Cynllun iaith Gymraeg

Sut rydym yn ystyried anghenion y Gymraeg pan fyddwn yn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd yng Nghymru (Fersiwn ddiwygiedig a chymeradwy 2023 o Gynllun Iaith Gymraeg 2021 Asiantaeth y Swyddfa Brisio).

Valuation Office Agency

Rhagarweiniad

Rhagair

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn falch o fod yn sefydliad blaengar, modern sy’n datblygu’n gyson. Mae rhan enfawr o’r datblygiad hwnnw’n ymwneud â hygyrchedd, a sicrhau bod gan ein holl gwsmeriaid fynediad at y gefnogaeth orau y gallwn ei chynnig iddynt. Gyda hyn mewn golwg, rwy’n falch o gyflwyno Cynllun Iaith Gymraeg diwygiedig yr Asiantaeth.

Nod y Cynllun yw nid yn unig cyflawni ein gofynion cyfreithiol, ond sicrhau bod ansawdd ein gwasanaethau Cymraeg a Saesneg yn gydradd – mae hyn yn golygu gosod yr un disgwyliadau manwl o’n gwasanaethau yn y ddwy iaith a dangos yn glir sut yr ydym yn anelu at gyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol yng Nghymru.

Mae llawer iawn o waith caled wedi’i wneud ar draws yr Asiantaeth er mwyn cynhyrchu’r Cynllun diwygiedig hwn ac adfywio ein dull o weithredu o ran yr Iaith Gymraeg yn gyfan gwbl. Mae adborth a chanfyddiadau gan gydweithwyr o’r adran ‘Gweithredol’ a siaradwyr Cymraeg wedi gosod sail i’n gwaith, ac rydym wedi cyfuno hynny â syniadau gan ein timau Polisi er mwyn llunio agwedd gyflawn at y Gymraeg.

Rydym wedi symud i’r hyb ranbarthol newydd yng Nghaerdydd, gan atgyfnerthu ein hymrwymiad i gael presenoldeb corfforol a gweladwy yng Nghymru. Rydym bob amser yn gweithio i wneud gwahaniaeth ac adeiladu Asiantaeth y Swyddfa Brisio well, ac mae hwn yn gam pwysig yn y daith barhaus honno.

Rwy’n falch o fod yn parhau â’r gwaith hwn ac rwy’n ymfalchïo’n fawr mewn goruchwylio’r gwaith o ddarparu ein gwasanaethau yn Gymraeg.

Jonathan Russell CB

Swyddfa’r Prif Weithredwr

Ynglŷn â’r VOA

Pwy ydym a’n rôl

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) yn un o asiantaethau gweithredol Cyllid a Thollau EF (CThEF). Mae ein Prif Weithredwr yn aelod o Bwyllgor Gweithredol CThEF.
Ni yw’r arbenigwyr ac ymgynghorwyr prisio eiddo yn y sector cyhoeddus. Rydym yn darparu prisiadau diduedd ar oddeutu 2.1 miliwn o eiddo annomestig ac yn pennu bandiau treth gyngor i oddeutu 26.1 miliwn o eiddo domestig ledled Cymru a Lloegr. Rydym yn Asiantaeth Weithredol anweinidogol ac mae ein penderfyniadau ar brisiadau yn gwbl annibynnol a diduedd.
Mae polisi Ardrethu Annomestig a Threth Gyngor wedi’i ddatganoli i Lywodraeth Cymru ac rydym yn cynnal y Rhestrau Treth Gyngor ac Ardrethu Annomestig yng Nghymru ar ran Awdurdodau Bilio Cymru. Mae hyn yn rhoi cyfrif am tua 126,700 o eiddo annomestig ac 1.4 miliwn o eiddo domestig.
Mae’r gwaith hwn wedi’i nodi mewn Cytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG) rhwng Asiantaeth y Swyddfa Brisio a Llywodraeth Cymru. Mae’r CLG yn cwmpasu ein hamcanion a’n targedau perfformiad o ran eiddo yng Nghymru ac mae hefyd yn cynnwys ein hymrwymiad i ddarparu gwasanaeth Cymraeg i’n cwsmeriaid sy’n dymuno trafod eu busnes gyda ni yn Gymraeg.
Gwasanaethau Prisiwr Dosbarth (DVS) yw cangen eiddo arbenigol Asiantaeth y Swyddfa Brisio (y VOA) ar draws Cymru, yr Alban a Lloegr . Mae’r DVS yn darparu cyngor annibynnol, diduedd a phroffesiynol ar brisio ac eiddo ar draws y sector cyhoeddus, a lle mae arian cyhoeddus neu swyddogaethau cyhoeddus dan sylw. Mae DVS yn ymgymryd ag ystod o swyddogaethau statudol ac anstatudol, gan gynnwys prisiadau cyfalaf a rhent, prisio asedion at ddibenion cyfrifyddu ariannol, ymgynghori a chyngor ynghylch hyfywedd datblygu, cyngor prynu gorfodol ac iawndal, a gwasanaethau arolygu adeiladau.
Mae gwaith y DVS yn gweithredu o dan gymysgedd o Gytundebau Lefel Gwasanaeth a chyfarwyddiadau cytundebol a galw cystadleuol. Mae’r DVS yn cefnogi’r sector cyhoeddus wrth iddynt weithredu ystod eang o swyddogaethau rheoleiddiol a deddfwriaethol a chyflawni polisïau’r llywodraeth a strategaethau ystadau mewn sefyllfaoedd o swyddogaeth gyhoeddus a/neu lle mae arian cyhoeddus dan sylw.
Rydym yn cyflogi tua 4,122 o gyflogeion gyda thua 274 o’r rheini yng Nghymru. Mae gennym swyddfeydd yn Abertawe, Caerdydd, Caerfyrddin a Wrecsam. Mae gennym hefyd nifer o gyflogeion sy’n gweithio o gartref yng Nghymru.
Mae rhagor o wybodaeth am yr Asiantaeth, yr hyn a wnawn, a’n dyletswyddau statudol ar ein gwefan.

