Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus: goruchwylio gwarcheidiaeth

Diweddarwyd 24 Chwefror 2026

Yn berthnasol i Loegr a Chymru

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

O dan Ddeddf Gwarcheidiaeth (Unigolion Coll, 2017), mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn goruchwylio gwarcheidwaid a chaiff ymchwilio i bryderon ynghylch sut mae gwarcheidwad yn gweithredu ar ran yr unigolyn coll.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (OPG):

• pan fyddwn yn gofyn am wybodaeth bersonol amdanoch chi (‘data personol’) neu’n cadw’r wybodaeth honno
• sut gallwch chi gael gafael ar gopi o’ch data personol
• beth allwch chi ei wneud os nad ydych chi’n credu bod y safonau’n cael eu bodloni

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Y Weinyddiaeth Gyfiawnder yw rheolydd data’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol er mwyn cyflawni ei swyddogaethau cyhoeddus ei hun a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys goruchwylio gwarcheidwaid sydd wedi’u penodi gan y llys, ymchwilio i bryderon diogelu sy’n cael eu codi gan drydydd partïon, ac ymateb i gwynion.

Data personol

Mae data personol yn golygu gwybodaeth amdanoch chi fel unigolyn. Gall hyn gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu eich rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am arian, hawl i fudd-daliadau, neu gyflyrau meddygol.

Rydym yn gwybod pa mor bwysig yw diogelu preifatrwydd cwsmeriaid a chydymffurfio â chyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu oni bai ei bod yn gyfreithlon gwneud hynny, neu gyda’ch cydsyniad chi. Mae hyn yn berthnasol i’r gwarcheidwad, yr unigolyn coll y mae’n warcheidwad iddo, ac unrhyw drydydd partïon.

Gall unrhyw wybodaeth a geir, o unrhyw ffynhonnell, fod yn rhan o gais llys.

Y mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu

Er mwyn i Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gyflawni ei dyletswyddau o dan Ddeddf Unigolion Coll 2017, mae’n bosibl y byddwn yn prosesu’r mathau canlynol o wybodaeth:

• enwau, cyfeiriadau, dyddiadau geni, manylion cyswllt y gwarcheidwad a’r unigolyn coll
• gwybodaeth am arian ac eiddo
• gwybodaeth am fudd-daliadau/taliadau
• gwybodaeth feddygol/iechyd a galluedd meddyliol
• gwybodaeth am benderfyniadau a wnaed ar ran yr unigolyn coll
• cofnodion o alwadau ffôn i’n canolfan gyswllt
• cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) eich cyfrifiadur wrth ddefnyddio ein gwasanaethau ar-lein

Dim ond data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau rydym yn eu darparu i chi y byddwn ni’n ei brosesu. Gall hyn gynnwys:

• adolygu adroddiad gwarcheidwad sydd wedi’i benodi gan y llys
• cynnig arweiniad a chymorth i warcheidwaid ac ateb cwestiynau
• prosesu taliad ffi neu gais am ostyngiad mewn ffi
• ymchwilio i unrhyw bryderon am weithredoedd gwarcheidwad

Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y byddwn hefyd yn derbyn neu’n cadw data categori arbennig, fel gwybodaeth am iechyd neu alluedd meddyliol, a gwybodaeth am euogfarnau troseddol pan fo’n berthnasol i’n rôl diogelu, neu i’n rôl goruchwylio.

Y sail gyfreithiol dros brosesu data

Ein sail gyfreithlon o dan gyfraith diogelu data yw ein bod yn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol (Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU). Pan fyddwn yn prosesu data categori arbennig, neu ddata euogfarnau troseddol, rydym yn gwneud hynny oherwydd ei fod yn angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i’r cyhoedd ac er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Gwarcheidiaeth (Unigolion Coll) 2017.

