Welsh language scheme

How we take account of Welsh language needs when we provide services to the public in Wales (Asiantaeth y Swyddfa Brisio – Cynllun Iaith Gymraeg 2006).

Introduction

Under the Welsh Language Act 1993 every public body providing services to the public in Wales has to prepare a scheme setting out how it will provide those services in Welsh.

This is our scheme.

It describes how we will give effect, so far as is both appropriate in the circumstances and reasonably practicable, to the principle established by the Welsh Language Act that, in the conduct of public business and the administration of justice in Wales, the Welsh and English languages should be treated on a basis of equality.

The scheme covers the services that we provide to the public in Wales.

In this scheme, the term public means individuals, legal persons and corporate bodies. It includes the public as a whole, or a section of the public, as well as individual members of the public. The term includes voluntary organisations and charities. Directors and others representing limited companies are also within the meaning of the term ‘public’. It does not, however, include persons who are acting in a capacity which is representative of the Crown, Government or the State. Consequently, persons who fulfil official functions of a public nature, even though they are legal persons, do not come within the meaning of the word public when they are fulfilling those official functions.

Further information about the scope and purpose of Welsh language schemes can be found in the Welsh Language Board’s guidelines (www.welsh-language-board.org.uk).

This scheme was prepared under Section 21 of the Act - and in accordance with guidelines issued by the Welsh Language Board under Section 9 of the Act. It came into effect on 13 December 2006 and it revises and updates the scheme approved by the Welsh Language Board on 07 November 1996.

Background to the organisation

The Valuation Office Agency (VOA) is an executive agency of HM Revenue & Customs (HMRC) with 85 offices spread throughout England, Wales and Scotland employing around 4500 people.

Our main functions are to :

  • Compiling and maintaining lists of the rateable values of the 1.6 million commercial properties in England and 100,000 in Wales.
  • Compiling and maintaining the lists of council tax bandings of around 21.7 million domestic properties in England and 1.3 million in Wales.
  • Chief Valuers for Scotland and Wales providing services to the Scottish Parliament and Welsh Assembly Government.
  • Giving valuation advice to HM Revenue and Customs in connection with capital gains, inheritance tax and other compliance work.
  • Advising Government Ministers on property valuation matters.
  • A range of non-statutory valuation and estate surveying services for Government Departments and the wider public sector.

Values

We are committed to:

  • seeking excellence from diversity
  • working in teams and partnerships
  • continuous improvement and innovation
  • being businesslike and customer focused
  • fairness and impartiality
  • involving and trusting people

Our offices in Wales are located in Bangor, Cardiff, Carmarthen, Merthyr Tydfil, Newport, Swansea, Wrexham.

Service planning and delivery

Policies, legislation and initiatives

Our policies, initiatives and services will be consistent with this scheme. They will support the use of Welsh and will help the public in Wales use Welsh as part of their day to day lives.

When we contribute to the development or delivery of policies, initiatives, services or new legislation led by other organisations, we will do so in a way which is consistent with this scheme.

Delivering services

Our normal practice will be to ensure that our services are available to the public in Welsh.

We will let the public know when services are available in Welsh.

Our regulatory functions – and services undertaken on our behalf by third parties

Any agreements or arrangements which we make with third parties will be consistent with the relevant parts of this scheme, when those agreements or arrangements relate to the provision of services to the public in Wales.

This will include services which are contracted out, granting licences and granting other permissions.

Standards of quality

Services provided in Welsh and English will be of equal quality and will be provided within the same timescale.

Dealing with the Welsh speaking public

Correspondence

Our normal practice will be as follows:

  • When someone writes to us in Welsh we will issue a reply in Welsh (if a reply is required). Our target time for replying will be the same as for replying to letters written in English.
  • When we initiate correspondence with an individual, group or organisation, we will do so bilingually unless we know that they would prefer to correspond in Welsh or English only.
  • When we send standard or circular correspondence to several recipients in Wales, it will be bilingual unless we know that all recipients would prefer to receive it in Welsh or English only.
  • If the Welsh and English versions of any correspondence have to be published separately, our normal practice will be to ensure that both versions are available at the same time.
  • Enclosures sent with bilingual letters will be bilingual, when available.
  • Enclosures sent with Welsh letters will be Welsh or bilingual, when available.
  • The above will apply to e-mail correspondence as well as paper correspondence.
  • All hard-copy Welsh correspondence that we issue will be signed.
  • We will develop a system to record the language preference of those who wish to correspond with us in Welsh.
  • We will use a scoring system, to be agreed with the Board, to identify objectively any standard or circular correspondence which need not be published in Welsh, or bilingually (for instance, when the correspondence is very technical or lengthy).

Telephone communications

Our normal practice is to ensure that the public can speak in Welsh or English when dealing with us by telephone.

Our switchboard staff will answer with a bilingual greeting.

Our main switchboard will use a bilingual message on its answer phone.

We will encourage the rest of our staff to answer the telephone with a bilingual greeting and use bilingual messages on their personal answer-phones.

If the caller wishes to speak Welsh, our switchboard will try to connect the call to a Welsh speaker qualified to deal with the enquiry.

If a caller rings one of our direct lines and wishes to speak Welsh, but the person taking the call cannot do so, they will try to transfer the call to a Welsh speaking colleague qualified to deal with the enquiry.

If no Welsh speaker qualified to deal with the enquiry is available, the caller will be given the choice, as appropriate, of having a Welsh speaker phone back as soon as possible, continuing the call in English or submitting their query in Welsh, by letter or e–mail.

When we set up telephone help-lines, or similar facilities, to give information, services or support to the public, we will provide a Welsh language service. This will be advertised alongside the English language service. Both services will share the same telephone number.

Public meetings

We will provide simultaneous or consecutive translation from Welsh into English at our public meetings unless we have established that all participants are likely to use the same language.

Invitations and advertisements for public meetings will be bilingual and either note that translation facilities will be available or invite the public to let us know in advance in which language they wish to speak.