Ein Cynllun

Mae’r cynllun hwn wedi’i baratoi o dan Adran 21 o Ddeddf Iaith Gymraeg 1993, sy’n nodi bod yn rhaid i gyrff cyhoeddus sy’n darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru baratoi Cynllun sy’n nodi’r mesurau y byddant yn eu cymryd i drin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal. Nod y VOA yw rhoi’r egwyddorion a sefydlwyd gan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 ar waith. Mae hyn yn golygu y bydd, lle bynnag y bo’n briodol ac yn ymarferol, yn trin y Gymraeg a’r Saesneg yn gyfartal.
Rydym yn cydnabod bod yn rhaid rhoi cyfle i’n cwsmeriaid yng Nghymru sy’n dymuno cynnal busnes yn Gymraeg, p’un ai drwy ohebiaeth ysgrifenedig, e-bost neu ffôn, wneud hynny ac na ddylid eu trin yn llai ffafriol na chwsmeriaid sy’n dymuno rhyngweithio â ni yn Saesneg.
Ein nod yw darparu gwasanaeth proffesiynol o ansawdd uchel i’n holl gwsmeriaid, ac mae ein gwasanaeth Cymraeg yn rhannu’r dyhead hwn. Dylai’r holl wasanaethau yn Gymraeg fod o’r un safon â’n gwasanaethau Saesneg.
Mae angen diweddaru ein Cynllun, a gyhoeddwyd ym mis Ebrill 2021, i adlewyrchu newidiadau yn y ffordd yr ydym yn darparu ein gwasanaethau. Mae’r ddogfen hon yn adeiladu ar ein hymrwymiad blaenorol ac yn nodi’r egwyddorion y byddwn yn eu mabwysiadu wrth ddarparu gwasanaethau i’n cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg.
Ymgymerir ag unrhyw fath o gyswllt â’r cyhoedd yng Nghymru sydd y tu allan i gwmpas y Cynllun hwn mewn modd sy’n gyson ag egwyddorion cyffredinol y Cynllun a Deddf Iaith Gymraeg 1993.
Mae’r Cynllun hwn yn cydnabod bod gan y Gymraeg statws swyddogol yng Nghymru, fel y’i hymgorfforir ym Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011. Sefydlodd y ddeddfwriaeth hon hefyd y rhyddid i ddefnyddio’r Gymraeg yng Nghymru heb ymyrraeth gan eraill, ac mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio yn cydnabod y rhyddid hwn.
Cymeradwywyd y Cynllun hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg ar 02/11/2023. Mae’n disodli’r Cynllun diwygiedig a gymeradwywyd gan y Comisiynydd ar 11 Mawrth 2021 ac a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2021. Mae’r cyhoeddiad hwn felly yn fersiwn ddiwygiedig a chymeradwy o Gynllun 2021.

Diogelu Data

Bydd y Cynllun hwn, ynghyd â holl wasanaethau’r Asiantaeth, yn cael ei ddarparu yn unol â Pholisi Preifatrwydd cyfunol CThEF ac Asiantaeth y Swyddfa Brisio. Mae’r polisi hwn yn nodi’r egwyddorion a ddefnyddiwn yn ein gwaith o ddydd i ddydd. Byddwn yn sicrhau bod unrhyw ddata personol sydd gennym mewn perthynas â’n cwsmeriaid yng Nghymru, p’un a yw’r data’n cael eu cadw yn Gymraeg neu yn Saesneg, yn cael eu trin yn yr un modd ac yn sicrhau bod unrhyw ddata a gadwn ynghylch dewis iaith yn gyson â’r Polisi.

Adolygu a diwygio’r Cynllun

Bydd y Cynllun yn cael ei adolygu bob pedair blynedd, a dim hwyrach na diwedd Ebrill 2027 (adolygwyd ddiwethaf erbyn 1 Ebrill 2023). Yn ogystal, bydd diwygiadau i’r Cynllun hwn yn cael eu hystyried yn gynt na mis Ebrill 2027 os bydd newidiadau i’r gofynion deddfwriaethol neu i’r ffordd y mae ein gwasanaethau’n cael eu cyflenwi yng Nghymru. Ni fydd y Cynllun hwn yn cael ei ddiwygio heb i Gomisiynydd y Gymraeg ei gymeradwyo ymlaen llaw.