Mae’r ddeddf yn datgan bod yn rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ymysg dyletswyddau eraill:

• sefydlu a chynnal cofrestr o orchmynion gwarcheidiaeth
• goruchwylio gwarcheidwaid a benodir gan y llys

I wneud hyn, mae’n bosibl y byddwn yn archwilio ac yn gwneud copïau o’r canlynol:

• cofnodion banciau a chymdeithasau adeiladu
• dogfennau’r gofrestrfa tir
• cofnodion cwmnïau cyfleustodau

Gall methu â chydymffurfio â chyfarwyddiadau neu geisiadau rhesymol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wrth arfer y swyddogaethau hyn arwain at gais i ddiswyddo’r gwarcheidwad penodedig.

• Wrth brosesu data, rhaid i ni gydymffurfio â’r cyfreithiau canlynol: eddf Gwarcheidiaeth (Unigolion Coll) 2017
• Erthygl 6(1)(e) y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) – Tasg gyhoeddus
• Data Categori Arbennig a Data Troseddol: budd sylweddol i’r cyhoedd (Atodlen 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018)

Rhannu gwybodaeth

Weithiau bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu â sefydliadau eraill. Pan fydd angen gwneud hyn, byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y cyfreithiau diogelu data.

Dyma’r sefydliadau y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw:

• asiantaethau ac adrannau eraill o fewn y llywodraeth
• yr Uchel Lys
• yr heddlu
• darparwr bond a gymeradwywyd gan y llys
• awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol
• Adran Gyfreithiol y Llywodraeth, Bargyfreithwyr a Phartïon sy’n rhan o’r achos
• y GIG, pan fydd angen cofnodion meddygol
• yr Adran Gwaith a Phensiynau, a Social Security Scotland
• unigolion sy’n gofyn am gael chwilio drwy ein cofrestrau cyhoeddus
• Rydym hefyd yn defnyddio cyflenwyr cymeradwy sy’n darparu gwasanaeth TG, gwasanaeth rheoli achosion, a gwasanaeth prosesu taliadau a galwadau ffôn ar ran Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus a’r Weinyddiaeth Gyfiawnder.

Nid yw’r rhestr hon yn gynhwysfawr a bydd unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth yn cael ei wneud fesul achos.

Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu eich hawliau, o dan rai amgylchiadau mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych chi’n cydsynio. Gallai hyn gynnwys atal neu ganfod troseddau, rhesymau gwrthderfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu, gan gynnwys amddiffyn plant.

Cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fydd yr Uchel Lys yn gwneud gorchymyn i benodi gwarcheidwad, rydym yn ychwanegu manylion y gorchymyn at y gofrestr.

Gall unrhyw un wneud cais i chwilio drwy gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, cyn belled â’u bod yn gallu darparu manylion penodol am yr unigolyn y maent am chwilio amdano.

Cael gwybod a oes gan rywun ddirprwy neu atwrnai cofrestredig

Nid yw’r holl wybodaeth sydd gennym am orchymyn yn cael ei chynnwys ar y cofrestrau. Dim ond pan fydd y cais amdano’n rhesymol ac yn gyfiawn a phan fydd y gyfraith yn dweud y gallwn wneud hynny y byddwn yn datgelu gwybodaeth ychwanegol.

Rhagor o wybodaeth am gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Trosglwyddo data personol dramor

Mae data personol yn cael ei drosglwyddo i Weriniaeth Iwerddon er mwyn cynnal ein prif system rheoli achosion, ac er mwyn cynnal y data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Mae’r trosglwyddiadau rhyngwladol hyn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data’r DU.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw data personol

Dim ond am y rhesymau canlynol y byddwn yn cadw data personol:

• pan fydd ei angen arnom i gyflawni’r gwasanaethau a ddarparwn i chi
• pan fo’r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cyhoeddi amserlen cadw a gwaredu cofnodion, sy’n dangos am ba hyd y cedwir gwahanol fathau o wybodaeth. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, bydd eich data’n cael ei ddileu. Mae data sy’n cael ei gadw ar Lwyfan Dadansoddi’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cael ei gadw am 20 mlynedd.

Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch gael gwybod a oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch chi drwy wneud cais am fynediad at wybodaeth.

Er mwyn gofyn am fanylion y data personol sydd gennym, anfonwch eich cais at:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10th Floor
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Gallwch hefyd wneud eich Cais am Fynediad at Wybodaeth drwy ein gwasanaeth ar-lein:

Gwneud cais am wybodaeth bersonol gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder - GOV.UK

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, neu ein siarter gwybodaeth bersonol.

Defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI)

Deallusrwydd artiffisial yw’r theori a’r broses o ddatblygu technoleg ddigidol er mwyn gallu cyflawni tasgau sydd fel arfer yn gofyn am ddeallusrwydd dynol. Mae hyn yn cynnwys creu neu ddefnyddio dulliau dysgu peirianyddol neu fodelau iaith mawr.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn defnyddio deallusrwydd artiffisial a thechnolegau awtomataidd eraill i helpu i wella effeithlonrwydd rhai o’n prosesau. Gellir defnyddio offer deallusrwydd artiffisial i gefnogi gweithgareddau penodol, fel dadansoddi data, sicrhau ansawdd, a chynhyrchu neu ddiweddaru deunyddiau canllaw. Mae unrhyw ddefnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei asesu’n ofalus i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data, yn cyd-fynd â swyddogaethau statudol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, ac nad yw’n gwneud penderfyniadau sy’n cael effaith uniongyrchol ar unigolion heb i berson adolygu hynny’n briodol. Mae’r defnydd o ddeallusrwydd artiffisial yn cael ei fonitro a’i lywodraethu’n barhaus yn unol â pholisïau’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan sicrhau bod eich data personol yn cael ei ddiogelu a’i ddefnyddio’n deg, yn dryloyw ac yn gyfreithlon.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Rydym yn addo:

• dweud wrthych pam ein bod ni angen eich data personol, a dim ond gofyn am y data personol angenrheidiol
• peidio â chasglu gwybodaeth sy’n amherthnasol nac yn ormodol
• y gallwch chi dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg, pan fo hynny’n berthnasol
• y gallwch chi gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio
• diogelu eich data personol a sicrhau nad oes unrhyw berson heb awdurdod yn gallu cael mynediad ato
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill dim ond at ddibenion cyfreithlon lle bo’n briodol ac yn angenrheidiol
• sicrhau nad ydym yn cadw’r data am gyfnod hirach nag sy’n angenrheidiol
• peidio â darparu eich data personol at ddefnydd masnachol heb eich cydsyniad
• ystyried eich cais i gywiro, rhoi’r gorau i brosesu neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch y canlynol:

• cytundebau sydd gennym â sefydliadau eraill o ran rhannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn drosglwyddo gwybodaeth bersonol heb ddweud wrthych chi, er enghraifft, i helpu i atal neu i ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau dienw
• ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
• sut rydym yn gwneud yn siŵr bod yr wybodaeth sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol
• sut mae gwneud cwyn
• sut i gysylltu â swyddog diogelu data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y pynciau hyn, cysylltwch â:

OPG information assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

opginformationassurance@publicguardian.gov.uk

Neu, fel arall, gallwch gysylltu â:

MoJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

dataprotection@justice.gov.uk

I gael rhagor o wybodaeth am sut a pham mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu, edrychwch ar yr wybodaeth a ddarparwyd pan wnaethoch chi ddefnyddio ein gwasanaethau neu pan gysyllton ni â chi.

Swyddog diogelu data

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data.

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro’n defnydd o wybodaeth bersonol.

Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn:

MoJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

dataprotection@justice.gov.uk

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych chi’n credu bod eich gwybodaeth bersonol wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data.

Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth gyda’r manylion hyn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk