Guidance

ID checking guidelines for Standard/Enhanced DBS check applications from 22 April 2025 (Welsh)

Updated 6 October 2025

Mae’r canllawiau hyn yn dod i rym o 22 Ebrill 2025; fodd bynnag, gellir defnyddio’r canllawiau gwirio ID blaenorol hyd at 1 Tachwedd 2025 hefyd. Mae hyn er mwyn ystyried newidiadau technegol y gallai fod angen i Gyrff Cofrestredig eu gwneud yn unol â’r canllawiau wedi’u diweddaru

1. Cyflwyniad

Mae gwirio hunaniaeth yn rhan bwysig o’r broses DBS. Defnyddir y wybodaeth hunaniaeth a ddarperir i chwilio am unrhyw gofnodion a chofnodion heddlu perthnasol ar ein rhestrau gwahardd lle bo hynny’n berthnasol. Heb wybodaeth hunaniaeth gywir, efallai na fydd DBS yn gallu darparu gwybodaeth lawn a chywir a fydd yn effeithio ar ddiogelu grwpiau agored i niwed. Mae darparu cymaint o fanylion â phosibl ar y ffurflen gais ac fel rhan o’r broses ddilysu hunaniaeth yn ei gwneud hi’n haws ac yn gyflymach i DBS brosesu ceisiadau yn gywir. 

Anogir Cyrff Cofrestredig a chyflogwyr yn gryf i ystyried defnyddio gwirio ID digidol os gall yr ymgeisydd gyflwyno pasbort neu drwydded yrru. 

Mae’r canllawiau hyn yn berthnasol i geisiadau a wneir ar gyfer darpar aelodau newydd o staff ac i ail-wirio staff presennol. 

Dylai ymgeiswyr ddilyn y ffurflen canllawiau ar gwblhau’r cais DBS a darparu cymaint o wybodaeth â phosibl, gan gynnwys rhif y ddogfen, yr holl enwau blaenorol a hanes cyfeiriadau 5 mlynedd llawn.

2. Hawl i Weithio

Rhaid i gyflogwyr gwblhau gwiriad Hawl i Weithio ar bob recriwt newydd. Gellir dod o hyd i ganllawiau ar sut i wneud hyn yma.

3. Rheolau gwirio hunaniaeth

Ni all y gwiriwr hunaniaeth wirio hunaniaeth perthynas neu bartner, pobl sy’n byw yn yr un tŷ â nhw, neu ffrind personol.

Mae’n rhaid i’r gwiriwr ID:

• Gwneud yn siŵr bod unrhyw fanylion pasbort cyfredol, trwydded yrru’r DU a Rhif Yswiriant Gwladol wedi’u cynnwys ar y ffurflen gais bapur neu electronig. 

• Dilyn y canllawiau gwirio ID tri llwybr a nodir isod. 

• Ceisio dogfennau adnabod ffotograffig (pasbort, trwydded yrru, e-Visa neu gerdyn PASS) yn y lle cyntaf. Gellir defnyddio hyn i gymharu tebygrwydd yr ymgeisydd. Gwirio a dilysu’r wybodaeth a ddarperir ar y ffurflen gais gan yr ymgeisydd. 

• Gwirio bod y ffurflen gais wedi’i chwblhau’n llawn a’r wybodaeth sydd ynddi yn gywir.  Er enghraifft, bod yr holl gyfeiriadau lle bu rhywun yn byw yn ystod y 5 mlynedd a’r enwau y mae rhywun wedi bod yn adnabyddus wrthynt wedi cael eu datgan ac yn gywir. Gall methu â gwneud hyn arwain at oedi wrth brosesu a thynnu ceisiadau yn ôl. 

• Gwnewch yn siŵr bod yr ymgeisydd yn llenwi rhan cyfeiriad y ffurflen yn gywir os oes ganddynt cyfeiriad anarferol, er enghraifft os ydynt yn byw dramor, mewn llety myfyrwyr neu hostel. 

• Defnyddiwch fath o ddogfen unwaith yn unig yn y cyfrif dogfennau. Er enghraifft, peidiwch â derbyn dau ddatganiad banc fel dau o’r dogfennau gofynnol os ydynt o’r un banc. 

• Peidiwch â newid neu ddiwygio’r ffurflen gais heb roi gwybod i neu heb gytundeb yr ymgeisydd. 

• Cadw cofnod o’r dogfennau a ddefnyddir i ddilysu pob hunaniaeth am o leiaf 2 flynedd. Mae hyn er mwyn cynorthwyo’r gwaith ymchwilio i dwyll a wneir gan DBS. Efallai y bydd DBS yn gofyn am gofnodion o ddogfennau a wiriwyd fel rhan o wirio ID fel rhan o’r broses hon. Gofynnir hefyd am dogfennau sy’n gysylltiedig â cheisiadau hyd at 3 mis oed  fel rhan o’n gweithgaredd cydymffurfio arferol.  Gellir cofnodi dogfennau fel copïau o ddogfennau ffisegol neu dystiolaeth PDF o eVisa. Os nad yw’n bosibl cadw copïau, rhaid i chi gofnodi:

• math o ddogfen,

• gwlad gyhoeddi

• unrhyw ddyddiad dod i ben,

• unrhyw rifau cyfeirnod, a

• nodiadau os oedd unrhyw anghysondebau wedi’u trafod fel rhan o’r broses wirio ID. 

• Gwnewch yn siŵr bod yr ymgeisydd yn lawrlwytho ac yn cwblhau  DBS continuation sheet  am wybodaeth ychwanegol na allant ei ffitio ar y ffurflen gais DBS.  

4. Sut i weld dogfennau ID

Mae tair ffordd y gellir gweld a dilysu dogfennau ID. Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn un oni bai nad yw’n ymarferol cael apwyntiad wyneb yn wyneb gyda’r ymgeisydd. Os na allwch ddefnyddio opsiwn un, mae angen cofnodi’r rhesymau a gellir ystyried opsiwn dau. Os nad yw opsiwn dau yn ymarferol, rhaid cofnodi’r rhesymau a gellir defnyddio opsiwn tri. Rhaid cadw’r rhesymeg y tu ôl i’r defnydd o opsiynau dau neu dri. Rhaid cadw cofnod o’r dogfennau a ddefnyddir i ddilysu’r hunaniaeth am o leiaf 2 flynedd waeth pa opsiwn a ddefnyddir. 

