Canllawiau

Gwrthdaro buddiannau: canllaw i ymddiriedolwyr elusen

Diweddarwyd 31 October 2022

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Am y cyfarwyddyd hwn

Mae gwrthdaro buddiannau yn effeithio ar elusennau o bob math a maint. Gallant arwain at benderfyniadau nad ydynt er lles gorau’r elusen ac sy’n annilys neu’n agored i’w herio. Gall gwrthdaro buddiannau hefyd niweidio enw da elusen neu ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol. Gellir atal yr effeithiau niweidiol hyn lle gall ymddiriedolwyr unigol nodi gwrthdaro buddiannau, a gall y corff ymddiriedolwyr weithredu i’w hatal rhag effeithio ar eu penderfyniadau.

Mae dyletswydd gyfreithiol ar bob ymddiriedolwr i weithredu er lles gorau eu helusen yn unig. Mae’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl iddynt gymryd camau priodol yn unol â’r canllaw hwn i sicrhau y gallant wneud hyn.

1.1  Gall gwrthdaro buddiannau effeithio ar unrhyw elusen

Gall cysylltiadau personol a phroffesiynol ymddiriedolwyr ddod â buddion i waith elusen ac maent yn aml yn ffurfio rhan o’r rheswm pam y gofynnwyd i unigolyn ymuno â’r corff ymddiriedolwyr. Fodd bynnag, gallant achosi gwrthdaro buddiannau, a rhaid i’r ymddiriedolwyr ymateb yn effeithiol iddynt.

Nid yw bodolaeth gwrthdaro buddiannau yn adlewyrchu uniondeb yr ymddiriedolwr yr effeithir arno, cyn belled â’i fod yn cael sylw priodol.

1.2  Beth mae’r Comisiwn yn disgwyl?

Mae’r Comisiwn yn gweld gormod o achosion o wrthdaro buddiannau nas nodwyd neu sy’n cael eu trin yn wael, y gallai llawer ohonynt fod wedi cael eu hatal gan well ymwybyddiaeth ymddiriedolwyr a systemau cryfach. Mae’n disgwyl i ymddiriedolwyr adnabod a mynd i’r afael yn effeithiol ag unrhyw wrthdaro buddiannau sy’n effeithio arnyn nhw neu eu helusen.

1.3  Pwy ddylai darllen y canllaw hwn a phryd mae’n berthnasol?

Mae’r canllaw hwn yn gymwys i ymddiriedolwyr pob elusen yn Lloegr a Chymru, cofrestredig ac anghofrestredig.

Mae’r Comisiwn yn argymell bod ymddiriedolwyr yn darllen y canllaw hwn i ddeall y pethau sylfaenol, a sut mae’n disgwyl iddynt ddelio â gwrthdaro buddiannau sy’n eu hwynebu nhw neu eu helusen.

I gael trosolwg cyflym o’r materion allweddol mae’n argymell darllen yr erthygl gryno ar gwrthdaro buddiannau.

I gael esboniad manwl o safbwynt y Comisiwn ynghylch y deddfau sy’n sail i’r canllawiau, cyfeiriwch at sail cyfreithiol ar gyfer y canllaw hwn.

Mae’r canllaw hwn yn berthnasol i bob math o ymddiriedolwr, gan gynnwys ymddiriedolwyr corfforaethol. Mae cyfarwyddwyr cwmnïau elusennol ac ymddiriedolwyr Sefydliadau Corfforedig Elusennol (SCEau) hefyd yn ddarostyngedig i rai dyletswyddau penodol. Gweler grynodeb yn Atodiad 2.

Er ei fod y tu allan i gwmpas y canllaw hwn, sy’n ymwneud ag ymddiriedolwyr yn unig, mae’n bosibl y bydd angen polisïau ar yr ymddiriedolwyr hefyd i sicrhau y gellir delio’n gywir ag unrhyw wrthdaro buddiannau sy’n effeithio ar staff yr elusen, yn enwedig ei staff uwch. Mae’r egwyddorion yn debyg iawn i’r rhai ar gyfer ymddiriedolwyr y mae gwrthdaro buddiannau yn effeithio arnynt. Fodd bynnag, yn wahanol i ymddiriedolwyr, mae staff fel arfer yn cael eu talu a gallant dderbyn buddion eraill gan yr elusen fel rhan o’u tâl. Ni ddylent fod yn rhan o unrhyw benderfyniadau ymddiriedolwyr am y tâl maent yn cael.

Mae trin gwrthdaro buddiannau yn briodol yn rhan hanfodol o wneud penderfyniadau priodol gan ymddiriedolwyr, rhywbeth sy’n cael ei gynnwys yn Eich penderfyniad chi: ymddiriedolwyr elusen a gwneud penderfyniadau (CC27).

1.4  ‘Rhaid’ a ‘dylai’: beth mae’r Comisiwn yn ei olygu

Defnyddir y gair ‘rhaid’ pan fod gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Defnyddir ‘dylai’ ar gyfer y canllawiau arfer da y dylech eu dilyn heblaw bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

1.5  Termau technegol a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Torri dyletswydd: mae hyn yn golygu torri unrhyw ddyletswydd ymddiriedolwr. I ymddiriedolwyr elusen, mae’r dyletswyddau hyn yn dibynnu ar natur yr elusen. Mae gan ymddiriedolwyr elusennau anghorfforedig ddyletswyddau o dan y deddfau ymddiriedolwyr ac mae gan gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol ddyletswyddau o dan Ddeddf Cwmnïau 2006. Mae’r Ddeddf Elusennau yn nodi’r dyletswyddau ar gyfer ymddiriedolwyr SCEau.

Deddf Elusennau: mae hyn yn golygu Deddf Elusennau 2011, fel y diwygiwyd.

Sefydliad Corfforedig Elusennol (SCE): mae Sefydliad Corfforedig Elusennol, neu SCE, yn ffurf gyfreithiol newydd ar gyfer elusen. Mae’n ffurf gorfforedig o elusen nad yw’n gwmni. Nid yw darpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 yn gymwys i SCEau heblaw bod rheoliadau SCE yn gwneud darpariaeth o’r fath.

Gwrthdaro buddiannau: gwrthdaro buddiannau yw unrhyw sefyllfa lle gallai, neu gellid ystyried bod, buddiannau personol neu deyrngarwch ymddiriedolwr yn eu hatal rhag gwneud penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig.

Person cysylltiedig: yn fras, mae hyn yn golygu teulu, perthnasau neu bartneriaid busnes ymddiriedolwr, yn ogystal â busnesau y mae gan ymddiriedolwr fuddiant ynddynt trwy berchnogaeth neu ddylanwad. Mae’r term yn cynnwys priod ymddiriedolwr neu bartner di-briod neu sifil, plant, brodyr a chwiorydd, wyrion a neiniau a theidiau, yn ogystal â busnesau lle mae ymddiriedolwr neu aelod o’r teulu yn dal o leiaf un rhan o bump o’r hawliau cyfranddaliadau neu hawliau pleidleisio. Os oes gennych unrhyw amheuaeth os yw person neu fusnes yn berson cysylltiedig ceisiwch gyngor gan gyfreithiwr neu berson arall sy’n gymwys i roi cyngor ar y mater.

Os yw elusen naill ai’n talu person cysylltiedig am nwyddau neu wasanaethau, neu’n gwaredu tir i berson cysylltiedig, mae’r ddeddf elusennau yn diffinio beth yw person cysylltiedig yn a188 (ar gyfer nwyddau a gwasanaethau) ac a118 (ar gyfer gwarediadau tir).

Gwrthdaro teyrngarwch: mae hyn yn golygu math arbennig o wrthdaro buddiannau, lle gallai teyrngarwch neu ddyletswydd ymddiriedolwr i berson neu sefydliad arall, neu gellid ei weld, atal yr ymddiriedolwr rhag gwneud penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig.

Costau: mae hyn yn golygu ad-daliadau gan elusen o daliadau cyfreithlon y bu’n rhaid i ymddiriedolwr eu talu’n bersonol er mwyn cyflawni eu dyletswyddau fel ymddiriedolwr. Gall unrhyw gostau rhesymol sy’n caniatáu i ymddiriedolwyr gyflawni eu dyletswyddau gael eu dosbarthu fel treuliau cyfreithlon a’u talu o gronfeydd yr elusen.

Nwyddau neu wasanaethau: mae hyn yn golygu gwasanaethau a ddarperir, neu nwyddau a ddarperir, neu nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gyda’i gilydd.

Dogfen lywodraethol: mae hyn yn golygu’r ddogfen gyfreithiol sy’n amlinellu amcanion elusen ac, fel arfer, sut mae’n cael ei weinyddu. Gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, erthyglau cymdeithasu, trawsgludiad, ewyllys, Siarter Frenhinol, cynllun y Comisiwn neu ddogfen ffurfiol arall.

Ymddiriedolwr: mae hyn yn golygu ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reolaeth gyffredinol gweinyddiaeth yr elusen. Yn nogfen lywodraethol elusen, gallant gael eu galw gyda’i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gall rhyw deitl arall gyfeirio atynt.

Budd ymddiriedolwr: mae hyn yn golygu unrhyw achos lle mae arian, neu eiddo, nwyddau neu wasanaethau eraill, sydd â gwerth ariannol, yn cael eu derbyn gan ymddiriedolwr gan yr elusen. Mae’r gyfraith yn dweud na all ymddiriedolwyr dderbyn budd gan eu helusen, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, heblaw bod ganddynt awdurdod cyfreithiol digonol i wneud hynny. Mae’r potensial i ymddiriedolwr gael budd o’r elusen hefyd yn creu gwrthdaro buddiannau y mae angen i’r ymddiriedolwyr fynd i’r afael ag ef yn effeithiol. Nid yw’r term budd ymddiriedolwr yn cynnwys unrhyw daliadau i ymddiriedolwyr sydd ar eu colled costau.

Ymddiriedolwr defnyddiwr gwasanaeth: mae hyn yn golygu unrhyw ymddiriedolwr sy’n defnyddio, fel buddiolwr yr elusen, yr offer, y cyfleusterau, y gwasanaethau neu’r cymorth a ddarperir fel rhan o ddibenion elusennol eu helusen.

2. Gwrthdaro buddiannau: cipolwg cryno (gofyniad cyfreithiol)

Mae dyletswydd gyfreithiol ar ymddiriedolwyr i weithredu er lles gorau eu helusen yn unig. Ni ddylent roi eu hunain mewn unrhyw sefyllfa lle gallai eu dyletswyddau fel ymddiriedolwr wrthdaro ag unrhyw fuddiant personol sydd ganddynt.

Mae hyn yn golygu y dylent ymdrin â gwrthdaro buddiannau gan ddefnyddio’r camau canlynol:

2.1 NODI gwrthdaro buddiannau

Ymddiriedolwyr:

• mae gan bob un gyfrifoldeb personol unigol i ddatgan gwrthdaro buddiannau sy’n effeithio arnynt

• dylent fod â systemau cryf yn eu lle fel eu bod yn gallu nodi gwrthdaro buddiannau

Mae Adran 3 yn esbonio sut i nodi gwrthdaro buddiannau.

