Canllawiau

Sefydliadau Corfforedig Elusennol (SCE): newid eich dogfen lywodraethol

Diweddarwyd 7 March 2024

Applies to England and Wales

Os yw’ch elusen yn Sefydliad Corfforedig Elusennol (CIO), ei dogfen lywodraethol yw ei chyfansoddiad.

Dylech adolygu eich cyfansoddiad yn rheolaidd a’i ddiweddaru. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod eich elusen yn gweithio’n dda nawr ac yn y dyfodol.

Gallwch newid eich cyfansoddiad, ond mae’n rhaid i chi:

  • Wneud newidiadau sydd er budd gorau eich elusen yn unig
  • Ddilyn y rheolau cywir i wneud eich newidiadau
  • Fod wedi derbyn awdurdod y Comisiwn Elusennau cyn y gall rhai newidiadau ddod i rym

Dylech hefyd:

  • gadw cofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth rydych wedi’i defnyddio i wneud eich penderfyniad
  • os yw’n briodol, ymgynghorwch ag aelodau, buddiolwyr a rhanddeiliaid eraill eich elusen ynghylch y newid rydych chi’n ei wneud

Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud penderfyniadau mewn ffordd sy’n cydymffurfio â’ch dyletswyddau fel ymddiriedolwr. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i:

  • egluro eich rhesymau dros yr holl newidiadau a wnewch i’ch cyfansoddiad
  • dangos eich bod wedi gweithredu’n iawn

Rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn Elusennau am yr holl newidiadau a wnewch i’ch cyfansoddiad.

Mae rhai pethau y mae’n rhaid i gyfansoddiad eich CIO eu cynnwys ac na allwch eu dileu. Rhaid i chi ddefnyddio ein cyfansoddiadau CIO enghreifftiol. Mae gan ein cyfansoddiadau enghreifftiol nodiadau a chanllawiau sy’n esbonio pa newidiadau y gallwch eu gwneud i’r model i adlewyrchu anghenion eich elusen.

Nid yw’r canllawiau hyn yn ymwneud â newid y math o ffurflen gyfreithiol y mae elusen yn ei chymryd. Er enghraifft, o CIO i gwmni elusennol. Os ydych am newid ffurflen gyfreithiol eich elusen, darllenwch ein canllawiau ar newid strwythur eich elusen.

Nid yw’r rheolau ym mhrif ran y canllawiau hyn yn berthnasol i waddol parhaol, tir dynodedig nac ymddiriedolaethau arbennig. Er enghraifft, adeilad y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel ysgol neu fuddsoddiadau lle mai dim ond yr incwm y gellir ei wario.

Gall eich CIO fod yn ymddiriedolwr gwaddolaeth barhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig. Disgwylir y bydd eich elusen yn cadw asedau o’r fath ar ymddiriedaeth.

Bydd gan yr asedau ddogfen lywodraethol wahanol i gyfansoddiad eich elusen.

Dilyn rheolau gwahanol newid sut y gall eich elusen ddefnyddio’r asedau hyn.

Newid dogfen lywodraethol eich elusen

Mae yna 2 fath o CIO: sylfaen a chymdeithasol. Mae gan CIOs Foundation ymddiriedolwyr sy’n unig aelodau o’r elusen. Mae gan CIOs cymdeithas aelodaeth sy’n ehangach na’r ymddiriedolwyr.

Mae gan bob CIOs bŵer gwelliant sy’n dod o gyfraith elusennau i wneud newidiadau i’w cyfansoddiad.

Pryd bynnag y byddwch yn defnyddio grym y gwelliant, rhaid i chi sicrhau eich bod yn defnyddio’r pŵer yn gywir. Mae hyn yn golygu deall y rheolau a nodir yn y gyfraith. Mae hefyd yn golygu gwirio eich cyfansoddiad i weld a yw’n cynnwys unrhyw reolau ychwanegol y mae angen i chi eu dilyn. Rhaid i chi ddilyn unrhyw amodau neu gamau y mae eich cyfansoddiad yn eu nodi.

Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i’r newid yr ydych am ei wneud gael ei awdurdodi gan:

  • y Comisiwn Elusennau
  • sylfaenydd eich elusen
  • canran uwch na’r arfer o aelodau eich elusen

Mae’n rhaid i chi ddilyn unrhyw amodau neu gamau oni bai naill ai:

  • holl aelodau eich CIO yn cytuno i’r newid
  • mae gennych awdurdod gan y Comisiwn

Wrth ddefnyddio grym y gwelliant, rhaid i chi wneud penderfyniadau sydd er budd gorau’r elusen.

Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu chi.

Newidiadau y gallwch eu gwneud heb awdurdod y Comisiwn Elusennau

Gallwch wneud y rhan fwyaf o newidiadau i’ch cyfansoddiad heb awdurdod y Comisiwn Elusennau.

Er enghraifft, newid sut mae eich elusen:

  • yn penodi ymddiriedolwyr
  • yn derbyn aelodau
  • Cyfathrebu gyda’i aelodau
  • trefnu a chynnal cyfarfodydd

Newidiadau sydd yn rhaid i’r Comisiwn Elusennau awdurdodi

Mae’n rhaid i chi ofyn am awdurdod y Comisiwn os bydd eich gwelliant yn:

  • Newid dibenion eich elusen
  • caniatáu i ymddiriedolwyr, aelodau, a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw elwa o’ch elusen
  • newid yr hyn sy’n digwydd i arian neu eiddo eich elusen os penderfynwch yn wirfoddol ei chau

Gelwir y newidiadau hyn yn ‘addasiadau rheoleiddiedig’, ac mae mwy o wybodaeth am bob un ohonynt wedi’i chynnwys isod.

Dylech ofyn am awdurdod y Comisiwn cyn i chi gytuno ar newidiadau rheoleiddiedig gydag aelodau eich elusen.

Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn cyn y gall y newidiadau hyn ddod i rym.

Newid dibenion eich elusen

Dylech adolygu dibenion eich elusen i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn ffordd effeithiol o ddefnyddio arian ac eiddo eich elusen.

Os daw’n amlwg, er enghraifft, na allwch hyrwyddo dibenion eich elusen yn effeithiol, na allwch eu hyrwyddo o gwbl neu na allwch eu hyrwyddo’n rhannol, rhaid i chi gymryd camau i’w newid.

Er enghraifft, mae grŵp buddiolwr elusen wedi lleihau’n sylweddol dros amser, a bob blwyddyn mae ganddo fwy a mwy o arian dros ben. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr yr elusen ystyried newid dibenion yr elusen. Un opsiwn yw ehangu nifer y bobl y gall yr elusen eu helpu.

Er mwyn deall a oes rhaid i chi newid eich dibenion, a pha newidiadau i’w gwneud, ystyriwch er enghraifft:

  • os yw anghenion a sefyllfa buddiolwyr eich elusen wedi newid
  • os oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar bwy yw’ch buddiolwyr, neu sut rydych chi’n eu diffinio
  • os oes amgylchiadau newydd sy’n effeithio ar sut rydych chi’n gweithio gyda’ch buddiolwyr neu’n eu cefnogi

Mae angen i’ch dibenion newydd fod yn ymarferol nawr ac yn y dyfodol rhagweladwy.

Rhaid i’ch dibenion newydd fod yn elusennol.

Mae’n rhaid bod gennych awdurdod y Comisiwn Elusennau i newid dibenion eich elusen.

Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon bod eich dibenion newydd er budd gorau eich elusen. Bydd y Comisiwn yn ystyried:

  • cyn belled ag y bo’n bosibl ac yn ddymunol, a yw’r dibenion newydd yn debyg i ddibenion gwreiddiol a chyfredol eich elusen
  • yr angen i’r dibenion newydd fod yn addas ac yn effeithiol o dan amgylchiadau cymdeithasol ac economaidd cyfredol

Bydd angen i chi egluro i’r Comisiwn pam eich bod wedi penderfynu newid dibenion eich elusen, gan gynnwys sut y gwnaethoch ystyried y ddau ffactor uchod wrth benderfynu ar ddibenion newydd arfaethedig eich elusen.

Cadwch gofnod o unrhyw wybodaeth neu dystiolaeth rydych wedi’i defnyddio i wneud eich penderfyniad.

Byddwch yn ymwybodol:

  • gall hyd yn oed newidiadau bach i eiriad dibenion effeithio ar eu hystyr a byddai angen awdurdod y Comisiwn arnynt
  • gall newidiadau i adrannau eraill o’ch cyfansoddiad effeithio ar eich dibenion ac os oes angen awdurdod y Comisiwn arnynt. Er enghraifft, cymal sy’n diffinio’r ardal lle mae’ch elusen yn gweithio neu pwy yw ei buddiolwyr

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch i ailrifo cymalau.

