Publication

Datganiad preifatrwydd: ymgynghoriad ar ganllawiau cyfryngau cymdeithasol

Published 17 January 2023

Applies to England and Wales

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae Comisiwn Elusennau Lloegr a Chymru (‘y Comisiwn’ / ‘ni’) yn prosesu eich data personol pan fyddwch yn ymateb i’n hymgynghoriad.

Ategir yr hysbysiad hwn gan ein prif hysbysiad preifatrwydd sy’n darparu rhagor o wybodaeth am sut mae’r Comisiwn yn prosesu data personol, ac yn nodi eich hawliau mewn perthynas â’r data personol hwnnw.

Mae’r Comisiwn yn ymgynghori â’r cyhoedd fel rhan o’i broses agored o lunio polisïau. Rydym yn gwneud hyn drwy gyhoeddi ein hymgynghoriadau ar gov.uk. Rydym yn gwahodd ymatebion unigol i’w gwneud naill ai drwy arolwg ar-lein neu drwy e-bost. Mae hefyd yn bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio cyfarfodydd i gasglu ymatebion. Ar gyfer y wybodaeth a gyflwynwch, y Comisiwn yw’r rheolydd data.

1. Gwybodaeth bersonol a gasglwn pan fyddwch yn ymateb i’r ymgynghoriad hwn

Pan fyddwch yn ymateb i’r ymgynghoriad hwn, gofynnwn i chi am:

• eich enw
• cyfeiriad e-bost
• manylion eich cysylltiad â’r sefydliad rydych yn cynrychioli (os yw’n berthnasol)

Ni fydd eich enw a’ch cyfeiriad e-bost yn ofyniad gorfodol a dylid eu darparu dim ond os ydych yn fodlon gwneud hynny.

2. Pam rydym yn gofyn am y wybodaeth hon a beth sy’n digwydd os na chaiff ei ddarparu

Rydym yn casglu’r wybodaeth bersonol hon oherwydd:

• mae’n rhoi rhywfaint o sicrwydd i ni eich bod yn berson go iawn
• mae’n caniatáu i ni i ymateb i’ch sylwadau e.e. ceisio unrhyw eglurhad sydd gennych chi
• efallai y byddwn yn cysylltu â chi i’ch gwahodd i siarad mwy am eich barn ar y pwnc hwn
• mae’n ein helpu i ddeall a oes unrhyw dueddiadau arbennig, er enghraifft ym marn y rhai sy’n cynrychioli mathau arbennig neu faint o elusennau

Os na fyddwch yn darparu’r wybodaeth hon, gallwn ddal ystyried eich sylwadau er y gallwn eu hystyried yn llai perswadiol o dan rai amgylchiadau.

3. Sut byddwn yn prosesu eich data personol

Rydym yn cofnodi’r data a gawn yn yr ymatebion i’r ymgynghoriad yn ein system cofnodion electronig. Mae’n bosibl y byddwn yn cydnabod eich ymateb lle ei fod yn ymarferol ac yn angenrheidiol.

4. Rhannu gwybodaeth

Byddwn yn rhannu eich data os yw’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, er enghraifft, drwy orchymyn llys neu o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (FOIA), neu lle bod angen er mwyn hyrwyddo ein swyddogaethau a’n hamcanion statudol.

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich data gyda sefydliadau eraill sydd â diddordeb uniongyrchol yn yr ymgynghoriad hwn: er enghraifft, cyrff y Goron neu adrannau’r llywodraeth.

O dan y FOIA gwneir pob ymdrech i ddileu data personol rhag cael ei ddatgelu pan ddaw cais. Byddem yn annog ymatebwyr i beidio â chynnwys data personol yng nghorff ymateb.

5. Am ba mor hir rydym yn cadw eich data

Byddwn ond yn cadw eich data personol cyhyd â:

• bod ei angen at ddibenion yr ymgynghoriad
• bod y gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny

Yn gyffredinol, mae hyn yn golygu mai dim ond am o leiaf 1 flwyddyn ac am uchafswm o 7 mlynedd y byddwn yn cadw eich data personol.

6. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol

Mae’r tabl isod yn nodi’r prif seiliau cyfreithiol rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu data a gawn drwy’r ffurflenni. Fodd bynnag, efallai y byddwn yn prosesu eich data ymhellach at ddiben cytûn a/neu ar seiliau cyfreithiol eraill – mae rhagor o wybodaeth am hyn ar gael yn ein prif hysbysiad preifatrwydd.

Data Personol (Erthygl 6(1) GDPR)
(c) bod angen prosesu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’r rheolwr yn ddarostyngedig iddi (e) mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae’r rheolydd yn ddarostyngedig iddi(e) bod prosesu’n angenrheidiol ar gyfer tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y rheolydd

7. Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), gan gynnwys yr hawl i gael mynediad at eich data a’r hawl i gyfyngu neu wrthwynebu prosesu pellach a’r hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Gallwch ddarganfod mwy am eich hawliau fel testun data, a manylion am sut i gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data a’r ICO, yn ein prif hysbysiad preifatrwydd.