Taliadau i ymddiriedolwyr elusen: beth yw'r rheolau
Sut i dalu treuliau ymddiriedolwyr os yw ymddiriedolwyr yn gallu cael eu talu am y gwaith a wnânt i'r elusen a sut i roi rhodd i ymddiriedolwr.
Applies to England and Wales
Costau ymddiriedolwyr
Mae costau ar gyfer taliadau y mae’n rhaid i ymddiriedolwyr eu gwneud er mwyn cyflawni eu dyletswyddau, er enghraifft:
- teithio i ac o gyfarfodydd ymddiriedolwyr
- llety dros nos
- postio, galwadau ffôn ac amser band eang ar gyfer gwaith elusennol
- gofal plant neu ofal dibynyddion eraill tra’n mynychu cyfarfodydd
Dylai fod gan eich elusen gytundeb ysgrifenedig sy’n nodi’r hyn a ystyrir fel costau yn ogystal â sut i hawlio a chymeradwyo costau.
Talu ymddiriedolwr i fod yn ymddiriedolwr
Pan fyddwch yn dod yn ymddiriedolwr, rydych yn gwirfoddoli eich gwasanaethau ac fel arfer ni fyddwch yn derbyn tâl am eich gwaith.
Yn gyffredinol, ni all elusennau dalu eu hymddiriedolwyr am fod yn ymddiriedolwr yn unig. Mae rhai elusennau yn talu eu hymddiriedolwyr – dim ond oherwydd ei fod yn cael ei ganiatáu gan eu dogfen lywodraethol, gan y Comisiwn Elusennau neu gan y llysoedd.
Talu ymddiriedolwr i ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen
Gellid talu ymddiriedolwyr am:
- waith fel plymio neu beintio ac unrhyw ddeunyddiau cysylltiedig megis paent neu rannau plymio
- darparu gwasanaethau arbenigol, megis cwmni gwerthu tai neu ymgynghoriaeth gyfrifiadurol
- darparu safle neu gyfleusterau at ddefnydd achlysurol, er enghraifft fel ystafell gyfarfod
- gwaith gweinyddol neu ysgrifenyddol
- cyflenwi deunydd ysgrifennu i’r elusen
Gofyniad cyfreithiol: cyn talu ymddiriedolwr am nwyddau neu wasanaethau, neu unigolyn, neu fusnes, sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr, rhaid i chi ystyried y Comisiwn canllawiau ar dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau. Mae’n esbonio sut mae’n rhaid i chi:
- gynhyrchu cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a’r ymddiriedolwr (neu unigolyn cysylltiedig) sy’n cael ei dalu
- nodi’r union swm neu’r uchafswm i’w dalu
- sicrhau nad yw’r ymddiriedolwr yn cymryd rhan mewn penderfyniadau a wneir gan y bwrdd ymddiriedolwyr ynghylch unrhyw agwedd ar y cytundeb
- gytuno bod y taliad er lles gorau eich elusen ac yn rhesymol ar gyfer y nwyddau neu’r gwasanaethau a ddarperir
- beidio â chaniatáu taliadau neu fuddion eraill i hanner, neu fwy na hanner, eich bwrdd ymddiriedolwyr – rhaid i nifer yr ymddiriedolwyr sy’n cael unrhyw daliad neu fudd fod yn y lleiafrif
- sicrhau nad yw dogfen lywodraethol eich elusen yn eich atal rhag talu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau
Wrth benderfynu os ydych am dalu ymddiriedolwr am nwyddau neu wasanaethau, rhaid i chi ddilyn eich dyletswydd gofal fel ymddiriedolwyr. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y dylech:
- fod yn glir y gellir cyfiawnhau’r taliad er lles gorau’r elusen
- nodi a chofnodi gwrthdaro buddiannau a’u hatal rhag effeithio ar y penderfyniad
- ddefnyddio gofal a sgil rhesymol wrth wneud eich penderfyniad (cymryd cyngor cyfreithiol os oes angen)
- benderfynu beth fyddwch chi’n ei wneud os nad yw’r nwyddau neu’r gwasanaethau’n foddhaol
- gadw cofnodion o drafodaethau mewn cyfarfodydd a datgelu’r taliad yn eich cyfrifon
Talu rhywun sy’n gysylltiedig â’r elusen
Os yw rhywun yn gysylltiedig ag ymddiriedolwr, gelwir yn ‘berson cysylltiedig’. Er enghraifft:
- priod neu bartner
- brodyr/chwiorydd
- brawd- neu chwaer-yng-nghyfraith
- rhieni
- partner busnes
- busnesau sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwyr
Os yw person cysylltiedig i gael ei dalu neu ei gyflogi gan yr elusen, ni ddylai’r ymddiriedolwr neu’r ymddiriedolwyr y mae’n gysylltiedig ag ef/hi fod yn rhan o unrhyw ran o’r broses.
Os ydych yn bwriadu:
- talu person cysylltiedig am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen, dilynwch y canllaw yn yr adran berthnasol uchod
- cyflogi person cysylltiedig, efallai y bydd angen caniatâd y Comisiwn arnoch. Darllenwch adran olaf y canllaw hwn
Prynu anrheg gadael i ymddiriedolwr
Efallai y byddwch yn penderfynu ei fod yn briodol defnyddio arian yr elusen i brynu anrheg fach fel anrheg gadael neu anrheg ymddeol i ymddiriedolwr.
Fel arfer nid oes angen awdurdod y Comisiwn ar roddion bach, ar yr amod:
- bod gwerth y rhodd yn fach iawn
- bod yr ymddiriedolwyr yn cytuno ei fod er lles gorau’r elusen
Pryd i gael caniatâd y Comisiwn
Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi dalu ymddiriedolwyr, efallai y bydd angen i chi gael caniatâd y Comisiwn cyn i chi:
- gyflogi ymddiriedolwr, neu berson cysylltiedig
- dalu ymddiriedolwr am wasanaethu fel ymddiriedolwr
- dalu costau ymddiriedolwr neu ddisodli incwm a gollwyd
- dalu ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusen
Beth i ddweud ar y ffurflen
Peidiwch â chwblhau’r ffurflen hon os mai chi yw’r ymddiriedolwr a fydd yn cael ei dalu – gofynnwch i ymddiriedolwr arall ei chwblhau.
Bydd angen i chi ddarparu’r canlynol i’r Comisiwn:
- y rheswm dros y taliad arfaethedig
- manylion unrhyw broses recriwtio, gan ddangos ei fod yn agored ac yn deg
- disgrifiad swydd ar gyfer unrhyw waith cyflogedig
- manylion y telerau talu arfaethedig
- hyd arfaethedig y rôl
- cyfrifon diweddaraf eich elusen fel ffeil PDF (os nad ydych eisoes wedi eu hanfon at y Comisiwn)
Mae’n drosedd o dan adran 60(1)(b) o Ddeddf Elusennau 2011 i ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol i’r Comisiwn yn fwriadol neu’n ddi-hid.
Os ydych yn bwriadu gwneud un o’r taliadau a nodir uchod, dylech hefyd ddarllen yr adran berthnasol o’r canllawiau costau a thaliadau ymddiriedolwyr.
Diweddarwyd ddiwethaf ar 31 October 2022 + show all updates
-
Guidance updated to reflect changes (introduced by the Charities Act 2022) that enable trustees to be paid in certain circumstances for providing goods to their charity using the statutory power.
-
First published.