pobl a allai gael anhawster fel arall i fynychu cyfarfodydd bwrdd.

Yn fwy manwl

Mae ffyrdd ymarferol o gynyddu amrywiaeth ar y bwrdd ymddiriedolwyr yn cynnwys:

• defnyddio dulliau recriwtio mwy gweithgar, agored a chynhwysol, megis hysbysebu neu ddefnyddio gwasanaethau broceriaeth ymddiriedolwyr
• trefnu cyfarfodydd bwrdd ymddiriedolwyr ar yr amserau mwyaf cyfleus, neu ar amserau gwahanol er mwyn peidio â gwahardd pobl na all fod yn bresennol ar amser arbennig
• cynnal cyfarfodydd bwrdd ymddiriedolwyr mewn lleoliad sy’n darparu ar gyfer pobl ag anableddau
• mabwysiadu polisi ar gyfer talu costau gofal plant neu ddarparu trefniadau gofal plant
• ystyried anghenion pobl ar gyfer cyfieithwyr neu gyfieithwyr iaith arwyddion neu ddogfennau sydd ar gael mewn print mawr, ar dâp, CD neu Braille
• yng Nghymru, rhoi ystyriaeth lawn i’r gymdeithas ddwyieithog, a sicrhau bod pawb yn gallu defnyddio naill ai Cymraeg neu Saesneg fel eu dewis iaith, gan gynnwys derbyn gohebiaeth ysgrifenedig yn yr iaith honno

5. Archwilio cefndir ymddiriedolwyr cyn eu penodi

Mae penodi ymddiriedolwr newydd i elusen yn fater pwysig. Cyn penodi ymddiriedolwr newydd mae’n rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau ei fod yn gweithredu o fewn y gyfraith, yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen, a bod y darpar ymddiriedolwr heb ei anghymhwyso rhag bod yn ymddiriedolwr. Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn esbonio pryd y gallwch gael gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer ymddiriedolwyr. Argymhellwn fod gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael eu ceisio ar gyfer ymddiriedolwyr pan fydd y rôl yn un sy’n gymwys. Dylai elusennau hefyd sicrhau bod darpar ymddiriedolwr yn deall y cyfrifoldebau y maent yn eu hysgwyddo ac y gellir dibynnu arnynt i’w cyflawni mewn modd cyfrifol.

5.1 All unrhyw un gael ei benodi fel ymddiriedolwr?

Yr ateb byr (Gofyniad cyfreithiol)

Na all. Mae cyfyngiadau cyfreithiol ar bwy all fod yn ymddiriedolwr elusen. Gall fod cyfyngiadau ychwanegol yn nogfen lywodraethol yr elusen. Cyn penodi ymddiriedolwr newydd, rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod y penodiad yn ateb gofynion dogfen lywodraethol yr elusen a’r gyfraith.

Yn fwy manwl

Wrth baratoi i benodi ymddiriedolwr newydd, mae’n rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod y person yn gymwys i weithredu fel ymddiriedolwr. Ni all unrhyw un sy’n iau nag 18 oed fod yn ymddiriedolwr ymddiriedolaeth elusennol neu gymdeithas anghorfforedig. Fodd bynnag, 16 oed yw’r oedran lleiaf ar gyfer y rôl hon mewn sefydliad corfforedig elusennol (SCE) neu gwmni elusennol. Cewch fwy o wybodaeth am bobl ifanc sy’n gweithredu fel ymddiriedolwyr ar wefan GOV.UK.

Mae rhai pobl wedi’u hanghymhwyso o dan y gyfraith rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr, oni bai eu bod wedi’u hawdurdodi i wneud hynny gan hawlildiad y Comisiwn. Dangosir y rhesymau dros anghymhwyso yn y tabl rhesymau dros anghymhwyso ac maent yn cynnwys:

• bod yn fethdalwr neu fod â threfniant gwirfoddol unigol (IVA)
• bod ag euogfarn heb ei disbyddu am droseddau arbennig (gan gynnwys unrhyw droseddau anonestrwydd neu ddichell)
• bod ar y rhestr troseddwyr rhyw

Galwch ddarllen y canllaw anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau sy’n esbonio’r rheolau anghymhwyso yn fwy manwl.

Rhaid i benodi ymddiriedolwr fod yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen, a fydd yn amlinellu’r gweithdrefnau ar gyfer penodi ymddiriedolwyr newydd, gan gynnwys unrhyw gyfyngiadau, megis y nifer mwyaf o ymddiriedolwyr neu derfyn oedran. Mae’n bwysig bod ymddiriedolwyr yn dilyn y gweithdrefnau hyn. Os nad ydynt, gallai olygu bod y penodiad yn annilys.

5.2 Sut dylai elusennau archwilio darpar ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Cyn penodi ymddiriedolwr, dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr geisio datganiad gan y darpar ymddiriedolwr sy’n cadarnhau nad yw’n anghymwys. Dylai hefyd edrych ar gofrestri swyddogol unigolion anghymwys. Mae’r Comisiwn yn argymell yn gryf fod elusennau yn cael y gwiriadau DBS perthnasol y mae’r swydd ymddiriedolwr yn gymwys i’w cael.

Yn fwy manwl

Fan lleiaf, dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr ofyn i ymddiriedolwyr newydd lofnodi datganiad i gadarnhau nad ydynt wedi’u hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr elusen.

Gall ymddiriedolwyr hefyd ddefnyddio cofrestri swyddogol sy’n cofnodi enwau pobl sydd wedi’u hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen. Mae’r rhain yn cynnwys:

(1) Y Gofrestr Ansolfedd Unigolion a gedwir gan y Gwasanaeth Ansolfedd, sy’n cynnwys manylion ynghylch:

• methdaliadau sydd naill ai’n gyfredol neu sydd wedi dod i ben yn y tri mis diwethaf
• trefniadau gwirfoddol unigol cyfredol a threfniadau gwirfoddol llwybr cyflym
• gorchmynion ac ymrwymiadau cyfyngu methdaliad cyfredol

(2)   Cofrestr cyfarwyddwyr anghymwys a gedwir gan Dyˆ ’r Cwmnïau. Gallwch chwilio’r gofrestr ar wefan Tyˆ ’r Cwmnïau, www.companieshouse.gov.uk.

(3)   Y gofrestr a gadwn o bawb sydd wedi cael eu dileu fel ymddiriedolwr elusen naill ai gennym ni neu gan Orchymyn yr Uchel Lys ers 1 Ionawr 1993.

Elusennau sy’n gweithio gyda phlant ac oedolion sydd mewn perygl:

Mae cyfyngiadau cyfreithiol o dan ddeddfwriaeth ddiogelu sy’n datgan pwy all weithio gyda phlant ac oedolion sydd mewn perygl. Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gwneud gwiriadau cofnodion troseddol ar gyfer unigolion y gall elusennau eu defnyddio i sicrhau eu bod yn gymwys ac yn addas ar gyfer y rôl o fod yn ymddiriedolwr. Mae’r math o wiriad y gellir ei wneud yn dibynnu ar natur gweithgareddau’r elusen a’r rôl y mae’r ymddiriedolwyr yn ei chwarae.

Er enghraifft, os yw’ch elusen yn darparu ‘gweithgaredd rheoleiddiedig’ i blant neu oedolion, dylai wneud cais am wiriad DBS manylach ar gyfer y rhai sy’n gwneud cais am rôl ymddiriedolwr. Os yw’n fodlon bod y rôl yn gymwys, bydd yn cynnwys gwiriad yn erbyn y rhestr o bobl a waharddwyd berthnasol.

Dylai fod polisi gan yr elusen sy’n dangos sut y mae’n delio â’r datgeliad o euogfarn i sicrhau ei bod yn trin pobl yn gyson. Mae mwy o wybodaeth am bolisïau o’r fath ar gael gan y DBS.

Gwybodaeth bellach

Mae ffurflen datganiad enghreifftiol i ddarpar ymddiriedolwyr ar gael ar ein gwefan ar y dudalen Am Elusennau.

Gwybod mwy am ddiogelu a gwiriadau DBS

Cael gwybod mwy am y Datgeliad a Gwahardd Gwasanaeth (DBS) a sut i gael siec.

5.3 Beth os nad yw darpar ymddiriedolwyr wedi cael eu harchwilio?

Yr ateb byr

Rydym yn debygol o gael gwybod oherwydd defnyddiwn sawl ffordd o fonitro a yw elusennau yn gwirio cymhwyster eu hymddiriedolwyr neu beidio.

