Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus: goruchwylio gwarcheidiaeth

Diweddarwyd 14 June 2022

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch chi eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG):

• pan fyddwn yn gwneud cais neu’n cadw gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch
• sut y gallwch gael mynediad at gopi o’ch data personol
• beth allwch chi ei wneud os ydych o’r farn nad yw’r safonau’n cael eu cyflawni

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ).

Y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw’r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei chadw.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data er mwyn cyflawni ei swyddogaethau ei hun a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys gwarcheidwad a benodwyd gan y llys, ymchwilio i bryderon diogelu a godir gan drydydd partïon, ac ymateb i gwynion.

Ynghylch data personol

Gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn yw gwybodaeth bersonol. Gall hyn olygu eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am gyllid, hawl i fudd-daliadau neu gyflyrau meddygol.

Rydyn ni’n gwybod pa mor bwysig yw diogelu preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol a dim ond pan fydd yn gyfreithlon ei ddatgelu y byddwn yn gwneud hynny, neu gyda’ch caniatâd chi. Mae hyn yn berthnasol i’r gwarcheidwad, yr unigolyn y maent yn warcheidwad iddo ac unrhyw drydydd parti.

Gall unrhyw wybodaeth a dderbyniwyd, o unrhyw ffynhonnell, ffurfio rhan o gais yn y llys.

Mathau o ddata personol rydyn ni’n eu prosesu

Dim ond data personol perthnasol i’r gwasanaethau rydyn ni’n eu darparu i chi fyddwn ni’n ei brosesu. Gallai hyn gynnwys:

• adolygu adroddiad gwarcheidwad a benodwyd gan y llys
• cynnig arweiniad a chymorth i warcheidwaid ac ateb cwestiynau
• prosesu taliad ffi neu gais am ostyngiad mewn ffi
• ymchwilio i unrhyw bryderon ynghylch gweithredoedd gwarcheidwad

Y sail gyfreithiol dros brosesu data

Caiff yr wybodaeth ei phrosesu fel y gall OPG gyflawni ei dyletswyddau statudol fel y nodir hwy yn Deddf Gwarcheidiaeth (Pobl ar Goll) 2017.

Mae’r ddeddf yn datgan fod yn rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ymysg dyletswyddau eraill:

• sefydlu a chynnal cofrestr o orchmynion Gwarcheidiaeth
• goruchwylio gwarcheidwaid a benodwyd gan y llys

Ac i ddibenion cyflawni’r swyddogaethau hyn, caiff archwilio a chymryd copïau o’r canlynol:

• cofnodion banciau a chymdeithasau adeiladu
• dogfennau’r gofrestrfa dir
• cofnodion cwmnïau cyfleustodau

Gallai methu â chydymffurfio â chyfarwyddiadau neu geisiadau rhesymol gan OPG wrth ymarfer y swyddogaethau hyn olygu y gwneir cais am gael gwared â’r gwarcheidwad a benodwyd.

Rhannu gwybodaeth

Weithiau bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydyn ni’n ei phrosesu gyda’r unigolyn ei hun a gyda sefydliadau eraill. Pan fydd angen gwneud hyn, byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y cyfreithiau diogelu data.

Mae’r sefydliadau yr ydym yn rhannu’ch gwybodaeth bersonol â nhw yn cynnwys:

• asiantaethau ac adrannau eraill y llywodraeth
• yr Uchel Lys
• yr heddlu
• darparwr bond a gymeradwywyd gan y llys
• darparwyr gwasanaethau gwe

Nid yw’r rhestr hon yn un gyflawn a bydd unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth yn cael ei wneud ar sail pob achos yn unigol.

Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i amddiffyn eich hawliau, dan rai amgylchiadau mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych chi’n cydsynio. Gallai hyn gynnwys er mwyn atal neu ganfod trosedd, buddiannau gwrthderfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu gan gynnwys amddiffyn plant.

Cofrestri Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fydd yr Uchel Lys yn gwneud gorchymyn i benodi gwarcheidwad, rydym yn ychwanegu manylion y gorchymyn yn y gofrestr.

