Ffurflen

Sut i lenwi ffurflen ChV1 Newidiadau Elusennau CThEM

Diweddarwyd 7 August 2023

1. Rhagarweiniad

Bydd y canllaw hwn yn eich helpu i lenwi ffurflen newidiadau Cyllid a Thollau EM (CThEM) ar gyfer elusennau (ChV1). Efallai y bydd hi’n haws i chi argraffu’r canllaw hwn fel y gallwch gyfeirio ati wrth lenwi’r ffurflen ChV1.

Dim ond elusennau’r DU, Clybiau Chwaraeon Amatur Cymunedol (CChAC) a sefydliadau eraill sydd â hawl i ryddhad treth elusennol y DU (y cyfeirir atynt yma fel ‘elusennau’), gall ddefnyddio’r ffurflen ChV1.

Mae llenwi’r ffurflen yn gwneud yn siŵr bod gan CThEM y manylion cywir ar gyfer eich sefydliad. Mae hyn o help wrth brosesu ceisiadau am ad-daliadau, wrth ad-dalu treth i chi, ac wrth ddelio gyda gohebiaeth arall.

Nid oes gan CThEM gofnodion o bersonau cyfrifol cyn mis Ebrill 2010. Os cydnabuwyd eich sefydliad gan Elusennau CThEM (a chawsoch gyfeirnod Elusennau CThEM) cyn mis Ebrill 2010, mae’n bosibl na ofynnwyd i chi am fanylion cyswllt eich swyddogion awdurdodedig neu bersonau cyfrifol. Defnyddiwch ffurflen ChV1 i roi gwybod i CThEM pwy sy’n gyfrifol am y swyddogaethau hyn ar gyfer eich elusen.

2. Pryd i ddefnyddio’r ffurflen hon

Defnyddiwch y ChV1 i roi gwybod i CThEM am:

• manylion y swyddog awdurdodedig (rhywun yn eich sefydliad sydd wedi ei awdurdodi i ddelio gyda’ch materion treth)
• manylion y person cyfrifol (sef person â chyfrifoldeb cyfreithiol am redeg eich sefydliad)
• swyddogion awdurdodedig neu bersonau cyfrifol a oedd yn gweithredu ar ran yr Elusen cyn mis Ebrill 2010 ac sy’n gweithredu ar ran yr Elusen ar hyn o bryd
• manylion banc eich elusen - mae’n rhaid i chi sicrhau y gall eich banc dderbyn taliadau BACS

Neu os oes newid i’r canlynol:

• y manylion cyswllt ar gyfer eich sefydliad
• manylion y swyddog awdurdodedig
• manylion y person cyfrifol
• swyddogion awdurdodedig, personau cyfrifol ac enwebeion sydd wedi peidio â gweithredu
• manylion eich enwebeion, gan gynnwys newidiadau i’w cyfrif banc neu i’w cyfrif cymdeithas adeiladu
• manylion eich cyfrif banc neu eich cyfrif cymdeithas adeiladu

Rhoi gwybodaeth newydd

Gallwch hefyd ddefnyddio’r ffurflen i roi gwybod i CThEM am newidiadau eraill, er enghraifft mân newidiadau i’ch dogfen llywodraethu e.e. newid enw neu newid i ddarpariaethau ariannol a/neu weinyddol.

Newidiadau mawr yn cynnwys newid statws e.e. Newid o Ymddiriedolaeth i Gwmni Corfforedig Elusennol. Bydd rhaid gwneud cais newydd gan fod y sefydliad yn cael ei ystyried yn endid newydd at ddibenion treth. Darllenwch Get recognition from HMRC for your charity am ragor o wybodaeth.

3. Cyn i chi ddechrau

Gwiriwch a oes angen i chi roi gwybod i’ch rheolydd am y newidiadau yn gyntaf

Corff yw rheolydd sy’n rheoleiddio neu’n gosod rheolau ar gyfer eich math o sefydliad, ac yn gwirio bod eich sefydliad yn eu dilyn. Ar gyfer rhai newidiadau, megis newid i enw eich sefydliad, mae’n rhaid i chi gael caniatâd oddi wrth eich rheolydd cyn i chi rhoi gwybod i CThEM bod eich manylion wedi newid. Er enghraifft, os yw eich sefydliad wedi’i leoli yng Nghymru ac am newid ei enw, mae’n bosibl y bydd yn rhaid i chi gael caniatâd gan Gomisiwn Elusennau Cymru a Lloegr yn gyntaf.