2.2  ATAL y gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar y penderfyniad

Rhaid i ymddiriedolwyr wneud eu penderfyniadau er lles gorau’r elusen yn unig. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid iddynt ystyried mater y gwrthdaro buddiannau fel bod unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau yn cael ei ddileu. Bydd sut maent yn gwneud hyn yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Mewn achosion o wrthdaro buddiannau difrifol gall olygu bod yr ymddiriedolwyr yn penderfynu dileu’r gwrthdaro drwy:

• beidio â dilyn camau gweithredu

• fwrw ymlaen â’r mater mewn ffordd wahanol fel nad yw gwrthdaro buddiannau yn codi

• beidio â phenodi ymddiriedolwr arbennig neu sicrhau ymddiswyddiad ymddiriedolwr

Os yw ymddiriedolwyr wedi penderfynu yn erbyn dileu’r gwrthdaro buddiannau rhaid iddynt ei atal rhag effeithio ar eu penderfyniad mewn ffordd wahanol. Maent:

• angen dilyn unrhyw ofynion penodol yn y gyfraith neu yn nogfen lywodraethol yr elusen sy’n delio â gwrthdaro buddiannau a sut y dylid eu rheoli (gofyniad cyfreithiol)

• lle nad oes dogfen lywodraethol benodol neu ddarpariaethau cyfreithiol y dylai:

• ei wneud yn ofynnol i ymddiriedolwyr sy’n gwrthdaro ddatgan eu budd yn gynnar ac, yn y rhan fwyaf o achosion, dynnu’n ôl o gyfarfodydd, trafodaethau, penderfyniadau a phleidleisiau perthnasol

• ystyried diweddaru eu dogfen lywodraethu i gynnwys darpariaethau ar gyfer ymdrin â gwrthdaro buddiannau

• angen efallai, fel eithriad, geisio awdurdod y Comisiwn os yw’r gwrthdaro buddiannau mor ddifrifol neu mor eang fel na fydd dilyn yr opsiynau hyn yn caniatáu i’r ymddiriedolwyr ddangos eu bod wedi gweithredu er lles gorau’r elusen

Mae gwrthdaro buddiannau yn aml yn codi oherwydd bod penderfyniad yn ymwneud â budd ymddiriedolwr posibl. Lle mae hyn yn wir:

• rhaid i fudd yr ymddiriedolwr gael ei awdurdodi’n briodol a (gofyniad cyfreithiol)

• rhaid i’r ymddiriedolwyr ddilyn unrhyw amodau sydd ynghlwm wrth yr awdurdod sy’n dweud sut y dylid ymdrin â’r gwrthdaro buddiannau (gofyniad cyfreithiol)

Mae Adran 3 ac Atodiad 1 yn esbonio sut i sicrhau bod awdurdod priodol yn ei le cyn i unrhyw benderfyniad i roi budd ymddiriedolwr gael ei wneud.

2.3  COFNODI gwrthdaro buddiannau

Dylai ymddiriedolwyr:

• gofnodi’n ffurfiol unrhyw wrthdaro buddiannau a sut yr ymdriniwyd â nhw

• ddatgelu unrhyw fuddion ymddiriedolwr yng nghyfrifon yr elusen, os ydynt yn paratoi cyfrifon croniadau,

Mae Adran 4 yn esbonio’r camau y gall ymddiriedolwyr eu cymryd i atal y gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar wneud penderfyniadau a sicrhau bod eu penderfyniad yn cael ei wneud er lles eu helusen yn unig.

Gall ymddiriedolwyr ddefnyddio’r rhestr wirio hon i’w helpu i fynd i’r afael â gwrthdaro buddiannau.

3. Nodi gwrthdaro buddiannau (gofyniad cyfreithiol)

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr unigol a chyrff ymddiriedolwyr allu nodi unrhyw wrthdaro buddiannau yn gynnar yn y broses. Mae’r gyfraith yn dweud bod yn rhaid i bob ymddiriedolwr unigol osgoi rhoi ei hun mewn sefyllfa lle gallai ei ddyletswydd i weithredu er lles gorau’r elusen yn unig wrthdaro ag unrhyw fuddiant personol sydd ganddynt. Yn ymarferol mae hyn yn golygu:

• bydd ymddiriedolwyr unigol sy’n methu ag adnabod a datgan unrhyw wrthdaro buddiannau yn methu â chydymffurfio â’u cyfrifoldeb cyfreithiol personol i osgoi gwrthdaro buddiannau ac yn gweithredu er lles gorau’r elusen yn unig

• bod rhaid i’r corff ymddiriedolwyr sicrhau nad yw unrhyw wrthdaro buddiannau yn eu hatal rhag gwneud penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig

Mae canfod gwrthdaro buddiannau yn gynnar yn allweddol i sicrhau bod ymddiriedolwyr yn gweithredu er lles gorau’r elusen yn unig. Mae’r adran hon yn disgrifio beth yw gwrthdaro buddiannau, y polisïau a’r gweithdrefnau ysgrifenedig y dylai ymddiriedolwyr eu sefydlu, a’r sefyllfaoedd cyffredin lle mae gwrthdaro buddiannau yn codi.

3.1  Beth yw gwrthdaro buddiannau? (gofyniad cyfreithiol)

Mae gwrthdaro buddiannau yn golygu unrhyw sefyllfa lle gallai, neu gellid ystyried bod, buddiannau personol neu deyrngarwch ymddiriedolwr yn atal yr ymddiriedolwr rhag gwneud penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig.

Pwyntiau allweddol ynghylch nodi gwrthdaro buddiannau

Mae gwrthdaro buddiannau yn bodoli hyd yn oed lle mae posibilrwydd y gallai buddiannau personol neu ehangach ddylanwadu ar benderfyniadau’r ymddiriedolwr.

Gall hyd yn oed y canfyddiad bod gwrthdaro buddiannau niweidio’r elusen. Os nad yw’r canfyddiad yn gywir oherwydd nad oes gwrthdaro buddiannau, dylai’r ymddiriedolwyr bob amser allu ymateb yn briodol i’r sefyllfa drwy reoli’r risgiau i’r elusen a bod yn barod i esbonio sut y maent wedi gwneud eu penderfyniadau er lles gorau’r elusen yn unig. Mae canllaw’r Comisiwn Eich penderfyniad chi ydyw: ymddiriedolwyr elusen a gwneud penderfyniadau (CC27) yn esbonio’r egwyddorion y dylai ymddiriedolwyr eu defnyddio wrth wneud penderfyniadau sy’n effeithio ar eu helusen.

Mae gwrthdaro buddiannau yn ymwneud â buddiannau personol ymddiriedolwr a buddiannau’r rhai sy’n gysylltiedig ag nhw. Mae hyn yn golygu bod gwrthdaro buddiannau os oes trafodiad arfaethedig rhwng yr elusen a pherson cysylltiedig. Yn yr un modd, mae gwrthdaro buddiannau lle mae budd neu fudd posibl i berson cysylltiedig.

Bod yn barod i ymateb i wrthdaro buddiannau

Mae’n arfer da i ddogfen lywodraethol elusen gynnwys darpariaethau i ddelio â sefyllfaoedd gwrthdaro buddiannau ac os nad yw dogfen lywodraethol yn cynnwys darpariaethau o’r fath, dylai ymddiriedolwyr ystyried diwygio eu dogfen lywodraethol.

Mae hefyd yn arfer da i gael polisi gwrthdaro buddiannau ysgrifenedig a chofrestr buddiannau gan y gall y rhain helpu ymddiriedolwyr unigol a’r corff ymddiriedolwyr i nodi gwrthdaro buddiannau yn brydlon. Mae Atodiad 4 yn amlinellu rhywfaint o gynnwys a awgrymir i’w gynnwys mewn polisi gwrthdaro buddiannau.

Mae’r Comisiwn yn annog ymddiriedolwyr i ddangos gweithrediad yr elusen mor dryloyw â phosibl. Gyda hyn mewn golwg gall yr ymddiriedolwyr benderfynu sicrhau bod eu polisi ar wrthdaro buddiannau ar gael i’r cyhoedd a gwneud rhywfaint o’u cofrestr buddiannau neu’r cyfan ohonynt ar gael i’r cyhoedd.

Dylai’r corff ymddiriedolwyr ystyried gwrthdaro buddiannau fel mater cyn penodi unigolion i’w rolau. Dylid gofyn i ddarpar ymddiriedolwyr am wrthdaro buddiannau posibl, a dylid datgan y rhain i’r rhai a fydd yn penderfynu ar y penodiad. Os yw darpar ymddiriedolwyr yn debygol o wynebu gwrthdaro buddiannau difrifol neu aml, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried o ddifrif a ddylid penodi’r ymddiriedolwr hwnnw.

3.2  Ble a sut mae gwrthdaro buddiannau yn codi?

Mae gwrthdaro buddiannau fel arfer yn codi naill ai:

• lle mae budd ariannol neu fesuradwy posibl yn uniongyrchol i ymddiriedolwr, neu’n anuniongyrchol drwy berson cysylltiedig

• lle gall dyletswydd ymddiriedolwr i’r elusen gystadlu â dyletswydd neu deyrngarwch sy’n ddyledus ganddo i sefydliad neu berson arall

Mae’r 2 adran ganlynol yn ymdrin â’r rhain yn fanylach.

Manteision i ymddiriedolwyr

Gall ymddiriedolwyr gael budd o’u helusen dim ond os oes awdurdod penodol yn ei le cyn i unrhyw benderfyniad sy’n rhoi budd ymddiriedolwr gael ei wneud.

Enghreifftiau o fuddion i ymddiriedolwyr yw pan fydd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu:

• gwerthu, benthyca neu brydlesu asedau elusen i ymddiriedolwr elusen

• caffael, benthyca neu brydlesu asedau gan ymddiriedolwr i’r elusen

• talu ymddiriedolwr am gyflawni eu rôl

• talu ymddiriedolwr am gyflawni swydd â thâl ar wahân o fewn yr elusen, hyd yn oed os yw’r ymddiriedolwr hwnnw wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr yn ddiweddar

• talu ymddiriedolwr am gyflawni swydd â thâl ar wahân fel cyfarwyddwr neu gyflogai i is-gwmni masnachu’r elusen

• talu ymddiriedolwr, neu berson cysylltiedig, am ddarparu gwasanaeth i’r elusen - mae hyn yn cynnwys unrhyw beth a fyddai’n cael ei ystyried yn wasanaeth ac mae’n cynnwys gwasanaethau cyfreithiol, cyfrifeg neu ymgynghori hyd at peintio neu addurno eiddo’r elusen, neu unrhyw waith cynnal a chadw arall

• talu ymddiriedolwr, neu berson cysylltiedig, am ddarparu nwyddau i’r elusen, megis paent, pren, offer chwaraeon, nwyddau traul neu ddeunydd ysgrifennu

• cyflogi priod ymddiriedolwr neu berthynas agos arall yn yr elusen (neu is-gwmni masnachu’r elusen)

• rhoi grant i ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr gwasanaeth, neu ddefnyddiwr gwasanaeth sy’n berthynas agos i ymddiriedolwr

• caniatáu i ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr gwasanaeth ddylanwadu ar y gwasanaeth a ddarperir i’w fantais yn unig

Enghraifft 1: nodi buddion ymddiriedolwyr

Mae swyddfa gwag gan elusen ac mae ei hymddiriedolwyr yn ystyried ei osod i gwmni sy’n eiddo i un o’r ymddiriedolwyr.

