Guidance

Gwasanaeth Diweddaru’r DBS: canllaw i gyflogwyr

Updated 28 August 2026

Ynglŷn â’r Gwasanaeth Diweddaru

Mae’r Gwasanaeth Diweddaru yn wasanaeth tanysgrifio ar-lein ar gyfer unigolion sydd â gwiriadau DBS Safonol neu Uwch sy’n caniatáu i sefydliadau a chyflogwyr gynnal gwiriad ar-lein am ddim, ar unwaith i weld statws tystysgrif DBS Safonol neu Uwch sy’n bodoli eisoes.

Gall cyflogwr neu sefydliad dalu am danysgrifiad Gwasanaeth Diweddaru ymgeisydd ar eu rhan, ar yr amod bod yr ymgeisydd yn rhoi eu caniatâd i hyn. Fodd bynnag, nid yw talu am danysgrifiad yn rhoi’r hawl i’r cyflogwr gael mynediad at fanylion y tanysgrifiad hwnnw na’i ddiwygio.

Mae tanysgrifiadau Gwasanaeth Diweddaru yn bersonol i’r tanysgrifiwr a rhaid i’r tanysgrifiwr eu hunain eu creu, eu cynnal a’u rheoli.

Os yw cyflogwr neu sefydliad eisiau gwirio statws tystysgrif ymgeisydd, rhaid iddynt wneud hynny gyda chydsyniad yr unigolyn, gan ddilyn y camau a nodir yn y canllaw hwn.

Mae Gwasanaeth Diweddaru DBS yn rhan bwysig o recriwtio mwy diogel ac arferion cyflogaeth mwy diogel. Mae’n galluogi sefydliadau, gyda chydsyniad yr unigolyn, i gynnal gwiriadau statws ar-lein ar dystysgrifau DBS cymwys, gan helpu sefydliadau i gynnal hyder bod diogelu gwybodaeth yn parhau i fod yn gyfredol drwy gydol cyflogaeth. Gall defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru gefnogi sicrwydd parhaus y gweithlu, cryfhau trefniadau diogelu, ac ategu prosesau recriwtio, fetio a monitro cyflogaeth cadarn.

Fodd bynnag, ni ddylid ei ddefnyddio ar ei ben ei hun. Dim ond pan fydd y Gwasanaeth Diweddaru wedi cadarnhau bod gwybodaeth newydd yn bodoli a fyddai’n cael ei datgelu pe byddai gwiriad newydd gan y Gwasanaeth Diweddaru o’r un lefel yn cael ei wneud y bydd yn dangos newid mewn statws. Mae angen i sefydliadau sicrhau eu bod yn ei ddefnyddio ochr yn ochr ag arferion recriwtio a chyflogaeth mwy diogel, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Craffu ar hanes cyflogaeth, gan gynnwys ymchwilio i fylchau, anghysondebau, a chyfnodau diweithdra heb eu hesbonio

Gwirio hunaniaeth, hawl i weithio, cymwysterau, a chofrestriadau proffesiynol lle bo’n berthnasol.

Cael ac ystyried tystlythyrau yn ofalus, yn ddelfrydol gan gyflogwyr presennol neu ddiweddar, cyn penodi.

Asesu addasrwydd ac ymddygiad, gan gynnwys ystyried unrhyw bryderon diogelu a nodwyd trwy wiriadau neu dystlythyrau.

Dylai sefydliadau ystyried ymgorffori gwiriadau statws Gwasanaeth Diweddaru’r DBS yn eu harferion cyflogaeth mwy diogel. Nid oes amlder rhagnodedig ar gyfer cynnal gwiriadau statws. Fodd bynnag, dylai sefydliadau bennu amserlen briodol sy’n seiliedig ar risg, gan ystyried ffactorau megis:

• natur y rôl

• lefel y risg bosibl

• gofynion rheoleiddio

• polisïau diogelu

Gall gwiriadau statws rheolaidd gefnogi sicrwydd parhaus y gweithlu drwy nodi a yw gwybodaeth newydd wedi’i hychwanegu at gofnod DBS unigolyn ers i’w dystysgrif gael ei chyhoeddi.

Amlder chwiliadau DBS am wybodaeth newydd

Pan fydd person yn ychwanegu ei dystysgrif DBS at ei gyfrif Gwasanaeth Diweddaru, bydd y DBS yn chwilio’n rheolaidd i weld a oes unrhyw wybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg ers iddi gael ei chyhoeddi, os byddai’r wybodaeth newydd honno’n cael ei chynnwys mewn gwiriad DBS. Mae amlder y chwiliadau hyn yn amrywio yn ôl y math o wybodaeth.

Gwybodaeth am Euogfarnau Troseddol: Bydd DBS yn chwilio am wybodaeth newydd yn wythnosol. Os canfyddir gwybodaeth a fyddai’n cael ei chynnwys mewn gwiriad DBS, bydd hyn yn sbarduno newid statws.

Gwybodaeth am y Rhestr Waharddedig: Bydd DBS yn chwilio am wybodaeth newydd yn wythnosol. Os yw’r person wedi’i ychwanegu at Restr Waharddedig berthnasol ers i’r dystysgrif gael ei chyhoeddi, bydd hyn yn sbarduno newid statws.

Gwybodaeth am ddim euogfarn: Bydd DBS yn chwilio am wybodaeth newydd bob 9 mis ac os canfyddir gwybodaeth bosibl, bydd yn gofyn i’r heddlu benderfynu a ddylid ei datgelu yn yr un modd ag yr ydym yn ei wneud ar gyfer gwiriadau DBS newydd. Os bydd yr heddlu’n cadarnhau y byddai’n cael ei chynnwys mewn gwiriad DBS, bydd hyn yn sbarduno newid statws.

Ni fydd DBS yn eich hysbysu os bydd statws yn newid - bydd angen i chi gynnal gwiriadau cyfnodol o dystysgrif gyda chydsyniad yr unigolyn i sefydlu a oes newidiadau wedi digwydd.

Mae DBS yn argymell eich bod yn ystyried amlder y gwiriadau hyn yn seiliedig ar ffactorau risg ar gyfer eich sefydliad a’r rôl y mae’r unigolyn yn ei chyflawni.

