Guidance

Pecyn croeso ymddiriedolwyr elusen

Updated 29 May 2018

1. Dod i adnabod eich elusen

Y peth cyntaf y dylech ei wneud yw dod i adnabod eich elusen yn dda.

1.1 Deall dibenion yr elusen

Dylech wybod beth sy’n ei gwneud hi’n elusen a pham ei bod hi’n bodoli:

• ei dibenion

• sut y mae’n ceisio eu cyflawni

• pwy y mae’n ei helpu – y buddiolwyr

Mae bod yn glir am y pethau hanfodol hyn yn hanfodol er mwyn gallu gwneud cyfraniad llwyddiannus at yr elusen fel ymddiriedolwr: mae hefyd wrth wraidd y ffordd y mae’r elusen yn hyrwyddo ei hun ac yn atebol i’r cyhoedd.

1.2 Darllen dogfen lywodraethol eich elusen a deall y rheolau

Fe welwch ddibenion eich elusen a’r rheolau ar gyfer sut y mae’n rhaid gweithredu yn ei dogfen lywodraethol. Gwnewch yn siŵr eich bod chi’n gwybod ac yn deall eich dogfen lywodraethol chi, oherwydd mae’n un o’r rhannau pwysicaf o wybodaeth y bydd eu hangen arnoch.

1.3 Cwrdd â’ch cyd-ymddiriedolwyr

Dewch i’w hadnabod nhw, oherwydd rydych chi i gyd yn gyfrifol ac yn atebol ar y cyd am reolaeth gyffredinol yr elusen, gan gynnwys y meysydd na fyddwch efallai yn ymwneud yn uniongyrchol â nhw. Bydd y berthynas hon yn allweddol i lwyddiant yr elusen; hyd yn oed mewn adegau heriol, ceisiwch annog a pharchu eich gilydd a’r amser a’r ymdrech rydych chi i gyd yn barod i’w rhoi.

1.4 Gwybod sut y mae’n gweithredu

Rhowch sylw arbennig i gyllid yr elusen:

• faint o arian sydd gan yr elusen?

• ble mae’r arian yn cael ei ddal?

• o ble daw’r arian a pha gynlluniau sydd yn eu lle ar gyfer ei wario?

Mae’n bwysig hefyd i chi wybod:

• pa arbedion, eiddo neu fuddsoddiadau all fod ganddi?

• pa ymrwymiadau, contractau neu ddyledion sydd ganddi?

• ewch i ymweld ag eiddo’r elusen a siarad â buddiolwyr, gwirfoddolwyr a staff

• gofynnwch am gopïau o unrhyw strategaethau, cynlluniau a pholisïau

Gwnewch yn siŵr bod yr holl wybodaeth gennych chi am unrhyw bolisïau allweddol ar feysydd megis risg, diogelu a chodi arian. Mae diogelu yn flaenoriaeth ar gyfer pob elusen, nid yn unig y rhai sy’n gweithio gyda grwpiau sy’n cael eu hystyried yn rhai sydd mewn perygl yn draddodiadol. Fel ymddiriedolwr newydd dylech neilltuo amser i ddarllen eich dyletswyddau diogelu.

2. Dylech ddisgwyl gwneud y pethau hyn yn fuan

2.1 Mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Bydd cyfarfodydd yn angenrheidiol ac yn galw cyson ar eich amser fel ymddiriedolwr. Mae’n bwysig paratoi ar eu cyfer nhw a’u defnyddio i gyfrannu eich barn a’ch syniadau. Defnyddiwch yr adegau hyn i sicrhau bod yr elusen ar y trywydd iawn a dylech ddisgwyl gallu monitro ei pherfformiad yn erbyn cynlluniau ac unrhyw risgiau allweddol. Byddwch yn barod i ofyn cwestiynau, yn enwedig am bethau nad ydych yn glir yn eu cylch er mwyn gwella eich gwybodaeth.

Ceisiwch wybod rhagor am gyfarfodydd elusennau.

2.2 Gwneud penderfyniadau

Mae hon yn rhan mor bwysig o’ch rôl. Bydd rhai penderfyniadau yn syml, bydd eraill yn fwy cymhleth. Defnyddiwch ein canllawiau i’ch helpu i sicrhau bod eich penderfyniadau yn cael eu gwneud yn gywir, yn enwedig pan fyddwch yn gwneud y penderfyniadau strategol mwy anodd hynny, megis y rhai sy’n effeithio ar fuddiolwyr, asedau neu gyfeiriad yr elusen yn y dyfodol.