Byddai hwn yn fudd ymddiriedolwr: byddai’n golygu trafodiad gyda busnes sy’n eiddo i ymddiriedolwr. Dim ond pan fydd ganddynt awdurdod priodol ar gyfer budd yr ymddiriedolwr y gall yr ymddiriedolwyr fwrw ymlaen â’r trafodiad: mewn achosion sy’n cynnwys trafodiad eiddo gydag unigolyn cysylltiedig, rhaid i’r ymddiriedolwyr gael awdurdodiad gan y Comisiwn a chydymffurfio â’r amodau yn Neddf Elusennau 2011 cyn bwrw ymlaen.

Mae Atodiad 1 yn rhoi mwy o fanylion am fudd ymddiriedolwyr a’r rheolau cyfreithiol y mae angen i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol ohonynt.

Gwrthdaro teyrngarwch

Mae’r gwrthdaro buddiannau hyn yn codi oherwydd, er nad yw’r ymddiriedolwr yr effeithir arno yn mynd i gael unrhyw fudd, gallai penderfyniadau’r ymddiriedolwr yn yr elusen gael eu dylanwadu gan eu buddiannau eraill.

Er enghraifft, gallai teyrngarwch ymddiriedolwr i’r elusen wrthdaro â’u teyrngarwch:

• i’r corff a’u penododd i’r elusen

• i’r aelodaeth neu’r adran o’r elusen a’i penododd i swydd ymddiriedolwr

• i sefydliad arall, fel eu cyflogwr

• i elusen arall y mae’n ymddiriedolwr iddi

• i aelod o’u teulu

• i unigolyn neu sefydliad cysylltiedig arall

Mae rhai gwrthdaro teyrngarwch yn codi oherwydd bod gan ymddiriedolwr rwymedigaeth gyfreithiol neu ddyletswydd i sefydliad neu berson arall sy’n cystadlu â’i gilydd. Mae eraill yn deillio o deyrngarwch sy’n gwrthdaro sydd gan ymddiriedolwyr neu a all deimlo tuag at deulu, ffrindiau neu bobl neu sefydliadau eraill sy’n rhan o rwydwaith yr ymddiriedolwyr. Gallai gwrthdaro teyrngarwch godi hefyd lle gallai safbwyntiau crefyddol, gwleidyddol neu bersonol ymddiriedolwr ymyrryd â gallu’r ymddiriedolwr i benderfynu ar y mater er lles gorau’r elusen yn unig.

Enghraifft 2: nodi gwrthdaro teyrngarwch

Mae unigolyn yn ymddiriedolwr ar gyfer 2 elusen sy’n bwriadu gwneud cais am yr un contract darparu gwasanaeth.

Mae’r gwrthdaro buddiannau hwn yn wrthdaro teyrngarwch. Nid yw’n cynnwys budd i’r ymddiriedolwr, ond gallai penderfyniad yr ymddiriedolwr yn y naill elusen neu’r llall gael ei ddylanwadu gan ei wybodaeth o’r elusen arall a’i ddyletswydd iddi. Mae hyn yn golygu na all yr ymddiriedolwr gyflawni ei ddyletswydd i’r naill elusen na’r llall i wneud penderfyniadau er ei lles gorau yn unig.

Mae Enghraifft 5 yn adran 4 yn dangos sut y dylid delio â’r gwrthdaro hwn.

Gall buddiannau a theyrngarwch eraill ymddiriedolwyr greu gwrthdaro buddiannau o bryd i’w gilydd, gyda rhai ohonynt yn peri mân risg i’r elusen a rhai ohonynt yn fwy difrifol. Gall yr ymddiriedolwyr benderfynu os nad yw gwrthdaro teyrngarwch yn peri unrhyw risg neu risg isel i wneud penderfyniadau er lles gorau’r elusen, gall yr ymddiriedolwr yr effeithir arno, ar ôl datgan ei fuddiant arall, gymryd rhan mewn gwneud penderfyniadau.

Gofyniad cyfreithiol: mae’n rhaid i gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol sy’n mabwysiadu’r dull hwn, gael awdurdod yn y ddogfen lywodraethol sy’n caniatáu i’r cyfarwyddwyr sydd heb wrthdaro benderfynu y gall yr ymddiriedolwr y mae’r gwrthdaro teyrngarwch yn effeithio arno gymryd rhan. Dylai ymddiriedolwyr mathau eraill o elusennau ystyried diweddaru eu dogfen lywodraethol i gynnwys y math hwn o awdurdod. Hyd yn oed os yw ymddiriedolwyr yn dibynnu ar awdurdod dogfen lywodraethol, dylent sicrhau eu bod yn gallu dangos eu bod wedi gwneud eu penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig.

Adnabod gwrthdaro teyrngarwch risg isel

Mae penderfynu bod gwrthdaro buddiannau yn risg isel, ac y gall yr ymddiriedolwr yr effeithir arno gymryd rhan yn y penderfyniad, yn benderfyniad i’r ymddiriedolwyr. Nid yw’n bosibl rhoi barn bendant ynghylch pryd mae hyn yn briodol. Mae’n dibynnu ar y penderfyniad penodol a’r amgylchiadau perthnasol. Mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried yr holl ffactorau perthnasol a bod yn barod i esbonio eu hymagwedd os gofynnir iddynt. Mae’r enghreifftiau canlynol yn dangos rhai sefyllfaoedd cyffredin a’r ystyriaethau a all fod yn gysylltiedig â nhw.

Enghraifft 3: aelodaeth o sefydliad arall

Mae elusen addysgol yn gwneud penderfyniad ynglŷn â chyflwyno rhaglen waith mewn canolfannau celfyddydau rhanbarthol, gan gynnwys canolfan lle mae un o’i hymddiriedolwyr yn aelod.

Mae’r gwrthdaro hwn yn wrthdaro teyrngarwch oherwydd bod gan yr ymddiriedolwr gysylltiad â chanolfan y celfyddydau trwy ei aelodaeth. Fodd bynnag, gall yr ymddiriedolwyr ddod i’r casgliad bod hwn yn wrthdaro teyrngarwch risg isel nad oes angen iddo, unwaith y caiff ei ddatgan, atal yr ymddiriedolwr rhag cymryd rhan oherwydd:

• mae cysylltiad yr ymddiriedolwr â’r ganolfan gelfyddydau trwy aelodaeth yn unig

• nid yw aelodaeth yr ymddiriedolwr yn debygol o gael unrhyw effaith ar eu hymagwedd at y penderfyniad

• bydd unrhyw fuddion i aelodau canolfan gelfyddydau sy’n deillio o’r penderfyniad yn effeithio ar yr ymddiriedolwr yn yr un modd ag aelodau eraill

Mae Enghraifft 6 yn adran 4 yn dangos sut y gellir delio â’r gwrthdaro hwn.

Enghraifft 4: apwyntiadau i sefydliadau sydd â chysylltiad agos

Os yw ymddiriedolwr yn cael ei benodi gan:

• gangen leol i gorff ymddiriedolwyr cenedlaethol yr elusen

• gan sefydliad crefyddol i un o’i ysgolion

mae’n dderbyniol fel arfer i’r ymddiriedolwr ddatgan gwrthdaro teyrngarwch ac yna cymryd rhan mewn penderfyniadau.

Er y gall fod penderfyniad o fewn yr elusen sydd hefyd yn effeithio ar y corff penodi, mae’r tebygrwydd o ran diben elusennol rhwng y 2 sefydliad yn golygu bod gwrthdaro teyrngarwch sy’n codi yn aml yn peri risgiau isel i’r elusen yn unig. Fodd bynnag, dylai’r ymddiriedolwyr benderfynu ym mhob achos sut y dylid ymdrin â’r gwrthdaro teyrngarwch a dylent sicrhau eu bod yn gallu dangos bod unrhyw benderfyniad wedi’i wneud er lles gorau’r elusen yn unig.

Ymddiriedolwyr penodedig

Os caiff ymddiriedolwr ei ethol, neu ei benodi, gan sefydliad cysylltiedig neu drydydd parti arall, rhaid iddynt weithredu er lles gorau’r elusen yn unig wrth gyflawni ei rôl ymddiriedolwr.

Mae’n syniad da sicrhau, pan byddant yn cael eu hethol neu eu penodi, fod yr ymddiriedolwyr wedi’u hyfforddi’n llawn yn eu cyfrifoldebau fel ymddiriedolwyr a bod y corff penodi hefyd yn ymwybodol o’r cyfrifoldebau hyn.

Mae rhagor o wybodaeth ar gael i ymddiriedolwyr sy’n llywodraethwyr ysgol neu sydd wedi’u penodi gan awdurdodau lleol neu gan sefydliad corfforaethol.

4. Atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar wneud penderfyniadau (gofyniad cyfreithiol)

Ar ôl nodi gwrthdaro buddiannau, rhaid i ymddiriedolwyr weithredu er lles gorau’r elusen yn unig. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid iddynt ystyried mater y gwrthdaro buddiannau fel bod unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau yn cael ei ddileu. Bydd sut y maent yn atal y gwrthdaro rhag effeithio ar y broses o wneud penderfyniadau yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Mae’r adran hon o’r canllaw yn esbonio:

• y dylai ymddiriedolwyr unigol bob amser ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau sy’n effeithio arnynt

• bod unrhyw fethiant i ddatgan gwrthdaro buddiannau yn fater difrifol

• y dylai’r corff ymddiriedolwyr ystyried os dylid dileu gwrthdaro buddiannau difrifol neu fynnu awdurdod

• ni ddylai ymddiriedolwyr yr effeithir arnynt gymryd rhan mewn unrhyw benderfyniadau y gallent fod ar eu hennill, boed yn uniongyrchol, neu’n anuniongyrchol drwy berson cysylltiedig

• os oes gwrthdaro teyrngarwch, dylai ymddiriedolwyr drin yn ofalus unrhyw gyfranogiad gan ymddiriedolwr sy’n gwrthdaro

• beth bynnag yw’r dull a ddefnyddir gan ymddiriedolwyr i atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar eu penderfyniadau, dylent allu dangos bod eu penderfyniad wedi’i wneud er lles gorau’r elusen yn unig

Mae’r camau canlynol yn disgrifio sut y gall ymddiriedolwyr atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar eu penderfyniadau.

4.1 Datgan gwrthdrawiadau buddiannau

Mae dyletswydd gyfreithiol gan bob ymddiriedolwr i weithredu er lles gorau’r elusen yn unig yn golygu yn ymarferol y bydd ymddiriedolwyr unigol sy’n methu â datgan unrhyw wrthdaro buddiannau yn methu â chydymffurfio â’u dyletswyddau ymddiriedolwr.

Er mai’r ymddiriedolwr yr effeithir arno sy’n bennaf gyfrifol am ddatgan gwrthdaro buddiannau, dylai’r corff ymddiriedolwyr sicrhau bod ganddynt systemau cryf yn eu lle fel bod ymddiriedolwyr unigol:

• â dealltwriaeth glir o’r amgylchiadau lle gallant ganfod eu hunain mewn sefyllfa o wrthdaro o ddiddordeb

• ac yn deall eu dyletswydd bersonol i’w datgan

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr gael eitem safonol ar yr agenda ar ddechrau pob cyfarfod ymddiriedolwyr i ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosibl.

