Transparency data

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Ffurflenni’r Tribiwnlysoedd

Updated 1 November 2023

1. Pwrpas

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ) a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF (GLlTEF) pan fyddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol (‘data personol’) amdanoch ar gyfer achos tribiwnlys; sut gallwch gael mynediad at gopi o’ch data personol; a beth allwch ei wneud os ydych yn credu nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.

Mae GLlTEF yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ). MoJ yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a gedwir gennym. Mae GLlTEF hefyd yn casglu ac yn prosesu data personol i weithredu ei swyddogaethau cyhoeddus a’i rwymedigaethau cyfreithiol ei hun a rhai cysylltiedig.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r data personol sy’n cael ei gasglu a’i reoli gan y tribiwnlys a’i farnwyr pan maent yn gweithredu mewn capasiti barnwrol. Mae’r farnwriaeth yn annibynnol o MoJ a GLlTEF ac mae’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei heffeithio’n wahanol o ganlyniad i hyn.

Hysbysiad preifatrwydd y farnwriaeth

2. Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw.

Nid yw’n cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â phobl sydd wedi marw, grwpiau neu gymunedau o bobl, sefydliadau neu fusnesau. Gall gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich rhywedd, eich amgylchiadau ariannol, eich cefndir diwylliannol neu eich statws cymdeithasol.

Gwyddwn ei fod yn hynod bwysig i ddiogelu preifatrwydd bob unigolyn sy’n rhan o achos tribiwnlys a chydymffurfio â deddfau diogelu data. Byddwn yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu ond pan fydd yn gyfreithlon i ni wneud hynny neu gyda’ch caniatâd chi.

3. Mathau o ddata personol rydym yn ei brosesu

Rydym ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol ar gyfer bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac er mwyn gweinyddu cyfiawnder. Gall y math o ddata a gesglir o ffurflenni’r tribiwnlys gynnwys: eich enw, eich cyfeiriad, eich manylion cyswllt, eich amgylchiadau economaidd, eich ethnigrwydd, eich credoau crefyddol a manylion unrhyw unigolion eraill, gan gynnwys plant y mae’r achos yn ymwneud â nhw, neu y gallant fod â diddordeb yn yr achos.

Fel arfer, bydd y data personol yn cael ei gasglu gennych chi, eich cynrychiolydd, neu gan unigolyn arall sydd wedi cynnwys eich data mewn ffurflen tribiwnlys maent wedi’i llenwi. Hefyd, gellir casglu eich data personol gan ffynonellau eraill yn ystod yr achos, er enghraifft gan adran yn y llywodraeth neu awdurdod lleol sy’n barti i achos tribiwnlys, neu gan sefydliad megis ysgol neu ysbyty, neu gan unrhyw barti arall i’r achos.

4. Pwrpas prosesu data a’r sail gyfreithiol dros wneud hynny

Y prif reswm dros brosesu data personol yw at ddibenion gweinyddu cyfiawnder a chefnogi’r farnwriaeth annibynnol wrth gynnal y gyfraith ac wrth gyflawni cyfiawnder yn ddiduedd, yn gyflym ac yn effeithlon. Mae prosesu data hefyd yn angenrheidiol i sefydlu, rheoli neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.

Cesglir a chedwir y data personol sydd ei angen at y diben hwn mewn ffurflenni tribiwnlys. Mae’n cael ei lwytho i gronfa ddata y tribiwnlys hefyd, gan gefnogi’r broses o weinyddu cyfiawnder mewn achos tribiwnlys. Defnyddir y gronfa ddata gan staff y tribiwnlys i reoli achosion a chasglu gwybodaeth ddibynadwy am gynnydd achos.

Ffurflenni’r tribiwnlys

Yn gyffredinol, defnyddir y ffurflenni i gychwyn achos neu i bennu camau gweithredu o fewn achos presennol, ac mae’r wybodaeth a ddarperir yn galluogi’r tribiwnlys i gyflawni cyfiawnder a gwneud penderfyniadau pwysig. Fel yr esboniwyd uchod, mae deddfau diogelu data yn berthnasol i’r tribiwnlys mewn ffyrdd gwahanol pan fo data personol yn cael ei gasglu a’i ddefnyddio yn ystod achos.

