Publication

Canllaw drafft: defnydd elusennau o'r cyfryngau cymdeithasol

Published 17 January 2023

Applies to England and Wales

Sut i ymateb: Canllaw drafft: defnydd elusennau o’r cyfryngau cymdeithasol.

Mae’r ymgynghoriad hwn yn cau am 5pm on 14 Mawrth 2023.

Deall sut mae eich dyletswyddau cyfreithiol yn berthnasol i ddefnydd eich elusen o’r cyfryngau cymdeithasol

Gall y cyfryngau cymdeithasol fod yn arf cyfathrebu pwerus i elusennau, i godi ymwybyddiaeth neu ymgysylltu â buddiolwyr.

Ond mae risgiau:

• gall gyflymdra’r cyfryngau gynyddu’r risg o bostio cynnwys sy’n amhriodol neu, mewn amgylchiadau eithriadol, sy’n torri’r gyfraith
• gall tynnu neu ddileu cynnwys fod yn anodd

Mae’r canllaw hwn i helpu ymddiriedolwyr i ddeall sut mae eu dyletswyddau cyfreithiol yn gymwys pan fydd eu helusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol a beth i’w ystyried os bydd materion a digwyddiadau’n codi.

Does dim angen i chi fod yn arbenigwr ar gyfryngau cymdeithasol i feddwl am sut y gall eich elusen eu defnyddio’n effeithiol, y risgiau posib, a sut y gallwch reoli’r risgiau trwy weithredu’n rhesymol, yn onest ac yn gyfrifol i ddiogelu eich elusen.

Os ydych yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol:

• mabwysiadwch bolisi cyfryngau cymdeithasol fel bod gennych reolaethau mewnol ar waith sy’n briodol, yn gymesur ac yn glir i bawb yn yr elusen
• sicrhewch eich bod yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn unig i’ch helpu i gyflawni diben eich elusen (yr hyn y sefydlwyd eich elusen i’w wneud) ac mewn ffordd sydd er lles gorau eich elusen
• cydymffurfiwch â chyfreithiau a rheoliadau perthnasol
• sicrhewch fod unrhyw ymgyrchu neu weithgarwch gwleidyddol a wnewch ar y cyfryngau cymdeithasol yn cydymffurfio â’r rheolau ar weithgarwch gwleidyddol ac ymgyrchu
• sicrhewch fod eich prosesau yn eich helpu i gadw pobl yn ddiogel ar-lein. Darllenwch yr adran “Gweithredu ar-lein” yn ein canllawiau ar ddiogelu

1. Gosod polisi cyfryngau cymdeithasol

Os yw’ch elusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol, dylai fod gennych bolisi cyfryngau cymdeithasol.

Gwnewch yn siŵr bod ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol yn gyfarwydd â pholisi cyfryngau cymdeithasol yr elusen.

Bydd polisi yn eich helpu chi a’ch elusen i ddeall ac esbonio:

• sut mae’ch elusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol (gan gynnwys sut mae’n cyd-fynd â diben eich elusen)
• eich gofynion ynghylch ymddygiad ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr
• sut y byddwch yn ymgysylltu â’r cyhoedd ar gyfryngau cymdeithasol
• pwy sydd angen cymryd rhan os aiff pethau o chwith

Yn dibynnu ar sut mae’ch elusen yn defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol a’r lefel o gymhlethdod, defnyddiwch y penawdau isod i’ch helpu i ddeall y meysydd i’w cwmpasu yn eich polisi. (Nid yw’r rhestr hon yn hollgynhwysfawr.)

Bydd gwneud hyn yn eich helpu i osod eich dull gweithredu cyffredinol a nodi’r prosesau i’w cynnwys, a beth i’w ystyried os aiff rhywbeth o’i le.

1.1 Sut y bydd eich elusen yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol

• beth yw eich amcanion wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol
• pa lwyfannau fyddwch chi’n eu defnyddio
• p’un a fyddwch yn creu grwpiau cymunedol preifat neu’n cynnal fforymau trafod
• beth yw eich polisi ar gymedroli cynnwys trydydd parti, er enghraifft pa sylwadau y byddwch yn ymateb iddynt a sut, a pha sylwadau y byddwch yn eu hoffi neu eu hailrannu

1.2 Eich goruchwyliaeth a rheolaethau o ran pwy sy’n defnyddio cyfryngau cymdeithasol ar ran eich elusen

• sut rydych chi’n rheoli mynediad at gyfrifon cyfryngau cymdeithasol a diogelwch cyfryngau cymdeithasol eich elusen
• pwy all bostio cynnwys o ddydd i ddydd, ac am beth. Er enghraifft, cyhoeddiadau am waith yr elusen
• pan fydd angen cymeradwyaeth ychwanegol, a phwy sy’n gysylltiedig. Er enghraifft, cyhoeddiadau proffil uchel neu ddelio ag argyfwng cyfryngau cymdeithasol
• pwy sy’n gyfrifol am adolygu a safoni cynnwys a pha mor aml
• pwy all ddileu cynnwys, ac o dan ba amgylchiadau

