Canllawiau

Cyfarwyddyd ymarfer 55: cyfeiriad ar gyfer gohebu

Diweddarwyd 11 April 2022

Applies to England and Wales

Sylwer bod cyfarwyddiadau ymarfer Cofrestrfa Tir EF wedi eu hanelu’n bennaf at gyfreithwyr a thrawsgludwyr eraill. Maent yn aml yn delio â materion cymhleth ac yn defnyddio termau cyfreithiol.

1. Cyflwyniad

Mae Rheol 198 o Reolau Cofrestru Tir 2003 wedi cyflwyno newidiadau sylweddol i’r mathau o gyfeiriad ar gyfer gohebu y byddwn bellach yn eu derbyn i’w cofnodi yn y gofrestr. O dan ddeddfwriaeth flaenorol, roedd yn rhaid i gyfeiriad ar gyfer gohebu fod yn gyfeiriad post o fewn y Deyrnas Unedig (adran 79 o Ddeddf Cofrestru Tir 1925. Mae hyn wedi ei diddymu erbyn hyn). Mae ‘y Deyrnas Unedig’ yn cynnwys Cymru (gan gynnwys Ynysoedd Sili), Lloegr, Yr Alban a Gogledd Iwerddon ond nid Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw neu Eire (Deddf Ddehongli 1978, Adran 5 ac Atodlen 1).

2. Pobl sy’n gorfod darparu cyfeiriad ar gyfer gohebu

Rhaid i’r bobl ganlynol roi cyfeiriad ar gyfer gohebu i ni (rheol 198(1) a (2) o Reolau Cofrestru Tir 2003:

• perchennog cofrestredig ystad gofrestredig neu arwystl cofrestredig
• buddiolwr cofrestredig rhybudd unochrog
• rhybuddiwr a enwyd mewn cofrestr rhybuddiad unigol
• rhywun y mae’n rhaid cynnwys eu henw a’u cyfeiriad mewn cyfyngiad safonol yn ôl Atodlen 4 i Reolau Cofrestru Tir 2003 neu y mae angen eu cydsyniad neu dystysgrif, neu y mae angen i’r cofrestrydd neu rywun arall gyflwyno rhybudd iddynt, o dan unrhyw gyfyngiad arall
• rhywun sydd â hawl i dderbyn rhybudd am gais am feddiant gwrthgefn o dan reol 194 o Reolau Cofrestru Tir 2003
• rhywun sy’n gwrthwynebu cais dan adran 73 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002
• rhywun sy’n rhoi rhybudd i’r cofrestrydd o dan baragraff 3(2) Atodlen 6 i Ddeddf Cofrestru Tir 2002
• unrhyw un, wrth ddelio â’r cofrestrydd mewn cysylltiad â thir cofrestredig neu rybuddiad yn erbyn cofrestriad cyntaf, y bydd y cofrestrydd yn gofyn iddynt roi cyfeiriad ar gyfer gohebu

Os oes cyfeiriadau ar gyfer gohebu o ran unrhyw un o’r rhain wedi’u cofnodi yn y gofrestr, cofiwch sicrhau eu cadw’n gyfoes – gweler Newid cyfeiriad.

3. Mathau o gyfeiriad ar gyfer gohebu

Byddwn bob amser yn gofyn am o leiaf un cyfeiriad post i’w gofnodi yn y gofrestr, ond nid oes yn rhaid iddo fod o fewn y Deyrnas Unedig (rheol 198(3) o Reolau Cofrestru Tir 2003).

Yn ogystal â’r cyfeiriad post, os gofynnwch i ni, byddwn yn cofnodi’r canlynol yn y gofrestr:

• cyfeiriad DX yn y DU ar yr amod bod gan Gofrestrfa Tir EF drefniant gyda darparwr y gwasanaeth DX arbennig (rheol 198(4)(b) a (7) o Reolau Cofrestru Tir 2003)
• cyfeiriad electronig (ebost) (rheol 198(4)(c), (8) a (9) o Reolau Cofrestru Tir 2003)

Pan fyddwch yn darparu’r cyfeiriad ar gyfer gohebu, rhowch y canlynol:

• o ran cyfeiriadau post yn y DU, y cyfeiriad llawn gan gynnwys y cod post
• o ran cyfeiriadau tramor, y cyfeiriad llawn gan gynnwys enw’r wlad a chod ZIP neu ardal (neu gyfartal). Os yw’r cyfeiriad mewn llythrennau heblaw Rhufeinig, bydd angen cyfieithiad arnom i’w gofnodi yn y gofrestr
• o ran cyfeiriadau DX, rhif y blwch ac enw’r gyfnewidfa ar y ffurf DX 223344, Southampton 4
• o ran cyfeiriadau ebost, y cyfeiriad ar y ffurf: reg@netty.co.uk

Byddwn yn gorfod cysylltu â chi os yw’r cyfeiriad ar gyfer gohebu a ddarperir yn anghyflawn ac nad yw’n cynnwys rhif post (neu enw) ar gyfer yr adeilad a chod post cyn y gellir cwblhau eich cais.

Cewch roi cyfeiriad ‘dan ofal’ i ni.

4. Nifer y cyfeiriadau ar gyfer gohebu

Byddwn yn cofnodi hyd at 3 chyfeiriad ar gyfer gohebu o ran pob unigolyn.

Mae hyn yn golygu y gallai pob unigolyn gael y canlynol:

• un, 2 neu 3 chyfeiriad post yn y DU neu dramor
• un cyfeiriad post yn y DU neu dramor ac un neu 2 gyfeiriad ebost
• un cyfeiriad post yn y DU neu dramor ac un neu 2 gyfeiriad DX
• un cyfeiriad post yn y DU neu dramor, cyfeiriad DX a chyfeiriad ebost
• 2 gyfeiriad post yn y DU neu dramor a chyfeiriad ebost
• 2 gyfeiriad post yn y DU neu dramor a chyfeiriad DX

5. Cofnodi’r cyfeiriad ar gyfer gohebu ar y gofrestr

Mae ein ffurflenni cais yn darparu paneli lle y gallwch wneud cais i gofnodi cyfeiriad neu gyfeiriadau yn y gofrestr (er enghraifft panel 9 yn AP1 neu banel 8 yn FR1). Mewn rhai achosion bydd gweithredoedd a gyflwynir gyda cheisiadau yn cynnwys cyfeiriadau sy’n gwrthdaro â’r cyfarwyddiadau yn y ffurflen gais. Sylwch, os gwelwch yn dda, pan fydd hyn yn digwydd, fel arfer byddwn yn cymryd bod y cyfarwyddiadau yn y ffurflen gais yn drech nag unrhyw ran arall o’r cais. Fel rheol ni fyddem yn cwestiynu’r anghysondeb, hyd yn oed os yw pwyntiau eraill yn codi ynghylch y cais.

Os byddwch yn gwneud cais i gofnodi mwy nag un math o gyfeiriad yn y gofrestr, byddwn yn eu cofnodi yn y drefn ganlynol.

• cyfeiriad post
• cyfeiriad DX
• cyfeiriad ebost

Er enghraifft, yn achos y perchennog cofrestredig y cofnod fyddai:

KATHERINE ANNE DAWSON o 13 Market Square, Hitchin, Herts SG5 1PA ac o DX885522, Bolton ac o kat.dawson@online.com a BRIAN NIGEL MARKHAM o 5A Chimney Walk, Bolton BO9 8TX ac o 333 Hyde Street, San Francisco, California, Unol Daleithiau America, 94102.

Bydd Cofrestrfa Tir EF, lle bynnag y bo’n bosibl, yn cofnodi cyfeiriad ar gyfer gohebu sy’n cydymffurfio â chyfeiriad Man Dosbarthu’r Post Brenhinol sy’n ffurfio sail i’n cronfa ddata o gyfeiriadau. Mae hyn er mwyn sicrhau bod cyfeiriad post y DU a gofnodir yn y gofrestr mor gywir â phosibl er mwyn galluogi bod unrhyw ohebiaeth yn cael ei dosbarthu’n gyflym a chywir. Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y bydd hyn ar ffurf ychydig yn wahanol i’r hyn y gwneir cais amdano.

Lle nad yw’r manylion yn ein cronfa ddata o gyfeiriadau’n cyfateb â’r cyfeiriad ar gyfer gohebu y gwneir cais amdano yn eich cais, byddwn yn cofnodi’r cyfeiriad a nodwyd yn eich cais.

6. Newid cyfeiriad

Os oes angen i ni ysgrifennu, neu anfon rhybudd ffurfiol, at berchennog, arwystlai neu rywun arall sydd â budd wedi ei nodi yn y gofrestr, byddwn yn ysgrifennu atynt yn y cyfeiriad(au) sydd ar eu cyfer yn y gofrestr. Mae’n bwysig bod y cyfeiriad yn gywir ac yn gyfoes. Cofiwch ddweud wrthym ar unwaith am unrhyw newid cyfeiriad.

Dywedwch wrth eich cleientiaid am bwysigrwydd cadw eu cyfeiriad yn gyfoes. Dywedwch wrthynt hefyd os ydynt yn gwneud cais i newid eu cyfeiriad yn annibynnol, y bydd yn rhaid iddynt ddarparu gwybodaeth benodol er mwyn inni wirio eu hunaniaeth. Dylid defnyddio ffurflen COG1 pan nad yw perchennog cofrestredig yn cael ei gynrychioli gan drawsgludwr ond yn gwneud cais annibynnol i newid y gofrestr.

Nid ydym yn gofyn am dystiolaeth o hunaniaeth ar gais i newid enw a gyflwynir gan drawsgludwr fel mater o drefn ond gallwn ofyn am hyn ar geisiadau penodol. Ym mhob achos rydym yn cadw’r hawl i gynnal gwiriadau hunaniaeth a threfnau gwirio ychwanegol o ran hunaniaeth.