Pryd y gall sefydliad wirio statws unigolyn ar y Gwasanaeth Diweddaru?

Gellir gwneud hyn dim ond os:

• mae gan y sefydliad/cyflogwr gydsyniad yr unigolyn

• gallai’r sefydliad/cyflogwr ofyn yn gyfreithiol am wiriad DBS newydd ar gyfer y rôl y mae’r unigolyn yn gwneud cais amdani

• mae ar gyfer yr un gweithlu, lle mae’r un math a lefel o wiriad cofnod troseddol yn ofynnol

Mae hyn oherwydd bod y sefydliad yn gyfrifol i ddechrau am ddeall a chymhwyso’r ddeddfwriaeth berthnasol i bob rôl y maent yn recriwtio ar ei chyfer.

Nid yw’r Gwasanaeth Diweddaru ar gael ar hyn o bryd ar gyfer gwiriadau Sylfaenol.

Gall unigolyn ddangos ei dystysgrif i unrhyw un oherwydd ei bod yn cynnwys ei wybodaeth ef, a gallant roi caniatâd i sefydliad/cyflogwr weld ei statws ar y Gwasanaeth Diweddaru, fel y soniwyd amdano uchod.

Mae enghreifftiau o sut y gall cyflogwyr ddefnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru yn gyfreithiol i’w gweld yn y canllaw hwn.

Mewn rhai achosion, nid yw sefydliadau wedi cofrestru gyda’r DBS a rhaid iddynt ddefnyddio sefydliad sydd wedi’i gofrestru, a elwir yn Gorff Ymbarél (UB), i gyflwyno gwiriadau ar eu rhan.

Lle cyflwynir y cais gan UB ar ran y sefydliad, rhaid i’r UB ddeall y rôl y mae’r cais ar ei chyfer, a gwirio bod y lefel a ofynnir gan y cyflogwr yn briodol, gan eu bod yn gyfreithiol gyfrifol am gyflwyno’r cais i’r DBS.

Am danysgrifiad blynyddol o £16 (am ddim i wirfoddolwyr) gall unigolyn fynd â’i dystysgrif gydag ef o rôl i rôl (os yw o fewn yr un gweithlu, a lle mae angen yr un math a lefel o dystysgrif).

Rhaid i’r tanysgrifiad gael ei dalu gyda cherdyn debyd neu gredyd gan yr unigolyn sy’n ymuno, neu gyda chaniatâd deiliad cerdyn arall.

Os yw’r ymgeisydd yn defnyddio cerdyn trydydd parti i ymuno ac yn dewis yr opsiwn ‘adnewyddu awtomatig’ blynyddol, bydd y DBS yn ceisio cymryd y ffi adnewyddu flynyddol o’r cerdyn a ddefnyddiwyd i danysgrifio ar y dechrau. Bydd pob e-bost a anfonir gan DBS yn dangos enw’r ymgeisydd.

Mae gwefan y Gwasanaeth Diweddaru wedi’i chynnal ar system ddiogel ac mae ar gael yn Saesneg ac yn Gymraeg.

Gwirio statws

Cyn i chi gynnal gwiriad statws, gofynnir i chi gwblhau datganiad cyfreithiol yn cadarnhau bod gennych ganiatâd yr unigolyn, a bod gennych yr hawl gyfreithiol i ‘ofyn y cwestiwn esemptiedig’. Y datganiad y mae angen i chi gytuno ag ef yw:

Rwy’n cadarnhau bod gennyf awdurdod yr unigolyn y mae rhif y dystysgrif DBS hon yn ymwneud ag ef i dderbyn gwybodaeth gyfredol (o fewn ystyr adran 116a o Ddeddf yr Heddlu 1997) mewn perthynas â’u tystysgrif DBS cofnod troseddol at ddibenion gofyn cwestiwn esemptiedig o fewn ystyr adran 113A o Ddeddf yr Heddlu 1997; neu mewn perthynas â’u tystysgrif DBS cofnod troseddol manylach at ddibenion gofyn cwestiwn esemptiedig at ddiben rhagnodedig o fewn ystyr adran 113B o Ddeddf yr Heddlu 1997.

Mae ‘cwestiwn esemptiedig’ yn golygu bod gennych yr hawl i weld gwybodaeth am gollfarnau sydd wedi darfod nad yw wedi’i warchod.

Mae ‘diben rhagnodedig’ yn golygu bod y rôl wedi’i rhestru yn rheoliadau Deddf yr Heddlu, sy’n rhoi hawl i gyflwyno gwiriad DBS Manwl. Gall rhai dibenion rhagnodedig hefyd gynnwys gwybodaeth am addasrwydd plant ac oedolion.

Mae hyn yn golygu, yn ogystal â gwybodaeth am euogfarnau sydd wedi darfod a heb eu darfod nad yw wedi’i diogelu, y gall tystysgrifau Manwl hefyd gynnwys gwybodaeth berthnasol nad yw’n gysylltiedig ag euogfarnau y dylid ei datgelu, ac mewn rhai achosion statws Rhestr Waharddedig Plant neu Oedolion.

Drwy wneud y datganiad hwnnw, rydych chi’n dweud bod gennych chi’r hawl i gael y wybodaeth honno i wneud asesiad addasrwydd. Rydych chi hefyd yn dweud bod y wybodaeth ar y lefel y mae gennych chi hawl gyfreithiol i ofyn amdani, mewn perthynas â’r rôl rydych chi’n recriwtio ar ei chyfer.

Fel sefydliad recriwtio, os ydych chi’n cael mynediad at wybodaeth tystysgrif, rhaid i chi gydymffurfio â chod ymarfer y DBS a rhaid bod gennych bolisi ar recriwtio cyn-droseddwyr. Nid yw hyn yn berthnasol i gyflogwyr preifat (unigolion e.e. derbynwyr gofal sy’n recriwtio rhywun i ofalu amdanynt), fodd bynnag, ni ddylai cyflogwyr preifat rannu gwybodaeth a welir ar dystysgrifau/y Gwasanaeth Diweddaru ag unrhyw drydydd partïon eraill.

