Canllawiau

Ymagwedd Tŷ Cwmnïau at beidio â chydymffurfio â gwiriad hunaniaeth orfodol

Diweddarwyd 5 Rhagfyr 2025

1. Cefndir gwiriad hunaniaeth

Yn ôl y gyfraith, rhaid i’r bobl ganlynol gwblhau gwiriad hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau:

• cyfarwyddwyr
• yr hyn sy’n cyfateb i gyfarwyddwyr – mae hyn yn cynnwys aelodau, partneriaid cyffredinol a swyddogion rheoli
• pobl â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
• Darparwyr Gwasanaethau Corfforaethol Awdurdodedig (DGCA) - a elwir hefyd yn asiantau awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau

Mae’n anghyfreithlon i gyfarwyddwr weithredu fel cyfarwyddwr heb gwblhau gwiriad hunaniaeth. Efallai y bydd y cwmni hefyd yn torri’r gyfraith os nad yw un o’i gyfarwyddwyr neu gyfwerth yn cwblhau gwiriad. Gall PRhA nad ydynt yn cwblhau gwiriad hunaniaeth hefyd fod yn cyflawni trosedd.   

Mae ystyr “Mae hunaniaeth wedi ei wirio” wedi’i nodi yn adran 1110A o Ddeddf Cwmnïau 2006.

Mae 2 gam i wiriad hunaniaeth:

• cwblhau gwiriad hunaniaeth lwyddiannus (a derbyn cod adnabod unigryw o’r enw cod personol Tŷ’r Cwmnïau)
• darparu datganiad gwiriad hunaniaeth i Dŷ’r Cwmnïau i gadarnhau bod hunaniaeth wedi’i wirio (gan gynnwys darparu’r cod personol)

Darllenwch y canllawiau ar sut i gwblhau gwiriad hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.

Darllenwch am Dŷ’r Cwmnïau ac amcanion y cofrestrydd.

2. Ymagwedd at beidio â chydymffurfio â gwiriad hunaniaeth

I’r rhai nad ydynt yn cydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth, byddwn yn cymryd camau yn unol â’r ymagwedd ganlynol ac yn ehangach â’n fframwaith cydymffurfio cyffredinol.

Fel egwyddorion arweiniol, byddwn yn anelu at sicrhau tryloywder, cysondeb, cymesuredd, targedu ac atebolrwydd.

Mae ein dull o orfodi yn cynnwys 4 categori eang:

• hysbysu pobl o’u rhwymedigaethau
• annog ac arwain
• ymdrin â methu â chydymffurfio
• mynd i’r afael â thwyll a gweithgarwch troseddol

3. Hysbysu pobl o’u rhwymedigaethau

Mae hyn yn golygu cyfathrebu â defnyddwyr am yr hyn y mae’n rhaid iddynt ei wneud, sut ac erbyn pryd.

Rydym yn defnyddio amrywiaeth o gynnwys a sianeli cyfathrebu i hysbysu ein cynulleidfa mewn ffordd amserol am sut i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol gwiriad hunaniaeth.

Er enghraifft:

• mae ein gwefan Newidiadau i gyfraith cwmniau’r DU yn esbonio’r gofyniad cyfreithiol i gwblhau gwiriad hunaniaeth
• mae ein cylchlythyr yn rhoi diweddariadau rheolaidd am wiriad hunaniaeth

Byddwn yn e-bostio cwmnïau yn uniongyrchol cyn ffeilio eu datganiad cadarnhau blynyddol i ddweud wrthynt fod yn rhaid iddynt ddarparu datganiadau gwiriad hunaniaeth ar gyfer pob un o’u cyfarwyddwyr erbyn eu dyddiad cau ffeilio.

Rydym wedi cynllunio ein gwasanaethau i fod yn glir ac yn hawdd i’w defnyddio. Dylent ganiatáu i bobl sydd â hunaniaethau cyfreithlon gydymffurfio’n effeithiol ac yn effeithlon â’r gofyniad i gyflwyno datganiadau gwiriad hunaniaeth.