We will let those attending public meetings know when translation facilities are available – and encourage contributions in Welsh.

When selecting staff to attend public meetings, our normal practice will be to ensure that suitably qualified Welsh speakers attend, as necessary.

Other meetings with the public in Wales

When we arrange or attend face-to-face meetings with the public, we will establish their language preference at the earliest opportunity and, whenever possible, ensure that a suitably qualified Welsh speaking member of staff deals with those whose preferred language is Welsh.

If no suitably qualified Welsh speaker is available, we will offer the choice of continuing the meeting in English, or dealing with the subject by corresponding in Welsh.

The above will also apply to meetings held using videoconferencing and similar equipment.

Other dealings with the public in Wales

When we undertake public surveys, our normal practice will be to ensure that all aspects of communication with the public will be bilingual.

Respondents will be asked if they wish to respond to the survey in Welsh or English.

Any audio-visual displays, audio tours or interactive media that we prepare will be bilingual.

Messages in the lifts in our offices in Wales will be in Welsh and English where the lift is within our control

Our Public Face Publicity campaigns, exhibitions and advertising All of the publicity, public information, exhibition and advertising material we use in Wales will be produced bilingually, or as separate Welsh and English versions. If the Welsh and English versions have to be published separately, both versions will be equal with regard to size, prominence and quality - and both versions will be available simultaneously and will be equally accessible.

Any advertisements placed in English language newspapers (or similar material) distributed mainly or wholly in Wales, will be bilingual, or will appear as separate Welsh and English versions (with both versions appearing simultaneously, and being equal with regard to size, prominence and quality).

In Welsh language publications advertisements will be in Welsh only.

When staffing exhibitions stands and displays, our normal practice will be to ensure that suitably qualified Welsh speakers attend, as necessary.

Publications Our normal practice will be to publish material made available to the public bilingually, with the Welsh and English versions together in one document.

If the Welsh and English versions have to be published separately (for instance, where a single document would be too lengthy or bulky), both versions will be of equal size and quality - and our normal practice will be to ensure that both versions are available at the same time and are equally accessible. Each version will note clearly that the material is available in the other language.

We will use a scoring system, to be agreed with the Board, to identify objectively when material should be published as separate Welsh and English versions or as bilingual documents.

If not available free of charge, the price of a bilingual document will not be greater than that of a single language publication - and the price of separate, Welsh and English versions will be the same.

The above will also apply to material made available electronically on our website, on CD Rom or otherwise.

Websites Our websites will include pages in both Welsh and English.

Our normal practice will be to provide Welsh versions of the interactive pages on our websites.

When designing new websites, or redeveloping our existing websites, we will take into account the Welsh Language Board’s Bilingual Software Guidelines and Standards.

Whenever we post English language publications on our websites, the Welsh versions will be posted at the same time, if available.

We will prepare a programme, to be agreed with the Welsh Language Board, setting out how we will increase the Welsh language content of our website, over time.

Forms and associated explanatory material Our normal practice will be to ensure that all forms and associated explanatory material for use by the public in Wales will be fully bilingual, with the Welsh and English versions together in one document. This will include interactive forms published on our websites.

If the Welsh and English versions have to be published separately (for instance, where a single document would be too lengthy or bulky), both versions will be of equal size and quality - and we will ensure that both versions are available at the same time and are equally accessible. Each version will note clearly that the material is available in the other language.

We will use a scoring system, to be agreed with the Board, to identify objectively when forms should be published as separate Welsh and English versions or as bilingual documents.

When we enter information on Welsh versions of forms that are sent to the public, we will do so in Welsh.

When we enter information on bilingual forms that are sent to the public, we will do so bilingually unless we know that the recipients would prefer to receive the information in Welsh or English only. When other organisations distribute forms on our behalf, we will ensure that they do so in accordance with the above.

Corporate identity We will adopt a bilingual corporate identity in Wales. Our name, contact details, logo, slogans and other standard information will appear in Welsh and English on all material which displays our corporate identity. This includes our stationery - and material such as business cards, identity badges, passes, tickets, invitations and vehicles.

We may use Welsh only branding for some initiatives.

Signs in Wales Our normal practice will be to ensure that all of our permanent and temporary signs, which give information to the public, will be bilingual with the Welsh and English text being treated equally with regard to size, legibility and prominence.

We will adhere to this practice whenever signs are being installed for the first time, or whenever we are replacing signs.

If separate Welsh and English signs are provided, they will be equal in terms of format, size, quality and prominence.

The above will apply to all types of signs, including electronic signs.

Official notices, public notices and staff recruitment notices Official notices, public notices and staff recruitment notices placed in English language newspapers (or similar media) distributed mainly or wholly in Wales, will be bilingual, or appear as separate Welsh and English versions.

Notices will be in Welsh in Welsh language publications.

The Welsh and English versions will be equal in terms of format, size, quality and prominence – whether produced as a single bilingual version, or as separate Welsh and English notices.

In the English language media, posts where the ability to speak Welsh is essential may be advertised in Welsh, with a brief description in English.

Recruitment notices placed in English language journals (and other publications) with a UK-wide distribution may be in English, unless the post is one where the ability to speak Welsh is essential, in which case the notice may be fully bilingual, or in Welsh with a brief explanation in English.

Any official notices, public notices or staff recruitment notices placed elsewhere in Wales will be bilingual.

Press releases and contact with the media Press releases to the press and broadcasting media in Wales will be issued in Welsh and English where deadlines permit – or according to the language preference of the recipient media organisation or publication.

When we post press releases on our website, our normal practice will be to post them in Welsh and English.

We will ensure that Welsh speakers are available to undertake interviews with the Welsh language press and broadcasting media.

Implementing the scheme

Staffing

All of our workplaces that have contact with the public in Wales need access to sufficient and appropriately skilled Welsh speaking staff to enable those workplaces to deliver a full service in Welsh. The following procedures will be implemented accordingly:

We will identify those workplaces and jobs where the ability to speak Welsh is desirable or essential. This requirement may be defined as a component of a workplace or team, or it may be attached to a particular job.

