Canllawiau

Gwasanaeth Dal Tir y Ceidwad Swyddogol i Elusennau

Cyhoeddwyd 1 September 2004

Applies to England and Wales

1. Am beth mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn yn disgrifio’n fyr wasanaethau’r Ceidwad Swyddogol i Elusennau o ran tir elusennau.

2. Pwy yw’r Ceidwad Swyddogol?

Mae’r Ceidwad Swyddogol yn gorfforaeth sydd wedi’i chreu gan statud i ddal tir ar ran elusennau; yn ymarferol mae’n aelod o staff y Comisiwn Elusennau a benodir i’r rôl hon. Os yw tir yn cael ei ddal gan y Ceidwad Swyddogol mae’n rhaid iddo gael ei ‘freinio’ ynddo/ynddi.

3. Ystyr geiriau a ddefnyddir

Deddf Elusennau yw Deddf Elusennau 2011.

Tir yw tir yng Nghymru a Lloegr gyda neu heb adeiladau, ac mae’n cynnwys unrhyw ystad neu fudd mewn tir, megis prydles, hawl tramwy, hawddfraint, neu rent-dal. Yn y cyd-destun hwn nid yw’n cynnwys budd mewn tir trwy gyfrwng morgais neu warant arall yn benodol.

Ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol o dan y ddogfen lywodraethol am reoli gweinyddiad yr elusen. Yn y ddogfen lywodraethol gallant gael eu galw’n aelodau pwyllgor, yn llywodraethwyr, yn gyfarwyddwyr, neu gall fod rhyw deitl arall ganddynt. Weithiau bydd ymddiriedolwyr gwarchod neu ymddiriedolwyr daliannol gan elusen hefyd, ac mae eu rôl wedi’i chyfyngu i ddal ei heiddo. Nid oes gan ymddiriedolwyr gwarchodaeth neu ymddiriedolwyr daliannol unrhyw bwˆ er i wneud penderfyniadau rheoli a rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddyd cyfreithlon yr ymddiriedolwyr elusen.

Mae’r gair ‘rhaid’ yn cael ei ddefnyddio pan fydd gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Mae ‘dylai’ yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y canllawiau arfer da lleiaf y dylech eu dilyn oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

4. Cyn y gellir breinio tir yn y Ceidwad Swyddogol

Rhaid i’r teitl i’r tir gael ei ddal gan yr elusen eisoes cyn y gellir ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol. Hyd yn oed pan fydd y ddwy weithred o brynu tir a breinio’r tir wedi hynny yn y Ceidwad Swyddogol yn cael eu hystyried yn rhan o un broses, dylid eu cyflawni trwy ddwy ddogfen gyfreithiol ar wahân. Ni all y Ceidwad Swyddogol fod yn barti a enwir mewn unrhyw drawsgludiad, trosglwyddiad, prydles neu weithred arall sy’n prynu tir.

5. Sut mae tir yn cael ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol

Gall tir gael ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol gan Orchymyn sy’n cael ei baratoi gan y Llys neu, yn fwy arferol, gan y Comisiwn, gan ddefnyddio’r darpariaethau yn y Ddeddf Elusennau. Gallwch wneud cais i freinio tir elusen yn y Ceidwad Swyddogol drwy ddefnyddio ein ffurflen ar-lein.

Mae’r comisiwn yn gwneud gorchymyn breinio sengl ar ddiwedd pob mis ar gyfer pob elusen y bydd ei thir yn cael ei breinio yn y Ceidwad Swyddogol. Oni bai bod problem gyda chais eich elusen, bydd y gorchymyn breinio misol nesaf sydd ar gael yn cynnwys manylion am eich elusen a’r eiddo sydd i’w freinio. Cewch gopi o’r gorchymyn.

Mae tir elusennau a oedd, cyn 1 Ionawr 1961, wedi’i freinio yn Ymddiriedolwr Swyddogol Tir Elusennau, yn cael ei freinio’n awtomatig ar y dyddiad hwnnw yn y Ceidwad Swyddogol.

6. Cofrestru tir

Ar ôl i ni freinio’r tir yn y Ceidwad Swyddogol, gall ymddiriedolwyr yr elusen wneud cais i’r Gofrestrfa Tir i gofrestru eu teitl yn enw’r Ceidwad Swyddogol. Os nad yw’r tir wedi’i gofrestru, byddem yn annog ymddiriedolwyr i ystyried manteision cofrestru tir cyn breinio, megis sicrhau prawf teitl - cysylltwch â’r Gofrestrfa Tir am fanylion (gweler ei gwefan https://www.gov.uk/government/organisations/land- registry neu edrychwch yn y cyfeirlyfr ffôn o dan “Land Registry” i gael hyd i’ch swyddfa leol).

