Siarter gwybodaeth bersonol

Mae ein siarter gwybodaeth bersonol yn cynnwys y safonau gallwch eu disgwyl pan fyddwn yn gofyn am, neu’n dal, eich gwybodaeth bersonol. Mae hefyd yn cynnwys beth rydym yn ei ofyn i chi, er mwyn ein helpu i gadw gwybodaeth yn gyfredol.

Mae angen i’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) gasglu a thrin gwybodaeth bersonol amdanoch fel y gallwn ddarparu gwasanaethau ar eich cyfer. Mae ein siarter gwybodaeth bersonol yn dweud wrthych y safonau gallech eu disgwyl pan fyddwn yn gofyn i chi am eich gywbodaeth bersonol. Mae hefyd yn cynnwys beth fyddwn yn ei ofyn i chi ei wneud er mwyn cadw eich gwybodaeth yn gyfredol.

Os ydym yn gofyn i chi am wybodaeth bersonol, byddwn yn:

  • sicrhau eich bod yn gwybod pam ei fod angen arnom
  • ond yn gofyn am beth rydym ei hangen
  • sicrhau nad oes gan neb fynediad at y wybodaeth na ddylai gael
  • ei gadw’n ddiogel
  • rhoi gwybod i chi os byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill er mwyn rhoi gwell gwasanaeth cyhoeddus i chi
  • gofyn i chi gytuno i ni rannu eich gwybodaeth ble mae’r dewis gennych
  • ond yn ei gadw am cyn hired ag rydym ei angen
  • peidio ei wneud ar gael ar gyfer defnydd masnachol (megis marchnata) heb eich caniatâd

Yn gyfnewid, rydym yn gofyn i chi:

  • rhoi gwybodaeth cywir i ni
  • dweud wrthym cyn gynted â phosibl os oes unrhyw newidiadau, fel cyfeiriad newydd

Mae hyn yn ein helpu i gadw eich gwybodaeth yn dibynadwy a chyfredol.

Gofyn am gopi o’r wybodaeth rydym yn ei ddal amdanoch chi

I ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol mae DWP yn ei dal amdanoch chi, defnyddiwch ein ffurflen cais am wybodaeth bersonol. Gallwch ysgrifennu atom yn lle hyn, ond rhaid i chi ddefnyddio ein ffurflen os ydych yn gofyn am wybodaeth ar ran rhywun arall. Gelwir ceisiadau am wybodaeth bersonol weithiau’n ‘cais uniogolyn am wybodaeth’.

Ni fyddwn yn codi ffi arnoch am y gwasanaeth hwn.

Os ydych yn ysgrifennu, dylech gynnwys disgrifiad o’r wybodaeth rydych ei eisiau (er enghraifft, cofnodion Lwfans Ceisio Gwaith) a dweud wrthym eich:

  • enw llawn
  • cyfeiriad llawn
  • dyddiad geni
  • rhif Yswiriant Gwladol

Ble i anfon eich cais

Ewch â neu postiwch eich cais i’r swyddfa rydych fel arfer yn delio â hwy, neu eich swyddfa agosaf – fel arfer swyddfa’r Ganolfan Byd Gwaith. Peidiwch ag anfon eich cais trwy e-bost.

Pryd ddylech gael ein hymateb

Byddwn yn anfon y wybodaeth bersonol rydych wedi gofyn amdani cyn gynted â gallwn. Bydd hyn o fewn 40 diwrnod o bryd cawn eich cais, cyhyd â bod eich cais yn rhoi digon o wybodaeth i ni adnabod pwy ydych a’r wybodaeth rydych yn gofyn amdani.

Deall y wybodaeth rydym yn ei hanfon atoch

Darllenwch ein canllawiau ar ddeall talfyriadau DWP i’ch helpu i ddeall y wybodaeth rydym yn ei hanfon atoch.

Mwy am sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth

Mae DWP yn casglu gwybodaeth i ddelio â:

  • nawdd cymdeithasol (gan gynnwys Budd-dal Tai, Cynlluniau Gostyngiad Treth Cyngor a Ddarpariaeth Les Lleol)
  • cynhaliaeth plant
  • gwaith a hyfforddiant
  • hyrwyddo cynllunio ariannol ar gyfer ymddeol
  • polisi sy’n berthnasol i gynlluniau pensiwn personol a galwedigaethol

Mae’r wybodaeth a gasglwn amdanoch yn dibynnu ar reswm eich busnes â ni, ond gallwn ddefnyddio’r wybodaeth am unrhyw un o’r dibenion hyn.

Efallai byddwn yn gwirio gwybodaeth a gasglwn amdanoch gyda gwybodaeth arall sydd gennym.

Efallai cawn wybodaeth amdanoch gan bobl eraill a sefydliadau penodol eraill.

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda sefydliadau penodol eraill fel:

  • adrannau eraill o’r llywodraeth
  • awdurdodau lleol
  • cyrff sector preifat, fel banciau a sefydliadau a allai fenthyg arian i chi

Dim ond os bydd y gyfraith yn caniatáu i ni ei gwneud y byddwn yn rhoi gwybodaeth amdanoch i rywun y tu allan i DWP.

Efallai byddwn yn rhannu eich gwybodaeth am sawl rheswm, gan gynnwys i:

  • gwirio cywirdeb gwybodaeth
  • helpu pobl gydag anawsterau penodol, fel teuluoedd cythryblus
  • helpu pobl i gael neu i aros mewn gwaith
  • helpu pobl i gael addysg a hyfforddiant i wella eu cyfleoedd o gael gwaith
  • cefnogi pobl gyda byw’n annibynnol, gan gynnwys help yn y cartref a gofal seibiant
  • atal neu ganfod trosedd
  • gwirio taliadau am wasanaethau
  • diogelu arian cyhoeddus mewn ffyrdd eraill
  • defnyddio ar gyfer dibenion ymchwil neu ystadegau

Mae DWP yn gweinyddu’r Taliadau Niwed Trwy Frechiad ar y cyd gyda’r Adran Iechyd. Darllenwch am sut rydym yn casglu a defnyddio’r wybodaeth am Daliadau Niwed Trwy Frechiad.

Sut rydym yn prosesu eich data personol

Rydym yn newid y ffordd rydym yn prosesu eich data personol sy’n berthnasol i drafodion ariannol wrth i ni ryngweithio â chi. Efallai bydd ein darparwr gwasanaethau ‘Shared Services Connect Limited’ yn prosesu rhywfaint o’r data hwn alltraeth. Am ragor o wybodaeth gweler Prosesu data personol: hysbysiad prosesu teg.

Newidiadau i’r siarter hon

Os bydd ein siarter yn newid, byddwn yn diweddaru’r dudalen hon. Gwiriwch y dudalen hon i sicrhau eich bod yn ymwybodol o ba wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut y byddwn yn ei defnyddio a’r amgylchiadau efallai y byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill.