Transparency data

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Ffurflenni’r Llys Sifil

Updated 1 November 2023

Applies to England and Wales

1. Pwrpas

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn pennu’r safonau y gallwch eu disgwyl gan y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ) a Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF) pan fyddwn yn prosesu data personol amdanoch ar gyfer achosion llys sifil; sut gallwch gael mynediad at gopi o’ch data personol; a beth allwch ei wneud os ydych yn credu nad yw’r safonau’n cael eu bodloni.

Mae GLlTEF yn un o asiantaethau gweithredol y Weinyddiaeth Gyfiawnder (MoJ). MoJ yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol a gedwir gennym. Mae GLlTEF hefyd yn casglu ac yn prosesu data personol i weithredu ei swyddogaethau cyhoeddus a’i rwymedigaethau cyfreithiol ei hun a rhai cysylltiedig.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i’r data personol sy’n cael ei gasglu a’i reoli gan y llys (a’i farnwyr) yn ystod achos cyfreithiol. Mae’r farnwriaeth yn annibynnol o MoJ a GLlTEF ac mae’r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei heffeithio’n wahanol o ganlyniad i hyn.

Hysbysiad preifatrwydd y farnwriaeth

2. Ynghylch data personol

Data personol yw gwybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw.

Nid yw’n cynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud â phobl sydd wedi marw, grwpiau neu gymunedau o bobl, sefydliadau neu fusnesau. Gall gynnwys eich enw, eich cyfeiriad neu’ch rhif ffôn. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am eich rhywedd, eich amgylchiadau ariannol, eich cefndir diwylliannol neu eich statws cymdeithasol.

Gwyddwn ei fod yn hynod bwysig i ddiogelu preifatrwydd bob unigolyn sy’n rhan o achos llys a chydymffurfio â deddfau diogelu data. Bydd GLlTEF yn diogelu eich data personol ac ni fyddwn yn ei ddatgelu ond pan fydd yn gyfreithlon i ni wneud hynny neu gyda’ch caniatâd chi.

3. Mathau o ddata personol rydym yn ei brosesu

Rydym ond yn prosesu data personol sy’n berthnasol ar gyfer bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac er mwyn gweinyddu cyfiawnder. Gall y math o ddata a gesglir o ffurflenni’r llys gynnwys: eich enw, eich cyfeiriad, eich manylion cyswllt, eich amgylchiadau economaidd, eich ethnigrwydd, eich credoau crefyddol a manylion unrhyw unigolion eraill, gan gynnwys plant y mae’r achos yn ymwneud â nhw, neu y gallant fod â diddordeb yn yr achos.

Fel arfer, bydd y data personol yn cael ei gasglu yn uniongyrchol gennych chi neu gan unigolyn arall sydd wedi cynnwys eich data mewn ffurflen llys maent wedi’i llenwi. Hefyd, gellir casglu eich data personol gan ffynonellau eraill yn ystod yr achos, er enghraifft gan sefydliadau proffesiynol fel awdurdod lleol, yr heddlu neu barti arall i’r achos.

4. Pwrpas prosesu data personol a’r sail gyfreithiol dros wneud hynny

Y prif reswm dros brosesu data personol yw at ddibenion gweinyddu cyfiawnder a chefnogi’r farnwriaeth annibynnol wrth gynnal y gyfraith ac wrth gyflawni cyfiawnder yn ddiduedd, yn gyflym ac yn effeithlon. Mae prosesu data hefyd yn angenrheidiol i sefydlu, rheoli neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol.

Cesglir a chedwir y data personol sydd ei angen at y diben hwn mewn ffurflenni llys. Mae’n cael ei lwytho i gronfa ddata y llys hefyd, gan gefnogi’r broses o weinyddu cyfiawnder mewn achos llys. Defnyddir y gronfa ddata gan staff y llys i reoli achosion a chasglu gwybodaeth am gynnydd achos.

Ffurflenni’r llys

Mae ffurflenni’r llys wedi’u datblygu ar gyfer eu defnyddio mewn achosion sifil i alluogi rheoli achosion yn effeithiol. Yn gyffredinol, defnyddir y ffurflenni i gychwyn achos neu i bennu camau gweithredu o fewn achos presennol, ac y mae’r wybodaeth a ddarperir yn galluogi’r llys i gyflawni cyfiawnder a gwneud penderfyniadau pwysig. Fel yr esboniwyd uchod, mae deddfau diogelu data yn berthnasol i’r llys mewn ffyrdd gwahanol pan fo data personol yn cael ei gasglu a’i ddefnyddio yn ystod achos.

Rydym hefyd yn prosesu data personol a gafwyd mewn achosion llys sifil at ddibenion ystadegol. Mae’r data personol yn gwbl ddienw ac fe’i ddefnyddir i gynhyrchu ystadegau. Mae GLlTEF yn defnyddio manylion cyswllt i ofyn i ddefnyddwyr llys os yr hoffent gwblhau arolwg gwasanaeth cwsmeriaid i fesur bodlonrwydd defnyddwyr llys ac i adnabod meysydd i’w gwella.

Pan fyddwn yn gofyn am eich data personol, byddwn:

• yn addo rhoi gwybod ichi pam bod angen eich data personol arnom
• yn addo gofyn am y data personol sydd ei angen arnom yn unig, ac ni fyddwn yn casglu gwybodaeth sy’n amherthnasol neu’n ormodol
• yn diogelu’r data ac yn sicrhau nad oes gan neb heb awdurdod fynediad ato efallai y byddwn yn ei rannu gyda sefydliadau eraill am resymau cyfreithlon, ond dim ond pan fo hynny’n angenrheidiol ac fe’i ganiateir gan y gyfraith (gweler isod)
• yn sicrhau nad ydym yn ei gadw am fwy o amser na sydd angen.