Swyddogion awdurdodedig a phersonau cyfrifol - darllenwch yr arweiniad a rhowch wybod i CThEM amdanynt

Y swyddog awdurdodedig yw’r person o fewn eich sefydliad sydd wedi ei awdurdodi i ddelio â CThEM ynghylch eich materion treth, a chyflwyno ffurflenni treth lle bo angen. Person cyfrifol fydd person gyda chyfrifoldeb cyfreithiol am redeg eich sefydliad, er enghraifft ymddiriedolwyr neu gyfarwyddwyr.

Sicrhewch fod pob swyddog awdurdodedig a pherson cyfrifol yn eich sefydliad wedi darllen yr arweiniad Charities: fit and proper persons test cyn llenwi’r ffurflen hon. Mae’r arweiniad hwn yn egluro pam fod yn rhaid i elusennau sicrhau bod eu rheolwyr yn addas i ddal swyddi tebyg ac, yn benodol, nad ydynt wedi cymryd rhan mewn twyll treth neu eu bod wedi eu diarddel rhag bod yn ymddiriedolwyr elusen. Mae hefyd yn cynnwys datganiad enghreifftiol y gall elusennau ofyn i’w rheolwyr lofnodi. Mae ymddiriedolwyr, cyfarwyddwyr neu aelodau eraill o bwyllgor rheoli eich sefydliad yn hollol gyfrifol am gywirdeb a dilysrwydd unrhyw gais a wneir ar eu rhan gan enwebai. Dylech ystyried yn ofalus addasrwydd pob person yr ydych yn eu hawdurdodi i weithredu ar ran eich sefydliad.

4. Nodiadau i’ch helpu i lenwi’r ffurflen

Bwriedir i’r ffurflen ChV1 gael ei lawrlwytho, ei chadw ar eich cyfrifiadur a’i llenwi ar y sgrin. Mae’r arweiniad hwn yn helpu gydag ambell adran ar y ffurflen.

Llenwch bob rhan berthnasol yn y ffurflen hon. Os nad yw’r ffurflen yn gywir neu heb ei llenwi, efallai y bydd CThEM yn gofyn i chi anfon ffurflen newydd. Ar ddiwedd y ffurflen mae rhestr gwirio. Ticiwch adrannau’r ffurflen yr ydych wedi’u llenwi. Er enghraifft, os ydych wedi defnyddio’r ffurflen i roi gwybod i CThEM am newid i fanylion banc eich elusen neu fod y bobl sydd â swyddogaethau penodol yn yr elusen wedi newid. Pan fyddwch yn argraffu’r ffurflen, dim ond yr adrannau hynny yr ydych wedi ticio blwch a rhoi gwybodaeth ar eu cyfer fydd yn cael eu hargraffu. Mae hyn yn arferol. Yn ogystal, bydd ychydig o’r wybodaeth na wnaethoch ei nodi ar y ffurflen yn ymddangos ar y fersiwn argraffedig. Unwaith eto, mae hyn yn arferol a bydd yr wybodaeth hon yn helpu CThEM i brosesu’r ffurflen yn gyflymach.

5. Arweiniad yn ôl penawdau adrannau

Ynglŷn â‘ch sefydliad - gwybodaeth gyfredol sydd gan CThEM

Defnyddiwch yr adran hon i nodi’r manylion presennol ar gyfer eich sefydliad cyn y gwnaed newidiadau. Rhaid i’r blychau yn yr adran hon cael eu llenwi er mwyn dangos y manylion sydd gan CThEM yn barod. Er enghraifft, os ydych yn nodi’n hwyrach yn y ffurflen bod yr elusen wedi newid ei henw, rhowch yr hen enw ym mlwch 1 gan mai dyna’r enw fydd gan CThEM yn ei gofnodion.