Rhaid i’r holl ddogfennau fod yn ddogfennau ffisegol, oni bai eich bod yn gweld eVisa yr ymgeisydd ar wefan “View and Prove” y Swyddfa Gartref neu gerdyn PASS digidol gyda chod QR sydd wedi’i wirio. Ni allwch dderbyn llungopïau na dogfennau wedi’u sganio (ac eithrio’r gwiriad Opsiwn tri cychwynnol fel y disgrifir isod). Nid yw dogfennau wedi’u hargraffu o’r rhyngrwyd, er enghraifft datganiadau banc, yn dderbyniol at ddibenion adnabod. Gall yr ymgeisydd ofyn i’w banc argraffu datganiad banc ar eu cyfer a’i gymeradwyo gyda stamp a llofnod os nad oes ganddynt ddatganiadau banc copi caled.

4.1 Opsiwn un

Dylid gwneud y gwiriad ID yn bersonol, gan ganiatáu i’r gwiriwr ID weld y dogfennau ffisegol, neu eVisa, neu gerdyn PASS digidol, ym mhresenoldeb yr unigolyn.

Rhaid i chi gadw cofnod o’r dogfennau a ddefnyddiwyd i ddilysu’r hunaniaeth am o leiaf 2 flynedd

4.2 Opsiwn dau

Gall y gwiriwr ID gynnal y gwiriad ID trwy gyswllt fideo - er enghraifft Google Meet neu FaceTime. Yn yr amgylchiadau hyn, rhaid i’r gwiriwr ID fod yn meddu ar y dogfennau corfforol. Gellir postio’r rhain i’r gwiriwr ID cyn yr alwad rithwir. Rhaid i chi asesu a lliniaru unrhyw risgiau a nodir wrth ddefnyddio fideo byw. Rhaid i chi beidio â dibynnu ar archwilio’r dogfennau trwy gyswllt fideo byw, neu drwy wirio copi ffacs neu gopi wedi’i sganio o’r ddogfen.

Os defnyddir opsiwn dau, rhaid i chi gadw cofnod o pam na ddefnyddiwyd opsiwn un, ynghyd â chofnod o’r dogfennau a ddefnyddiwyd i ddilysu’r hunaniaeth, am o leiaf 2 flynedd. Rhaid i’r rhesymeg fod yn benodol i’r dilysu ID unigol; nid yw’n dderbyniol i ddefnyddio’r opsiynau dau neu dri.yn ddiofyn.

Enghraifft:

Mae Susan wedi gwneud cais am swydd addysgu yn Sussex, ond ar hyn o bryd mae’n byw yn Aberdeen. Nid yw hi’n gallu mynychu cyfweliad corfforol oherwydd bod ganddi gyfrifoldebau gofal plant. Felly, ni fydd yn gallu cyflwyno ei dogfennau mewn gwiriad ID wyneb yn wyneb. Mae Susan yn postio ei dogfennau trwy ddosbarthiad arbennig mewn digon o amser ar gyfer ei chyfweliad. Mae’r recriwtiwr yn cynnal y cyfweliad a’r gwiriad ID dros gyswllt fideo byw, gan edrych ar y dogfennau ffisegol wrth siarad â Susan trwy Google Meet. Yna mae’r dogfennau yn cael eu postio yn ôl i Susan trwy ddosbarthiad arbennig. Cyfrifoldeb y recriwtiwr yw sicrhau bod y dogfennau yn cael eu trin yn ddiogel, eu storio a’u dychwelyd i Susan yn brydlon yn yr un cyflwr ag y cyrhaeddon nhw. Pan fydd y recriwtiwr yn gwneud cofnod o fanylion y ddogfen, byddant yn nodi bod y dogfennau corfforol wedi’u gwirio ond bod yr ymgeisydd wedi’i weld dros gyswllt fideo.

4.3 Opsiwn tri

Gellir cwblhau’r gwiriad ID trwy gyswllt fideo - er enghraifft Google Meet neu FaceTime - heb i’r gwiriwr ID fod yn meddu ar y dogfennau adnabod yn ffisegol. Gellir naill ai ddal dogfennau at y camera yn ystod y cyswllt fideo neu eu hanfon fel delwedd/ffotograff wedi’i sganio trwy e-bost. Rhaid cofnodi a storio manylion y dogfennau, fel y nodir uchod, ar adeg y gwiriad ID cyswllt fideo. Rhaid cyflwyno’r dogfennau wedyn i’r gwiriwr ID cyn dechrau cyflogaeth. Mewn amgylchiadau eithriadol gall hyn fod ar ddiwrnod cyntaf y gyflogaeth.  

Rhaid cyflwyno cyfuniad o ddogfennau sy’n cydymffurfio’n llawn i’r gwiriwr ID – nid yw cyflwyno un ddogfen ffisegol yn unig yn dderbyniol. Rhaid i’r gwiriwr ID gofnodi’r dyddiad y cwblhawyd y gwiriad ID yn bersonol a chroesgyfeirio’r manylion a gofnodwyd o’r gwiriad ID cyswllt fideo. Os oes unrhyw anghysondebau, gall y gwiriad DBS fod yn annilys. Ni ddylid caniatáu i’r ymgeisydd ddechrau cyflogaeth nes bod set lawn a boddhaol o ddogfennau yn cael eu harchwilio.

Os defnyddir opsiwn tri, rhaid i chi gadw cofnod o pam na ddefnyddiwyd opsiynau un ac opsiwn dau, ynghyd â chofnod o’r dogfennau a ddefnyddiwyd i ddilysu’r hunaniaeth, am o leiaf 2 flynedd. Rhaid i’r rhesymeg fod yn benodol i’r dilysu ID unigol; nid yw’n dderbyniol i ddefnyddio opsiynau dau neu dri yn ddiofyn fel rhan o’ch proses.

Enghraifft:

Mae Shauna wedi gwneud cais am swydd addysgu yn Cumbria, ond ar hyn o bryd mae’n byw yng Nghaliffornia UDA. Nid yw’n gallu mynychu cyfweliad ffisegol ac felly ni fydd yn gallu cyflwyno ei dogfennau mewn gwiriad ID wyneb yn wyneb. Mae hi yn y broses o wneud cais am fisa ac mae angen ei dogfennau ar gyfer teithio felly ni all eu postio i’r recriwtiwr. Mae’r recriwtiwr yn cynnal y cyfweliad a’r gwiriad ID dros gyswllt fideo byw. Mae Shauna yn dangos ei dogfennau i’r recriwtiwr dros gyswllt fideo ac mae’r recriwtiwr yn cofnodi’r manylion yn ogystal â nodiadau sy’n cadarnhau nad yw’r dogfennau ffisegol wedi’u gweld eto. Ar ôl i Shauna gyrraedd Cumbria, mae hi’n dod â’r dogfennau i’r gwiriwr ID ac yna’n cael eu gwirio yn erbyn y manylion a gofnodwyd yn y cyfweliad. Ychwanegir nodyn yn cadarnhau bod y dogfennau ffisegol wedi’u gweld.