Cynllunio a Chyflenwi Gwasanaeth

Cyflenwi Gwasanaethau

Mae’r Asiantaeth yn anelu at ddarparu ein holl wasanaethau (sy’n briodol i Gymru) ar gyfer Ardrethu Annomestig, Treth Gyngor a DVS yn Gymraeg. Mae’r Cynllun hwn yn cadarnhau ein hymrwymiad a’r egwyddorion y byddwn yn eu mabwysiadu wrth ddarparu ein gwasanaethau.
Er y byddwn yn anelu at ddarparu ein holl wasanaethau Cymraeg gan ddilyn yr un amserlen ag a ddefnyddir ar gyfer y gwasanaethau Saesneg, mae’n rhaid i ni gydnabod efallai na fydd hyn bob amser yn bosibl.
Os na fydd ein gwasanaethau ar gael yn Gymraeg yn ddiofyn, byddwn yn sicrhau bod trefniadau ar waith i alluogi ein cwsmeriaid i allu trafod eu busnes gyda ni drwy gyfrwng y Gymraeg. Lle bo’n bosibl, cyhoeddir y trefniadau hyn yn glir ochr yn ochr ag unrhyw ddogfen neu wasanaeth nad yw ar gael yn Gymraeg yn ddiofyn.
Er mwyn gwella ein gwasanaethau Cymraeg a chyflawni’r ymrwymiadau yn y Cynllun hwn, mae gennym ni Dîm Cymraeg pwrpasol i ddelio â chyswllt cwsmeriaid, cyfieithu a chymorth gyda’n gwasanaeth ehangach.
Bydd y tîm hwn yn rhan allweddol o’n hymdrechion i adeiladu a gwella ein gwasanaethau Cymraeg. Byddwn yn gwneud hyn drwy ddatblygu gwybodaeth brisio ein cyflogeion sy’n gweithio ym maes gwasanaeth cwsmeriaid a sgiliau Cymraeg ein cyflogeion technegol.
Dros amser, byddwn yn datblygu un gronfa o siaradwyr Cymraeg y gellir eu defnyddio’n hyblyg ac i ddarparu cymorth ar draws gweithrediadau Cymraeg yr Asiantaeth.
Byddwn hefyd yn gweithio gyda’n rhiant-adran, adrannau eraill o’r llywodraeth a Chomisiynydd y Gymraeg i rannu arferion gorau er mwyn sicrhau bod ein cwsmeriaid yn derbyn gwasanaeth proffesiynol a dibynadwy.
Lle bo’n berthnasol, bydd y DVS yn ymdrechu i gael yr adnoddau i gyfathrebu drwy gyfrwng y Gymraeg yn gyfan gwbl gyda chleientiaid sy’n dymuno gwneud hynny.

Datblygu Polisi

Cefnogir yr Asiantaeth gan dimau Strategaeth a Pholisi sy’n gyfrifol am gynghori ein Pwyllgor Gweithredol ar faterion sy’n cael effaith ar draws ein gwasanaethau.
Lle y bo modd, byddwn yn ceisio llunio ein polisïau mewn modd sy’n annog defnyddio’r Gymraeg pan fydd cwsmeriaid yn trafod eu busnes gyda ni. Bydd yr holl bolisïau a mentrau newydd sy’n newid y ffordd y mae ein gwasanaethau’n gweithredu hefyd yn ystyried eu heffaith ar ein cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg. Bydd hyn yn sicrhau bod anghenion cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg yn cael eu hystyried yn gynnar wrth lunio polisïau a bod unrhyw newidiadau yn ystyrlon o’n hymrwymiadau yn y Cynllun hwn.
Byddwn yn ystyried pa effeithiau (os o gwbl) y gallai’r penderfyniad polisi arfaethedig eu cael ar gyfleoedd i bobl ddefnyddio’r Gymraeg, a sicrhau nad yw’r polisi’n trin y Gymraeg yn llai ffafriol na’r iaith Saesneg.
Pan fyddwn yn gweithio gydag adrannau eraill, cyrff cyhoeddus a Llywodraeth Cymru, neu pan ofynnir i ni ddarparu cyngor iddynt, byddwn yn sicrhau ein bod yn ymwybodol o’n rhwymedigaethau o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993, Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, ein hymrwymiadau yn y Cynllun hwn ac effeithiau posibl ar ein cwsmeriaid sy’n dymuno trafod eu busnes gyda ni drwy’r Gymraeg.

