Siarter gwybodaeth bersonol

Y data sydd gennym ni amdanoch chi, eich hawliau, a sut i gysylltu â ni ynghylch y data.

O dan Ddeddf Diogelu Data 2018, mae gennych chi hawl i ofyn am gopïau o’ch data personol chi, neu ddata personol rhywun arall, gan sefydliadau – gan gynnwys adrannau’r llywodraeth. Mae’r Ddeddf yn rhoi hawliau i chi dros y data hwnnw, gan gynnwys gwneud yn siŵr ei fod yn gywir, sut dylai gael ei drin, a phryd dylai gael ei ddileu.

Mae OPG yn asiantaeth weithredol i’r Weinyddiaeth Cyfiawnder (MOJ).

Y Weinyddiaeth Cyfiawnder yw’r rheolydd data ar gyfer y wybodaeth bersonol a gasglwn.

Mae holl fanylion ein rhwymedigaethau o dan y deddfau diogelu data i’w gweld yn ein siarter wybodaeth.

Y Siarter Gwybodaeth (PDF, 182KB, 5 pages)

Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth y gellir ei chysylltu’n uniongyrchol neu’n anuniongyrchol ag unigolyn byw. Mae hyn yn cynnwys eich:

  • enw
  • rhif ffôn
  • dyddiad geni

Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich:

  • iechyd
  • galluedd meddwl
  • hunaniaeth ar-lein - er enghraifft cyfeiriad e-bost

Pam ein bod ni’n casglu data personol

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn prosesu data personol fel ei bod yn gallu:

  • cefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i ddiogelu pobl sydd heb y galluedd
  • cynnal cofrestr o atwrneiaethau arhosol (LPA), atwrneiaethau parhaus (EPA), gwarcheidwaid a benodir gan y llys a dirprwyon a benodir gan y llys
  • goruchwylio dirprwyon sydd wedi eu penodi gan y llys
  • goruchwylio gwarcheidwaid a benodir gan y llys
  • hyrwyddo ei gwasanaethau
  • cynnal ei chyfrifon a’i hadroddiadau blynyddol
  • cefnogi a rheoli ei staff

Pryd y byddwn yn casglu data personol

Mae Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn casglu ac yn defnyddio data personol pan:

  • fyddwch yn gwneud cais i gofrestru atwrneiaeth - fel ein bod yn gallu cofrestru eich atwrneiaeth
  • fyddwch yn gwneud cais i gofrestru atwrneiaeth arhosol gan ddefnyddio’r gwasanaeth atwrneiaeth arhosol ar-lein - er mwyn i ni allu cofrestru eich atwrneiaeth
  • rydych wedi’ch penodi’n ddirprwy o dan Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005
  • rydych wedi’ch penodi’n warcheidwad o dan Ddeddf Gwarcheidiaeth (Pobl sydd ar Goll) 2017
  • fydd ymwelydd o’r Llys Gwarchod (COP) yn dod i ymweld â chi i adolygu’r cleientiaid yr ydych yn gyfrifol amdanynt - er mwyn i ni allu cefnogi a goruchwylio dirprwyon sydd wedi eu penodi gan y llys
  • rydych yn talu ffi gan ddefnyddio cerdyn credyd, cerdyn debyd neu drwy ddebyd uniongyrchol - er mwyn i ni allu prosesu eich taliad
  • rydych yn gwneud cais am ad-daliad neu eithriad rhag talu ffioedd - er mwyn i ni allu sicrhau ein bod yn codi’r ffi gywir arnoch
  • rydych chi’n gwneud cais am ad-daliad o dan gynllun ad-dalu atwrneiaethau neu gynllun ad-dalu ffioedd dirprwyaeth
  • rydych chi’n cael ad-daliad gan Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus o dan gynllun ad-dalu atwrneiaeth neu gynllun ad-dalu ffioedd dirprwyaeth
  • rydych yn cysylltu â ni gyda chwestiwn ar yr e-bost - er mwyn i ni allu eich helpu gyda’ch ymholiad
  • rydych yn cysylltu â ni yn ein Canolfan Gysylltu - er mwyn i ni allu eich helpu i wneud eich rôl neu wneud cais am atwrneiaeth
  • rydych yn gwneud cwyn - er mwyn i ni allu deall ac archwilio eich cwyn
  • rydych yn cytuno i gymryd rhan yn ein hymchwiliad cwsmeriaid - er mwyn i ni allu gwella ein gwasanaethau
  • cychwynnir ymchwiliad i mewn i’ch achos chi - er mwyn i ni allu diogelu pobl nad yw’r galluedd meddyliol ganddynt, rhag dioddef camdriniaeth
  • fydd rhywun yn codi pryder ynghylch diogelwch - er mwyn i ni allu diogelu pobl nad yw’r galluedd meddyliol ganddynt, rhag dioddef camdriniaeth
  • rydym yn derbyn copi o ddatganiad tyst - er mwyn i ni allu cydymffurfio â’r cyfarwyddiadau a gyhoeddir gan y Llys Gwarchod (COP) (mae hyn yn digwydd yn ystod achosion cyfreithiol)
  • rydym yn helpu i hyrwyddo bond - er mwyn i ni allu sicrhau cydymffurfiad â’r gorchymyn llys
  • cyflwynir gorchymyn i ni gan COP - fel y gallwn oruchwylio eich rôl fel dirprwy a benodwyd gan COP
  • rydym yn adolygu eich adroddiad dirprwy - fel y gallwn gefnogi a goruchwylio dirprwyon a benodwyd gan y llys

Yr hyn yr ydym yn addo ei wneud

Pryd bynnag y gofynnwn am wybodaeth amdanoch, rydym yn addo:

  • esbonio i chi bob amser pam yr ydym ei hangen
  • gofyn am wybodaeth bersonol berthnasol yn unig
  • sicrhau nad ydym yn ei chadw’n hirach nag sydd angen
  • cadw eich gwybodaeth yn ddiogel a sicrhau na all unrhyw un gael gafael arni heblaw eu bod wedi cael caniatâd
  • rhannu eich data gyda sefydliadau eraill i bwrpasau cyfreithlon yn unig
  • ystyried unrhyw gais a wnewch i gywiro, rhoi’r gorau i storio neu ddileu eich data personol

Rydym hefyd yn addo ei gwneud hi’n haws i chi:

  • ddweud wrthym unrhyw bryd os ydych eisiau i ni roi’r gorau i storio eich data personol
  • cwyno i’r awdurdod goruchwylio

Cewch ragor o wybodaeth am sut rydym yn trin eich data personol yn hysbysiadau preifatrwydd OPG. Er enghraifft:

Y sail gyfreithiol am brosesu data personol

Mae gan OPG sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol wrth gyflawni ei rôl gyhoeddus i gefnogi’r Gwarcheidwad Cyhoeddus dan:

Rhannu data personol

Weithiau mae angen i ni rannu eich gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill. Dim ond pan fydd y gyfraith yn dweud y cawn y byddwn yn gwneud hyn.

Ni fyddwn byth yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau eraill i bwrpasau marchnata, ymchwil i’r farchnad neu fasnachol.

Dyma rai o’r sefydliadau y rhannwn eich gwybodaeth bersonol â nhw:

  • yr heddlu
  • y Llys Gwarchod
  • awdurdodau lleol a’r gwasanaethau cyhoeddus
  • adrannau ac asiantaethau eraill y llywodraeth
  • y GIG
  • Ymwelwyr y Llys Gwarchod

Weithiau, efallai y byddwn yn defnyddio eu manylion cysylltu i ofyn i gwsmeriaid a fyddent yn hoffi cwblhau arolwg gwasanaeth y cwsmer. Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon i weld ymhle a sut y gallwn wella ein gwasanaethau.

Cadw data personol

Byddwn yn cadw data personol cyhyd ag y byddwn ei angen i:

  • gefnogi’r gwasanaeth yr ydym wedi ei roi i chi
  • gydymffurfio gyda’n polisïau a’n goblygiadau cyfreithiol

Gwneir hyn yn unol ag Amserlen Cadw a Dileu Cofnodion OPG.

Eich hawliau a sut i’w defnyddio

Ar gyfer eich data personol, mae gennych chi hawl:

  • i gael gwybod beth rydym ni’n ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol
  • i ofyn am gopïau o’r wybodaeth bersonol sydd gennym ni amdanoch chi
  • i gywiro gwallau
  • i ddileu
  • i gyfyngu ar brosesu
  • i gael data cludadwy
  • i wrthwynebu
  • i wrthwynebu penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio

Rydym wedi egluro’ch hawliau isod, a sut i gysylltu â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder ynglŷn â phob un o’r hawliau hyn.

Mae’r broses o gysylltu â ni ynghylch yr hawl gyntaf yn y rhestr, yr hawl i ofyn am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol, yn wahanol i’r broses o gysylltu â ni ynglŷn â’r holl hawliau eraill. Y rheswm am hynny yw y bydd gwahanol fathau o wybodaeth yn cael eu cadw mewn gwahanol rannau o’r adran.

Hawl i ofyn am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol

Mae hyn yn cael ei alw’n ‘hawl y testun i gael mynediad at ddata’, ac mae cais am gopi o’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei alw’n ‘gais am fynediad at ddata gan y testun’ (SAR)

Os oes gennym ni wybodaeth amdanoch chi, byddwn yn:

  • rhoi disgrifiad o’r wybodaeth i chi
  • dweud wrthych pam mae gennym yr wybodaeth
  • dweud wrthych i bwy y byddai’n bosibl rhoi’r wybodaeth
  • darparu’r wybodaeth mewn fformat darllenadwy

Rhaid i unrhyw gais am fynediad at ddata gan y testun gynnwys dau beth:

  1. Disgrifiad o ble mae’ch data personol yn cael ei gadw o bosibl. Dywedwch wrthym ble yn yr adran mae’ch data personol o bosibl yn cael ei gadw. Bydd hyn yn ein helpu ni i ddod o hyd i’ch cofnodion. Er enghraifft, dywedwch wrthym gyda pha lys neu garchar rydych chi wedi bod mewn cysylltiad, gan gynnwys unrhyw gyfeirnodau achos a dyddiadau perthnasol. Byddwch mor benodol â phosibl.

  2. Manylion adnabod dilys.

Mae mathau derbyniol o ID yn cynnwys:

  • llungopi o’ch pasbort neu’ch trwydded yrru
  • bil trydan (copi o’r bil gwreiddiol)
  • bil nwy (copi o’r bil gwreiddiol)
  • bil y dreth gyngor (copi o’r bil gwreiddiol)
  • unrhyw fil arall sydd yn eich enw llawn (copi o’r bil gwreiddiol)

Os ydych chi (neu’r person rydych yn gofyn am wybodaeth amdano) ar gyfnod prawf ac nad oes gennych chi unrhyw un o’r mathau o ID sydd wedi’u rhestru, gallwn dderbyn llun neu sgan o lythyr sydd wedi cael ei lofnodi gan swyddog prawf ar bapur pennawd y Gwasanaeth Prawf.

Rhaid i unrhyw fil rydych chi’n ei anfon fod yn fil o’r chwe mis diwethaf.

Does dim rhaid talu i wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

Sut i ofyn am wybodaeth bersonol

Fe allwch chi wneud cais am fynediad at ddata gan y testun ar eich cyfer chi, neu ar gyfer rhywun arall, ar-lein. Defnyddiwch y ffurflen ar-lein i wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

Fe allwch chi hefyd wneud cais dros e-bost neu drwy’r post

Dros E-bost: data.access@justice.gov.uk

By post:

Disclosure Team
Post point 10.25
102 Petty France
London
SW1H 9AJ

Ceisiadau staff Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus am wybodaeth bersonol

Rhaid i staff Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus edrych ar y fewnrwyd i gael manylion am sut i wneud cais am fynediad at ddata gan y testun.

Hysbysiad preifatrwydd i gyflogeion, gweithwyr a chontractwyr (PDF, 185KB, 11 pages)

Diffiniadau o’ch hawliau eraill

Yr hawl i gywiro

Os yw rhywfaint o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir neu wedi newid, mae gennych chi hawl i’r wybodaeth gael ei chywiro neu ei diweddaru.

Yr hawl i ddileu

Os nad oes angen y data personol sydd gennym amdanoch erbyn hyn, mae gennych chi hawl i’r wybodaeth gael ei dileu. Mae hyn hefyd yn cael ei alw’n ‘hawl i gael eich anghofio’.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych chi hawl i gyfyngu ar sut mae’ch data personol yn cael ei ddefnyddio. Gallai hynny fod oherwydd cywirdeb y data, neu os yw’r data wedi cael ei brosesu’n anghyfreithlon, neu os nad oes ei angen ar y Weinyddiaeth Gyfiawnder mwyach ond eich bod chi eisiau i ni ddal gafael ar yr wybodaeth.

Yr hawl i gludadwyedd data

Rhaid i ni anfon eich data personol mewn fformat cyffredin, wedi’i strwythuro ac sy’n gallu cael ei ddarllen gan beiriant. Dim ond pan fyddwch chi wedi rhoi caniatâd i’r data gael ei brosesu y bydd yr hawl hon yn berthnasol.

Yr hawl i wrthwynebu

Mae gennych chi hawl i wrthwynebu i’ch data personol gael ei brosesu, yn benodol os yw’r data:

  • yn cael ei ddefnyddio at ddibenion marchnata uniongyrchol
  • yn dasg sy’n cael ei chyflawni er budd y cyhoedd
  • yn cael ei ddefnyddio gan awdurdod swyddogol neu’n fuddiant dilys

Hawliau ynglŷn â phenderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio

Mae penderfyniad awtomataidd yn benderfyniad sy’n cael ei wneud amdanoch chi gan beiriant, heb i bobl fod yn rhan o’r broses. Mae proffilio yn golygu defnyddio data personol i grwpio nodweddion er mwyn ceisio rhagweld ymddygiad yn y dyfodol.

Er mwyn i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder wneud penderfyniad cwbl awtomataidd, rhaid i’r penderfyniad fod:

  • yn angenrheidiol er mwyn ymrwymo i gontract rhyngoch chi a’r Weinyddiaeth Gyfiawnder, neu gyflawni contract o’r fath
  • wedi’i awdurdodi yn ôl y gyfraith
  • wedi’i seilio ar eich caniatâd penodol chi

Sut i ddefnyddio’ch hawliau eraill

I ddefnyddio unrhyw un o’ch hawliau mynediad at wybodaeth, heblaw am ofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder, anfonwch eich cais:

Dros e-bost: privacy@justice.gov.uk

Drwy’r Post:

Data Privacy Team
Ministry of Justice
3rd Floor, Post Point 3.20
10 South Colonnade
Canary Wharf
London
E14 4PU

Cwestiynau neu gwynion

Cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Weinyddiaeth Gyfiawnder:

  • os oes gennych chi gwestiynau am unrhyw beth yn ein siarter wybodaeth
  • os ydych chi’n meddwl bod eich data personol wedi cael ei drin neu ei ddefnyddio’n amhriodol

Dros e-bost: privacy@justice.gov.uk

Drwy’r Post:

The Data Protection Officer
Ministry of Justice
3rd Floor, Post Point 3.20
10 South Colonnade
Canary Wharf
London
E14 4PU

Cynnwys