Enghraifft:

Mae Erik wedi gwneud cais am rôl Gweithiwr Gofal yn Norfolk, ond ar hyn o bryd mae’n byw yng Ngwynedd. Nid yw’n gallu mynychu cyfweliad ffisegol oherwydd cost teithio ac felly ni fydd yn gallu cyflwyno ei ddogfennau mewn gwiriad ID wyneb yn wyneb. Mae’n symud tŷ o fewn yr wythnos nesaf felly ni all eu postio i’r recriwtiwr. Mae’r recriwtiwr yn cynnal y cyfweliad a’r gwiriad ID dros gyswllt fideo byw. Mae Erik yn dangos ei ddogfennau i’r recriwtiwr dros gyswllt fideo ac mae’r recriwtiwr yn cofnodi’r manylion yn ogystal â nodiadau sy’n cadarnhau nad yw’r dogfennau ffisegol wedi’u gweld eto. Ar ddiwrnod cyntaf cyflogaeth Erik, mae’n dod â’i basbort i’r gwiriwr ID. Mae’r gwiriwr ID yn nodi nad yw Erik wedi dod â set gyflawn o ddogfennau.  Ni ddylai Erik ddechrau gweithio nes bod set lawn o ddogfennau yn cael ei harchwilio.

5. Beth os oes anghysondebau?

Os oes unrhyw anghysondebau yn y wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd a/neu’r dogfennau adnabod a ddarperir, ac nad amheuir twyll, rhaid i chi ofyn i’r ymgeisydd egluro. Rhaid i chi fod yn fodlon bod yr anghysondebau yn ddilys, a bod yr holl wybodaeth am enw a chyfeiriad wedi’i chynnwys ar y ffurflen yn yr adran enw/cyfeiriad cyfredol neu flaenorol. Os na wnewch hyn, gall gyfaddawdu uniondeb y gwasanaeth DBS a chyflwyno risg i’ch trefniadau recriwtio neu drwyddedu a gall achosi oedi wrth brosesu gwiriadau. Gall anghysondebau mewn gwybodaeth gynnwys:

• anghysondebau rhwng hanes cyfeiriadau a geirdaon neu hanes cyflogaeth. Er enghraifft, os oedd yr ymgeisydd yn cael ei gyflogi yn yr Alban 2 flynedd yn ôl ond nad oes cyfeiriadau Albanaidd wedi’u datgan, dylid cael sgwrs. Efallai ei fod wedi bod mewn swydd gweithio o bell, ond dylid gwirio hyn. 

• Nid yw’r ymgeisydd yn byw yn ei brif gyfeiriad ar hyn o bryd - meddygon iau neu fyfyrwyr er enghraifft. Efallai y bydd gan yr ymgeiswyr hyn drwydded yrru neu lythyrau mewn cyfeiriad mewn rhan wahanol o’r wlad. Myfyrwyr sy’n byw ar y campws yn ystod y tymor ond sy’n dal i fyw yng nghyfeiriad eu rhieni neu feddygon iau sydd ar leoliad mewn sir wahanol ond sy’n cadw cyfeiriad parhaol yn y ddinas y maent fel arfer yn cael eu cyflogi ynddi. Rhaid cynnwys eu cyfeiriad parhaol a’u cyfeiriad tymor neu dros dro ar y ffurflen gais. Dylai’r cyfeiriad cyfredol fod y cyfeiriad y mae’r ymgeisydd yn dymuno cael ei dystysgrif DBS wedi’i chyhoeddi iddo.

Enghraifft:

Mae Alice yn nyrs fyfyriwr sy’n byw ar y campws yn ystod y tymor. Bydd hi’n gweithio mewn ysbyty fel rhan o’i chwrs ac mae angen gwiriad DBS. Mae ganddi drwydded yrru gyda chyfeiriad ei rhieni arni, tystysgrif geni a cherdyn prawf oedran gyda logo PASS. Gall ddilysu ei hunaniaeth gan ddefnyddio llwybr un. Mae ei thrwydded yrru yn dal i fod yn ddilys gan mai cyfeiriad ei rhieni yw ei chyfeiriad parhaol. Rhaid iddi gynnwys y ddau gyfeiriad ar y ffurflen gais. 

Os nad oedd gan Alice drwydded yrru, gallai ddilysu ei hunaniaeth gan ddefnyddio llwybr un os oedd hi’n mynd i gangen o’i banc a gofyn am allbrint o ddatganiad banc a oedd wedi’i gymeradwyo mewn cangen gyda stamp a llofnod ac yn cynnwys ei henw a’i chyfeiriad.

• enwau hir a/neu lythrennau cyntaf ar basbortau – mae gan basbortau’r DU adran ‘sylwadau’ a ddylai gynnwys yr enw llawn. Dylai gwirwyr ID wirio enghreifftiau o ddogfennau a gyflwynir ar y cofrestr gyhoeddus o ddogfennau hunaniaeth a theithio dilys ar-lein (PRADO) i weld a ddylai dogfennau nad ydynt wedi’u cyhoeddi a gyflwynir yn y DU gael adran debyg. 

• sillafu gwahanol o enw, er enghraifft umlaut dros y llythyren ‘U’, sillafiad amgen cyffredin o enw (Katherine yn lle Kathryn) neu enw â chysylltnod. Yn yr amgylchiadau hyn, dylid defnyddio’r sillafiad cywir fel y’i nodwyd gan yr ymgeisydd fel yr enw cyfredol. Dylid nodi sillafiadau amgen cyffredin (lle maent yn ymddangos ar ddogfennau hunaniaeth) ac enwau sy’n wahanol yn sylweddol fel enwau blaenorol/eraill ar y ffurflen gais.  Does dim angen rhoi umlauts na chysylltnodau sydd ar goll fel enwau blaenorol. 

• Enwau ar goll neu ychwanegol ar ddogfennau hunaniaeth, er enghraifft trwydded yrru gydag enw canol ar goll. Dylai hyn fod yn wir dim ond pan fo unigolyn wedi newid ei drwydded yrru bapur i drwydded yrru cerdyn-llun. Er mwyn gwneud cais am drwydded cerdyn-llun am y tro cyntaf, mae angen cyflwyno pasbort, cerdyn adnabod yr AEE neu dystysgrif geni i’r DVLA fel y byddai unrhyw enwau canol yn cael eu cofnodi. Os derbynnir dogfen gydag enw coll neu ychwanegol, dylai’r enw cyfredol ar y ffurflen gais fod yn enw llawn yr ymgeisydd, gan gynnwys yr enw coll neu ychwanegol.