Dylai ymddiriedolwr ddatgan unrhyw fuddiant sydd ganddo neu ganddi mewn eitem i’w thrafod, cyn gynted â phosibl ac yn sicr cyn unrhyw drafodaeth ar yr eitem ei hun.

Os yw ymddiriedolwr yn ansicr os yw’n gwrthdaro neu beidio, dylai fod yn agored, gan ddatgan y mater a’i drafod gyda’r ymddiriedolwyr eraill.

Os yw ymddiriedolwr yn ymwybodol o wrthdaro buddiannau heb ei ddatgan sy’n effeithio ar ymddiriedolwr arall, dylai hysbysu’r ymddiriedolwyr eraill neu’r cadeirydd.

4.2 Ystyried tynnu’r gwrthdaro buddiannau

Rhaid i ymddiriedolwyr ystyried mater y gwrthdaro buddiannau fel bod unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau yn cael ei osgoi. Mae hyn yn golygu mewn achosion o wrthdaro buddiannau difrifol gallant benderfynu mai dileu’r gwrthdaro buddiannau yw’r ffordd fwyaf effeithiol o’i atal rhag effeithio ar eu penderfyniadau a dangos eu bod wedi gweithredu er lles gorau’r elusen yn unig.

Mae gwrthdaro buddiannau difrifol yn cynnwys, ond ddim yn gyfyngedig i:

• achosion mor acíwt neu helaeth fel nad yw’r ymddiriedolwyr yn gallu gwneud eu penderfyniadau er lles gorau’r elusen, neu y gellid eu gweld yn methu â gwneud hynny

• achosion sy’n bresennol ym mhenderfyniadau risg sylweddol neu uchel yr ymddiriedolwyr

• danseilio’r broses benderfyniadau’n rheolaidd neu na ellir ei reoli yn unol â’r dull gweithredu gofynnol neu arfer gorau

• yn gysylltiedig â budd amhriodol i ymddiriedolwyr

Yn ymarferol mae dileu’r gwrthdaro buddiannau yn debygol o olygu:

• peidio â dilyn y camau gweithredu arfaethedig

• bwrw ymlaen â’r mater mewn ffordd wahanol fel nad yw gwrthdaro buddiannau yn codi. Gallai hyn olygu penderfynu peidio ag ystyried defnyddio cwmni ymddiriedolwr i wneud rhywfaint o waith i’r elusen os byddai hyn yn golygu bod nifer y taliadau i ymddiriedolwyr, er eu bod wedi’u hawdurdodi, mewn perygl o gyflwyno lefelau gwrthdaro buddiannau a allai fod yn anodd eu rheoli ac i gyfiawnhau. Fel eithriad, gallai olygu ceisio awdurdod blaenorol y Comisiwn i wrthdaro buddiannau parhaus ac eang

• sicrhau ymddiswyddiad ymddiriedolwr y mae gwrthdaro buddiannau yn effeithio arno

• peidio â phenodi ymddiriedolwyr a fydd yn achosi gwrthdaro buddiannau

Mae rhagor o wybodaeth am wrthdaro buddiannau difrifol a sut y dylid ymdrin â nhw yn Atodiad 3.

Os yw ymddiriedolwyr yn dymuno bwrw ymlaen â phenderfyniad y mae gwrthdaro buddiannau difrifol yn effeithio arno, dylent geisio awdurdod y Comisiwn heblaw eu bod yn fodlon bod yr opsiynau trin a amlinellir yn yr adran hon o’r canllaw neu yn Atodiad 3 yn caniatáu iddynt i ddangos bod eu hymagwedd a’u penderfyniad er lles gorau’r elusen.

4.3  Dilynwch y gyfraith a dogfen lywodraethol yr elusen (gofyniad cyfreithiol)

Os yw ymddiriedolwyr wedi penderfynu yn erbyn dileu’r gwrthdaro buddiannau, rhaid iddynt ystyried sut i wneud eu penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig.

Yn aml mae gofynion penodol yn y gyfraith, dogfen lywodraethol yr elusen, neu delerau awdurdod a roddwyd gan y Comisiwn sy’n delio â sut mae’n rhaid ymdrin â’r gwrthdaro buddiannau. Er enghraifft, os yw ymddiriedolwyr yn defnyddio’r pŵer yn y Ddeddf Elusennau, sy’n caniatáu ar gyfer talu ymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen mewn rhai amgylchiadau, rhaid i’r penderfyniad i wneud hyn gael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr hynny yn unig na fyddant yn buddio.

Rhaid i ymddiriedolwyr ddilyn unrhyw ofynion cyfreithiol neu ddogfen lywodraethol sy’n dweud sut y mae’n rhaid ymdrin â’r gwrthdaro buddiannau. Dylent hefyd fod yn fodlon bod gwneud hynny yn ffordd briodol o ddangos bod eu penderfyniad wedi’i wneud er lles gorau eu helusen yn unig.

Dylai’r ymddiriedolwyr hefyd ymgynghori a dilyn eu polisi gwrthdaro buddiannau eu hunain os oes un ganddynt.

Os nad yw’r ddogfen lywodraethol neu’r gyfraith yn dweud sut y dylid rheoli gwrthdaro buddiannau, dylai ymddiriedolwyr ddilyn y camau yn yr adran hon o’r canllaw.

4.4 Tynnu’n ôl o wneud penderfyniadau pan fod y gwrthdaro buddiannau yn gysylltiedig â budd ymddiriedolwyr

Os nad oes unrhyw ddarpariaethau dogfen gyfreithiol neu lywodraethol ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau, ac mae trafodiad ariannol arfaethedig rhwng ymddiriedolwr a’r elusen, neu unrhyw drafodiad neu drefniant sy’n cynnwys budd ymddiriedolwr:

• rhaid i’r budd ymddiriedolwr gael ei awdurdodi o flaen llaw

• mae’r Comisiwn yn disgwyl i’r ymddiriedolwr yr effeithir arno fod yn absennol o unrhyw rhan o unrhyw gyfarfod lle mae’r mater yn cael ei drafod neu ei benderfynu – ni ddylai’r unigolyn bleidleisio na chael ei gyfrif wrth benderfynu os oes cworwm mewn cyfarfod

Mae tynnu’n ôl o wneud penderfyniadau yn golygu tynnu’n ôl pan fydd y trafodaethau a’r penderfyniadau cychwynnol yn digwydd, ac o unrhyw drafodaeth neu benderfyniad dilynol ar y mater.

Dylai’r ymddiriedolwyr ystyried diweddaru eu dogfen lywodraethol i gynnwys darpariaethau ar gyfer delio â gwrthdaro buddiannau, gan gynnwys yr amgylchiadau lle bydd angen tynnu’n ôl o wneud penderfyniadau. Mae’r Comisiwn yn disgwyl y bydd y darpariaethau hyn, o leiaf, yn ei wneud yn ofynnol tynnu’n ôl o wneud penderfyniad gan ymddiriedolwr a fydd yn cael budd o benderfyniad.

4.5 Tynnu’n ôl o wneud penderfyniadau pan fod gwrthdaro teyrngarwch

Lle mae gwrthdaro teyrngarwch ac:

• nid yw’r ymddiriedolwr yr effeithir arno yn gallu cael unrhyw fudd

• nid oes dogfen lywodraethol benodol na darpariaethau cyfreithiol ynghylch sut y dylid ymdrin â’r gwrthdaro teyrngarwch;

dylai’r ymddiriedolwr dan sylw ddatgan y buddiant. Rhaid i’r ymddiriedolwyr eraill wedyn benderfynu pa lefel o gyfranogiad, os o gwbl, sy’n dderbyniol ar ran yr ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro. Yn y pen draw, yr ymddiriedolwyr sydd i benderfynu os yw tynnu’n ôl er lles gorau’r elusen pan fydd y math hwn o wrthdaro wedi’i ddatgan. Gallai’r opsiynau gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, benderfynu os yw’r ymddiriedolwr:

• ar ôl cofrestru a datgan y budd yn llawn, yn gallu cymryd rhan fel arall yn y penderfyniad - mae dogfen lywodraethol rhai elusennau yn caniatáu i’r ymddiriedolwyr sydd heb wrthdaro awdurdodi ymddiriedolwr sydd â gwrthdaro i cymryd rhan lawn yn y math hwn o benderfyniad

• yn gallu aros yn y cyfarfodydd lle mae’r penderfyniad yn cael ei drafod a’i wneud ond heb gymryd rhan

• yn tynnu’n ôl o’r broses benderfynu yn y ffordd a ddisgrifir

Wrth benderfynu pa gamau i’w cymryd:

• mae ymddiriedolwyr angen gwneud eu penderfyniadau bob amser er lles gorau’r elusen

• dylai ymddiriedolwyr bob amser warchod enw da’r elusen a bod yn ymwybodol o’r argraff y gall eu gweithredoedd a’u penderfyniadau eu cael ar y rhai y tu allan i’r elusen

• dylai ymddiriedolwyr allu dangos bob amser eu bod wedi gwneud penderfyniadau er lles gorau’r elusen ac yn annibynnol ar unrhyw fudd sy’n cystadlu

• dylai ymddiriedolwyr ei wneud yn ofynnol i’r ymddiriedolwr yr effeithir arno dynnu’n ôl o unrhyw benderfyniadau lle mae buddiant arall yr ymddiriedolwr yn berthnasol i benderfyniad ymddiriedolwr risg uchel neu ddadleuol neu y gallai effeithio’n sylweddol, neu y gellid ei weld yn effeithio’n sylweddol, ar benderfyniadau’r ymddiriedolwr yn yr elusen

• mae ymddiriedolwyr yn gallu caniatáu i ymddiriedolwr gymryd rhan os yw bodolaeth eu buddiant arall yn peri risg isel i wneud penderfyniadau er lles yr elusen, neu’n debygol o gael effaith ansylweddol yn unig ar eu hymagwedd at fater - os yw’r elusen yn gwmni mae’r ymagwedd hon rhaid ei ganiatáu gan y ddogfen lywodraethol

• dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol y gall presenoldeb ymddiriedolwr sy’n gwrthdaro effeithio ar y berthynas rhwng ymddiriedolwyr, gallai atal trafodaeth rydd a gallai ddylanwadu ar wneud penderfyniadau mewn rhyw ffordd

• dylai ymddiriedolwyr, lle nad oes unrhyw ddarpariaethau llywodraethu sy’n nodi sut y dylid ymdrin â gwrthdaro buddiannau, ystyried diweddaru eu dogfen lywodraethol i gynnwys darpariaethau ar gyfer delio â gwrthdaro buddiannau, gan gynnwys yr amgylchiadau lle bydd angen tynnu’n ôl o wneud penderfyniadau

Gall yr ymddiriedolwyr, cyn eu trafodaeth, ofyn i ymddiriedolwr sy’n tynnu’n ôl i ddarparu unrhyw wybodaeth angenrheidiol i helpu i wneud penderfyniad er lles gorau’r elusen.

Ni all ymddiriedolwyr ddefnyddio gwybodaeth a gafwyd gan yr elusen er eu budd eu hunain neu er budd sefydliad arall os yw wedi’i chael yn gyfrinachol neu os oes ganddi werth arbennig fel sensitifrwydd masnachol.

