Siarter gwybodaeth bersonol

Mae ein siarter gwybodaeth bersonol (neu bolisi preifatrwydd) yn dweud wrthych ynghylch y safonau gallwch eu disgwyl gennym, pam a sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol, a’ch hawliau a’ch cyfrifoldebau.

Gofynnwch am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch

I ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) amdanoch chi, defnyddiwch ein ffurflen gais am wybodaeth bersonol.

Ein siarter gwybodaeth bersonol

Mae’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) yn prosesu llawer o ddata personol, llawer ohono’n sensitif. Rydym yn cymryd diogelu data o ddifrif, ac yn deall pa mor bwysig yw eich bod yn gallu ymddiried â ni gyda’ch gwybodaeth.

Mae’r siarter yn esbonio sut rydym yn defnyddio data personol, pam, ac am beth.

Mae’r siarter hon ar gyfer pawb y mae DWP yn prosesu eu gwybodaeth bersonol, p’un a ydych wedi gwneud cais neu wedi derbyn budd-dal neu wasanaeth DWP ai peidio.

Os ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn:

  • sicrhau eich bod yn gwybod pam ei fod angen arnom
  • dim ond yn prosesu’r wybodaeth bersonol rydym ei angen
  • sicrhau nad oes gan unrhyw un mynediad at y wybodaeth na ddylai gael
  • ei gadw’n ddiogel
  • dweud wrthych drwy’r siarter hon neu mewn ffyrdd eraill os byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill
  • gofyn i chi gytuno i ni rannu eich gwybodaeth ble mae’r dewis gennych
  • ei gadw am ddim ond cyn hired ag rydym ei angen
  • peidio ei wneud ar gael ar gyfer defnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniatâd

Os byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth bersonol, mae angen i chi:

  • rhoi gwybodaeth gywir i ni
  • dweud wrthym cyn gynted â phosibl os oes unrhyw newidiadau, fel cyfeiriad newydd, pan fyddwch yn dechrau gweithio neu’n ennill mwy

Mae hyn yn ein helpu i gadw eich gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol, a thalu’r swm cywir o fudd-dal i chi neu ddarparu’r gwasanaeth gorau posibl.

Os na fyddwch yn dweud wrthym am newidiadau sy’n effeithio ar unrhyw fudd-dal y mae DWP yn ei dalu i chi, efallai y cewch eich erlyn neu’n gymwys i sancsiynau eraill.

Egwyddorion diogelu data

Byddwn bob amser yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae hyn yn dweud bod rhaid i’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch:

  1. cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw

  2. cael ei gasglu’n unig at ddibenion dilys rydym wedi’u hesbonio’n eglur i chi ac nad ydynt yn cael eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny

  3. yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i’r dibenion hynny’n unig

  4. yn gywir ac yn gyfoes

  5. yn cael ei gadw’n dim ond cyn belled ag y bydd angen at y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt

  6. ei gadw’n ddiogel

Beth mae DWP yn defnyddio gwybodaeth bersonol ar ei gyfer

Mae DWP yn casglu gwybodaeth i ddelio â:

  • nawdd cymdeithasol (sy’n cynnwys budd-daliadau, grantiau, benthyciadau, pensiynau a Budd-dal Tai)
  • cynhaliaeth plant
  • ymchwilio neu erlyn troseddau sy’n ymwneud â chredydau treth a budd-daliadau
  • atal a chanfod twyll, ac amddiffyn y gronfa gyhoeddus
  • gwaith a hyfforddiant
  • hyrwyddo cynllunio ariannol ar gyfer ymddeol
  • polisi sy’n berthnasol i gynlluniau pensiwn personol a galwedigaethol
  • ymchwil a dadansoddiad i’r materion a restrir uchod

Mae’r wybodaeth a gasglwn amdanoch yn dibynnu ar reswm eich busnes â ni, ond gallwn ddefnyddio’r wybodaeth am unrhyw un o’r dibenion hyn.

