Canllawiau

Penderfynwch chi: ymddiriedolwyr elusen a gwneud penderfyniadau

Diweddarwyd 14 June 2023

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Cyflwyniad

1.1 Am beth mae’r canllaw hwn a phwy ddylai ei ddarllen?

Mae’r canllaw hwn yn esbonio yn fanwl sut y dylai’r ymddiriedolwyr elusen fynd ati i wneud penderfyniadau sy’n effeithio ar eu helusen. Am grynodeb cyflym, gweler Cyfarfodydd Elusennau: gwneud penderfyniadau a phleidleisio.

Dylai’r egwyddorion yn y canllaw hwn lywio ymagwedd yr ymddiriedolwyr at wneud penderfyniadau yn gyffredinol. Mae’n bwysig eu dilyn wrth wneud penderfyniadau arwyddocaol neu strategol, megis y rhai sy’n effeithio ar fuddiolwyr, asedau neu gyfeiriad yr elusen yn y dyfodol. Nid yw’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i ymddiriedolwyr eu dilyn gam wrth gam ar gyfer penderfyniadau llai pwysig.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am rai o’r pethau cyfreithiol ac ymarferol y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr eu gwneud i sicrhau bod y penderfyniadau yn cael eu gwneud a’u cofnodi’n briodol.

Mae’r canllaw hwn yn gymwys i ymddiriedolwyr pob elusen yng Nghymru a Lloegr, yn gofrestredig, yn anghofrestredig neu wedi’u hesgusodi. Mae hyn yn cynnwys ymddiriedolwyr elusennau corfforedig.

1.2 Ymddiriedolwyr a gwneud penderfyniadau - cyflwyniad a chrynodeb

Beth yw’r egwyddorion ar gyfer ymddiriedolwyr sy’n gwneud penderfyniadau?

Gofyniad cyfreithiol: dyma’r egwyddorion y mae’r llysoedd wedi’u datblygu ar gyfer adolygu penderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan ymddiriedolwyr. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr:

• weithredu o fewn eu pwerau
• gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles yr elusen
• sicrhau bod digon o wybodaeth ganddynt
• rhoi sylw i’r holl ffactorau perthnasol
• anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol
• rheoli gwrthdaro buddiannau
• gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud

Mae’n rhaid iddynt allu dangos sut y maent wedi dilyn yr egwyddorion hyn. Mae’r comisiwn yn esbonio’r egwyddorion yn fwy manwl yn adran 2 o’r canllaw hwn.

Mae’r egwyddorion yn rhyng-ddibynnol. Er enghraifft, mae rheoli gwrthdaro buddiannau hefyd yn rhan o ddefnyddio gweithdrefnau cywir, gweithredu mewn ewyllys da ac anwybyddu ffactorau amherthnasol. Gallwch fod yn hyderus bod eich penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai fod yn rhesymol i gorff ymddiriedolwyr eu gwneud dim ond os ydych wedi dilyn yr egwyddorion eraill.

Bydd dilyn egwyddorion arfer da wrth lywodraethu hefyd yn helpu i wneud penderfyniadau effeithiol a sicrhau bod yr elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith.

1.3 Pam mae hi’n bwysig dilyn y canllaw hwn?

Mae elusennau yn annibynnol. Mae’r ymddiriedolwyr yn gyfrifol am lywodraethu’r elusen a gwneud penderfyniadau ynghylch sut y dylai gael ei rhedeg. Mae gwneud penderfyniadau yn un o’r rhannau pwysicaf o rôl ymddiriedolwyr.

Mae rhai penderfyniadau yn syml, ond gall eraill fod yn gymhleth neu’n bellgyrhaeddol eu canlyniadau. Gall ymddiriedolwyr fod yn hyderus ynghylch gwneud penderfyniadau os ydynt yn deall eu rôl a’u cyfrifoldebau, gwybod sut i wneud penderfyniadau effeithiol a bod yn barod i fod yn atebol i bobl sydd â budd yn eu helusen.

Ni all y comisiwn redeg elusennau neu weithredu ar ran ymddiriedolwyr. Mae’n disgwyl i ymddiriedolwyr wneud y penderfyniadau gorau y gallant ar gyfer eu helusen, yn ymddiried ynddynt i wneud hynny a’u cefnogi. Os oes modd, bydd y comisiwn yn helpu ymddiriedolwyr i fynd yn ôl ar y trywydd iawn os yw rhywbeth yn mynd o’i le er gwaethaf eu hymdrechion gorau. Bydd y comisiwn yn defnyddio ei bwerau rheoleiddio pan, yn unol â’i fframwaith risg, mae’n penderfynu ei fod yn briodol i wneud hynny.

Bydd dilyn egwyddorion gwneud penderfyniadau yn:

• helpu ymddiriedolwyr i sicrhau eu bod yn gweithredu o fewn eu pwerau a’r gyfraith elusennau
• cynnig modd i ymddiriedolwyr gael eu had-dalu gan yr elusen am gostau a threuliau gweithredu ar y penderfyniad
• helpu’r ymddiriedolwyr i ddangos eu bod wedi gweithredu’n briodol
• helpu i ddiogelu ymddiriedolwyr os aiff rhywbeth o’i le

Os nad yw’r ymddiriedolwyr yn dilyn egwyddorion gwneud penderfyniadau:

• gallant fod yn gyfrifol am golled ariannol neu niwed i enw da’r elusen
• gallai eu penderfyniad fod yn annilys, neu efallai y bydd rhaid ei wrthdroi
• gall yr elusen fod yn agored i’r risg o gamau cyfreithiol, a gallan nhw fod ag atebolrwydd personol
• efallai y bydd rhaid i’r comisiwn weithredu a defnyddio ei bwerau i warchod eiddo’r elusen ac unioni pethau

Beth arall ddylai ymddiriedolwyr ei ystyried wrth wneud penderfyniadau?

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau mewn ffordd sy’n bodloni gofynion y gyfraith elusennau a’u dogfen lywodraethol. Mae hyn yn cynnwys:

• dilyn unrhyw ofynion penodol yn y ddogfen lywodraethol ynghylch gwneud penderfyniadau a chynnal cyfarfodydd
• gwneud penderfyniadau ar y cyd (gyda’i gilydd), gan sicrhau bod cyfle gan bob ymddiriedolwr i gymryd rhan
• os ydynt yn defnyddio pwˆ er i wneud penderfyniadau y tu allan i gyfarfod, dilyn darpariaethau’r pwˆ er hwn yn gaeth
• os ydynt yn dirprwyo i staff neu is-bwyllgorau, cael gweithdrefnau adrodd a llinellau atebolrwydd clir a chadarn yn eu lle
• cofnodi penderfyniadau yn briodol, gan sicrhau nad oes unrhyw amheuaeth ynghylch beth gafodd ei benderfynu a phryd

I gael rhagor o fanylion, gweler adran 3 y canllaw hwn sydd hefyd yn esbonio beth i’w wneud os yw ymddiriedolwr yn anghytuno â phenderfyniad, a sut y gall aelodau a gweithwyr gymryd rhan wrth wneud penderfyniadau.