Yn fwy manwl

Byddwn yn monitro a yw elusennau yn archwilio cymhwyster eu hymddiriedolwyr neu beidio mewn sawl ffordd.

• pan fydd sefydliad yn gwneud cais i gofrestru fel elusen, gofynnwn i bob un o’r ymddiriedolwyr gwblhau datganiad sy’n cadarnhau nad ydynt wedi’u hanghymwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwr elusen
• cynhaliwn wiriadau blynyddol ar hapsampl o ymddiriedolwyr i sefydlu bod gwiriadau cymhwyster ymddiriedolwyr wedi cael eu cynnal
• rydym yn monitro elusennau cofrestredig trwy adrodd am ddigwyddiadau difrifol ar y Ffurflen Flynyddol

5.4 Beth sy’n digwydd os yw unigolyn anghymwys yn ymddiriedolwr?

Yr ateb byr (Gofyniad cyfreithiol)

Nid yw rhywun sydd wedi’i anghymhwyso yn gallu gweithredu fel ymddiriedolwr a dylai ei benodiad ddod i ben. Os nad yw’r ymddiriedolwyr cyfredol wedi cynnal gwiriadau priodol cyn y penodiad, mae’n bosib eu bod nhw wedi gweithredu’n amhriodol.

Yn fwy manwl

O dan y gyfraith elusennau ni all rhywun sydd wedi’i anghymhwyso rhag bod yn ymddiriedolwr weithredu fel ymddiriedolwr a dylai’r unigolyn ymddiswyddo neu gael ei symud o’i swydd. Os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn atal penodi ymddiriedolwr sydd wedi’i anghymhwyso, mae’r penodiad yn annilys. Hefyd, os yw problemau’n codi gydag ymddiriedolwr, ac mae’n ymddangos bod yr ymddiriedolwyr cyfredol heb wneud gwiriadau digonol, byddai hwn yn ffactor pwysig wrth i’r Comisiwn ystyried a yw’r ymddiriedolwyr wedi gweithredu’n amhriodol.

Gwybodaeth bellach

Fe gewch fwy o wybodaeth am amddiffyn oedolion sy’n agored i niwed ar wefan yr Adran Iechyd

5.5 Beth am wrthdaro buddiannau posib i ddarpar ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Mae’n syniad da ystyried gwrthdaro buddiannau posib cyn penodi. Os oes posibilrwydd cryf y gallai gwrthdaro buddiannau godi yn dilyn penodi darpar ymddiriedolwr, gallai hyn awgrymu y dylai’r ymddiriedolwyr ailystyried y penodiad.

Yn fwy manwl

Mae gwrthdaro buddiannau yn golygu unrhyw sefyllfa lle mae buddiannau neu deyrngarwch personol ymddiriedolwr a rheiny’r elusen yn codi yr un pryd neu’n ymddangos petaent yn gwrthdaro. Er enghraifft, os oedd elusen wedi dyfarnu contract i sefydliad arall yr oedd ymddiriedolwr yn berchen arno, gallai’r person dan sylw wynebu pwysau sy’n gwrthdaro rhwng sicrhau’r elw mwyaf i’w gwmni a chadw costau’n isel i’r elusen.

Mae bob amser yn well rhagweld unrhyw wrthdaro buddiannau cyn penodi ymddiriedolwr na delio â gwrthdaro o’r fath os a phryd y bydd yn codi. Mae’n anochel y bydd gwrthdaro buddiannau’n codi o bryd i’w gilydd, yn enwedig mewn cymunedau lleol lle y gall buddiannau orgyffwrdd, felly mae’n bosib na fydd y potensial ar gyfer gwrthdaro buddiannau fod yn ddigonol i atal penodi ymddiriedolwr sydd fel arall yn gymwys iawn. Mae’n bwysig adnabod gwrthdaro buddiannau a gwneud yn siwˆr ei fod yn cael ei reoli’n briodol.