Enghraifft 5: tynnu’n ôl lle mae gwrthdaro teyrngarwch

Yn enghraifft 2, nodwyd gwrthdaro teyrngarwch ar gyfer unigolyn sy’n ymddiriedolwr i 2 elusen sy’n bwriadu gwneud cais am yr un contract darparu gwasanaeth. Dylai’r ymddiriedolwyr ddelio â’r gwrthdaro buddiannau fel y canlynol.

Yn gyntaf, mae gan yr ymddiriedolwr dan sylw gyfrifoldeb i ddatgan y gwrthdaro buddiannau yn gynnar gyda phob elusen.

Rhaid i ymddiriedolwyr pob elusen ystyried mater y gwrthdaro buddiannau er mwyn dileu unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau. Gall olygu penderfynu bod y gwrthdaro buddiannau mor ddifrifol fel mai dim ond trwy ddiswyddo, sydd yma yn debygol o olygu ymddiswyddiad yr ymddiriedolwr, y gellir ei atal yn effeithiol. Mae hyn ond yn debygol o fod yn wir os yw’r gwrthdaro buddiannau yn debygol o ddigwydd eto’n aml neu fel arall yn peri risgiau uchel i wneud penderfyniadau effeithiol.

Os yw’r ymddiriedolwyr yn penderfynu nad yw’r gwrthdaro mor ddifrifol fel bod angen ei ddiswyddo, rhaid iddynt atal y budd/dyletswydd cystadleuol sydd gan yr ymddiriedolwr rhag effeithio ar eu penderfyniad. Yma, mae hyn yn golygu y dylai’r ymddiriedolwr yr effeithir arno adael y cyfarfod ac o bob agwedd ar y drafodaeth, y penderfyniadau a’r pleidleisio fel y gall yr ymddiriedolwyr sy’n weddill drafod a gwneud penderfyniad yn rhydd. Fodd bynnag, wrth benderfynu ar eu hymagwedd rhaid i’r ymddiriedolwyr ddilyn unrhyw ddogfen lywodraethol neu ofynion cyfreithiol sy’n amlinellu sut y dylid ymdrin â gwrthdaro buddiannau. Dylent hefyd ddilyn unrhyw brosesau ym mholisi gwrthdaro buddiannau’r elusen. Dylent fod yn fodlon bod eu dull ymdrin yn ffordd briodol o ddangos bod eu penderfyniad wedi’i wneud er lles gorau’r elusen yn unig.

Dylent gadw cofnod cywir o’u trafodaethau a’u penderfyniadau.

Sut bynnag y maent yn symud ymlaen, dylai ymddiriedolwyr pob elusen fod yn fodlon bod yr ymddiriedolwr yr effeithir arno yn deall na allant ddefnyddio gwybodaeth a gafwyd gan yr elusen er ei fudd ei hun neu fudd sefydliad arall os yw wedi’i chael yn gyfrinachol neu â gwerth arbennig fel sensitifrwydd masnachol.

Enghraifft 6: cymryd rhan lle mae gwrthdaro teyrngarwch

Yn enghraifft 3, nodwyd gwrthdaro teyrngarwch ar gyfer unigolyn sy’n ymddiriedolwr elusen addysgol, ac aelod o ganolfan gelfyddydau leol, lle mae’r elusen yn ystyried cyflwyno rhaglen waith yn y canolfan celfyddydau lleol. Mae Enghraifft 3 hefyd yn nodi’r ffactorau a all wneud y gwrthdaro hwn yn risg isel.

Gall fod yn ddefnyddiol i ymddiriedolwyr gael polisi gwrthdaro buddiannau i helpu i nodi gwrthdaro teyrngarwch sy’n risg isel. Os yw’r ymddiriedolwyr yn penderfynu bod gan yr ymddiriedolwr yr effeithir arno wrthdaro teyrngarwch nad yw’n ei atal rhag gwneud penderfyniadau er lles gorau’r elusen, er bod y penderfyniad hefyd yn ymwneud â chanolfan y celfyddydau, mae’n dderbyniol i’r ymddiriedolwr ddatgan y budd yn unig, cyn cymryd rhan yn y penderfyniad.

Mae penderfynu bod gwrthdaro buddiannau yn risg isel, ac y gall yr ymddiriedolwr yr effeithir arno gymryd rhan yn y penderfyniad, yn ddyfarniad i’r ymddiriedolwyr. Nid yw’n bosibl rhoi barn bendant ynghylch pryd mae hyn yn briodol. Mae’n dibynnu ar y penderfyniad penodol a’r amgylchiadau perthnasol. Dylai’r ymddiriedolwyr ystyried yr holl ffactorau perthnasol a bod yn barod i esbonio eu hymagwedd os gofynnir iddynt.

4.6 Cofnodi’r gwrthdaro buddiannau

Cadwch gofnod ysgrifenedig o’r penderfyniad

Mae’r Comisiwn yn disgwyl i gofnodion ysgrifenedig yr elusen ddogfennu unrhyw wrthdaro buddiannau a sut mae’r ymddiriedolwyr wedi delio â nhw. Y ffordd arferol o gofnodi penderfyniadau’r ymddiriedolwyr yw yng nghofnodion eu cyfarfodydd.

Os oes gwrthdaro buddiannau, dylai’r ymddiriedolwyr sicrhau bod y cofnod ysgrifenedig o’r penderfyniad yn dangos:

• natur y gwrthdaro

• pa ymddiriedolwr neu ymddiriedolwyr yr effeithiwyd arnynt

• os cafodd unrhyw wrthdaro buddiannau ei ddatgan o flaen llaw

• amlinelliad o’r drafodaeth

• os gwnaeth unrhyw un dynnu’n ôl o’r drafodaeth

• sut gwnaeth yr ymddiriedolwyr y penderfyniad er lles gorau’r elusen

Mae cofnodi penderfyniadau yn y modd hwn yn helpu ymddiriedolwyr i ddangos eu bod wedi gweithredu’n briodol ac wedi cydymffurfio â’u dyletswyddau.

Datgelu taliadau neu fudd-daliadau (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon ar sail croniadau gynnwys manylion taliadau a buddion eraill i ymddiriedolwyr elusen ac unigolion cysylltiedig - gan gynnwys aelodau o’r teulu a busnesau. Mae’n ofynnol iddynt hefyd ddweud o dan ba awdurdod cyfreithiol y gwnaed y taliadau neu’r buddion, ynghyd â’r rheswm drostynt.

Mae’r Comisiwn yn argymell, os yw’n ofynnol iddynt baratoi cyfrifon croniadau neu peidio, y dylai pob elusen ddatgelu buddion a dderbyniwyd gan ymddiriedolwyr yn eu cyfrifon blynyddol.

Mae rhagor o wybodaeth am gyfrifon elusennau yn Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion Tachwedd 2016 (CC15d).

5. Pam ei fod yn bwysig dilyn y canllawiau hyn

5.1  Beth yw canlyniadau peidio â gweithredu’n briodol pan fod gwrthdaro buddiannau?

Os nad yw ymddiriedolwyr yn nodi neu’n ymateb yn briodol i wrthdaro buddiannau, gall fod canlyniadau difrifol i’r ymddiriedolwr yr effeithir arno, yr elusen, a ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol.

Os yw ymddiriedolwyr wedi gweithredu y tu allan i delerau dogfen lywodraethol yr elusen neu’r gyfraith, efallai na fydd eu penderfyniad yn ddilys. Gallai gael ei herio gan y Comisiwn neu gan barti â diddordeb, megis buddiolwr yr elusen.

Mae’r Comisiwn wedi cynhyrchu’r canllaw hwn i helpu ymddiriedolwyr i wneud eu penderfyniadau’n briodol os oes gwrthdaro buddiannau. Mae’n disgwyl iddynt ddefnyddio’r canllaw hwn i gyflawni eu dyletswydd i weithredu er lles gorau’r elusen yn unig ac i allu darparu cyfiawnhad digonol dros eu penderfyniadau os byddant yn cael eu herio.

Os bydd ymddiriedolwyr yn methu â gweithredu’n briodol neu’n gwneud camgymeriad mae’r Comisiwn bob amser yn disgwyl iddynt weithredu’n brydlon i unioni pethau ac atal yr un mater neu fater tebyg rhag digwydd eto.

Os yw gweithredoedd neu fethiannau ymddiriedolwyr yn peri risg difrifol i’r elusen, mae’r Comisiwn yn debygol o ystyried hyn fel camreoli neu gamymddwyn a chymryd camau rheoleiddio.

A. Canlyniadau cyfreithiol (gofyniad cyfreithiol)

Mae methu â gweithredu’n briodol os oes gwrthdaro buddiannau yn torri cyfrifoldebau cyfreithiol yr ymddiriedolwyr.

Gallai trafodiad yr effeithir arno gan wrthdaro buddiannau, lle nad yw’r ymddiriedolwyr wedi gweithredu’n briodol, gael ei herio gan y Comisiwn neu gan barti â diddordeb. Mewn rhai amgylchiadau gall y trafodiad fod yn anniogel ac yn gallu cael ei annilysu neu, yn yr achos gwaethaf, gallai fod yn ddi-rym o’r cychwyn cyntaf.

Os nad ydynt wedi gweithredu’n briodol, efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu unrhyw symiau a dalwyd gan yr elusen, os a ydynt yn deillio o fudd ymddiriedolwr anawdurdodedig neu dor dyletswydd arall. Gall hyn fod yn wir, hyd yn oed os yw’r elusen wedi cael budd o’r trefniant. Os yw’r elusen wedi dioddef colled hefyd, efallai y bydd rhaid i’r ymddiriedolwyr wneud iawn am golled o’r fath i’r elusen.

B. Canlyniadau rheoleiddio

Bydd y Comisiwn yn ymyrryd os oes ganddo bryderon am gamymddwyn neu gamreoli ymddiriedolwyr neu os oes risg i eiddo elusen. Mae [fframwaith risg] (https://www.gov.uk/government/publications/risk-framework-charity-commission) y Comisiwn yn esbonio bod penderfyniadau i ymyrryd yn seiliedig ar natur a lefel y risg i elusen neu elusennau yn gyffredinol.

Mae canlyniadau rheoleiddiol gwneud penderfyniad sy’n destun gwrthdaro buddiannau yn dibynnu i raddau helaeth ar natur a difrifoldeb y gwrthdaro, ei effaith ar yr elusen, a gallu’r ymddiriedolwyr i wella’r sefyllfa a gweithredu yn unol â’u dyletswyddau.

Camau adferol gan yr ymddiriedolwyr

Ble:

• mae effaith y gwrthdaro buddiannau ar yr elusen yn isel
• nid oes fawr ddim colled neu ddifrod i’r elusen
• gall yr ymddiriedolwyr ddangos bod y methiant i weithredu’n briodol yn gamgymeriad

mae’r Comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ddefnyddio’r canllaw hwn i gywiro eu hymagwedd.