Mae DWP yn defnyddio’ch rhif Yswiriant Gwladol i helpu eich adnabod pan fyddwch yn defnyddio gwasanaethau DWP. Defnyddir eich rhif Yswiriant Gwladol gan DWP a Chyllid a Thollau EM (HMRC), a’r Adran Cymunedau os ydych yn byw yng Ngogledd Iwerddon, a Llywodraeth yr Alban os ydych yn byw yn yr Alban.

Mae DWP yn darparu rhai gwasanaethau eraill ar gyfer y llywodraeth. Mae’r rhain yn cynnwys gwasanaethau fel y gwasanaeth Dywedwch Wrthym Unwaith. Mae DWP hefyd yn rheoli’r Cynllun Taliad Niwed Trwy Frechiad ar y cyd â’r Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol, ac mae hefyd yn darparu rhai gwasanaethau eraill i’r Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol. Cedwir y wybodaeth a gafwyd ar gyfer pob un o’r gwasanaethau hyn ar wahân i ddata arall DWP, ac nid yw DWP yn ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw beth arall. Darllenwch fwy am sut mae’r holl wasanaethau hyn yn defnyddio gwybodaeth:

Mae’r rhan fwyaf o swyddfeydd DWP yn defnyddio teledu cylch cyfyng (CCTV) i helpu rheoli diogelwch a chadw pobl yn ddiogel. Mae DWP yn denant i’r adeiladau rydym yn eu defnyddio, a bydd gwasanaethau CCTV fel arfer yn cael eu darparu gan y cwmni rydym yn rhentu’r swyddfa ohoni, neu gan y cwmni sy’n darparu gwasanaethau diogelwch ar gyfer y swyddfa. Mae arwyddion yn ein swyddfeydd yn dweud pwy sy’n rheoli’r CCTV a phwy y dylech gysylltu ag am unrhyw ymholiadau ynglŷn â hyn.

Mae galwadau ffôn i swyddfeydd DWP ac am wasanaethau DWP yn cael eu recordio.

Ni fydd DWP yn defnyddio’ch data i geisio gwerthu pethau i chi, neu werthu eich data i unrhyw un.

Y mathau o ddata y mae DWP yn eu defnyddio

Bydd y mathau o ddata y bydd DWP yn eu prosesu am bobl yn dibynnu ar y cyswllt y mae gan DWP gyda hwy. Ffordd hawdd o weld pa fath o wybodaeth mae DWP yn prosesu ar gyfer budd-dal penodol yw edrych ar y ffurflen gais ar gyfer y budd-dal hwnnw. Mae llawer o’r rhain ar gael ar GOV.UK.

Y mathau o ddata mae DWP yn prosesu yn cynnwys:

  • manylion personol
  • teulu, ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
  • manylion ariannol
  • manylion cyflogaeth ac addysg
  • nwyddau neu wasanaethau a ddarperir
  • manylion addysg a hyfforddiant
  • delweddau gweledol

Mae DWP hefyd yn prosesu gwybodaeth sensitif a all gynnwys:

  • manylion iechyd corfforol a meddyliol
  • tarddiad hiliol neu ethnig
  • gwleidyddol, crefyddol neu gredoau eraill o natur debyg
  • aelodaeth o undeb masnach
  • bywyd rhywiol
  • data genetig
  • data biometreg
  • troseddau gan gynnwys troseddau honedig
  • achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau

Am bwy y mae DWP yn cadw gwybodaeth amdanynt

Mae DWP yn prosesu data am:

  • aelodau’r cyhoedd
  • cwsmeriaid a hawlwyr
  • pobl sy’n byw yn nhŷ’r cwsmer neu hawlydd
  • cyflenwyr a darparwyr gwasanaethau
  • ymgynghorwyr ac arbenigwyr proffesiynol eraill
  • cwynion ac ymholiadau
  • perthnasau, gwarchodwyr a chymdeithaswyr
  • troseddwyr a throseddwyr a amheuir
  • gweithwyr

Mae DWP yn cadw gwybodaeth sylfaenol (fel eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni) am bawb sydd wedi cael rhif Yswiriant Gwladol. Defnyddir y wybodaeth hon gan DWP a CThEM, a hefyd gan yr Adran Cymunedau yng Ngogledd Iwerddon.