Mae blwch 2 yn gofyn am eich Cyfeirnod Adran Elusennau CThEM. Hwn yw’r cyfeirnod a rhoddwyd i’ch sefydliad pan gofrestrodd gyda CThEM ar gyfer rhyddhad treth elusennol y DU. Fel arfer mae’n cychwyn gydag un neu ddwy lythyren ac yn cael ei ddilyn gan ychydig o rifau, megis AB12345. Peidiwch â nodi eich rhif Comisiwn Elusennau os ydych wedi eich cofrestru gyda hwy - nid oes gan y rhif hwn lythrennau ar y dechrau.

Y cyfeiriad y mae’n rhaid i chi ei nodi ym mlwch 5 yw cyfeiriad safle neu swyddfa eich elusen, os oes un gennych. Os yw eich elusen yn gwmni, rhaid i chi roi cyfeiriad y swyddfa gofrestredig yma. Os nad oes gan eich elusen swyddfa neu adeiladau, rhowch gyfeiriad cyswllt ac ailadroddwch yr wybodaeth hon ym mlwch 6.

Manylion cyswllt

Dylech bob tro lenwi’r adran hon er mwyn dangos y manylion cyswllt diweddaraf ar gyfer eich elusen neu CChAC, hyd yn oed os nad ydynt wedi newid. Nodwch y cyfeiriad, rhif ffôn a’r e-bost yr ydych am i CThEM ddefnyddio. Dyma sut y bydd CThEM yn cysylltu â‘r swyddog awdurdodedig er mwyn gofyn cwestiynau, a’r cyfeiriad yr anfonir taliad a hysbysiad gan Borth y Llywodraeth.

Sylwer - pe bai gan eich sefydliad gyfeiriad Busnes a Gohebu, anfonir hysbysiadau Porth y Llywodraeth i’r cyfeiriad busnes. Os oes yna broblemau postio gyda’r cyfeiriad busnes e.e. dim blwch llythyr, efallai y byddwch am ystyried newid y cyfeiriad busnes i’r cyfeiriad gohebu.

Mae’n rhaid i chi lenwi blychau 6 a 7 cyn i chi argraffu’r ffurflen hon.

Ynglŷn â‘r newidiadau

Defnyddiwch yr adran hon er mwyn rhoi gwybod i CThEM am yr wybodaeth yr ydych am ei newid neu i roi gwybod am wybodaeth newydd. Gellir gadael pob blwch arall yn wag.

Newidiadau i’r elusen

Os yw enw’r Elusen wedi newid bydd yn rhaid i chi amgáu copïau o ddogfennau atodol sy’n rhoi awdurdod i’r newidiadau hyn cael eu gwneud, ynghyd â‘r ffurflen. Er enghraifft, cofnodion o gyfarfod yr ymddiriedolwyr lle gwnaed y penderfyniad i newid enw’r sefydliad, neu gopïau o ddogfen llywodraethu ddiwygiedig.

Os yw eich cyfeiriad swyddogol neu’ch swyddfa gofrestredig ar gyfer eich elusen wedi newid, rhowch y cyfeiriad newydd yma. Os nad oes gan eich elusen swyddfa neu safle ond mae’r cyfeiriad cyswllt wedi newid, rhowch eich cyfeiriad cyswllt newydd yma. Fe fydd yr un peth â‘r cyfeiriad a ddangosir ym mlwch 6.

Newidiadau i fanylion swyddog awdurdodedig

Defnyddiwch yr adran hon i roi gwybod i CThEM am eich swyddog awdurdodedig.

Swyddog awdurdodedig yw’r person o fewn eich sefydliad sydd wedi’i awdurdodi i ddelio â CThEM parthed eich materion treth, a chyflwyno ffurflenni treth lle bo angen. Dyma’r unig berson o fewn eich sefydliad sydd wedi’i awdurdodi i gyflwyno ceisiadau am ad-daliadau Rhodd Cymorth. Bydd CThEM yn cysylltu â‘r person hwn os oes ganddo gwestiynau ynglŷn â‘ch sefydliad.

Mae’n rhaid bod pob swyddog awdurdodedig a phersonau cyfrifol fod yn ‘personau gweddus a phriodol’ er mwyn i’ch sefydliad fod yn gymwys ar gyfer rhyddhad treth elusennol. Cyn llenwi’r ffurflen hon, dylai ddarllen yr arweiniad Charities: fit and proper persons test.