Enghraifft:

Mae Derek wedi cyflwyno ei drwydded yrru, ei dystysgrif briodas a’i ddatganiad morgais. Mae ei drwydded yrru yn dangos ei enw cyntaf a’i gyfenw, ac mae ei dystysgrif briodas yn dangos ei enw cyntaf, ei enw canol a’i gyfenw. Nid yw erioed wedi newid ei enw. Cwblhaodd Derek ei ffurflen gais yn gywir trwy nodi’r tri enw yn y maes enw cyfredol a gadael yr adran enwau blaenorol yn wag. Mae’r holl enwau wedi’u cofnodi ar y ffurflen fel y gellir chwilio am bob cyfuniad o’r enwau hynny.

• Newid enw diweddar am resymau dilys, lle ceir tystiolaeth o hynny. Er enghraifft, trwy gyflwyno tystysgrif briodas neu gweithred newid enw. Dylid rhoi enwau ychwanegol gyda dyddiadau i ac o mewn trefn esgynnol. Mae angen i’r newid fod yn ddigon diweddar.

Enghraifft:

Mae Alex wedi priodi yn ddiweddar a newid ei gyfenw i enw ei wraig. Nid yw wedi diweddaru ei basbort eto, ond mae ei gyfrifon banc i gyd yn ei enw priod. Mae Alex yn cyflwyno tystysgrif briodas ochr yn ochr â’i basbort sy’n dangos y cysylltiad rhwng yr enwau ac yn cadarnhau ei hawl i ddefnyddio’r ddau. Mae’r gwiriwr ID wedi asesu’r pasbort a’r dystysgrif briodas ac wedi siarad ag Alex. Mae Alex hefyd wedi cynnwys ei enw blaenorol ar ei ffurflen gais. Mae’r gwiriwr ID yn fodlon bod y dogfennau’n ddilys ac nad yw ymatebion Alex i gwestiynau yn achosi pryder. Er bod anghysondeb enw rhwng yr enw cyfredol ar y ffurflen gais a’r dogfennau ID, mae’r gwiriwr ID yn fodlon nad oes unrhyw bryderon bod yr ID yn dwyllodrus ac mae’r ddau enw wedi’u dal ar y ffurflen.

6. Ymgeiswyr Trawsryweddol

Dylid gwneud pob ymgeisydd yn ymwybodol o’r llwybr ymgeisio trawsryweddol. Mae’r llwybr ymgeisio trawsryweddol yn gofyn i ymgeiswyr ddatgan enwau a rhywiau blaenorol heb eu cynnwys ar y ffurflen gais.

Enghraifft:

Mae Janice wedi cael cynnig swydd fel nyrs ac mae’n gwneud cais am wiriad DBS. Mae’r recriwtiwr yn anfon dolen i’r ffurflen gais electronig a rhai canllawiau ar sut i lenwi’r ffurflen gais i Janice. Mae hyn yn cynnwys dolen i’r llwybr ceisiadau trawsryweddol. Cafodd Janice Dystysgrif Cydnabod Rhywedd cyn cymhwyso fel nyrs ac nid yw am ddatgelu’r wybodaeth hon i’w chyflogwr, y tîm AD neu gydweithwyr. Mae holl ddogfennau ID Janice yn ei hunaniaeth bresennol. Mae’r canllawiau yn dweud wrthi sut i gysylltu â DBS i ddarparu’r wybodaeth am enw ychwanegol ac yn esbonio nad oes rhaid iddi ei gynnwys ar y ffurflen gais. Ni fydd y recriwtiwr yn cael ei hysbysu, a bydd ei thystysgrif DBS yn cynnwys y wybodaeth hunaniaeth ar y ffurflen gais yn unig.

7. Ymgeiswyr sydd wedi’u mabwysiadu

Os cafodd yr ymgeisydd ei fabwysiadu cyn 10 oed, nid oes angen iddynt ddarparu ei gyfenw adeg eu geni yn adran A o’r ffurflen gais DBS; dylent roi eu henw mabwysiadol yn yr adran hon. 

Mae hyn oherwydd bod oedran cyfrifoldeb troseddol yn cael ei ystyried yn 10 mlwydd, o dan Ddeddf Plant a Phobl Ifanc 1933, Pennod 12, Adran 50. Mae hyn yn golygu nad oes posibilrwydd y gallai unigolyn gael cofnod troseddol mewn enw a ddefnyddiwyd tan 10 oed.

8. Y broses gwirio ID 3 llwybr

Rhaid i chi ddefnyddio llwybr 1 lle bo’n bosibl. Dim ond os nad yw’r ymgeisydd yn gallu cyflwyno’r dogfennau sydd eu hangen ar lwybr 1 y gallwch symud ymlaen i lwybr 2.

8.1 Llwybr 1

Rhaid i’r ymgeisydd allu dangos:

• un ddogfen o Grŵp 1, isod

• dwy ddogfen arall o naill ai Grŵp 1, neu Grŵp 2a, neu 2b, isod

Rhaid i’r cyfuniad o ddogfennau a gyflwynir gadarnhau enw a dyddiad geni’r ymgeisydd.

8.2 Llwybr 2

Dim ond os yw’n amhosibl prosesu’r cais trwy Llwybr 1 y gellir defnyddio Llwybr 2.

Rhaid i’r sefydliad sy’n cynnal y gwiriad ID wedyn ddefnyddio gwasanaeth gwirio ID allanol priodol i wirio’r cais.

Os nad oes gan yr ymgeisydd unrhyw un o’r dogfennau yng Ngrŵp 1, yna rhaid iddo allu dangos:

• un ddogfen o Grŵp 2a

• dwy ddogfen arall o naill ai Grŵp 2a neu 2b

Rhaid i’r cyfuniad o ddogfennau a gyflwynir gadarnhau enw a dyddiad geni’r ymgeisydd.

8.3 Llwybr 3

Dim ond os yw’n amhosibl prosesu’r cais trwy Llwybrau 1 neu 2 y gellir defnyddio Llwybr 3.

Ar gyfer Llwybr 3, rhaid i’r ymgeisydd allu dangos:

• tystysgrif geni a gyhoeddwyd dros 12 mis ar ôl amser y geni (DU, Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)

• un ddogfen o Grŵp 2a

• tair dogfen arall o Grŵp 2a neu 2b

Rhaid i’r cyfuniad o ddogfennau a gyflwynir gadarnhau enw a dyddiad geni’r ymgeisydd.

Os na all yr ymgeisydd ddarparu’r dogfennau hyn, efallai y bydd angen iddynt gael olion bysedd.

9. Rhestrau dogfennau

Ni ddylech dderbyn yr hyn sy’n cyfateb i ddogfen adnabod os yw’r ddogfen honno wedi’i rhestru fel ‘(DU)’ ar y rhestr o ddogfennau adnabod dilys.

9.1 Grŵp 1: Prif ddogfennau adnabod

Dogfen	Nodiadau
Pasbort	Unrhyw basbort cyfredol a dilys. Gall pasbort y DU fod wedi dod i ben hyd at uchafswm o 6 mis.
e-fisa	Cyrchwyd drwy’r gwasanaeth ‘View and Prove’. Dylai’r cod rhannu y gofynnwyd amdano gan yr ymgeisydd fod yn god rhannu ‘statws mewnfudo’. Os nad oes gennych gyfrif UKVI i gael mynediad at eich eFisa, gallwch greu un ar-lein (Cael mynediad i’ch statws mewnfudo ar-lein (eFisa) - GOV.UK)
Trwydded breswylio biometrig (BRP)	DU. Gellir defnyddio BRP sy’n dangos Caniatâd Amhenodol i Aros, Caniatâd Amhenodol i Ddod i mewn neu Dim Terfyn Amser am hyd at 18 mis ar ôl dyddiad dod i ben y BRP. Dylid annog deiliaid BRP i greu cyfrif a chael mynediad i’w eFisa
Cerdyn Cofrestru Cais (ARC)	Cyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref. Rhaid ei wirio yn erbyn  Gwasanaeth Gwirio Cyflogwyr y Swyddfa Gartref.
Cerdyn-llun trwydded yrru gyfredol - (llawn neu dros dro)	Trwydded yrru cerdyn-llun cyfredol a dilys a gyhoeddwyd gan y DU, Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel. O 8 Mehefin 2015 ymlaen, ni fydd y papur cyfatebol i’r drwydded yrru cerdyn-llun yn ddilys ac ni fydd bellach yn cael ei gyhoeddi gan DVLA
Tystysgrif geni - wedi’i chyhoeddi o fewn 12 mis i’r geni	DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel - gan gynnwys y rhai a gyhoeddwyd gan awdurdodau’r DU dramor, er enghraifft llysgenadaethau, Uchel Gomisiynau a Lluoedd EF. Rhaid bod yn dystysgrif geni wreiddiol. Mae copïau ardystiedig yn ddogfen grŵp 2a.
Tystysgrif mabwysiadu	Y DU ac Ynysoedd y Sianel

9.2 Grŵp 2a: Dogfennau llywodraeth y gellir ymddiried ynddynt

Dogfen	Nodiadau
Trwydded yrru gyfredol cerdyn-llun - (llawn neu dros dro)	Cyfredol a dilys. Pob gwlad y tu allan i’r DU (ac eithrio Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel)
Trwydded yrru gyfredol (llawn neu dros dro) - fersiwn bapur (os rhoddwyd cyn mis Mawrth 2000)	Cyfredol a dilys. Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. Er mwyn i drwydded bapur fod yn ddilys, rhaid iddi gael ei chyhoeddi cyn Mawrth 2000 a rhaid i’r holl wybodaeth, gan gynnwys enw a chyfeiriad, fod yn gyfredol
Tystysgrif geni - wedi’i chyhoeddi dros 12 mis ar ôl amser y geni	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel.
Tystysgrif priodas/partneriaeth sifil	Y DU ac Ynysoedd y Sianel
Dogfen fewnfudo, fisa, neu drwydded waith	Cyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU. Yn ddilys ar gyfer rolau lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio y tu allan i’r DU. Rhaid i fisa/trwydded fod yn berthnasol i’r wlad nad yw’n rhan o’r DU lle mae’r rôl wedi’i lleoli
Cerdyn adnabod Lluoedd EF neu gerdyn cyn-filwr Lluoedd Arfog EF	Y DU
Trwydded arfau tanio	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel

9.3 Grŵp 2b: Dogfennau hanes ariannol a chymdeithasol

Dogfennau	Nodiadau	Dyddiad cyhoeddi a dilysrwydd
Datganiad morgais	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Y DU ac Ynysoedd y Sianel. Mae allbrint o ddatganiad banc sydd wedi’i gymeradwyo â stamp ac wedi’i lofnodi gan y banc yn dderbyniol os na allwch gael datganiadau banc copi caled wedi’u postio atoch.	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad banc neu gymdeithas adeiladu	Gwledydd y tu allan i’r DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf - rhaid i’r gangen fod yn y wlad lle mae’r ymgeisydd yn byw ac yn gweithio
Llythyr cadarnhau agor cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad cerdyn credyd	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 3 mis diwethaf
Datganiad ariannol, er enghraifft pensiwn neu waddol	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad P45 neu P60	Y DU ac Ynysoedd y Sianel. Gwreiddiol yn unig. Ni all fod yn ddogfen ar-lein nac wedi’i hargraffu o gyfrif ar-lein/PDF	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad Treth y Cyngor	Y DU ac Ynysoedd y Sianel	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llythyr nawdd gan ddarparwr cyflogaeth yn y DU yn y dyfodol	Dilys ar gyfer ymgeiswyr sy’n byw y tu allan i’r DU ar adeg y cais yn unig	Rhaid iddo fod yn ddilys o hyd
Bil cyfleustodau	Y DU - nid bil ffôn symudol. Ni all fod yn ddogfen ar-lein nac wedi’i hargraffu o gyfrif ar-lein/PDF	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Datganiad budd-dal, er enghraifft Budd-dal Plant, Pensiwn y Wladwriaeth	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llywodraeth ganolog neu lywodraeth leol, asiantaeth y llywodraeth, neu ddogfen gyngor lleol sy’n rhoi hawl, er enghraifft gan yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Gwasanaeth Cyflogaeth, Awdurdod Lleol	Y DU ac Ynysoedd y Sianel – llythyr yn cadarnhau hawl i fudd-daliadau. Er enghraifft: Taliad Annibyniaeth Bersonol (PIP), prydau ysgol am ddim, credyd cynhwysol, cymorth lloches ac ati	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Llythyrau hunanasesu CThEF neu lythyr galw am dreth	Y DU	Cyhoeddwyd yn ystod y 12 mis diwethaf
Cerdyn Yswiriant Iechyd Ewropeaidd (EHIC) neu Gerdyn Yswiriant Iechyd Byd-eang (GHIC)	Y DU.	Rhaid iddo fod yn ddilys o hyd
Cerdyn adnabod Cenedlaethol yr AEE		Rhaid iddo fod yn ddilys o hyd
Cerdyn Pasbort Iwerddon	Ni ellir ei ddefnyddio gyda phasbort Gwyddelig	Rhaid iddo fod yn ddilys o hyd
Cardiau sy’n cario’r logo achrediad PASS	Y DU, Ynys Manaw, ac Ynysoedd y Sianel. Mae cardiau PASS digidol yn dderbyniol pan fyddant wedi’u cyhoeddi gan ddarparwr PASS digidol cymeradwy ac mae’r cod QR wedi’i ddefnyddio i gadarnhau manylion.	Rhaid iddo fod yn ddilys o hyd
Llythyr gan bennaeth ysgol, pennaeth coleg, darparwr prentisiaethau	DU - ar gyfer pobl ifanc 16 i 19 oed mewn addysg amser llawn neu ar brentisiaeth - dim ond mewn amgylchiadau eithriadol os na ellir darparu dogfennau eraill	Cyhoeddwyd yn ystod y mis diwethaf

9.4 Beth os na ellir sefydlu hunaniaeth yr ymgeisydd gan ddefnyddio un o’r tri llwybr?

Os na allwch chi neu’ch gwiriwr ID sefydlu hunaniaeth ymgeisydd yn unol â chanllawiau ID DBS, yna dylech farcio W59 ar y ffurflen gais gyda NA. 

Yna gofynnir i ymgeiswyr nad ydynt yn gallu darparu’r dogfennau gofynnol roi eu caniatâd i gymryd eu holion bysedd yn unol â’r weithdrefn bresennol. Dylai cyflogwyr nodi y bydd angen presenoldeb gan yr ymgeisydd mewn gorsaf heddlu ar adeg benodedig a gall ychwanegu oedi i’r broses ymgeisio gyffredinol. 

Nid yw’r broses hon yn dilysu hunaniaeth; yn syml mae’n cadarnhau a yw olion bysedd yr unigolion yn cael eu cadw ar y cofnod canolog.

10. Canllaw ar Wirio Dogfennau

10.1 Sut ydw i’n gwirio am ddangosyddion twyll?

Gwiriwch bob amser am arwyddion o ymyrryd wrth wirio dogfennau adnabod. Dylid holi dogfennau os ydynt yn dangos unrhyw arwyddion o ddifrod, yn enwedig ym meysydd manylion personol fel yr enw a’r ffotograff. 

Nid yw’r canllawiau canlynol wedi’u bwriadu i gwmpasu pob senario posibl o dwyll posibl, ond byddant yn eich helpu i edrych am unrhyw arwyddion amheus wrth ddilysu dogfennau. Mae’r Uned Twyll Dogfennau Cenedlaethol (NDFU) yn y Swyddfa Gartref hefyd wedi cyhoeddi canllawiau ar archwilio dogfennau hunaniaeth  i ganfod ffugio sylfaenol.  

10.2 Gwirio pasbort

Mae Swyddfa Pasbortau EF wedi cynhyrchu canllaw i’w ddefnyddio wrth wirio pasbortau ar gyfer adnabod. 

Os yw’r pasbort yn dod oddi wrth ddinesydd tramor, gwiriwch ansawdd a chyflwr cyffredinol y pasbort. Triniwch ef gydag amheuaeth os yw wedi cael ei ddifrodi’n ormodol; defnyddir difrod damweiniol yn aml i guddio ymyrryd. 

Dylid archwilio ffotograffau yn fanwl am arwyddion o ddifrod i’r laminad neu am lud gormodol neu hollti’r laminad; byddai’r arwyddion hyn yn awgrymu amnewid llun. Os yw’r ffotograff yn ymddangos yn rhy fawr, gallai hyn fod yn arwydd o ymgais i guddio ffotograff arall oddi tano. Dylai hefyd fod stribed boglynnog wedi’i ymgorffori yn y laminad, a fydd yn dal rhan o’r ffotograff. Gwiriwch nad oes difrod i’r ardal hon.

10.3 Gwirio trwyddedau gyrru

Peidiwch â derbyn trwyddedau, heblaw’r rhai a nodir yn y rhestr o ddogfennau hunaniaeth ddilys. 

Mae rhifau trwydded yrru Seisneg, Cymreig ac Albanaidd yn cynnwys gwybodaeth am enw, rhyw a dyddiad geni’r ymgeisydd. Mae’r wybodaeth hon wedi’i hysgrifennu mewn fformat arbennig ond gellir ei datgodio fel yr eglurir isod a’i chyfateb â’r wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd. 

Sylwch nad yw’r dyddiad geni ar drwyddedau gyrru Seisneg, Cymreig ac Albanaidd, a gyhoeddwyd cyn 1977, wedi’i gofnodi fel cofnod ar wahân ar y drwydded. Gellir dehongli’r dyddiad geni o rif y drwydded yrru a’i wirio yn erbyn y maes dyddiad geni ar y ffurflen gais. 

Er enghraifft, fformat y rhif ar gyfer Christine Josephine Robinson, ganwyd 2 Gorffennaf 1975:

R O B I N 7 5 7 0 2 5 C J 9 9 9 0 1

N N N N N Y M M D D Y I I C C C C C

N = pum llythyren 1af o’r cyfenw (os yw’r cyfenw yn dechrau MAC neu MC mae’n cael ei drin fel MC i bawb)

Y = Blwyddyn geni

M = Mis geni (Yn achos menyw, bydd y rhif a gynrychiolir gan yr M cyntaf yn cael y gwerth 5 wedi’i ychwanegu at y digid cyntaf, er enghraifft, byddai menyw a anwyd ym mis Tachwedd (h.y. 11) yn dangos ‘61’ yn y blychau MM neu pe bai’n cael ei geni ym mis Chwefror (h.y. 02) byddai’n dangos ‘52’

D = Diwrnod mis geni

I = Llythyren gychwynnol y ddau flaenenw cyntaf - os mai dim ond un, yna bydd 9 yn disodli’r ail lythyren; os yw’r drwydded yn nodi bod gan yr ymgeisydd enw canol, gwnewch yn siŵr bod un wedi’i ddarparu yn adran A

C = Cynhyrchwyd gan gyfrifiadur 

Ar gyfer trwyddedau gyrru Gogledd Iwerddon, Ynys Manaw a Jersey mae rhif y drwydded mewn fformat gwahanol. Mae rhif y drwydded yn unigryw i’r gyrrwr ac ni ellir defnyddio’r gwiriad ‘enw’ neu ‘dyddiad geni’, fel y dangosir uchod.

10.4 Gwirio trwydded yrru â llun

Archwiliwch y drwydded am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.5 Gwirio trwydded yrru hen arddull (dim ffotograff)

Tynnwch y ddogfen o’r waled blastig a gwiriwch ei bod wedi’i hargraffu ar y ddwy ochr. 

Dylai fod â dyfrnod i’w weld trwy ddal y drwydded i fyny i’r golau ac ni ddylai fod marciau atalnodi yn yr enw na’r cyfeiriad. 