Mae CThEM yn defnyddio hyn i gadw cofnodion cyflogaeth a chyfraniadau Yswiriant Gwladol, a gan DWP i dalu budd-daliadau a gweinyddu pensiynau. Byddwn yn cadw gwybodaeth fwy manwl os ydych wedi hawlio budd-dal neu ddefnyddio gwasanaethau eraill DWP.

Weithiau mae DWP angen gwybodaeth am bobl heblaw’r person sydd wedi gwneud cais am fudd-dal neu wasanaeth i gyfrifo’r hyn y mae gan y person hwnnw hawl iddo. Er enghraifft, os yw person yn gwneud cais am Gredyd Cynhwysol, mae angen arnom gwybodaeth am bobl eraill sy’n byw yn yr un cartref i gyfrifo faint y bydd y person yn cael ei dalu.

Sut mae DWP yn rhannu gwybodaeth amdanoch

Gall DWP rannu a derbyn gwybodaeth gan sefydliadau eraill fel:

  • adrannau eraill y llywodraeth
  • awdurdodau lleol
  • sefydliadau nawdd cymdeithasol mewn gwledydd eraill
  • cyflogwyr a gweithwyr potensial
  • landlordiaid cymdeithasol
  • cyrff sector preifat, fel banciau a sefydliadau a all benthyg arian i chi
  • sefydliadau elusennol a lles

Gwnawn hyn am nifer o resymau, gan gynnwys:

  • gwirio cywirdeb gwybodaeth
  • helpu pobl sydd ag anghenion penodol, fel teuluoedd cythryblus
  • helpu pobl i gael ac aros mewn gwaith
  • cynhaliaeth plant
  • helpu pobl i gael addysg a hyfforddiant i wella eu cyfleoedd i ddod o hyd i waith
  • cefnogi pobl gyda byw’n annibynnol, yn cynnwys help yn y cartref a gofal seibiant
  • atal neu ganfod troseddau
  • gwirio taliadau ar gyfer gwasanaethau
  • diogelu cronfeydd cyhoeddus
  • defnydd ar gyfer ymchwil neu ddibenion ystadegol

Mae rhai gwasanaethau diogelwch cymdeithasol hefyd yn cael eu cyflwyno o dan gytundebau datganoli, er enghraifft gan yr Adran Cymunedau yng Ngogledd Iwerddon, Llywodraeth yr Alban, a rhai awdurdodau lleol. Mae DWP yn rhannu gwybodaeth pan fydd angen ar gyfer y gwasanaethau hyn, fel y caniateir yn ôl y gyfraith.

Byddwn ond yn rhoi gwybodaeth amdanoch i rywun y tu allan i DWP os yw’r gyfraith yn ein caniatáu i wneud hynny.

Darparwyr gwasanaeth DWP

Mae llawer o wasanaethau DWP yn cael eu darparu gyda chymorth sefydliadau eraill, fel contractwyr, awdurdodau lleol, elusennau ac eraill. Mae angen i ni rannu data gyda’r sefydliadau hyn weithiau er mwyn iddynt allu darparu gwasanaethau DWP yn briodol.

Yn y rhan fwyaf o achosion mae ein darparwyr gwasanaeth dan gontract – er enghraifft cwmnïau sy’n cyflwyno’r Rhaglen Waith – yn gweithredu fel proseswyr data DWP. Mae hyn yn golygu bod DWP yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn trin eich data yn gywir.

Os oes gennych broblem neu ymholiad ynglŷn â sut mae darparwr gwasanaeth DWP yn trin eich data personol, dywedwch wrthym a byddwn yn ceisio datrys hyn ar eich cyfer.

Darllenwch fwy am Swyddog Diogelu Data DWP ar y dudalen hon.

Pa mor hir y bydd DWP yn cadw’ch data

Rydym yn cadw rhywfaint o wybodaeth sylfaenol cyhyd â bod eich rhif Yswiriant Gwladol yn bodoli, fel eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad.