Dylech sicrhau bod gennych yr wybodaeth y mae ei hangen arnoch a bod penderfyniadau yn cael eu hystyried fel grŵp. Er y gallai fod gwybodaeth arbenigol gan rai ymddiriedolwyr y byddwch am ddibynnu arni, byddwch yn ofalus i beidio â gadael i unrhyw unigolyn ddominyddu’r broses gwneud penderfyniadau ei hun.

I wybod rhagor am wneud penderfyniadau

2.3 Rhowch fuddiannau eich elusen yn gyntaf

Mewn cyfarfodydd ac wrth wneud penderfyniadau – ac ym mhob peth arall a wnewch i’r elusen – rhaid i chi roi buddiannau’r elusen yn gyntaf bob amser. Byddwch yn effro i’r materion hynny sy’n effeithio ar yr elusen y gallai fod gennych chi fudd personol ynddynt – gallai hyn fod yn fudd ariannol uniongyrchol ond gallai hefyd fod yn deyrngarwch neu’n ymrwymiad mwy eang i sefydliad neu berson arall. Os yw gwrthdaro buddiannau o’r fath yn bodoli, gall fod yn weddol rhwydd i’w reoli. Mae ymwybyddiaeth dda a chael system yn ei lle i ymdrin â nhw yn hollbwysig.

Bydd angen i chi:

• gwybod beth yw gwrthdaro buddiannau pan fydd yn codi

• ei atal rhag effeithio ar unrhyw benderfyniad
• cofnodi sut y caiff ei ddatrys

Gwybod rhagor am wrthdaro buddiannau

Mae cael hwn yn iawn yn fwy na dim ond bodloni gofynion cyfreithiol: mae hefyd yn dangos unplygrwydd, gonestrwydd a bod yn agored ynghylch yr hyn y mae’ch elusen yn ei wneud a sut y mae’n ei wneud. Mae’r gwerthoedd hyn yn dylanwadu ar barodrwydd y cyhoedd i gefnogi elusennau, a’u ffydd a’u hyder bod elusennau yn cael eu rhedeg er budd cyhoeddus, nid buddiannau preifat.

3. Dod i wybod am eich 6 phrif ddyletswydd fel ymddiriedolwr

Mae’n bwysig eich bod chi’n gwybod beth yw’r rhain. Ym mron unrhyw weithgaredd neu benderfyniad gan ymddiriedolwr bydd o leiaf un o’r 6 phrif ddyletswydd yn berthnasol. Rydym wedi crynhoi’r rhain yn ein gwybodaeth graffig ac yn ein canllaw byr CC3a ymddiriedolwr elusen: beth mae’n ei olygu

Dyma’r camau gweithredu ymarferol y gallwch eu cymryd, ar gyfer pob un o’r 6 dyletswydd, yn eich rôl fel ymddiriedolwr o ddydd i ddydd: Dylech bob amser:

1. bod yn glir am yr hyn y mae’ch elusen yn ei wneud i gefnogi ei dibenion a rhoi budd i’r cyhoedd
2. gwirio bod y penderfyniadau a wnewch o fewn y rheolau ar gyfer eich elusen
3. gofyn i’ch hunan beth sydd orau ar gyfer yr elusen a phwy y mae’n ei helpu
4. bodloni eich hun bod arian, pobl ac enw da’r elusen yn cael ei ddefnyddio’n ddoeth ac wedi’i ddiogelu rhag perygl gormodol
5. bod yn barod. Gofalwch fod gennych yr wybodaeth y mae ei hangen arnoch, yn y fformat cywir, a neilltuwch amser i’w darllen cyn cyfarfodydd.
6. anfon cyfrifon ac adroddiadau eich elusen atom mewn pryd. Gwnewch yn siŵr eu bod i’r safon ofynnol ac yn glir ynghylch llwyddiannau’r elusen.

Disgwyliwn i bob ymddiriedolwr ddarllen ein canllaw mwy manwl ar ddyletswyddau ymddiriedolwyr ac os nad ydych yn siŵr sut i weithredu ar unrhyw adeg dyma’r canllaw y dylech droi ato.

Mae deall y 6 dyletswydd yn hollbwysig i’ch rôl, maent yn amlinellu’r prif gyfrifoldebau sydd gennych. Mae Cod Llywodraethu Elusennau yn gallu’ch helpu i roi’r rhain ar waith – bydd yn eich helpu i ddeall beth y gallwch ei wneud i fodloni eich prif ddyletswyddau yn ddyddiol a sut beth yw dulliau llywodraethu da.