From time to time, we will undertake audits to establish the number, ability level and location of staff that can speak, read and write Welsh (including staff that are learning Welsh). We will also identify staff who wish to learn Welsh.

The results of these two exercises will be compared to identify workplaces where there is a shortage of Welsh speaking staff.

We will respond to any shortages through our recruitment and training activities.

Our normal practice will be to ensure that our reception areas and main switchboards are always able to offer a service in Welsh.

Recruitment

When recruiting staff we will be guided by the information gathered by following the procedures described under Staffing above.

When fluency in Welsh is considered to be desirable or essential this will be stated in job competencies and advertisements.

Where no suitable Welsh speaking candidates can be found for a post where Welsh is desirable, the person appointed will be encouraged to learn Welsh.

When no suitable Welsh speaking candidates can be found for a post where Welsh is essential (or whilst a candidate unable to speak Welsh has been appointed and is learning the language) we will make temporary arrangements under which the Welsh language service can be provided (by using, for example, Welsh speaking staff from elsewhere in our organisation to deliver parts of the service).

Language training

Our staff will be encouraged to learn or improve their Welsh – and we will support those who wish to do so.

We will fund this training and allow staff to attend courses during work.

Vocational training

We will develop the ability of our Welsh speaking staff to operate in Welsh by providing vocational training in Welsh, whenever practicable.

Information and Communications Technology

The need to provide information and services in Welsh, and operate in accordance with this scheme, will be catered for as we develop, design and purchase information and communications technology products and services.

We will modify our existing information and communications technology systems to ensure that they enable us to provide information and services in Welsh - and operate in accordance with this scheme.

As we develop or procure ICT systems we will take into account the Board’s Bilingual Software Guidelines and Standards.

Partnership working

When we are the strategic and financial leader within a partnership, we will ensure that any public service aspects comply with this scheme

When we join a partnership which another organisation is leading, our input to the partnership will comply with this scheme and we will encourage the other partners to comply.

When we are a partner in a consortium, we will encourage the consortium to comply with this scheme. When acting in the name of the consortium, we will operate in accordance with this scheme.

Internal arrangements

The measures in this scheme carry the full authority, support and approval of our organisation.

Managers will have the responsibility of implementing those aspects of the scheme relevant to their work.

We will appoint a senior member of staff to coordinate the work required to deliver, monitor and review this scheme.

We will prepare, and continuously update, a detailed action plan, to be agreed with the Board,setting out how we will ensure that we will operate in accordance with this scheme. The action plan will come into effect on the date on which the scheme comes into effect. The plan will include targets, deadlines and a report on progress against each target.

The scheme will be publicised to our staff, and to the public in Wales. It will be published on our website in a prominent place.

We will produce desk instructions, or similar guidance, for our staff to ensure that they know how to implement the measures contained in this scheme.

Existing desk instructions, or similar guidance used by our staff, will be amended to reflect the measures contained in this scheme.

We will arrange briefing and training, sessions for our staff to increase awareness of this scheme - and to explain how it will affect their day to day work.

We will ensure that we use only qualified translators or interpreters to help with the delivery of this scheme.

Any form of contact with the public in Wales, which is not specifically dealt with by this scheme, will be undertaken in a manner which is consistent with the general principles enshrined in this scheme.

Monitoring

We will monitor our progress in delivering this scheme against the targets set out in its accompanying action plan.

Our existing monitoring and reporting procedures will include reference to progress in delivering this scheme, as appropriate.

We will send monitoring reports to the Welsh Language Board, when requested by them, outlining progress in delivering this scheme.

Reviewing and amending the scheme

We will review this scheme within 4 years of its coming into effect.

Also, from time to time, we may need to review this scheme, or propose amendments to this scheme, because of changes to our functions, or to the circumstances in which we undertake those functions, or for any other reason.

No changes will be made to this scheme without the Welsh Language Board’s approval.

Complaints and suggestions for improvement

Complaints related to this scheme, or suggestions for improvement, should be directed to the senior member of staff with responsibility for the scheme, at the following address:

Guy Hirst Welsh Language Co-ordinator Valuation Office Agency Regent House Regent Street WREXHAM LL11 1PR Or by e-mail to: guy.j.hirst@voa.gsi.gov.uk

Asiantaeth y Swyddfa Brisio: Cynllun Iaith Gymraeg 2006

Rhagarweiniad

Dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 mae’n ofynnol i bob corff cyhoeddus sy’n darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru baratoi cynllun yn amlinellu sut y bydd yn darparu’r gwasanaethau hynny yn y Gymraeg.

Dyma’n cynllun ni.

Mae’n disgrifio fel y byddwn yn rhoi mewn grym, cyn belled â’i bod yn briodol yn yr amgylchiadau ac yn rhesymol o ymarferol, yr egwyddor a sefydlwyd gan Ddeddf yr Iaith Gymraeg y dylai’r iaith Gymraeg a’r iaith Saesneg, wrth gynnal busnes cyhoeddus a gweinyddu cyfiawnder yng Nghymru, gael eu trin yn gyfartal.

Mae’r cynllun yn cwmpasu’r gwasanaethau a ddarparwn ar gyfer y cyhoedd yng Nghymru.

Yn y cynllun hwn, mae’r term cyhoedd yn golygu unigolion, personau cyfreithiol a chyrff corfforaethol. Mae’n cynnwys y cyhoedd fel cyfangorff, neu ran o’r cyhoedd, ynghyd ag aelodau unigol o’r cyhoedd. Mae’r term yn cynnwys mudiadau gwirfoddol ac elusennau. Mae cyfarwyddwyr ac eraill sy’n cynrychioli cwmnïau cyfyngedig hefyd o fewn ystyr y term ‘cyhoeddus’. Nid yw, fodd bynnag, yn cynnwys personau sy’n gweithredu fel cynrychiolwyr y Goron, y Llywodraeth neu’r Wladwriaeth. O ganlyniad, ni ddaw personau sy’n cyflawni swyddogaethau swyddogol o natur gyhoeddus, er eu bod yn bersonau cyfreithiol, o fewn ystyr y gair cyhoeddus pan fyddant yn cyflawni’r swyddogaethau swyddogol hynny.