Os na chawn wybod am newid cyfeiriad, gall olygu na fydd pwy bynnag y byddwn yn ysgrifennu atynt yn derbyn gohebiaeth bwysig oddi wrthym, a gallant fod ar eu colled o ganlyniad. Cofiwch fod yn rhaid i ni gael gwybod am newid cyfeiriad, hyd yn oed os yw cyngor lleol, Cofrestrfa’r Cwmnïau neu gorff arall wedi cael eu hysbysu o’r newid.

Mae cyfeiriad ebost yn ddelfrydol fel cyfeiriad ar gyfer gohebu. Er hynny, bydd cyfeiriad ebost yn newid weithiau pan fo’r darparwr gwasanaeth yn newid.

Yn ogystal â sefyllfaoedd lle bydd rhywun wedi newid cyfeiriad, fe all fod achlysuron lle bydd angen i chi ddweud wrthym am gyfeiriad ychwanegol (yn amodol ar yr uchafswm o 3 chyfeiriad) neu lle bydd angen i chi ddileu cyfeiriad (ar yr amod bod gennym gyfeiriad post bob amser) neu lle bydd angen i chi gywiro cyfeiriad a ddarparwyd i ni.

Gall cynrychiolydd personol rhybuddiwr a gofnodir mewn cofrestr teitl o ran rhybuddiad yn erbyn deliadau (adran 54 o Ddeddf Cofrestru Tir 2002) wneud cais i newid y cyfeiriadau neu ychwanegu atynt (yn amodol ar yr hyn a nodir uchod). Rhaid i chi gyflwyno naill ai:

• grant profiant neu lythyrau gweinyddu gwreiddiol y rhybuddiwr ymadawedig yn nodi’r ceisydd yn gynrychiolydd personol
• gorchymyn llys yn penodi’r ceisydd yn gynrychiolydd personol yr ymadawedig
• tystysgrif trawsgludwr bod y dystiolaeth ar gael (rheol 198(6A) o Reolau Cofrestru Tir 2003)

Gallwch ddweud wrthym am newid cyfeiriad trwy ddefnyddio’r blwch cyntaf neu’r pedwerydd blwch ym mhanel 9 ffurflen AP1. Llenwch hwn i ddangos yr holl gyfeiriadau i’w cofnodi yn y gofrestr. Mewn achosion lle bo cyfeiriad ychwanegol i gael ei ddangos neu lle bo rhaid dileu un o’r gofrestr, bydd llythyr eglurhaol byr sy’n dangos y cyfeiriadau perthnasol yn ddefnyddiol (mae angen ffurflen AP1 bob amser). Fel trawsgludwr, os nad ydych yn dangos naill ai eich bod yn gweithredu ar ran yr unigolyn y mae ei gyfeiriad wedi newid, bod gennych yr awdurdod i wneud hynny neu eich bod yn cyflwyno caniatâd ysgrifenedig yr unigolyn hwnnw, mae’n bosibl y byddwn yn gwrthod eich cais.

Os ydych yn gwsmer porthol Cofrestrfa Tir EF ac yn drawsgludwr, gallwch ddefnyddio’r gyfundrefn honno i ddweud wrthym am y newid.

Cofiwch, os dygwyd cofnod yn dangos cyfeiriad ar gyfer gohebu ymlaen o un teitl i un arall ac os yw’n cael ei adael yn y gofrestr wreiddiol (fel y gall ddigwydd yn achos trosglwyddiad o ran), bydd angen dweud wrthym am yr holl rifau teitl lle bo angen nodi’r newid cyfeiriad.

Nid oes dim i’w dalu am newid, ychwanegu neu dynnu cyfeiriad ymaith.

7. Cyfeiriadau blaenorol

Gallwn gyflwyno rhybudd i gyfeiriadau blaenorol yn ogystal ag unrhyw gyfeiriadau cyfredol ar gyfer gohebu os teimlwn fod hyn yn briodol.

8. Cyfeiriadau post tramor

Os ydych yn gwneud cais i gofnodi cyfeiriad tramor, cofiwch, os bydd angen i ni anfon rhybudd i’r cyfeiriad hwnnw, na fyddwn yn caniatáu unrhyw amser ychwanegol i’r derbynnydd ddelio â’r rhybudd. Lle mai cyfeiriad tramor yw’r unig gyfeiriad ar gyfer gohebu yn y gofrestr (ac eithrio yn Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw), byddwn yn ysgrifennu atoch i ofyn ichi ystyried gwneud cais am ail gyfeiriad (oni bai bod y cyfeiriad eisoes wedi ei sefydlu trwy ohebiaeth flaenorol, er enghraifft, wrth wneud cais am gyfeirnod dogfennaeth morgais (MD) ar gyfer arwystl).

9. Pethau i’w cofio

Dim ond gwybodaeth ffeithiol a chyngor diduedd ynghylch ein gweithdrefnau rydym yn eu darparu. Darllenwch ragor am y cyngor rydym yn ei roi.