4. Beth mae angen i chi ei anfon atom

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i bob elusen gofrestredig ddiweddaru ei chofnod ar y gofrestr. Mae’n rhaid i nifer o elusennau anfon gwybodaeth ariannol atom hefyd bob blwyddyn. Rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill i gyd yn gyfrifol am gael hyn yn iawn, felly bydd rhaid i chi wybod beth mae angen i’ch elusen ei anfon atom, pryd a sut y mae angen ei anfon a bod ei chofnodion yn gywir.

I ddechrau, gwiriwch lefel incwm eich elusen a’ch math o elusen (a yw’n sefydliad corfforedig elusennol (SCE), cwmni, ymddiriedolaeth neu a oes ganddi strwythur arall?) Bydd manylion yr elusen ar ein cofnod yn y gofrestr yn helpu gyda hyn a hefyd eich cyd ymddiriedolwyr.

Dyma’r 3 gofyniad ffeilio sydd gennych gyd ni:

• rhaid i’r manylion cofrestredig gael eu diweddaru’n gyson. Mae’r rhain yn cynnwys manylion ymddiriedolwyr, enw’r elusen a manylion cyswllt. Os yw manylion cyswllt eich elusen yn anghywir rhowch wybod i ni. Mae’r wybodaeth hon ar gael i’r cyhoedd ei gweld a gall fod yn arf gwerthfawr ar gyfer cyflwyno gwybodaeth am yr elusen.

• ffurflen flynyddol. Mae’n rhaid i bob SCE anfon ffurflen flynyddol atom. Mae’n rhaid i bob elusen arall wneud hynny os yw ei hincwm dros £10,000; yn is na’r ffigur hwn dylai elusennau ddefnyddio’r ffurflen flynyddol i ddiweddaru ei manylion incwm a gwariant ar y gofrestr.

• cyfrifon. Oes rhaid i’ch elusen ffeilio ei chyfrifon gyda ni bob blwyddyn? Ceir gofynion gwahanol ar gyfer mathau gwahanol o elusennau. Mae’n rhaid i bob SCE anfon ei gyfrifon ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr atom. Mae’n rhaid i unrhyw elusen arall wneud hynny os yw ei hincwm blynyddol dros £25,000 ac mae’n rhaid i bob elusen gofrestredig arall gael cyfrifon sydd ar gael i’w hanfon atom ni neu unrhyw un arall os gwneir cais amdanynt.

Bydd rhaid i chi wybod hefyd Sut i anfon gwybodaeth atom. Gallwch anfon gwybodaeth, diweddaru manylion a chael mynediad i’n ffurflenni ar-lein yma. I wneud hyn bydd angen cyfrinair ar-lein ar eich elusen. Mae’r cyfrinair hwn yn bwysig; mae’n cael ei anfon at gyswllt cofrestredig eich elusen. Gofynnwch pwy sy’n cadw’r cyfrinair, os nad oes cyswllt elusen gan eich elusen gall wneud cais am un newydd. Nid oes rhaid i chi wybod y cyfrinair oni bai eich bod chi’n gyfrifol am anfon gwybodaeth atom, ond dylech wybod a oes un gan yr elusen a phwy sy’n cadw’r cyfrinair.

5. Sut gallwn ni eich helpu chi

Rydym ni yma i’ch helpu i ddeall eich rôl a’ch dyletswyddau fel ymddiriedolwr, sut i osgoi gwneud camgymeriadau a chael pethau’n iawn. Defnyddiwch ein gwefan i:

• edrych trwy ein canllawiau – cewch lyfrgell helaeth yma o gyngor ac arweiniad i gyfateb â’r ymholiadau lu a all godi, gan gynnwys canllawiau ‘sut i’ byrrach ar bynciau megis codi arian, rheoli eich elusen a staff a gwirfoddolwyr.

• eich helpu chi os oes angen i chi newid enw neu reolau eich elusen – dylech ddefnyddio ein gwasanaethau ar-lein i wneud y newidiadau hyn neu gael ein caniatâd ni arnoch i weithredu fel arall.

• sicrhau bod yr wybodaeth ddiweddaraf gennych – byddwn yn anfon cylchlythyr atoch bob tri mis (Newyddion y CE) gyda gwybodaeth i ymddiriedolwyr ar faterion allweddol ar gyfer eich rôl. Felly, dylech ddiweddaru eich manylion e-bost yma.

Gallwch gael y manylion diweddaraf trwy ein dilyn ni ar Twitter a darllen ein Blogiau.