Mae’r rhan fwyaf o gofnodion budd-daliadau (y wybodaeth fanwl a rowch wrthym pan fyddwch yn hawlio budd-dal) a gwybodaeth a ddarperir ar gyfer gwasanaethau eraill DWP yn cael eu cadw ar ôl i’r cais ddod i ben am y cyfnod sy’n angenrheidiol ar gyfer unrhyw apeliadau, adolygiadau a gweithgaredd arall i’w gwblhau. Gellir cadw cofnodion am daliadau am gyfnod hwy, fel arfer 6 mlynedd os ydynt yn berthnasol i’r dreth a dalwch.

Mae gan DWP lawer o wahanol fathau o wybodaeth am amrywiaeth o wahanol resymau, ond rydym wedi ymrwymo i gadw dim ond yr hyn sydd ei angen arnom am ddim mwy na bod angen.

Darllenwch fwy am ba mor hir y mae DWP yn cadw data ar y dudalen hon.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’ch data

Mae DWP yn prosesu data personol oherwydd mae’n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith, oherwydd ei fod yn swyddogaeth DWP i wneud hynny, neu oherwydd ei fod er budd y cyhoedd. Lle mae hyn yn wir, nid oes angen eich caniatâd arnom.

Gallwn weithiau ofyn am eich caniatâd i wneud rhywbeth, ond dim ond pan fydd gennych ddewis go iawn amdano. Y rhan fwyaf o’r amser - er enghraifft pan fyddwch yn hawlio budd-dal - mae’n rhaid i chi roi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom i ni os oes gennych hawl iddo, ac mae’n ofynnol i DWP ddefnyddio’r data hwnnw.

Darllenwch fwy am y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu DWP ar y dudalen hon.

Prosesu data alltraeth

Mae’r data ar gyfer y rhan fwyaf o systemau DWP ei hun yn cael ei phrosesu o fewn y DU. Pryd bynnag y bydd unrhyw ddata DWP yn cael ei brosesu y tu allan i’r DU, byddwn bob amser yn sicrhau bod y data’r un mor ddiogel ag y byddai petai’r prosesu yn y DU.

Cadw eich gwybodaeth yn ddiogel

Mae DWP yn trin diogelwch eich gwybodaeth yn ddifrifol iawn. Mae gennym safonau diogelwch llym, ac mae ein holl staff yn cael hyfforddiant rheolaidd ynglŷn â sut i gadw gwybodaeth yn ddiogel.

Darllenwch ein prif bolisïau diogelwch.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae’r penderfyniadau y mae DWP yn eu gwneud yn cael effaith sylweddol arnoch – er enghraifft, p’un a oes gennych hawl i fudd-dal ai peidio – yn cael eu gwneud gyda mewnbwn ystyrlon gan staff. Mae opsiynau adolygu neu apêl wedi’u cynnwys yn holl brosesau budd-dal DWP, hyd yn oed os nad yw hyn yn ofynnol yn benodol gan gyfreithiau diogelu data.

Mae DWP yn datblygu gwasanaethau digidol newydd trwy’r amser. Os bydd unrhyw wasanaethau newydd yn cynnwys gwneud penderfyniadau awtomataidd, byddwn yn dweud wrthych am hyn pan wneir y penderfyniad.

Defnydd DWP o broffilio

Mae DWP yn defnyddio proffilio i helpu:

  • osgoi gofyn am wybodaeth neu dystiolaeth nad oes arnom ei angen, a sicrhau ein bod yn gofyn amdano pan fydd angen
  • trin galwadau a darparu gwasanaethau – i sicrhau bod pobl yn siarad â’r rhan gywir o DWP, ac yn cael cymorth ychwanegol i gael mynediad at wasanaethau DWP os bydd ei angen arnynt
  • teilwra cymorth ar gyfer unigolion – er enghraifft i awgrymu sgiliau er mwyn datblygu, cynnig anogwyr gwaith arbenigol neu gymorth arall i helpu pobl i gael gwaith
  • gwella gwasanaethau DWP
  • canfod ac atal twyll a gwall

Gwybodaeth rheolwr data

Yr Adran Gwaith a Phensiynau yw’r rheolwr data.