Dylai’r dyddiad ‘Dilys I’ fod y diwrnod cyn pen-blwydd y cludwr yn 70 oed (oni bai bod y cludwr eisoes dros 70 oed). Felly, gellir croesgyfeirio’r dyddiad ‘Dilys I’ â dyddiad geni’r ymgeisydd a ddisgrifir yn adran A.

10.6 Gwirio eFisa gan ddefnyddio gweld a phrofi

Sicrhewch fod tystiolaeth bob amser yn cael ei chymryd o gyfeiriad gwe .gov.uk. 

Dylai’r cod rhannu y gofynnwyd amdano gan yr ymgeisydd fod yn god rhannu ‘statws mewnfudo’. Os nad oes gennych gyfrif UKVI i gael mynediad at eich eFisa, gallwch greu un ar-lein (Cael mynediad i’ch statws mewnfudo ar-lein (eFisa) - GOV.UK)

10.7 Gwirio trwydded breswylio biometrig

Edrychwch ar nodweddion trwydded a sut i wirio trwydded breswylio biometrig ymgeisydd am swydd.

Sylwer, ni ellir defnyddio BRP mwyach i brofi’r hawl i weithio ond ar hyn o bryd mae’n dal i fod yn dderbyniol at ddibenion ID.

10.8 Gwirio tystysgrif geni

Nid yw tystysgrifau geni yn dystiolaeth o hunaniaeth ac maent yn hawdd eu cael. Er y gall tystysgrifau a gyhoeddwyd ar adeg geni roi mwy o hyder ei fod yn perthyn i’r unigolyn, yn wahanol i dystysgrif a gyhoeddwyd yn ddiweddar, ni fyddant yn dangos a yw unrhyw wybodaeth wedi’i chywiro neu ei disodli gan gofrestriad newydd. 

Gwiriwch ansawdd y papur a ddefnyddir; mae tystysgrifau dilys yn defnyddio gradd uchel. Dylai dyfrnod fod yn weladwy pan gaiff y ddogfen ei dal i fyny i’r golau. Byddai unrhyw arwyddion o lyfnder ar yr wyneb yn dangos y gallai testun gwreiddiol fod wedi cael ei olchi neu ei rwbio i ffwrdd. Ni ddylai fod unrhyw arwyddion o ymyrryd, newidiadau gan ddefnyddio papur hylif, trosysgrifennu, neu gamgymeriadau sillafu. 

Mae’r rhestr ganlynol yn darparu rhywfaint o wybodaeth gyffredinol am gwblhau tystysgrif a allai helpu i sefydlu a yw’r dystysgrif a/neu’r manylion wedi’u ffugio. Darperir hwn fel canllaw yn unig ac nid yw’n gynhwysfawr:

• Dylai’r fformat tystysgrif a ddefnyddir fod yn briodol ar gyfer y flwyddyn gofrestru

• Dim ond y cyfenw y dylid ei nodi mewn prif lythrennau, nid yr enw(au) cyntaf

• Dylid dangos dyddiadau geni gyda’r diwrnod a’r mis mewn geiriau a’r flwyddyn mewn ffigurau

Gallai’r wybodaeth ganlynol awgrymu bod y dystysgrif wedi’i newid:

• Gallai bylchau rhwng manylion a ychwanegwyd ar gam fod yn afreolaidd o’i gymharu â’r wybodaeth wreiddiol. Gallai bylchau ‘trwchus’ neu ‘denau’ ddod i’r casgliad bod manylion wedi’u hychwanegu

• Efallai na fydd manylion ffug wedi’u halinio â geiriau eraill

• Efallai na fydd arwyddnodau o’r un maint neu siâp â gweddill y manylion

• Gall symudiad llawysgrifen edrych yn fecanyddol ac nid yw’n llifo gyda gweddill y manylion

• Efallai na fydd newidiadau yn gyson e.e., efallai y bydd cyfenwau rhieni yn cael eu newid, ond nid y llofnodion

• Gall yr ardal o amgylch manylion a ychwanegwyd neu a dynnwyd yn anghywir ymateb yn wahanol o dan olau uwchfioled h.y. dangos arwyddion o staenio. Yn ogystal, gall rhannau o’r fath o bapur ymddangos yn deneuach lle mae’r ffibrau papur wedi’u tarfu gan grafiad

I gael rhagor o wybodaeth am wirio tystysgrifau geni, cyfeiriwch at Dogfen Swyddfa Pasbort EF Canllaw Swyddfa Gofrestru Gyffredinol ar dystysgrifau geni.

10.9 Gwirio cerdyn adnabod llun yr AEE

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.10 Gwirio cerdyn ID Lluoedd EF neu gerdyn cyn-filwr Lluoedd Arfog EF

Archwiliwch y cerdyn am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig.

10.11 Gwirio trwydded arfau tanio

Gwiriwch fod y drwydded wedi’i hargraffu ar bapur diogelwch glas gyda dyfrnod arfbais Brenhinol a phatrwm gwan yn nodi’r geiriau ‘Swyddfa Gartref’. 

Archwiliwch y drwydded am dystiolaeth o ymyrryd â lluniau neu unrhyw ddiwygiad o’r manylion printiedig, a ddylai gynnwys cyfeiriad cartref a dyddiad geni. 

Dylai’r drwydded gael ei llofnodi gan y deiliad a dwyn llofnod awdurdodol pennaeth yr heddlu ar gyfer yr ardal y maent yn byw ynddi, neu fel arfer person y mae ei awdurdod wedi’i ddirprwyo iddo.

10.12 Mathau eraill o ID

Sicrhewch fod yr holl lythyrau a datganiadau yn ddiweddar ac wedi’u cyhoeddi o fewn y cyfnodau dilysrwydd perthnasol yn unol â’r canllawiau uchod.  Peidiwch â derbyn dogfennaeth wedi’i hargraffu o’r rhyngrwyd. 

Gwiriwch fod papur pennawd llythyrau wedi’i ddefnyddio, bod penawdau’r banc yn gywir, a bod yr holl ddogfennaeth yn edrych yn ddilys. Dylid croesgyfeirio’r cyfeiriad â’r cyfeiriad a ddarperir gan yr ymgeisydd.

11. Beth ddylech chi ei wneud os ydych chi’n amau hunaniaeth neu ddogfennau ffug?

Os ydych chi’n amau eich bod wedi cael hunaniaeth neu ddogfennau ffug ar adeg y cais, peidiwch â pharhau â’r broses ymgeisio. 