Pryd mae’n rhaid i ymddiriedolwyr ofyn i’r comisiwn am gyngor?

Gall ymddiriedolwyr gael cyngor neu arweiniad i lywio eu penderfyniadau o amryw o ffynonellau, gan gynnwys gwefan GOV.UK. Dylai ymddiriedolwyr deimlo’n hyderus ynghylch dilyn ei ganllawiau a’u cymhwyso i’w sefyllfa nhw; nid oes rhaid iddynt wirio eu dealltwriaeth gyda’r comisiwn.

Mae rhai sefyllfaoedd pan fydd rhaid i ymddiriedolwyr gysylltu â’r comisiwn, oherwydd gall roi’r cyngor neu’r caniatâd sydd ei angen arnynt, neu oherwydd ei fod er lles yr elusen i ofyn am gyngor arbenigol. Mae adran 3.8 y canllaw hwn yn esbonio mwy am y sefyllfaoedd hyn, a ble i gael rhagor o wybodaeth.

1.4 Rhai termau a ddefnyddir yn y canllaw hwn

Mae’r gair ‘rhaid’ yn cael ei ddefnyddio pan fydd gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Mae ‘dylai’ yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y canllawiau arfer da lleiaf y dylech eu dilyn oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

Deddf Elusennau: mae’n golygu Deddf Elusennau 2011.

Buddiolwr neu fuddiolwyr: mae’n golygu unigolyn neu grwˆ p o bobl sy’n gymwys i elwa o waith elusen. Fel rheol diffinnir grwˆ p buddiolwyr posibl elusen yn ei dogfen lywodraethol. Bydd rhai elusennau’n galw eu buddiolwyr yn gleientiaid neu’n ddefnyddwyr gwasanaeth.

Dogfen lywodraethol: mae’n golygu’r ddogfen gyfreithiol sy’n amlinellu amcanion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei gweinyddu. Fel arfer mae’n weithred ymddiriedolaeth, yn gyfansoddiad neu’n erthyglau cymdeithasu. Fel arall gallai fod yn ewyllys, yn drawsgludiad, yn ewyllys, yn Siarter Frenhinol, yn Gynllun y Comisiwn, neu’n ddogfen ffurfiol arall.

Ymddiriedolwr yw ymddiriedolwr elusen: ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am lywodraethu’r elusen. Maen nhw’n penderfynu ar ei strategaeth ac yn cyfeirio sut y caiff ei rheoli. Gallant gael eu galw’n ymddiriedolwyr, y bwrdd, ymddiriedolwyr rheoli, y pwyllgor rheoli, llywodraethwyr, cyfarwyddwyr neu’n enw arall. Mae’r Ddeddf Elusennau yn eu diffinio fel ymddiriedolwyr oherwydd eu cyfrifoldeb.

Ymddiriedolwr proffesiynol: mae’n golygu rhywun (e.e. cyfreithiwr neu gyfrifydd) sy’n ymddiriedolwr fel rhan o’i fusnes neu broffesiwn. Byddai hefyd yn cynnwys ymddiriedolwr sydd (neu’n sy’n honni fod ganddo neu ganddi) wybodaeth arbenigol neu brofiad o rywbeth.

Gweithredu er lles (gorau’r) elusen: mae’n golygu er lles (gorau) cyflawni amcanion yr elusen, nawr ac yn y dyfodol. Nid yw’n golygu er lles yr elusen ei hun (nid yw elusennau yn bodoli er mwyn parhau eu hunain). Nid yw’n golygu buddiannau personol ei hymddiriedolwyr, ei staff neu ei haelodau ychwaith.

Eiddo: mae’n golygu asedau elusen, gan gynnwys tir ac adeiladau, arian, buddsoddiadau, cerbydau ac offer.

Unigolyn rhesymol (weithiau’n cael ei alw’n unigolyn â phen busnes da): prawf yw hwn yn seiliedig ar yr hyn y byddai’r llysoedd yn ei ddisgwyl i unigolyn gwybodus a chyfrifol ei wneud mewn sefyllfa. Gweithio’n ‘rhesymol’ yw gweithredu yn y ffordd hon.

Unigolyn neu ymgynghorydd cymwysedig addas: mae’n golygu rhywun y gallai fod yn rhesymol i’r ymddiriedolwyr ddisgwyl iddo/iddi fod yn gymwys i’w cynghori ar fater arbennig. Mae hyn yn cynnwys cynghorwyr proffesiynol (megis cyfreithwyr, cyfrifwyr a syrfewyr). Gallai hefyd gynnwys aelod o staff yr elusen, ymddiriedolwr cymwysedig proffesiynol neu gynghorydd o gorff mantell neu elusen arall.

Rhanddeiliaid: rhanddeiliaid yw pobl sydd â budd yn yr elusen. Gallai hyn gynnwys buddiolwyr, cefnogwyr, aelodau, staff a noddwyr.

2. Yr egwyddorion ar gyfer gwneud penderfyniadau da - yn fwy manwl

Mae’r adran hon yn esbonio yn fwy manwl egwyddorion gwneud penderfyniadau sydd wedi’u crynhoi yn adran 1.2.

2.1 Sut mae ymddiriedolwyr yn gweithredu o fewn eu pwerau?

Gofyniad cyfreithiol: mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau sy’n cyd-fynd ag amcanion a phwerau eu helusen yn unig. Daw’r pwerau hyn o’r gyfraith a dogfen lywodraethol yr elusen. Os nad yw’r ymddiriedolwyr yn siwˆ r am eu pwerau dylent geisio cyngor gan y comisiwn (gan gynnwys drwy ddarllen ei ganllaw) neu gan unigolyn cymwysedig addas.

Gall fod amodau neu gyfyngiadau ynghlwm wrth rai pwerau, neu gallant bennu sut y mae’n rhaid i’r elusen weithredu. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr ddilyn unrhyw amodau neu weithdrefnau sy’n gymwys i bwˆ er. Ni all ymddiriedolwyr ddefnyddio pwerau at ddibenion na chawsant eu bwriadu ar eu cyfer, er enghraifft, i osgoi rheol arall yn eu dogfen lywodraethol. Byddai camddefnyddio pwˆ er yn fwriadol yn cael ei ystyried yn torri eu dyletswydd i weithredu mewn ewyllys da (gweler adran 2.2).

Mae gweithdrefnau cywir yn cynnwys gwirio bod yr ymddiriedolwyr wedi cael eu penodi’n briodol ac yn gallu gweithredu yn unol â’r gyfraith elusennau a’r ddogfen lywodraethol. Gweler adrannau 5.3 a 5.4 o’r Ymddiriedolwr hanfodol (CC3).

