Cyfarwyddyd

Taliadau i ymddiriedolwyr elusen: beth yw'r rheolau

Sut i dalu treuliau ymddiriedolwyr os yw ymddiriedolwyr yn gallu cael eu talu am y gwaith a wnânt i'r elusen a sut i roi rhodd i ymddiriedolwr.

Treuliau ymddiriedolwyr

Mae treuliau yn dreuliau parod y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr eu talu er mwyn iddynt allu cyflawni eu dyletswyddau, er enghraifft:

  • teithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr
  • llety dros nos
  • tâl post, galwadau ffôn ac amser band eang ar gyfer gwaith yr elusen
  • gofal plant neu ofalu am ddibynyddion eraill tra eu bod yn mynychu cyfarfodydd

Dylai fod cytundeb ysgrifenedig gan eich elusen yn amlinellu’r hyn sy’n cael ei ddosbarthu fel traul, a hefyd sut i hawlio a chymeradwyo treuliau.

Talu ymddiriedolwr i fod yn ymddiriedolwr

Pan fyddwch yn ymddiriedolwr, rydych yn gwirfoddoli eich gwasanaethau ac fel arfer ni chewch unrhyw dâl am eich gwaith.

Yn gyffredinol, ni all elusennau dalu eu hymddiriedolwyr am fod yn ymddiriedolwr. Bydd rhai elusennau yn talu eu hymddiriedolwyr - gallant wneud hynny oherwydd bod hyn wedi’i ganiatáu yn eu dogfen lywodraethol, gan y Comisiwn Elusennau neu gan y llysoedd.

Talu ymddiriedolwr i wneud gwaith i’r elusen

Gallai ymddiriedolwyr gael eu talu am:

  • waith adeiladu, megis plymwaith neu baentio
  • darparu gwasanaethau arbenigol, megis asiant tai neu ymgynghoriaeth gyfrifiaduron
  • darparu adeiladau neu gyfleusterau ar gyfer defnydd achlysurol, er enghraifft fel ystafell gyfarfod
  • gwaith gweinyddol neu ysgrifenyddol

Gofyniad cyfreithiol: cyn talu ymddiriedolwr, mae’n rhaid i chi ystyried canllaw y comisiwn ar dalu ymddiriedolwyr am wasanaethau. Mae’n esbonio sut y mae’n rhaid i chi:

  • lunio cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a’r ymddiriedolwr (neu’r unigolyn cysylltiedig) sy’n cael ei dalu
  • nodi’r union swm neu uchafswm sydd i’w dalu
  • sicrhau nad yw’r ymddiriedolwr yn cymryd rhan mewn penderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan y bwrdd ymddiriedolwyr ar unrhyw agwedd ar y cytundeb
  • cytuno bod y taliad er lles gorau eich elusen ac yn rhesymol am y gwasanaeth a ddarparwyd
  • peidio â chaniatáu taliadau neu fuddion eraill i hanner neu fwy na hanner o’ch bwrdd - rhaid i nifer yr ymddiriedolwyr sy’n cael taliad neu fudd fod yn y lleiafrif
  • gwnewch yn siŵr nad yw dogfen lywodraethol eich elusen yn eich atal rhag talu ymddiriedolwyr am wasanaethau

Pan fyddwch yn penderfynu talu ymddiriedolwr am wasanaethau neu nwyddau, mae’n rhaid i chi ddilyn eich dyletswydd gofal fel ymddiriedolwyr. Yn ymarferol, mae hynny’n golygu y dylech chi:

  • fod yn glir bod modd cyfiawnhau bod y taliad er lles gorau’r elusen
  • adnabod a chofnodi gwrthdaro buddiannau a’i atal rhag effeithio ar y penderfyniad
  • defnyddio gofal a sgil rhesymol pan fyddwch yn gwneud eich penderfyniad (ceisiwch gyngor cyfreithiol os oes angen)
  • penderfynu beth fyddwch yn ei wneud os nad yw’r gwasanaethau neu’r nwyddau yn foddhaol
  • cadw cofnodion o drafodaethau cyfarfodydd a datgelu’r taliadau yn eich cyfrifon

Talu rhywun sy’n gysylltiedig â’r elusen

Os yw rhywun yn gysylltiedig ag ymddiriedolwr, fe’i gelwir yn ‘unigolyn cysylltiedig’. Er enghraifft:

  • priod neu bartner
  • brodyr neu chwiorydd
  • brawd neu chwaer yng nghyfraith
  • rhieni
  • partner busnes

Os yw’r elusen yn bwriadu talu neu gyflogi unigolyn cysylltiedig, ni all yr ymddiriedolwr neu’r ymddiriedolwyr y mae’n gysylltiedig ag ef/hi neu nhw gyfrannu at unrhyw ran o’r broses.

Mae’n rhaid i chi gael caniatâd y comisiwn i dalu neu gyflogi rhywun sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr.

Prynu rhodd ffarwel i ymddiriedolwr

Os yw’r ymddiriedolwr wedi bod gyda’r elusen am gyfnod, gallwch ddefnyddio arian yr elusen i brynu rhodd fach fel anrheg ffarwel neu ymddeol.

Fel arfer nid oes angen awdurdod y comisiwn arnoch i roi rhoddion bach ar yr amod bod:

  • gwerth y rhodd yn cael ei gadw i’r lleiaf posibl
  • mae’r ymddiriedolwyr yn cytuno ei fod er lles gorau’r elusen

Pryd i gael cydsyniad y comisiwn

Mae’n rhaid i chi gael cydsyniad y comisiwn i dalu neu gyflogi rhywun sy’n perthyn neu wedi’i gysylltu fel arall ag ymddiriedolwr. Os nad yw’ch dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi dalu ymddiriedolwyr, efallai y bydd rhaid i chi gael cydsyniad y comisiwn i:

  • gyflogi ymddiriedolwr
  • talu ymddiriedolwr am wasanaethu fel ymddiriedolwr
  • talu treuliau ymddiriedolwr i wneud iawn am incwm a gollwyd
  • talu ymddiriedolwr am ddarparu gwasanaeth

Beth i’w ddweud ar y ffurflen

Peidiwch â chwblhau’r ffurflen hon os mai chi fydd yr ymddiriedolwr gaiff ei dalu - gofynnwch i ymddiriedolwr arall ei chwblhau. Defnyddiwch ffurflen wahanol os yw’ch elusen yn elusen GIG.

Bydd rhaid i chi roi’r canlynol i’r comisiwn::

  • y rheswm dros y taliad
  • manylion am unrhyw broses recriwtio, gan ddangos ei bod yn agored ac yn deg
  • copi o unrhyw gontract neu gytundeb i dalu’r ymddiriedolwr fel ffeil PDF
  • disgrifiad swydd ar gyfer unrhyw waith â thâl
  • cyfrifon diweddaraf eich elusen fel ffeil PDF (os nad ydych eisoes wedi’u hanfon at y comisiwn)

Mae’n drosedd o dan adran 60(1)(b) o Ddeddf Elusennau 2011 i ddarparu’n fwriadol neu’n ddi-hid wybodaeth anghywir neu gamarweiniol i’r comisiwn.

Published 23 Mai 2013