Cyfarwyddyd newydd ar ddogfennau ar gyfer cofrestriadau cyntaf
Gall trawsgludwyr bellach gyflwyno copïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau ar gyfer ceisiadau cofrestriadau cyntaf.
Mae’r Cofrestrydd wedi gwneud Cyfarwyddyd sy’n golygu y gall trawsgludwyr gyflwyno copïau ardystiedig o ddogfennau a gweithredoedd yn hytrach na’r gwreiddiol, cyhyd â’u bod yn bodloni amodau penodol:
- nodwyd yn Registrars Direction: Documents to be delivered with a first registration application
- nodwyd yn Registrars Direction: Documents to be delivered with a first registration application – lost deeds and adverse possession
- ymgorfforwyd yng nghyfarwyddyd ymarfer 1: cofrestriadau cyntaf
- rhestrwyd isod ar gyfer trawsgludwyr
Er Mehefin 2014, rydym wedi derbyn copïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau ar gyfer ceisiadau i ddiweddaru cofrestri tir, lle mae’r tir eisoes wedi ei gofrestru. Hyd yma, mae wedi bod yn ofynnol gennym gael copïau gwreiddiol o’r gweithredoedd a’r dogfennau ar gyfer ceisiadau am gofrestriad cyntaf.
Rydym wedi newid ein harfer er mwyn i drawsgludwyr allu cydweithio â ni mewn ffordd fwy cyson a symleiddio eu prosesau mewnol. Bellach, mae modd iddynt ddefnyddio’r un arfer i gyflwyno:
-
dogfennau sy’n cefnogi cais am gofrestriad cyntaf
-
dogfennau sy’n cefnogi cais i ddiweddaru cofrestr gyfredol
Gall trawsgludwyr barhau i gyflwyno dogfennau a gweithredoedd gwreiddiol gyda cheisiadau os mai dyna yw eu dewis, a deallwn nad yw pob dogfen a gweithred yn addas i’w copïo. O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd angen i drawsgludwyr gyflwyno gweithredoedd a dogfennau gwreiddiol gyda cheisiadau am gofrestriad cyntaf o hyd.
Sylwer:
-
dim ond trwy’r post y mae modd cyflwyno ceisiadau cyntaf o hyd. Bydd Cyfarwyddyd y Cofrestrydd heddiw yn ein helpu i archwilio’r posibilrwydd o gynnig i gwsmeriaid y cyfle i e-gyflwyno cofrestriadau cyntaf trwy’r porthol
-
os collwyd neu os dinistriwyd y gweithredoedd a’r dogfennau ar gyfer cofrestriadau cyntaf, mae ein polisi cyfredol yn parhau i ddilyn cyfarwyddyd ymarfer 2: cofrestriadau cyntaf os yw gweithredoedd ar goll neu wedi eu dinistrio
Rhagor o wybodaeth i drawsgludwyr.
Mae’r wybodaeth hon yn gywir ar adeg ei chyhoeddi (28 Tachwedd 2016). Dylai trawsgludwyr bob amser wirio ein cyfarwyddiadau ymarfer i sicrhau bod eu harferion yn gyfoes.
Ceisiadau wedi eu dileu
Os na fyddwch yn cyflwyno gweithredoedd gwreiddiol wrth ymateb i ymholiad penodol, caiff y cais ei ddileu, yn unol â’n polisi dileu cyfredol – gweler cyfarwyddyd ymarfer 50: trefnau ymholi a dileu.
Ni ellir gwneud y cais wedi ei adnewyddu o dan y Cyfarwyddyd a rhaid iddo gynnwys y gweithredoedd gwreiddiol y bu inni ofyn amdanynt – gweler cyfarwyddyd ymarfer 49: dychwelyd a gwrthod ceisiadau i gofrestru
Os gwrthodir y cais am unrhyw reswm arall, pan ailgyflwynir y cais hwn, nid oes angen ail-ardystio neu ail-ddyddio’r weithred/gweithredoedd a’r ddogfen/dogfennau a gyflwynwyd gyda’ch cais gwreiddiol.
Os caiff y cais ei ddileu am unrhyw reswm, byddwn yn dychwelyd yr holl weithredoedd a dogfennau a gyflwynwyd. Byddwn yn sganio neu’n dinistrio’r holl gopïau ardystiedig ar ôl cwblhau’r cais, felly dylech gadw eich copi ardystiedig eich hun os oes angen.
Copïau ardystiedig
Copi ardystiedig yw copi o ddogfen sydd wedi ei ardystio gan drawsgludwr ei fod yn gopi gwir o’r ddogfen wreiddiol (gan gynnwys yr holl femoranda), ac sydd wedi ei arnodi ag enw a chyfeiriad y cyfryw drawsgludwr, a dyddiad yr ardystiad.
