Canllawiau

Safon CThEF ar gyfer asiantau

Diweddarwyd 1 September 2023

1. Pam fod gan CThEF safon ar gyfer asiantau

Mae CThEF yn cydnabod gwerth cael asiantau proffesiynol er mwyn helpu trethdalwyr i gydymffurfio â’u hymrwymiadau o ran treth.

Mae’r safon ar gyfer asiantau yn amlinellu’r canlynol:

• yr hyn y mae CThEF yn ei ddisgwyl gan asiantau treth ac ymgynghorwyr treth wrth iddynt ddelio â CThEF

• trosolwg o sut bydd CThEF yn mynd i’r afael â’r ychydig o asiantau hynny nad ydynt yn bodloni’r safon

Cyhoeddwyd safon CThEF ar gyfer asiantau am y tro cyntaf ym mis Chwefror 2016, a chafodd ei diweddaru yn 2018. Mae diweddariad 2022 yn rhan o waith parhaus CThEF ynghylch codi safonau yn y farchnad cyngor treth (yn Saesneg).

1.1 Ar gyfer pwy y mae’r safon

Yn y ddogfen hon, mae’r term ‘asiant’ yn berthnasol i asiantau treth yn ogystal ag ymgynghorwyr treth.

Mae’r safon yn amlinellu’r hyn y mae CThEF yn ei ddisgwyl gan bob unigolyn a busnes sy’n asiant treth. Mae asiantau treth yn asiantau, ac yn ymgynghorwyr, sydd wedi’u sefydlu yn y DU, neu mewn gwledydd eraill, ac sy’n gweithredu’n broffesiynol mewn perthynas â materion treth pobl eraill. Mae hyn yn cynnwys asiantau ac ymgynghorwyr trydydd parti — p’un a ydynt yn gweithredu mewn perthynas â materion treth yn y DU neu faterion treth alltraeth — bob tro y byddant yn delio â CThEF.

Nid yw hyn yn gymwys i Gynorthwywyr Dibynadwy.

Gall asiantau fod yn unigolion, partneriaethau, cwmnïau corfforedig, neu unrhyw fath o endid cyfreithiol sy’n cynnig cyngor treth neu wasanaethau treth. Mae hyn yn cynnwys:

• cyfrifwyr a llyfrifwyr

• asiantau trydydd parti

• asiantau sydd ond yn cyflwyno Ffurflenni Treth a dogfennau perthnasol

• asiantau sy’n gweithredu ar ran eu cleientiaid, heb gynnig unrhyw gyngor treth iddynt

• gweithwyr cyfreithiol a gweithwyr proffesiynol eraill sy’n cynnig cyngor treth, neu wasanaethau cyfrifeg, ynghyd â’u gwaith arall

• asiantau sy’n rhoi cyngor ynghylch, neu sy’n gweithio ym maes, trefniadau treth alltraeth

• asiantau mewn gwledydd eraill sy’n gweithredu ar ran cleientiaid sydd ag ymrwymiadau o ran treth yn y DU

• asiantau sy’n helpu cleientiaid i wneud hawliadau am unrhyw ryddhad neu ad-daliad treth

Nid yw hon yn rhestr gyflawn.

Mae’r rhan fwyaf o asiantau yn aelodau o gyrff rheoleiddio proffesiynol sy’n cyhoeddi ac yn cymeradwyo safonau o ran ymddygiad, megis yr Ymddygiad Proffesiynol mewn perthynas â Threthiant (PCRT). Mae CThEF yn cymeradwyo’r Ymddygiad Proffesiynol mewn perthynas â Threthiant, ac yn parhau i weithio â chyrff proffesiynol er mwyn unioni’r safonau ar gyfer asiantau, a sut y maent yn cael eu gorfodi.

1.2 Yr hyn y gallwch ei ddisgwyl gennym ni

Os yw cwsmer wedi awdurdodi asiant i ddelio â ni ar ei ran, byddwn yn delio â’r asiant hwnnw mewn modd cwrtais a phroffesiynol. Rydym am roi gwasanaeth teg a chywir i asiantau, a hynny’n seiliedig ar ymddiriedaeth a pharch gan y naill i’r llall. Rydym hefyd yn awyddus i’w gwneud mor hawdd â phosibl i asiantau gael pethau’n iawn.

Mae Siarter CThEF a Datganiad Polisi asiant CThEF yn nodi’r gwasanaeth a’r safonau ymddygiad y dylai asiantau eu disgwyl wrth ryngweithio â ni.

