Canllawiau

Ein harfer ar lofnodion Mercury a gymerwyd o’r fersiwn o gyfarwyddyd ymarfer 8 a oedd yn gyfredol rhwng 4 Mai 2020 ac 19 Mai 2020

Diweddarwyd 28 Mawrth 2022

12. Llofnodion Mercury

Cymeradwyodd adroddiad Comisiwn y Gyfraith “Electronic execution of documents” (Law Com Rhif 386), a gyhoeddwyd ym Medi 2019, ddull a gyflwynwyd gan Gymdeithas y Gyfraith mewn nodyn ymarfer “Execution of documents by virtual means” a gynhyrchwyd yn wreiddiol yn 2009. Roedd Cymdeithas y Gyfraith wedi argymell y dull hwn fel un “call” wrth gyflawni gweithredoedd (boed gan unigolyn neu ar ran cwmni) lle nad oedd yr holl bartïon yn bresennol wrth gwblhau trafodiad. Y math o lofnod o dan sylw oedd llofnod llawysgrif wedi ei sganio yn cael ei hychwanegu at fersiwn derfynol y weithred. Nodwyd y dull yn y nodyn ymarfer a chyfeiriwyd ato gan Gymdeithas y Gyfraith, ac wedi hynny gan Gomisiwn y Gyfraith, fel “opsiwn 1”.

Bydd Cofrestrfa Tir EM, hyd nes nodir yn wahanol, yn derbyn at ddibenion cofrestru, trosglwyddiad wedi eu llofnodi yn unol ag opsiwn 1. Dyma’r camau sy’n gysylltiedig ag opsiwn 1 lle mae trosglwyddiad yn gysylltiedig (ac yn yr un modd, bydd yr un camau’n berthnasol ar gyfer gweithredoedd gwaredol eraill).

• CAM 1 – Anfonir copïau terfynol y cytunwyd arnynt o’r trosglwyddiad trwy ebost at bob parti gan eu trawsgludwr.
• CAM 2 – Mae pob parti’n argraffu’r dudalen llofnodi yn unig.
• CAM 3 – Mae pob parti’n llofnodi’r dudalen llofnodi ym mhresenoldeb corfforol tyst.
• CAM 4 – Mae’r tyst yn llofnodi’r dudalen llofnodi.
• CAM 5 – Mae pob parti’n anfon ebost sengl at eu trawsgludwr ac atodir y copi terfynol y cytunwyd arno o’r trosglwyddiad (gweler CAM 1) a PDF/JPEG neu gopi addas arall o’r dudalen llofnodi wedi ei llofnodi gyda’r ebost.
• CAM 6 – Caiff y trafodiad trawsgludo ei gwblhau.
• CAM 7 – Mae’r trawsgludwr yn gwneud cais i gofrestru’r gwarediad ac yn cynnwys y copi terfynol y cytunwyd arno o’r trosglwyddiad a’r dudalen neu dudalennau llofnodi wedi eu llofnodi ar ffurf un ddogfen gyda’r cais.
• CAM 8 – Mae’r cais yn cael ei brosesu gan Gofrestrfa Tir EM yn dilyn y weithdrefn weithredu safonol.

Yn amlwg, bydd yn rhaid i’r trawsgludwyr o dan sylw gytuno i ddefnyddio opsiwn 1 cyn i’r broses gychwyn.

Sylwer bod yn rhaid tystio yn y ffordd sy’n ofynnol ar gyfer unrhyw ddogfen er mwyn bod yn weithred: gweler Tyst yn ardystio.

Cytunodd Comisiwn y Gyfraith â’r farn yn y nodyn ymarfer “y bydd fersiwn derfynol PDF (neu Word) y ddogfen a PDF y dudalen llofnodi wedi ei llofnodi (y ddau ynghlwm wrth yr un ebost) yn ffurfio dogfen wreiddiol wedi ei llofnodi a bydd yn cyfateb i’r ‘un ddogfen gorfforol’ y cyfeirir ati yn Mercury.” Mae hwn yn gyfeiriad at R (Mercury Tax Group Ltd) v HMRC [2008] EWHC 2721 (Admin) lle nododd Underhill J (fel yr oedd bryd hynny) adran 1(3) o Ddeddf Cyfraith Eiddo (Darpariaethau Amrywiol) 1989 a mynegi ei gytundeb gyda’r Cwnsler “bod yr iaith honno o reidrwydd yn golygu bod yn rhaid i’r llofnod a’r ardystiad fod yn rhan o’r un ddogfen gorfforol” sy’n cael ei llofnodi. Dyma pam y cyfeirir yn aml at y math o lofnod a ddefnyddir yn opsiwn 1 fel llofnod “Mercury PDF”: mae’n fath o lofnodi wedi ei setlo fel ymateb i sylwadau yn Mercury.

Gellir cyfuno’r tudalennau trosglwyddo a llofnodi yn CAM 7 naill ai trwy (i) eu cyfuno’n electronig neu (ii) eu hargraffu ac yna eu cyfuno’n gorfforol. Rhaid i’r trawsgludwr ardystio’r trosglwyddiad sy’n deillio o hyn fel copi gwir o’r gwreiddiol yn y ffordd arferol.

Gellir gwneud y cais i gofrestru trwy’r Gwasanaeth Cofrestru Dogfen electronig. Os bu cyfuniad electronig, gellir lanlwytho’r trosglwyddiad a’r tudalennau llofnodi cyfunedig yn uniongyrchol fel un ddogfen; os bu cyfuniad corfforol, gellir sganio’r tudalennau cyfunedig fel un ddogfen.

Fel arall, gellir gwneud y cais ar ffurf bapur. Bydd angen cyflwyno copi o’r ddogfen gyfunedig sengl sy’n ffurfio’r trosglwyddiad a gyflawnwyd: os caiff ei chyfuno’n electronig, gellir argraffu’r ddogfen sy’n deillio ohoni.