Cyn cynnal gwiriad statws, rhaid i chi allu ateb ‘ydw’ i’r cwestiynau canlynol. Os atebwch ‘nac ydw’ yna ni allwch gynnal gwiriad statws:

• Ar unrhyw adeg ers i’r dystysgrif DBS gael ei chyhoeddi, a ydych chi wedi gweld tystysgrif bapur wreiddiol yr ymgeisydd yn bersonol, neu os nad yw’n bosibl, a yw’r cyflogwr neu’r sefydliad recriwtio wedi gweld y dystysgrif bapur wreiddiol a chadarnhau ei bod yn ddilys? Nid yw copïau na gwylio’r dystysgrif dros gyswllt fideo yn ddigon. Er mwyn sicrhau bod tystysgrif yn ddilys, gallwch wirio nodweddion diogelwch tystysgrif DBS.

• Ydych chi wedi gwirio dogfen adnabod yr ymgeisydd yn unol â chanllawiau gwirio dogfen adnabod y DBS i gadarnhau eu hunaniaeth, naill ai fel rhan o’r cais DBS cychwynnol neu cyn gwirio’r statws, os na chawsoch chi’r dystysgrif?

• Oes gennych chi ganiatâd yr ymgeisydd?

• A oes gennych chi hawl gyfreithiol i’r un lefel o dystysgrif DBS - Safonol, Manwl neu Manwl gyda Rhestr(au) Gwaharddedig (perthnasol)?

• A yw’r dystysgrif DBS dim ond yn cynnwys yr union weithlu y mae gennych hawl i wybod amdano, ar gyfer y rôl rydych chi’n recriwtio ar ei chyfer?

Bydd y wybodaeth am y gweithlu wedi’i rhestru yn yr adran ‘swydd yr ymgeisir amdani’ a bydd yn dangos pa weithlu a ddefnyddiwyd i benderfynu ar berthnasedd unrhyw wybodaeth heddlu a gedwir yn lleol a all ymddangos ar dystysgrif DBS Manwl.

Lle mae’r gweithlu yn ‘arall’, bydd yr heddlu’n asesu perthnasedd gwybodaeth a gedwir yn lleol mewn perthynas benodol â’r swydd y gwneir cais amdani. Y 3 gweithlu yw plant, oedolion, ac arall.

Gall tystysgrifau ddangos un gweithlu neu gyfuniad o blant ac oedolion, ond dim cyfuniad arall.

Os oes gennych hawl gyfreithiol i wiriad Rhestr Waharddedig, gwiriwch mai dim ond yr un (y rhai) y gallwch ofyn amdanynt sydd ar y dystysgrif DBS, e.e. Rhestr Waharddedig Plant, Rhestr Waharddedig Oedolion, neu’r ddau. Bydd rhai tystysgrifau DBS Manwl yn dangos nad yw’r sefydliad gwreiddiol wedi gofyn am wiriad o’r Rhestr(au) Waharddedig.

Gallwch ddarllen rhagor am weithluoedd yn ein canllawiau cymhwysedd.

Os yw person yn gadael eich sefydliad, yn symud i swydd lle nad oes hawl gyfreithiol i’r un gwiriad DBS, neu’n tynnu ei ganiatâd yn ôl, rhaid i chi roi’r gorau i unrhyw wiriadau statws pellach.

Os byddwch yn parhau i gynnal gwiriadau statws ar ei dystysgrif, rydych yn torri’r gyfraith drwy gael mynediad at ddata nad oes gennych hawl i’w weld.

Dylech bob amser gael caniatâd yr unigolyn wrth gynnal gwiriad statws. Mae pob gwiriad yn cael ei gofnodi a gall yr unigolyn eu gweld ar ei gyfrif Gwasanaeth Diweddaru.

Sut i wneud gwiriad statws

Dylech weld y Dystysgrif DBS wreiddiol ac ystyried unrhyw wybodaeth a ddatgelwyd fel rhan o’ch asesiad addasrwydd. (nid yw copïau neu weld y dystysgrif dros gyswllt fideo yn ddigonol). Os oes gennych hawl gyfreithiol i gynnal gwiriad statws yn unol â’r adran uchod a bod gennych ganiatâd yr unigolyn, ewch i’r Gwasanaeth Diweddaru, darllenwch yr holl gyfarwyddiadau a nodwch y wybodaeth ofynnol:

• enw eich sefydliad

 - Os ydych chi’n gyflogwr preifat, felly nid yn rhan o sefydliad, nodwch yr ymadrodd ‘cyflogwr preifat’ yn y blwch enw sefydliad.

• eich enw cyntaf a’ch cyfenw

• manylion y dystysgrif DBS sy’n cael ei gwirio

• rhif y dystysgrif DBS

• cyfenw cyfredol deiliad y dystysgrif DBS, fel y dangosir ar eu tystysgrif DBS

• dyddiad geni deiliad y dystysgrif DBS, yn y fformat D/M/BBBB, fel y dangosir ar eu tystysgrif DBS

Ar gyfer y fformat dyddiad geni, nodwch ef heb seroau ychwanegol. Er enghraifft, os yw’r dyddiad yn 3ydd Gorffennaf 2006, nodwch ef fel 3 7 2006, nid 03 07 2006.

Gwnewch yn siŵr nad oes bylchau ar ôl nodi’r wybodaeth, yna darllenwch y datganiad cyfreithiol a thiciwch os ydych chi’n cytuno ag ef.

Mae gwiriadau statws yn rhad ac am ddim, felly ni fydd angen i chi greu cyfrif.

Ar ôl i chi gynnal gwiriad statws yn llwyddiannus, fe welwch ganlyniad y gwiriad y gallwch ei argraffu ac yna ei storio’n ddiogel yn unol â:

• Cod arferion cyflogaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

• Polisi trin gwybodaeth tystysgrifau DBS

Gwirio statws lluosog

Gallwch wirio statws tystysgrifau lluosog ar yr un pryd.

Am ragor o wybodaeth ynghylch y gwasanaeth gwirio statws lluosog, gan gynnwys sut i gael mynediad iddo, darllenwch y [canllaw] hwn(https://www.gov.uk/government/publications/dbs-update-service-multiple-status-checking-guide).