• Rhowch wybod am dwyll hunaniaeth a amheuir trwy’r gwefan Action Fraud 

• Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am dwyll hunaniaeth ar  wefan yr heddlu metropolitan 

• Os ydych chi’n amau twyll hunaniaeth ar ôl cyflwyno gwiriad DBS, rhaid i chi ein ffonio ar 03000 200 190 neu e-bostio customerservices@dbs.gov.uk

12. Ble i fynd am help i wirio dogfennau adnabod a theithio nad ydynt wedi’u cyhoeddi yn y DU

Gallwch fynd i’r cofrestr gyhoeddus o ddogfennau hunaniaeth a theithio dilys ar-lein ar wefan PRADO i nodi’r mesurau diogelu sylfaenol a gynhwysir mewn dogfennau Ewropeaidd ac ychydig mwy o ddogfennau cenedligrwydd eraill. 

Darperir gwefan PRADO gan Gyngor yr Undeb Ewropeaidd.

13. Gwasanaeth dilysu allanol

Mae gwiriad gwirio ID allanol yn ffordd arall o wirio hunaniaeth ymgeisydd, fel rhan o Lwybr 2. 

Bydd yn golygu y byddwch yn darparu manylion ymgeisydd (fel y’u cyflwynir ar y ffurflen gais) i’ch cyflenwr dewisol, a fydd yn cymharu’r data rydych chi wedi’i gael gan yr ymgeisydd yn erbyn ystod o ffynonellau data annibynnol, allanol. 

At ddibenion mynediad at wasanaethau DBS, gofynnwn i gyflogwyr fynd ar drywydd gwiriad sy’n cyd-fynd â’r safon ganlynol:

• Hyder canolig – fel y manylir yn y Canllaw Arfer Da (GPG) 45 

Cynhyrchwyd y ddogfen hon gan  Swyddfa’r Cabinet ac mae’n darparu canllawiau ar gyfer gwirio hunaniaeth unigolion, cyn rhoi mynediad at wasanaethau’r llywodraeth. Mae gwiriad ’hydercanolig ‘ (a elwid gynt yn ‘lefel hunaniaeth 2’) yn rhoi sicrwydd sylweddol bod hunaniaeth go iawn y cofrestrydd yn cael ei wirio. 

Mae’n bwysig nodi bod y safonau a nodir yn yr uchod yn cael eu cydnabod yn eang o fewn y diwydiant gwirio ID. 

Ni fydd yn ofynnol i gydlofnodwyr DBS fod â gwybodaeth fanwl o’r hyn y mae gwiriad ‘Hyder Canolig’ yn ei olygu. Bydd y sefydliadau hynny sy’n darparu’r gwiriad mewn sefyllfa i roi sicrwydd eu bod yn cydymffurfio â’r safonau a ddisgrifir yn y canllawiau.

14. Sut alla i gael gafael ar wiriad gwirio ID allanol?

Mae nifer fawr o gyflenwyr a allai gynnal gwiriad i chi i’r safon ofynnol. Rydym yn argymell eich bod yn dechrau ymholiadau trwy chwiliad ar y rhyngrwyd e.e., chwiliad yn y DU am ‘Dilysu Hunaniaeth’. 

Gall cofrestru i gael mynediad at wasanaeth gwirio ID allanol fod yn wahanol ar gyfer pob cyflenwr. Byddem yn eich annog i drafod eich gofynion gyda mwy nag un cyflenwr i gael mynediad at wiriadau yn y ffordd fwyaf priodol i’ch sefydliad ac i gytuno ar ffioedd.

15. Sut ydw i’n penderfynu a yw ymgeisydd wedi pasio neu fethu gwiriad gwirio ID allanol?

Dylech nodi wrth ddod o hyd i gyflenwr gwirio ID posibl bod angen penderfyniad ‘PASIO/METHU’ fel rhan o’r gwiriad rydych chi’n gofyn amdano. 

Yn dibynnu ar y canlyniad, byddwch naill ai’n dilysu’r ymgeisydd neu’n ystyried symud i lwybr tri o’r broses.

16. Canllaw pum cam hawdd i gael mynediad at wiriad dilysu hunaniaeth allanol

Gwybodaeth gyffredinol am sut i gael mynediad at wiriad dilysu ID allanol addas. Canllaw yw hwn ac nid yw’n gynhwysfawr.

16.1 Cam 1

Ymchwiliwch i gyflenwyr sy’n darparu gwasanaeth gwirio ID (h.y. trwy ddefnyddio peiriant chwilio ar y rhyngrwyd – dylai mewnbynnu geiriad fel ‘gwirio hunaniaeth’ ddychwelyd nifer o wefannau cyflenwyr). Dylech ddarllen y wybodaeth gyffredinol a ddarperir gan y cyflenwyr hyn ynglŷn â’r math o wasanaethau y maent yn eu darparu cyn penderfynu a ddylid cysylltu â nhw.

16.2 Cam 2

Ar ôl i chi nodi cyflenwr addas, dylech gysylltu gan ddefnyddio’r rhif ffôn neu’r cyfeiriad e-bost a ddarperir ar eu gwefan. Defnyddiwch y gofynion canlynol yn eich trafodaethau i benderfynu a all y cyflenwr ddarparu gwiriad ID sy’n addas at ddibenion DBS. 

Mae angen gwiriad gwirio ID arnom sydd:

• yn cydymffurfio â’r safonau a nodir yn Lefel 2 (o bell) o ‘HMG’s Minimum Requirements for the Verification of the Identity of Individuals/Version 2.0/January 2003’

• yn darparu canlyniad PASIO/FMETHU syml (gall rhai cyflenwyr ddychwelyd sgôr neu ganran, ac nid yw’r naill na’r llall yn dderbyniol)

• yn darparu copi caled neu dudalen canlyniadau argraffadwy

16.3 Cam 3

Os gall y cyflenwr gwirio ID fodloni’r gofynion uchod yna dylech gasglu rhagor o wybodaeth trwy ofyn cwestiynau fel:

• Allwch chi wneud y math yma o wiriad nawr, neu a yw’r gwasanaeth yn dal i gael ei ddatblygu? 

• Faint fydd yn ei gostio? 

• Sut ydw i’n cofrestru gyda chi? 

• Beth yw’r dulliau a’r prosesau talu? 

• Beth yw eich telerau ac amodau?

16.4 Cam 4

Efallai yr hoffech gysylltu â nifer o gyflenwyr gwirio ID i sefydlu pa un sy’n fwyaf addas i’ch gofynion.

16.5 Cam 5

Dechreuwch gynnal gwiriadau gwirio ID allanol ar ymgeiswyr i sefydlu eu hunaniaeth.

Dim ond unwaith y dylid cynnal y broses o gael mynediad at gyflenwr gwirio ID allanol. Pan fyddwch wedi nodi cyflenwr addas, ni ddylai fod angen dod o hyd i ddewis arall, oni bai eich bod yn penderfynu bod y gwasanaeth yn anfoddhaol.