Fodd bynnag, os yw gwrthdaro o’r fath yn debygol o godi’n aml, gall hyn effeithio ar allu’r ymddiriedolwr i gyflawni eu dyletswyddau. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fydd buddiannau personol yn ddigon arwyddocaol i’w gwneud hi’n ofynnol i’r ymddiriedolwr adael cyfarfodydd mor aml fel na all wneud cyfraniad defnyddiol. Os mai dyma yw’r achos dylent ystyried sefyll lawr neu beidio â sefyll yn y lle cyntaf.

Dylid gofyn i ddarpar ymddiriedolwyr ynghylch gwrthdaro buddiannau posib, a dylid datgan y rhain i’r rheiny a fydd yn penderfynu ar y penodiad. Er enghraifft, os yw ymddiriedolwyr newydd yn cael eu hethol gan aelodaeth yr elusen, dylai’r aelodaeth fod yn ymwybodol o unrhyw wrthdaro buddiannau posib, er mwyn iddynt allu ystyried hyn pan fyddant yn pleidleisio.

Dylai elusen, fel mater o arfer gorau, gael trefniadau yn eu lle ar gyfer sylwi ar wrthdaro buddiannau posib sy’n cynnwys ymddiriedolwyr a delio â hyn. Mae agwedd agored yn arfer da. Un ymarfer defnyddiol y dylai elusennau ei ystyried yw gofyn i ymddiriedolwyr gyflwyno datganiad blynyddol o wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosib.

Gwybodaeth bellach

Mae nifer o sefydliadau yn darparu polisïau gwrthdaro buddiannau a chofrestr buddiannau enghreifftiol, megis Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA). Fe gewch ragor o fanylion ar ddelio â gwrthdaro buddi annau ar ein gwefan.

6. Penodi ymddiriedolwyr

Gall ymddiriedolwyr gael eu penodi mewn gwahanol ffyrdd, gan gynnwys cael eu henwebu gan ymddiriedolwyr cyfredol, cael eu hethol gan aelodau’r elusen, neu drwy rinwedd swydd arall sydd ganddynt (ymddiriedolwyr ‘ex officio’). Mae’n bwysig bod darpar ymddiriedolwr yn deall y dyletswyddau a’r cyfrifoldebau y bydd ganddo. Pan fydd ymddiriedolwr wedi cael ei benodi, mae gwahanol gamau yn ofynnol i ffurfioli’r penodiad.

Wedi recriwtio ymddiriedolwr newydd, mae’n bwysig ei groesawu, datblygu ei sgiliau, gwneud yn siwˆ r ei fod yn gyfarwydd â gwaith yr elusen a’i fod yn cael ei gyflwyno i’r ymddiriedolwyr eraill ac aelodau staff allweddol. Mae’n syniad da gweithredu proses sefydlu ffurfiol.

6.1 Sut mae ymddiriedolwyr yn cael eu penodi?

Yr ateb byr

Gall ymddiriedolwyr gael eu hethol neu eu henwebu gan ymddiriedolwyr cyfredol, eu henwebu gan sefydliadau eraill, neu gallant fod yn ymddiriedolwyr trwy rinwedd swydd arall sydd ganddynt.

Yn fwy manwl

Gall ymddiriedolwyr gael eu penodi mewn nifer o ffyrdd gwahanol. Er enghraifft:

• gallant gael eu henwebu gan yr ymddiriedolwyr eraill, neu gan sefydliad arall, e.e. awdurdod lleol
• gallant gael eu hethol gan aelodau’r elusen
• gallant fod yn ymddiriedolwr trwy rinwedd swydd sydd ganddynt, e.e. maer neu faeres tref, prif weithredwr ymddiriedolaeth iechyd lleol neu bennaeth ysgol. Gelwir ymddiriedolwyr o’r fath yn ymddiriedolwyr ‘ex officio’

Os yw ymddiriedolwyr yn cael eu penodi neu eu henwebu gan gorff allanol, megis awdurdod lleol, mae’n bosib bod gan yr elusen ei hun lai o bwˆ er i reoli’r penodiad. Fodd bynnag, gall ddylanwadu arno o hyd a gall y canllaw hwn fod yn ddefnyddiol. Fel pob penodiad ymddiriedolwr, mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar unrhyw gorff allanol sy’n penodi ymddiriedolwr i elusen i wneud hyn er lles gorau’r elusen yn hytrach nag er ei lles ei hun. Gall fod o gymorth i’r elusen amlinellu i’r corff penodi yr hyn sy’n ofynnol gan ymddiriedolwr ac unrhyw sgiliau neu nodweddion arbennig y mae’r elusen yn eu ceisio. Er mwyn i ymddiriedolwyr gael mwy o reolaeth dros y penodiad, gallent ofyn i’r corff enwebu ddarparu enwau dau berson i’r elusen eu hystyried.