Dehongli canlyniadau gwirio statws

Cyflwynir un o’r canlyniadau canlynol ar ôl gwiriad statws llwyddiannus:

“Ni ddatgelodd y dystysgrif DBS hon unrhyw wybodaeth ac mae’n parhau i fod yn gyfredol gan nad oes unrhyw wybodaeth bellach wedi’i nodi ers ei chyhoeddi.”

Mae hyn yn golygu:

• roedd y dystysgrif DBS pan gafodd ei chyhoeddi yn wag (nid oedd yn datgelu unrhyw wybodaeth am y person)

• nid oes unrhyw wybodaeth newydd wedi’i chadarnhau* ers ei chyhoeddi ac felly gellir ei derbyn fel un sy’n dal yn gyfredol ac yn ddilys

“Mae’r dystysgrif DBS hon yn parhau i fod yn gyfredol gan nad oes unrhyw wybodaeth bellach wedi’i nodi ers ei chyhoeddi.”

Mae hyn yn golygu:

• datgelodd y dystysgrif DBS wybodaeth am y person

• nid oes unrhyw wybodaeth newydd wedi’i chadarnhau* ers ei chyhoeddi ac felly gellir ei derbyn fel un sy’n dal yn gyfredol ac yn ddilys

“Nid yw’r dystysgrif DBS hon yn gyfredol mwyach. Gwnewch gais am wiriad DBS newydd i gael y wybodaeth ddiweddaraf.”

Mae hyn yn golygu:

• mae gwybodaeth newydd wedi dod i’r amlwg ers i’r dystysgrif DBS gael ei chyhoeddi ac mae DBS wedi cadarnhau* y byddai’n cael ei chynnwys mewn gwiriad DBS newydd, bydd angen i chi wneud cais am wiriad DBS newydd i weld y wybodaeth newydd hon

“Nid yw’r manylion a gofnodwyd yn cyfateb i’r rhai a gedwir ar ein system. Gwiriwch a cheisiwch eto.”

Mae hyn yn golygu naill ai:

• nid yw’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru

• mae’r dystysgrif DBS wedi’i thynnu o’r Gwasanaeth Diweddaru

• nid ydych wedi nodi’r wybodaeth gywir

*Noder: Ystyrir bod gwybodaeth wedi’i chadarnhau pan fydd euogfarn neu rybuddiad newydd yn cyd-fynd yn gadarnhaol â’r dystysgrif, pan fydd yr unigolyn yn cael ei ychwanegu at un neu’r ddwy restr gwaharddedig neu pan fydd yr heddlu’n cadarnhau bod gwybodaeth berthnasol y dylid ei datgelu.

Pam y byddai statws tystysgrif yn newid?

Bydd y statws yn newid os:

Ar gyfer pob tystysgrif DBS:

• mae euogfarnau newydd, rhybuddiadau oedolion, a rhybuddiadau amodol heb eu disbyddu wedi’u hychwanegu at gofnodion yr heddlu

• mae gwelliant wedi’i wneud gan yr heddlu i euogfarnau cyfredol, rhybuddiadau oedolion ac euogfarnau a rhybuddiadau heb eu disbyddu.

Ar gyfer tystysgrifau DBS Manwl:

• fel uchod ynghyd ag unrhyw wybodaeth heddlu newydd, berthnasol nad yw’n euogfarn

Ar gyfer tystysgrifau Manwl gyda gwiriad yn erbyn y naill Restr Waharddedig neu’r llall:

• fel uchod ynghyd ag os bydd y person yn cael ei wahardd ar gyfer y naill Restr Waharddedig neu’r ddwy

Os yw’r gwiriad statws yn datgelu bod newid wedi digwydd, argymhellir eich bod yn cael trafodaeth gyda’r unigolyn ynghylch y rheswm(rhesymau) pam y bu newid.

Mater i’ch sefydliad yw unrhyw gamau a gymerwch cyn i chi ddarganfod y wybodaeth newydd.

Gallwch brintio a chadw copi o wiriadau statws, cyn belled â’ch bod yn amddiffyn y wybodaeth yn unol â chod ymarfer DBS a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Os cyflwynir cais am dystysgrif DBS newydd oherwydd newid statws, bydd y sefydliad sy’n gyfrifol am gyflwyno’r cais (y Corff Cofrestredig) yn gallu gofyn am gopi o’r dystysgrif newydd os yw’r holl amodau canlynol yn berthnasol:

• mae’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru

• mae’r cyflogwr wedi cynnal gwiriad statws a ddatgelodd newid i’r dystysgrif DBS

• gwnaeth yr unigolyn gais am wiriad DBS newydd

• cyhoeddodd DBS y dystysgrif newydd i’r ymgeisydd fwy na 28 diwrnod yn ôl

• nid yw’r ymgeisydd wedi dangos ei dystysgrif DBS newydd i’r cyflogwr

• mae rheswm dilys o hyd dros weld gwybodaeth y dystysgrif, er enghraifft mae’r rôl gyflogaeth yn dal ar gael

Os yw’r unigolyn wedi anghytuno â chynnwys y dystysgrif DBS newydd, ni fydd y DBS yn cyhoeddi copi i Gorff Cofrestredig tan 28 diwrnod ar ôl i’r anghydfod gael ei ddatrys.

Mae hyn yn rhoi digon o amser i’r ymgeisydd ddangos y dystysgrif newydd i’r cyflogwr.

Gwiriadau cadarnhau cynnar

Bydd gwiriad cadarnhau cynnar yn gadael i chi ddarganfod a yw statws wedi newid oherwydd bod yr unigolyn wedi’i ychwanegu at Restr Gwaharddedig.

Bydd angen caniatâd yr unigolyn arnoch i ofyn am wiriad cadarnhau cynnar.