7. Manteision breinio tir yn y Ceidwad Swyddogol

Nid oes gan elusennau sy’n anghorfforedig, megis ymddiriedolaethau neu gymdeithasau, hunaniaeth gyfreithiol ac ni allant ddal eiddo (gan gynnwys tir) yn eu henw eu hunain. Yn lle hynny mae’n rhaid iddo gael ei ddal ar ran yr elusen gan unigolion enwebedig (a elwir yn ymddiriedolwyr daliannol, ac yn aml mewn un neu ragor o’r ymddiriedolwyr elusen) neu gorfforaeth gorfforedig (gweler isod). Yn achos unigolion, bydd yr unigolion hyn yn newid o bryd i’w gilydd (e.e. oherwydd eu bod yn ymddeol neu’n marw), a bydd gweithredoedd newydd yn ofynnol i drosglwyddo’r eiddo i’w holynydd. Fodd bynnag, mae breinio tir elusen yn y Ceidwad Swyddogol yn osgoi’r angen i wneud hyn. Mae dwy fantais i hyn:

• mae’r elusen yn arbed y gost o baratoi’r gweithredoedd newydd sy’n ofynnol pan fydd ei hymddiriedolwyr daliannol yn newid
• nid oes unrhyw berygl y bydd tir elusen yn aros wedi’i freinio mewn pobl nad ydynt yn ymwneud â’r elusen mwyach ac y gall fod yn anodd i’w holrhain

Os yw’r elusen yn gwmni neu’n gorfforaeth gorfforedig arall mae ganddi ei hunaniaeth gyfreithiol ei hun a gall ddal eiddo (gan gynnwys tir) yn ei henw ei hun. Felly nid oes angen breinio’r tir yn y Ceidwad Swyddogol oherwydd nid yw hyn yn cynnig unrhyw fanteision ychwanegol. Mae hyn yn gymwys i elusennau anghorfforedig sydd o dan ymddiriedolaeth corfforaeth gorfforedig hefyd (er enghraifft os yw’r ymddiriedolwyr wedi corffori eu hunain o dan y Ddeddf Elusennau). Yn yr achos hwn gall yr ymddiriedolwr corfforedig ddal y tir ar ran yr elusen, heb ystyried unrhyw newid yn yr unigolion sy’n ffurfio’r corff ymddiriedolwyr.

Os yw tir elusennau wedi’i freinio mewn pobl sydd heb gysylltiad mwyach â’r elusen ac yn enwedig os yw’r holl bobl y breiniwyd y tir ynddynt wedi marw neu nid oes modd eu holrhain, mae’n bosib mai Gorchymyn gan y Comisiwn sy’n breinio’r tir yn y Ceidwad Swyddogol yw’r ffordd orau o sicrhau bod yr elusen yn gallu dangos ei bod yn berchen ar y tir.

Mae breinio yn y Ceidwad Swyddogol yn symleiddio perchnogaeth tir elusen a gall olygu bod delio â’r tir (megis gwerthu neu ei roi ar brydles) yn llai trafferthus a chostus. Er enghraifft, yn achos tir anghofrestredig bydd nifer y gweithredoedd y mae angen ei gynhyrchu yn cael ei leihau ac ni fydd angen profi bod yr ymddiriedolwyr blaenorol wedi marw.

At hynny, mae gwasanaethau’r Ceidwad Swyddogol yn rhad ac am ddim.

8. Rheoli’r tir

Ni all y Ceidwad Swyddogol gymryd rhan wrth reoli’r tir a freiniwyd ynddo/ynddi. Mae ymddiriedolwyr elusen yn cadw’r holl bwerau a dyletswyddau rheoli. Er enghraifft, bydd rhaid iddynt barhau i wneud y canlynol:

• penderfynu sut y dylid gosod y tir (os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn datgan y gall y tir gael ei osod neu fod rhaid i’r tir gael ei osod)
• gwneud trefniadau ar gyfer casglu rhent
• sicrhau os yw’r tir yn cael ei ddal ar ymddiriedolaeth at ddiben arbennig ei fod yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y diben hwnnw ac nid rhyw ddiben arall
• gwarchod y tir, er enghraifft, trwy sicrhau bod ei ffiniau wedi’u diffinio’n glir a thrwy archwilio cyflwr y tir o dro i dro er mwyn gwneud yn siwˆ r nad yw’n cael ei gamddefnyddio
• gwneud trefniadau ar gyfer cynnal a chadw a gwella’r tir, os oes angen

Nid yw breinio tir elusen yn y Ceidwad Swyddogol yn newid unrhyw bwerau ymddiriedolwyr elusen i werthu’r tir. Efallai fod cyfyngiadau ar werthu’r tir ond fel arfer byddant yn codi o’r canlynol:

• telerau dogfen lywodraethol yr elusen
• y Ddeddf Elusennau
• Ddeddf Cymdeithasau Tai 1985 yn achos elusen a gofrestrwyd fel cymdeithas tai

Mae’r cyfyngiadau hyn yn gymwys os yw’r tir wedi’i freinio yn y Ceidwad Swyddogol neu beidio.