Heblaw yn achos ymddiriedolwr ex officio, mae penodi ymddiriedolwr yn effeithiol dim ond pan fydd darpar ymddiriedolwr wedi cytuno’n ffurfiol i dderbyn swydd ymddiriedolwr. Yna gall y swydd ddechrau ar unwaith, neu ar ddyddiad penodedig.

6.2 Pa ystyriaethau eraill sy’n gymwys i benodi ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Dylai darpar ymddiriedolwr fod yn ymwybodol o’r cyfrifoldebau cyfreithiol a fydd ganddo. Dylai’r penodiad hefyd gael ei wneud mewn ffordd sy’n gwasanaethu buddiannau gorau’r elusen.

Yn fwy manwl

Dylai darpar ymddiriedolwr ddeall y cyfrifoldebau cyfreithiol y bydd ganddo pan fydd yn ymddiriedolwr. Cewch fanylion am gyfrifoldebau ymddiriedolwyr yn ein canllaw Yr Ymddiriedolwr Elusen Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3). Dylid penodi ymddiriedolwr newydd mewn ffordd sy’n darparu ar gyfer buddiannau gorau’r elusen. Mae’r canlynol yn rhai o’r prif feysydd arfer da wrth recriwtio a phenodi ymddiriedolwyr sy’n cael sylw yn y canllawiau hyn:

• adnabod y sgiliau y mae eu hangen ar y bwrdd, a pharatoi ‘disgrifiadau swyddi’ ar gyfer ymddiriedolwyr - gweler adran 3.2
• defnyddio’r ffyrdd mwyaf priodol i gael hyd i ymddiriedolwyr newydd - gweler adran 4
• sicrhau bod penodi ymddiriedolwr yn gyfreithiol ac yn dilyn safonau arfer gorau - gweler a drannau 5 ac 6.3
• darparu rhaglen sefydlu a chymorth i ymddiriedolwyr newydd - gweler adrannau 6.4, 6.5 ac 6.6

6.3 Sut dylai penodi ymddiriedolwr newydd gael ei ffurfioli?

Yr ateb byr

Yn dibynnu ar natur yr elusen, bydd angen i’r cyrff swyddogol amrywiol gael gwybod bod ymddiriedolwr newydd wedi cael ei benodi. Mae’n bosib y bydd angen i chi drosglwyddo eiddo hefyd a ddelir mewn ymddiriedolaeth gan yr ymddiriedolwyr, newid gorchmynion banc, a hysbysu buddgyfranogwyr eraill.

Yn fwy manwl

Yn dilyn penodi ymddiriedolwr newydd, rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau bod:

• y Comisiwn Elusennau yn cael gwybod am y penodiad cyn gynted â phosib
• unrhyw eiddo y mae’r elusen yn berchen arno a ddelir yn enwau ymddiriedolwyr unigol sy’n gadael yn cael ei drosglwyddo i enw’r ymddiriedolwyr newydd
• os yw’r elusen yn gwmni elusennol, bod manylion y cyfarwyddwr sydd newydd ei benodi yn cael eu hanfon at Dyˆ ’r Cwmnïau

Dylent hefyd sicrhau bod:

• gorchmynion banc yn cael eu newid os yw’r ymddiriedolwr newydd yn llofnodwr cyfrif yr elusen
• pob parti perthnasol yn cael gwybod, er enghraifft, noddwyr, cyfreithwyr yr elusen, archwilwyr a chynghorwyr proffesiynol eraill

Pan gaiff ei benodi, dylid cysylltu’n ffurfiol â’r ymddiriedolwr newydd i’w groesawu fel ymddiriedolwr ac i gadarnhau ei benodiad. Mae Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA) yn cynhyrchu llythyrau enghreifftiol i’w hanfon at ymddiriedolwyr newydd pan gânt eu penodi.