Rydym hefyd yn prosesu data personol a gafwyd mewn achosion tribiwnlys at ddibenion ystadegol. Mae’r data personol yn ddienw ac fe’i ddefnyddir i gynhyrchu ystadegau chwarterol ar weithgarwch tribiwnlysoedd yng Nghymru a Lloegr. Weithiau bydd GLlTEF yn defnyddio manylion cyswllt i ofyn i ddefnyddwyr tribiwnlys os yr hoffent gwblhau arolwg gwasanaeth cwsmeriaid i fesur bodlonrwydd defnyddwyr tribiwnlys ac i adnabod meysydd i’w gwella.

5. Pan fyddwn yn gofyn am eich data personol, byddwn:

• yn addo rhoi gwybod ichi pam bod angen eich data personol arnom
• ond yn gofyn am y data personol sydd ei angen arnom, ac ni fyddwn yn casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• yn diogelu’r data ac yn sicrhau nad oes gan neb heb awdurdod fynediad ato
• efallai y byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill, ond dim ond pan fo hynny’n angenrheidiol ac fe’i ganiateir gan y gyfraith (gweler isod)
• yn sicrhau nad ydym yn ei gadw am fwy o amser na sydd angen.

Gallwch:

• wneud cais i gael mynediad at eich data personol neu ofyn iddo gael ei gywiro
• gwrthwynebu ein bod yn prosesu eich data personol neu ofyn i’r prosesu gael ei gyfyngu
• cyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler isod).

6. Gyda phwy y gellir rhannu’r wybodaeth

Gan amlaf fe rennir yr wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni gyda’r partïon eraill sy’n rhan o’r achos, gan gynnwys eu cynrychiolwyr cyfreithiol.

Fel arfer, ni fydd yr wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni yn cael ei rhannu gydag unrhyw un nad yw’n barti i’r achos oni bai ei fod yn cael ei orchymyn yn benodol gan y tribiwnlys neu fod Rheolau Trefniadaeth y Tribiwnlys (“y Rheolau”)  yn caniatáu hynny. Nid yw’r math hwn o brosesu data gan dribiwnlys yn berthnasol i’r hysbysiad preifatrwydd hwn oherwydd fel rheol fe’i gyflawnir gan y farnwriaeth annibynnol.

Pan fydd yn ofynnol i ni rannu data personol byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y rheolau, gan gynnwys deddfau diogelu data. Gall y categorïau o sefydliadau efallai y bydd yn ofynnol i ni rannu eich data personol â hwy, sef y data a gasglwyd gan ffurflenni tribiwnlys, gynnwys asiantaethau sydd dan gontract i GLlTEF (e.e. asiantaethau cyfieithu ar y pryd, cyfryngu, trawsgrifio neu gyfieithu), adrannau eraill yn y Llywodraeth, tribiwnlysoedd neu lysoedd ac awdurdodau cyhoeddus o fewn neu tu allan i’r UE.

Yn ddibynnol ar eithriadau penodol y cyfeirir atynt isod, fe gynhelir gwrandawiadau tribiwnlys yn gyhoeddus oni bai bod y tribiwnlys yn gorchymyn fel arall. Felly os cyfeirir at wybodaeth y byddwch yn ei rhoi i ni mewn gwrandawiad, gall ddod yn wybodaeth gyhoeddus. Gall cynrychiolwyr y cyfryngau neu unigolion eraill fynychu ac adrodd ar wrandawiadau cyhoeddus, oni bai bod y tribiwnlys yn gorchymyn fel arall.

Mae’r mathau o achosion sydd raid eu gwrando’n breifat wedi’u nodi yn y ddeddfwriaeth:

• Mae Adran 108 Deddf Cenedligrwydd, Mewnfudo a Lloches 2002 yn datgan bod rhaid gwrando achos tribiwnlys yn breifat pan honnir bod dogfen y mae parti mewn apêl wedi dibynnu arni o dan adran 82 yn ddogfen ffug, ac ni fyddai datgelu i’r parti hwnnw bod y ddogfen yn ffug er lles y cyhoedd.
• Mae Rheol 26(2) Rheolau Trefniadaeth y Tribiwnlys (Tribiwnlys Haen Gyntaf) (Siambr Iechyd, Addysg a Gofal Cymdeithasol) 2008 yn datgan bod rhaid gwrando gwrandawiad Tribiwnlys Haen Gyntaf yn breifat os yw’n ymwneud ag anghenion addysgol arbennig a gwahaniaethu ar sail anabledd mewn ysgolion, oni bai bod y tribiwnlys yn ystyried y byddai er budd cyfiawnder i’r gwrandawiad gael ei gynnal yn gyhoeddus. O dan Rheol 38, gwrandewir achosion iechyd meddwl yn y Tribiwnlys Haen Gyntaf yn breifat hefyd, oni bai bod y tribiwnlys yn ystyried y byddai er budd cyfiawnder i’r gwrandawiad gael ei gynnal yn gyhoeddus.
• Mae Rheol 30(2) Rheolau Trefniadaeth y Tribiwnlys (Tribiwnlys Haen Gyntaf) (Siambr Hawl Cymdeithasol) 2008 yn datgan bod rhaid gwrando gwrandawiad Tribiwnlys Haen Gyntaf yn breifat os yw’n ymwneud ag iawndal am anafiadau troseddol, oni bai bod yr apelydd wedi cydsynio i’r gwrandawiad gael ei gynnal yn gyhoeddus, a bod y tribiwnlys yn ystyried y byddai er budd cyfiawnder i’r gwrandawiad gael ei gynnal yn gyhoeddus.
• Mae Rheol 48(4) Rheolau Trefniadaeth y Tribiwnlys (Uwch Dribiwnlys) (Siambr Tiroedd) 2010 yn datgan pan fo Siambr Tiroedd yr Uwch Dribiwnlys yn gweithredu fel cyflafareddwr mewn achos caniatâd dan adran 1(5) Deddf Tribiwnlys Tiroedd 1949, rhaid cynnal unrhyw wrandawiad yn breifat oni bai bod y partïon yn cytuno fel arall.

7. Manylion trosglwyddiadau i drydedd wlad

Weithiau efallai y bydd angen trosglwyddo data personol i wlad dramor er mwyn sefydlu, ymarfer, neu amddiffyn hawliau cyfreithiol. Bydd y rhesymau dros drosglwyddo’r data a pha drydedd wlad sy’n cael yr wybodaeth wastad yn ddibynnol ar amgylchiadau’r achos, ond bydd unrhyw drosglwyddiadau o’r fath yn cael ei wneud gan gydymffurfio’n llawn â phob agwedd ar y gyfraith (mae ‘trydedd wlad’ yn golygu gwlad y tu allan i’r UE).

I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â ni trwy anfon neges e-bost i privacy@justice.gov.uk.

8. Cyfnod cadw’r wybodaeth a gesglir

Rhoddir cyfarwyddiadau i adrannau’r Llywodraeth, asiantaethau a phob corff sector cyhoeddus arall gadw unrhyw a phob darn o ddogfennaeth; gohebiaeth; nodiadau; negeseuon e-bost ac unrhyw wybodaeth arall (mewn unrhyw ffurf) sy’n cynnwys, neu a all gynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol a cham-drin plant yn rhywiol neu sy’n ymwneud ag amddiffyn a gofal plant. Mae’r gair “plant” yn golygu unrhyw unigolyn sydd dan 18 oed.

Mae cyfnodau cadw gwahanol yn berthnasol yn ddibynnol ar y math o achos rydych yn rhan ohono. Darllenwch fwy am gyfnodau cadw a gwybodaeth arall a allai fod yn ddefnyddiol i chi.

9. Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ganfod os oes gennym unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy anfon e-bost i: data.access@justice.gov.uk.

10. Gallwch gael rhagor o fanylion ynghylch:

• Cytundebau sydd gennym gyda sefydliadau eraill ar gyfer rhannu data personol
• Amgylchiadau lle gallwn drosglwyddo data personol heb roi gwybod i chi, er enghraifft, i helpu i atal a datrys trosedd neu i gynhyrchu ystadegau cyffredinol
• Ein cyfarwyddiadau i staff ynghylch sut i gasglu, defnyddio neu ddileu eich data personol
• Sut rydym yn gwirio bod y data personol sydd gennym yn gywir ac yn gyfredol
• Sut i wneud cwyn.

I gael rhagor o wybodaeth am y materion uchod neu ar gyfer unrhyw ymholiadau eraill, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data drwy anfon neges e-bost i DPO@justice.gov.uk.

11. Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych yn credu bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir gan MoJ neu GLlTEF, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data. Manylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Tel: 0303 123 1113
gwefan ICO