Mae hefyd yn cynnwys adnabod a rheoli gwrthdaro buddiannau ac, os oes angen, cael caniatâd gan y comisiwn ar gyfer gwrthdaro buddiannau neu fudd i ymddiriedolwr (neu rywun sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr). Gweler canllaw’r comisiwn Rheoli gwrthdaro buddiannau yn eich elusen.

2.2 Beth mae’n ei olygu i weithredu mewn ewyllys da?

Ystyr ‘ewyllys da’ yw bwriad neu gymhellion dilys, gonest i wneud y peth iawn, er lles yr elusen. Mewn gwrthgyferbyniad, y gwrthwyneb fyddai mewn ewyllys drwg. Gallai ewyllys drwg gynnwys:

• gweithredu mewn ffordd nad oedd yr ymddiriedolwyr yn credu o fod yn onest ei bod er lles yr elusen
• rhoi budd bwriadol i rywun mewn ffordd sydd heb fod er lles yr elusen
• defnyddio pwˆ er yn fwriadol at ddiben nad oedd wedi’i fwriadu ar ei gyfer

Os yw ymddiriedolwyr wedi gweithredu mewn ewyllys drwg

• efallai na fydd hawl ganddynt adennill o’r elusen unrhyw dreuliau cysylltiedig a ddaeth i’w rhan
• gallai eu penderfyniad gael ei herio yn y gyfraith (gweler adran 4.2)
• efallai y bydd rhaid i’r comisiwn weithredu (gweler adran 4.3)
• efallai y bydd rhaid i’r ymddiriedolwyr ad-dalu’r elusen am unrhyw golledion y maent wedi’u hachosi (gweler adran 4.4)

2.3 Sut mae ymddiriedolwyr yn sicrhau bod digon o wybodaeth ganddynt?

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr allu dangos bod eu penderfyniadau yn seiliedig ar dystiolaeth ddigonol a phriodol. Bydd yr hyn y mae hyn yn ei olygu yn ymarferol yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Mae’n cynnwys penderfynu p’un ai i geisio cyngor gan unigolyn cymwysedig addas. Gall ffactorau megis:

• y gost neu’r gwerth dan sylw
• cymhlethdod y mater
• unrhyw bwnc dadleuol sy’n effeithio ar y mater
• effaith y penderfyniad
• pa mor bellgyrhaeddol mae’r penderfyniad, ac
• a oes angen gwneud y penderfyniad ar frys
• gael effaith ar yr hyn sy’n ddigonol yn yr amgylchiadau

Byddai’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ddarllen unrhyw ganllawiau perthnasol ac ystyried sut y mae’n gymwys i’w amgylchiadau.

Un ffordd y gall ymddiriedolwyr gael gwybodaeth briodol yw gwneud asesiadau risg - a’u diweddaru’n gyson. Gall canllaw’r comisiwn ar Elusennau a rheoli risg (CC26) helpu. Mae’n esbonio’r gwahanol fathau o risgiau y gall elusennau eu hwynebu, ffyrdd gwahanol o reoli risgiau, sut i adnabod ac asesu risgiau, a gwybodaeth arall y gall fod ei hangen ar ymddiriedolwyr.

Er enghraifft, pe bai ymddiriedolwyr yn prynu tir, byddent am wybod ei werth, manylion unrhyw ganiatâd cynllunio sydd ei angen, unrhyw atgyweiriadau neu addasiadau angenrheidiol, unrhyw gyfyngiadau ar ei ddefnydd ac ati. Mae’r Comisiwn yn argymell yn gryf bod yr ymddiriedolwyr yn cael adroddiad gan gynghorydd dynodedig a chyngor gan gyfreithiwr i’w helpu i brynu.

Dylai ymddiriedolwyr sy’n ceisio cyngor wneud yr hyn a allant i sicrhau fod digon o arbenigedd gan eu cynghorydd a bod gwybodaeth ddigonol a chywir ganddynt am y mater. Er bod yr ymddiriedolwyr yn parhau’n gyfrifol am y penderfyniad y maent yn ei wneud, os ydynt wedi ystyried a gweithredu ar gyngor priodol, mae hyn yn debygol o’u gwarchod.

Nid yw’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr weld i’r dyfodol. Mae’n ymwneud â’r hyn y gallai fod yn rhesymol iddynt wybod, neu ei ganfod ar y pryd. Os aiff rhywbeth o’i le neu os caiff penderfyniad ei herio, mae’r llysoedd a’r comisiwn yn ystyried y ffaith nad yw’r rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn arbenigwyr cyfreithiol neu dechnegol.

Dylai cofnodion, adroddiadau neu gofnodion ffurfiol eraill ddangos, os yw’n briodol, sut y cafodd yr ymddiriedolwyr wybodaeth a chyngor, a’r dewisiadau a gafodd eu harchwilio.

Weithiau gall fod yn ddefnyddiol i ymgynghori â rhanddeiliaid am benderfyniadau pwysig. Dylai’r bobl sy’n cael eu hymgynghori fod yn glir y bydd y penderfyniad terfynol yn cael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr, ond o’i gynnal yn dda, gall ymgynghoriad helpu:

• ymddiriedolwyr i wneud penderfyniadau gwybodus, gan ystyried barn pobl eraill ac asesu effaith eu penderfyniad arfaethedig
• y rhai sy’n cael eu heffeithio’n uniongyrchol i gymryd rhan yn y penderfyniadau sy’n effeithio arnynt
• dangos bod y cynigion yn agored ac yn dryloyw, sy’n arbennig o bwysig pan fyddant yn cael effaith arwyddocaol (megis tynnu gwasanaeth yn ôl)
• elusen yn dangos ei fod yn gwrando ac yn ymateb i sylwadau a phryderon wrth wneud penderfyniadau

2.4 Beth mae’n ei olygu i roi sylw i’r holl ffactorau perthnasol?

Gall fod amryw o ffactorau i’w hystyried yn dibynnu ar yr amgylchiadau a phwysigrwydd y penderfyniad. Mewn rhai amgylchiadau, efallai y bydd yr ymddiriedolwyr am geisio cyngor ar eu cyfrifoldebau. Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gallai ffactorau perthnasol gynnwys, er enghraifft:

1. Ydy’r penderfyniad arfaethedig er lles gorau’r elusen? (Mae hyn bob amser yn debygol o fod yn ystyriaeth allweddol.)

2. Os yw’r penderfyniad arfaethedig yn effeithio ar weithgareddau’r elusen, a yw’n cyfateb ag amcanion yr elusen?

3. Ydy’r ymddiriedolwyr wedi ystyried canllawiau budd cyhoeddus y comisiwn?

4. Oes gan yr ymddiriedolwyr yr holl bwerau y mae eu hangen arnynt i wneud a gweithredu ar y penderfyniad?

5. Oes unrhyw ddewisiadau eraill i’w hystyried?

6. Oes digon o gyngor proffesiynol neu arbenigol gan yr ymddiriedolwyr i’w galluogi i wneud penderfyniad gwybodus? Os ydynt yn cynnig peidio â’i ddilyn, pam ei fod er lles gorau’r elusen i beidio â gwneud hynny?