6.4 Pa ddogfennau ddylai ymddiriedolwyr newydd eu derbyn?

Yr ateb byr

Dylai ymddiriedolwr newydd dderbyn copïau o bob dogfen allweddol sy’n ymwneud â gwaith yr elusen, a’i ddyletswyddau fel ymddiriedolwr.

Yn fwy manwl

Dylai’r ymddiriedolwr newydd dderbyn dogfennau allweddol sy’n ymwneud â’r elusen, gydag esboniad o’u diben a’u heffaith. Drwy hyn gall ymddiriedolwyr newydd wybod sut mae’r elusen yn gweithio a gallant wneud cyfraniad effeithiol at reolaeth yr elusen cyn gynted â phosib. Mae hyn yn arfer da, ond gall hefyd fod yn ofynnol yn nogfen lywodraethol yr elusen.

Dylai dogfennau allweddol sydd i’w rhoi i’r ymddiriedolwyr newydd gynnwys:

• dogfen lywodraethol yr elusen
• Adroddiad Blynyddol a chyfrifon diweddaraf yr elusen
• cofnodion cyfarfodydd diweddar yr ymddiriedolwyr
• ein canllaw Yr Ymddiriedolwr Elusen Hanfodol: Yr hyn y mae angen i chi wybod (CC3), a Nodweddion Elusen Effeithiol (CC10)
• polisi’r elusen ar ddelio â gwrthdaro buddiannau
• unrhyw ddogfennau allweddol eraill y bydd eu hangen ar yr ymddiriedolwyr, er enghraifft, cynllun strategol yr elusen a’i gweledigaeth a’i gwerthoedd neu ddatganiad cenhadaeth

Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i roi copi o’r Safonau Galwedigaethol Cenedlaethol ar gyfer Ymddiriedolwyr ac Aelodau Pwyllgor Rheoli i ymddiriedolwyr newydd. Mae’r Safonau hyn wedi cael eu llunio i roi cyngor a disgrifio arferion gorau ar gyfer rôl yr ymddiriedolwr.

6.5 Pa gymorth dylid ei roi i ymddiriedolwyr newydd?

Yr ateb byr

Dylai elusennau fuddsoddi yn hyfforddiant, cymorth a datblygiad eu hymddiriedolwyr, fel aelodau staff, er mwyn cynyddu’r cyfraniad y gall y bwrdd ei wneud at reolaeth yr elusen. Bydd lefel y cymorth a roddir yn dibynnu ar faint a natur yr elusen.

Yn fwy manwl

Mewn elusen a weinyddir yn effeithiol mae’r broses sefydlu yn nodi dechrau proses barhaus o hyfforddiant a datblygiad ymddiriedolwyr, er mwyn sicrhau y gall ymddiriedolwyr barhau i wneud cyfraniad effeithiol i’r elusen. Bydd lefel yr hyfforddiant a’r cymorth y bydd ei hangen ar ymddiriedolwyr yn amrywio yn ôl maint a natur yr elusen, ond mae’n bosib y bydd ymddiriedolwyr yn dymuno ystyried rhai o’r canlynol:

• cyrsiau hyfforddi unigol;
• diwrnodau cwrdd i ffwrdd i’r bwrdd ymddiriedolwr cyfan, gyda neu heb staff
• sesiynau briffio neu weithdai fel rhan o gyfarfodydd ymddiriedolwyr
• ymweld ag elusennau eraill sy’n gwneud gwaith tebyg

Dylai ymddiriedolwyr adolygu’r gweithdrefnau bob hyn a hyn ar gyfer recriwtio, sefydlu a datblygiad parhaus ymddiriedolwyr er mwyn sicrhau bod y gweithdrefnau hyn yn parhau i fod yn effeithiol.

6.6 Sut dylid sefydlu ymddiriedolwyr newydd?

Yr ateb byr

Yn gyntaf gwnewch yn siwˆ r bod yr ymddiriedolwr newydd wedi derbyn yr holl ddogfennau allweddol a nodir yn adran 6.4. Dylai’r ymddiriedolwr newydd hefyd gwrdd â’r ymddiriedolwyr eraill a phobl allweddol o fewn yr elusen er mwyn deall ei gwaith yn well ac unrhyw sialensiau y bydd efallai yn eu hwynebu.