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi newid i ddibenion eich elusen. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon bod eich dibenion newydd er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro:

  • beth oedd pwrpas gwreiddiol eich elusen pan gafodd ei sefydlu (os ydych yn eu hadnabod)
  • sut mae’r dibenion newydd yn debyg i ddibenion presennol eich elusen, ac os na, pam
  • sut mae’r dibenion newydd yn addas ac yn effeithiol o dan amgylchiadau cymdeithasol ac economaidd cyfredol
  • y ffactorau yr oeddech yn eu hystyried pan wnaethoch eich penderfyniad
  • sut mae’r newid i ddibenion er budd gorau eich elusen
  • sut y bydd y newid yn effeithio ar fuddiolwyr presennol eich elusen
  • sut y byddwch yn hyrwyddo’r dibenion newydd, gan gynnwys gweithgareddau y bydd eich elusen yn eu cyflawni neu gyllid yr ydych wedi’u sicrhau
  • a allai’r newid fod yn ddadleuol neu o ddiddordeb cyhoeddus
  • sut rydych wedi ymgynghori (er enghraifft, gyda’ch buddiolwyr) ynghylch y newid, ac wedi ystyried yr adborth a gawsoch
  • sut rydych wedi rheoli gwrthdaro buddiannau

Newidiadau sy’n caniatáu buddion i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw

Mae’r gyfraith yn caniatáu rhai taliadau a buddion i ymddiriedolwyr, er enghraifft:

  • eu costau rhesymol a chyfreithlon
  • darparu nwyddau a/neu wasanaethau mewn rhai amgylchiadau
  • Yswiriant indemniad ymddiriedolwyr

Os oes gan eich cyfansoddiad gymal sy’n atal y buddion a ganiateir gan y gyfraith, gallwch ei ddiwygio i gael gwared ar y cymal.

Nid oes angen awdurdod y Comisiwn arnoch i wneud hyn oni bai bod gwrthdaro buddiannau na allwch eu rheoli, megis pryd:

  • yr unig aelodau o’ch elusen yw ei hymddiriedolwyr, neu
  • Does dim digon o aelodau sydd hefyd ddim yn ymddiriedolwyr i bleidleisio ar y newid

Rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn i wneud newidiadau i’ch cyfansoddiad a fyddai’n caniatáu buddion heblaw am yr uchod i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â hwy (‘personau cysylltiedig’).

Er enghraifft, ychwanegu cymal newydd neu ddiwygio cymal sy’n bodoli eisoes sy’n caniatáu i’ch elusen:

  • Talu ymddiriedolwr am wneud eu rôl ymddiriedolwr
  • cyflogi ymddiriedolwr, aelod neu berson cysylltiedig
  • talu (neu gynyddu) llog i ymddiriedolwr ar fenthyciad y maent yn ei roi i’r elusen

Mae’n bosib ychwanegu neu ddiwygio cymal sy’n dweud y byddai budd-dal ond yn cael ei ganiatáu gydag awdurdod y Comisiwn. Rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn i ychwanegu neu ddiwygio’r math hwn o gymal.

Mae hefyd yn bosibl ychwanegu neu ddiwygio cymal sy’n caniatáu buddion i bobl neu sefydliadau nad ydynt yn perthyn i’r categori ‘personau cysylltiedig’ fel y’u diffinnir yn y gyfraith elusennol. Bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch os, pan fyddwch chi’n penderfynu gwneud y newidiadau hyn, mae gwrthdaro buddiannau na allwch eu rheoli.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn neu os nad ydych yn siŵr a yw rhywun yn berson cysylltiedig.

Byddwch yn ymwybodol bod yn rhaid i rai elusennau roi gwybod am daliadau i ymddiriedolwyr, aelodau a phobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig â nhw yn eu cyfrifon a’u datganiad blynyddol, sy’n dod yn wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd.

Cyn i chi wneud newidiadau, dylech ddarllen ein canllawiau ar y canlynol:

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi’r mathau hyn o newidiadau. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam rydych chi’n gwneud y newid, gan gynnwys:

  • yr hyn y mae eich cyfansoddiad yn ei ddweud ar hyn o bryd am fudd-daliadau
  • y ffactorau yr oeddech yn eu hystyried pan wnaethoch eich penderfyniad
  • sut rydych wedi rheoli’r gwrthdaro buddiannau

Newid yr hyn sy’n digwydd i eiddo eich elusen pan fydd yn cau

Bydd cyfansoddiad eich elusen yn nodi’r hyn sy’n rhaid digwydd i’w harian neu eiddo os byddwch yn penderfynu yn wirfoddol ei chau. Gelwir hyn yn gymal ‘dirwyn i ben’ neu ‘ddiddymiad’.