9. Beth sydd angen ei wneud pan fydd tir a freiniwyd yn y Ceidwad Swyddogol yn cael ei werthu?

Mae’n rhaid i’r Ceidwad Swyddogol fod yn barti i unrhyw drawsgludiad, trosglwyddiad, prydles neu weithred arall sy’n ymwneud â gwerthu tir a freiniwyd ynddo/ynddi.

Nid oes angen i’r Ceidwad Swyddogol roi ei sêl ar y weithred heblaw yn yr achos a nodwyd isod. Yn lle hynny, bydd y weithred yn cael ei harwyddo yn enw ac ar ran y Ceidwad Swyddogol gan ymddiriedolwyr yr elusen. Bydd rhaid i bob un o’r ymddiriedolwyr elusen arwyddo’r weithred oni bai bod dau neu ragor ohonynt wedi cael eu hawdurdodi i wneud hynny o dan y Ddeddf Elusennau.

Mae achos lle mae’n rhaid i’r Ceidwad Swyddogol roi ei sêl ar unrhyw weithred sy’n ymwneud â gwerthu’r tir a freiniwyd ynddo/ynddi yn codi:

• os cafodd y tir dan sylw ei freinio yn y Ceidwad Swyddogol trwy Orchymyn a wnaed o dan adran 76 o Ddeddf Elusennau 2011 (adran 18 o Ddeddf Elusennau 1993 cyn hyn), sy’n rhoi’r pwˆ er i ni weithredu er mwyn gwarchod elusennau
• os nad yw’r tir sy’n cael ei werthu wedi’i awdurdodi trwy Orchymyn gan y Llys neu gan y Comisiwn
• Yn yr achosion hyn mae angen anfon drafft o’r weithred atom i’w gymeradwyo. Os ydym yn cymeradwyo’r drafft bydd y Ceidwad Swyddogol yn rhoi ei sêl ar y weithred ar gais yr ymddiriedolwyr elusen, ar yr amod nad yw’n golygu tor-ymddiriedaeth ac nid yw’n gosod unrhyw atebolrwydd personol ar y Ceidwad Swyddogol

Yn achos tir cofrestredig, dylai’r ymddiriedolwyr hefyd hysbysu’r Gofrestrfa Tir am y trafodiad er mwyn i’r Gofrestrfa allu newid ei chofnodion yn unol â hynny.

Am wybodaeth ynglyˆn â phryd mae angen awdurdod y Llys neu’r Comisiwn er mwyn gwerthu tir elusen, edrychwch ar ein canllaw Gwerthiannau, prydlesi, trosglwyddiadau neu forgeisiau: Yr hyn y mae angen i ymddiriedolwyr wybod am waredu tir elusennau (CC28).

10. Y gweithredoedd eiddo

Fel arfer bydd y Ceidwad Swyddogol yn caniatáu i ymddiriedolwyr elusen gadw neu gael rheolaeth ar y dystysgrif tir neu’r gweithredoedd eiddo i’r tir a freiniwyd ynddo/ynddi.

11. Pryd na ellir breinio tir yn y Ceidwad Swyddogol

Fel rheol ni fyddwn yn gwneud Gorchymyn yn breinio tir elusennau yn y Ceidwad Swyddogol os cafodd y tir ei drawsgludo i ymddiriedolwyr:

• o dan ddarpariaethau arbennig Deddf Safleoedd Ysgolion 1841, Deddf Sefydliadau Gwyddonol a Llenyddol 1854 neu Ddeddf Safleoedd Addoli 1873
• ar y telerau penodol y dylai’r tir gael ei ddychwelyd i’r rhoddwr neu ei etifeddion os yw’n peidio â chael ei ddefnyddio at y diben y rhoddwyd y tir ar ei gyfer

Y rheswm am hyn yw y gallai’r Ceidwad Swyddogol yn yr achosion uchod fod yn ymddiriedolwr y tir at ddibenion anelusennol, a gall ef/hi ddal tir a ddelir ar ymddiriedolaethau elusennol yn unig.