Gellir cael mwy o wybodaeth ar rychwant a diben cynlluniau iaith Gymraeg yng nghanllawiau Bwrdd yr Iaith Gymraeg (www.Welsh-language-board.org.uk).

Paratowyd y cynllun hwn dan Adran 21 o’r Ddeddf – ac yn unol â chanllawiau gyflwynwyd gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg dan Adran 9 o’r Ddeddf. Daeth i rym ar 13 December 2006 ac mae’n adolygu ac yn diweddaru’r cynllun a gymeradwywyd gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg ar 07 November 1996.

Cefndir i’r sefydliad

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio (ASB) yn asiantaeth weithredol o Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi (CThEM) gydag 85 o swyddfeydd wedi’u gwasgaru ar hyd Lloegr, Cymru a’r Alban gan gyflogi oddeutu 4500 o bobl.

Ein prif swyddogaethau yw:

  • Crynhoi a chynnal rhestri gwerthoedd trethiannol 1.6 miliwn o eiddo masnachol yn Lloegr a 100,000 yng Nghymru.
  • Crynhoi a chynnal rhestri bandinau treth gyngor oddeutu 21.7 miliwn o eiddo domestig yn Lloegr ac 1.3 miliwn yng Nghymru.
  • Prif Briswyr ar gyfer yr Alban a Chymru yn darparu gwasanaethau i Senedd yr Alban a Llywodraeth Cynulliad Cymru.
  • Rhoi cyngor prisio i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi yn gysylltiedig ag enillion cyfalaf, treth etifeddiant a gwaith cysylltiedig arall.
  • Cynghori Gweinidogion y Llywodraeth ar faterion prisio eiddo.
  • Rhychwant o wasanaethau prisio anstatudol ac arolygu ystadau ar gyfer Adrannau’r Llywodraeth a’r sector cyhoeddus ehangach.

Gwerthoedd

Rydym yn ymrwymedig i :

  • geisio rhagoriaeth o amrywiaeth
  • weithio mewn timoedd a phartneriaethau
  • welliant parhaus ac arloesi
  • fod yn effeithiol a chwsmer ganolog
  • fod yn deg a diduedd
  • gael pobl i gyfranogi ac ymddiried ynddynt

Lleolir ein swyddfeydd yng Nghymru ym Mangor, Caerdydd, Caerfyrddin, Merthyr Tudful, Casnewydd, Abertawe a Wrecsam.

Cyfeiriad ein gwefan yw www.voa.gov.uk

Cynllunio a chyflenwi gwasanaeth

Polisïau, deddfwriaeth a mentrau

Bydd ein polisïau, ein mentrau a’n gwasanaethau’n unol â’r cynllun hwn. Byddant yn cefnogi’r defnydd o’r Gymraeg ac yn helpu’r cyhoedd yng Nghymru i ddefnyddio’r Gymraeg fel rhan o’u bywyd bob dydd.

Pan ydym yn cyfrannu at ddatblygu neu gyflenwi polisïau, mentrau, gwasanaethau neu ddeddfwriaeth newydd arweinir gan sefydliadau eraill, fe wnawn hynny mewn modd sy’n gyson â’r cynllun hwn.

Cyflenwi gwasanaethau

Ein dull arferol fydd sicrhau bod ein gwasanaethau ar gael i’r cyhoedd yn y Gymraeg.

Fe rown wybod i’r cyhoedd pan fydd gwasanaethau ar gael yn y Gymraeg.

Ein swyddogaethau rheoleiddiol – a gwasanaethau gymerir ar ein rhan gan drydydd parti

Bydd unrhyw gytundebau neu drefniadau wnawn ni gyda thrydydd parti yn gyson â rhannau perthnasol y cynllun hwn, pan fydd y cytundebau neu’r trefniadau hynny yn ymwneud â darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru.

Bydd hyn yn cynnwys gwasanaethau gaiff eu contractio allan, rhoi trwyddedau a rhoi caniatadau eraill.

Safonau ansawdd

Bydd gwasanaethau a ddarperir yn y Gymraeg a’r Saesneg o’r un ansawdd ac fe’u darperir o fewn yr un raddfa amser.

Delio â’r cyhoedd sy’n siarad Cymraeg

Gohebiaeth

Ein dull arferol fydd fel a ganlyn:

  • Pan fydd rhywun yn ysgrifennu atom yn y Gymraeg byddwn yn ateb yn y Gymraeg (os bydd angen ateb). Bydd ein hamser targed ar gyfer ateb yn union fel yr un ar gyfer ateb llythyrau yn y Saesneg.
  • Pan fyddwn yn cychwyn gohebu gydag unigolyn, grŵp neu sefydliad, byddwn yn gwneud hynny’n ddwyieithog oni bai ein bod yn gwybod bod yn well ganddynt ohebu yn y Gymraeg neu yn y Saesneg yn unig.
  • Pan fyddwn yn anfon llythyrau safonol neu gylch i sawl derbynnydd yng Nghymru, byddant yn ddwyieithog, oni bai ein bod yn gwybod bod yn well gan yr holl dderbynyddion eu derbyn yn y Gymraeg neu yn y Saesneg yn unig.
  • Os oes yn rhaid cyhoeddi fersiynau Cymraeg neu Saesneg unrhyw ohebiaeth ar wahân, ein dull arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un amser.
  • Bydd amgaeadau anfonir gyda llythyrau dwyieithog yn ddwyieithog, pan fyddant ar gael.
  • Bydd amgaeadau anfonir gyda llythyrau Cymraeg yn y Gymraeg neu’n ddwyieithog, pan fyddant ar gael.
  • Bydd yr uchod yn gymwys ar gyfer gohebiaeth e-bost ynghyd â gohebiaeth ar bapur.
  • Bydd pob gohebiaeth Gymraeg clawr caled a ddosbarthwn wedi’i llofnodi.
  • Byddwn yn datblygu system i gofnodi dewis iaith y rheiny sy’n dymuno gohebu gyda ni yn y Gymraeg.
  • Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, i ddynodi’n wrthrychol unrhyw lythyrau safonol neu gylch na fydd angen eu cyhoeddi yn y Gymraeg, neu’n ddwyieithog (er enghraifft, pan fydd yr ohebiaeth yn dechnegol neu’n faith iawn).