Yn yr achosion hyn, isafswm disgwyliad ymddiriedolwyr y Comisiwn yw eu bod yn:

• cymryd camau rhesymol i asesu a rheoli unrhyw risgiau i waith ac enw da’r elusen
• gwneud cofnod llawn o’r mater a sut y maent wedi ymdrin ag ef
• adolygu neu ddatblygu polisi gwrthdaro buddiannau, sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn ymwybodol o’i gynnwys a’i ystyr, a gweithredu’r polisi’n llawn yn y dyfodol

Cyngor rheoleiddio cywirol

Lle mae effaith y penderfyniad sy’n destun y gwrthdaro buddiannau yn uwch, bydd y Comisiwn yn rhoi cyngor rheoleiddio cywirol. Mae ffactorau a all gael effaith uwch ar yr elusen yn cynnwys gwrthdaro buddiannau sy’n gysylltiedig â budd ymddiriedolwr anawdurdodedig, colled arall o gronfeydd elusen, cyhoeddusrwydd gwael i’r elusen neu niwed posibl i ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol.

Bydd cyngor rheoleiddio yn nodi’r hyn y dylai’r ymddiriedolwyr ei wneud i unioni’r sefyllfa ac i sicrhau nad yw’n digwydd eto. Mae’r cynllun gweithredu yn aml yn ei wneud yn ofynnol i’r ymddiriedolwyr sy’n gwasanaethu benderfynu os ydynt am gymryd camau eu hunain i adennill unrhyw symiau a gollwyd i’r elusen. Yn aml iawn mae’n golygu bod rhaid i’r ymddiriedolwyr sy’n gwasanaethu benodi ymddiriedolwyr annibynnol newydd i weithio gyda nhw.

Bydd y Comisiwn yn monitro gweithrediad yr ymddiriedolwyr o’r gwelliannau gofynnol, o fewn amserlen benodedig. Mae unrhyw fethiant i weithredu’r gwelliannau gofynnol yn llawn yn debygol o gael ei ystyried yn gamymddwyn neu’n gamweinyddu’r elusen a gall arwain at ddefnydd pellach o bwerau’r Comisiwn.

Defnyddio pwerau’r Comisiwn

Bydd y Comisiwn yn ymyrryd gan ddefnyddio ei bwerau ymchwiliol mewn achosion risg difrifol neu uchel. Bydd hyn fel arfer pan fydd y mater neu’r honiad yn peri risg difrifol i’r elusen neu i ffydd y cyhoedd mewn elusennau yn gyffredinol.

Er enghraifft, os yw’n ymddangos bod ymddiriedolwyr wedi gosod eu buddiannau eu hunain yn fwriadol neu’n esgeulus o flaen rhai’r elusen ac, o ganlyniad, wedi cael budd sylweddol ar draul yr elusen, bydd y Comisiwn yn defnyddio ei bwerau i:

• atal camddefnydd, camymddwyn a chamreoli ymddiriedolwyr – mae hyn yn cynnwys os yw’r ymddiriedolwyr yn methu â chymryd camau llawn i ddatrys y materion neu’n analluog i wneud hynny
• ymyrryd mewn materion elusen a chymryd camau i adennill unrhyw symiau a gollwyd i elusen, os yw’r ymddiriedolwyr yn methu neu’n anfodlon gwneud hynny, a bod y swm dan sylw yn sylweddol

Os bydd y Comisiwn yn dod o hyd i dystiolaeth o neu’n amau gweithgaredd troseddol, bydd yn cyfeirio’r mater at yr heddlu ac asiantaethau perthnasol eraill ac, os yw budd y cyhoedd yn cyfiawnhau hynny, yn defnyddio ei bwerau ymyrryd ei hun. Ym mhob achos lle mae’r Comisiwn yn ymyrryd, boed drwy roi cyngor rheoleiddio cywirol sy’n gofyn am weithredu neu ddefnyddio ei bwerau, bydd yn cymryd agwedd gryfach a bydd yn llai goddefgar os yw wedi ymgysylltu â’r elusen yn flaenorol ynghylch yr un materion, neu faterion tebyg.

Os bydd y Comisiwn yn ymyrryd, ei ddisgwyliad lleiaf gan ymddiriedolwyr yw eu bod yn:

• darparu datgeliad llawn a didwyll yn brydlon o’r holl ffeithiau a gwybodaeth berthnasol sydd ganddynt am y digwyddiad
• cymryd camau rhesymol i asesu a rheoli unrhyw risgiau i waith ac enw da’r elusen
• cydweithredu a gweithio gyda’r Comisiwn, os oes angen, i gael rheolaeth yr elusen yn iawn
• gweithredu’n gyfrifol a chymryd camau i sicrhau eu bod yn cyflawni eu cyfrifoldebau cyfreithiol yn y dyfodol. Mae hyn yn aml yn ei wneud yn ofynnol i’r ymddiriedolwyr sy’n gwasanaethu benderfynu os ydynt am gymryd camau eu hunain i adennill unrhyw symiau a gollwyd i’r elusen. Yn aml iawn mae’n golygu bod rhaid i’r ymddiriedolwyr sy’n gwasanaethu benodi ymddiriedolwyr annibynnol newydd i weithio gyda nhw
• adolygu neu ddatblygu polisi gwrthdaro buddiannau a sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn ymwybodol o’i gynnwys a’i ystyr, ac yn gweithredu’r polisi’n llawn yn y dyfodol
• gwneud cofnod llawn o’r mater a sut y maent wedi ymdrin ag ef

C. Canlyniadau i enw da gan gynnwys niwed i ffydd y cyhoedd mewn elusennau

Dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o’r effeithiau negyddol sylweddol y gall gwrthdaro buddiannau eu cael ar enw da’r elusen ac ar ffydd a hyder y cyhoedd yn gyffredinol. Os yw’r rhai y tu allan i’r corff ymddiriedolwyr, fel noddwyr yr elusen neu gefnogwyr eraill, yn cael yr argraff bod yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu er eu lles eu hunain yn hytrach na buddiannau’r elusen, gall hyn arwain at ganlyniadau enw da ac effeithio ar gyllid yn y dyfodol. Wrth ddelio â gwrthdaro buddiannau, dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o sut y gall y sefyllfa ymddangos i rywun o’r tu allan i’r elusen, a sicrhau bod polisïau a gweithdrefnau yn eu lle a fydd yn caniatáu i ymddiriedolwyr ddangos yr ymdriniwyd â sefyllfaoedd o’r fath yn briodol.

Atodiad 1. Budd ymddiriedolwyr - y rheolau cyfreithiol y mae angen i ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol ohonynt (gofyniad cyfreithiol)

Os oes budd posibl i ymddiriedolwr, mae’n bwysig cofio bod 2 fater y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr fynd i’r afael â nhw:

• gweithredu er lles gorau’r elusen yn unig i atal y gwrthdaro buddiannau sy’n gysylltiedig â budd yr ymddiriedolwr rhag effeithio ar wneud penderfyniadau

• sicrhau bod awdurdod priodol yn ei le cyn gwneud unrhyw benderfyniad sy’n rhoi budd ymddiriedolwr

Ymdrinnir â’r cyntaf o’r rhain yn y canllawiau hyn. Crynhoir yr ail fel y canlynol:

• Dywed y gyfraith y gall ymddiriedolwyr elwa o’u helusen yn unig lle mae awdurdod penodol, a gafwyd o flaen llaw

• Bydd yr awdurdod yn dod naill ai o:

• gymal yn nogfen lywodraethol yr elusen

• ddarpariaeth statudol fel y Ddeddf Pwer yn yr Elusennau sy’n caniatáu i elusennau, mewn rhai amgylchiadau, dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau ychwanegol y maent yn eu darparu i’r elusen yn ychwanegol at ddyletswyddau ymddiriedolwr arferol

• y Comisiwn

• y Llys

Mae’r term ‘budd ymddiriedolwyr’ yn cynnwys taliadau neu fuddion ‘unrhyw’ i ymddiriedolwyr neu berson cysylltiedig, ar wahân i’w costau rhesymol allan o boced. Mae’r term hefyd yn cynnwys sefyllfaoedd lle gallai ymddiriedolwr dderbyn eiddo, benthyciadau, nwyddau neu wasanaethau gan yr elusen.

Mae angen awdurdod lle mae posibilrwydd o fudd. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau bod awdurdod cywir ar gyfer unrhyw sefyllfaoedd lle gallai ymddiriedolwyr elwa, ni waeth os oes unrhyw fudd gwirioneddol i ymddiriedolwr.

Lle mae gwerthiant arfaethedig neu brydlesu tir elusennol i ymddiriedolwr, neu i berson neu gwmni sydd â chysylltiad agos ag ymddiriedolwr, bydd angen i hyn gael ei awdurdodi gan y Comisiwn. Mae hyn yn berthnasol hyd yn oed os yw’r gwarediad ar werth llawn y farchnad.

Nid yw talu treuliau rhesymol i ymddiriedolwyr yn fudd ymddiriedolwr, felly nid yw’n creu gwrthdaro buddiannau nac yn gofyn am awdurdodiad.

Mae mwy o wybodaeth am fuddion ymddiriedolwyr a’r gofyniad am awdurdod mewn Costau a Thaliadau Ymddiriedolwyr (CC11).

Atodiad 2. Y fframwaith cyfreithiol ar gyfer cwmnïau elusennol a SCEau

Cwmnïau elusennol: pwyntiau allweddol am wrthdaro buddiannau a Deddf Cwmnïau 2006 (Deddf 2006)

Mae gan gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol ddyletswyddau a chyfrifoldebau statudol o ran gwrthdaro buddiannau a buddion cyfarwyddwyr sy’n adlewyrchu’n bennaf y rhai sy’n gymwys i fathau eraill o ymddiriedolwyr. Mae canllaw’r Comisiwn yn berthnasol i ymddiriedolwyr sy’n gyfarwyddwyr cwmni, ond mae’r canlynol yn disgrifio’r dyletswyddau gwrthdaro buddiannau penodol y mae CA 2006 yn eu gosod arnynt.

Diffiniad o wrthdaro buddiannau (gofyniad cyfreithiol)

O 1 Hydref 2008, mae cyfarwyddwyr wedi bod o dan ddyletswydd statudol benodol i osgoi sefyllfa lle mae ganddynt, neu y gall fod ganddynt, fuddiant uniongyrchol neu anuniongyrchol sy’n gwrthdaro, neu a allai wrthdaro, â buddiannau’r cwmni.