Rhaid i chi ofyn i awdurdod y Comisiwn newid yr hyn y mae’r cymal diddymu yn eich cyfansoddiad yn ei ddweud am sut y gallwch ddefnyddio arian ac eiddo eich elusen o dan yr amgylchiadau hyn.

Efallai bydd rheolau gwahanol yn berthnasol os ydych yn ystyried a oes angen i chi gau eich elusen oherwydd ei bod mewn trafferthion ariannol.

Fel arfer, bydd y cymal yn dweud, cyn diddymu, bod yn rhaid i chi roi arian neu eiddo eich elusen i elusennau sydd â’r un dibenion neu debyg.

Mae’n rhaid i chi gael awdurdod y Comisiwn i newid cymal diddymu eich elusen a fyddai, er enghraifft, yn:

  • caniatáu i elusennau sydd â gwahanol ddibenion dderbyn arian neu eiddo eich elusen ar ddiddymu
  • newid yr elusennau sydd wedi’u henwi ar hyn o bryd yn y cymal fel rhai sydd â hawl i dderbyn arian neu eiddo eich elusen wrth ddiddymu

Mewn rhai achosion, gall ychwanegu neu ddiwygio pŵer i uno ag elusen arall fod yn newid rheoledig i’r cymal diddymu. Lle mae hyn yn wir, bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch.

Gofynnwch am gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Gofyn i’r Comisiwn awdurdodi newid i gymal diddymu eich elusen. Bydd y Comisiwn ond yn rhoi awdurdod os ydym yn fodlon ei fod er budd gorau eich elusen. Bydd angen i chi egluro pam eich bod yn gwneud y newid, gan gynnwys y ffactorau a ystyriwyd gennych pan wnaethoch eich penderfyniad.

Hysbysiad cyhoeddus

Gofynnwn i chi ddweud wrth y Comisiwn Elusennau os ydych chi’n credu y gallai eich newid rheoledig arfaethedig fod yn ddadleuol neu o ddiddordeb i’r cyhoedd. Mewn rhai amgylchiadau, gall y Comisiwn ofyn i chi roi rhybudd cyhoeddus o’ch newidiadau. Gallwn hefyd ddewis gwneud hyn ein hunain.

Sut i wneud newidiadau

Pasio penderfyniad

Bydd angen i’r ymddiriedolwyr benderfynu rhoi’r newid i aelodau’r elusen. I wneud hyn, pasiwch benderfyniad gan fwyafrif o holl ymddiriedolwyr eich elusen.

Ar gyfer newidiadau rheoleiddiedig, dylech ofyn am awdurdod y Comisiwn cyn i chi gytuno ar y newid gydag aelodau eich elusen. Bydd hyn yn arbed costau trefnu cyfarfod i bleidleisio ar newid nad yw’r Comisiwn yn ei awdurdodi.

Yna mae’n rhaid i chi ofyn i aelodau eich elusen basio penderfyniad i wneud y newid. Fel arfer, byddant yn gwneud hyn mewn cyfarfod cyffredinol.

Mae’n rhaid cael penderfyniad aelodau ar wahân o hyd hyd os yw eich elusen yn SCE sylfaen a’r ymddiriedolwyr yw’r unig aelodau o’ch elusen.

Gallwch ddefnyddio ein canllawiau ar gyfarfodydd elusennol i’ch helpu i wneud penderfyniadau dilys.

Gwiriwch a yw eich cyfansoddiad yn caniatáu i’ch aelodau wneud penderfyniadau heb gyfarfod, megis yn ysgrifenedig.

Er mwyn i’ch aelodau basio penderfyniad, mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol:

  • bod yna gytundeb ymhlith o leiaf 75% o aelodau eich elusen sy’n pleidleisio mewn cyfarfod cyffredinol (gan gynnwys y rhai sy’n pleidleisio drwy ddirprwy neu drwy’r post)
  • i gael cytundeb holl aelodau eich elusen os ydych yn cynnal y bleidlais mewn ffordd arall y mae eich cyfansoddiad yn ei ganiatáu, megis yn ysgrifenedig, ar-lein neu drwy’r post

Gwiriwch a yw eich cyfansoddiad yn nodi canran uwch o aelodau sydd angen pleidleisio i wneud y newid. Mae’n rhaid i chi ddilyn y rheolau yn eich cyfansoddiad.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn siŵr am y camau cywir i’w dilyn.