Prisio ac apeliadau

Mae gan gwsmeriaid yng Nghymru yr hawl i gynnal pob busnes gyda’r Asiantaeth yn Gymraeg pe baent yn dewis hynny. Mae ein gwasanaeth ar-lein i wirio band Treth Gyngor a’r broses Data Rhent a Phrydlesu (RALD) ar gael ar-lein yn gyfan gwbl yn Gymraeg. Y prosesau hyn yw craidd ein gwaith ailbrisio, ac mae’n golygu y gallwn dderbyn data gan gwsmeriaid ni waeth beth yw eu dewis iaith. Gall cwsmeriaid hefyd gyflwyno eu hymholiadau cychwynnol am eu prisiad annomestig yn Gymraeg, naill ai drwy e-bost neu dros y ffôn.
Byddwn yn sicrhau bod unrhyw gyfathrebu â chwsmer ynghylch ei brisiad yn Gymraeg os yw wedi nodi mai dyna’i ddewis, a byddwn yn gallu egluro unrhyw benderfyniadau prisio yr ydym wedi’u gwneud naill ai ar bapur neu ar lafar drwy gyfrwng y Gymraeg, gan gynnwys y gwaith DVS.
Mae prisio yn fater cymhleth, ac mae gennym gydweithwyr sy’n siarad Cymraeg sydd ar gael i arwain cwsmeriaid wrth iddynt ddelio â ni. Os oes angen ymweliad safle, mae gennym y gallu i ddarparu Syrfëwr Prisio Cymraeg ei iaith, a gallwn hefyd gyflwyno mewn Tribiwnlysoedd Prisio drwy gyfrwng y Gymraeg.
Os nad oes siaradwr Cymraeg ar gael ar unwaith i ohebu â chwsmer am fanylion ei brisiad, byddwn yn trefnu amser addas i hyn ddigwydd.
Rydym yn mynychu Tribiwnlys Prisio Cymru yn rheolaidd i herio apeliadau yn erbyn prisiadau eiddo yng Nghymru. Trefnir ac arweinir Tribiwnlysoedd Prisio gan Dribiwnlys Prisio Cymru (VTW), a chynhelir y cyfarfodydd hyn yn unol â Safonau Iaith Gymraeg Tribiwnlys Prisio Cymru.
Os gofynnir i’r Tribiwnlys gael ei gynnal yn Gymraeg, byddwn yn ystyried argaeledd cyflogeion addas sy’n siarad Cymraeg ac yn gwneud trefniadau i fynychu gyda chynrychiolaeth Gymraeg.

Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu

Rydym fwy neu lai wedi gorffen y broses integreiddio digidol gyda’n rhiant-adran, CThEF. Mae hyn yn cynnwys y dyfeisiau a ddefnyddir gan gyflogeion o ddydd i ddydd a’r seilwaith digidol sy’n cynnal ein gwasanaethau.
Mewn rhai meysydd, rydym yn dibynnu ar systemau etifeddol i gynnal ein busnes. Mae rhai o’r systemau hyn yn rhagddyddio Deddf Iaith Gymraeg 1993 ac mae rhai yn methu â gweithio’n ddwyieithog. Lle y bo modd, bydd systemau sy’n gallu cynhyrchu dogfennau yn awtomatig i gwsmeriaid yn Gymraeg yn parhau i wneud hynny. Lle nad yw hyn yn bosibl, byddwn yn sicrhau bod prosesau ar waith i ddarparu’r gwasanaethau hyn drwy ddulliau eraill.
Os byddwn yn dylunio systemau digidol newydd sy’n wynebu cwsmeriaid neu’n diweddaru unrhyw un o’r systemau presennol sy’n briodol i Gymru, byddwn yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru i sicrhau bod anghenion ein cwsmeriaid Cymraeg yn cael eu hymgorffori yn ein manylebau yn ystod y camau cyntaf.

Gweithio mewn Partneriaeth a Chaffael

Pan fyddwn yn tendro busnes yng Nghymru yn unig, byddwn yn cynnig y tendr yn Gymraeg ac yn Saesneg os ystyrir bod hynny’n briodol.
Ar adegau pan fyddwn yn gweithio gydag eraill i ddarparu gwasanaeth yng Nghymru, bydd tendrau’n cyfeirio’n benodol at y Cynllun hwn, a byddwn yn sicrhau ymwybyddiaeth lawn o’r Cynllun hwn, gan annog unrhyw gyflenwr i gydymffurfio â’r mesurau yr ydym wedi’u nodi.
Bydd unrhyw gytundebau ffurfiol yn cyfeirio at hyn a byddwn yn dwyn ein partneriaid i gyfrif am ddarparu gwasanaethau yn Gymraeg drwy’r mecanweithiau adrodd/gweithdrefnau rheoli perfformiad.
Pan fydd y DVS yn darparu gwasanaethau i’n cleientiaid, megis ceisiadau am fusnes yng Nghymru, bydd yn cynnig y tendr yn Gymraeg ac yn Saesneg os yw’n briodol. I’r perwyl hwn, bydd y tendr yn cynnwys nifer y siaradwyr Cymraeg sydd ar gael i’r DVS ar hyn o bryd.

Gwasanaethau cyfieithu

Yn y lle cyntaf, bydd ein tîm gwasanaeth cwsmeriaid Iaith Gymraeg penodedig a’n cydweithwyr ar draws yr Asiantaeth sydd â’r hyder a’r gallu i ddelio â chwsmeriaid drwy gyfrwng y Gymraeg yn ymdrin â chyfieithu rhwng y Gymraeg a’r Saesneg.
Er mwyn helpu i gyflawni’r Cynllun hwn, rydym wedi cyflwyno trefniant gyda’n rhiant-adran i ddefnyddio ei Thîm Iaith Gymraeg i’n cynorthwyo i gyfieithu dogfennau a gwasanaethau allweddol i’n cwsmeriaid Cymraeg.
Bydd ein Tîm Iaith Gymraeg yn gweithio gyda’i dîm cyfatebol yn CThEF i hwyluso a sicrhau ansawdd unrhyw gyfieithiadau er mwyn gwneud yn siŵr bod ein cwsmeriaid yn cael gwasanaeth yn unol â’r Cynllun hwn a’n rhwymedigaethau statudol.
Byddwn yn parhau i ddefnyddio gwasanaethau cyfieithu ar y pryd neu gyfieithu testun annibynnol, yn ôl yr angen.