Nid yw’n ofynnol i ddefnyddio’r datganiad enghreifftiol hwn, ond os bydd CThEM yn gofyn i chi, mae’n rhaid eich bod yn gallu dangos eich bod wedi cyflawni gwiriadau addas er mwyn dangos bod y person yn weddus a phriodol.

Os oes gan berson a enwir fel swyddog awdurdodedig rif Yswiriant Gwladol, rhaid i chi ei nodi ar y ffurflen. Os nad oes gan y person hwn rif Yswiriant Gwladol, mae’n rhaid i chi anfon y dogfennau gyda’r ffurflen er mwyn gwireddu pwy yw’r unigolyn. Rhaid bod un o’r rhain yn gopi o dudalen pasbort gyda llun o’r person, neu ddull tebyg o adnabod sy’n defnyddio llun, a rhaid bod y llall yn ddogfen sy’n gwireddu cyfeiriad y person hwnnw, megis bil gwasanaethau.

Os bydd yn rhaid i chi nodi manylion swyddog awdurdodedig arall, cliciwch ar y botwm ‘Ychwanegu swyddog awdurdodedig arall’ er mwyn ychwanegu ei fanylion. Dylai pob un person ychwanegol â enwir, arwyddo’r adran hon o’r ffurflen yn unig. Rhaid i’r swyddog newydd roi llofnod ym mlwch 20.

Newidiadau i fanylion person cyfrifol

Defnyddiwch yr adran hon i roi gwybod i CThEM os yw manylion person cyfrifol wedi newid neu os oes angen i chi rhoi gwybod i CThEM pwy yw’r person cyfrifol am y tro cyntaf.

Bydd person cyfrifol yn berson sydd â chyfrifoldeb cyfreithiol am redeg eich sefydliad, ac mae’n cynnwys:

• ymddiriedolwyr
• cyfarwyddwyr (pan fod eich sefydliad yn gwmni)
• personau eraill mewn swyddi rheoli yn eich sefydliad, megis y trysorydd, ysgrifennydd y cwmni, aelodau’r pwyllgor rheoli a’r rheolydd ariannol.

Mae CThEM angen gwybod pwy yw’r ‘personau cyfrifol’ ar gyfer eich elusen. Mae’n rhaid i chi enwebu o leiaf dau berson cyfrifol. Ynghyd â‘r swyddog awdurdodedig, nhw fydd yr unig bobl a ganiateir gan CThEM i newid y manylion ar gofnodion treth eich sefydliad.

Os oes gan berson a enwir fel swyddog awdurdodedig rif Yswiriant Gwladol, rhaid i chi ei nodi ar y ffurflen. Os nad oes gan y person hwn rif Yswiriant Gwladol, mae’n rhaid i chi anfon y dogfennau gyda’r ffurflen er mwyn gwireddu pwy yw’r unigolyn. Rhaid bod un o’r rhain yn gopi o dudalen pasbort gyda llun o’r person, neu ddull tebyg o adnabod sy’n defnyddio llun, a rhaid bod y llall yn ddogfen sy’n gwireddu cyfeiriad y person hwnnw, megis bil gwasanaethau.

Os bydd yn rhaid i chi nodi manylion person cyfrifol arall, cliciwch ar y botwm ‘ychwanegu person cyfrifol arall’ er mwyn ychwanegu ei fanylion. Dylai pob un person ychwanegol â enwir, arwyddo’r adran hon o’r ffurflen yn unig. Cyn iddynt wneud hyn dylent ddarllen yr arweiniad Charities: fit and proper persons test guidance.

Rhaid i’r swyddog cyfrifol newydd roi llofnod ym mlwch 20.

Os rheolir yr elusen gan ymddiriedolwr corfforaethol, er enghraifft cwmni ymddiriedolaeth neu gorfforaeth ymddiriedolaeth, dylech nodi enw’r ymddiriedolwr corfforaethol gan nodi ei swydd fel ‘ymddiriedolwr corfforaethol’. Nodwch gyfeiriad yr ymddiriedolwr corfforaethol yn y blwch â‘r enw ‘cyfeiriad preifat neu gartref.’ Peidiwch â llenwi’r blychau dyddiad geni neu rif yswiriant gwladol. Does dim angen anfon dogfennau adnabod ar gyfer ymddiriedolwr corfforaethol.