Cyfathrebu ar y ffôn

Ein dull arferol yw sicrhau y gall y cyhoedd siarad yn y Gymraeg neu’r Saesneg wrth ddelio gyda ni ar y ffôn.

Bydd staff ein switsfwrdd yn ateb gyda chyfarchiad dwyieithog.

Bydd ein prif switsfwrdd yn defnyddio neges dwyieithog ar y peiriant ateb.

Byddwn yn annog gweddill ein staff i ateb y ffôn gyda chyfarchiad dwyieithog a defnyddio negeseuon dwyieithog ar eu ffonau ateb personol.

Os yw’r galwr yn dymuno siarad Cymraeg, bydd ein switsfwrdd yn ceisio cysylltu’r alwad i siaradwr Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad.

Os yw galwr yn gwneud caniad i un o’n llinellau uniongyrchol ac yn dymuno siarad Cymraeg, a’r person sy’n cymryd yr alwad heb allu gwneud hynny, byddant yn ceisio trosglwyddo’r alwad i gydweithiwr sy’n siarad Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad.

Os nad oes siaradwr Cymraeg sy’n gymwys i ddelio â’r ymholiad ar gael, rhoddir i’r galwr ddewis, fel y bydd yn briodol, o gael siaradwr Cymraeg i ddychwelyd yr alwad cyn gynted â phosib, parhau’r alwad yn y Saesneg neu gyflwyno’u hymholiad yn y Gymraeg, drwy lythyr neu e-bost.

Pan fyddwn yn sefydlu linellau-cymorth ffôn, neu gyfleusterau tebyg, i roi gwybodaeth, gwasanaethau neu gymorth i’r cyhoedd, byddwn yn darparu gwasanaeth cyfrwng Cymraeg. Hysbysebir y gwasanaeth hwn ochr yn ochr â’r gwasanaeth cyfrwng Saesneg. Bydd y ddau wasanaeth yn rhannu’r un rhif ffôn.

Cyfarfodydd cyhoeddus

Byddwn yn darparu cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i’r Saesneg yn ein cyfarfodydd cyhoeddus os nad ydym wedi sefydlu y bydd yr holl gyfranogwyr yn debygol o ddefnyddio’r un iaith.

Bydd gwahoddiadau i, a hysbysebion am gyfarfodydd cyhoeddus yn ddwyieithog a naill ai’n nodi y bydd cyfleusterau dwyieithog ar gael neu’n gwahodd y cyhoedd i roi gwybod i ni rhag blaen ym mha iaith y dymunant siarad.

Byddwn yn gadael i’r rheiny sy’n mynychu cyfarfodydd cyhoeddus wybod pryd bydd cyfleusterau cyhoeddus ar gael – ac yn annog cyfraniadau yn y Gymraeg.

Wrth ddewis staff i fynychu cyfarfodydd cyhoeddus, ein dull arferol fydd sicrhau bod siaradwyr Cymraeg priodol gymwys yn eu mynychu, yn ôl yr angen.

Cyfarfodydd eraill gyda’r cyhoedd yng Nghymru

Pan fyddwn yn trefnu neu’n mynychu cyfarfodydd wyneb-yn-wyneb gyda’r cyhoedd, byddwn yn sefydlu’u dewis iaith yn eithaf buan a lle bynnag bydd yn bosibl, yn sicrhau y bydd aelod staff priodol gymwys sy’n siarad Cymraeg ar gael i ddelio â’r rheiny y mae’r Gymraeg yn ddewis iaith iddynt.

Os nad oes person priodol gymwys sy’n siarad Cymraeg ar gael, byddwn yn cynnig y dewis o barhau’r cyfarfod yn y Saesneg, neu ddelio â’r mater drwy ohebu yn y Gymraeg.

Bydd yr uchod hefyd yn gymwys ar gyfer cyfarfodydd lle defnyddir fideo-gynadledda a chyfarpar tebyg.

Ffyrdd eraill o ddelio â’r cyhoedd yng Nghymru

Pan fyddwn yn ymgymryd ag arolygon cyhoeddus, ein dull arferol fydd sicrhau y bydd pob agwedd o gyfathrebu gyda’r cyhoedd yn ddwyieithog.

Gofynnir i dderbynyddion a ydynt yn dymuno ymateb i arolygon yn y Gymraeg neu’r Saesneg.

Bydd unrhyw arddangosfeydd clyweled, teithiau clywedol neu gyfryngau rhyngweithiol a baratown yn ddwyieithog.

Arddangosir negesau yn y lifftiau yn ein swyddfeydd yng Nghymru yn y Gymraeg a’r Saesneg, lle mae’r lifft o fewn ein rheolaeth.

Ein wyneb cyhoeddus

Ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd, arddangosfeydd a hysbysebu

Cynhyrchir yr holl gyhoeddusrwydd, y wybodaeth gyhoeddus, deunydd arddangos a hysbysebu yng Nghymru yn ddwyieithog, neu fel fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân. Os bydd yn rhaid cynhyrchu’r fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân, bydd y ddau fersiwn yn gyfartal o ran maint, amlygrwydd ac ansawdd – a bydd y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd a byddant yr un mor hygyrch.