Rhaid i bob copi o unrhyw weithred neu ddogfen sy’n ategu’r cais gynnwys yr ardystiad priodol o’r tri a restrir isod, wedi ei lofnodi gan drawsgludwr gyda dyddiad nad yw’n hirach na thri mis cyn gwneud y cais at ddibenion rheol 15 o’r Rheolau:
a. Rwyf fi/Rydym ni yn ardystio bod y cyfryw ddogfen yn gopi gwir o’r ddogfen wreiddiol.
b. Rwyf fi/Rydym ni yn ardystio bod y cyfrwy ddogfen yn gopi gwir o ddogfen a ardystiwyd gan drawsgludwr ei fod yn gopi gwir o’r gwreiddiol (er enghraifft, pe bai’n dalfyriad neu’n grynodeb).
c. Dyma gopi gwir o ddogfen neu weithred a gopïwyd sydd heb ei ardystio sydd ym meddiant y ceisydd.
Rhaid i unrhyw gynlluniau y byddwch yn eu hanfon atom gyda’r gweithredoedd fod yn gopïau lliw, maint llawn ac ni ddylent fod wedi cael eu lleihau o ran graddfa na maint yn ystod y broses gopïo. Os nad yw ansawdd gweithred gopi yn dderbyniol ar gyfer ein gofynion, byddwn yn codi ymholiad i’r gweithredoedd gwreiddiol gael eu cyflwyno.
Os byddwn yn derbyn cais nad yw’n cynnwys dim ond dogfennau a gweithredoedd copi ardystiedig, byddwn yn cyfrif ei fod yn syrthio y tu allan i’r cyfarwyddyd newydd a byddwn yn codi ymholiad i’r gweithredoedd gwreiddiol gael eu cyflwyno.
Amodau ar gyfer cyflwyno dogfennau a gweithredoedd copi ardystiedig yn hytrach na’r rhai gwreiddiol
-
Rhaid i’r holl gopïau ardystiedig fod wedi eu dyddio o fewn tri mis i ddyddiad derbyn y cais yng Nghofrestrfa Tir EM.
-
Rhaid i gwsmeriaid ddarparu’r ardystiad penodol canlynol gyda’u cais:
“Rwy’n ardystio ar ran fy sefydliad bod copïau ardystiedig o’r holl weithredoedd a dogfennau yn ymwneud â’r teitl hwn sydd ym meddiant y ceisydd wedi eu cynnwys gyda’r cais hwn (fel sydd wedi eu rhestru ar ffurflen DL). Bydd fy sefydliad yn cydymffurfio ag unrhyw gais gan Gofrestrfa Tir EM i gyflwyno’r gwreiddiol o’r gweithredoedd a dogfennau o’r fath hyd oni bydd Cofrestrfa Tir EM yn ein hysbysu bod y cais wedi ei gwblhau.
Llofnodwyd …………………………… (llofnod y trawsgludwr sy’n cyflwyno unigol)
Enw mewn priflythrennau ……………………………………
O ………………………………………………… (enw’r sefydliad)
Rhif cofrestr, trwydded, awdurdodiad neu aelodaeth a roddwyd gan reolydd y trawsgludwr unigol
………………………….
Enw’r Rheolydd ……………………………………
Dyddiad: ………………………………”
Rhaid i’r dystysgrif gael ei llofnodi gan drawsgludwr sy’n cyflwyno unigol, gyda’i enw wedi ei ysgrifennu mewn llythrennau bras oddi tano, ac nid ar y llinell ar gyfer enw’r sefydliad. Hefyd, rhaid cynnwys rhif y trawsgludwr unigol o’r awdurdod rheoleiddio perthnasol.
Nid oes darpariaeth ar gyfer y dystysgrif yn Ffurflen FR1. Rhaid i’r dystysgrif fod fel y nodir uchod a dylid ei rhoi mewn llythyr eglurhaol.
Mae’r dystysgrif hon yn orfodol ac os na chaiff ei chyflwyno ystyrir y cais yn sylweddol ddiffygiol a gall olygu bod y cais yn cael ei ddileu neu ei wrthod. Ni ellir cyflwyno’r dystysgrif hon yn ôl-weithredol, rhaid ei chyflwyno gyda’r cais er mwyn osgoi gwrthod y cais neu godi ymholiad am y gweithredoedd gwreiddiol.
3.Mae Cofrestrfa Tir EM yn cadw’r hawl i ofyn am weithredoedd gwreiddiol ar unrhyw gais a gyflwynir, a gall wneud hynny o dro i dro at ddibenion sicrhau ansawdd ac i gyflawni ein cyfrifoldebau i gynnal cywirdeb y Gofrestr.