Mae’r Comisiwn o’r farn bod cyfarwyddwyr cwmnïau elusennol eisoes dan ddyletswydd i osgoi gwrthdaro buddiannau cyn gweithredu’r adran hon. Mae gwrthdaro buddiannau yn cynnwys y rhai sy’n codi:

• os oes gan gyfarwyddwr, neu berson sy’n gysylltiedig â chyfarwyddwr, fuddiant ariannol personol mewn trafodiad gyda’r elusen – gall y buddiant fod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol

• lle mae gan gyfarwyddwr, neu berson sy’n gysylltiedig â chyfarwyddwr, wrthdaro dyletswydd/teyrngarwch

• lle mae hyd yn oed y posibilrwydd y gallai buddiannau personol neu ddyletswyddau/teyrngarwch cyfarwyddwr effeithio ar eu penderfyniadau

Amgylchiadau lle nad yw’r ddyletswydd gyffredinol ar gyfarwyddwyr i osgoi gwrthdaro buddiannau yn berthnasol

Gofyniad cyfreithiol: nid yw’r ddyletswydd gyffredinol yn berthnasol lle mae’r gwrthdaro buddiannau yn ymwneud â thrafodiad sydd:

• wedi’i awdurdodi gan erthyglau’r cwmni

• wedi’i awdurdodi gan y Comisiwn neu’r llys

• yn cael ei effeithio gan wrthdaro dyletswydd/teyrngarwch lle mae’r cyfarwyddwyr sydd heb wrthdaro wedi awdurdodi’r math hwn o wrthdaro buddiannau gan ddefnyddio pŵer cyfansoddiadol - ym marn y Comisiwn, dylai erthyglau’r cwmni gyfyngu pŵer cyfarwyddwyr i awdurdodi gwrthdaro o dan yr amgylchiadau hyn dim ond i sefyllfaoedd lle nad oes unrhyw fudd uniongyrchol neu anuniongyrchol o unrhyw natur yn cael ei dderbyn gan gyfarwyddwr neu berson cysylltiedig - ni fydd cyfyngiad o’r fath ond yn caniatáu awdurdodi gwrthdaro teyrngarwch

Nodwch: Gall cwmnïau a ffurfiwyd cyn 2008 ddod o hyd i’r darpariaethau awdurdodi sy’n ymwneud â gwrthdaro buddiannau ym memorandwm y cwmni yn hytrach nag yn ei erthyglau cymdeithasiad. Mae hyn yn bodloni gofynion Deddf Elusennau 2006.

Oes angen i gyfarwyddwyr cwmnïau elusennol ddiwygio’r erthyglau er mwyn cydymffurfio â’u dyletswydd i osgoi gwrthdaro buddiannau heb awdurdod?

Barn y Comisiwn yw nad oes angen hyn cyn belled â bod darpariaethau eisoes yn bodoli ar gyfer ymdrin ag unrhyw wrthdaro buddiannau sy’n codi. Fodd bynnag, mae’n gwerthfawrogi y gallai rhai elusennau ddymuno gwneud hynny.

Mae memorandwm ac erthyglau cymdeithasu enghreifftiol y Comisiwn (GD1) yn gydnaws â darpariaethau gwrthdaro buddiannau Deddf Elusennau 2006.

Datgan gwrthdrawiadau buddiannau

Gofyniad cyfreithiol: rhaid i gyfarwyddwyr ddatgan buddiant mewn unrhyw drafodiad neu drefniant arfaethedig neu wirioneddol gyda’r cwmni elusennol. Gall methu â gwneud hynny fod yn drosedd. Gall erthyglau’r cwmni ei wneud yn ofynnol tynnu’n ôl o unrhyw drafodaeth a phenderfyniad os yw’n bosibl bod gwrthdaro rhwng buddiannau’r cyfarwyddwr a rhai’r elusen.

Budd ymddiriedolwr

Gofyniad cyfreithiol: pan fod y gwrthdaro’n codi o fudd i gyfarwyddwr, rhaid i’r cyfarwyddwyr eraill:

• ddibynnu ar bŵer datganedig digonol yn nogfen lywodraethol yr elusen neu’r Ddeddf Elusennau

• wneud cais am awdurdod y Comisiwn a dangos bod y trafodiad yn hwylus er lles yr elusen

Ni all aelodau cwmni elusennol fabwysiadu pwerau a fydd o fudd i’w hymddiriedolwyr heb awdurdod y Comisiwn.

Mae angen awdurdod y Comisiwn lle nad yw darpariaethau presennol y ddogfen lywodraethol yn ddigonol i awdurdodi gwrthdaro buddiannau

Gofyniad cyfreithiol: lle mae darpariaethau’r ddogfen lywodraethol yn annigonol, gall y Comisiwn awdurdodi cyfarwyddwr neu gyfarwyddwyr i wneud rhywbeth a fyddai fel arall yn torri’r ddyletswydd i osgoi gwrthdaro. Bydd angen i’r cyfarwyddwyr fodloni’r Comisiwn bod eu gweithredu arfaethedig er lles yr elusen.

Os yw’r gwrthdaro yn ymwneud â budd i gyfarwyddwr, nad yw wedi’i gynnwys yn y ddeddf elusennau pŵer i dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau a ddarperir i’r elusen, rhaid i’r cyfarwyddwyr ddibynnu ar bŵer digonol yn nogfen lywodraethol yr elusen, neu wneud cais am awdurdod y Comisiwn a dangos bod y trafodiad er lles yr elusen.

Mae’r ddyletswydd i osgoi gwrthdaro buddiannau yn Neddf Cwmnïau 2006 yn ymestyn i rai trosglwyddiadau rhwng elusen anghorfforedig a chwmni elusennol. Mae’r rhain yn cynnwys sefyllfaoedd lle mae ased sylweddol nad yw’n arian parod yn cael ei drosglwyddo o’r elusen anghorfforedig i’r cwmni elusennol. Mae’n debygol y bydd gwrthdaro buddiannau os yw un neu fwy o ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig hefyd yn gyfarwyddwyr y cwmni elusennol. Yn yr achosion hyn, dim ond gyda chaniatâd ysgrifenedig y Comisiwn o flaen llaw y gellir trosglwyddo.

Yn ogystal, os yw’r trosglwyddiad yn cynnwys trosglwyddo rhwymedigaethau (hy, rhwymedigaethau pensiwn neu forgais) mae’n debygol y bydd angen awdurdod y Comisiwn ar ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig, sydd hefyd yn gyfarwyddwyr y cwmni elusennol, i wneud y penderfyniad i drosglwyddo’r rhwymedigaethau a’r asedau. Mae hyn oherwydd yn ddieithriad bydd trosglwyddo rhwymedigaethau o ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig i’r cwmni elusennol yn cynnwys ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig, sef cyfarwyddwyr y cwmni elusennol yn cael:

• budd statws atebolrwydd cyfyngedig yr elusen gorfforedig

• rhyddhad llwyr neu rannol o’u hatebolrwydd personol blaenorol fel ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig

• yn cael indemniadau yn erbyn unrhyw atebolrwydd parhaus posibl

Mae’n bosibl y byddai angen cymeradwyaeth y Comisiwn ar gyfer awdurdodi’r budd ymddiriedolwr hwn.

Mae Tŷ’r Cwmnïau yn darparu ystod eang o ganllawiau i gyfarwyddwyr cwmnïau.

Sefydliadau Corfforedig Elusennol (SCEau): pwyntiau allweddol am wrthdaro buddiannau yn y Ddeddf Elusennau a rheoliadau SCE

Mae Sefydliad Corfforedig Elusennol, neu SCE, yn ffurf gorfforedig o elusen nad yw’n gwmni.

Mae dyletswyddau a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr SCE o ran gwrthdaro buddiannau a buddion ymddiriedolwyr yn adlewyrchu i raddau helaeth y rhai sy’n berthnasol i fathau eraill o ymddiriedolwyr. Mae’r canllaw hwn yn berthnasol i ymddiriedolwyr SCE, ond dylent hefyd fod yn ymwybodol o sut mae eu dyletswyddau o ran gwrthdaro buddiannau wedi’u pennu yn y Ddeddf Elusennau a Rheoliadau Sefydliadau Corfforedig Elusennol (Cyffredinol) 2012 (y Rheoliadau SCE).

Datgelu gwrthdaro buddiannau

Yn ogystal â nodi dyletswyddau statudol ar gyfer ymddiriedolwyr SCE, mae’r Ddeddf Elusennau yn dweud na all ymddiriedolwr SCE gael budd o drefniant neu drafodiad yr ymrwymwyd iddo gan y SCE, os na ddatgelodd yr ymddiriedolwr ei fuddiant i’r trefniant neu drafodiad i’r holl ymddiriedolwyr eraill.

Fel gyda mathau eraill o elusen, rhaid cael awdurdod priodol ar gyfer unrhyw fudd sy’n effeithio ar ymddiriedolwr SCE. Nid yw datgeliad gan ymddiriedolwr o wrthdaro buddiannau yn awdurdodi ymddiriedolwr i gael budd.

Cymryd rhan mewn penderfyniadau lle mae gwrthdaro buddiannau

Mae’r Rheoliadau SCE yn dweud na ddylai ymddiriedolwr SCE a fydd yn cael budd, boed yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, o drafodiad neu drefniant gyda’r SCE gymryd rhan yn y penderfyniad. Mae hyn hefyd yn berthnasol i benderfyniadau gan aelodau’r SCE. Mae’r Rheoliadau SCE yn dweud na ddylai’r ymddiriedolwr neu’r aelod yr effeithir arno gael ei gyfrif yn y cworwm ar gyfer y rhan honno o’r busnes. Nid yw’r ddyletswydd hon yn berthnasol lle na ellir yn rhesymol ystyried bod y trafodiad neu drefniant yn debygol o achosi gwrthdaro buddiannau.

Ymddiriedolwr yn elwa o drydydd parti

Rhaid i ymddiriedolwyr SCE beidio â derbyn budd gan drydydd parti a roddir iddynt oherwydd eu swydd fel ymddiriedolwr neu oherwydd eu bod yn gwneud, neu ddim yn gwneud, rhywbeth fel ymddiriedolwr. Mae eithriad lle na ellir yn rhesymol ystyried bod derbyn y budd yn debygol o achosi gwrthdaro buddiannau.

Mae’r Comisiwn wedi cynhyrchu gwybodaeth gyffredinol am CIOs.

Atodiad 3. Gwrthdaro buddiannau difrifol

Mae rhai achosion lle mae gwrthdaro buddiannau mor ddifrifol yn effeithio ar gyrff ymddiriedolwyr fel nad ydynt yn gallu gwneud eu penderfyniad er lles gorau’r elusen, neu gellir eu gweld yn methu â gwneud hynny. Mae’r adran hon yn disgrifio rhai o’r sefyllfaoedd hyn a’r ffactorau y dylai ymddiriedolwyr eu hystyried wrth fynd atynt. Nid yw’r enghreifftiau a’r opsiynau a roddir yn hollgynhwysfawr.

Penderfyniadau sylweddol neu risg uchel yr ymddiriedolwyr

Gallai hyn fod os oes:

• gwrthdaro sy’n ymwneud â budd ariannol sylweddol os yw ymddiriedolwyr elusen, a sefydlwyd gan deulu ac sydd ag ymddiriedolwr sy’n aelod o’r teulu, yn cynnig gwerthu cyfranddaliad yr elusen mewn cwmni teuluol

• gwrthdaro teyrngarwch os yw’r elusen mewn anghydfod sylweddol gyda sefydliad arall a bod ymddiriedolwr yn aelod o gorff llywodraethu’r sefydliad hwnnw

Yn aml mae’r mathau hyn o benderfyniadau yn denu mwy o ddiddordeb allanol. Gallai fod yn anoddach i ymddiriedolwyr ddangos neu esbonio’n glir bod eu penderfyniad wedi’i wneud yn annibynnol ar unrhyw fudd preifat neu ddyletswydd sy’n cystadlu â’i gilydd. Gallai bodolaeth y gwrthdaro buddiannau fod yn niweidiol i fuddiant ac enw da’r elusen.

