Gwneud cais i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol ar gofrestr Tŷ'r Cwmnïau
Sut i gyfyngu ar ddatgelu gwybodaeth benodol os ydych mewn perygl difrifol fel cyfarwyddwr cwmni, aelod partneriaeth atebolrwydd cyfyngedig (PAC) neu berson sydd â rheolaeth arwyddocaol (PRhA).
Beth mae diogelwch yn ei olygu
Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth sydd wedi’i chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau gael i’r cyhoedd.
Nid yw manylion personol eraill, fel eich cyfeiriad cartref a’ch dyddiad geni llawn, yn cael eu cyhoeddi ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau.
Mae’r wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda:
- asiantaethau gwirio credyd (CRAs)
- awdurdodau cyhoeddus penodedig (AGA) fel yr heddlu
Os yw’r cwmni’n dewis cadw ei gofrestr cyfarwyddwyr yn Nhŷ’r Cwmnïau, eich cyfeiriad cartref a’ch dyddiad geni llawn ar gael i’r cyhoedd.
Gallwch wneud cais i ddiogelu eich manylion personol os ydych chi (neu rywun sy’n byw gyda chi) mewn perygl difrifol o drais neu fygythiadau oherwydd gweithgareddau eich cwmni neu PAC.
Er enghraifft, gallech fod yn gyfarwyddwr, yn aelod PAC neu’n PRhA, sydd:
- wedi’i dargedu gan actifyddion
- yn drwyddedig o dan Ddeddf Anifeiliaid (Gweithdrefnau Gwyddonol) 1986
- yn weithredol yn y diwydiant amddiffyn
- yn gyflenwr y gellir ei olrhain yn hawdd i (neu bartner) un o’r sefydliadau hyn
Nid yw hon yn rhestr gyflawn. Bydd pob achos yn dibynnu ar eich amgylchiadau unigol.
Os yw’n bosibl, dylech ddarparu tystiolaeth i gefnogi eich cais.
Ni allwch ddiogelu eich cyfeiriad cartref lle mae’n ymddangos fel swyddfa gofrestredig y cwmni neu PAC.
Pa ddiogelwch sydd ar gael
Mae 2 fath o ddiogelwch. Gallwn:
- diogelu eich cyfeiriad cartref rhag asiantaethau gwirio credyd - cyfarwyddwyr, aelodau PAC a chyfrifiaduron personol
- diogelu eich holl wybodaeth – PRhA yn unig
Os ydych chi’n PRhA, gallwch hefyd wneud cais cyfunol ar gyfer y ddau.
Bydd AGA fel yr heddlu yn dal i allu gofyn am y wybodaeth.
Diogelu eich cyfeiriad cartref
Gallwch wneud cais i ddiogelu eich cyfeiriad cartref o dan:
- adran 243 o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyfer cyfarwyddwyr ac aelodau PAC
- adran 790ZF o Ddeddf Cwmnïau 2006 ar gyfer PRhA
Mae hyn yn golygu na fyddwn yn darparu eich cyfeiriad cartref i asiantaethau gwirio credyd.
Mae’n costio £100 i wneud cais.
Diogelu eich holl wybodaeth fel PRhA
Gall PRhA wneud cais i ddiogelu’r holl wybodaeth o dan adran 790ZG o Ddeddf Cwmnïau 2006.
Mae hyn yn golygu:
- ni fydd unrhyw ran o’ch gwybodaeth fel PRhA yn cael ei dangos ar y gofrestr gyhoeddus
- ni fyddwn yn darparu eich cyfeiriad cartref i asiantaethau gwirio credyd.
Dim ond os byddwch chi (neu unrhyw un sy’n byw gyda chi) mewn perygl difrifol o drais neu fygythiadau os ydych yn gysylltiedig â’r cwmni neu PAC y gallwch wneud cais.
Byddai hyn oherwydd:
- gweithgareddau’r cwmni neu PAC
- eich amgylchiadau personol pan fyddant yn gysylltiedig â’r cwmni neu PAC
Enghraifft Efallai eich bod yn aelod o gymuned grefyddol benodol ac rydych yn PRhA o gwmni y mae ei weithgareddau’n gwrthdaro ag egwyddorion y grefydd honno.