Bydd unrhyw hysbysebion a osodir mewn papurau newydd Saesneg (neu ddeunydd tebyg), a ddosberthir yn bennaf neu’n gyfangwbl yng Nghymru, yn ddwyieithog, neu fe fyddant yn ymddangos fel fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân (gyda’r ddau fersiwn yn ymddangos ar yr un pryd, ac yn gyfartal o ran maint, amlygrwydd ac ansawdd).

Mewn cyhoeddiadau cyfrwng Cymraeg, bydd hysbysebion yn y Gymraeg yn unig.

Wrth staffio stondinau arddangosfeydd a dangosfeydd, ein dull arferol fydd sicrhau bod siaradwyr Cymraeg priodol gymwys yn eu mynychu, yn ôl yr angen.

Cyhoeddiadau

Ein dull arferol fydd cyhoeddi deunydd fydd ar gael i’r cyhoedd yn ddwyieithog, gyda’r fersiynau Cymraeg a’r Saesneg gyda’i gilydd mewn un ddogfen.

Os bydd yn rhaid cyhoeddi’r fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân, (er enghraifft, lle byddai un ddogfen yn rhy faith neu’n rhy drwchus), bydd y ddau fersiwn o’r un maint ac ansawdd – a’n dull arferol fydd sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd a’u bod yr un mor hygyrch. Bydd pob fersiwn yn nodi’n glir fod y deunydd ar gael yn yr iaith arall.

Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, i ddynodi’n wrthrychol pryd dylai deunyddiau gael eu cyhoeddi fel fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân neu fel dogfennau dwyieithog.

Os na fyddant ar gael yn ddi-dâl, ni fydd pris dogfen ddwyieithog yn fwy na chyhoeddiad uniaith – a’r un pris fydd fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân.

Bydd yr uchod hefyd yn gymwys i ddeunydd fydd ar gael yn electronig ar ein gwefan, ar CD Rom neu fel arall.

Gwefannau

Bydd ein gwefannau yn cynnwys tudalennau yn y Gymraeg ynghyd â’r Saesneg.

Ein dull arferol fydd darparu fersiynau Cymraeg o’r tudalennau rhyngweithiol ar ein gwefannau.

Wrth ddylunio gwefannau newydd, nau ailddatblygu’n gwefannau presennol, fe fyddwn yn ystyried Canllawiau a Safonau Meddalwedd Dwyieithog Bwrdd yr Iaith Gymraeg.

Pryd bynnag byddwn yn gosod cyhoeddiadau cyfrwng Saesneg ar ein gwefannau, gosodir y fersiynau Cymraeg ar yr un pryd, os byddant ar gael.

Byddwn yn paratoi rhaglen, i’w chytuno gyda Bwrdd yr Iaith Gymraeg, yn amlinellu sut byddwn yn cynyddu’n cynnwys cyfrwng Cymraeg ar ein gwefan, dros amser.

Ffurflenni a deunydd eglurhaol cysylltiedig

Ein dull arferol fydd sicrhau y bydd yr holl ffurflenni a deunydd eglurhaol arall cysylltiedig i’w defnyddio gan y cyhoedd yng Nghymru yn hollol ddwyieithog, gyda’r fersiynau Cymraeg a Saesneg gyda’i gilydd mewn un ddogfen. Bydd hyn yn cynnwys ffurflenni rhyngweithiol gyhoeddir ar ein gwefannau.

Os bydd yn rhaid cyhoeddi’r fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân, (er enghraifft, lle byddai un ddogfen yn rhy faith neu’n rhy drwchus), bydd y ddau fersiwn o’r un maint ac ansawdd – a byddwn yn sicrhau bod y ddau fersiwn ar gael ar yr un pryd a’u bod yr un mor hygyrch. Bydd pob fersiwn yn nodi’n glir fod y deunydd ar gael yn yr iaith arall.

Byddwn yn defnyddio system sgorio, i’w chytuno gyda’r Bwrdd, i ddynodi’n wrthrychol pryd dylai ffurflenni gael eu cyhoeddi fel fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân neu fel dogfennau dwyieithog.

Pan fyddwn yn cofnodi gwybodaeth ar fersiynau Cymraeg ffurflenni a anfonir allan i’r cyhoedd, fe wnawn hynny yn y Gymraeg.

Pan fyddwn yn cofnodi gwybodaeth ar fersiynau dwyieithog ffurflenni a anfonir allan i’r cyhoedd, fe wnawn hynny’n ddwyieithog oni bai ein bod yn gwybod y byddai’n well gan y derbynyddion dderbyn y wybodaeth yn y Gymraeg neu’r Saesneg yn unig.

Pan fydd sefydliadau eraill yn dosbarthu ffurflenni ar ein rhan, fe fyddwn yn sicrhau y gwnânt hynny yn unol â’r uchod.

Hunaniaeth gyfun

Byddwn yn mabwysiadu hunaniaeth gyfun ddwyieithog yng Nghymru. Bydd ein henw, ein manylion cyswllt, ein logo, ein sloganau a gwybodaeth safonol arall yn ymddangos yn y Gymraeg a’r Saesneg ar yr holl ddeunyddiau sy’n dangos ein hunaniaeth gyfun. Mae hyn yn cynnwys ein deunydd ysgrifennu – a deunyddiau megis cardiau busnes, bathodynnau hunaniaeth, cardiau awdurdodedig, tocynnau, gwahoddiadau a cherbydau.

Gallem ddefnyddio brandio Cymraeg yn unig ar gyfer rhai mentrau.

Arwyddion yng Nghymru

Ein dull arferol fydd sicrhau y bydd ein holl arwyddion, parhaol a dros dro, sy’n rhoi gwybodaeth i’r cyhoedd, yn ddwyieithog gyda’r testun Cymraeg a Saesneg yn cael eu trin yn gyfartal yng nghyd‑destun maint, eglurder ac amlygrwydd.

Byddwn yn glynu at y dull hwn pryd bynnag y bydd arwyddion yn cael eu gosod am y tro cyntaf, neu bryd bynnag rydym yn disodli arwyddion.