Pan fydd DWP yn defnyddio contractwyr i ddarparu gwasanaethau, maent fel arfer yn gweithredu fel prosesydd data DWP, ac mae DWP a’n proseswyr yn rhannu cyfrifoldeb am sut y caiff eich data ei drin.

DWP yw’r adran rhiant ar gyfer nifer o gyrff hyd fraich - mae’r rhan fwyaf o’r rhain yn rheolwyr data trwy eu hawl eu hunain, ac maent yn gyfrifol am unrhyw ddata personol y maent yn ei brosesu.

Mae DWP hefyd yn gweithio’n agos gyda rheolwyr data eraill y llywodraeth, yn enwedig lle mae swyddogaethau’n gysylltiedig neu’n ategu ei gilydd fel treth a budd-daliadau, neu gyflogaeth ac iechyd.

Mwy o wybodaeth am sut y mae DWP yn gweithio gyda rheolwyr data eraill.

Eich hawliau pan fydd DWP yn defnyddio’ch gwybodaeth

Mae gennych wahanol hawliau ynglŷn â sut mae DWP yn defnyddio’ch data. Er enghraifft, mae gennych yr hawl i gael mynediad at y data sydd gennym amdanoch chi. Nid yw DWP yn codi tâl amdano.

Mae deddfau diogelu data newydd hefyd yn rhoi i chi:

  • yr hawl i gael gwybod (a wneir trwy’r tudalennau hyn)
  • yr hawl i unioni
  • yr hawl i ddileu
  • yr hawl i gyfyngu prosesu
  • yr hawl i gludo data
  • yr hawl i wrthwynebu
  • yr hawl i beidio â bod yn destun i wneud penderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio

Yr hawl i unioni

Mae gennych yr hawl i gael data personol anghywir ei gywiro. Rhowch wybod i ni os yw eich amgylchiadau’n newid a byddwn yn sicrhau bod eich data yn cael ei ddiweddaru. Gall hyn fod yn wybodaeth fel eich cyfeiriad, pan fyddwch yn dechrau gweithio neu pan rydych yn ennill mwy. I ddweud wrthym am newid mewn gwybodaeth, cysylltwch â’r swyddfa neu wasanaeth DWP rydych wedi bod yn ei ddefnyddio.

Yr hawl i ddileu

Dyma’ch hawl i gael eich data personol wedi’i ddileu pan nad oes ei angen mwyach. Gelwir hyn hefyd ‘yr hawl i gael ei anghofio’. I gael gwybod pa mor hir mae DWP angen ac yn cadw’ch gwybodaeth, gweler yr adran ‘Pa mor hir mae DWP yn cadw’ch data’ ar y dudalen hon. Rhaid i DWP gadw gwybodaeth am geisiadau a gwasanaethau am gyfnod ar ôl i’r cais ddod i ben, rhag ofn bod angen apeliadau neu adolygiadau, ac i sicrhau ein bod wedi gorffen unrhyw gamau dilynol.

Yr hawl i gyfyngu prosesu

Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi’r hawl i chi ofyn i DWP gyfyngu ar brosesu eich data personol mewn rhai amgylchiadau. Gallai hyn fod oherwydd cywirdeb y data personol y mae DWP yn ei gadw, os yw’r data wedi ei brosesu’n anghyfreithlon neu nad yw DWP bellach angen y data ond yr hoffech i ni ei gadw er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn cais cyfreithiol. Gallwn wrthod cydymffurfio os yw’ch cais yn ddi-sail neu’n ormodol neu’n ailadroddus, ond byddwn yn cyfiawnhau’r penderfyniad i chi a byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw benderfyniad a wnaed.

Yr hawl i gludo data

Mae’r hawl i gludo data yn rhoi’r hawl i chi dderbyn data personol mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac yn ddarllenadwy ar gyfer peiriant. Mae’r hawl hon yn gymwys yn unig pan fyddwch wedi rhoi caniatâd i brosesu’r data dan sylw.