Mae’n costio £100 i wneud cais.
Os cewch ddiogelwch, rhaid i’r cwmni neu PAC barhau i anfon eich gwybodaeth fel PRhA i Dŷ’r Cwmnïau.
Bydd cofrestr Tŷ’r Cwmnïau ond yn dangos PRhA sy’n cael ei diogelu. Ni fydd eich manylion ar gael i’r cyhoedd.
Cais cyfunol
Os ydych chi’n PRhA, gallwch wneud cais cyfunol ar gyfer y ddau fath o ddiogelwch. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfeiriad cartref yn cael ei ddiogelu rhag asiantaethau gwirio credyd o’r adeg y byddwn yn cofrestru eich cais.
Mae’n costio £100 i wneud cais cyfunol.
Os yw eich cyfeiriad cartref eisoes wedi’i ddiogelu
Gallwch anfon cais talfyredig atom os oes gennych ddiogelwch eisoes ar gyfer eich cyfeiriad cartref. Mae hyn yn golygu na fydd yn rhaid i chi ddarparu tystiolaeth am yr eildro.
Mae’n costio £15 am gais talfyredig.
Dim ond i’r un math o gorff corfforaethol y gall eich diogelwch presennol fod yn berthnasol.
Fel cyfarwyddwr neu PRhA cwmni
Os oes gennych ddiogelwch eisoes ar gyfer eich cyfeiriad cartref, gallwch anfon cais talfyredig atom os:
- rydych yn gyfarwyddwr ac yn dod yn PRhA o’r un cwmni
- rydych yn PRhA ac yn dod yn gyfarwyddwr ar yr un cwmni
- rydych yn dod yn gyfarwyddwr neu’n PRhA i gwmni arall
Rhaid i chi anfon cais llawn atom hyd yn oed os oes gennych ddiogelwch eisoes fel aelod neu PRhA o PAC.
Fel aelod neu PRhA o PAC
Os oes gennych ddiogelwch eisoes ar gyfer eich cyfeiriad cartref, gallwch anfon cais talfyredig atom os:
- rydych yn aelod PAC ac yn dod yn PRhA o’r un PAC
- rydych yn PRhA ac yn dod yn aelod o’r un PAC
- rydych yn dod yn aelod neu’n PRhA o PAC arall
Rhaid i chi anfon cais llawn atom hyd yn oed os oes gennych ddiogelwch eisoes fel cyfarwyddwr neu PRhA cwmni.
Pwy all wneud cais
Gellir gwneud cais drwy:
- y cyfarwyddwr unigol, aelod PAC neu PRhA - gan gynnwys y rhai nad ydynt wedi’u penodi eto
- y cwmni neu PAC ar ran ei gyfarwyddwyr, aelodau PAC a PRhA - gan gynnwys y rhai nad ydynt wedi’u penodi eto
- tanysgrifiwr i femorandwm - os nad yw’r cwmni neu PAC wedi’i ymgorffori eto
Mae’n drosedd gwneud datganiad ffug.
Pryd i wneud cais
Os yw’n bosibl, dylech wneud cais am ddiogelwch cyn cofrestru eich gwybodaeth yn Nhŷ’r Cwmnïau. Mae hyn yn golygu y gallwn gadw eich gwybodaeth bersonol yn ôl oddi wrth asiantaethau gwirio credyd wrth i ni adolygu eich cais.
Gallwch wneud cais ar unrhyw adeg, gan gynnwys:
- cyn i chi ymgorffori cwmni neu PAC
- pan fyddwch yn ymgorffori cwmni neu PAC
- cyn dod yn gyfarwyddwr, aelod PAC neu PRhA
- pan fyddwch yn cofrestru fel cyfarwyddwr, aelod PAC neu PRhA
- ar ôl i’ch manylion eisoes gael eu rhannu ag asiantaethau gwirio credyd fel cyfarwyddwr cofrestredig neu aelod PAC
Gwneud cais ymlaen llaw
Gallwch wneud cais am ddiogelwch cyn i chi gael eich penodi neu eich cofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau.
Nid oes rhaid i chi ddweud wrth y cwmni na PAC, a gallwch wneud cais heb iddynt wybod. Ond os ydych yn gwneud cais i ddiogelu eich holl wybodaeth fel PRhA, dylech ddweud wrth y cwmni neu PAC mewn da bryd fel y gallant reoli eich gwybodaeth bersonol yn briodol.
Ni ddylai cwmnïau ac PAC ddatgelu unrhyw fanylion cyfeiriad cartref, hyd yn oed os nad ydynt wedi’u diogelu.
Sut i wneud cais
Gallwch wneud cais ar-lein am gyfarwyddwr neu PRhA cwmni.
Gwneud cais drwy’r post
Dim ond drwy’r post y gallwch wneud cais:
- ar gyfer aelod neu PRhA o PAC
- os nad yw’r cwmni wedi’i gofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau
- os ydych am ddiogelu eich hunaniaeth a’ch cyfeiriad cartref fel PRhA
Gallwch ofyn am ffurflen gais bapur drwy e-bost: dsr@companieshouse.gov.uk.
Bydd ein tîm yn eich cynghori am y broses ac yn anfon y ffurflenni cywir atoch. Byddwn ond yn derbyn y ffurflenni ar y papur lliw a ddarperir.
Anfonwch eich cais papur gydag unrhyw dystiolaeth ategol a’r ffi gywir at:
Cofrestrydd y Cwmnïau
Blwch Post 4082
Caerdydd
CF14 3WE
Byddwn yn gwrthod eich cais os na fyddwch yn cynnwys y ffi gywir.
Tystiolaeth ategol
I gefnogi eich cais, dylech ddarparu tystiolaeth fel:
- rhif digwyddiad heddlu os ymosodwyd arnoch
- tystiolaeth ddogfennol o fygythiad neu ymosodiad, fel lluniau neu recordiadau
- tystiolaeth o darfu neu dargedu posibl, megis gan hawliau anifeiliaid neu weithredwyr eraill
- tystiolaeth eich bod yn gweithio i sefydliad y mae ei weithgareddau’n eich rhoi mewn perygl, fel y Gwasanaeth Cudd-wybodaeth gyfrinachol
Os bydd eich manylion yn newid yn ystod y broses ymgeisio
Dylech gysylltu â’n tîm ar unwaith os bydd unrhyw wybodaeth am eich cais yn newid.
Mae hyn yn cynnwys:
- newid i’ch cyfeiriad neu fanylion personol eraill
- os nad oes angen eich diogelu mwyach
Bydd angen i chi hefyd ddiweddaru unrhyw gofnodion ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau megis:
- newid i fanylion cyfarwyddwr (CH01)
- newid i fanylion aelod PAC (LL CH01)
- newid i fanylion PRhA PSC04 neu LL PSC04)
Sut rydym yn prosesu eich cais
Byddwn yn anfon llythyr atoch i ddweud wrthych ein bod wedi derbyn eich cais. Byddwch hefyd yn cael rhif adnabod ar gyfer pob PRhA sy’n gwneud cais am ddiogelwch.
Byddwn yn gwirio’r manylion rydych wedi’u darparu ac yn adolygu eich rhesymau dros ddiogelwch. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei diogelu wrth i ni adolygu eich cais.
Efallai y byddwn yn gofyn i chi am ragor o dystiolaeth i gefnogi eich cais os nad oes gennym ddigon o wybodaeth. Er mwyn ein helpu i ddod i benderfyniad, byddwn hefyd yn gofyn am asesiad gan awdurdod perthnasol am natur a lefel y risg.
Unwaith y byddwn wedi prosesu eich cais, byddwn yn anfon hysbysiad atoch gyda’n penderfyniad o fewn 7 diwrnod. Byddwn hefyd yn anfon yr hysbysiad hwn at y cwmni, PAC neu danysgrifiwr os gwnaethant gais amdanoch.
Os derbynnir eich cais
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei diogelu rhag yr amser y byddwn yn cofrestru eich cais. Bydd y diogelwch yn aros yn ei le nes i chi ddweud wrthym nad oes angen diogelwch mwyach.
Os ydych eisoes wedi cofrestru fel PRhA a’ch bod wedi gwneud cais i ddiogelu eich holl wybodaeth, byddwn yn tynnu eich gwybodaeth oddi ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol.
Gall Tŷ’r Cwmnïau dynnu’r diogelwch yn ôl os canfyddir yr ymgeisydd (neu unrhyw un arall y mae’r cais yn ymwneud ag ef) yn euog o drosedd datganiad ffug o dan adran 1112 o Ddeddf Cwmnïau 2006.
Os gwrthodir eich cais
Byddwn yn anfon hysbysiad atoch gyda’n penderfyniad o fewn 7 diwrnod. Byddwn hefyd yn anfon yr hysbysiad hwn at y cwmni, PAC neu danysgrifiwr os gwnaethant gais amdanoch.
Bydd eich cyfeiriad cartref ar gael i asiantaethau gwirio credyd ar ôl i’r cyfnod a ganiateir i apelio mynd heibio.
Os gwnaethoch gais i ddiogelu eich holl wybodaeth PRhA, bydd ar gael ar y gofrestr gyhoeddus o 42 diwrnod ar ôl dyddiad yr hysbysiad.
Ni allwn ad-dalu eich ffi ymgeisio.
Sut i apelio
Gallwch apelio i’r Uchel Lys ar y sail bod y penderfyniad yn anghyfreithlon neu’n afresymol, wedi’i wneud ar sail amhriodoldeb gweithdrefnol neu fel arall yn groes i reolau cyfiawnder naturiol.
Yn yr Alban, rhaid i chi apelio i’r Llys Sesiwn.
Rhaid i chi apelio o fewn 28 diwrnod i ddyddiad hysbysiad Tŷ’r Cwmnïau.
Os byddwch yn apelio ar ôl 28 diwrnod, bydd angen i’r llys fod yn fodlon bod rheswm da pam na wnaethoch apelio o fewn y cyfnod hwn.
Rhaid i chi anfon hysbysiad ysgrifenedig o’ch apêl i Dŷ’r Cwmnïau o fewn 7 diwrnod i wneud eich apêl.
Bydd y llys naill ai:
- gwrthod eich apêl
- dileu (canslo) y penderfyniad gan Dŷ’r Cwmnïau
Os bydd y llys yn diddymu’r penderfyniad, bydd eich cais yn cael ei ddychwelyd i Dŷ’r Cwmnïau er mwyn i ni ei ailystyried.
Sut i ffeilio gwybodaeth ar gyfer eich cwmni neu PAC
Os yw eich cyfeiriad cartref wedi’i ddiogelu rhag asiantaethau cyfeirio credyd
Gallwch barhau i ffeilio gwybodaeth ar gyfer eich cwmni neu PAC yn y ffordd arferol. Gallwch ffeilio ar-lein neu anfon ffurflen bapur atom.
Os yw’r holl wybodaeth yn cael ei diogelu fel PRhA
Rhaid i chi gysylltu â ni i ofyn am ffurflen bapur ar gyfer unrhyw ddogfennau sy’n cynnwys gwybodaeth PRhA. Byddwn ond yn derbyn y ffurflenni ar y papur lliw a ddarperir.
Cysylltwch â ni
Os oes gennych ymholiad cyffredinol am ddiogelu, gallwch gysylltu â’r tîm:
dsr@companieshouse.gov.uk
02921 507370
Dydd Llun i ddydd Gwener, 9yb i 5yp
Diweddarwyd ddiwethaf ar 1 March 2023 + show all updates
-
Note added for clarity - If the company chooses to keep its directors’ register at Companies House, the full date of birth will be available to the public.
-
First published.