Os darperir arwyddion Cymraeg a Saesneg ar wahân, byddant yn gyfartal yng nghyd-destun diwyg, maint, ansawdd ac amlygrwydd.

Bydd yr uchod yn gymwys ar gyfer pob math o arwyddion, gan gynnwys arwyddion electronig.

Hysbysiadau swyddogol, hysbysiadau cyhoeddus a hysbysiadau recriwtio staff

Bydd hysbysiadau swyddogol, hysbysiadau cyhoeddus a hysbysiadau recriwtio staff osodir mewn papurau newydd cyfwng Saesneg (neu gyfryngau tebyg) a ddosberthir yn bennaf neu’n gyfangwbl yng Nghymru, yn ddwyieithog, neu’n ymddangos fel fersiynau Cymraeg a Saesneg ar wahân. Bydd hysbysiadau yn y Gymraeg mewn cyhoeddiadau Cymraeg.

Bydd y fersiynau Cymraeg a Saesneg yn gyfartal yng nghyd‑destun diwyg, maint, ansawdd ac amlygrwydd – os cynhyrchir hwy fel fersiwn dwyieithog sengl, neu fel hysbysiadau Cymraeg a Saesneg ar wahân.

Yn y cyfryngau cyfrwng Saesneg, gallai swyddi lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol, gael eu hysbysebu yn y Gymraeg, gyda disgrifiad byr yn y Saesneg.

Gallai hysbysiadau recriwtio osodir mewn cylchgronau cyfrwng Saesneg (a chyhoeddiadau eraill) ddosberthir ledled y Deyrnas Unedig, fod yn y Saesneg, oni bai fod y swydd yn un lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn hanfodol, ac yn yr achos hwnnw gallai’r hysbysiad fod yn hollol ddwyieithog, neu yn y Gymraeg gyda disgrifiad byr yn y Saesneg.

Bydd unrhyw hysbysiadau swyddogol, hysbysiadau cyhoeddus neu hysbysiadau recriwtio staff osodir rywle arall yng Nghymru yn ddwyieithog.

Datganiadau i’r wasg a chyswllt gyda’r cyfryngau

Cyflwynir datganiadau i’r wasg ar gyfer cyfryngau’r wasg a darlledu yng Nghymru yn y Gymraeg a’r Saesneg lle mae dyddiadau cau yn caniatáu – neu yn unol â dewis iaith sefydliad y cyfryngau neu’r cyhoeddiad fydd yn eu derbyn.

Pan fyddwn yn gosod datganiadau i’r wasg ar ein gwefan, ein dull arferol fydd eu gosod yn y Gymraeg a’r Saesneg.

Byddwn yn sicrhau bod siaradwyr Cymraeg ar gael i gymryd cyfweliadau gyda’r wasg a’r cyfryngau darlledu cyfrwng Cymraeg.

Gweithredu’r cynllun

Staffio

Mae ar ein gweithleoedd sydd â chyswllt â’r cyhoedd yng Nghymru angen mynediad i ddigon o staff priodol gymwys sy’n siarad Cymraeg i alluogi’r gweithleoedd hynny i gyflenwi gwasanaeth llawn yn y Gymraeg. Gweithredir, felly, y gweithdrefnau canlynol:

Byddwn yn nodi’r gweithleoedd a’r swyddi hynny lle mae’r gallu i siarad Cymraeg yn ddymunol neu’n hanfodol. Gellid diffinio’r gofyniad hwn fel cydran gweithle neu dîm, neu fe ellir ei atodi i swydd benodol.

O bryd i’w gilydd, byddwn yn cyflawni archwiliadau i sefydlu nifer, lefel gallu a lleoliad staff sy’n gallu siarad, darllen ac ysgrifennu Cymraeg (gan gynnwys staff sy’n dysgu Cymraeg). Byddwn hefyd yn clustnodi staff sy’n dymuno dysgu Cymraeg.

Caiff canlyniadau’r ddau ymarferiad hwn eu cymharu i ddynodi gweithleoedd lle mae prinder staff sy’n siarad Cymraeg.

Byddwn yn ymateb i unrhyw brinderau drwy’n gweithgareddau recriwtio a hyfforddiant.

Ein dull arferol fydd sicrhau bod ein hardaloedd derbynfa a’n prif switsfyrddau wastad yn gallu cynnig gwasanaeth yn y Gymraeg.

Recriwtio

Pan fyddwn yn recriwtio staff fe’n harweinir gan y wybodaeth gasglwyd drwy ddilyn y gweithdrefnau a ddisgrifir dan Staffio uchod.

Pan roddir ystyriaeth i ruglder yn y Gymraeg i fod yn ddymunol neu’n hanfodol, nodir hyn yn hyfedreddau a hysbysebion swyddi.

Lle na ellir dod o hyd i ymgeisydd sy’n siarad Cymraeg ar gyfer swydd lle mae’r Gymraeg yn ddymunol, anogir y person a benodir i ddysgu Cymraeg.

Pan na ellir dod o hyd i ymgeiswyr addas sy’n siarad Cymraeg ar gyfer swydd lle mae’r Gymraeg yn hanfodol (neu lle penodwyd ymgeisydd nad yw’n gallu siarad Cymraeg ac sy’n dysgu’r iaith) fe wnawn drefniadau dros dro y gellir danynt ddarparu gwasanaeth cyfrwng Cymraeg (drwy ddefnyddio, er enghraifft, staff sy’n siarad Cymraeg o rywle arall yn ein sefydliad i gyflenwi rhannau o’r gwasanaeth).

Hyfforddiant iaith

Anogir ein staff i ddysgu neu wella’u Cymraeg – a byddwn yn cefnogi’r rheiny sy’n dymuno gwneud hynny.

Byddwn yn ariannu’r hyfforddiant hwn ac yn caniatáu i staff fynychu hyfforddiant yn ystod gwaith.