6. Os yw pethau’n mynd o chwith

Fel ymddiriedolwr ni ddisgwylir i chi fod yn berffaith; gwyddwn fod pethau’n mynd o chwith. Er na fydd ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol yn aml, bydd deall eich atebolrwydd posibl yn eich helpu i ddiogelu eich hun. Esbonnir hyn yn fwy manwl yn ein canllaw Yr ymddiriedolwr hanfodol (CC3). Os aiff rhywbeth o’i le gwnewch yn siŵr eich bod chi a’r ymddiriedolwyr eraill:

• yn gweithredu’n gyflym i atal colled neu ddifrod pellach

• cyfathrebu a chynllunio beth rydych am ei ddweud

• adolygu’r sefyllfa a dysgu sut i’w atal rhag digwydd eto

• rhoi gwybod i’r bobl iawn. Cysylltwch â’r heddlu os yw trosedd wedi digwydd.

Bydd rhaid i chi roi gwybod i ni os yw digwyddiad difrifol wedi codi. Gwybod rhagor am adrodd am ddigwyddiadau difrifol

Felly, drosodd i chi…

Rydym wedi amlinellu’r pethau sylfaenol i chi yma, er mwyn i chi allu gwirio eich dealltwriaeth o’r rôl a’r cyfrifoldebau sydd gennych. Bydd dod i wybod beth yw’ch dyletswyddau o’r cychwyn cyntaf yn eich helpu i redeg elusen effeithiol a fydd yn cael effaith gadarnhaol er lles pobl eraill.

Cadwch y canllaw hwn wrth law. Mae rhagor o wybodaeth a chymorth ar gael ar ein gwefan os oes ei angen arnoch: mae nifer o sefydliadau cynghori a chymorth eraill hefyd a all helpu ac rydym wedi rhestru rhai o’r rhain yn ein llyfr cysylltiadau.

Gobeithio y gallwch ddefnyddio’r cyfle hwn i chwarae rhan weithgar wrth helpu eich elusen, defnyddio eich sgiliau bywyd a’ch profiadau. Mae’ch ymrwymiad a’r amser a’r ymdrech rydych yn barodi i’w roi yn rhan o’r hyn sy’n gwneud elusennau mor werthfawr i’r cyhoedd.

Dymunwn bob llwyddiant i chi yn eich rôl.

7. Llyfr cysylltiadau

Mae nifer o sefydliadau a all roi gwybodaeth neu gymorth i ymddiriedolwyr. Mae’r rhain yn cynnwys:

Comisiwn Elusennau Cymru a Lloegr – rheoleiddiwr elusennau yng Nghymru a Lloegr

Association of Chairs (AoC) – cynnig adnoddau a chymorth i gadeiryddion ac is-gadeiryddion elusennau a sefydliadau dielw

Charity Finance Group (CFG) – hyrwyddo arfer da ym maes rheoli cyllid yn y sector gwirfoddol

Directory of Social Change (DSC) – darparu cyrsiau hyfforddi ymddiriedolwyr, cyhoeddiadau ac adnoddau am ddim

Ethical Property Foundation (EPA) – Elusen y DU sy’n cynnig canllawiau am ddim i gyrff gwirfoddol ar eiddo, cyngor a gweithdai ac ystod eang o gyngor arbenigol ar faterion cyfreithiol a rheoli eiddo

The Foundation for Social Improvement (FSI) – darparu cymorth strategol i elusennau bach

Rheoleiddiwr Codi Arian – rheoleiddiwr annibynnol codi arian elusennol

ICSA: the Governance Institute – hyfforddi, hysbysu ac yn cynrychioli buddiannau gweithwyr proffesiynol llywodraethu ar draws yr holl sectorau ac yn cynnig canllawiau rhad ac am ddim sy’n benodol i’r sector elusennol

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth(ICO) – Corff annibynnol y DU a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth

National Association for Voluntary and Community Action (NAVCA) – rhwydwaith mwyaf Lloegr o elusennau lleol a grwpiau cymunedol

Cyngor Cenedlaethol Cyrff Gwirfoddol (NCVO) – hyrwyddo’r sector gwirfoddol a gwirfoddoli. Cysylltu, cynrychioli ac yn cefnogi cyrff gwirfoddol, o’r grwpiau cymunedol lleiaf i’r elusennau mwyaf

Reach Volunteering – darparu gwasanaeth recriwtio ymddiriedolwyr ac adnoddau defnyddiol i elusennau a phobl a hoffai ymuno â byrddau ymddiriedolwyr

Small Charities Coalition (SCC) – yn helpu ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr elusennau bach (y rhai sydd ag incwm o lai na £1 miliwn) i gael y sgiliau, offer a gwybodaeth a allai fod eu hangen arnynt

Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA) – cefnogi a chynrychioli’r trydydd sector a gwirfoddoli ar draws Cymru.