1.3 Ymddygiad gofynnol ar gyfer y rhai sy’n rheoli’r cyfrif

• eich rheolau gan gynnwys cydymffurfio â chyfreithiau perthnasol ac unrhyw godau ymddygiad
• eich rheolau ynghylch rheoli rhyngweithiadau gyda phlant a phobl ifanc a/neu gyda phobl agored i niwed
• sut y byddwch yn sicrhau bod gan eich staff a’ch gwirfoddolwyr y sgiliau a’r wybodaeth i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol yn briodol
• sut y byddwch yn gwirio bod y polisi yn cael ei ddilyn a gweithredu os caiff ei dorri

1.4 Perthynas â pholisïau eraill

• sut mae’r polisi hwn yn rhyngweithio â’ch polisïau a’ch prosesau ar ddiogelu, risg, chwythu’r chwiban ac AD
• polisi’r elusen ar ddefnydd personol o gyfryngau cymdeithasol a allai gael effaith negyddol ar yr elusen (gallai hyn fod yn arwyddbost at eich polisi AD)

1.5 Ymateb i ddigwyddiadau

• pwy all ddileu cynnwys, ac o dan ba amgylchiadau
• pryd mae angen i chi a/neu eich staff uwch dîm gymryd rhan
• pan fydd angen adrodd am faterion i’r bwrdd ymddiriedolwyr llawn
• os, pryd a sut y byddwch yn ymateb i gwynion neu feirniadaeth ar gyfryngau cymdeithasol
• beth i’w wneud os byddwch yn derbyn negeseuon sarhaus gan gynnwys sut y byddwch yn cefnogi ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr os ydynt yn destun cam-drin ar-lein
• gwirio a oes angen i chi adrodd am ddigwyddiad difrifol i’r Comisiwn

Dylech osod dyddiad adolygu rheolaidd ar gyfer eich polisi. Dylech hefyd wirio ei fod yn gweithio’n effeithiol ar ôl unrhyw ddigwyddiad mawr.

Mae nifer o sefydliadau yn darparu templedi polisi cyfryngau cymdeithasol a all eich helpu i ddatblygu eich polisi eich hun.

2. Rheoli risgiau posibl wrth bostio cynnwys cyfryngau cymdeithasol

Gall pobl ymddwyn ar gyfryngau cymdeithasol, neu ymateb i feirniadaeth a gânt ar gyfryngau cymdeithasol, mewn ffyrdd na fyddent yn eu gwneud wrth siarad neu ysgrifennu at y cyhoedd.

Dylai eich polisi cyfryngau cymdeithasol, ynghyd â chyfathrebiadau a hyfforddiant priodol ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr, ei gwneud yn glir na ddylai eich elusen bostio na rhannu cynnwys sydd, neu a allai gael ei ystyried yn:

• niweidiol
• yn anghyson â diben eich elusen neu ddim er ei lles gorau
• yn torri’r gyfraith

Dylech sicrhau bod eich defnydd o’r cyfryngau cymdeithasol yn debygol o gydymffurfio ag unrhyw gyfreithiau perthnasol, er enghraifft:

• rheolau GDPR y DU ar gyhoeddi gwybodaeth neu ddata personol
• preifatrwydd (camddefnyddio gwybodaeth breifat neu ymyrryd â hawl person i breifatrwydd)
• gyfraith hawlfraint
• gyfraith difenwi
• amddiffyniad chwythwr chwiban
• cydraddoldeb a hawliau dynol gan gynnwys gwahaniaethu, erledigaeth, aflonyddu, a rhyddid mynegiant

Dylech hefyd fod yn ymwybodol o reolau neu unrhyw godau ymddygiad y llwyfannau rydych yn eu defnyddio. Mae hyn yn cynnwys risgiau sy’n gysylltiedig â lledaenu gwybodaeth ffug, yn enwedig os rhennir hyn gyda’r bwriad o gamarwain.

Gall cyhoeddi cynnwys penodol arwain at drosedd, sy’n fater i’r heddlu. Mae enghreifftiau o droseddau yn cynnwys cyfathrebiadau sy’n gyfystyr â throsedd casineb neu sy’n faleisus, yn fygythiol, yn anweddus neu’n sarhaus iawn.

Os ydych yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn cyd-destunau mwy peryglus, er enghraifft gydag unigolion sy’n agored i niwed neu wrth ymgyrchu ar bynciau dadleuol, efallai y byddwch am ystyried cael cyngor annibynnol gan berson â chymwysterau addas.