Gallwch:

• wneud cais i gael mynediad at eich data personol neu ofyn iddo gael ei gywiro
• gwrthwynebu ein bod yn prosesu eich data personol neu ofyn i’r prosesu gael ei gyfyngu
• cyflwyno cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler isod).

5. Gyda phwy y gellir rhannu’r wybodaeth

Gan amlaf fe rennir yr wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni gyda’r partïon eraill sy’n rhan o’r achos, gan gynnwys eu cynrychiolwyr cyfreithiol. Fel arfer, dan y Rheolau Trefniadaeth Sifil (‘y Rheolau’), mae gofyn ichi roi’r wybodaeth honno iddynt eich hun, yn aml trwy anfon copi o’r ffurflen atynt: gweler y ffurflenni penodol a’r Rheolau i gael rhagor o fanylion.

Fel arfer, ni fydd yr wybodaeth rydych yn ei rhoi i ni yn cael ei rhannu gydag unrhyw un nad yw’n barti i’r achos oni bai ei fod yn cael ei orchymyn yn benodol gan y llys neu fod y Rheolau yn caniatáu hynny. Mae yna reolau o ran pryd all gwybodaeth am achosion gael ei datgelu y tu allan i’r achos. Nid yw’r math hwn o brosesu data gan lys yn berthnasol i’r hysbysiad preifatrwydd hwn oherwydd fel rheol fe’i gyflawnir gan y farnwriaeth annibynnol.

Pan fydd yn ofynnol i ni rannu data personol byddwn yn cydymffurfio â phob agwedd ar y Rheolau, ynghyd â deddfau diogelu data. Gall y categorïau o sefydliadau efallai y bydd yn ofynnol inni rannu eich data personol â hwy, sef y data a gasglwyd gan ffurflenni llys, gynnwys asiantaethau sydd dan gontract i GLlTEF (e.e. asiantaethau cyfieithu ar y pryd, trawsgrifio neu gyfieithu), adrannau eraill yn y Llywodraeth neu lysoedd ac awdurdodau cyhoeddus o fewn neu tu allan i’r UE.

Yn gyffredinol, gwrandewir gwrandawiadau achosion sifil yn gyhoeddus. Mae hyn yn golygu efallai y bydd eraill yn digwydd clywed gwybodaeth bersonol amdanoch tra byddant yn eistedd yn yr ystafell llys. Fodd bynnag, mae’r Rheolau yn cynnwys amgylchiadau lle gall gwrandawiadau gael eu cynnal yn breifat, ac amgylchiadau lle dylid cadw manylion am bwy yw’r partïon neu’r tystion yn gyfrinachol (cyfeiriwch at y Rheolau Trefniadaeth Sifil).

6. Manylion trosglwyddiadau i drydedd wlad

Weithiau efallai y bydd angen trosglwyddo data personol i wlad dramor er mwyn sefydlu, ymarfer, neu amddiffyn hawliau cyfreithiol. Bydd y rhesymau dros drosglwyddo’r data a pha drydedd wlad sy’n cael yr wybodaeth wastad yn ddibynnol ar amgylchiadau’r achos, ond bydd unrhyw drosglwyddiadau o’r fath yn cael ei wneud gan gydymffurfio’n llawn â phob agwedd ar y gyfraith (mae ‘trydedd wlad’ yn golygu gwlad y tu allan i’r UE).

I gael rhagor o wybodaeth, cysylltwch â ni trwy anfon neges e-bost i privacy@justice.gov.uk.

7. Cyfnod cadw’r wybodaeth a gesglir

Rhoddir cyfarwyddiadau i adrannau’r Llywodraeth, asiantaethau a phob corff sector cyhoeddus arall gadw unrhyw a phob darn o ddogfennaeth; gohebiaeth; nodiadau; negeseuon e-bost ac unrhyw wybodaeth arall (mewn unrhyw ffurf) sy’n cynnwys, neu a all gynnwys gwybodaeth sy’n ymwneud yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol a cham-drin plant yn rhywiol neu sy’n ymwneud ag amddiffyn a gofal plant. Mae’r gair ‘plant’ yn golygu unrhyw unigolyn sydd dan 18 oed.

Mae cyfnodau cadw gwahanol yn berthnasol yn ddibynnol ar y math o achos rydych yn rhan ohono.

Cyfnodau cadw a gwybodaeth arall a allai fod yn ddefnyddiol

8. Mynediad at wybodaeth bersonol

Gallwch ganfod a oes gan GLlTEF unrhyw ddata personol amdanoch drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’.

Gallwch wneud cais gwrthrych am wybodaeth trwy anfon e-bost i: data.access@justice.gov.uk. Gallwch gael mwy o wybodaeth am gytundebau sydd gennym â sefydliadau eraill o ran rhannu data personol; cynhyrchu ystadegau; sut mae staff yn casglu, yn defnyddio neu’n dileu data personol; sut y gwneir siŵr bod yr wybodaeth yn gywir a sut i wneud cwyn.

I gael rhagor o wybodaeth am drin a thrafod data personol, neu ar gyfer unrhyw ymholiadau eraill, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data drwy anfon neges e-bost i privacy@justice.gov.uk.

9. Cwynion

Pan ofynnwn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith. Os ydych yn credu bod eich gwybodaeth wedi cael ei thrin yn anghywir gan GLlTEF neu MoJ, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth i gael cyngor annibynnol ar ddiogelu data.

Manylion cyswllt y Comisiynydd Gwybodaeth yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113
gwefan ICO