Yn fwy manwl

Mae rhaglen sefydlu briodol yn hanfodol fel rhan o’r broses o sicrhau y gall ymddiriedolwyr fod yn aelodau gwerthfawr ac effeithiol o’r bwrdd mor gyflym â phosib. Dylai pob elusen, pa mor fawr neu fach y bônt, ystyried anghenion yr elusen ac ymddiriedolwyr newydd trwy ddarparu rhaglen sefydlu sy’n addas i’r ymddiriedolwyr newydd a maint a natur yr elusen, ac a fydd yn rhoi’r wybodaeth y bydd ei hangen ar yr ymddiriedolwr.

Ar gyfer ymddiriedolwyr newydd elusennau llai a symlach, efallai mai trafodaeth gyda’r ymddiriedolwyr presennol fydd y ffordd orau o ddysgu popeth y mae angen iddynt ei wybod i gychwyn er mwyn gwneud cyfraniad effeithiol at reolaeth yr elusen.

Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i ymddiriedolwyr newydd siarad â phobl allweddol o fewn yr elusen er mwyn cael dealltwriaeth glir o sut mae’r elusen yn gweithredu.

Ar gyfer elusennau mwy a mwy cymhleth, gallai rhaglen sefydlu fwy strwythuredig helpu’r ymddiriedolwr newydd i ddeall gwaith yr elusen yn well, a gallai’r rhaglen hon gynnwys:

• cyflwyniad i’r uwch reolwyr a’r staff
• cyflwyniad i unrhyw ymgynghorwyr proffesiynol y mae’r elusen yn eu defnyddio
• ymweliadau i weld y gwasanaethau a ddarperir gan yr elusen
• ymweliadau â chynlluniau a phrosiectau’r elusen
• cyfarfodydd gyda buddiolwyr yr elusen
• asesiad o unrhyw hyfforddiant y mae ei angen ar yr ymddiriedolwr newydd

Gwybodaeth bellach

Mae Sefydliad Ysgrifenyddion a Gweinyddwyr Siartredig (ICSA) yn cynhyrchu pecyn sefydlu enghreifftiol i ymddiriedolwyr. Mae’r Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO) yn cynhyrchu amrywiaeth o wybodaeth i ymddiriedolwyr, gan gynnwys ‘The Good Trustee Guide’.

6.7 Pryd gall y Comisiwn gadarnhau penodiadau ymddiriedolwyr?

Mae gan y Comisiwn y pŵer i gadarnhau penodiad neu etholiad ymddiriedolwr diffygiol, neu ddiffygiol o bosibl. Gall wneud hyn drwy wneud gorchymyn pan fydd y person dan sylw yn cydsynio i’w benodiad fel ymddiriedolwr. Bydd hyn yn golygu bydd y penodiad neu’r etholiad yn cael ei drin fel pe bai’n ddilys o ddyddiad y gorchymyn.

Wrth wneud y gorchymyn gall y Comisiwn hefyd:

• trosglwyddo eiddo, neu freinio, eiddo i’r person dan sylw
• dilysu gweithred yn y gorffennol gan y person dan sylw, sy’n golygu bod y weithred yn cael ei thrin fel pe bai’n ddilys o’r dyddiad y digwyddodd, nid dyddiad y gorchymyn

Bydd y Comisiwn hefyd fel arfer yn gwneud y gorchymyn dim ond os nad oes gan yr elusen unrhyw bŵer y gall ei ddefnyddio i gadarnhau’r apwyntiad neu ddilysu’r weithred yn y gorffennol. Yn aml mae gan elusennau bŵer i gadarnhau’r apwyntiad:

• yn eu dogfen lywodraethol
• o dan Ddeddf Ymddiriedolwyr 1925
• o dan Ddeddf Cwmnïau 2006 os yw’r elusen yn gwmni

Ceir rhagor o wybodaeth am bwerau cyfreithiol yn y nodyn Cyfreithiol.