Anfonwch gopi o’ch cyfansoddiad wedi’i ddiweddaru a’ch penderfyniad wedi’i lofnodi a’i ddyddio i’r Comisiwn. Dylai eich penderfyniad gynnwys y canlynol:

  • enw a rhif cofrestru eich elusen
  • union eiriad unrhyw gymal rydych chi wedi’i ddiwygio
  • union eiriad unrhyw gymal newydd yr ydych wedi’i ychwanegu
  • os caiff ei basio mewn cyfarfod aelodau, dyddiad y cyfarfod a chadarnhad bod y cworwm yn ofynnol i’r cyfarfod wneud penderfyniadau dilys
  • os caiff ei basio mewn ffordd arall y mae eich cyfansoddiad yn ei ganiatáu, megis yn ysgrifenedig, ar-lein neu drwy’r post, cadarnhad bod y penderfyniad wedi’i basio gan holl aelodau eich elusen
  • ar gyfer newidiadau rheoleiddiedig, cadarnhad bod gennych awdurdod y Comisiwn
  • datganiad eich bod wedi dilyn unrhyw amodau ychwanegol a nodir yn eich cyfansoddiad

Gallwch ddefnyddio ein cyfansoddiadau CIO enghreifftiol i’ch helpu i ysgrifennu eich cymal newydd.

Pwy i ddweud am newidiadau

Mae’n rhaid i chi anfon y dogfennau canlynol at y Comisiwn Elusennau o fewn 15 diwrnod i basio’ch penderfyniad:

  • copi o’r penderfyniad wedi’i lofnodi a’i ddyddio, sy’n cynnwys yr holl wybodaeth a restrir yn yr adran flaenorol
  • copi wedi’i ddiweddaru o’ch cyfansoddiad diwygiedig

Mae hyn er mwyn i ni allu cadw cofnod eich elusen ar y gofrestr o elusennau yn gyfredol.

Pan fydd newidiadau yn dod i rym

Newidiadau at ddibenion eich elusen

Mae newidiadau i ddibenion eich elusen yn dod i rym naill ai:

  • ar y diwrnod y mae’r Comisiwn yn cofrestru’r newid, neu
  • ar ddyddiad diweddarach a nodwyd gennych yng nghyraniad eich aelodau, ond rhaid i hyn fod ar ôl i’r Comisiwn gofrestru’r newid

Ni allwch gofrestru newidiadau i’ch dibenion nes i’r Comisiwn roi ei awdurdod ar gyfer y newid.

Dylech ofyn am awdurdod cyn i chi gytuno ar y newid gydag aelodau eich elusen. Bydd hyn yn arbed costau trefnu cyfarfod i bleidleisio ar newid nad yw’r Comisiwn yn ei awdurdodi.

Newidiadau eraill

Os yw aelodau eich elusen yn pasio’r penderfyniad i wneud y newid cyn 7 Mawrth 2024, bydd eich newidiadau’n dod i rym pan fyddant wedi’u cofrestru. Mae hyn yn golygu pan fydd y Comisiwn yn diweddaru cofnod eich elusen ar y gofrestr elusennau.

Os bydd eich aelodau’n pasio’r penderfyniad ar ôl 7 Mawrth 2024, bydd eich newidiadau’n dod i rym naill ai:

  • y diwrnod y mae aelodau eich elusen yn pasio’r penderfyniad, neu
  • dyddiad diweddarach a nodwyd gennych yn narllediad yr aelodau

Gallwch ddewis dyddiad diweddarach, felly bydd eich newid yn dod i rym ar yr un pryd â digwyddiad arall, megis diwedd y flwyddyn ariannol.

Gwaddoldai parhaol, tir dynodedig ac ymddiriedolaethau arbennig

Yn syml, mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae dau brif fath o waddol parhaol:

  • arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen ar gyfer buddsoddi. Dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario
  • eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol yn unig. Er enghraifft, tir neu adeiladau a roddir i’w defnyddio fel ysgol neu faes hamdden. Weithiau gelwir hyn yn ‘dir dynodedig’

Bydd gan asedau o’r fath ddogfen lywodraethol wahanol i gyfansoddiad eich CIO.

Arian neu eiddo yw ymddiriedolaethau arbennig y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen yn unig.

Darganfyddwch sut y gall eich CIO, fel ymddiriedolwr, newid sut y gall ddefnyddio:

Er mwyn sicrhau bod eich newidiadau yn ddilys, byddwch yn glir eich bod yn:

  • diwygio’r ddogfen lywodraethol gywir
  • dilyn y rheolau cywir i newid sut y gall eich CIO ddefnyddio gwaddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig

Darganfyddwch fwy am gwaddol parhaol neu dir dynodedig.