2.1 Beth i’w wneud am gynnwys problemus sy’n cael ei bostio neu ei rannu gan eich elusen

Disgwyliwn i chi feddwl yn ofalus am sut y byddwch yn delio â chynnwys problemus, gan gynnwys lle mae ymddiriedolwr wedi postio hwn. Rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau, er enghraifft trwy ofyn i’r ymddiriedolwr a bostiodd y cynnwys i adael y cyfarfod lle byddwch yn penderfynu ar eich ymateb.

Os yw’n ymddangos bod y gyfraith wedi’i thorri, dylai’r elusen weithredu ar unwaith gan gynnwys trwy ddileu neu ddileu’r cynnwys os yw hynny’n bosibl. Dylech fod yn glir sut y digwyddodd y toriad hwnnw ac ymateb yn unol â’ch polisïau cyfryngau cymdeithasol a/neu AD.

Dylech hefyd ystyried a oes angen i chi wneud datganiadau cyhoeddus cywirol. Gall fod yn rhesymol peidio â gwneud datganiadau o’r fath ond dylech gydbwyso hynny yn erbyn unrhyw risgiau o beidio â gwneud hynny.

Ystyriwch a ddylid riportio digwyddiad i’r Comisiwn os yw wedi achosi niwed neu golled sylweddol i’ch elusen neu’r bobl y mae’n eu helpu. Dysgwch fwy am yr hyn rydym yn ei olygu wrth niwed neu golled sylweddol ac am adrodd am ddigwyddiadau difrifol.

2.2 Beth i’w wneud am gynnwys problemus sy’n cael ei bostio neu ei rannu gan eich elusen

Mae ymddiriedolwyr, gweithwyr neu wirfoddolwyr yn rhydd i bostio neu rannu cynnwys personol a safbwyntiau ar eu cyfrifon cyfryngau cymdeithasol eu hunain.

Weithiau mae risgiau y caiff swyddi unigolyn eu dehongli fel rhai sy’n adlewyrchu rhai’r elusen. Er enghraifft, gallai ymddiriedolwr, gweithiwr neu wirfoddolwr bostio cynnwys amhriodol:

• trwy ddefnyddio cyfrif personol lle gallant fod yn gysylltiedig â’r elusen, naill ai trwy gymysgu cynnwys personol a phroffesiynol neu oherwydd eu bod yn nodi eu gweithle neu rôl
• trwy ddefnyddio cyfrif cwbl bersonol y gellid yn rhesymol ei gysylltu â rôl y person yn yr elusen

Fel ymddiriedolwr rydych chi’n gyfrifol am nodi a rheoli risgiau fel hyn, er enghraifft trwy fod yn glir beth yw eich rheolau, a allai gael eu nodi yn eich polisïau cyfryngau cymdeithasol a/neu adnoddau dynol. Nid yw hyn wedi’i fwriadu i atal defnydd personol o gyfryngau cymdeithasol ond i helpu i egluro’r meysydd hynny lle gallai fod gan yr elusen bryder cyfreithlon fel y cyflogwr.

Os yw cynnwys personol wedi dod â sylw negyddol i’r elusen, ystyriwch pa gamau y gallwch eu cymryd yn seiliedig ar ba mor broblemus yw’r cynnwys a’r hyn y mae eich polisi yn ei ddweud.

Os ydych yn gweithio gyda sefydliadau partner, dylech leihau’r risg y bydd eich elusen yn cael ei chysylltu’n ormodol â sylwadau a wneir ganddynt. Darllenwch ein canllawiau ar weithio’n agos gyda sefydliadau anelusennol.

2.3 Beth i’w wneud am gynnwys problemus gan drydydd partïon ar eich cyfryngau cymdeithasol

Gall hwyluso sylwadau gan eraill ar eich cyfryngau cymdeithasol fod yn ffordd werthfawr i’r elusen glywed yn uniongyrchol gan gefnogwyr, buddiolwyr a’r cyhoedd ehangach ac ymgysylltu â nhw. Mae llwyfannau gwahanol yn galluogi gwahanol raddau o reolaeth a chymedroli.

Ond mae hefyd yn golygu y gallai eraill bostio cynnwys amhriodol neu anghyfreithlon ar gyfryngau cymdeithasol yr elusen, neu drwy grwpiau a fforymau cysylltiedig.

Os yw rhywun y tu allan i’r elusen wedi postio cynnwys problemus, dylech ystyried:

• pa gamau y dylech eu cymryd, yn seiliedig ar ba mor broblemus yw’r cynnwys a’r hyn y mae eich polisi yn ei ddweud. Bydd hyn yn eich helpu i gydymffurfio â chyfreithiau perthnasol ac â’ch rheolau eich hun
• os ydych yn dymuno adrodd hyn i’r platfform i wahardd neu rwystro defnyddwyr rhag ymgysylltu ymhellach â’ch elusen
• cymryd cyngor cyfreithiol ac adrodd am faterion i’r heddlu lle bo’n briodol. Er enghraifft, os oes risg sylweddol i’ch diogelwch personol chi, gweithiwr, gwirfoddolwr neu fuddiolwr
• os mae eich elusen yn elwa o ddefnyddio offer (neu adolygu’r offer rydych chi’n eu defnyddio) a all eich helpu i gymedroli cynnwys, gan gynnwys rheoli pwy all wneud sylwadau, a gosodiadau i guddio neu ddileu sylwadau gan ddefnyddwyr penodol. Gall hyn gynnwys cymedroli sylwadau cyn eu cyhoeddi

3. Ymwneud â phynciau dadleuol

Gall eich elusen ymgysylltu ar bynciau emosiynol neu ddadleuol os yw hyn yn ffordd o gyflawni ei diben elusennol a’i fod er lles gorau’r elusen.

Dylech gynllunio’n briodol, er enghraifft ystyriwch:

• y risgiau i’r elusen, gan gynnwys ei henw da, a’r camau y gallwch eu cymryd i liniaru’r rhain. Mae’r rhain yn cynnwys hysbysu rhanddeiliaid allweddol o’ch cynlluniau a meddwl am sut y gall ymddygiad yr elusen ar gyfryngau cymdeithasol helpu i reoli beirniadaeth bosibl (er enghraifft trwy ymddwyn gyda goddefgarwch a pharch)
• yr effaith ar eich adnoddau a staff, er enghraifft derbyn nifer sylweddol o gwynion neu sylw negyddol
• a yw eich proses gwyno yn addas at y diben
• rheolau neu reoliadau eraill a allai fod yn berthnasol, er enghraifft rheolau ar hysbysebu a darlledu a weinyddir gan yr Awdurdod Safonau Hysbysebu (ASA)

4. Ymgyrchu neu weithgarwch gwleidyddol ar y cyfryngau cymdeithasol

Gall elusennau ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol i gymryd rhan mewn ymgyrchu a gweithgareddau gwleidyddol.

Fodd bynnag, mae rheolau ychwanegol yn berthnasol i ymgyrchu a gweithgarwch gwleidyddol elusennau, a nodir yn ein canllaw ymgyrchu a gweithgarwch gwleidyddol. Felly, os ydych yn bwriadu ymgyrchu neu weithgarwch gwleidyddol ar gyfryngau cymdeithasol, yn ogystal ag ystyried y pwyntiau yn yr adran flaenorol, gwnewch yn siŵr:

• bod pawb sy’n gysylltiedig yn gwybod y rheolau a nodir yn ein canllawiau ar ymgyrchu a gweithgarwch gwleidyddol
• rydych yn cymryd gofal arbennig yn ystod cyfnodau o etholiadau

Gallwch ddefnyddio ein harweiniad gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud ystyriaeth briodol cyn i chi ddechrau, a pharhau i asesu’r risgiau. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw cofnodion ysgrifenedig i helpu i ddangos sut y daethoch i’ch penderfyniadau.

5. Codi arian ar y cyfryngau cymdeithasol

Mae’r Cod Ymarfer Codi Arian yn berthnasol i godi arian ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol. Mae’r Cod yn amlinellu’r rheolau cyfreithiol sy’n berthnasol i godi arian a’r safonau a luniwyd i sicrhau bod codi arian yn agored, yn onest ac yn barchus. Mae’r Comisiwn yn disgwyl i bob elusen sy’n codi arian gydymffurfio’n llawn â’r Cod.

Darllenwch ganllaw Charity fundraising: a guide to trustee duties (CC20)

6. Bod yn ddiogel ar-lein

Mabwysiadwch brosesau sy’n eich helpu i reoli mynediad at gyfrifon cyfryngau cymdeithasol eich elusen a rheoli eich diogelwch cyfryngau cymdeithasol, gan gynnwys beth i’w wneud os bydd rhywun na ddylai gael mynediad at gyfrifon yr elusen.

Byddwch yn ymwybodol bod eraill yn creu cyfrifon ffug ar eich cyfer chi neu’ch elusen, a all ddigwydd p’un a ydych yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol ai peidio. Gellir rhannu cynnwys amhriodol o’r cyfrifon ffug hyn.

Gwybod sut i’w hadnabod a rhoi gwybod amdanynt i’r llwyfan cyfryngau cymdeithasol.

Darllenwch ganllaw ‘Small Charity Guide’ a’r ‘Social Media and how to use it safely’ a gynhyrchwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol, sy’n ymdrin ag amrywiol agweddau ar seiberddiogelwch.