7. Beth yw risgiau/manteision y penderfyniad arfaethedig?

8. Sut gallai hyn effeithio ar enw da’r elusen? Oes unrhyw gamau y dylai’r elusen eu cymryd i reoli neu leddfu risgiau i’w henw da?

9. Fydd y penderfyniad yn effeithio ar allu’r elusen i hyrwyddo ei diben yn effeithiol yn y dyfodol? Os bydd yn cael effaith negyddol, oes modd ei gyfiawnhau o hyd fel penderfyniad sydd er lles yr elusen?

10. Oes gan yr elusen ddigon o gronfeydd i gyflawni’r penderfyniad a pharhau ar ôl gweithredu?

11. Os yw’r ymddiriedolwyr wedi ymgynghori â rhanddeiliaid yr elusen, beth maen nhw wedi’i ddysgu o’r ymgynghoriad hwnnw? Faint o ystyriaeth ddylen nhw eu rhoi i farn rhanddeiliaid?

12. Os yw’r ymddiriedolwyr yn ymrwymo i benderfyniad arfaethedig, fydd unrhyw gyfle i dynnu’n ôl ar adeg diweddarach heb fynd i gostau neu gael cosbau na ellir eu fforddio?

Dylai cofnodion neu gofnodion ffurfiol eraill ddangos bod yr ymddiriedolwyr wedi ystyried y materion hyn. Dylai’r cofnod ysgrifenedig fod yn ddigonol i alluogi rhywun i ddeall y materion, y penderfyniad a’r rhesymau drosto.

Efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ailystyried o bryd i’w gilydd a yw penderfyniad yn parhau i fod er lles gorau’r elusen. Gall hyn fod yn arbennig o bwysig yn ystod prosiect neu weithgaredd parhaus lle y gall yr amgylchiadau newid dros amser.

2.5 Sut mae ymddiriedolwyr yn adnabod y ffactorau amherthnasol?

Gofyniad cyfreithiol: mae’n rhaid i ymddiriedolwyr benderfynu beth sy’n berthnasol neu’n amherthnasol yn yr amgylchiadau. Dylen nhw bob amser ystyried amcanion yr elusen a beth y mae’n ceisio ei gyflawni. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud y penderfyniadau gorau y gallant yn seiliedig ar wybodaeth gadarn. Ni ddylent adael i ragfarnau personol liwio eu barn; byddai gwneud hynny yn dor-ddyletswydd (gweler 3.2 a 4.2).

Rhai enghreifftiau o ystyriaethau amherthnasol:

Roedd ymddiriedolwyr yn gwerthu tir oedd yn fwy nag anghenion eu helusen. Nid oedden nhw’n hoffi’r cynigiwr uchaf a derbyniwyd y cynnig uchaf nesaf. Roedden nhw wedi caniatáu i’w rhagfarnau personol effeithio ar eu barn, a chollodd yr elusen arian o ganlyniad. Nid oedd penderfyniad yr ymddiriedolwyr yn seiliedig ar unrhyw bryder gwrthrychol, megis risg canfyddadwy i enw da’r elusen.

Cafodd elusen lleddfu caledi ariannol gynnig sylweddol gan ddatblygwr oedd am brynu tir roedd yr elusen yn ei osod i gynhyrchu ei hincwm. Roedd gwrthwynebiad lleol i ddatblygu’r safle ar sail cadwraeth. Roedd rhaid i’r ymddiriedolwyr ddiystyru’r gwrthwynebiadau hyn oherwydd nid oeddent yn berthnasol i amcanion yr elusen. (Fodd bynnag, efallai y byddai wedi bod rhaid iddynt ystyried a oedd unrhyw risg o gyhoeddusrwydd niweidiol neu golli hyder neu gymorth gan bartneriaid neu noddwyr lleol, a beth fyddai bosibl effaith hynny.)

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr sy’n penderfynu pa gyflenwr i’w ddefnyddio ar gyfer gwasanaeth arbennig bwyso a mesur yn wrthrychol y gwahanol ddewisiadau a phenderfynu p’un sy’n cynrychioli’r fargen orau i’r elusen. Ni ddylent gael eu dylanwadu gan yr effaith y gallai eu penderfyniad ei chael ar ffrind agos neu fusnes perthynas.

2.6 Sut mae ymddiriedolwyr yn sicrhau bod eu penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud?

Gofyniad cyfreithiol: mewn unrhyw sefyllfa mae’n debygol o fod mwy nag un opsiwn y gallai’r ymddiriedolwyr ei ddewis.

Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr benderfynu pa opsiwn sydd er lles gorau’r elusen. Ni all y llysoedd a’r comisiwn benderfynu a oedd penderfyniad yr ymddiriedolwyr yn ‘gywir’, neu’r ‘penderfyniad gorau’ neu beidio. Gall y comisiwn ystyried a oedd y penderfyniad o fewn yr ystod o benderfyniadau y byddai’n rhesymol i gorff ymddiriedolwyr ei wneud, ac a yw’r ymddiriedolwyr wedi dilyn prosesau priodol a’r egwyddorion yn y canllaw hwn.

Dylai ymddiriedolwyr adnabod yr opsiynau sydd ar gael iddynt. Dylent neilltuo amser i sefyll yn ôl o’u penderfyniad ac ystyried:

• ydyn nhw wedi rhoi digon o amser ac ystyriaeth i’r penderfyniad hwn
• ydyn nhw wedi colli unrhyw beth
• ydyn nhw wedi cymryd ac ystyried cyngor proffesiynol neu arbenigol arall neu wedi darllen unrhyw ganllawiau perthnasol os dylen nhw fod wedi gwneud hynny, ac os nad ydynt wedi dilyn y cyngor neu’r canllaw, a ellir cyfiawnhau hyn
• ydy hwn yn fath o benderfyniad y byddai buddiolwyr neu gefnogwyr yr elusen yn ei ddisgwyl i’r ymddiriedolwyr ei wneud (ac os na, faint o bwysau ddylai’r ymddiriedolwyr eu rhoi i’r barnau hyn)
• all yr ymddiriedolwyr gyfiawnhau’r penderfyniad yn yr amgylchiadau
• allai’r penderfyniad hwn fod yn anghyson â’r penderfyniadau y mae’r ymddiriedolwyr wedi’u gwneud yn y gorffennol, ac os felly, all y gwahaniaeth mewn ymagwedd gael ei esbonio
• pa sail allai unrhyw un ei chael dros ddweud bod yr ymddiriedolwyr wedi gweithredu’n afresymol

Mae’r graddau y mae angen iddynt wneud hyn yn amlwg yn dibynnu ar arwyddocâd ac effaith bosibl y penderfyniad i’r elusen.

3. Pethau eraill i’w hystyried

Mae’r adran hon yn edrych ar rai o’r agweddau cyfreithiol ac ymarferol ar y penderfyniadau y mae ymddiriedolwyr yn eu gwneud. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniadau mewn ffordd sy’n bodloni gofynion y gyfraith elusennau a’u dogfen lywodraethol. Mae’n rhaid i benderfyniadau gael eu cofnodi’n briodol, ac felly nid oes unrhyw amheuaeth ynghylch beth gafodd ei benderfynu.

3.1 Oes rhaid i bob un o’r ymddiriedolwyr gymryd rhan wrth wneud penderfyniad?

Gofyniad cyfreithiol: mae dyletswydd ar ymddiriedolwyr i wneud penderfyniadau ‘ar y cyd’ (gyda’i gilydd). Fel arfer nid yw’n golygu bod rhaid i bob un o’r ymddiriedolwyr gytuno, neu fod modd gwneud penderfyniad dim ond os yw pob ymddiriedolwr yn cymryd rhan. Ar gyfer y rhan fwyaf o benderfyniadau mae’n golygu bod:

• dyletswydd ar bob un o’r ymddiriedolwyr i gymryd rhan yn y broses gwneud penderfyniad (oni bai bod gwrthdaro buddiannau ganddynt)*
• mae’n rhaid i’r broses gwneud penderfyniad gydymffurfio â’r gweithdrefnau yn y ddogfen lywodraethol (e.e. ynghylch cworwm, pleidleisio, mwyafrif digonol, pwˆ er digonol i wneud penderfyniadau y tu allan i gyfarfodydd ffurfiol ac ati)
• dylai fod hawl gan bob ymddiriedolwr sy’n cymryd rhan yn y penderfyniad i ofyn cwestiynau a mynegi eu barn
• pan fydd penderfyniad wedi cael ei wneud, mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr gefnogi a gweithredu ar y penderfyniad hwnnw (gweler 3.3 ar gyfer achosion pan fydd ymddiriedolwyr yn anghytuno â phenderfyniad)

*Wrth gwrs, weithiau ni fydd ymddiriedolwr ar gael ar gyfer cyfarfod neu benderfyniad arbennig. Ond bydd ymddiriedolwr sy’n absennol yn parhau i rannu cyfrifoldeb am y penderfyniad y mae’r ymddiriedolwyr eraill yn ei wneud.

Mae’n rhan o rôl ymddiriedolwr i arfer barn annibynnol, holi’n adeiladol a herio cynigion. Ni ddylai unrhyw un allu cyfarwyddo’r ymddiriedolwyr neu yrru penderfyniadau trwyddo heb drafodaeth. Nid yw ymddiriedolwyr sy’n gohirio barn a phenderfyniadau un person yn cyflawni eu dyletswyddau.

Gall dogfen lywodraethol elusen ei gwneud hi’n ofynnol i bob ymddiriedolwr gytuno ar rai penderfyniadau. (Er enghraifft, os yw penderfyniadau’n gallu cael eu gwneud drwy benderfyniad ysgrifenedig heb gyfarfod, efallai y bydd rhaid i bob ymddiriedolwr gytuno). Mae dogfennau llywodraethol rhai elusennau yn darparu ar gyfer gwneud penderfyniad drwy gonsensws yn hytrach na phleidleisio (sy’n golygu nad yw unrhyw un sy’n cymryd rhan yn gwrthod y penderfyniad terfynol).

3.2 Oes rhaid i benderfyniadau gael eu gwneud mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr?

Gofyniad cyfreithiol: fel arfer mae’n rhaid i ymddiriedolwyr wneud penderfyniad mewn cyfarfodydd sydd wedi cael eu galw’n briodol.

Yr unig eithriad yw pan fydd:

• pwˆ er gan yr elusen i wneud penderfyniadau mewn rhyw ffordd arall, e.e. drwy benderfyniad ysgrifenedig neu gynhadledd ffôn, neu
• mae’r ymddiriedolwyr i gyd yn cytuno â’r penderfyniad, ac nid yw gwneud y penderfyniad heb gyfarfod yn torri unrhyw ofynion eu dogfen lywodraethol

Gall fod risgiau ynghlwm wrth wneud penderfyniadau dros y ffôn neu’r e-bost. Gall fod yn anodd i bob un o’r ymddiriedolwyr gymryd rhan yn llawn yn y drafodaeth, deall pob agwedd ar y mater a’r wybodaeth y mae angen iddynt ei hystyried.

Mae pwer gan rai elusennau i awdurdodi’r Cadeirydd i wneud penderfyniadau brys rhwng cyfarfodydd (weithiau’n cael eu galw’n ‘weithredoedd y Cadeirydd’). Ni all Cadeirydd wneud penderfyniadau y tu allan i bolisïau sydd eisoes wedi’u cytuno gan yr ymddiriedolwyr, a dylent roi gwybod i’r ymddiriedolwyr am y penderfyniadau sy’n cael eu gwneud. Hyd yn oed os nad yw’n ofynnol gan y ddogfen lywodraethol, mae’r comisiwn yn argymell y dylai unrhyw benderfyniadau o’r fath gael eu hadolygu a chael eu cadarnhau gan yr ymddiriedolwyr yn eu cyfarfod nesaf.

3.3 Beth os nad yw’r ymddiriedolwyr yn gallu cytuno?

Gofyniad cyfreithiol: mae dadl a her adeiladol yn arwyddion o lywodraethu iach. Maen nhw’n adlewyrchu’r amrywiaeth o brofiad ac annibyniaeth meddwl mae’r comisiwn yn annog cyrff ymddiriedolwyr i’w gael. Pan fydd penderfyniad wedi cael ei wneud yn dilyn y gweithdrefnau priodol, fodd bynnag, hyd yn oed os nad yw’r ymddiriedolwyr i gyd yn cytuno, mae’n rhaid iddynt barchu’r penderfyniad hwnnw.

Os yw ymddiriedolwr yn anghytuno’n gryf â phenderfyniad, gallant ofyn i’r anghytundeb gael ei gofnodi (gweler 3.4). Weithiau, gallai ymddiriedolwr deimlo mor gryf nad yw penderfyniad er lles yr elusen fel nad oes unrhyw ddewis ganddo ond ymddiswyddo. Ond nid yw ymddiriedolwyr sy’n anghytuno oherwydd cymhellion neu ragfarnau personol yn hytrach na chred ddilys ynghylch lles yr elusen yn cydymffurfio â’r egwyddorion yn y canllaw hwn na’u ddyletswydd fel ymddiriedolwr.