Yr hawl i wrthwynebu

Mae’r hawl i wrthwynebu yn pennu bod gennych hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol, yn benodol os yw’r data yn:

  • at ddibenion marchnata uniongyrchol
  • tasg a wnaed er budd y cyhoedd
  • ymarfer awdurdod swyddogol neu fudd cyfreithlon

Hawliau sy’n ymwneud â gwneud penderfyniadau awtomataidd gan gynnwys proffilio

Penderfyniad a wneir heb unrhyw ymgysylltiad dynol yw gwneud penderfyniadau unigol awtomataidd. Mae proffilio’n cynnwys defnyddio data personol i werthuso rhai agweddau personol fel perfformiad naturiol person yn y gwaith, sefyllfa economaidd, iechyd, dewisiadau personol, diddordebau, dibynadwyedd, ymddygiad, lleoliad neu symudiadau.

Gall DWP dim ond gwneud penderfyniadau awtomataidd os yw’r penderfyniad:

  • yn angenrheidiol ar gyfer ymrwymo i neu berfformiad contract rhyngoch chi a DWP
  • wedi’i awdurdodi yn ôl y gyfraith
  • yn seiliedig ar eich caniatâd

Sut i arfer eich hawliau

Gallwch wneud cais am gopi o’r wybodaeth sydd gan DWP amdanoch chi.

I arfer neu ofyn am unrhyw rhai o’ch hawliau eraill, cwblhewch ffurflen gais hawl i wybodaeth DWP DWP information rights request form (ODT, 31.8KB) .

Ar gyfer unrhyw gwestiynau neu sylwadau diogelu data eraill, gweler yr adran am dîm y Swyddog Diogelu Data ar y dudalen hon.

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn poeni am sut mae DWP yn prosesu’ch data. Os ydych am wneud hyn, byddem yn gofyn i chi roi cyfle i DWP geisio ei ddatrys neu roi sylw i’ch pryderon yn gyntaf, trwy gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion cyswllt ar y dudalen hon.

Darllenwch canllaw’r Comisiynydd Gwybodaeth ar roi gwybod am bryderon.

Swyddog Diogelu Data DWP

Mae DWP wedi penodi Swyddog Diogelu Data. Rôl y Swyddog Diogelu Data yw sicrhau bod DWP yn cydymffurfio â chyfreithiau diogelu data ac i weithredu fel man cyswllt ar gyfer pynciau data.

Swyddog Diogelu Data DWP yw Dominic Hartley. Gallwch gysylltu â’r Swyddog Diogelu Data trwy’r post yn:

DWP Data Protection Team
Benton Park View 5
Room BP5201
Mail Handling Site A
Wolverhampton
WV98 1ZX

Neu drwy e-bost yn: data.protectionofficer@dwp.gsi.gov.uk.

Os ydych am gael mynediad at, neu gopi o’r wybodaeth sydd gan DWP amdanoch chi, defnyddiwch y canllaw sydd ar gael ar-lein yn hytrach nag ysgrifennu i’r Swyddog Diogelu Data.

Cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data yn DWP cyn cysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mwy am bryd a pha mor hir y bydd DWP yn cadw data

Bydd pa mor hir y bydd DWP yn cadw eich data yn dibynnu ar y math o wasanaethau DWP rydych chi’n eu defnyddio, pa fath o wybodaeth ydyw, ac a yw’n wybodaeth sydd ei hangen fel tystiolaeth i gefnogi cais budd-dal neu wasanaeth DWP arall.

Darllenwch y prif gyfarwyddiadau i staff DWP ar sut i reoli gwybodaeth.

Yn aml, byddwn yn dileu neu ddinistrio cofnodion mewn ymarferion penodol trwy’r flwyddyn i wneud hyn yn fwy effeithlon ac arbed arian. Yn hytrach na dinistrio pob darn o wybodaeth sydd i’w dinistrio ar ddiwrnod neu wythnos benodol, efallai y byddwn yn gwneud hyn ar sail misol neu chwarterol a dinistrio’r holl wybodaeth o fath arbennig sydd wedi dod i ben yn y cyfnod blaenorol.

Nid yw cyfreithiau diogelu data yn caniatáu i wybodaeth bersonol gael ei defnyddio na’i brosesu oni bai fod rhai amodau penodol yn cael eu bodloni.