Yma mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried:

• mater y gwrthdaro buddiannau er mwyn dileu unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau - gall hyn olygu bod yr ymddiriedolwyr yn penderfynu dileu gwrthdaro buddiannau difrifol

Yn yr enghreifftiau a roddwyd, mae’n debygol y bydd y gwrthdaro buddiannau yn cael ei ddileu trwy ofyn i’r ymddiriedolwr(wyr) sy’n gwrthdaro ymddiswyddo fel nad yw’r penderfyniad yn cael ei danseilio gan y gwrthdaro buddiannau. Os yw’r gwrthdaro buddiannau yn cynnwys elfen o fudd i ymddiriedolwr sy’n ymddiswyddo, byddai angen awdurdod ar gyfer y budd o hyd er ei fod ef/hi wedi ymddiswyddo.

Os ydynt yn dymuno bwrw ymlaen heb ddileu’r gwrthdaro buddiannau, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried:

• cael cyngor arbenigol annibynnol ynghylch sut y dylent ymateb i’r gwrthdaro, gan gynnwys cyngor ynghylch os oes angen awdurdod ar unrhyw elfennau o wrthdaro buddiannau neu fudd i ymddiriedolwr

• cael cyngor gan y Comisiwn, mewn achosion risg uchel, gan gynnwys cyngor ynghylch os ddylid awdurdodi unrhyw elfennau o wrthdaro buddiannau neu fudd ymddiriedolwyr

• penodi ymddiriedolwyr newydd, nad oes ganddynt wrthdaro, i helpu i benderfynu ar y mater a dangos bod y penderfyniad yn cael ei wneud er lles gorau’r elusen yn unig

• peidio â phenodi ymddiriedolwyr a fyddai’n peri risg o gyflwyno gwrthdaro buddiannau pellach

Tanseilio penderfyniadau effeithiol

Gallai hyn fod pan fydd sefyllfa’n datblygu yn yr elusen sy’n golygu:

• na all yr ymddiriedolwyr weithredu oherwydd bod y mwyafrif o’r ymddiriedolwyr yn gwrthdaro ar fater arbennig - yn yr un modd, gallai fod gan yr elusen unig ymddiriedolwr fel awdurdod lleol neu gyngor plwyf sy’n yn canfod bod ganddo, yn ei rôl ymddiriedolwr a chyngor/awdurdod, fuddiant yn ‘y ddwy ochr’ i drafodiad neu benderfyniad

• bod gan gyfran fawr o ymddiriedolwyr fuddiannau sy’n gwrthdaro â rhai’r elusen - gallai hyn fod pan fydd gan sawl un o’r ymddiriedolwyr, neu bobl neu gwmnïau sy’n gysylltiedig â nhw, gysylltiadau â’ch gilydd

• bod buddiannau un neu fwy o’r ymddiriedolwyr yn cystadlu’n rheolaidd â rhai’r elusen

Ni waeth pa ffurf y mae corff ymddiriedolwyr yn ei gymryd, rhaid iddo wneud ei benderfyniadau ar sail ystyriaeth o fuddiannau gorau’r elusen yn unig.

Pan fydd gwrthdaro buddiannau yn mynd yn rhy ddifrifol neu helaeth gallant arwain at broblemau difrifol. Gall yr angen i ymddiriedolwyr unigol dynnu’n ôl yn rheolaidd o drafodaethau olygu bod yr elusen yn colli budd cyfraniad ymddiriedolwr wedi’i gronni a hefyd yn her i wneud penderfyniadau â chworwm. Gall y sefyllfa hon effeithio’n andwyol ar enw da’r elusen.

Yma mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried:

• mater y gwrthdaro buddiannau er mwyn dileu unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau - gall hyn olygu bod yr ymddiriedolwyr yn penderfynu dileu gwrthdaro buddiannau difrifol

Yn yr enghreifftiau a roddir, mae’n debygol y bydd modd dileu’r gwrthdaro buddiannau drwy ofyn i ymddiriedolwyr ymddiswyddo os ydynt yn destun gwrthdaro sylweddol, neu drwy beidio â bwrw ymlaen â chamau gweithredu arfaethedig sy’n cael eu heffeithio gan wrthdaro buddiannau. Os yw’r gwrthdaro buddiannau yn gysylltiedig ag elfen o fudd i ymddiriedolwr, byddai angen awdurdod ar gyfer y budd o hyd er ei fod/ei bod wedi ymddiswyddo.

Os ydynt yn dymuno bwrw ymlaen heb ddileu’r gwrthdaro buddiannau, dylai’r ymddiriedolwyr ystyried:

• cael cyngor arbenigol annibynnol ynghylch sut y dylent ymateb i’r gwrthdaro, gan gynnwys cyngor ynghylch os oes angen awdurdod ar unrhyw elfennau o wrthdaro buddiannau neu fudd i ymddiriedolwr

• cael cyngor gan y Comisiwn, mewn achosion risg uchel, gan gynnwys cyngor ynghylch os ddylid awdurdodi unrhyw elfennau o wrthdaro buddiannau neu fudd ymddiriedolwyr

• peidio â gwneud unrhyw benodiadau ymddiriedolwyr eraill a fyddai’n peri risg o gyflwyno gwrthdaro buddiannau o’r math neu’r raddfa hon

• adolygu eu darpariaethau penodi ymddiriedolwyr ac arferion recriwtio fel y gellir penodi mwy o bobl ‘annibynnol’

Buddiannau ymddiriedolwyr amhriodol

Gallai hyn fod lle:

• fydd ymddiriedolwr yn benthyca arian gan eu helusen, neu’n rhoi benthyg arian iddi ar delerau na ellir eu cyfiawnhau er lles yr elusen

• nad yw lefel y taliad a wneir i ymddiriedolwr, neu berson neu sefydliad sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr, yn gymesur â maint yr elusen neu natur y gwaith dan sylw

• mae nifer yr ymddiriedolwyr, neu bobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr, sy’n cael budd o’r elusen mewn rhyw ffordd yn rhy uchel

Mae’r Comisiwn yn cydnabod bod amgylchiadau lle caniateir taliadau ymddiriedolwyr neu lle gellir eu cyfiawnhau. Fodd bynnag, ni fydd yn awdurdodi’r trafodion hynny heblaw bod cyfiawnhad clir er lles gorau’r elusen. Fel arall, bydd yn gwrthod awdurdod.

Os yw lefelau taliadau i ymddiriedolwyr yn ormodol neu os yw buddion ymddiriedolwyr elusen yn gyffredin, gall hyn greu’r argraff bod yr elusen wedi’i sefydlu er budd ariannol ei hymddiriedolwyr yn hytrach nag er budd y cyhoedd. Y fwyaf o ymddiriedolwyr sy’n cael buddion gan elusen, hyd yn oed os ydynt wedi’u hawdurdodi, y mwyaf yw’r risg a’r anfantais bosibl yn enwedig o ran rheoli’r gwrthdaro buddiannau cysylltiedig a diogelu enw da’r elusen.

Yma mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ystyried:

• mater y gwrthdaro buddiannau er mwyn dileu unrhyw effaith bosibl ar wneud penderfyniadau - gall hyn olygu bod yr ymddiriedolwyr yn penderfynu dileu gwrthdaro buddiannau difrifol

Yn yr enghreifftiau a roddir, mae’n debygol y bydd y gwrthdaro buddiannau yn cael ei ddileu drwy beidio â bwrw ymlaen â chamau gweithredu arfaethedig y mae gwrthdaro buddiannau yn effeithio arnynt, neu drwy ofyn i ymddiriedolwyr ymddiswyddo os yw gwrthdaro sylweddol yn effeithio arnynt. Fel uchod, lle mae’r gwrthdaro buddiannau yn gysylltiedig ag elfen o fudd i ymddiriedolwr, byddai angen awdurdod ar gyfer y budd o hyd er ei fod ef/hi wedi ymddiswyddo.

Os ydynt yn dymuno bwrw ymlaen heb ddileu’r gwrthdaro buddiannau, rhaid i’r ymddiriedolwyr:

• sicrhau bod awdurdod blaenorol yn ei le ar gyfer unrhyw fuddion ymddiriedolwyr

Dylent, er mwyn osgoi problemau difrifol:

• sicrhau, os yw unrhyw ymddiriedolwyr yn cael budd, bod pob un o’r trefniadau sy’n effeithio ar ymddiriedolwyr a’r balans cyffredinol a maint y taliadau yn amlwg yn gyfiawnadwy er budd yr elusen

• ystyried lleihau nifer yr ymddiriedolwyr, neu bobl neu sefydliadau sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr, sy’n derbyn budd-dal - disgwyliad cychwynnol y Comisiwn yw cyfanswm yr ymddiriedolwyr, neu bobl neu sefydliadau cysylltiedig, sy’n cael taliadau awdurdodedig neu mae buddion yr elusen yn y lleiafrif

Os yw’n ymddangos bod elusen yn dod yn gyfrwng ar gyfer taliadau ymddiriedolwyr, yn hytrach nag er budd y cyhoedd, bydd y Comisiwn yn defnyddio ei bwerau i ddiogelu ei hasedau.

Atodiad 4. Llunio polisi gwrthdaro buddiannau

Dylai ymddiriedolwyr lunio polisi i weddu i anghenion eu helusen. Nid oes rhaid i’r polisi fod yn gymhleth, ond dylid ei adolygu a’i ddiweddaru’n rheolaidd.

Mae’r Comisiwn hefyd yn argymell bod ymddiriedolwyr yn sefydlu cofrestr buddiannau. Wrth gofnodi eu holl fuddiannau eraill yn agored, mae’n haws i ymddiriedolwyr unigol a’r corff ymddiriedolwyr adnabod unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosibl. Dylid diweddaru’r gofrestr buddiannau yn rheolaidd.

Fel isafswm, dylai polisi gwrthdaro buddiannau:

• ddiffinio gwrthdaro buddiannau

• esbonio bod gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb personol i ddatgan gwrthdaro buddiannau os ydynt am gyflawni eu dyletswydd gyfreithiol i weithredu er lles gorau’r elusen yn unig

• roi cyfrif o’r hyn y mae dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud am wrthdaro buddiannau

• ddiffinio’r holl fuddiannau y dylai ymddiriedolwyr eu datgan, gan gynnwys buddiannau busnes a phersonol a buddiannau eu priod, partner, teulu a pherthnasau agos

• ddiffinio buddion ymddiriedolwyr ac amlygu’r gofyniad i gael awdurdod cyfreithiol cyn ymgymryd ag unrhyw drafodiad sy’n ymwneud â budd ymddiriedolwr

• gynnwys canllawiau ar y gweithdrefnau i’w dilyn pan fydd ymddiriedolwr yn destun gwrthdaro buddiannau, megis:

• cofnodi buddiannau ymddiriedolwyr yng nghofrestr buddiannau’r elusen

• datgan buddiannau ar ddechrau pob cyfarfod

• tynnu’r ymddiriedolwr dan sylw o’r broses benderfynu

• cofnodi manylion y trafodaethau a’r penderfyniadau a wnaed

• nodi sut a chan bwy y caiff y polisi ei fonitro a’i orfodi

• gael ei gyfleu a’i ddeall yn eang o fewn yr elusen

• fod yn rhan o fframwaith polisi ehangach, er enghraifft llawlyfr ymddiriedolwyr. Dylai hefyd gyfeirio ac eirioli’r gwerthoedd sydd wedi’u cynnwys yn yr holl godau ymddygiad perthnasol a pholisïau eraill y mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr eu dilyn.