Dim ond os yw’r holl amodau canlynol yn berthnasol y gallwch ofyn am y wybodaeth hon:

• mae’r unigolyn wedi tanysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru

• mae gwiriad statws wedi dangos nad yw’r dystysgrif yn gyfredol mwyach

• roedd y dystysgrif yn cynnwys gwiriad o Restr(au) Gwaharddedig

• mae gennych yr hawl i wybod canlyniad y gwiriad o Restr(au) Gwaharddedig

• mae gennych ganiatâd yr ymgeisydd

Bydd angen i chi lenwi’r ffurflen wirio cadarnhau cynnar a’i hanfon atom drwy e-bost. Byddwch yn cael ymateb o fewn 7 diwrnod gwaith.

Beth ddylwn i ei wneud os yw gwiriad cadarnhau cynnar yn cadarnhau bod fy nghyflogai wedi’i wahardd?

Mae’n anghyfreithlon i gyflogwr ganiatáu’n fwriadol i rywun gynnal gweithgaredd rheoleiddiedig gyda’r grŵp y maent wedi’u gwahardd ohono.

Mae hefyd yn drosedd i berson gwaharddedig weithio neu geisio gweithio mewn gweithgaredd rheoleiddiedig, o fewn grŵp y maent wedi’u gwahardd ohono.

Os yw’r gwiriad yn dangos bod eich gweithiwr wedi’i roi ar Restr Waharddedig, byddwch yn cael canllawiau gan y DBS ynghyd â’r gwiriad cadarnhau.

Nid oes unrhyw gost am wiriad cadarnhau cynnar.

Gwasanaeth Diweddaru a swyddi cartref

Dim ond am ddiweddariadau sy’n ymwneud â’r unigolyn y cynhaliwyd y gwiriad ar ei gyfer y bydd y Gwasanaeth Diweddaru yn gwirio, nid y cyfeiriad cartref lle mae’r gwaith yn cael ei wneud nac unrhyw unigolion eraill sy’n cael eu cyflogi neu’n byw yn y cyfeiriad hwnnw.

Os ydych chi eisiau darganfod a oes unrhyw wybodaeth newydd am unigolion sy’n byw neu’n gweithio yn eu cartref, rhaid i chi ofyn am wiriad DBS newydd.

Dim ond os yw’r rôl rydych chi’n ystyried yr unigolyn ar ei chyfer yn rhoi’r hawl i chi weld y wybodaeth y gallwch chi wneud hyn.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn y canllaw swyddi cartref.

Defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru os ydych chi’n Gorff Cofrestredig e-bulk

Fel Corff Cofrestredig e-bulk gallwch chi hyrwyddo defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru i’ch cleientiaid ac ymgeiswyr. Gallwch chi hefyd gynnig cynnal gwiriadau statws ar gyfer eich cleientiaid os cewch chi ganiatâd gan bob unigolyn.

Os byddwch chi’n cyflwyno cais unigolyn am wiriad DBS trwy’r gwasanaeth ymgeisio e-bulk, gall yr unigolyn ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru gan ddefnyddio eu rhif e-gyfeirnod neu dystysgrif DBS.

Os yw’r unigolyn yn ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru gyda’u rhif e-gyfeirnod, rhaid derbyn y cais o fewn 28 diwrnod i’r tanysgrifiad gael ei gychwyn.

Os yw unigolyn yn tanysgrifio gan ddefnyddio ei rif tystysgrif DBS, rhaid gwneud hynny o fewn 30 diwrnod calendr i’r ‘dyddiad cyhoeddi’ ar y dystysgrif.

Nid yw’r Gwasanaeth Diweddaru ac e-bulk yn systemau integredig. Mae cyfleuster ar wahân y gall sefydliadau ei ddefnyddio i gynnal gwiriadau statws lluosog. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn Canllaw gwirio statws lluosog y Gwasanaeth Diweddaru.

Defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru pan wneir penderfyniadau recriwtio yn ganolog nid yn lleol

Os yw unigolyn wedi ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru, a byddai’n well gennych gwblhau gwiriad statws ar-lein yn hytrach na gofyn iddynt gwblhau cais gwiriad DBS newydd, gallwch wneud hynny trwy ddilyn unrhyw un o’r ddau opsiwn:

Opsiwn 1

Gofynnwch i’r unigolyn anfon eu tystysgrif DBS wreiddiol atoch. Os, ar ôl gweld eu tystysgrif, rydych chi’n dal i ddymuno ystyried eu cyflogi a defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru, mae angen i chi allu ateb ‘ydw’ i’r holl gwestiynau canlynol. Os byddwch yn ateb ‘nac ydw’ i unrhyw un o’r rhain, ni allwch wneud gwiriad statws:

• Ydych chi wedi cynnal gwiriadau ID i gadarnhau eu hunaniaeth?

• Oes gennych chi ganiatâd yr ymgeisydd?

• A oes gennych chi hawl gyfreithiol i’r un lefel o dystysgrif DBS- Safonol neu Manwl?

• A yw’r dystysgrif DBS ond yn cynnwys y gweithlu penodol y mae gennych hawl i wybod amdano ar gyfer y rôl rydych chi’n recriwtio ar ei chyfer?

Bydd hyn wedi’i restru yn yr adran ‘swydd yr ymgeisir amdani’ a bydd yn dangos pa weithlu sydd wedi’i ddefnyddio i benderfynu ar berthnasedd unrhyw wybodaeth heddlu nad yw ynghylch euogfarn a gedwir yn lleol a allai ymddangos ar dystysgrif DBS Manwl. Y gweithluoedd yw plant, oedolion ac arall.

Gall tystysgrifau ddangos un gweithlu neu gyfuniad o blant ac oedolion, ond dim cyfuniad arall.

Os oes gennych hawl gyfreithiol i wiriad Rhestr(au) Gwaharddedig, gwiriwch mai dim ond yr un (y rhai) y gallwch ofyn amdanynt sydd ar y dystysgrif DBS e.e. Rhestr Gwaharddedig Plant, Rhestr Gwaharddedig Oedolion, neu’r ddau. Bydd rhai tystysgrifau Manwl yn dangos nad yw gwiriad o’r Rhestr(au) Gwaharddedig wedi’i ofyn amdano gan y sefydliad gwreiddiol.