Cyfathrebu â’r cyhoedd

Mae cyfathrebu â’n cwsmeriaid yn hanfodol bwysig i’n holl wasanaethau ac mae gennym gyfrifoldeb i gynnal ein busnes mewn ffordd deg, gyfartal a hygyrch.
Ein prif ddulliau o gyfathrebu â’r cyhoedd yw dros y ffôn, gohebiaeth copi caled ac electronig, a thrwy ein gwefan.
Rydym yn darparu nifer o bwyntiau cyswllt sydd ar gael yn ddwyieithog i sicrhau bod ein cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg yn derbyn yr un driniaeth â’r rhai sy’n defnyddio ein gwasanaethau drwy gyfrwng y Saesneg.

Cyfathrebu dros y ffôn

Mae gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio rif ffôn penodedig ar gyfer eiddo yng Nghymru. Y rhif hwn yw 03000 505505. Caiff galwadau i’r rhif hwn eu cyfeirio at dîm cyswllt penodedig â siaradwyr Cymraeg rhugl sy’n gallu delio ag ymholiadau cwsmeriaid yn Gymraeg ac yn Saesneg. Mae hyn yn caniatáu i’n cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg gysylltu â ni yn eu dewis iaith a derbyn yr un gwasanaeth â’r rhai sy’n cysylltu â ni yn Saesneg.
Mae galwadau i’r rhif hwn yn cael eu hateb yn ddwyieithog, gan roi dewis i’r cwsmer a hoffai ddelio â ni yn Gymraeg neu yn Saesneg. Bydd unrhyw negeseuon peiriant ateb neu negeseuon awtomataidd ar y llinell hon hefyd yn ddwyieithog.
Os nad oes siaradwr Cymraeg ar gael am unrhyw reswm, bydd y cwsmer yn cael dewis derbyn galwad yn ôl gan siaradwr Cymraeg neu barhau â’r alwad yn Saesneg.
Bydd galwadau i’r llinell hon yn agored i’r un targedau perfformiad â’n llinellau Saesneg lle y bo hynny’n briodol.
Pan fydd ymholiad yn dechnegol neu’n gymhleth ac na ellir ei ateb ar unwaith, darperir amserlen resymol ar gyfer ateb ymholiad cwsmer yn Gymraeg.
Rydym yn anelu at ddatblygu gallu a gwybodaeth ein Tîm Cymraeg i wella lefel y gwasanaeth sydd ar gael i’n cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg yn barhaus.

Gohebiaeth â’r cwsmer

Pryd bynnag y bydd cwsmer yn cysylltu â ni yn Gymraeg, boed drwy e-bost neu drwy gopi caled, byddwn yn anelu at ateb yn Gymraeg ar sail yr un amserlen ag y byddem wedi’i defnyddio wrth ateb yn Saesneg.
Weithiau, efallai na fydd yn bosibl cyflawni’r nod hwn os bydd ymholiad yn dechnegol neu’n gymhleth. Yn yr achosion hyn, byddwn yn darparu amserlen i’r trethdalwr, gan egluro bod yn rhaid cael gafael ar y cyngor technegol perthnasol a’i gyfieithu.
Bydd unrhyw hysbysiad neu ohebiaeth gychwynnol i gwsmeriaid yng Nghymru bob amser yn ddwyieithog. Yn yr un modd, bydd unrhyw ddogfennau a amgaeir yn Gymraeg ac yn Saesneg.
Bydd pob gohebiaeth i gyfeiriadau yng Nghymru yn cynnwys y neges ddwyieithog “Gellir ateb yn Gymraeg neu Saesneg / You may reply in Welsh or English”.
Bydd unrhyw ohebiaeth safonol, gylchlythyr neu ohebiaeth debyg i gylchlythyr yng Nghymru yn Gymraeg ac yn Saesneg.
Os oes rhaid cyhoeddi fersiynau Cymraeg a Saesneg o unrhyw ohebiaeth ar wahân, ein harfer arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd. Fodd bynnag, os na allwn gynhyrchu’r ddwy fersiwn ar yr un pryd, ein nod fyddai cynhyrchu’r fersiwn Gymraeg cyn gynted ag sy’n ymarferol.

Ein cyhoeddiadau a’n harweiniad i gwsmeriaid

Mae’r VOA yn rhoi arweiniad i gwsmeriaid ar GOV.UK. Mae hyn yn cwmpasu cynnwys a gedwir ar dudalennau GOV.UK, a reolir gan Wasanaeth Digidol y Llywodraeth (GDS), a gwefan y VOA, a reolir gan y VOA (ond mae gofyn iddo fodloni safonau GDS ar gyfer cynnwys, gan gynnwys hygyrchedd). Mae gwasanaethau, fel Gwirio a Herio Eich Band Treth Gyngor, hefyd yn cael eu cynnal ar GOV.UK. Mae cyhoeddiadau allweddol, fel adroddiad blynyddol y VOA a llawlyfrau technegol hefyd ar gael drwy GOV.UK.
Mae’r VOA yn cyfeirio at gynnwys a chyhoeddiadau drwy ei sianeli cyfryngau cymdeithasol, Twitter a LinkedIn. Rydym hefyd yn llunio gwybodaeth i Awdurdodau Cymru ei rhannu drwy eu sianeli (gwefan a chyfryngau cymdeithasol).
Bydd unrhyw gyhoeddiadau newydd ac arwyddocaol sy’n canolbwyntio ar y cwsmer ac sy’n ymwneud â’n cwsmeriaid yng Nghymru ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg. Bydd y ddau fersiwn o’r un maint, amlygrwydd ac ansawdd.
Os na allwn gynhyrchu cyhoeddiad yn Gymraeg ac yn Saesneg ar yr un pryd, ein nod fyddai cynhyrchu’r fersiwn Gymraeg cyn gynted ag sy’n ymarferol.
Gall cwsmer ofyn am fersiwn Cymraeg o unrhyw arweiniad neu gyhoeddiad gan y VOA os nad yw eisoes ar gael. Fodd bynnag, oherwydd eu hyd a’u cymhlethdod technegol, byddai cyfieithiad Cymraeg llawn ar gyfer rhai o’n deunyddiau cyhoeddedig gan gynnwys “Llawlyfr Ardrethu”, “Llawlyfr Treth Gyngor”, “Adroddiad Blynyddol” a “Chynllun Busnes” yn anymarferol ar hyn o bryd. Gellir cynhyrchu cyfieithiadau o adrannau unigol neu berthnasol ar gyfer cwsmer ar gais.
Er mwyn cynorthwyo ac arwain ein meysydd busnes amrywiol yn well, byddwn yn datblygu canllaw i nodi pryd mae angen cyhoeddi canllawiau a chyhoeddiadau cwsmeriaid yn Gymraeg. Bydd y canllaw hwn yn ymdrin â chanllawiau y mae’r VOA yn berchen arnynt ar dudalennau GOV.UK, cyhoeddiadau, a gwybodaeth a rennir ar ein sianeli cyfryngau cymdeithasol. Bydd yn nodi egwyddorion arweiniol yn ogystal ag enghreifftiau ymarferol i helpu i benderfynu pa gynnwys y dylid ei gyhoeddi yn Gymraeg ac yn Saesneg. Unwaith y bydd y canllaw hwn wedi’i gwblhau, bydd o gymorth gyda phwynt 64 uchod.
Bydd y canllaw yn helpu i benderfynu a oes angen cyfieithu ein dogfennau presennol i sicrhau bod ein cwsmeriaid yn gallu cael mynediad at ddeunydd pwysig yn eu dewis iaith. Byddwn yn parhau â’r broses hon i adeiladu ar ein cynnydd a sicrhau bod mwy o ddogfennau ar gael yn Gymraeg yn ddiofyn. Pan nad yw’r rhain ar gael, a bod cwsmer eu hangen, byddwn yn blaenoriaethu’r ceisiadau cyfieithu hyn.
Byddwn yn gweithio tuag at wneud ein hymrwymiad i wneud y Gymraeg yn fwy amlwg ar dudalen hafan y VOA i sicrhau bod ein gwasanaethau a’n darpariaethau Cymraeg yn weladwy i’r defnyddiwr.

Ymwneud â’r cyhoedd yng Nghymru mewn ffyrdd eraill

Wrth gynllunio a datblygu cynlluniau cyfathrebu allanol ar gyfer prosiectau amrywiol a/neu ddigwyddiadau gweithredol, bydd ein Tîm Cyfathrebu yn ystyried a oes angen unrhyw negeseuon Cymraeg a/neu gyhoeddiadau ategol.
Pan fyddwn yn cynnal unrhyw fath o arolwg cyhoeddus neu waith ymchwil yng Nghymru, y drefn arferol fydd sicrhau bod pob agwedd ar gyfathrebu â’r cyhoedd yn ddwyieithog. Gofynnir i ymatebwyr a ydynt yn dymuno ymateb i’r arolwg yn Gymraeg neu Saesneg o’r cychwyn cyntaf.

Ein cyflogeion

Staffio yng Nghymru

Ein nod yw darparu gwasanaeth proffesiynol o ansawdd uchel i’n holl gwsmeriaid, a byddwn yn recriwtio, yn datblygu ac yn ceisio cadw cyflogeion sy’n fedrus wrth siarad Cymraeg er mwyn gwneud hyn.
Y nod yw bod ein tîm yng Nghaerdydd yn delio â phob cyswllt a geir gan gwsmeriaid yn Gymraeg. I ddechrau, bydd hyn yn cwmpasu’r holl gyswllt cyntaf a, dros amser, rydym yn disgwyl y bydd dylanwad y tîm hwn yn ehangu wrth iddo ymgorffori yn yr Asiantaeth. I gyflawni hyn, byddwn yn:

a. Cynnal arolwg o’n cyflogeion i gael gwybod faint sy’n gallu siarad, darllen ac ysgrifennu’n Gymraeg (gan gynnwys cyflogeion sy’n dysgu Cymraeg), beth yw lefel eu gallu a’u lleoliad;

b. Ymateb i unrhyw brinder adnoddau drwy weithgareddau recriwtio a hyfforddi targededig;

c. Dod o hyd i’r cyflogeion sy’n dymuno dysgu Cymraeg a sicrhau eu bod yn cael cymorth i wneud hynny;

d. Ceisio cyfleoedd i hyrwyddo cyfleoedd recriwtio’r Asiantaeth i siaradwyr Cymraeg.