Hyd yn oed os yw ymddiriedolwr yn gofyn i’w anghytundeb â phenderfyniad gael ei gofnodi, gallan nhw barhau, o dan yr egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd, i fod yn gyfrifol ar y cyd. Mae hwn yn debygol o fod yn broblem dim ond os oes cwyn gan drydydd parti yn erbyn yr elusen.

Os yw’r ymddiriedolwyr mewn anghydfod, ac ni allant wneud penderfyniad, gallen nhw ystyried cyfryngu ffurfiol neu benderfyniad anghydfod arall. Gweler y canllaw Anghytuno ac anghydfod o fewn elusennau.

3.4 Sut dylai ymddiriedolwyr gofnodi eu penderfyniadau?

Dylai ymddiriedolwyr gadw cofnod ysgrifenedig o’u penderfyniadau. Y ffordd arferol o gofnodi penderfyniadau yw yng nghofnodion eu cyfarfodydd. Os yw penderfyniad yn cael ei wneud mewn ffordd arall (gweler 3.2) mae’n rhaid iddo gael ei gofnodi mewn ffordd debyg i benderfyniad sy’n cael ei wneud mewn cyfarfod.

Gall dogfen lywodraethol elusen (ac unrhyw reolau neu archebion sefydlog eraill) ofyn i’r ymddiriedolwyr gadw cofnodion a gall bennu beth ddylid ei gofnodi. Os nad yw’n ofynnol fel arall, dylai’r cofnod ddangos, er enghraifft:

• dyddiad llawn y cyfarfod
• pwy sy’n bresennol yn y cyfarfod (ac a oedd cworwm)
• unrhyw wrthdaro buddiannau, ac a oedd unrhyw un wedi tynnu’n ôl o drafodaeth o unrhyw eitemau
• beth wnaeth yr ymddiriedolwyr benderfynu
• y prif resymau dros y penderfyniad
• y ffactorau roedd yr ymddiriedolwyr wedi’u hystyried neu benderfynu eu hanwybyddu
• a oedd yr ymddiriedolwyr wedi ceisio cyngor, gan bwy, a (lle y bo’n briodol) eu rhesymau dros beidio â dilyn unrhyw gyngor a gafwyd
• pwyntiau allweddol unrhyw drafodaeth
• os aeth y mater i bleidlais, canlyniadau’r bleidlais
• a yw unrhyw ymddiriedolwr(wyr) yn anghytuno’n gryf â’r penderfyniad a gofyn i’w anghytundeb gael ei gofnodi

Dylai lefel y manylion fod yn gymesur ag arwyddocâd ac effaith bosibl y penderfyniad. Os yw’r ymddiriedolwyr yn dibynnu ar adroddiad neu ddogfen arall y sonnir amdano yn y cofnodion, dylid atodi copi. Mae cofnodi penderfyniadau fel hyn:

• yn helpu i roi sicrwydd am yr hyn a gafodd ei benderfynu
• helpu i ddatrys atgofion gwahanol am y penderfyniad
• lleihau’r tebygolrwydd y gallai’r penderfyniad gael ei herio’n llwyddiannus
• helpu ymddiriedolwyr i ddangos eu bod wedi gweithredu’n briodol a chydymffurfio â’u dyletswyddau

3.5 Gwneud penderfyniadau a rheoli risgiau

Mae gwneud penderfyniadau wedi’i gysylltu’n agos â rheoli risg hefyd. Mae’n bwysig i’r ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol a chael gwybodaeth am risg. Nid yw hyn yn golygu osgoi’r risg yn gyfan gwbl bob amser; mae’n well cydnabod risgiau a chymryd camau priodol i’w rheoli. Fel arfer bydd rhyw elfen o risg wrth wneud penderfyniadau, ac weithiau daw arloesi drwy gymryd risg pwyllog yn unig. I gael gwybodaeth bellach gweler canllaw’r comisiwn ar Risgiau a sut i’w rheoli.

Weithiau gallai rhywun anghytuno â phenderfyniad a cheisio ei newid. Dyna pam (yn achos penderfyniadau allweddol) bydd yn helpu ymddiriedolwyr os gallant ddangos sut y maent wedi dilyn yr egwyddorion a amlinellir yn y canllaw hwn wrth wneud eu penderfyniad.

3.6 Dirprwyo a rôl staff ac is-bwyllgorau

Mae pwˆ er gan nifer o elusennau i ddirprwyo gwneud penderfyniadau i staff, is-bwyllgorau neu ymddiriedolwyr unigol. Gall hyn helpu ymddiriedolwyr i lywodraethu’n effeithiol. Pan fydd ymddiriedolwyr yn dirprwyo gwneud penderfyniadau, mae’n rhaid iddynt gadw’r prif gyfrifoldeb ac atebolrwydd am bob penderfyniad sy’n cael ei wneud.

Er enghraifft, mae un ymddiriedolwr yn cael ei ddynodi’n aml gan y Trysorydd, gan gymryd yr awenau ar faterion ariannol a chyfrifyddu. Ond nid y Trysorydd sy’n gyfrifol yn unig am y materion hyn. Mae pob ymddiriedolwr yn rhannu cyfrifoldeb am gyllid a chyfrifon yr elusen ac mae’n rhaid iddynt gymryd rhan yn y trafodaethau a’r penderfyniadau amdanynt.

Os yw ymddiriedolwyr yn dirprwyo, mae’n rhaid iddynt gael gweithdrefnau adrodd clir a chadarn a llinellau atebolrwydd yn eu lle i sicrhau bod awdurdod wedi’i ddirprwyo yn cael ei arfer yn briodol. Ni ddylai penderfyniadau risg uchel a newydd gael eu dirprwyo. Dylai’r ymddiriedolwyr gytuno ar ganllawiau priodol i helpu i asesu beth sy’n debygol o fod yn risg uchel neu newydd.

Os yw’r ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad, gall staff chware rôl bwysig o ran darparu gwybodaeth a chyngor. Fodd bynnag, dylai ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o wrthdaro buddiannau posibl a allai effeithio ar staff.

3.7 Rôl aelodau wrth wneud penderfyniadau

Mae gan rai elusennau aelodau sy’n gallu cymryd rhan wrth wneud penderfyniadau drwy bleidleisio mewn cyfarfodydd cyffredinol. Nid oes lle yn y canllaw hwn i archwilio rôl aelodau yn llawn, ond:

• gall a dylai aelodau chwarae rôl hollbwysig wrth hyrwyddo amcanion yr elusen a dal yr ymddiriedolwyr i gyfrif
• mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio ag unrhyw ofynion yn eu dogfen lywodraethol i gynnal cyfarfodydd aelodau neu gynnwys aelodau wrth wneud penderfyniadau
• ni all aelodau rwymo ymddiriedolwyr i wneud rhywbeth sydd heb ei ganiatáu gan ddogfen lywodraethol yr elusen neu a fyddai’n cael ei ystyried yn dor-ddyletswydd

I gael arweiniad ar reoli’r berthynas rhwng yr ymddiriedolwyr a’r aelodau gweler Elusennau aelodaeth (RS7).