1.3 Yr hyn a ddisgwyliwn gennych chi

Dylai pob asiant a gwmpesir gan y safon fodloni’r disgwyliadau a nodir yn adran 2.

Dylai asiantau sy’n gysylltiedig ag unrhyw fath o drefniadau cynllunio treth fodloni’r disgwyliadau a nodir yn adran 3 hefyd.

2. Y safon

Dylai pob asiant gynnal safonau uchel sy’n hyrwyddo cydymffurfiad treth.

2.1 Uniondeb

Disgwyliwn i asiantau fod yn ddidwyll ac yn onest. Mae hyn yn cynnwys:

• rhoi gwybodaeth berthnasol i CThEF yn ôl y gofyn, neu pan fo’n briodol

• rhoi gwybodaeth berthnasol i gleientiaid cyn, yn ystod a, phan fo’n briodol, ar ôl cwblhau’r gwaith

• rhannu gwybodaeth berthnasol gydag asiantau eraill sy’n gweithredu ar ran yr un cleient, er enghraifft, dylai asiant sy’n gweithredu ar ran cleient mewn perthynas â rhyddhad penodol rannu manylion am ei waith gyda’r asiant sy’n llenwi Ffurflen Dreth ar ran yr un cleient

• peidio ag awgrymu mewn unrhyw ffordd bod CThEF yn ei gymeradwyo fel asiant, neu ei fod yn rhan o CThEF, neu’n gweithredu ar ei ran

• ei gwneud yn glir pwy yw’r asiant neu’r busnes, os yw’n cael ei adnabod gan ei enw masnachu neu fersiwn byr o’i enw cyfreithiol

2.2 Cymhwysedd proffesiynol a gofal dyladwy

Disgwyliwn i asiantau wneud y canlynol:

• cynnal gwybodaeth gywir a chyfoes o’r meysydd treth y maent yn delio â nhw

• gwneud y gwaith er mwyn atal camgymeriadau yng nghyfrifiadau neu hawliadau treth eu cleientiaid, ac i beidio â chynnwys ffigurau mewn Ffurflenni Treth neu ffurflenni hawlio nad ydynt yn gynaliadwy neu sydd heb sail

• cadw cofnod cyfoes o’r cyngor a roddwyd i’w cleientiaid a phryd y rhoddwyd y cyngor hwnnw

• cynghori eu cleientiaid i gymryd camau i unioni materion os canfyddir unrhyw wallau yn eu materion treth — os yw’r cleient yn anfodlon cywiro materion, dylai’r asiant ystyried rhoi’r gorau i weithredu ar ei ran — os yw’r asiant yn parhau i weithredu ar ei ran, gallai hyn beri risg o alluogi osgoi talu treth, a allai fod yn destun ymchwiliad troseddol

• cynnal diogelwch yr wybodaeth sydd ganddynt am eu cleientiaid

• cymryd camau rhesymol er mwyn sicrhau bod unrhyw fewnbwn o drydydd parti wrth weithredu ar ran cleient (megis meddalwedd neu gyngor arbenigol) yn rhoi canlyniadau cywir ac yn cydymffurfio ag ymrwymiadau’r cleient o ran treth

• rhoi gwybod i CThEF os ydych yn amau twyll treth neu osgoi treth

2.3 Ymddygiad proffesiynol

2.3.1 Cydymffurfiad cyfreithiol

Mae’n rhaid i asiantau:

• sicrhau bod eu materion treth eu hunain yn gywir ac yn gyfoes, gan gynnwys cadw at drefniadau Amser i Dalu sydd ar waith

• cydymffurfio’n llwyr â chyfraith treth a rheoliadau sy’n ymwneud â’u gweithgaredd proffesiynol, gan gynnwys cofrestru o dan Reoliadau Gwyngalchu Arian, Ariannu Terfysgaeth a Throsglwyddo Cronfeydd (Gwybodaeth am y Talwr) 2017 a glynu wrth y Rheoliadau hyn — mae hyn yn cynnwys rhoi gwybod am unrhyw euogfarnau perthnasol y mae’r asiant wedi’u cael o dan adran 3 (yn Saesneg) o’r ddeddfwriaeth honno

• cydymffurfio â gofynion cyfreithiol y DU o ran gwybodaeth a welir yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, Deddf Diogelu Data 2018 (yn Saesneg)

• cydymffurfio â chyfraith a chodau perthnasol eraill, er enghraifft, Deddf Hawliau Defnyddwyr, Rheoliadau Diogelu Defnyddwyr rhag Masnachu Annheg, a’r cod a ddrafftiwyd gan y Pwyllgor Arferion Hysbysebu

• cyflwyno Adroddiadau Gweithgarwch Amheus i’r Asiantaeth Troseddau Cenedlaethol yn unol â’r Ddeddf Elw Troseddau 2002

2.3.2 Rhyngweithio â CThEF

Disgwyliwn i asiantau wneud y canlynol:

• cydweithredu’n llwyr â holl ymchwiliadau ac ymholiadau CThEF

• delio â staff CThEF mewn modd cwrtais a phroffesiynol

• cydymffurfio â thelerau ac amodau gwasanaethau ar-lein CThEF wrth iddynt ddefnyddio gwasanaethau ar-lein CThEF. Mae hyn yn cynnwys cadw manylion cyrchu ar-lein a manylion cyfrif ar-lein CThEF yn ddiogel rhag defnydd anawdurdodedig bob amser

• peidio â gofyn i unrhyw gleient rannu ei Ddynodydd Defnyddiwr a’i gyfrinair ar gyfer Porth y Llywodraeth (neu dystysgrif ddigidol) gyda hwy. Dylid cael mynediad at, a bwrw golwg dros, ddata’r cleient dim ond drwy gael awdurdodiad ac wrth ddefnyddio’r cyfrif gwasanaethau asiant ar-lein

• defnyddio ffurflenni penodedig CThEF, neu gynnwys yr holl wybodaeth sy’n ofynnol ar y ffurflen CThEF berthnasol

2.3.3 Rhyngweithio â chleientiaid

O 15 Mawrth 2023 ymlaen, ni fydd gan aseiniadau o ad-daliadau Treth Incwm, gan drethdalwr i’w asiant, unrhyw effaith gyfreithiol ac ni fydd CThEF wedi’i rwymo i’r rhain.

Mae’r consesiwn, lle gwnaethom dderbyn aseiniadau a ddaeth i law ar ôl 15 Mawrth 2023 fel pe baent yn enwebiadau, bellach wedi dod i ben. Ni fyddwn yn derbyn unrhyw aseiniad o ad-daliad Treth Incwm a ddaeth i law ar neu ar ôl 20 Gorffennaf 2023. Lle nad oes enwebiad dilys yn bresennol, byddwn yn ad-dalu’r trethdalwr yn uniongyrchol.

Yn achos enwebiad, trethdalwr yw’r person sydd â hawl gyfreithiol i’r ad-daliad. Byddwn yn rhoi’r ad-daliad i enwebai y trethdalwr yn ôl ein disgresiwn. Mae hyn yn wahanol i unrhyw gontract a all y trethdalwr fod wedi’i wneud gyda’r asiant.

Gall y trethdalwr hefyd dynnu’i enwebai yn ôl ar unrhyw adeg cyn i ni gyhoeddi’r ad-daliad. Gall y trethdalwr wneud enwebiad drwy gwblhau’r awdurdodiad priodol ar y Ffurflen Dreth, neu’r ffurflen briodol.

Disgwyliwn i asiantau wneud y canlynol:

• cynnig cyfnod o 14 diwrnod o leiaf lle gall cleient ganslo unrhyw gytundeb a wnaeth, os bydd y gwasanaethau a ddarperir yn cymryd mwy na 14 diwrnod i’w cyflenwi — os bydd y berthynas fusnes yn para llai na 14 diwrnod, yna nid yw CThEF yn disgwyl terfyn amser isaf ar gyfer cyfnod callio
• gosod telerau clir â’u cleientiaid ynglŷn â sut byddant yn ymgysylltu â nhw, a bod ganddynt gadarnhad i’r cleient ddeall a derbyn y telerau hyn

Mae’n rhaid i asiantau sicrhau bod pob gohebiaeth a phob deunydd marchnata yn deg, clir, cywir, ac na fydd yn camarwain nac yn cuddio ffeithiau perthnasol. Dylai asiantau osod strwythur clir o ran codi tâl neu ffi.

Cyn cytuno ar delerau’r ymgysylltu, neu unrhyw fath o gontract, dylai asiantau wneud yn siŵr bod y cleient yn deall y canlynol:

• sut i dalu’r asiant am ei wasanaeth
• sut bydd unrhyw ad-daliad o dreth sy’n ddyledus yn cyrraedd y cleient a pha amodau sy’n berthnasol (os oes unrhyw amodau o gwbl)
• manylion y didyniadau y bydd yr asiant yn eu gwneud oddi ar unrhyw ad-daliad a ddelir gan yr asiant ar ran y cleient
• gall y cleient dynnu enwebai ar gyfer ad-daliad yn ôl ar unrhyw adeg cyn i’r ad-daliad gael ei wneud, a bod gan CThEF ddisgresiwn i beidio â thalu enwebai
• hawliau’r asiantau a’u cleientiaid i ddod â chytundeb i ben yn gynnar neu’n unigol

Dylai asiantau gytuno ar delerau’r ymgysylltu ar bapur cyn dechrau gweithredu ar ran y cleient.

2.3.4 Anghenion ychwanegol cleientiaid

Mae CThEF yn annog asiantau i sicrhau bod y gwasanaethau y maent yn eu darparu yn hygyrch ar sail gyfartal i bob cwsmer, gan adnabod cwsmeriaid y mae angen help ychwanegol arnynt. Dylai asiantau roi cymorth ychwanegol i’r sawl sydd ei angen, a gwneud addasiadau rhesymol fel y bo’n briodol, er enghraifft:

• ystyried anghenion cwsmeriaid sy’n ddall neu’n rhannol ddall

• defnyddio iaith sy’n glir ac yn gryno wrth gyfathrebu â chwsmeriaid

• os yw’r cleient yn ymddangos yn bryderus neu o dan bwysau yn sgil unrhyw faterion treth sy’n effeithio arno, rhowch wybod iddo fod help a chymorth ar gael wrth fynd i wefan gwasanaethau iechyd meddwl GIG (yn Saesneg)

3. Safonau ar gyfer cynllunio treth

Mae CThEF yn disgwyl i asiantau ddilyn yr egwyddorion hyn, yn ogystal â’r safonau a nodwyd yn adran 2, wrth gynghori ar gynllunio treth.

3.1 Cyfreithlon

Rhaid i asiantau weithredu’n gyfreithlon a chydag uniondeb bob amser, a disgwyl yr un peth gan eu cleientiaid.

Dylai cynllunio treth fod yn seiliedig ar asesiad realistig o’r ffeithiau a barn gredadwy o’r gyfraith.

Dylai asiantau gynghori eu cleientiaid os oes ansicrwydd perthnasol yn y gyfraith, er enghraifft, os gwyddys bod barn CThEF yn wahanol neu’n anhysbys. Dylid sicrhau bod cleientiaid yn glir o ran y risgiau a’r costau sydd ynghlwm wrth heriau gan CThEF, ac unrhyw achos llys canlyniadol.

3.2 Datgelu a thryloywder

Mae CThEF yn disgwyl i unrhyw ddatgeliad a wneir gan asiant gyfleu’r holl ffeithiau perthnasol mewn ffordd deg.

3.3 Cynghori ar drefniadau cynllunio treth

Rhaid i asiantau beidio â chreu, annog na hyrwyddo trefniadau cynllunio treth na strwythurau sy’n:

• bwriadu cyflawni canlyniadau sy’n groes i fwriad clir y Senedd wrth weithredu deddfwriaeth berthnasol

• hynod o artiffisial neu’n hynod o ffug, ac sy’n ceisio manteisio ar ddiffygion yn y ddeddfwriaeth berthnasol

3.4 Barn broffesiynol a dogfennaeth briodol

Mae CThEF yn disgwyl i asiantau ddefnyddio’u barn broffesiynol wrth weithredu’r safonau hyn mewn sefyllfaoedd penodol o ran rhoi cyngor i gleientiaid.

Dylai asiantau gadw nodiadau amserol o’r rhesymeg ar gyfer y farn a ddefnyddiwyd wrth geisio cadw at y gofynion hyn.

4. Monitro a thorri’r safonau

4.1 Sut mae CThEF yn monitro safonau

Wrth gyflawni ei weithgarwch, mae CThEF yn casglu tystiolaeth o unrhyw ymddygiad gwael gan asiantau. Mae’r safon ar gyfer asiantau yn amlinellu’r hyn a ddisgwyliwn gan asiantau ac, o ganlyniad, yn creu meincnod. Bydd CThEF yn ystyried cymryd camau yn erbyn asiantau sy’n methu â chyrraedd y meincnod hwn.

Rydym yn datblygu’r ffordd yr ydym yn gweithio gydag asiantau, gyda’r bwriad o wahaniaethu’n fwy effeithiol rhwng asiantau yn ôl y gwerth y maent yn ei ychwanegu neu’r risgiau y maent yn eu peri. Wrth i ni ddefnyddio ein data yn fwy effeithiol yn y modd hwn, byddwn yn gwella ein gallu i nodi enghreifftiau o safonau gwael asiantau treth, a chymryd y camau priodol.

4.2 Beth sy’n digwydd pan nad yw’r safon yn cael ei dilyn

Mae’r mwyafrif o asiantau treth yn cynnal safonau proffesiynol uchel, ac yn cynnig gwerth ychwanegol i’r system dreth. O ran y lleiafrif nad ydynt yn cynnal safonau uchel, mae gan CThEF sawl pŵer i fynd i’r afael ag arferion gwael, ac mae’n defnyddio’r pwerau hyn yn unol â’r egwyddorion a nodwyd yn Sut mae CThEF yn gweithio gydag asiantau treth.

Os nad yw asiant yn dilyn y safon, byddwn yn ei drin fel petai wedi torri’r safon. Mae amrywiaeth o ddulliau gan CThEF, yn ogystal â pholisïau a phwerau, i’w defnyddio i fynd i’r afael ag achosion o dorri’r safon.

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ‘Codi safonau yn y farchnad cyngor treth — adolygiad CThEF o bwerau i gynnal y safon ar gyfer Asiantau’ (yn Saesneg).

Mewn achosion o ymddygiad gwael gan asiantau, bydd CThEF gan amlaf yn mynd ati i geisio datrys unrhyw anawsterau wrth weithio gyda’r asiant yn y lle cyntaf.

Os nad yw’r asiant yn ymateb i CThEF, neu os yw’r mater yn ddigon difrifol, bydd CThEF yn cymryd y camau priodol i adlewyrchu’r sefyllfa ar unwaith.

Mae’n bosibl y bydd yr opsiynau hyn yn cynnwys:

• rhwystro mynediad at wasanaethau asiant CThEF

• hysbysiadau ynghylch ymddygiad anonest gan asiantau treth, gyda’r posibilrwydd o godi cosbau pellach a chyhoeddi’r manylion hyn

• ymchwiliad troseddol os oes amheuaeth bod trosedd wedi’i chyflawni

• gwrthod delio ag asiant o gwbl

Pan fo’n briodol, bydd cyrff proffesiynol perthnasol yn cael gwybod am gamymddygiad gan eu haelodau trwy Ddatgeliad er Budd y Cyhoedd.

5. Beth yw’r berthynas rhwng safonau CThEF a safonau cyrff proffesiynol

Amcangyfrifir bod tua 65% o asiantau yn aelodau o gyrff proffesiynol, ac mae llawer ohonynt yn nodi’r safonau a ddisgwylir gan eu haelodau.

Nid yw safon CThEF ar gyfer asiantau yn diystyru braint broffesiynol gyfreithiol, neu’r dyletswyddau proffesiynol a osodir gan gyrff proffesiynol perthnasol.

Mae CThEF yn gweithio gyda chyrff proffesiynol er mwyn unioni’r dulliau o ddelio ag achosion o dorri safonau proffesiynol.

5.1 Safonau cyrff proffesiynol ar gyfer eu haelodau

Mae’r cyrff proffesiynol mwyaf o ran cyfrifeg a threth yn gweithredu safon a elwir yn ‘Ymddygiad Proffesiynol mewn perthynas â Threthiant’. Mae gan gyrff proffesiynol eraill eu codau moeseg eu hunain, ac mae’n ofynnol i’w haelodau ddilyn y rhain.

Mae codau moeseg cyrff proffesiynol yn amlinellu’r egwyddorion sylfaenol a’r safonau a ddisgwylir o ran ymddygiad gan eu holl aelodau, cysylltiedigion a myfyrwyr.

Mae CThEF yn disgwyl i aelodau o gorff proffesiynol ddilyn cod moeseg y corff hwnnw. Disgwyliwn i bob asiant sy’n rhyngweithio â CThEF gadw at ein safon, ni waeth os yw’n aelod o gorff proffesiynol.

Fodd bynnag, os yw asiant yn bodloni cod moeseg ei gorff proffesiynol, ni ddylai safon CThEF ar gyfer asiantau osod gofynion pellach arno.

5.2 Egwyddorion sylfaenol yr Ymddygiad Proffesiynol mewn Perthynas â Threthiant

Mae tair o’r pum egwyddor sylfaenol sydd yn yr Ymddygiad Proffesiynol mewn Perthynas â Threthiant yn cael eu hailadrodd yn safon CThEF, sef:

• uniondeb

• cymhwysedd proffesiynol

• gofal dyladwy ac ymddygiad proffesiynol

Mae cynnal y rhain yn hanfodol i’r berthynas rhwng asiantau a CThEF.

Y ddwy egwyddor nad ydynt yn codi’n benodol yn safon CThEF yw gwrthrychedd a chyfrinachedd.