Recriwtio

Mae ein holl recriwtio yn cael ei gynnal drwy borth canolog. Pan fyddwn yn recriwtio ar gyfer swyddi sydd wedi’u lleoli yng Nghymru yn unig, byddwn yn sicrhau bod yr hysbyseb ar gael yn Gymraeg ar ryw ffurf.
Lle rydym yn recriwtio ar gyfer rolau sydd angen sgiliau Cymraeg, byddwn yn asesu natur pob rôl unigol i sicrhau bod pob rhan o’r broses ymgeisio a chyfweld yn digwydd yn Gymraeg, neu rannau ohoni. Bydd y broses hon yn gweithredu fel asesiad o Gymraeg ysgrifenedig a llafar ymgeisydd.

Dysgu a Datblygu

Rydym wedi ymrwymo i annog a chynorthwyo cyflogeion sydd am ddysgu Cymraeg neu wella eu sgiliau Cymraeg.
Rydym wedi cofrestru gyda’r Ganolfan Dysgu Cymraeg er mwyn galluogi’n cyflogeion i ddatblygu eu sgiliau Cymraeg. Mae gan gwrs “Cymraeg Gwaith” y Ganolfan Dysgu Cymraeg nifer o lefelau, ac rydym wedi ymrwymo i gynnig ystod lawn yr hyfforddiant hwn i gyflogeion. Mae hyn yn cynnwys cwrs preswyl i ddatblygu ac ymarfer Cymraeg, sydd ar gael i gyflogeion. Byddwn yn cynorthwyo ein cyflogeion i elwa ar y cynnig hwn, p’un a ydynt yn dymuno siarad Cymraeg yn y gweithle ai peidio.
Pan ddaw angen i'r golwg o ran datblygu neu adnoddau, byddwn yn cefnogi cyflogeion, p’un ai’n ariannol neu drwy roi amser, i ymgymryd â dysgu a datblygiad er mwyn ateb y gofyn.
Rydym yn darparu offer arbenigol i gyflogeion ar ein mewnrwyd, gan ganoli’r holl brosesau ac arweiniad Cymraeg mewn un hyb fel pwynt cyfeirio ar gyfer gofynion o ran y Gymraeg.
Byddwn yn gweithio gydag adrannau eraill y llywodraeth a chyrff cyhoeddus i ddechrau a datblygu rhwydweithiau ar gyfer cyflogeion sy’n siarad Cymraeg, cynnal digwyddiadau cymdeithasol ac ehangu ein cynnig Dysgu a Datblygu.
Bydd gofynion hyfforddiant technegol arbenigol, megis paratoi ar gyfer y Tribiwnlys Prisio, drwy gyfrwng y Gymraeg, yn cael eu hasesu a gellir eu darparu fel y bo’n briodol.

Wyneb Cyhoeddus yr Asiantaeth yng Nghymru

Ymgyrchoedd Cyhoeddusrwydd, Arddangosfeydd a Hysbysebu

Bydd unrhyw gyhoeddusrwydd, gwybodaeth gyhoeddus, arddangosfa a/neu ddeunydd hysbysebu a ddefnyddiwn yng Nghymru yn cael eu cynhyrchu’n ddwyieithog lle bo’r sianel a’r fethodoleg ymgyrchu’n gallu gwneud hynny. Bydd y ddau fersiwn yn gyfartal o ran maint, amlygrwydd ac ansawdd, a byddant ar gael ar yr un pryd.

Hunaniaeth Gorfforaethol yng Nghymru

Mae hunaniaeth gorfforaethol yn bwysig i’r Asiantaeth a byddwn yn sicrhau bod pob logo a phennawd llythyr ar gael yn Gymraeg.
Dylai ein swyddfeydd yng Nghymru sydd ag arwyddion allanol ddefnyddio fersiwn dwyieithog o logo’r Asiantaeth a dylai unrhyw destun ychwanegol fod yn ddwyieithog.
Bydd unrhyw arwyddion newydd a ddarperir yng Nghymru yn ddwyieithog, gyda thestun Cymraeg a Saesneg o’r un maint ac amlygrwydd.

Cyfarfodydd Cyhoeddus

Pan fyddwn yn mynychu cyfarfodydd, cyfarfodydd cyhoeddus a fforymau yng Nghymru, os cynhelir y cyfarfod drwy gyfrwng y Gymraeg, byddwn yn ymdrechu i sicrhau presenoldeb cydweithwyr sy’n siarad Cymraeg.

Cysylltiadau â’r Cyfryngau, Ymgyrchoedd a Datganiadau i’r Wasg

Bydd datganiadau i’r wasg sy’n berthnasol i’n cwsmeriaid yng Nghymru yn cael eu cyhoeddi’n ddwyieithog.

Gweithredu a monitro’r Cynllun

Cyfrifoldeb yr Asiantaeth gyfan yw darparu gwasanaeth Cymraeg effeithiol a hygyrch, a chyhoeddir y Cynllun hwn gyda chefnogaeth ein Prif Weithredwr a’n Pwyllgor Gweithredol.
Cyfrifoldeb Swyddog y Gymraeg yw gweithredu a monitro’r Cynllun hwn. Bydd yn gyfrifol am fonitro ein cydymffurfiad â deddfwriaeth sy’n ymwneud â’r Gymraeg ac am gyflawni’r ymrwymiadau rydym wedi’u nodi yn y Cynllun hwn.
Mae’r cyfrifoldeb am ymrwymiadau unigol, fel y rhai o fewn Gwasanaethau Cwsmeriaid neu Adnoddau Dynol, yn parhau gyda’u priod feysydd busnes.

Gweithredu’r Cynllun

Byddwn yn cymryd nifer o gamau i sicrhau bod y Cynllun hwn yn cael cyhoeddusrwydd a dealltwriaeth drwy’r Asiantaeth. Byddwn yn:

a. Cyhoeddi’r Cynllun ar ein tudalen fewnrwyd ac yn lansio hyb arweiniol pwrpasol ar gyfer y Gymraeg;

b. Cyhoeddi’r Cynllun ar ein tudalen we GOV.UK yn Gymraeg ac yn Saesneg, a hyrwyddo ymwybyddiaeth o’r cynllun neu ymrwymiadau unigol lle bynnag y bo hynny’n briodol i annog pobl i ddefnyddio gwasanaethau cyfrwng Cymraeg;

c. Datblygu Cynllun Gweithredu cefndirol i weithredu a monitro ein cynnydd wrth gyflawni’r Cynllun hwn. Fel y’i gwelir yn Atodiad B.

d. Cynhyrchu pecyn cymorth ar gyfer gwasanaethau cyfieithu

e. Datblygu system sgorio fewnol i arwain ac adnabod pryd y dylid cyhoeddi cyhoeddiadau a deunydd yn Gymraeg.

f. Cynorthwyo ein Swyddog / Cydlynydd Iaith Gymraeg i hyrwyddo’r Cynllun a’n rhwymedigaethau o dan Ddeddf Iaith Gymraeg 1993 ar draws yr Asiantaeth;

g. Cynnal gweithdai i gyflogeion er mwyn rhoi hyfforddiant ac arweiniad ar y Cynllun Iaith Gymraeg.

Monitro’r Cynllun

Bydd ein Swyddog / Cydlynydd Iaith Gymraeg yn gyfrifol am fonitro cyflawniad yr Asiantaeth yn erbyn y Cynllun hwn. Bydd yn diweddaru Pwyllgor Gweithredol yr Asiantaeth yn rheolaidd, yn gwneud argymhellion ar gyfer gwelliannau, ac yn arwain ar y gwaith o gynhyrchu adroddiad monitro blynyddol o’n gwasanaethau Cymraeg.
Byddwn yn ystyried unrhyw welliannau angenrheidiol i wella ein gwasanaeth ar gyfer ein cwsmeriaid sy’n siarad Cymraeg a hynny mewn ymgynghoriad â Chomisiynydd y Gymraeg.
Byddwn yn rhoi adroddiad i Gomisiynydd y Gymraeg ar ein perfformiad yn erbyn yr ymrwymiadau yn y Cynllun hwn. Cynhyrchir yr adroddiad hwn yn flynyddol a bydd ar gael i’r cyhoedd ar gais.

Cysylltu â ni

Cyfieithiadau ac Ymholiadau

Os oes dogfennau ar wefan y VOA y mae angen eu cyfieithu i’r Gymraeg, cysylltwch â ni gan ddefnyddio voacymraeg@voa.gov.uk.

Cwestiynau ac awgrymiadau am welliannau

Rydym yn croesawu ac yn annog cwestiynau ac adborth am y Cynllun hwn a’n gwasanaethau Cymraeg.
I gysylltu, anfonwch e-bost atom yn voacymraeg@voa.gov.uk neu ysgrifennwch atom yn:

Swyddog / Cydlynydd Iaith Gymraeg
Swyddfa Brisio Caerdydd,
Tŷ William Morgan,
6 Sgwâr Canolog,
Caerdydd CF10 1ER

Cwynion

Rydym wedi cymryd pob cam i sicrhau cydymffurfiad â’r Cynllun hwn ac i sicrhau bod ein gwasanaethau yn cael eu darparu’n deg ac yn gyfartal yn Gymraeg. Os nad ydym yn bodloni eich disgwyliadau, anfonwch e-bost atom yn complaints@voa.gov.uk neu gallwch ysgrifennu atom yn:

Ymchwilio i Gŵynion / Complaints Investigation
Asiantaeth y Swyddfa Brisio / Valuation Office Agency,
Wycliffe House,
Green Lane,
Durham DH1 3UW

Hygyrchedd

Gellir darparu’r holl ddeunydd sy’n ymwneud â’r ddogfen hon mewn fformatau braille, print bras neu sain ar gais. I ofyn am fersiynau hygyrch o’r ddogfen hon, anfonwch e-bost atom yn cymraeg@voa.gov.uk neu ysgrifennwch atom yn: