Gwneud cais am gymeradwyaeth safle ar gyfer Swyddfa Gyfnewid neu Swyddfa Gyfnewid Alldiriogaethol
Mae’n rhaid i’ch safle gael ei gymeradwyo at ddibenion tollau os ydych chi’n weithredwr dynodedig sy’n allforio nwyddau post o Brydain Fawr.
Mae’n rhaid i’ch safle gael ei gymeradwyo gan CThEF os ydych chi’n weithredwr dynodedig sy’n rhedeg safle post ym Mhrydain Fawr (Cymru, Lloegr a’r Alban).
Rydych chi’n weithredwr dynodedig os ydych chi’n weithredwr post cenedlaethol sy’n cyflawni ymrwymiadau’ch llywodraeth o dan drefniadau’r Undeb Post Cyffredinol.
Pan fydd eich safle’n cael ei gymeradwyo, gall CThEF a Llu’r Ffiniau archwilio nwyddau yn y safle cymeradwy cyn iddynt gael eu symud allan o Brydain Fawr, a hynny at ddibenion tollau.
Mae’n rhaid i’ch safle gael ei gymeradwyo er mwyn i chi allu rhoi’r rheolaethau priodol ar waith i nodi ac atal nwyddau o dan gyfyngiadau a nwyddau sydd wedi’u gwahardd rhag gadael eich safle.
Pwy sy’n gorfod gwneud cais
Mae angen i chi wneud cais os ydych chi’n un o’r canlynol:
- gweithredwr dynodedig sy’n breswyl yn y DU ac sydd â Swyddfa Gyfnewid ym Mhrydain Fawr
- gweithredwr dynodedig nad yw’n breswyl yn y DU ac sydd â Swyddfa Gyfnewid Alldiriogaethol (ETOE) ym Mhrydain Fawr
- asiant tollau sy’n gweithredu ar ran gweithredwr dynodedig
Gallwch chi hefyd wneud cais ar ran gweithredwr dynodedig nad yw’n breswyl yn y DU os ydych chi’n is-gwmni yn y DU.
Yr hyn y bydd ei angen arnoch i wneud cais
Bydd angen i chi gael manylion am eich safle allforion post er mwyn gwneud cais am gymeradwyaeth.
Mae’n bosibl eich bod eisoes wedi rhoi’r wybodaeth hon i CThEF, ond bydd angen i chi roi gwybod i ni eto fel rhan o’r cais hwn gan y bydd yr wybodaeth hon:
- yn cael ei defnyddio wrth i ni drefnu ymweliad â’r safle
- yn cael ei gwirio yn ystod ein hymweliad â’r safle
Gwnewch yn siŵr bod yr wybodaeth a nodwyd gennych yn eich cais yn adlewyrchu’ch hyn sy’n wir am eich safle. Bydd gwneud hyn yn osgoi oedi ac yn sicrhau bod yr ymweliad yn mynd yn ei flaen heb drafferthion.
Rhif EORI sy’n dechrau gyda GB
Bydd angen eich rhif EORI arnoch sy’n dechrau gyda GB. Os nad oes gennych rif EORI sy’n dechrau gyda GB, gallwch wneud cais am rif EORI drwy roi rhai manylion sylfaenol i CThEF am eich busnes.
Mae’r rhif hwn yn gweithio fel dynodydd unigryw i’ch cysylltu chi â gweithgarwch tollau a chymeradwyaeth ar gyfer Swyddfa Gyfnewid neu Swyddfa Gyfnewid Alldiriogaethol (ETOE). Byddwn hefyd yn ei ddefnyddio i gefnogi gwiriadau risg a sicrwydd.
Os ydych chi’n gwneud cais ar ran gweithredwr dynodedig, bydd angen y rhif EORI sy’n dechrau gyda GB yn enw’r gweithredwr hwnnw. Mae hyn oherwydd mai’r gweithredwr dynodedig sydd â’r awdurdodiad ar gyfer ETOE, fel y diffinnir gan yr Undeb Post Cyffredinol.
Gallwch wirio a yw rhif EORI yn ddilys.
Manylion y gweithredwr dynodedig
Bydd angen i chi wybod:
- enw’ch busnes a’r cyfeiriad busnes cofrestredig
- y wlad, neu’r gwledydd sy’n eich ystyried i fod yn weithredwr dynodedig o dan drefniadau’r Undeb Post Cyffredinol
- manylion cyswllt y cynrychiolydd sy’n delio â’ch materion tollau yn y DU
- p’un a ydych chi wedi gwneud cais i gael cod y Ganolfan Prosesu Post Rhyngwladol
Trosolwg o’r safle a manylion y nwyddau
Bydd angen i chi roi’r wybodaeth ganlynol i ni:
- cyfeiriad y safle rydych chi am i ni ei gymeradwyo
- trosolwg cyffredinol o’r ffordd y mae’r safle yn cael ei ddefnyddio ar gyfer gweithgareddau allforio post
- sut y mae nwyddau’n cael eu rheoli, eu trin a’u cofnodi ar y safle
- manylion am y broses o symud nwyddau allforion post drwy’r safle, gan gynnwys pan fyddant yn cyrraedd hyd nes y byddant yn cael eu hanfon
- oriau gweithredu’r safle
- nifer y llwythi ar gyfartaledd a chyfanswm eu pwysau, a hynny dros gyfnod penodol
- cyfanswm amcangyfrifedig gwerth y nwyddau sy’n cael eu hallforio bob blwyddyn
- cyrchfannau’r nwyddau sy’n cael eu hallforio o’r safle
Mynediad a diogelwch y safle
Bydd angen i chi ddangos bod gan y safle y pethau canlynol:
- mesurau i reoli mynediad staff, ymwelwyr a chontractwyr, megis bathodynnau adnabod a phasys mynediad
- diogelwch ffisegol digonol, megis CCTV a mannau llwytho diogel
- bod y nwyddau allforion post yn cael eu cadw ar wahân i nwyddau eraill mewn ffordd glir
- manylion clir o ran rheolaeth y safle o ddydd i ddydd, gan gynnwys tystiolaeth o oruchwyliaeth yn y mannau sy’n cael eu gweithredu gan drywydd parti
Cyfleusterau ar gyfer swyddogion CThEF a Llu’r Ffiniau
Bydd angen i chi ddangos a oes gan y safle y pethau canlynol:
- digon o le parcio i gerbydau CThEF a Llu’r Ffiniau
- cyfleusterau digonol ar gyfer swyddogion CThEF a Llu’r Ffiniau, megis trefniadau mynediad a lle i weithio
- mannau penodol er mwyn archwilio nwyddau at ddibenion tollau
- mannau diogel er mwyn cadw llwythi ar wahân, yn ôl y gofyn
Systemau a gweithdrefnau
Bydd angen i chi ddangos a oes gan y safle y pethau canlynol:
- system sy’n cofnodi ac olrhain nwyddau ar y safle, a bod y system honno yn cydymffurfio â safonau’r Undeb Post Cyffredinol
- gweithdrefnau i ddiogelu systemau cyfrifiadurol rhag mynediad heb awdurdod
- gweithdrefnau i nodi a mynd i’r afael â nwyddau o dan gyfyngiadau neu nwyddau sydd wedi’u gwahardd
- gweithdrefnau i atal nwyddau o werth uchel (dros £1,000) ac allforion heb awdurdod rhag gadael y safle heb ddatganiad llawn gan y Gwasanaeth Datganiadau Tollau (yn agor tudalen Saesneg)
- gweithdrefnau i sicrhau bod yr holl staff yn deall eu hymrwymiadau o ran tollau a chydymffurfio
- set ysgrifenedig o weithdrefnau gweithredu a chydymffurfio ar gael i staff ar y safle
Cynllun y safle
Bydd angen i chi uwchlwytho cynllun y safle, gan gynnwys y canlynol:
- cynllun cyffredinol y safle a’i ffiniau
- adeiladau, ardaloedd gweithredol a phwyntiau mynediad
- y ffordd caiff nwyddau eu symud, ac i ble
- ble mae nwyddau yn dod i law, yn cael eu sortio, eu storio a’u hanfon
- ardaloedd sy’n cael eu defnyddio ar gyfer prosesau sy’n ymwneud â thollau (megis archwilio neu glirio)
- ardaloedd ar gyfer gweithgarwch, os ydych chi’n gweithredu ar safle sydd wedi’i rannu
Rydym yn derbyn ffeiliau ar ffurf JPEG a PDF, hyd at 10MB.
Os ydych chi’n gwneud cais ar ran gweithredwr dynodedig
Bydd angen i chi uwchlwytho llythyr o awdurdod gan y gweithredwr dynodedig.
Mae’n rhaid bod y llythyr:
- wedi’i ysgrifennu ar bapur â phennawd (‘letterhead’) y gweithredwr dynodedig
- wedi’i lofnodi gan gyfarwyddwr, neu berson sydd â’r awdurdod i weithredu ar ran y gweithredwr dynodedig
- yn cadarnhau bod gan y cwmni neu berson enwebedig yr awdurdod i weithredu ar ran y gweithredwr dynodedig mewn perthynas â chymeradwyaethau ar gyfer Swyddfeydd Cyfnewid neu ETOEs
Rydym yn derbyn ffeiliau ar ffurf JPEG a PDF, hyd at 10MB.
Gwneud cais ar-lein
Bydd angen i chi ddefnyddio’r naill neu’r llall o’r canlynol:
- eich manylion mewngofnodi — os nad oes gennych fanylion mewngofnodi eisoes, gallwch eu creu
- eich cyfeiriad e-bost — cewch god cadarnhau y gallwch ei ddefnyddio i fewngofnodi
Ar ôl mewngofnodi, gallwch gadw’ch cynnydd wrth i chi lenwi’r ffurflen, a dychwelyd i’w chwblhau yn ddiweddarach.
Bydd angen i chi anfon cais ar wahân ar gyfer pob safle.
Ar ôl i chi wneud cais
Pan fyddwch chi’n cyflwyno’ch cais, byddwch yn cael e-bost gyda chyfeirnod eich cais.
Pan fyddwn yn dechrau asesu’ch cais, neu os bydd angen rhagor o wybodaeth arnom, byddwn yn cysylltu â chi.
Os ydych chi’n bodloni ein gofynion sylfaenol, byddwn yn cysylltu â chi i drefnu ymweliad â’r safle er mwyn gwirio’r wybodaeth a nodwyd yn eich cais.
Os ydych chi’n weithredwr dynodedig nad yw’n breswyl yn y DU, bydd angen i chi hefyd wneud cais i ddod yn weithredwr cymeradwy er mwyn gallu rhedeg ETOE. Gallwch anfon y cais am gymeradwyaeth safle cyn i’ch cais i ddod yn weithredwr cymeradwy gael ei gadarnhau.