Ar gyfer data personol, yr amod sy’n berthnasol i’r rhan fwyaf o brosesu a wneir gan DWP yw ei bod yn angenrheidiol ar gyfer “swyddogaeth adran y llywodraeth”, a ganiateir gan adran 8 y Ddeddf Diogelu Data newydd, ac Erthygl 6(1)(e) y GDPR.

Ar gyfer gwybodaeth bersonol sensitif, fel gwybodaeth am iechyd, mae’r rhan fwyaf o brosesu gan DWP yn cwrdd â’r amod ei fod yn “angenrheidiol at ddibenion … cyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad cymdeithasol”. Caniateir hyn gan adran 10 y Ddeddf Diogelu Data newydd ac Erthygl 9(2)(b) y GDPR.

Efallai y bydd rhai amgylchiadau lle mae DWP yn dibynnu ar amodau eraill i brosesu gwybodaeth bersonol neu wybodaeth bersonol sensitif, ond byddwn yn dweud wrthych ar wahân os bydd hyn yn digwydd.

Sut mae DWP yn gweithio gyda rheolwyr data eraill

Mae DWP yn gweithio’n agos gyda rhannau eraill y llywodraeth i helpu darparu nawdd cymdeithasol a gwasanaethau eraill. Ar gyfer y rhan fwyaf o fusnes DWP o ddydd i ddydd, DWP yw’r rheolwr data ac mae’n gyfrifol am bob agwedd ar sut mae gwybodaeth yn cael ei defnyddio. Ond ar gyfer rhai o’r meysydd lle mae DWP yn gweithio gyda sefydliadau eraill, rydym yn rhannu cyfrifoldeb am sut y defnyddir eich data personol. Mae’r adran hon yn esbonio sut mae hyn yn gweithio.

CThEM

Mae DWP a CThEM yn cydweithio’n agos iawn, ac yn rhannu gwybodaeth yn aml. Mae hyn oherwydd bod budd-daliadau a phensiynau yn cael eu heffeithio gan faint rydych yn ei ennill a’r cyfraniadau Yswiriant Gwladol a dalwyd gennych. Mae budd-daliadau, pensiynau a thaliadau eraill a gewch gan DWP yn effeithio ar faint o dreth y mae’n rhaid i chi ei dalu, neu gredydau treth y mae CThEM yn ei dalu i chi.

Gall DWP a CThEM ddefnyddio’r un rhif cyfeirnod i adnabod pobl – eich rhif Yswiriant Gwladol. Mae DWP a CThEM yn gyd-gyfrifol am benderfynu sut y gellir defnyddio rhifau Yswiriant Gwladol, pwy all eu defnyddio, a’r wybodaeth bersonol arall sy’n gysylltiedig â hwy.

Mae DWP a CThEM hefyd yn defnyddio’r un system gyfrifiadurol (y System Gwybodaeth i Gwsmeriaid) i gadw cofnod o ba rif Yswiriant Gwladol sy’n ymwneud â’r unigolyn hwnnw, ac i gofnodi gwybodaeth sylfaenol am bawb sydd â rhif Yswiriant Gwladol.

Mwy o wybodaeth am rifau Yswiriant Gwladol a’r hyn maent yn cael ei ddefnyddio.

Yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol

Mae DWP yn darparu rhai gwasanaethau i’r Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol, ac mae’n gweithredu fel prosesydd data wrth wneud hyn. Mae’r gwasanaethau hyn yn cynnwys:

  • yr Uned Taliad Niwed Trwy Frechiad
  • Cardiau Yswiriant Iechyd Ewropeaidd (EHIC) a chostau gwella gofal iechyd a ddarperir i wladolion yr Undeb Ewropeaidd (UE) gan aelod-wladwriaethau eraill
  • gwirio hawl i bresgripsiynau am ddim a gwasanaethau gofal iechyd eraill fel costau teithio i’r ysbyty
  • gwasanaethau adfer iawndal

Y Weinyddiaeth Amddiffyn

Mae DWP yn gwneud taliadau i gyn-filwyr ar gyfer y Weinyddiaeth Amddiffyn.

Cyrff hyd braich

DWP yw’r adran rhiant ar gyfer nifer o gyrff hyd braich. Mae rhai cyrff hyd braich yn rheolwyr data trwy eu hawl eu hunain, ac maent yn gyfrifol am unrhyw ddata personol y maent yn ei brosesu. Y cyrff hyd braich hyn yw:

  • Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
  • Y Gwasanaeth Cynghori ar Bensiynau
  • Y Rheoleiddiwr Pensiynau
  • Corfforaeth Ymddiriedolaeth Cynilion Cyflogaeth Cenedlaethol (NEST)
  • Corfforaeth Cyflogaeth Pobl Anabl
  • Ombwdsmon Pensiynau
  • Ombwdsmon y Gronfa Diogelu Pensiynau
  • Cronfa Diogelu Pensiynau
  • Swyddfa Rheoleiddio Niwclear

Gweler y rhestr lawn o gyrff hyd braich.

Gogledd Iwerddon

Ar gyfer pobl sy’n byw yng Ngogledd Iwerddon, mae’r Adran Gymunedau yn gyfrifol am lawer o’r un gwasanaethau y mae DWP yn eu darparu yng Nghymru, Lloegr a’r Alban. Mae’r Adran Gymunedau yn talu budd-daliadau tebyg i DWP a hefyd yn defnyddio’r rhif Yswiriant Gwladol at ddibenion tebyg, felly mae rhai gwasanaethau TG ac eraill yn cael eu rhannu rhwng DWP a’r Adran Gymunedau.

Yr Adran Cymunedau yw’r rheolwr data ar gyfer gwybodaeth am fudd-daliadau a gwasanaethau y maent yn eu darparu yng Ngogledd Iwerddon, ond rhannir rhai cyfrifoldebau rheolwyr data lle rydym yn defnyddio’r un systemau TG.

Mae adrannau Gogledd Iwerddon hefyd yn darparu rhai gwasanaethau fel canolfannau galwadau a phrosesu budd-daliadau i DWP. Lle y byddant yn gwneud hyn, maent yn gweithredu fel prosesydd data DWP, ac mae DWP yn parhau i fod y rheolwr data.

Yr Alban

Mae’r cyfrifoldeb am rai agweddau nawdd cymdeithasol i bobl yn yr Alban wedi’i ddatganoli i Lywodraeth yr Alban, a bydd mwy yn cael ei ddatganoli yn y dyfodol. Mae’r ddeddfwriaeth gyfredol yn caniatáu i DWP rannu gwybodaeth â Gweinidogion yr Alban ar gyfer swyddogaethau sydd wedi’u datganoli.

Wrth i ddatganoli parhau, bydd Gweinidogion yr Alban yn gyfrifol am fwy o faterion nawdd cymdeithasol, gan gynnwys rhai budd-daliadau. Mae DWP yn rhannu gwybodaeth gyda Gweinidogion yr Alban i gefnogi’r gwasanaethau y maent yn gyfrifol amdanynt. Weithiau gall DWP hefyd weithredu fel prosesydd data ar gyfer Gweinidogion yr Alban i helpu cyflwyno eu gwasanaethau. Bydd y llythyrau a’r hysbysiadau am y gwasanaethau yn dweud wrthych pryd mae DWP yn gweithredu fel prosesydd data ar gyfer Gweinidogion yr Alban.

Newidiadau i’r polisi hwn

Diweddarwyd y Siarter hon ar 8 Tachwedd 2018, i wneud yn glir sut y mae’r Adran Gwaith a Phensiynau yn prosesu gwybodaeth bersonol am bobl nad ydynt wedi gwneud cais am fudd-dal neu wasanaeth DWP, a sut rydym yn rhannu gwybodaeth.

Pan fydd ein siarter neu bolisi’n newid, byddwn yn diweddaru’r dudalen hon. Edrychwch ar y dudalen hon i wneud yn siŵr eich bod yn ymwybodol o’r wybodaeth y byddwn yn ei chasglu, sut rydym yn ei ddefnyddio a’r amgylchiadau lle gallwn ei rannu â sefydliadau eraill.