Policy paper

Polisi Preifatrwydd Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Updated 5 July 2018

Amdanom ni

1.1 Mae’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio â grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

2. Am y polisi hwn

2.1 Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn caniatáu ichi wneud cais i’r DBS am gopïau o’r holl wybodaeth bersonol rydym yn ei dal amdanoch chi. Adnabyddir hyn fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.2 Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob unigolyn sy’n gwneud Cais Testun i Weld Gwybodaeth i’r DBS, oni nodir yn wahanol.

2.3 Mae’r polisi yn dweud wrthych beth yw’ch hawliau fel unigolyn pa fyddwch yn gofyn am gopi o’r holl wybodaeth mae’r DBS yn ei ddal o dan Erthygl 15 GDPR, pam mae angen inni wirio’ch hunaniaeth, beth fyddwn ni’n ei wneud â hi a beth allwch chi ei ddisgwyl gennym. Mae hefyd yn dweud wrthych sut gallwch gael copi o unrhyw wybodaeth bersonol gallwn ddal amdanoch chi. Gelwir hyn, fel y crybwyllwyd uchod, yn Cais Testun i Weld Gwybodaeth. Mae gennym Bolisïau Preifatrwydd eraill sy’n cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu inni?

3.1 Byddwn yn gwirio’ch hunaniaeth i brosesu er mwyn:

• chwilio ein systemau a chofnodion clerigol i ganfod unrhyw wybodaeth gallem ei dal amdanoch chi
• paratoi’r wybodaeth i’w hanfon atoch chi. Bydd yr wybodaeth hon eisoes wedi ei dal. Ni fyddwn yn ail-brosesu’ch gwybodaeth i greu unrhyw gofnodion neu gynhyrchion newydd

4. Pam fyddai’r DBS yn dal fy ngwybodaeth bersonol?

4.1 Y rhesymau mwyaf cyffredin y byddwn yn dal eich gwybodaeth yw os ydych:

• wedi defnyddio o’r blaen neu’n defnyddio gwasanaeth Datgelu i gael tystysgrif DBS
• wedi’ch atgyfeirio at y DBS gan gyflogwr neu gorff rheoleiddio, sy’n golygu y bydd y DBS yn ystyried eich ychwanegu at restr waharddedig ar gyfer plant ac/neu oedolion
• wedi’ch cynnwys fel dioddefwr neu dyst a enwir mewn atgyfeiriad gwahardd (bydd angen ichi ddweud wrthym enw’r person a atgyfeirir)
• wedi’ch rhybuddio neu’ch collfarnu o drosedd berthnasol gwaharddiad awtomatig sy’n arwain y DBS i’ch ystyried am gynhwysiad ar un rhestr neu’r ddwy restr wahardd isi Preifatrwydd Cais Testun i Weld Gwybodaeth F3.0
• wedi ceisio o’r blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn gyd-lofnodwr arweiniol neu gyd-lofnodwr sefydliad a gofrestrir â’r DBS i brosesu ceisiadau safonol ac uwch
• wedi ceisio o’r blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn swyddog atebol gyda sefydliad cyfrifol a sefydlwyd i gyflwyno ceisiadau sylfaenol
• rydych yn neu wedi bod yn gyflogai’r DBS, Biwro Cofnodion Troseddol neu Awdurdod Diogelu Annibynnol
• wedi’ch cynnwys mewn cynnal swyddogaethau yn gysylltiedig ag arian i sefydliadau sy’n defnyddio’n gwasanaeth ni
• wedi’ch cynnwys mewn cyflenwi gwasanaethau dan gontract

Nid yw hyn yn set gyfyngedig o amgylchiadau a byddwn yn chwilio drwy ein holl systemau a chofnodion i wirio am wybodaeth ar gyfer pob cais testun i weld gwybodaeth.

5. Pwy yw’r rheolwr data?

5.1 Y DBS yw’r rheolwr data o wybodaeth a ddelir gan y DBS at ddibenion GDPR. Mae rheolwr data’n pennu’r pwrpasau am, a sut mae unrhyw ddata personol i’w brosesu (un ai yn unigol neu ar y cyd neu’n gyffredin ag eraill).

5.2 Rydym â’r cyfrifoldeb am ddiogelwch a sicrwydd yr holl ddata rydym yn ei ddal.

6. Pwy yw’r proseswyr data?

6.1 Unrhyw ddarparwr sy’n gweithio ar ran y DBS yw un o’n proseswyr data. Mae prosesydd data’n unrhyw sefydliad sy’n prosesu data ar ran y DBS. Rydym yn gwneud yn siŵr bod ein proseswyr data’n cydymffurfio â phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

7. Cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data

7.1 Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y DBS, Elaine Carlyle dros y ffôn ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn dbsdataprotection@dbs.gov.uk neu drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data y DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
BP 165
Lerpwl
L69 3JD

8. Beth allwch ei ddisgwyl gennym ni?

8.1 Rydym yn anelu at ddarparu chi â chopi o’r wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi oddi mewn i un mis calendr o dderbyn cais dilys.

8.2 Mewn amgylchiadau prin ble na allwn gwrdd â’r llinell derfyn honno, byddwn yn cysylltu â chi oddi fewn i’r mis calendr hwnnw i ddweud wrthych y rhesymau pam a rhoi dyddiad realistig o ba bryd byddwn yn darparu’r wybodaeth. Dylai hyn fod dim hwy na 3 mis o ddyddiad gwreiddiol cais dilys.

8.3 Byddwn yn anfon copi o’r holl wybodaeth rydym yn ei dal arnoch chi. Bydd unrhyw wybodaeth trydydd parti yn cael ei olygu oni bai bod gennym gydsyniad gan y trydydd parti i’w darparu.

8.4 Rydym yn cadw’r hawl i godi ffi weinyddol a byddwn yn eich hysbysu o hyn.

8.5 Lle bo’n bosibl, byddwn yn darparu’ch gwybodaeth yn electronig, pe baech yn dymuno. Dywedwch wrthym ni a ydych eisiau’r wybodaeth yn electronig.

9. Beth allwch chi ei wneud os ydych yn credu bod yr wybodaeth mae’r DBS yn ei dal yn anghywir?

9.1 Os ydych yn anfodlon â’r ffordd mae’ch cais testun i weld gwybodaeth wedi ei brosesu codwch pryder gyda Swyddog Diogelu Data y DBS gan ddefnyddio’r manylion cyswllt yn 7.1.

9.2 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn eich gwybodaeth cais testun yn anghywir, yna cwblhewch y ffurflen a oedd yn eich pecyn cais testun a’i dychwelyd at y DBS.

9.3 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn y ffurf brintiedig o’ch gwybodaeth gysylltiedig â’ch datgeliad yn anghywir, dylech godi cwyn yn hytrach na phryder. Gweler canllaw yma ar sut i godi cwyn.

9.4 Os dymunech herio gwybodaeth a ddelir ar yr atgyfeiriad gwahardd, cysylltwch â ni ar 03000 200 190.

9.5 Lle darparwyd yr wybodaeth atgyfeirio gwahardd i’r DBS gan barti arall anfonir y cais hwn ymlaen at y parti gwreiddiol perthnasol a dylech gysylltu â nhw’n uniongyrchol. Byddant yn cael eu gofyn i ystyried y cais i gywiro’r wybodaeth e.e. os yw’ch cais yn berthnasol i ddatganiad gan gyflogwr, cofnodion strategaeth neu Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC).

10. Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu’ch cais testun i weld gwybodaeth?

10.1 Byddwn ond yn rhannu’ch gwybodaeth â thrydydd parti os ydych yn ysgrifennu atom ac yn rhoi’ch cydsyniad inni ei ddarparu i rywun arall.

11. Lle storir fy nghais testun i weld gwybodaeth?

11.1 Delir eich gwybodaeth ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel, sydd â mynediad cyfyngedig. Lle delir eich gwybodaeth ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel ar y safle a phrosesau ar gyfer hyn. Mae pob un o’n systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol â pholisi Llywodraeth ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn alinio â’r diogelwch sydd ei angen oddi mewn i GDPR i ddiogelu rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

12. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy nghais testun i weld gwybodaeth?

12.1 Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data’n hwy nac sydd angen. Bydd eich cais testun i weld gwybodaeth a gwaith papur yn cael ei ddinistrio ar ôl chwe mis. Fodd bynnag, bydd gwybodaeth a oedd yn poblogi gwaith papur y cais testun yn cael ei ddal ar y system wreiddiol neu ffeiliau clerigol am gyfnod a bennir gan ein Polisi Cadw Data.

12.2 Mae’r Swyddfa Gartref wedi gosod cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol (IICSA) sy’n mynd rhagddo. I gydymffurfio â Pholisi Cadw Data’r DBS a’r cyfyngiad, mae’r DBS wedi cytuno â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i farcio gwybodaeth berthnasol ar gyfer ei dinistrio’n ddiogel a gosod yr wybodaeth hon tu allan i reolaeth weithredol. Bydd ond yn cael ei darparu i IICSA yn dilyn cais cyfreithiol.

13. Ein staff a’n systemau

13.1 Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio’n gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o’r staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau mewn perthynas â diogelwch data. Adnewyddir hyn yn flynyddol. Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio ar bob adran a system o’r DBS ac ymgymrir â gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

14. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn i’r DBS a’r ICO

14.1 Os dymunwch wneud cwyn at y DBS mewn perthynas â’r ffordd yr ydym wedi prosesu’ch gwybodaeth bersonol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy’r manylion cyswllt yn Adran 7. Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda’r ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda’r ICO yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF

https://ico.org.uk/

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1 Os ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i’n safle gwe.