Gall unrhyw un wneud cais i chwilio drwy gofrestri Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus cyn belled ag y gallant ddarparu rhai manylion am yr unigolyn y maent eisiau chwilio amdano.

Nid yw’r holl wybodaeth a gadwn am orchymyn yn y cofrestri. Byddwn yn datgelu gwybodaeth ychwanegol ond pan fydd y cais amdani’n rhesymol a bod cyfiawnhad drosto a lle y cawn wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Darganfod rhagor am gofrestri Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Trosglwyddo data personol dramor

Gallai fod yn angenrheidiol weithiau i drosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fo angen gwneud hyn gall gwybodaeth gael ei throsglwyddo fel bo angen. Bydd unrhyw drosglwyddiadau yn cael eu gwneud gan gydymffurfio’n llawn â phob agwedd ar gyfraith diogelu data.

Pa mor hir ydyn ni’n cadw data personol

Byddwn yn cadw data personol cyhyd ag:

• yr ydym ei angen i gyflawni’r gwasanaethau a ddarparwn i chi
• y mae’n ofynnol i ni wneud dan y gyfraith

Mae’r Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ) yn cadw casgliad o ddogfennau a elwir yn rhestr cadw a gwaredu cofnodion (RRDS) sy’n nodi am ba hyd y caiff gwahanol fathau o wybodaeth eu cadw ym mhob un o’i hasiantaethau.

Mynediad at ddata personol

Gallwch weld a ydym yn cadw data personol amdanoch chi drwy wneud cais gwrthrych am wybodaeth. I wneud cais am fanylion y data personol yr ydym yn ei gadw, anfonwch eich cais at:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10fed Llawr
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am eich hawliau dan y Rheoliad Diogelu data Cyffredinol (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018 (DPA) neu ein siarter gwybodaeth bersonol.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Rydym ni’n addo:

• rhoi gwybod i chi pan fyddwn angen eich data personol, a gofyn am y data personol sydd ei angen arnom yn unig
• peidio â chasglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg, lle bo hynny’n berthnasol
• gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio
• amddiffyn eich data personol a sicrhau nad fydd unrhyw unigolyn heb awdurdod yn cael mynediad ato
• dim ond rhannu eich data gyda sefydliadau eraill i ddibenion cyfreithiol lle bo hynny’n briodol ac yn angenrheidiol
• sicrhau na fyddwn yn cadw eich data am fwy o amser nac sy’n angenrheidiol
• peidio â rhyddhau eich data personol at ddibenion masnachol heb eich caniatâd
• ystyried eich cais i gywiro, rhoi’r gorau i brosesu, neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch:

• cytundebau rhannu gwybodaeth sydd gennym â sefydliadau eraill
• amgylchiadau lle gallwn basio gwybodaeth bersonol ymlaen heb ddweud wrthych chi, er enghraifft, er mwyn helpu i atal neu ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau dienw
• ein cyfarwyddiadau i staff ar sut mae casglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
• sut yr ydym ni’n gwirio bod yr wybodaeth sydd gennym ni yn gywir ac yn gyfredol
• sut mae gwneud cwyn
• sut i gysylltu â swyddog diogelu data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y materion hyn, cysylltwch â:

OPG information assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Neu fel arall gallwch gysylltu â:

MOJ data protection officer
Post point 10.38
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ

I gael rhagor o wybodaeth am sut a pham mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu, edrychwch ar yr wybodaeth a ddarparwyd pan gawsoch chi fynediad at ein gwasanaethau neu pan wnaethom ni gysylltu â chi.

Swyddog diogelu data

Os oes gennych chi unrhyw bryderon ynghylch y ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ymdrin â’ch data personol, gallwch gysylltu â’r swyddog diogelu data (DPO).

Mae’r DPO yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol.

Gallwch gysylltu â’r swyddog diogelu data yn:

MOJ data protection officer
Post point 10.38
102 Petty France
Llundain
SW1H 9AJ

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cydymffurfio â’r gyfraith. Os ydych chi o’r farn bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ynghylch diogelu data.

Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk

Holl ganllawiau a ffurflenni Cymraeg Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus