Canllawiau

Hysbysiad preifatrwydd Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus: goruchwylio dirprwyaeth

Diweddarwyd 29 May 2019

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi’r safonau y gallwch eu disgwyl gan [Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus OPG:

• pan fyddwn yn dal neu’n gofyn am wybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch chi
• sut y gallwch gael copi o’ch data personol
• yr hyn y gallwch ei wneud os byddwch yn credu bod y safonau heb gael eu cyflawni

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder (MOJ). yr Weinyddiaeth Gyfiawnder yw’r rheolwr data ar gyfer yr wybodaeth bersonol a ddaliwn.

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol ar gyfer arfer ei swyddogaethau ei hun a swyddogaethau cyhoeddus cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys goruchwylio dirprwyon sydd wedi’u penodi gan y llys, archwilio pryderon ynghylch diogelu sy’n cael eu codi gan drydydd parti, ac ymateb i gwynion.

Ynghylch data personol

Mae data personol yn wybodaeth amdanoch chi fel unigolyn. Efallai mai eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn chi ydyw. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am arian, hawl i fudd-daliadau neu gyflyrau meddygol.

Gwyddom mor bwysig yw hi i ddiogelu preifatrwydd cwsmeriaid ac i gydymffurfio gyda’r cyfreithiau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol a dim ond yn ei ddatgelu pan fydd hynny’n gyfreithlon, neu gyda’ch caniatâd chi. Mae hyn yn berthnasol i’r cleient, y dirprwy ac unrhyw drydydd parti.

Gall unrhyw wybodaeth a dderbyniwn, o unrhyw ffynhonnell ffurfio rhan o gais llys.

Y mathau o ddata personol a broseswn

Dydyn ni ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol i’r gwasanaethau yr ydym yn eu darparu i chi. Gallai hyn gynnwys:

• adolygu adroddiad dirprwy a benodwyd gan y llys
• trefnu ymweliad gan ymwelydd y Llys Gwarchod
• cynnig arweiniad a chefnogaeth i ddirprwyon ac ateb ymholiadau
• prosesu taliad ffi neu gais am ddileu neu eithrio rhag talu ffioedd
• ymchwilio unrhyw bryderon diogelu oedolyn agored i niwed

y sail gyfreithiol am brosesu data

Mae’r wybodaeth yn cael ei phrosesu fel bod Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gallu gwneud ei dyletswyddau cyfreithiol fel y maent wedi’u nodi yn adran 58 Deddf Galluedd Meddyliol (MCA) 2005.

Mae’r Ddeddf Galluedd Meddyliol yn nodi bod yn rhaid i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wneud y canlynol, ymysg dyletswyddau eraill:

• sefydlu a chynnal cofrestr o orchmynion i benodi dirprwyon
• goruchwylio dirprwyon sydd wedi’u penodi gan y llys

Ac i bwrpas gwneud y swyddogaethau hyn gallent archwilio a chymryd copïau o:

• gofnodion iechyd
• gofnodion y mae awdurdod lleol yn eu dal
• unrhyw gofnodion a gedwir gan berson sy’n gofrestredig o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000

Gallai methu â chydymffurfio gyda chyfarwyddiadau neu geisiadau rhesymol Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus wrth wneud y swyddogaethau hyn beri cais am dynnu’r dirprwy penodedig ymaith.

Rhannu gwybodaeth

Weithiau byddwn angen rhannu’r wybodaeth bersonol a broseswn gyda’r unigolyn ei hun ac hefyd gyda sefydliadau eraill. Pan fydd hyn yn angenrheidiol, byddwn yn cydymffurfio gyda phob agwedd o’r cyfreithiau diogelu data. Ymysg y sefydliadau y rhannwn eich gwybodaeth bersonol â nhw mae:

• yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP)
• y Llys Gwarchod
• ymwelwyr â’r Llys Gwarchod
• Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr (Solicitors Regulation Authority)
• yr heddlu
• awdurdodau lleol a gwasanaethau cymdeithasol
• darparydd bond a gymeradwywyd gan y llys
• darparydd gwasanaeth y we a hysbysu
• cyrff llywodraethol eraill
• gwasanaethau prawf neu garchardai

Nid yw’r rhestr hon yn gyflawn a byddwn yn gwneud unrhyw benderfyniad i rannu gwybodaeth ar sail yr achos penodol.

Er ein bod yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu eich hawliau, o dan amgylchiadau penodol mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich gwybodaeth, hyd yn oed os nad ydych yn rhoi caniatâd. Gallai hyn gynnwys atal neu ganfod troseddau, diddordebau gwrth-derfysgaeth, a chyfrifoldebau diogelu sy’n cynnwys amddiffyn plant. Cynigir taflen newyddion am ddim i ddiprwyon sydd wed’iu penodi gan y llys, ond ni fyddwn yn ei hanfon allan heb eich caniatâd.

Os byddwch yn cytuno i dderbyn hon, byddwn yn rhannu eich enw, eich cyfeiriad a’ch cyfeiriad e-bost gyda chwmni cyhoeddi trydydd parti, CDS, er mwyn anfon ein taflen newyddion InTouch.

Gallwch ofyn i gael eich tynnu oddi ar y rhestr bostio yma unrhyw bryd drwy gysylltu â ni, a byddwn yn cynnig yr opsiwn i chi i dynnu eich caniatâd yn ôl gyda phob gohebiaeth.

Cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Pan fydd y Llys Gwarchod yn penodi dirprwy, rydym yn ychwanegu manylion y diprwy a’r cleient i’r gofrestr. Gall unrhyw un wneud cais i chwilio cofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ar yr amod eu bod yn gallu rhoi manylion penodol am y person y maent eisiau chwilio amdano.

Nid yw’r holl wybodaeth a ddaliwn am berson i’w chael ar y cofrestrau. Rydym yn datgelu gwybodaeth ychwanegol dim ond pan fo’r cais am yr wybodaeth honno’n rhesymol ac wedi’i gyfiawnhau a lle mae’r gyfraith yn dweud y cawn.

Canfod rhagor am gofrestrau Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus

Trosglwyddo data personol dramor

Weithiau gall fod yn angenrheidiol i drosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fydd angen gwneud hyn, gellir trosglwyddo gwybodaeth fel y bo’n angenrheidiol. Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio’n llawn gyda phob agwedd o’r gyfraith diogelu data.

Am ba mor hir y cadwn ddata personol

Byddwn yn cadw data perosnol dim ond cyhyd ag:

• y byddwn ei angen i wneud y gwasanaethau a ddarparwn i chi
• y mae’r gyfraith yn ei ofyn

Mae’r Weinyddiaeth Gyfiawnder yn cadw casgliad o ddogfennau o’r enw’r amserlen terfyniad cadw cofnodion (RRDS) sy’n dangos am ba mor hir y mae gwahanol fathau o wybodaeth yn cael ei chadw ymhob un o’i hasiantaethau.

Cael gafael ar ddata personol

Gallwch ganfod a ydym yn dal unrhyw ddata personol amdanoch chi drwy wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

I ofyn am fanylion y data personol a ddaliwn, anfonwch eich cais i’r cyfeiriad yma:

Information Governance and Data Protection
Ministry of Justice
Post point 10.38
10th Floor
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Gallwch ganfod rhagor o wybodaeth am eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a’r Ddeddf Diogelu Data 2018 (DPA) neu ein siarter gwybodaeth bersonol.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am ddata personol

Rydym yn addo:

• rhoi gwybod i chi pam ein bod angen eich data personol a gofyn dim ond am y data personol yr ydym ei angen
• peidio casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• y gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd, lle bo’n berthnasol
• y gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod goruchwylio
• diogelu eich data personol a sicrhau na all unrhyw berson heb yr awdurdod gael gafael arno
• rhannu eich data gyda sefydliadau eraill dim ond i bwrpasau cyfreithiol lle bo’n briodol ac angenrheidiol
• sicrhau nad ydym yn ei gadw’n hirach nag sy’n angenrheidiol
• peidio gadael eich data personol yn agored i gael ei ddefnyddio’n fasnachol heb eich caniatâd
• ystyried eich cais i gywiro, stopio prosesu neu ddileu eich data personol

Gallwch gael rhagor o fanylion am:

• gytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu gwybodaeth
• amgylchiadau lle gallwn basio gwybodaeth bersonol ymlaen heb ddweud wrthych, er enghraifft i helpu gydag atal neu ganfod trosedd neu i gynhyrchu ystadegau dienw
• ein cyfarwyddiadau i staff ar sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich gwybodaeth bersonol
• y ffordd yr ydym yn gwirio bod yr wybodaeth sydd gennym yn gywir ac wedi’i diweddaru
• sut i wneud cwyn
• sut i gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder

I gael rhagor o wybodaeth am y materion yma, cysylltwch ar y cyfeiriad yma:

OPG information Assurance
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH

Neu gallwch gysylltu â:

MOJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

I gael rhagor o wybodaeth am y ffordd y mae gwybodaeth yn cael ei phrosesu a pham, gwelwch yr wybodaeth a roddwyd i chi pan gawsoch afael ar ein gwasanaethau neu pan gysyllton ni â chi.

Y Swyddog Diogelu Data

Os oes gennych unrhyw bryderon am y ffordd y mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data (DPO).

Mae’r Swyddog Diogelu Data’n darparu cyngor annibynnol ac yn monitro ein defnydd o wybodaeth bersonol. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad yma:

MOJ Data Protection Officer
Post point 10.38
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os byddwch yn ystyried bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol am ddiogelu data.

Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad yma:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk