Ffurflen

Sut i gyflwyno cofrestriadau cyntaf gyda chopïau o weithredoedd

Diweddarwyd 25 January 2024

Applies to England and Wales

Mae’r cyfarwyddyd hwn yn darparu’r wybodaeth sy’n ofynnol i drawsgludwyr gyflwyno cofrestriadau cyntaf i Gofrestrfa Tir EM gan ddibynnu’n llwyr ar gopïau o weithredoedd.

1. Cyflwyno copïau o ddogfennau gyda cheisiadau cofrestriad cyntaf

Erbyn hyn, mae gan drawsgludwyr y dewis i gyflwyno ceisiadau cofrestriad cyntaf wedi eu gwneud yn gyfan gwbl o gopïau ardystiedig o weithredoedd a dogfennau, yn hytrach na gweithredoedd a dogfennau gwreiddiol.

Mae hyn yn rhoi cyfle i drawsgludwyr ddelio â ni mewn ffordd fwy cyson a symleiddio eu prosesau mewnol.

Gallant ddilyn yr un drefn os ydynt yn cyflwyno dogfennau sy’n cefnogi cais cofrestriad cyntaf neu’n cefnogi cais mewn perthynas â thir cofrestredig, er ar hyn o bryd nid yw’n bosibl cyflwyno ceisiadau cofrestriad cyntaf trwy’r porthol.

Nid yw hyn yn berthnasol i geisiadau a gyflwynir gan bobl nad ydynt yn drawsgludwyr, lle mae angen gweithredoedd a dogfennau gwreiddiol o hyd.

Nid yw hyn yn berthnasol i geisiadau lle mae’r gweithredoedd a’r dogfennau cefnogol wedi eu colli neu eu dwyn. Gweler cyfarwyddyd ymarfer 2: Cofrestriad cyntaf os yw gweithredoedd ar goll neu wedi eu dinistrio.

2. Y gofynion lle mae copïau o weithredoedd a dogfennau i’w cyflwyno

Rhaid ichi sicrhau eich bod yn bodloni’r gofynion canlynol.

1. Rhaid ichi lenwi tystysgrif trawsgludwr ar gyfer copïau o weithredoedd cofrestriad cyntaf sy’n cyd-fynd â’r cais

2. Rhaid i’r trawsgludwr sy’n cyflwyno ardystio copi o bob gweithred neu ddogfen. Rhaid dyddio’r ardystiad o fewn 3 mis i ddyddiad eich cais.

3. Rhaid i’r holl weithredoedd a dogfennau a gyflwynir fod yn gopïau ardystiedig – ni allwch anfon cymysgedd o rai gwreiddiol a chopïau – rhaid ichi anfon copi ardystiedig o’r weithred sy’n ennyn cofrestriad.

Am arweiniad pellach, gweler Ceisiadau a gyflwynir gan drawsgludwyr – derbyn copïau ardystiedig o weithredoedd

3. Sut i lenwi tystysgrif trawsgludwr ar gyfer copïau o weithredoedd cofrestriad cyntaf

Rhaid cael tystysgrif trawsgludwr ar gyfer copïau o weithredoedd cofrestriad cyntaf ar wahân sy’n cyd-fynd â’r cais hefyd.

4. Ardystio copïau o bob gweithred neu ddogfen

Rhaid i’r trawsgludwr sy’n cyflwyno ardystio un o’r 3 dewis canlynol ar dudalen flaen copïau o bob gweithred neu ddogfen sy’n cyd-fynd â’r cais:

a. Rwyf fi/Rydym ni yn ardystio bod y cyfryw ddogfen yn gopi gwir o’r ddogfen wreiddiol.

b. Rwyf fi/Rydym ni yn ardystio bod y cyfryw ddogfen yn gopi gwir o ddogfen a ardystiwyd gan drawsgludwr ei fod yn gopi gwir o’r gwreiddiol.

c. Dyma gopi gwir o ddogfen neu weithred a gopïwyd sydd heb ei ardystio sydd ym meddiant y ceisydd.

Manylion ardystio

Gall y trawsgludwr sy’n ardystio’r copïau o’r gweithredoedd a dogfennau wneud hynny yn ei enw unigol neu yn enw ei gwmni ond rhaid iddo ychwanegu enw ei gwmni a’r cyfeiriad post llawn, gan gynnwys y cod post. Dylai pob gweithred gael ei llofnodi â llaw ac nid trwy gopïo llofnod.

Os ydych yn cyflwyno copi o dystiolaeth swyddogol o briodas, marwolaeth, neu grant cynrychiolaeth yn dilyn marwolaeth, gallwch ddefnyddio opsiwn A os ydych yn sicr bod gennych dystysgrif wreiddiol a roddwyd gan y cofrestrydd genedigaethau, priodasau a marwolaethau, neu opsiwn C os nad ydych yn sicr bod y dystysgrif yn wreiddiol. Os yw’r dystiolaeth eisoes wedi ei hardystio fel copi gwir gan drawsgludwr, byddai opsiwn B yn gymwys.

Dyddio copïau o weithredoedd a dogfennau

Mae Cyfarwyddyd y Cofrestrydd ar 4 Ionawr 2017 yn mynnu bod y dystysgrif ar gopïau o bob gweithred a dogfen i’w dyddio ddim hirach na 3 mis cyn gwneud y cais.

Gwneir hyn er mwyn sicrhau bod copïau’n gyfoes. Mae hyn yn lleihau’r perygl o warediadau a fyddai wedi eu hamlygu trwy arnodiadau ar rai dogfennau gwreiddiol. Gall gynorthwyo i fodloni’r Cofrestrydd yn ei ddyletswydd i warchod y gofrestr ac atal twyll cofrestru hefyd.

5. Cynlluniau sy’n cyd-fynd â gweithredoedd

Rhaid ichi sicrhau bod y cynlluniau sy’n cyd-fynd â chopïau o weithredoedd a dogfennau yn gopïau lliw llawn nad ydynt wedi eu lleihau o ran graddfa neu faint yn ystod y broses gopïo, a rhaid i’r holl gopïau fod mor glir a darllenadwy â’r gwreiddiol.

Os ceir unrhyw faterion neu bryderon ynghylch ansawdd, rydym yn cadw’r hawl i ofyn am y dogfennau gwreiddiol ar unrhyw adeg.

Am arweiniad pellach, gweler cyfarwyddyd ymarfer 40: trosolwg o gynlluniau Cofrestrfa Tir EM

6. E-anfon

Fel rheol, fe gewch ganlyniadau eich ceisiadau cofrestriad cyntaf ar-lein, yn ardal lawrlwytho PDF y porthol pan oedd yr holl ddogfennau cefnogol a gyflwynwyd gennych gyda’ch cais yn gopïau ardystiedig. Os yw eich cynllun teitl dros A3, byddwn yn ei anfon atoch trwy’r post o hyd.

Am arweiniad pellach, gweler e-Despatch for business customers.