Manylion cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu newydd ar gyfer eich elusen

Dylech ddefnyddio’r adran hon i roi manylion cyfrif banc y sefydliad yr ydych am i CThEM dalu ad-daliadau Rhodd Cymorth ac ad-daliadau treth eraill iddo. Mae angen i chi lenwi’r adran hon os yw’r manylion cyfrif banc wedi newid, neu os nad yw CThEM wedi cael y manylion yn y gorffennol.

Bydd CThEM yn gwneud ad-daliadau i’ch sefydliad i mewn i’r cyfrif banc hwn gan ddefnyddio’r system Bacs felly mae’n rhaid i chi sicrhau y gall eich banc dderbyn y fath daliadau. Os ydych yn ansicr a all eich banc dderbyn taliadau Bacs, dylech ofyn i’ch banc yn gyntaf. Wrth nodi’r dyddiad yr agorwyd y cyfrif, rhowch frasamcan o’r dyddiad os yw’r cyfrif wedi bodoli am gyfnod hir ac nad ydych yn siŵr pryd y cafodd ei agor.

Manylion yr enwebai a’r asiantaeth gasglu

Defnyddiwch yr adran hon i roi gwybod i CThEM am newid i fanylion enwebeion neu asiantaethau casglu eich elusen. Enwebai yw unigolyn neu sefydliad y tu allan i’ch elusen yr ydych yn ei awdurdodi i gyflwyno Rhodd Cymorth (neu ad-daliadau treth eraill) ar eich rhan.

Os ydych wedi newid eich enwebai neu asiantaeth gasglu dylech roi enw’r sefydliad neu’r unigolyn newydd ym mlwch 36. Os ydych yn enwi sefydliad, dylech nodi enw unigolyn yn y sefydliad hwnnw ym mlwch 37. Mae’n rhaid i enwebai, sefydliad neu asiantaeth gasglu rhoi enwau’r bobl o fewn y sefydliad sydd wedi’u hawdurdodi i ddelio â CThEM, ac mae’n rhaid i’r bobl hyn lofnodi ym mlwch 45.

Os oes gan berson a enwir yn yr adran hon rif Yswiriant Gwladol, rhaid i chi ei nodi ar y ffurflen. Os nad oes gan y person hwn rif Yswiriant Gwladol, mae’n rhaid i chi anfon y dogfennau gyda’r ffurflen er mwyn gwireddu pwy yw’r unigolyn. Rhaid bod un o’r rhain yn gopi o dudalen pasbort gyda llun o’r person, neu ddull tebyg o adnabod sy’n defnyddio llun, a rhaid bod y llall yn ddogfen sy’n gwireddu cyfeiriad y person hwnnw, megis bil gwasanaethau.

Mae asiantaeth gasglu yn enwebai sy’n cyflwyno nifer fawr o geisiadau am ad-daliad Rhodd Cymorth i CThEM, ac sy’n cael ei gydnabod gan CThEM fel asiantaeth gasglu. Os oes newid i’r asiantaeth gasglu mae’n rhaid i chi ddangos manylion o hyn ar y ffurflen yn yr un modd ag ar gyfer enwebai, heblaw nad oes angen i chi roi manylion cyfrif banc gan fod y rhain eisoes yn hysbys i CThEM. Dylech nodi cyfeirnod yr asiantaeth gasglu ym mlwch 38, a gallwch wedyn adael blychau 47 i 53 yn wag. Bydd yr asiantaeth gasglu yn rhoi eu cyfeirnod C.A.C i chi, os yw CThEM eisoes wedi rhoi un iddynt.

Os ydych am i CThEM gyfnewid gwybodaeth gyda’ch enwebai ynghylch materion treth eich sefydliad, fel bod eich enwebai yn gweithredu fel asiant, bydd yn rhaid i chi roi awdurdod ychwanegol ar gyfer hyn drwy ddefnyddio ffurflen 64-8 ‘Awdurdodi eich asiant’ a’i hanfon i CThEM. Heb yr awdurdod, ni all CThEM drafod materion treth eraill gyda’ch enwebai.

Swyddogion awdurdodedig, personau cyfrifol ac enwebeion sydd wedi peidio â gweithredu

Defnyddiwch yr adran hon er mwyn rhoi gwybod i CThEM am swyddogion awdurdodedig, personau cyfrifol ac enwebeion sydd wedi peidio â gweithredu ar ran eich elusen. Cliciwch ar y botwm ‘+’ i ychwanegu rhes arall os oes angen i chi nodi manylion ar gyfer mwy nag un person neu sefydliad.

Unrhyw newidiadau eraill

Defnyddiwch yr adran hon er mwyn rhoi manylion newidiadau eraill rydych am roi gwybod i CThEM amdanynt. Gallai hyn fod yn newidiadau i reolwyr nad ydynt eisoes wedi’u nodi ar y ffurflen, mân newidiadau i’ch dogfen llywodraethu neu newid i gyfnod cyfrifyddu.

Os yw’r elusen yn newid statws e.e. o fod yn ymddiriedolaeth i Sefydliad Corfforedig Elusennol, mae’n rhaid i chi lenwi ffurflen gais newydd, gan yr ystyrir y sefydliad yn endid newydd at ddibenion treth. Darllenwch Get recognition from HMRC for your charity am ragor o wybodaeth.

Defnyddiwch y lle hwn i roi gwybod i ni am swyddogion newydd sydd wedi llofnodi’r datganiad ond nad yw CThEM yn gwybod amdanynt. (Gweler arweiniad y datganiad am ragor o wybodaeth)

Datganiad

Rhaid i’r datganiad cael ei lofnodi gan ddau berson o’ch sefydliad sy’n swyddog neu berson cyfrifol. Rhaid eu bod yn eu swydd cyn y gwnaed y newidiadau.

Ni ddylai’r datganiad cael ei lofnodi gan swyddog newydd yr ydych wedi rhoi gwybod i CThEM yn eu cylch ym mlychau 9 i 29 oni bai bod bob un o’r swyddogion a wyddai CThEM amdanynt yn flaenorol wedi newid. Os yw hyn yn digwydd, trefnwch fod dau swyddog newydd yn llofnodi’r ffurflen a defnyddiwch Flwch 55 i egluro’r rheswm.

Ni ddylai’r datganiad gael ei lofnodi gan enwebai, asiantaeth gasglu neu asiant.

Pan fyddwch wedi llenwi’r ffurflen hon

Pan fyddwch wedi llenwi’r ffurflen hon, bydd yn rhaid i chi dicio’r blychau yn y tabl er mwyn dangos pa adrannau o’r ffurflen yr ydych wedi’u llenwi. Pan fyddwch yn argraffu’r ffurflen, dim ond yr adrannau hynny yr ydych wedi ticio blwch ar eu cyfer fydd yn cael eu hargraffu. Mae hyn yn arferol. Yn ogystal, bydd ychydig o’r wybodaeth na wnaethoch ei nodi ar y ffurflen yn ymddangos ar y fersiwn argraffedig. Eto, mae hyn yn arferol. Mae’r wybodaeth yn helpu CThEM i brosesu’r ffurflen yn gynt.

Ble i anfon eich ffurflen wedi ei llenwi

Pan fyddwch wedi llenwi eich ffurflen, dylech ei gwirio’n ofalus oherwydd gallai wybodaeth sydd ar goll olygu bod yn rhaid i CThEM ofyn i chi gyflwyno ffurflen newydd. Pan fyddwch wedi gorffen llenwi’r ffurflen, dylech ei hargraffu a threfnu bod dau berson o’ch sefydliad, sydd yn swyddog awdurdodedig neu’n berson cyfrifol, yn ei harwyddo a rhoi’r dyddiad arni.

Dylid anfon y ffurflen, ar ôl ei llenwi, i:

Cyllid a Thollau EM
Elusennau, Cynilion a Rhyngwladol 2 / Charities, Savings and International 2
Canolfan Cyswllt Cymraeg, Tŷ Moelwyn, Tros y Bont, Porthmadog, Gwynedd LL49 9AB

Cadwch gopi o’r ffurflen hon ar gyfer eich cofnodion.

Peidiwch â chyflwyno ceisiadau am ad-daliad hyd nes eich bod wedi cael cadarnhad bod y newidiadau a roddwyd ar y ffurflen hon wedi eu gwneud.

Gall methu â gwneud hyn arwain at daliadau i’r cyfrif banc anghywir, neu at wrthod cais.