Hyfforddiant galwedigaethol

Byddwn yn datblygu gallu’n staff sy’n siarad Cymraeg i weithredu yn y Gymraeg drwy ddarparu hyfforddiant galwedigaethol yn y Gymraeg, lle bynnag bydd yn ymarferol.

Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu

Cynhwysir yr angen i ddarparu gwybodaeth a gwasanaethau yn y Gymraeg, a gweithredu yn unol â’r cynllun hwn, fel byddwn yn datblygu, dylunio a phwrcasu gwasanaethau a chynhyrchion technoleg gwybodaeth a chyfathrebu.

Byddwn yn addasu’n systemau technoleg gwybodaeth a chyfathrebu presennol i sicrhau eu bod yn ein galluogi ni i ddarparu gwybodaeth a gwasanaethau yn y Gymraeg – a gweithredu yn unol â’r cynllun hwn.

Fel byddwn yn datblygu neu’n caffael systemau TGCh byddwn yn ystyried Canllawiau a Safonau Meddalwedd Dwyieithog y Bwrdd.

Gweithio mewn partneriaeth

Pan mai ni fydd arweinydd strategol ac ariannol partneriaeth, byddwn yn sicrhau bod unrhyw agweddau gwasanaeth cyhoeddus yn cydymffurfio â’r cynllun hwn.

Pan ymunwn â phartneriaeth mae sefydliad arall yn ei harwain, bydd ein mewnbwn i’r bartneriaeth yn cydymffurfio â’r cynllun hwn a byddwn yn annog y partneriaid eraill i gydymffurfio.

Pan ydym yn bartner mewn consortiwm, byddwn yn annog y consortiwm i gydymffurfio â’r cynllun hwn. Pan fyddwn yn gweithredu yn enw’r consortiwm, byddwn yn gweithredu yn unol â’r cynllun hwn.

Trefniadau mewnol

Mae’r mesurau yn y cynllun hwn yn dwyn awdurdod, cefnogaeth a chymeradwyaeth lawn ein sefydliad.

Bydd gan reolwyr gyfrifoldeb i weithredu’r agweddau hynny o’r cynllun sy’n berthnasol i’w gwaith.

Byddwn yn penodi uwch swyddog staff i gydlynu’r gwaith sy’n ofynnol er mwyn cyflenwi, monitro ac adolygu’r cynllun hwn.

Byddwn yn paratoi, ac yn diweddaru’n gyson, gynllun gweithredu manwl, i’w gytuno gan y Bwrdd, yn amlinellu fel byddwn yn sicrhau y byddwn yn gweithredu’n unol â’r cynllun hwn. Daw’r cynllun gweithredu i rym ar y dyddiad y daw’r cynllun i rym. Bydd y cynllun yn cynnwys targedau, dyddiadau cau ac adroddiad ar gynnydd yn erbyn pob targed.

Rhoddir cyhoeddusrwydd i’r cynllun ymhlith ein staff, a’r cyhoedd yng Nghymru. Fe’i cyhoeddir ar ein gwefan mewn man amlwg.

Byddwn yn cynhyrchu cyfarwyddiadau desg, neu gyfarwyddyd tebyg, ar gyfer ein staff i sicrhau eu bod yn gwybod sut i weithredu’r mesurau a gynhwysir yn y cynllun hwn.

Newidir y cyfarwyddiadau desg presennol, neu gyfarwyddyd tebyg a ddefnyddir gan ein staff, i adlewyrchu’r mesurau a gynhwysir yn y cynllun hwn.

Byddwn yn trefnu briffio a hyfforddiant, sesiynau i’n staff gynyddu’u hymwybyddiaeth o’r cynllun hwn – ac egluro sut y bydd yn effeithio ar eu gwaith o ddydd i ddydd.

Byddwn yn sicrhau ein bod yn defnyddio cyfieithwyr neu droswyr cymwys yn unig i gynorthwyo gyda chyflenwi’r cynllun hwn.

Cyflawnir unrhyw ffurf ar gyswllt â’r cyhoedd yng Nghymru, nad ymdrinnir ag ef yn benodol gan y cynllun hwn, mewn modd sy’n gyson â’r egwyddorion cyffredinol gynhwysir yn y cynllun hwn.

Monitro

Byddwn yn monitro’n cynnydd wrth gyflenwi’r cynllun hwn yn erbyn y targedau a amlinellir yn ei gynllun gweithredu amgaeëdig.

Bydd ein gweithdrefnau monitro a chofnodi presennol yn cynnwys cyfeiriad at y cynnydd wrth gyflenwi’r cynllun hwn, fel y bydd yn briodol.

Byddwn yn anfon adroddiadau monitro i Fwrdd yr Iaith Gymraeg, pan ofynnir amdanynt, yn amlinellu cynnydd wrth gyflenwi’r cynllun hwn.

Adolygu a diwygio’r cynllun

Byddwn yn adolygu’r cynllun hwn o fewn pedair blynedd iddo ddod i rym.

Hefyd, o dro i dro, gallai fod angen i ni adolygu’r cynllun hwn, neu gynnig diwygiadau i’r cynllun hwn, o ganlyniad i newidiadau i’n swyddogaethau, neu i’r amgylchiadau y cyflawnwn y swyddogaethau hynny o’u mewn, neu am unrhyw reswm arall.

Ni wneir unrhyw newidiadau i’r cynllun hwn heb gymeradwyaeth Bwrdd yr Iaith Gymraeg.

Cwynion ac awgrymiadau ar gyfer gwelliant

Dylid cyfeirio cwynion ynghylch y cynllun hwn, neu awgrymiadau ar gyfer gwelliant, i’r uwch swyddog staff â chyfrifoldeb dros y cynllun, yn y cyfeiriad canlynol:

Guy Hirst Cydgysylltydd yr Iaith Gymraeg Asiantaeth y Swyddfa Brisio Tŷ’r Rhaglaw Stryd y Rhaglaw WRECSAM LL11 1PR Neu drwy e-bost i: guy.j.hirst@voa.gsi.gov.uk