Ar gyfer gohebiaeth orfodi ffurfiol ynglŷn â gwiriad hunaniaeth, byddwn fel arfer yn anfon llythyr at gyfeiriad cyflwyno hysbysiadau’r cwmni. Ar gyfer PRhA, byddwn fel arfer yn anfon llythyrau beidio â chydymffurfio i’w cyfeiriad preswyl.

4. Annog ac arwain pobl i gydymffurfio

Byddwn yn annog ac yn arwain defnyddwyr i gydymffurfio lle mae’n briodol, amserol, ymarferol a rhesymol i wneud hynny.

Gallwn gefnogi pobl i gydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth mewn amrywiaeth o ffyrdd. Er enghraifft:

• e-bostio cwmnïau gyda chanllawiau ar sut i gydymffurfio
• gweminarau rhyngweithol am ddim
• Canllawiau ar-lein am ddim ar sut i gwblhau gwiriad hunaniaeth
• defnyddio cysylltiadau mewn cyrff proffesiynol
• ateb ymholiadau, cyfeirio a chynnig cyngor trwy ein canolfan gyswllt

Oherwydd natur gwiriad hunaniaeth, ni allwn gefnogi defnyddwyr trwy gwblhau gwiriad hunaniaeth ar eu cyfer. Byddwn yn ymdrechu i gyfeirio a chynghori pobl fel y gallant gyflawni cydymffurfiaeth eu hunain. Er enghraifft, efallai y byddwn yn cyfeirio defnyddwyr i gwblhau gwiriad hunaniaeth ar-lein neu i ddefnyddio DGCA, fel cyfrifydd.

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau ac os ydym yn derbyn achos, gallwn oedi ar drywydd peidio â chydymffurfio am gyfnod dros dro.

Byddwn yn ailadrodd ein gwasanaethau yn seiliedig ar fewnwelediadau fel adborth defnyddwyr, cyfraddau cydymffurfio a lefelau bodlonrwydd cwsmeriaid, er mwyn cynyddu defnyddioldeb ac annog cydymffurfiaeth.

5. Camau yn erbyn peidio â chydymffurfio

Yn unol â Deddf Cwmnïau 2006, ein rôl ni yw cynnal y gyfraith a sicrhau bod cwmnïau’n cydymffurfio â’u gofynion cyfreithiol.

Pan nad yw gwybodaeth a chanllawiau yn arwain at gydymffurfio, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn cymryd camau gan ddefnyddio’r amrywiaeth o bwerau sydd ar gael i ni. Byddwn yn cael ein harwain gan werth am arian a’r egwyddorion o ddefnyddio ein pwerau mewn modd cymesur, cyson, dryloyw ac mewn ffordd sy’n seiliedig ar dystiolaeth a thargedu.

Os nad yw defnyddwyr yn cydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth erbyn eu trosedd o beidio â chydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth ac yn egluro y gallwn fynd ar drywydd camau gorfodi heb rybudd pellach.

5.1 Camau gorfodi

Mae gennym 3 prif lwybr ar gyfer camau gorfodi:

• erlyniad drwy’r llys
• atgyfeirio at y Gwasanaeth Ansolfedd
• Cosbau ariannol

Byddwn yn dewis y dulliau gorfodi mwyaf addas trwy asesu:

• natur y peidio â chydymffurfio a’r amgylchiadau a gyflwynwyd wrth wneud achos
• difrifoldeb yr achos, unrhyw ffactorau gwaethygu, a phatrymau blaenorol o beidio â chydymffurfio
• y dystiolaeth, y ddealltwriaeth a’r mewnwelediadau sydd gennym
• y gwerth am arian, budd y cyhoedd a’r adnoddau sydd ar gael i ni a’i bartneriaid
• sut y gallwn gydweithio â chyrff llywodraethol eraill sy’n gallu defnyddio eu pwerau i fwrw ymlaen â’r dull gorau o gamau gorfodi
• a yw asiantaethau eraill eisoes yn cymryd camau mewn perthynas â’r mater

5.2 Mynd i’r afael â thwyll a gweithgarwch troseddol

Lle mae tystiolaeth o waethygu, twyllodrus neu droseddol, byddwn yn defnyddio ein pwerau cryfaf. Byddwn yn gweithio gyda phartneriaid gorfodi’r gyfraith i atal, tarfu ac yn y pen draw erlyn troseddwyr.

5.3 Achosion difrifol i’w erlyn

Mewn achosion difrifol, byddwn yn fwy tebygol o ddefnyddio ein pwerau mwyaf arwyddocaol fel erlyniad. Gall erlyn arwain at euogfarn droseddol, anghymhwyso cyfarwyddwr a dirwyon.

Rydym yn debygol o ystyried peidio â chydymffurfio yn ‘ddifrifol’ os yw person neu gwmni wedi cyflawni 3 neu fwy o drosedd dros gyfnod o 5 mlynedd.

Byddwn hefyd yn rhoi blaenoriaeth i adnoddau os oes angen, trwy dargedu achosion sydd, er enghraifft, wedi defnyddio dogfennau adnabod twyllodrus neu lle bo tystiolaeth o weithgaredd troseddol.

Mae hwn yn ganllaw i helpu gyda’n proses gwneud penderfyniadau, yn hytrach na rheol. Byddwn hefyd yn ystyried y Cod ar gyfer Erlyniad y Goron wrth benderfynu a ddylid cyfeirio achos at erlyniad. Beth bynnag yw’r sefyllfa, byddwn yn cymryd ymagwedd resymol a chymesur.

5.4 Parhau i weithredu fel cyfarwyddwr heb wiriad hunaniaeth

Hyd yn oed pan nad yw achosion yn cael eu dewis ar gyfer ein llwybr erlyniad, efallai y bydd cyfarwyddwyr a chyfwerth yn dal i fod yn cyflawni trosedd o dan 167M o’r Ddeddf Cwmnïau am barhau i weithredu heb wiriad hunaniaeth. Efallai y bydd y cwmni hefyd wedi torri rheolau am fethu â chywiro hyn.

Yn yr achosion hyn, byddwn yn anfon llythyr i’r cwmni yn amlinellu’r troseddau hyn. Bydd yr hysbysiad hwn yn amlinellu’r angen i gydymffurfio â gwiriad hunaniaeth, cywiro’r cyfarwyddwyr nad ydynt yn cydymffurfio neu ddweud wrthym nad oes angen y cwmni bellach.

Efallai y byddwn yn cyfeirio’r rhai sy’n parhau i weithredu heb wiriad hunaniaeth at y Gwasanaeth Ansolfedd.

5.5 Codi cosbau ariannol

Efallai y byddwn yn codi cosbau ariannol ar lefel cwmni neu swyddog unigol pan fydd cyfarwyddwyr neu PRhA yn methu â chydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth.

5.6 Dulliau gorfodi eraill

Mae gennym amrywiaeth o ddulliau gorfodi eraill ar gael i ni, yn ogystal â phwerau y gellir eu dirprwyo i ni gan yr Ysgrifennydd Gwladol.

Rydym hefyd yn gweithio’n agos gydag amrywiaeth o sefydliadau partner. Gallwn gyfeirio achosion atynt i ddefnyddio eu pwerau.

Gall dulliau gorfodi eraill sydd ar gael i ni gynnwys:

• cyfarwyddo cwmni i weithredu neu i beidio â gweithredu
• rhoi anodiad ar y gofrestr er mwyn sicrhau tryloywder cyhoeddus
• codi cosbau ariannol i gwmnïau ac Unigolion ag Diddordeb Sylweddol (PRhA)
• erlyn achos sifil
• erlyn achos troseddol
• anghymhwyso cyfarwyddwyr
• gorchymyn llys – gorchymyn i gwmni ffeilio neu ddarparu dogfennau a chyfrifon
• cyfeirio achos at asiantaethau eraill sy’n defnyddio’u pwerau, fel y Gwasanaeth Ansolfedd
• erlyn cwmnïau a dileu cwmnïau diofyn o’r gofrestr

Yn y pen draw, rhaid i gyfarwyddwyr gwblhau gwiriad hunaniaeth i barhau i weithredu fel cyfarwyddwr cwmni neu gyfwerth. Rhaid i gyfarwyddwyr newydd gwblhau gwiriad hunaniaeth i gael eu penodi fel cyfarwyddwr neu gyfwerth, neu i ymgorffori cwmni newydd.

Os nad yw cyfarwyddwyr neu gyfwerth yn ffeilio datganiad gwiriad hunaniaeth, byddant yn torri’r ddeddfwriaeth. Os yw cyfarwyddwr unigol neu gyfwerth yn torri gofynion gwiriad hunaniaeth, mae’r cwmni cyfan hefyd yn torri gofynion.

5.7 Gwneud achos

Os oes amgylchiadau eithriadol yr hoffech i ni eu hystyried, byddwn yn rhoi ffrâm amser i chi gysylltu â ni yn ysgrifenedig. Gelwir hyn yn gwneud achos.

Byddwn yn ystyried unrhyw achos a dderbynnir o fewn y ffrâm amser mewn modd teg, cadarn ac yn seiliedig ar dystiolaeth. Ni fyddwn yn ystyried achos a dderbynnir y tu allan i’r ffrâm amser.

Byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych a ydym yn derbyn eich achos. Bydd y penderfyniad hwn yn derfynol.

Ar ôl i’r ffrâm amser ddod i ben, efallai y byddwn yn mynd ar drywydd camau gorfodi heb rybudd pellach.

Mae’n debygol y byddwn yn derbyn achos lle mae tystiolaeth bod yr amgylchiadau’n eithriadol ac yn gysylltiedig â’r dyddiad dyledus. Hefyd, lle byddai’n anghymesur i ni fynd ar drywydd camau gorfodi ar y pryd. Er enghraifft, cwmni sy’n profi methiant TG difrifol pan fo’r datganiad gwiriad hunaniaeth yn ddyledus, heb unrhyw ffordd arall o gwblhau’r dasg.

Os ydym yn derbyn eich achos, byddwn yn oedi camau gorfodi, fel arfer am hyd at 2 fis. Mae hyn yn rhoi amser i’r cwmni gydymffurfio â gofynion gwiriad hunaniaeth neu gywiro materion sy’n effeithio ar eu cydymffurfiaeth.

Yn y pen draw, mae’n rhaid i chi gwblhau gwiriad hunaniaeth i weithredu fel cyfarwyddwr neu gyfwerth a pharhau i fod yn gyfreithlon.

Gwneud Cais dros Beidio â Ffeilio Datganiad Gwiriad Hunaniaeth.

5.8 Estyniad i ddyddiad dyledus PRhA

Mae gan y cofrestrydd ddisgresiwn i ymestyn y dyddiad dyledus wiriad hunaniaeth ar gyfer PRhA hyd at 14 diwrnod.

Trwy ymestyn y dyddiad dyledus, nid yw’r PRhA yn syrthio i ddiffyg cydymffurfio, ond yn hytrach mae’n parhau i gydymffurfio.

Os nad yw’r PRhA yn cyflwyno eu datganiad gwiriad hunaniaeth cyn y dyddiad dyledus estynedig, byddant yn torri’r gyfraith. Byddwn yn anfon llythyr diofyn yn nodi’r troseddau sy’n gysylltiedig â gwiriad hunaniaeth.

Ar ôl 2 estyniad digidol, byddwn yn cyfeirio ceisiadau pellach at arholwr i’w hystyried ynghyd â thystiolaeth ategol.

Cais am estyniad i’r dyddiad cau ar gyfer gwiriad hunaniaeth ar gyfer PRhA.