Wrth wneud cais am gadarnhad o apwyntiad i reolwyr mae angen i chi:

• ddweud wrthym enw’r person dan sylw
• ddweud wrthym pam roedd eu penodiad neu etholiad yn ddiffygiol neu ddiffygiol o bosibl
• gadarnhau eu bod yn cydsynio i’w penodi’n ymddiriedolwr - fel arfer byddai hwn yn ddatganiad tyst wedi’i lofnodi a’i ddyddio a dylai gynnwys: enw a rhif yr elusen, enw a chyfeiriad y person a chadarnhad ei fod yn cydsynio i fod yn ymddiriedolwr
• cadarnhau bod yr holl ymddiriedolwyr yn cefnogi’r cais - fel arfer mae hyn drwy anfon eich penderfyniad ymddiriedolwr
• cadarnhau bod y person dan sylw yn bodloni unrhyw ofynion cymhwyster ymddiriedolwr yn nogfen lywodraethol eich elusen
• dweud wrthym a ydych hefyd yn gwneud cais i drosglwyddo neu freinio eiddo, neu ddilysu gweithred yn y gorffennol
• dweud wrthym a yw’r ymddiriedolwyr yn ystyried bod risg o her i’r penodiad a lefel y risg
• dweud wrthym pam na all yr ymddiriedolwyr neu’r aelodau (os oes rhai) gadarnhau penodiad y person eu hunain
• darparu unrhyw wybodaeth berthnasol arall

Fel arfer bydd y Comisiwn ond yn dilysu gweithred yn y gorffennol gan y person y mae ei benodiad yn cael ei gadarnhau lle nad oes:

• darpariaethau arbed yn nogfen lywodraethol eich elusen a fyddai’n golygu na fyddai’r penodiad diffygiol i ymddiriedolwr wedi effeithio ar ddilysrwydd y ddeddf. Enghraifft o ddarpariaeth o’r fath yw cymal 20(1) o gyfansoddiad CIO cymdeithas enghreifftiol y Comisiwn sy’n datgan: “Bydd holl benderfyniadau’r ymddiriedolwyr yn ddilys er gwaethaf cyfranogiad mewn unrhyw bleidlais gan elusen ganolog…y mae diffyg technegol ynghylch eu penodiad fel ymddiriedolwr nad oedd yr ymddiriedolwyr yn ymwybodol ohono ar y pryd”
• pwerau dilysu eraill sydd ar gael o dan ddogfen lywodraethol yr elusen neu yn ôl y gyfraith, er enghraifft o dan Deddf Cwmnïau 2006 neu Rheoliadau Sefydliadau Corfforedig Elusennol (Cyffredinol) 2012

Os ydych yn gwneud cais i’r Comisiwn ddilysu gweithred yn y gorffennol, yn ogystal â’r wybodaeth a nodir uchod bydd angen i chi:

• ddarparu manylion y ddeddf benodol yr ydych yn gwneud cais i gael ei dilysu
• ddweud wrthym pam mae angen dilysu’r weithred
• gadarnhau nad yw’r ddeddf wedi’i gwahardd o dan ddogfen lywodraethol yr elusen
• gadarnhau nad oes gan ddogfen lywodraethol yr elusen unrhyw ddarpariaethau arbed perthnasol
• gadarnhau na all yr elusen ddefnyddio unrhyw bwerau dilysu sydd ar gael yn y gyfraith neu o dan y ddogfen lywodraethol
• ddweud wrthym a yw’r ymddiriedolwyr yn ystyried bod risg o her i’r weithred annilys a lefel y risg

Dylech hefyd gadarnhau bod:

• yr wybodaeth a ddarparwyd gennych yn deg ac yn gywir. Dylech fod yn ymwybodol ei bod yn drosedd o dan adran 60 o Ddeddf Elusennau 2011 i ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol yn fwriadol neu’n ddi-hid

I wneud cais, e-bostiwch: confirmtrusteeappointmentapplication@charityComisiwn.gov.uk

Darllenwch [hysbysiad preifatrwydd y Comisiwn] (https://www.gov.uk/government/organisations/charity-comission/about/personal-information-charter).

6.8 Nodyn cyfreithiol

Deddf Ymddiriedolwyr 1925 - mae rhan 3 yn darparu ar gyfer penodi ymddiriedolwyr

Deddf Cwmnïau 2006 - mae rhan 10 yn darparu ar gyfer penodi cyfarwyddwyr a dilysrwydd gweithredoedd cyfarwyddwyr

Rheoliadau Sefydliadau Corfforedig Elusennol (Cyffredinol) - mae rhan 6 yn darparu ar gyfer penodi ymddiriedolwyr