3.8 Pryd dylai ymddiriedolwyr ofyn i’r comisiwn am gyngor cyn gwneud penderfyniad?

Yn y rhan fwyaf o achosion mae’r comisiwn yn disgwyl i ymddiriedolwyr ddarllen ei ganllawiau a’u cymhwyso i’w hamgylchiadau arbennig nhw, gan geisio cyngor priodol os ydynt yn teimlo bod angen gwneud hynny. Fel rheol ni fydd rhaid iddynt ofyn i’r comisiwn am gyngor.

Mae rhai sefyllfaoedd lle y dylai ymddiriedolwyr geisio cyngor y comisiwn:

• os mai dim ond y comisiwn (neu’r llys) all roi cyngor awdurdodol, er enghraifft, os oes angen cyngor ar yr ymddiriedolwyr ynghylch eu cyfrifoldebau neu eu pwerau mewn sefyllfa arbennig (newydd neu gymhleth) neu os yw eu dogfen lywodraethol yn aneglur
• pan fydd angen awdurdod cyfreithiol (caniatâd) gan y comisiwn arnynt - bydd rhaid iddynt gysylltu â’r comisiwn i gytuno ar ba ganiatâd sy’n briodol a pha wybodaeth y bydd ei hangen ar y comisiwn; mae ffurflenni ar-lein gan y comisiwn ar gyfer nifer o’r mathau o ganiatâd y gall fod eu hangen ar ymddiriedolwyr
• mewn rhai achosion, gall y comisiwn roi cyngor ffurfiol i’r ymddiriedolwyr (gweler adran 3.9) yn lle caniatâd (er enghraifft, mewn perthynas â chynnal achos cyfreithiol)
• uno ac ailstrwythuro cymhleth
• os yw’r comisiwn, neu’r ymddiriedolwyr eu hunain, wedi nodi pryderon difrifol am weinyddu elusen
• mewn unrhyw sefyllfa arall lle na fydd yr ymddiriedolwyr yn gallu cydymffurfio â’u dyletswyddau cyfreithiol oni bai eu bod yn cael cyngor y comisiwn

Mae Fframwaith risg y comisiwn a’r Canllaw cymhwyso risg yn esbonio yn fwy manwl pryd y gallai arfer ei yn achos elusen.

3.9 Pa fath o gyngor all y comisiwn ei roi?

Gall y comisiwn roi unrhyw gyngor neu arweiniad y teimla fydd yn annog neu’n galluogi gweinyddiaeth elusennau well i elusennau (unigol neu’n gyffredinol).

Mae pwerau gan y comisiwn hefyd i roi cyngor ffurfiol i ymddiriedolwyr am eu dyletswyddau cyfreithiol neu weinyddu eu helusen. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr sydd am gael cyngor ffurfiol wneud cais ysgrifenedig amdano. Ni all y comisiwn gynghori ymddiriedolwyr ynghylch pa gamau i’w cymryd; gall gynghori a yw’r hyn yr hoffent ei wneud yn cyd-fynd â’u pwerau a’u dyletswyddau neu beidio.

Bydd unrhyw ymddiriedolwr sy’n dilyn cyngor ffurfiol y comisiwn mewn ewyllys da wedi gweithredu’n briodol yn ôl y gyfraith. Yn yr un modd, byddai’r comisiwn hefyd yn ystyried bod unrhyw ymddiriedolwr sydd wedi ceisio dilyn ei gyngor anffurfiol mewn ewyllys da wedi gweithredu’n briodol.

4. Pam mae hi’n bwysig dilyn y canllaw hwn

4.1 Beth yw manteision dilyn y canllaw hwn?

Os yw ymddiriedolwyr yn dilyn yr egwyddorion a amlinellir yn y canllaw hwn wrth wneud penderfyniadau:

• bydd yn eu helpu i sicrhau eu bod yn gweithredu o fewn eu pwerau ac ymddiriedolaethau’r elusen
• bydd hawl ganddynt dalu costau a threuliau cyflawni’r penderfyniad o gronfeydd yr elusen

Nid yw rhai penderfyniadau’n cael y canlyniadau a ddymunir. Mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol am weithredu ar yr hyn y gallai fod yn rhesymol iddynt wybod pan wnaethon nhw’r penderfyniad, hyd yn oed os yw’r penderfyniad yn mynd o chwith. Ni allai’r llysoedd na’r comisiwn benderfynu a oedd y penderfyniad ei hun yn gywir neu’n anghywir, os oedd pwˆ er gan yr ymddiriedolwyr i’w wneud ac roedd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai fod yn rhesymol i gorff ymddiriedolwyr ei wneud.

Ni fyddai’r llysoedd yn dal ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol am dor-ddyletswydd os ydynt wedi gweithredu’n onest ac yn rhesymol. (Efallai y bydd rhaid i’r ymddiriedolwyr ad-dalu unrhyw fudd a gawsant ond nid oedd hawl ganddynt i’w gael).

4.2 Beth yw canlyniadau peidio â gwneud penderfyniad yn briodol?

Yn dibynnu ar effaith y penderfyniad, ni fydd unrhyw ganlyniadau niweidiol yn codi yn aml i’r elusen neu ei hymddiriedolwyr, ond gall y canlyniadau fod yn ddifrifol iddyn nhw, yn arbennig:

• os yw penderfyniad a gafodd ei wneud yn amhriodol yn esgor ar golled ariannol neu niwed i enw da’r elusen
• os yw’r ymddiriedolwr yn cael budd personol heb awdurdod
• os oes ansicrwydd ynghylch a yw penderfyniad yn ddilys neu beidio, gan roi’r elusen mewn perygl o ymgyfreitha neu golled ariannol

Gallai hyn arwain at weithredu gan y comisiwn (gweler 4.3). Mewn rhai achosion gallai olygu bod rhaid i’r ymddiriedolwyr weithredu i adennill colledion, neu hyd yn oed ad-dalu’r elusen eu hunain (gweler 4.4).

Os yw’r ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad amhriodol, maent yn debygol o fod wedi cyflawni tor- ymddiriedaeth. Mae hyn yn golygu torri unrhyw un o’u dyletswyddau cyfreithiol. Mae ymddiriedolwyr elusennau sydd wedi’u ffurfio fel cwmnïau mewn perygl o dorri eu dyletswydd fel cyfarwyddwyr o dan y gyfraith cwmnïau. Gall ymddiriedolwyr fod yn atebol yn bersonol am unrhyw golled i’r elusen sy’n deillio o dor-ymddiriedaeth a gyflawnwyd neu roeddent yn rhan ohono. Efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr sy’n cael budd personol heb awdurdod ad-dalu’r budd i’r elusen.

Os nad oedd ymddiriedolwyr wedi dilyn yr egwyddorion yn y canllaw hwn:

• efallai y byddant yn gwneud penderfyniad oedd y tu allan i’w pwerau neu ymddiriedolaethau’r elusen, a fyddi’n annilys yn awtomatig (‘annilys’)
• fel arall gallai eu penderfyniad fod yn agored i’w herio (‘ei wneud yn annilys’) ar y sail eu bod wedi torri eu dyletswyddau (er enghraifft, mewn ewyllys drwg)

Os oedd eu penderfyniad yn annilys, neu os cafodd ei herio’n llwyddiannus a’i wrth-droi gan y llys, gallai hyn olygu colled ariannol i’r elusen. Er enghraifft, os yw trydydd parti yn colli arian o ganlyniad, gallant erlyn yr elusen. Byddai rhywun oedd wedi prynu eiddo, nwyddau neu wasanaeth o’r elusen mewn ewyllys da yn parhau i fod â’r hawl i’w cael.

Mewn rhai achosion gallai hyn arwain at ymddiriedolwyr yn gorfod ad-dalu’r elusen i dalu am y golled ariannol (gweler 4.4).

4.3 Pryd fyddai’r comisiwn yn gweithredu?

Nid yw’r comisiwn yn debygol o ofyn cwestiynau am unrhyw benderfyniad sy’n cael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr elusen eu hunain oni bai bod rheswm da dros amau:

• eu bod wedi gweithredu y tu allan i amcanion a phwerau’r elusen
• eu bod wedi ystyried ffactorau oedd yn amherthnasol
• nid oeddent wedi rheoli gwrthdaro buddiannau yn briodol
• roedden nhw wedi gwneud y penderfyniad na fyddai unrhyw gorff rhesymol o ymddiriedolwyr elusen a feddai ar y ffeithiau fod wedi’i gymryd

Ni fyddai’r comisiwn yn ystyried cwyn yn erbyn ymddiriedolwr oni bai bod tystiolaeth dda i’w chefnogi.

Mae nod statudol gan y comisiwn i sicrhau bod ymddiriedolwyr yn cydymffurfio â’u rhwymedigaethau cyfreithiol o ran rheoli elusennau. Mae swyddogaeth statudol ganddo hefyd i adnabod ac ymchwilio i gamddefnyddio a chamreoli elusennau. Mae’n gwneud hyn mewn sawl ffordd drwy ei waith rheoleiddio.

Pan ddaw pryder at ei sylw bydd yn ystyried difrifoldeb y mater a graddfa’r risg dan sylw a sut y mae’r ymddiriedolwyr yn delio â’r mater. Yn y rhan fwyaf o achosion, gall problemau mewn elusennau gael eu datrys gan yr ymddiriedolwyr eu hunain, weithiau gyda chyngor y comisiwn. Fodd bynnag, yn y rhan fwyaf o achosion difrifol, efallai y bydd angen i’r comisiwn ymchwilio’n ffurfiol i faterion drwy gychwyn ymchwiliad statudol. Mae’n cynnal ymchwiliadau i adnabod ac ymchwilio i bryderon am yr achosion mwyaf difrifol o beidio â chydymffurfio a chamddefnydd mewn elusennau. Mae hyn yn debygol o godi pan fydd y mater ei hun yn ddifrifol ac mae tystiolaeth neu amheuaeth ddifrifol o gamymddygiad neu gamreoli. Gallai tor-ymddiriedaeth ddifrifol (megis gwneud penderfyniad amhriodol) fod yn arwydd o gamymddygiad neu gamreoli wrth weinyddu’r elusen. Gallai’r comisiwn hefyd gychwyn ymchwiliad os oes risg fawr i’r elusen neu i ffydd gyhoeddus mewn elusen yn fwy cyffredinol. Bydd hyn yn cynnwys pan fydd risg arwyddocaol o gamddefnydd neu niwed i asedau, gwasanaethau neu fuddiolwyr elusen.

Os yw’r comisiwn wedi cychwyn ymchwiliad statudol, mae hyn yn ei alluogi i ddefnyddio pwerau i warchod yr elusen, ei hasedau a’i buddiolwyr. Gallai hyn hefyd arwain at ddiswyddo ymddiriedolwyr. I gael rhagor o wybodaeth gweler y canllaw Ymchwiliadau statudol i Elusennau: Canllawiau i elusennau (CC46).

I gael rhagor o wybodaeth am ei ymagwedd reoleiddio gweler fframwaith risg y comisiwn.

4.4 Pryd allai ymddiriedolwyr orfod ad-dalu’r elusen?

Os yw ymddiriedolwyr gwirfoddol di-dâl wedi ceisio gwneud y peth iawn, mae’n annhebygol iawn y bydd y cwestiwn o orfod ad-dalu’r elusen yn codi. Mae’r comisiwn a’r llysoedd yn disgwyl i ymddiriedolwyr geisio gwneud eu gorau, gan ystyried eu gwybodaeth a’u profiad. Mae safonau uwch ar gyfer ymddiriedolwyr proffesiynol neu ymddiriedolwyr sy’n cael eu talu i weithredu, oherwydd y sgiliau a’r profiad y disgwylir iddynt eu cael.

Os oes tystiolaeth o gamweithredu difrifol gan ymddiriedolwyr neu eraill sy’n ymwneud â’r elusen, fodd bynnag, bydd y comisiwn yn ei chymryd o ddifrif. Yn y pen draw efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ad- dalu’r colledion a ddaeth i ran yr elusen a gafodd eu hachosi gan benderfyniadau a gafodd eu gwneud yn amhriodol. Ac os yw’r ymddiriedolwyr wedi cael budd heb awdurdod, hyd yn oed mewn ewyllys da, efallai y bydd rhaid iddynt ei ad-dalu.

I gael rhagor o fanylion, gweler y canllaw Sut mae’r comisiwn yn sicrhau bod elusennau yn bodloni eu gofynion cyfreithiol.

Mae gwahaniaeth rhwng bod yn atebol yn bersonol i’r elusen oherwydd tor-ddyletswydd a bod yn atebol i drydydd parti am ddyled na all elusen anghorfforedig ei dalu. I gael rhagor o wybodaeth gweler Elusennau ac yswiriant (CC49) a Newid strwythur eich elusen.

Dylid nodi, fodd bynnag, bod achosion lle mae ymddiriedolwyr yn atebol yn bersonol yn brin.

5. Ffynonellau gwybodaeth eraill

5.1 Adnoddau eraill

Llywodraethu Da: cod ar gyfer y sector gwirfoddol a chymunedol

Codes of Conduct for Trustees (CTN/Small Charities Coalition, 2008)