Opsiwn 2

Fel y swyddfa recriwtio ganolog, gallwch:

• dweud wrth y swyddfa leol pa lefel o wiriad y mae’r rôl rydych chi’n ei recriwtio yn gymwys ar ei chyfer, a gofyn i’ch swyddfa leol wirio a yw’r dystysgrif wreiddiol o’r un math a lefel o ddatgeliad ag y gallwch chi ofyn amdani

• os yw, ac nad oes unrhyw wybodaeth ar y dystysgrif, cael proses ar waith i roi gwybod i’r unigolyn y bydd eu gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda’r swyddfa ganolog fel y gallant wneud penderfyniad recriwtio cychwynnol

• gofyn i’r swyddfa leol gynnal gwiriadau ID i gadarnhau hunaniaeth yr unigolyn

• gofyn i’r swyddfa leol gael caniatâd yr ymgeisydd i wneud gwiriad statws

Yna gallwch gynnal gwiriad ar-lein am ddim i wneud yn siŵr bod y dystysgrif DBS yn dal yn gyfredol ac yn ddilys.

Enghreifftiau o sut y gall cyflogwyr ddefnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru yn gyfreithiol

Enghraifft 1:

Mae Academi’r Drenewydd wedi recriwtio Imran fel athro. Gwirion nhw ei ID a chyflwyno gwiriad DBS Manwl yn y gweithlu plant gyda gwiriad o’r Rhestr Waharddedig Plant. Fe wnaethon nhw ofyn i Imran ymuno â’r Gwasanaeth Diweddaru a chysylltu ei dystysgrif â’i danysgrifiad. Cyn iddo ddechrau gweithio, dangosodd Imran ei dystysgrif DBS yn bersonol i swyddog AD yr academi. Gwnaeth y swyddog AD nodyn o ddyddiad cyhoeddi’r dystysgrif, y math o dystysgrif y gofynnwyd amdani, y swydd y gwnaed cais amdani, cyfeirnod y dystysgrif a manylion y penderfyniad recriwtio a gymerwyd. Cafodd y swyddog AD ganiatâd Imran hefyd i gynnal gwiriadau statws y Gwasanaeth Diweddaru.

Polisi’r academi yw cynnal gwiriadau statws y Gwasanaeth Diweddaru bob 6 mis. Gan eu bod wedi bodloni’r holl feini prawf a restrir uchod, gallant gynnal gwiriadau statws heb orfod gweld y dystysgrif DBS copi caled na chynnal gwiriad hunaniaeth bob tro.

Mae’r academi yn cynnal gwiriad bob 6 mis o 2 aelod o staff a ddechreuodd ar yr un pryd. Mae gwiriad statws Frank yn nodi nad oes unrhyw newid wedi bod, felly mae’r academi yn cofnodi’r wybodaeth honno ar eu system. Mae statws Eliza yn nodi nad yw’r wybodaeth yn gyfredol mwyach. Yn unol â pholisi a gweithdrefnau’r academi, mae Eliza yn cael ei galw i mewn i drafodaeth ar beth yw’r wybodaeth newydd hon, a gwneir cais am dystysgrif newydd. Ar ôl derbyn y dystysgrif newydd, mae’n dangos bod euogfarn newydd. Gan ddilyn polisïau a gweithdrefnau’r academi, maent yn asesu risg yr euogfarn ac yn penderfynu a ddylid parhau â’i chyflogaeth.

Mae gan yr academi bolisi i ailwirio hunaniaeth staff bob 2 flynedd i gadarnhau nad ydynt wedi newid eu henw a bod y manylion ar eu tanysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru yn dal yn gywir. Pan fydd aelod o staff wedi newid eu henw, gofynnir am dystysgrif newydd, a gofynnir i’r aelod o staff ei chysylltu â’u tanysgrifiad presennol fel y gall y gwiriadau statws barhau.

Enghraifft 2:

Mae Lucille yn cofrestru gydag asiantaeth i ddod yn athrawes ddirprwyol. Nid oes gan yr asiantaeth swyddfa y gall Lucille ymweld â hi, felly maen nhw’n cynnal gwiriad ID digidol ac yn cyflwyno gwiriad DBS Manwl yn y gweithlu plant gyda gwiriad o’r Rhestr Waharddedig Plant. Maen nhw hefyd yn cael caniatâd Lucille i gynnal gwiriadau statws y Gwasanaeth Diweddaru. Mae’r asiantaeth yn derbyn e-ganlyniad yn hysbysu bod y dystysgrif yn glir. Maen nhw’n penderfynu dros dro y gall Lucille weithio mewn ysgolion, yn amodol ar weld y dystysgrif DBS wreiddiol. Gan nad oes gan yr asiantaeth gyfleuster i dderbyn tystysgrifau copi caled, maen nhw’n ei chynghori i fynd â’i thystysgrif DBS i’w lleoliad ysgol cyntaf ychydig ddyddiau cyn iddi ddechrau gweithio. Maen nhw’n gofyn i’r ysgol wirio’r dystysgrif a rhoi gwybod iddyn nhw ei bod yn ddilys. Pan fydd hyn wedi digwydd, gall Lucille ddechrau gweithio a gall yr asiantaeth gynnal gwiriadau statws fel y trefnwyd.

Mae Lucille yn penderfynu newid i asiantaeth addysgu wahanol. Mae’r asiantaeth newydd yn cynnal cyfweliad o bell, ac mae Lucille yn postio ei thystysgrif DBS wreiddiol (a gafwyd trwy’r asiantaeth flaenorol) iddyn nhw. Mae hi’n rhoi ei chaniatâd iddyn nhw gynnal gwiriadau statws ar y dystysgrif. Mae’r asiantaeth yn cynnal eu gwiriadau cefndir arferol gan gynnwys gwiriad hunaniaeth, ac ar ôl derbyn y dystysgrif DBS wreiddiol yn y post, maent yn cynnal gwiriad statws. Maent yn penderfynu y gall Lucille ddechrau gweithio ar unwaith.

Enghraifft 4:

Mae gan Amanda danysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru gyda thystysgrif DBS Manwl ar gyfer y gweithlu oedolion. Mae hyn yn cynnwys gwiriad yn erbyn y Rhestr Gwaharddedig i Oedolion.

Mae Amanda wedi cynnig gweithio i sefydliad gwirfoddol sy’n gyrru oedolion i apwyntiadau meddygon ac ysbytai. Mae hi’n cyflwyno ei thystysgrif DBS wreiddiol i’w chyflogwr newydd posibl. Mae’r rheolwr recriwtio, Ranjiit, yn gofyn i Amanda a all gynnal gwiriad statws ar y Gwasanaeth Diweddaru. Mae Amanda yn rhoi ei chaniatâd.

Mae Ranjiit yn gwybod bod lefelau’r gwiriad ar dystysgrif Amanda yr un lefel a gweithlu ag y caniateir iddo ofyn amdanynt. Felly, pan fydd yn cyrchu’r Gwasanaeth Diweddaru, mae’n hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol.

Enghraifft 5:

Mae gan Roger danysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru gyda thystysgrif DBS Manwl yn y gweithlu plant ac oedolion. Mae hyn yn cynnwys gwiriad yn erbyn y Rhestrau Gwaharddedig Plant ac Oedolion.

Mae Roger wedi cael cynnig swydd fel gofalwr mewn cartref gofal i oedolion. Mae’n cyflwyno ei dystysgrif i’w gyflogwr newydd. Mae’r rheolwr recriwtio, Doris, yn gofyn i Roger a all hi hefyd gynnal gwiriad statws ar y Gwasanaeth Diweddaru. Mae Roger yn rhoi ei ganiatâd.

Fodd bynnag, pan fydd Doris yn mynd ymlaen i’r Gwasanaeth Diweddaru, mae hi’n sylweddoli na all wneud hyn, oherwydd nad oes ganddi hawl gyfreithiol i ofyn am wiriad o’r Rhestr Waharddedig Plant na gweld gwybodaeth nad yw’n ymwneud â’r gweithlu plant.

Mae hyn oherwydd bod y datganiad cyfreithiol yn gofyn i Doris a oes ganddi hawl i wirio rhestr y plant - ac nid oes - ond rhestr yr oedolion yn unig. Felly, er bod Roger wedi rhoi ei ganiatâd, ni all Doris wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol ac ni all wneud gwiriad statws Gwasanaeth Diweddaru.

Mae Doris yn gofyn i Roger gwblhau ffurflen gais DBS newydd lle mae hi’n gofyn am y lefel a’r gweithlu cywir ar gyfer y rôl y bydd yn ei gyflogi ynddi. Dyma dystysgrif DBS Manwl yn y gweithlu oedolion gyda gwiriad Rhestr Waharddedig Oedolion. Gall Roger ychwanegu’r dystysgrif newydd hon at ei danysgrifiad Gwasanaeth Diweddaru heb unrhyw gost ychwanegol.

Enghraifft 6:

Mae gan Andrew danysgrifiad Gwasanaeth Diweddaru gyda thystysgrif Manwl yn y gweithlu plant. Mae hyn yn cynnwys gwiriad yn erbyn y Rhestr Waharddedig Plant. Mae’n gwneud cais am gwrs hyfforddi athrawon ac yn cyflwyno ei dystysgrif i Jessica, gweinyddwr y cwrs.

Bydd Andrew yn cynnal gweithgaredd rheoleiddiedig gyda phlant fel rhan o’i leoliadau ar y cwrs, felly gall y coleg ofyn am wiriad Manwl yn y gweithlu plant a gwiriad o’r Rhestr Waharddedig Plant.

Mae Andrew yn cyflwyno ei dystysgrif i Jessica ac yn rhoi caniatâd iddi gynnal gwiriad statws ar y Gwasanaeth Diweddaru. Mae’r dystysgrif yn cynnwys yr un lefel o wiriadau yn yr un gweithlu ag y mae’r rôl hyfforddi athrawon yn ei gwneud yn ofynnol, felly gall Jessica wneud y gwiriad statws gan y bydd hi’n gallu gwneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol.

Pan yw Jessica yn cynnal y gwiriad statws, mae’n nodi nad yw’r dystysgrif yn gyfredol mwyach sy’n golygu bod gwybodaeth newydd am Andrew nad yw’n cael ei dangos ar y dystysgrif y mae wedi’i chyflwyno i Jessica. Mae Jessica yn cael sgwrs gydag Andrew sy’n dweud nad yw’n gwybod beth allai’r wybodaeth hon fod ac mae cais am wiriad newydd yn cael ei wneud. Mae’r gwiriad newydd yn nodi bod Andrew wedi’i wahardd rhag gweithio gyda phlant mewn gweithgaredd rheoleiddiedig. Mae Jessica yn gwybod ei bod yn anghyfreithlon i Andrew gynnig gweithio, ceisio gweithio neu weithio mewn gweithgaredd rheoleiddiedig pan gaiff ei wahardd o’r gweithlu perthnasol a byddai’n anghyfreithlon iddi ganiatáu iddo wneud hynny. Mae Jessica yn tynnu’r cynnig o le ar y cwrs yn ôl ac yn hysbysu’r heddlu o hyn.

Enghraifft 7:

Mae gan Lene danysgrifiad Gwasanaeth Diweddaru gyda gwiriad DBS Safonol yn y gweithlu plant ac oedolion oherwydd ei bod yn gweithio fel derbynnydd rhan-amser mewn meddygfa. Nid yw gwiriadau Rhestr Waharddedig ar gael ar gyfer gwiriadau DBS Safonol. Yna mae Lene yn sicrhau lle ar raglen hyfforddi sylfaen.

Yn ystod ei hyfforddiant, bydd ar nifer o leoliadau mewn ymddiriedolaethau GIG. Bydd y lleoliadau hyn yn cynnwys darparu gweithgaredd rheoleiddiedig gydag oedolion a phlant.

Gofynnodd hi i Jim, gweinyddwr y rhaglen, a fyddai’n defnyddio ei thanysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru i wneud gwiriad statws yn lle gofyn iddi gwblhau ffurflen gais DBS newydd.

Mae Lene wedi rhoi caniatâd i Jim wneud y gwiriad statws ond ni all Jim ddefnyddio ei thystysgrif bresennol i asesu a yw hi’n addas, oherwydd bod yr asesiad ar gyfer cofrestru yn cynnwys gofyniad am wiriad DBS Manwl yn y gweithlu plant ac oedolion gyda gwiriad o’r Rhestrau Gwaharddedig Plant ac Oedolion, yn hytrach na’r gwiriad Safonol DBS sydd gan Lene ar hyn o bryd.

Mae Jim yn dewis peidio â gwneud cais statws oherwydd na fyddai’n rhoi’r wybodaeth sydd ei hangen arno, ac mae’n gofyn i Lene gwblhau ffurflen gais DBS newydd. Gall Lene ychwanegu’r dystysgrif newydd hon at ei thanysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru heb unrhyw gost ychwanegol.

Mae gan Sue danysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru gyda thystysgrif Manwl yn y gweithlu plant ac oedolion. Mae hyn yn cynnwys gwiriad yn erbyn y Rhestrau Gwaharddedig Plant ac Oedolion. Mae Sue wedi cael cynnig swydd o fewn y gwasanaethau cymdeithasol yn gweithio gyda phlant ac oedolion; mae hi’n cyflwyno ei thystysgrif DBS i’w chyflogwr newydd posibl.

Mae’r rheolwr recriwtio Alana yn gofyn i Sue a all hi hefyd gynnal gwiriad statws ar y Gwasanaeth Diweddaru. Mae Sue yn rhoi ei chaniatâd. Mae Alana yn gwybod bod lefelau’r gwiriadau ar dystysgrif Sue yr un lefel ag y caniateir iddi ofyn amdani. Felly, pan fydd hi’n cyrchu’r Gwasanaeth Diweddaru, mae hi’n hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol.

Enghraifft 8:

Mae gan Rob danysgrifiad i’r Gwasanaeth Diweddaru gyda thystysgrif DBS Manwl yn y gweithlu arall. Mae’n cynnwys gwiriad yn erbyn Rhestrau Gwaharddedig Plant ac Oedolion. Cyflwynwyd y cais gwreiddiol gan awdurdod lleol i wneud asesiad fel rhan o broses ymgeisio am drwydded tacsi.

Rhaid i Rob adnewyddu ei drwydded tacsi ond mae wedi symud i ardal awdurdod lleol wahanol. Mae Rob yn cyflwyno ei dystysgrif i Peter - ei swyddog trwyddedu tacsi yn yr awdurdod lleol newydd. Mae Peter yn gofyn i Rob a all ef hefyd wneud gwiriad statws ar y Gwasanaeth Diweddaru. Mae Rob yn rhoi caniatâd.

Gan fod lefelau’r gwiriad ar y dystysgrif DBS wreiddiol yr un lefelau gwiriad ag y gall Peter ofyn amdanynt ar gyfer cais am drwydded tacsi, mae Peter yn hyderus y gall wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol a gall wneud gwiriad statws y Gwasanaeth Diweddaru.

Dim ond sefydliadau trwyddedu tacsis neu gerbydau llogi preifat (PHV) all wneud cais am wiriad statws Gwasanaeth Diweddaru yn erbyn tystysgrif DBS Manwl yn y gweithlu arall gyda gwiriad o Restrau Gwaharddedig Plant ac Oedolion.

Enghraifft 9:

Mae Julia yn gweithio i’r Comisiwn Hapchwarae ac mae ganddi dystysgrif DBS Manwl yn y gweithlu arall. Nid yw’n cynnwys gwiriadau a wneir yn erbyn y Rhestrau Gwaharddedig Plant nac Oedolion oherwydd nad yw’r rôl yn caniatáu gofyn am y gwiriadau hynny.

Lle nodir y gweithlu fel ‘arall’, mae’n ofynnol i Brif Swyddogion ystyried yr holl wybodaeth sy’n berthnasol i’r swydd neu’r drwydded y gwneir cais amdani.

Mae nifer gyfyngedig o resymau pam y gallai rhywun gael gwiriad DBS Manwl yn y gweithlu arall. Gallwch ddarllen rhagor am hyn yn y ddogfen gweithlu arall DBS.

Gall y Comisiwn Hapchwarae ofyn i Julia danysgrifio i’r Gwasanaeth Diweddaru gan y gallant wneud y datganiad cyfreithiol sy’n ofynnol i wneud gwiriad statws.

Byddai’n rhaid i unrhyw fath arall o sefydliad ystyried a fyddai unrhyw wybodaeth bosibl nad yw’n euogfarn a allai gael ei rhyddhau ar dystysgrif Julia yn wybodaeth y byddent yn cael caniatâd cyfreithiol i’w hystyried ar gyfer rôl newydd a’i defnyddio yn eu penderfyniad recriwtio.

Gwiriadau DBS Safonol yn y Gwasanaeth Diweddaru

Mae tystysgrifau DBS Safonol yn cynnwys gwybodaeth nad yw wedi’i diogelu, am euogfarnau a rhybuddiadau sydd wedi darfod a heb eu darfod, a gedwir ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC).

Nid oes rhaid i gyflogwyr y cyflwynir tystysgrif DBS Safonol iddynt ac sydd wedi cael caniatâd i wneud gwiriad statws yn y Gwasanaeth Diweddaru ystyried y gweithlu ar y dystysgrif. Mae hyn oherwydd nad yw’r gweithlu yn dylanwadu ar y wybodaeth PNC a gyflwynir ar dystysgrif Safonol.

Os yw’r rôl yn gymwys ar gyfer gwiriad DBS Safonol, a dyna’r lefel o wybodaeth sy’n ofynnol gan y cyflogwr, gall unrhyw gyflogwr a all ofyn am dystysgrif Safonol wneud gwiriad statws oherwydd gallant wneud y datganiad gofynnol yn gyfreithiol.

Manteision y gwasanaeth

• gwirio tystysgrifau DBS ar-lein ar unwaith

• dim mwy o ffurflenni cais DBS i’w llenwi

• efallai na fydd angen i chi wneud cais am wiriad DBS arall ar gyfer gweithiwr neu wirfoddolwr byth eto